オンラインストレージを比較する

データの共有が可能なケースも多く、会社内でストレージ内の情報を手軽にやりとりできる点が特徴です。オンラインストレージはクラウド環境を活用することから、「クラウドストレージ」とも呼ばれます。

ファイルをPCや外付けハードディスクドライブ(HDD)に保存する必要がなく、PCやサーバの容量不足に悩まされずに済みます。DXとも相性が良く、社内のIT化を進めるツールとして重要です。

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無料のオンラインストレージの特徴

オンラインストレージのなかには、無料で利用できる個人向けのサービスも多いです。導入費用や利用費用が無料で設定されているプランを選択すれば、初期コストを抑えてオンラインストレージを利用できます。

一方で導入費用が無料でも、容量によって料金が発生するケースがあります。例えば「5GBまで無料」といった条件が設定されていることもあるため、それ以上使い続けるには追加料金の支払いが必要になるかもしれません。

無料のオンラインストレージを利用する際には、どこまで無料で使えるかチェックしましょう。

また無料版のオンラインストレージは、有料版と比較してセキュリティ面をチェックすることが重要です。暗号化やウィルス対策が不十分な場合、情報漏洩などのリスクが懸念されます。

万が一トラブルに見舞われても、サービスの提供会社によるサポート対応が期待できないことも多く、自社でセキュリティ対策を施さなければならないでしょう。

無料プランを用意しているオンラインストレージは、別で有料プランを設定していることも多いため、必要に応じて自由に選択できます。無料プランは有料プランと比較して機能が制限されているので、使いづらさを感じるようなら有料プランに移行することも検討してみましょう。

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有料のオンラインストレージの特徴

有料のオンラインストレージは、無料版と比較して法人向けに設計されていて、システムの利便性や規模が大きくなっている点が特徴です。

例えば使用できるストレージの容量が大きかったり、アクセス権限を細かく設定できたり、セキュリティやバックアップ機能が充実していたりといった違いがあります。

また外部機能やシステムと連携して利用できることが多いです。自社で使っているチャットツールと連携すればチャットでファイルの共有を簡単に行えるでしょう。CMSと連携すればホームページの記事を作成する際に、画像の検索と添付がスムーズになります。

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ファイル受け渡しの手間を削減できる

オンラインストレージにアップロードしたファイルは、アクセスすることで簡単に利用・開封ができます。いちいちファイルをメールやチャットツールで送信する必要がなくなるので、受け渡しの手間を削減できるのがメリットです。

保存先がひとつになるためファイルを探しやすくなり、部署間でのファイルのやりとりもなくなるのでスムーズに情報の共有ができます。

また有料版のオンラインストレージはセキュリティで情報がしっかりと保護されているので、他社とデータをやり取りする際にも安心して利用可能です。同ストレージ内のデータを別の企業と共有する場合には、セキュリティが高いオンラインストレージを利用しましょう。

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データ消失のリスクが減る

オンラインストレージでデータを管理すると、消失のリスクが減るメリットもあります。ストレージは外部の攻撃から守るためのさまざまなプロテクトが施されていて、高いセキュリティを有しているのが基本です。データを盗まれたりウィルスで消されたりといった、トラブルの可能性も低くなります。

オンラインストレージのデータは自動でバックアップがとられるので、手間をかけることなくデータ消失のリスクを下げられます。これまで手動でバックアップをとっていた場合には、業務削減につながるでしょう。

オンラインストレージの自動バックアップ機能は、災害時にも役立つのが特徴です。突然の停電や社内のデバイスの破損などがあっても、データに関しては安全性を確保できます。

テレワークでスムーズに働ける

オンラインストレージは、テレワークでスムーズに働くための環境の下地になり得るのもメリットです。

ストレージへのアクセスは、認証することで社員の自宅にある個々のパソコンやスマホ・タブレットからも可能となるため、社内の情報を外部に持ち出すことなく仕事ができます。

インターネット環境さえあれば、それぞれの社員にパソコンを支給したり、複雑なシステムを使ってテレワークを行ったりといった必要はありません。簡単にクラウド上での共同編集が可能となるので、低コストでテレワーク化が実現できるでしょう。

またUSBやHDDにデータを入れて自宅に持ち帰るパターンだと、紛失の危険があり最悪社内データが流出する恐れもあります。テレワークにおけるリスクを避けられる点も、オンラインストレージを使う理由になるでしょう。

コスト削減になる

オンラインストレージは、無料で利用できるものも多いためコスト削減につながります。具体的にはサーバー管理費や運用のコスト、資料の印刷代などを削ることが可能です。

オンラインストレージはサーバーの保守やバージョンアップの管理を事業者に一任できるので、運用に必要となる工数の削減が可能です。工数の削減は人件費のカットにもつながるので、運用上のコストを必要最低限に抑えることもできます。

ファイルアップロード

ファイルをアップロードしてストレージで管理する機能は、オンラインストレージの基本機能です。アップロードすることでストレージ内で複数人と共有が可能となり、編集作業やデータの配布が簡単に行えます。

アップロードできる種類は幅広く、動画、写真、PDFなどさまざまです。

ファイルダウンロード

アップロードしたファイルをデバイスにダウンロードする機能も搭載されています。ストレージ上で編集したファイルをダウンロードして、社内で使用するといった使い方が可能です。

自動バックアップ

オンラインストレージは、万が一に備えて自動バックアップ機能も備えています。サーバーに不具合が起きたり、デバイス側が故障したりしても、それまでのデータは保管されるので安心して利用できるでしょう。

バックアップデータのバージョンを更新日次などで分類できる場合、必要に応じて復元するファイルを指定できることもあります。

共同編集

オンラインストレージ内にアップしたデータは、社内で共同編集できます。

例えばテキストの添削をしたり、画像編集を複数人で手分けしたりといったことも可能です。

仕事の体制をそのままにテレワークに移行することも検討できるので、労働環境の改革にも利用できます。

ファイル検索

保存したファイルを検索できる機能です。保存しているファイル数が増えても、簡単に必要な情報を取り出せるでしょう。

オンラインストレージによっては、ファイルの名前だけでなく、製作者やファイル内の文章を対象に検索できる高性能な機能を持つこともあります。

コメント

オンラインストレージには、ストレージ内のファイルに対してコメントをつけられる機能もあります。

メッセージなどでやりとりをしなくても、簡単に必要な情報や指示を伝えられるのがコメント機能のメリットです。

クラウド上で簡易的なコミュニケーションが可能となるので、仕事の効率化が実現します。

アクセス権限

オンラインストレージ内で実行できる範囲を個別に設定するアクセス権限も、便利な機能として使われています。

例えば全体の実行を承認する「管理者」、ファイルのアップロードだけが行える「アップローダー」、ファイルの編集が行える「編集者」など、いくつもの権限に割り振ることが可能です。

社内ユーザーと社外ユーザーで分類することもでき、アウトソーシングを活用する際にも役立ちます。複数人で仕事をする場合には業務中の混乱を避けるためにも、アクセス権限で個別に役割を設定しましょう。

操作履歴

システム上でどのような操作が行われたのかを確認できる操作履歴も、標準で搭載されていることが多いです。

誰がいつ操作したのかが確認できるため、トラブルの原因を簡単に発見できます。例えば操作履歴に不正が見つかった場合、そのアカウントを停止するなどの処置を素早く行えるのがメリットです。

ファイル更新通知

オンラインストレージ上のファイルが更新された際に、更新通知が送信される機能です。

わざわざ編集したことを連絡しなくても、更新通知によって自動的に全体に伝わるので、すぐに次の業務に移行可能です。

セキュリティの高さ

オンラインストレージを選ぶときには、セキュリティ面が重要です。自社のセキュリティ要件に合っているのか比較して、必要な機能が揃っている製品を活用しましょう。

例えば以下のような対策が取られているオンラインストレージは、高いセキュリティを持っていると言えます。

・ファイルの暗号化をしているか

・サーバーのウイルスチェックをしているか

・不審なアクセスを感知するログ管理機能がついている

・IPアドレスの制限が可能

またオンラインストレージのセキュリティの高さには、災害時の復旧が可能かどうかも含まれます。

万が一災害が起きても、ストレージ機能をスムーズに復旧させられるシステムが組み込まれていれば、すぐに業務を継続させて損失を最小限に抑えられるでしょう。

関連記事：オンラインストレージに想定されるセキュリティリスク。必要な対策を解説

データ容量の大きさ

オンラインストレージを選ぶときには、使用できるデータ容量の大きさも比較対象です。

データ容量が少なすぎると、ファイルを保管し切れずクラウドストレージへの完全な移行ができなくなります。逆にデータ容量が大きすぎると、ストレージを使いきれずにコストが無駄になってしまう可能性があるでしょう。

一般的にオンラインストレージのデータ容量は、プランごとに変動します。月額料金の高いプランに加入するほど、使用できるデータ容量は大きくなるでしょう。

容量を拡張する場合には別途追加料金がかかるケースもあるので、事前に料金体験をチェックしておくことがポイントです。

例えば主要オンラインストレージのプランごとの容量と費用は、以下のようになっています。

＜Google One＞

・15GB：無料

・100GB：月額250円

・200GB：月額380円

・2TB：月額1,300円

＜Dropbox＞

・個人用：2,000GB、月額1,200円

・ビジネスやプライベート用（個人用）：3,000GB、月額2,000円

・ご家族内での共有用（個人用）：2,000GB、月額2,000円

・フリーランサー向け（ビジネス用）：3,000GB、月額2,000円

・成長中のチーム向け（ビジネス用）：5,000GB、月額1,250円

・複雑なチーム向け（ビジネス用）：容量を必要に応じて追加、月額2,000円

自社が必要とするデータ容量の大きさを確認して、最適なプランを選ぶのがポイントです。基本的に動画や写真を多くアップロードする場合には、データ容量が大きくなりやすいため、豊富な容量を準備することがおすすめされます。

また1度に行えるアップロードとダウンロードの容量も、比較しましょう。アップロードとダウンロードの容量が少ないと、大きなファイルをストレージに保管できない可能性があります。

スマホ、タブレットでの操作性

スマホやタブレットでの操作性も要チェックです。テレワークや社外で仕事を行う際に、スマホやタブレットでストレージを確認できると、業務の効率化につなげられます。

情報管理や簡単な編集、コメント返信などがスマホ・タブレットから行えるのかを比較してみましょう。

また、外出先で作業をすることが多い場合には、作業環境を最適化するために専用のアプリがあると便利です。スマホやタブレットを使う場合には、アプリの有無も参考にしてみましょう。

一方でスマホやタブレットからオンラインストレージを使う場合には、デバイスの紛失に十分注意する必要があります。万が一紛失が発覚した場合を考慮して、そのデバイスやアプリのアカウントからのアクセスを制限できる機能があるか確認しておきましょう。

人数制限の有無

オンラインストレージサービスによっては、1度に利用できる人数に制限がかけられていることがあります。

基本的に無制限で利用できるサービスが多数ですが、複数人で共同作業を行う予定なら、何人まで同時にストレージ上で作業ができるのかを事前に確認しておきましょう。

オンラインストレージサービスのプランを変更することで、同時に利用できる人数制限を緩和できるので、必要に応じて最適なプランを選択するのがコツです。

データ保存・閲覧・編集以外の機能

基本となるデータ保存・閲覧・編集以外にも、どんな機能があるのかをチェックしておくことがポイントです。

サービスによってはストレージの効率的な使い方をアドバイスしてくれる機能や、外部サービスとの連携機能、万が一のトラブルや不明点を確認できるサポート機能など、さまざまな機能が搭載されています。

また動画編集やビデオチャット機能など、特定のジャンルに特化した付加価値を追加しているものも多いです。

そのオンラインストレージ独自の機能に注目して、自社の事業に役立つオリジナルのシステムを利用できるものを選びましょう。

オンラインストレージは、働き方改革や新型コロナウィルスの影響などによって、DX化やクラウド化が進む現代に不可欠なものとなりつつあります。

クラウド上の環境を活用できるオンラインストレージを使うことで、これまで自社サーバーでの管理に必要とされていた工数やコストの削減につなげられるでしょう。

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