オンラインストレージを導入する企業が増えています。クラウドストレージとの違いから、オンラインストレージ導入によるメリットまで紹介します。また選び方のポイントや注意点を確認し、自社に合ったオンラインストレージの導入に役立てましょう。
最終更新日: 2024年06月28日
オンラインストレージとは
オンラインストレージは文書・動画・画像など、さまざまなファイルをインターネット上のサーバーへ、保存できるサービスです。導入や保守管理の手間が少なく、多様な働き方に合致することから、導入する企業が増えています。
導入企業が増えている理由
インターネット上のサーバーにアクセスし、ファイルの保存や、保存したファイルの閲覧・編集などができるオンラインストレージは、多くの企業で導入されています。
どこからでもアクセスできるため、オフィスに出勤する人はもちろん、自宅でリモートワークをしている人も、出張で遠方にいる人も、インターネットを通してファイルの共有が可能です。
保守管理を担当するのは、オンラインストレージを提供するベンダーです。自社内に専門の部署や担当者を置く必要がなく、手間がかからないため、導入企業が増えています。
クラウドストレージとの違いは？
クラウドストレージとオンラインストレージは、実質的に同じサービスを指します。インターネット上に設置されているクラウドサーバーのソフトを提供するのが、クラウドサービス(SaaS)です。
オンラインストレージの多くは、クラウドサーバーに設置されています。企業のユーザーはクラウドサーバーへログインして使用する仕組みです。
オンラインストレージ導入のメリット
導入・保守にも手間がかからないオンラインストレージは便利なサービスです。導入によって、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
どこからでもアクセス可能
インターネット環境とパソコン・スマホ・タブレットなどがあれば、どこにいてもオンラインストレージへアクセスできます。例えば作成した資料を共有する際、メールで送信したり、外部メモリにコピーして手渡したりする必要がありません。
顧客との商談やミーティングへも、紙の資料を持参せずに済み、急きょ確認したい資料が出てきたとしても、その場ですぐに参照できます。共有された資料を、移動中にチェックするといった使い方もでき、時間を無駄にしません。
場所にとらわれずに使えるため、リモートワーク実施時にも活用しやすいサービスです。
サーバーが不要で人的コストの削減に
オンラインストレージは、サービスを提供するベンダーがサーバーを保有しています。そのため保守管理を担当するのはベンダーです。
サーバーの保守管理には、専門知識を持つ管理者が欠かせません。自社にサーバーを設置するのであれば、専任の管理者に対する人件費も発生します。
サーバー不要のオンラインストレージであれば、保守管理の担当者を雇用するための人件費の削減が可能です。
容量を気にする必要がない
導入時に今後使用する容量を気にしなくてよいのも、オンラインストレージのメリットです。使い続けているうちに容量が不足した場合は、プラン変更により対応できます。容量無制限のサービスを選ぶのもよいでしょう。
状況に合わせて対応しやすいため、これから社員を増やし、規模を拡大していこうと計画中の企業でも、導入しやすいサービスです。
さまざまなリスクに対策できる
インターネット上へファイルを保存する特性を活かし、リスクへの対策もできます。例えばオフィスの所在地で災害が発生しても、オンラインストレージがバックアップになるため、スピーディーな事業の再開が可能です。
またアクセス権限を設定して閲覧できるファイルを制限できるので、社員が個々に無料サービスを利用する「シャドーIT」による、機密情報漏えいのリスクも回避できます。
導入における注意点
オンラインストレージの導入により、多様な働き方への対応やコスト削減、リスクへの対策がしやすくなります。ただし「カスタマイズ性」や「セキュリティ」については、よく調べて検討しなければいけません。
カスタマイズ性に欠ける
ベンダーは基本的なプランに加え、企業の状況に合わせ使いやすさを高められるようオプションも提供しています。しかし提供されているオプション以外の機能は付けられず、カスタマイズ性はそこまで高くないサービスです。
導入してから「必要な機能がない」や、「考えていた操作性と異なる」といった事態に陥ることがないよう、事前の確認が欠かせません。自社の求める要件を満たしているか、確認した上で導入を検討します。
セキュリティに不安がある
URL・ID・パスワードが同時に漏えいすると、保存しているファイルを誰でも閲覧できてしまう点には要注意です。社員全員が自分に割り当てられたIDや、パスワードの管理に気を付ける必要があります。
「公開は組織内限定」「2要素認証を使う」「パスワードを定期的に変更する」など、運用ルールをあらかじめ決めておくとよいでしょう。社員の意識を高める教育により、故意や過失によるセキュリティ事故を防ぐのもポイントです。
また機密性の高い情報が保存されているので、ハッキングの対象になりやすいともいわれています。第三者機関の認証を受けている、堅牢なセキュリティ体制のサービスを選ぶと安心です。
オンラインストレージを選ぶポイント
数あるオンラインストレージから、自社に合うサービスを選ぶには、どのような点を考慮するとよいのでしょうか。サービス選びに役立つポイントを解説します。
データ容量と導入コスト
まず確認するのは「データ容量」です。どのくらいの容量があれば足りるのか、導入前に確認します。想定より必要な容量が増えた場合のために、容量の変更ができるかも確認しておくと安心です。
合わせて「導入コスト」もチェックします。同じ容量でよりコストの低いものはないか、複数のオンラインストレージを比較しながら探します。
料金体系は1ユーザーの金額が決まっているタイプもあれば、定額でユーザー数は無制限のタイプもあり、サービスごとにさまざまです。社員数に合わせて、よりお得に利用しやすいサービスを選びましょう。
使いやすさ
社員にとって使いやすいサービスであることも重要です。プロジェクトへ参加するメンバーのみでファイルを共有できる機能や、複数人への同時送信機能など、社員が必要とする機能を備えているサービスを選びましょう。
現在使用しているサービスと連携できるかもポイントです。例えばWordやExcelを導入している企業であれば、Word・Excelの直接編集ができるサービスが便利です。
日常的に使う既存サービスと相性のよいオンラインストレージなら、作業効率の向上に役立ちます。
セキュリティへの配慮
重要な情報を保存することもあるオンラインストレージは、情報漏えいやハッキングを防ぐため、十分なセキュリティ対策が施されていなければいけません。「ログイン認証」「SSL対応」「ウイルスチェック」などが、確実に行われているかを確認します。
また「多要素認証」を設定できれば、アカウント情報の漏えい時にも対策可能です。加えて「ログ機能」「IPアドレス制限」「端末承認機能」などがあると、さらに強固なセキュリティを実現できます。
おすすめのオンラインストレージサービス
自社に合うオンラインストレージを選ぶには、容量・コスト・使い勝手・セキュリティを基準に選ぶとよいことが分かりました。ここでは数あるサービスの中から、特におすすめの3種類をピックアップし紹介します。
Dropbox Business
世界中のチームが使用している「Dropbox Business」なら、全てのファイルを1カ所で管理できます。ファイル以外にも、クラウド上のコンテンツや、Webのショートカットなども集約可能です。
また「Zoom」「Microsoft Office」「Trello」など、さまざまなツールと連携でき、業務を効率化できます。ファイルを共有できる機能は、相手がDropboxユーザーでなくても、スピーディーに送信できる点が特徴です。
何重もの保護機能が備えられており、セキュリティ面も充実しています。
Google ドライブ
「Google ドライブ」はオンラインストレージの中でも、代表的なサービスです。個人向けにはGoogle One、企業向けにはGoogle Workspaceが用意されています。
さまざまなビジネスサービスと連携できるため、既存のツールやアプリとともに使えるのも特徴です。例えばMicrosoft Officeのファイルで編集したら、その後ファイル形式を変換することなく、編集や保存ができます。
Googleの検索機能をドライブ内で使えるため、必要な情報を速やかに見つけられるのもポイントです。
Fileforce
企画・開発・運用の全てを日本国内で行っている「Fileforce」は、大小さまざまな企業に導入されています。データの保管場所を日本国内に限定しているのも特徴です。
端末との通信や保管も含め、データを暗号化しているので、セキュリティ面も安心して使用できます。これまで社内で運用していたファイルサーバーや、NASとの並行利用も可能です。
ファイルはクラウド上に保存されていますが、ローカルネットワークの共有ファイルと同じように扱えます。
注目のオンラインストレージを導入しよう
インターネット環境と接続できるデバイスがあれば、どこからでも利用できるのがオンラインストレージの特徴です。そのためリモートワークにも対応でき、外回り中や出張中でも、すぐに必要なファイルを確認できます。
保守管理の手間やコストがかからないのもポイントです。ただしカスタマイズ性は高くないため、必要な機能を備えているか、あらかじめ確認しておきましょう。
便利に活用できる反面、IDやパスワードが流出すると、機密事項の情報漏えいにつながる危険があります。どのようなセキュリティ対策が実施されているか、確認しておくと安心です。
自社の使い方に合うオンラインストレージの導入によって、業務効率アップが期待できます。
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