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最終更新日: 2025年10月2日
目次
オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、インターネット上の空間にデータを保管するサービスです。企業によって貸し出されているサーバーにファイルをアップロードすることで、簡単にデータの保存ができます。
データの共有が可能なケースも多く、会社内でストレージ内の情報を手軽にやりとりできる点が特徴です。オンラインストレージはクラウド環境を活用することから、「クラウドストレージ」とも呼ばれます。
ファイルをPCや外付けハードディスクドライブ(HDD)に保存する必要がなく、PCやサーバの容量不足に悩まされずに済みます。DXとも相性が良く、社内のIT化を進めるツールとして重要です。
関連記事：オンラインストレージとは？使い方や仕組み・注意点を解説！どんな問題を解決できるのか？
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おすすめのオンラインストレージ15選
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特徴1 作業を効率的に進められる生産性向上ツールワークフローの管理や共有ファイルの作業状況の可視化、タスクの管理がDropboxで全て完結します。複数のアプリを開く必要がなく、シンプルで効率の良い作業環境が実現するでしょう。また画像やテキストファイルなど、あらゆる形式のファイルに注釈を付けられます。複数人が関わる作業でも連絡事項を都度残せて、スムーズに仕事が進められるでしょう。特徴2 法的拘束力のある電子署名リクエストが可能契約書や内定通知書など法的拘束力のある署名が必要な書類も、電子署名リクエストで簡単に送信可能です。送信できるファイルもWordやPDF、Googleドキュメントに対応しています。署名はパソコンでもモバイルデバイスでも可能なので、送信相手にも手間をかけさせず署名が完了します。特徴3 作業の効率化を高めるモバイルアプリファイルのオフライン設定をオンにしておけば、モバイルアプリからオフラインでファイルを閲覧できます。またオフラインで編集した内容は接続と同時に自動で同期。いつでもどこでも手軽に作業が可能です。紙に書いたスケッチや会議で使ったホワイトボードも、スキャンするだけで共有可能なファイルに変換し保存されます。細かな時間も作業に使えるため、仕事の効率化に繋がるでしょう。
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特徴1 利用社数23,000以上の国産クラウドストレージ（※）Fileforce®はクラウドでありながら、社内のファイルサーバーと同じ感覚で使える高機能ストレージサービスです。WindowsPCのドライブとしてマウントするので、通常通りPCを立ち上げるだけでローカルのHDDやSSDと同様にファイルを扱えます。マルチデバイスで使う際には、「Fileforce®WEB UI」でシームレスにデバイス間の共有が可能です。特徴2 コラボレーションを高める機能群社外へのファイル共有の方法は、URLリンクをメールで送付する方法と、社外ファイル授受を目的とした“プロジェクトフォルダ”で共有する2つのパターンがあります。Fileforce®WEB UIからプロジェクトフォルダにメールアドレスでメンバを登録し、認証方法を設定するだけで、特定メンバ間での安全なファイル共有が可能です。ファイルの更新後にコメントを追加し、フィードバックや今後の予定を共有できます。新しいコメントや回答があれば電子メールに通知が送られるので、確認漏れも防げます。応答性を早められ、その結果生産性も高まるでしょう。特徴3 ファイルの保護機能で情報資産を守る自動ウイルスチェックはもちろん、更新があった際には自動でバックアップを取るため安心です。バックアップは履歴に沿って全て保存されているので、いつでも任意の時点のデータを取り出せます。また物理的にデータを損失するリスクにも備えられています。Fileforce®に保存したファイルデータは、異なる複数のデーターセンターに同時コピーで保存されているので、万が一Fileforce®WEB UI内で誤ってデータを消してしまったという際も心配いりません。※ パートナーOEM含む
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特徴1 アップロード数無制限、無料で使えるオンラインストレージfirestorageは、無料会員でも2GBのアップロードサイズや無期限の写真管理、保存ストレージ2GBなど機能が充実したオンラインストレージです。メールに添付できない大容量のファイルでも、アップロードしURLを相手に送るだけで簡単に共有できます。写真や画像も高画質のまま送れるため、さまざまなシーンに役立つでしょう。特徴2 ファイルのセキュリティを高めるダウンロード方法ファイルのセキュリティを高めるため、ファイルのダウンロードには「パスワード」と「おなまえ入力モード」の2つの方法を選択できます。「おなまえ入力モード」はダウンロードする人が名前を入力し、入力された名前がアップロード者に通知されます。誰がいつダウンロードしたのかが分かるので、安心を得られるでしょう。特徴3 アップロードデータは自動で削除されるため安心ストレージに保存したデータは自ら削除しない限り永久に保存されますが、アップロードしたデータは期限が来ると自動的に破棄されます。保存期間はアップロード時に7日間の範囲で設定が可能。いつまでもオンライン上に共有データが残ることがなく安心です。
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特徴1 テレワーク導入サポートで多様化する働き方に対応ファイル共有や共同作業はもちろん、業務の効率化やセキュリティ強化も実現する企業向けオンラインストレージサービスです。ストレージサービスは導入しているもののテレワークに活かせていない企業も、テレワーク導入サポートで効果的に各機能を使えます。テレワークだけでなく、海外拠点を持つ企業にも役立つでしょう。特徴2 ルーティン業務を自動化ファイルの保管期限を設定しておけば、保管期限を過ぎたファイルは自動で破棄されます。またファイルのルール設定で更新日の1ヶ月前に通知を送るといったことも可能です。他にも上長の承認後、自動で文書をPDF化して保存というように一連のワークフローを自動化できます。ルーティンとなっている業務を自動化することで、業務負担の軽減に繋がるでしょう。特徴3 モバイル活用も安心に行えるモバイルアプリを使って、スマホやタブレットでも快適に操作が可能です。ファイルをダウンロードしておけばオフラインでも閲覧でき、どこからでも対応ができます。モバイル活用ではセキュリティが心配ですが、Fleekdriveではリモート管理で公開やファイルの持ち出しを細かく制限可能。情報漏えいの防止に効果的です。
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特徴1 導入実績8,000社以上の国産法人向けクラウドストレージサービス（※）セキュアSAMBAは、Windowsエクスプローラーやデスクトップアプリ、ブラウザで使える純国産の法人向けオンラインストレージです。直接操作が可能なドライブアプリを備えており、これまでのファイルサーバーと変わらない感覚で利用できます。IT専門の担当者がいない企業や、操作に不慣れな方でも簡単に導入でき、スムーズな運用が可能です。また、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、テレワークや外出先での利用も柔軟に対応できます。特徴2 BCP対策としても導入でき、在宅勤務でもセキュアな管理を実現現在ファイルサーバーやNASで管理されている保守費や場所の確保、定期的なバックアップや社内環境でないとアクセスできないといった課題はないでしょうか？セキュアSAMBAは日本国内のAWS東京リージョンにてデータを管理しています。複数のデータセンターで管理されているため、一部で障害が発生しても他データセンターと接続されているので機能を維持し続けることが可能です。特徴3 ユーザー数無制限で利用できる圧倒的なコストパフォーマンスセキュアSAMBAはユーザー課金ではなく、容量課金となります。そのためユーザー課金のサービスで起きがちな「あまり活用してない人への課金」をする必要がなくなります。少しだけ利用したい方に対してもアカウントを付与できる手軽性があるため、コストを最小限に抑えることができます。※ 株式会社kubellストレージ（2024年5月時点）
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特徴1 国際認証を取得したクラウドストレージのセキュリティEveridaysは、ISO27001認証を取得しており、セキュリティ面に配慮されたクラウドストレージです。データは国内のMicrosoft社データセンターで保管され、複数拠点で分散してバックアップ。クラウド上での情報共有時にセキュリティを重視したい企業にも対応できます。特徴2 ワークスペース単位での柔軟な情報共有ファイルごとの個別設定は不要で、ワークスペース単位で情報をまとめて共有できます。社内外のチームやプロジェクトごとにスペースをわけることで、閲覧範囲を制御可能です。用途に応じて、効率的かつ安全なコラボレーションがおこなえます。特徴3 わかりやすい操作性とスムーズな利用開始エクスプローラに近い画面構成が採用されており、直感的な操作が可能です。右クリックやショートカットキーも利用できるため、普段の業務環境と同じ感覚で扱えます。Everidays内のファイルはダウンロード不要で、そのまま閲覧や編集を進められます。
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特徴1 安全なデータ活用をサポートする強固なセキュリティDirectCloudは、企業がセキュアな環境でデータやファイルを活用するため、「ランサムウェア対策（全プラン標準搭載）」、国内のデータセンターAWSを利用したデータ保存、情報漏えいのリスクを抑える「DirectCloud-SHIELD」、「デバイス認証」、「二要素認証」など、強固なセキュリティ機能が充実しています。「162種類の管理者操作ログの取得」など、ユーザーのアクセス状況をリアルタイムで監視できます。（※）特徴2 データ活用をサポートする豊富な機能Salesforceとの連携によりDirectCloudに格納しているフォルダやファイルの操作、顧客情報や商談情報に紐づいたドキュメント管理が可能です。また「DirectCloud AI」を用いたFAQ生成の自動化により、問い合わせ対応の省力化、費用削減、顧客満足を手軽に実現できます。さらにAPI連携でシステム間のデータ連携をスムーズに実現し、開発や運用費用の削減にも貢献します。特徴3 ユーザー数無制限で利用できるユーザー数無制限で利用でき企業へ多くのメリットがあります。人事異動や業務拡大によるユーザー増加にも柔軟に対応が可能です。※ 株式会社ダイレクトクラウド（2024年1月時点）
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特徴1 電帳法に対応したクラウド型ストレージibisStorageは電子帳簿保存法で定められた電子帳簿の保存要件に対応したクラウド型ストレージです。2024年1月1日より全ての事業者に電子証票のデータ保存が義務化され、領収書や請求書画面のスクリーンショットやメール、Webで受領した領収書や請求書の電子保存が必要です。特徴2 セキュアな環境で安全に利用でき標準機能を搭載Windows、macOSに対応したシステムです。承認済みPC以外からのアクセスをブロックする端末認証機能、ランサムウェアによる被害を防ぐファイル保護機能、フォルダ別のアクセス権限管理機能、権限変更履歴などの監査ログ機能などを搭載しています。特徴3 選べる3つの料金プランを提供チームの規模、利用量に合わせて選べる3プランが用意されています。また全てのプランで機能を無料で体験できます。製品HPにマニュアルが完備されているため操作方法に関する不明点を自己解決が可能です。
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特徴1 簡単かつスピーディーに大容量ファイルの送受信が可能楽天ドライブは、企業の安全なコラボレーションを支援するために、多彩な機能を搭載したオンラインストレージです。わずか数回のクリックとドラッグ操作で、簡単にファイルを保存できます。保存や共有だけではなく100GBの大容量ファイル送信も可能です。他社の4倍の速度でファイルのアップロードとダウンロードがおこなえるため、操作ストレスの軽減にもつながるでしょう。（※）特徴2 楽天グループのスケールメリットを活かしたリーズナブルなプラン楽天グループのスケールメリットを活かし、リーズナブルな料金プランを提供しています。自社の利用パターンにあわせて｢アカウントベース｣｢ストレージ容量毎｣からプランを選べます。予算を削減しつつ、効果的なクラウドストレージ運用が可能です。特徴3 多言語対応と万全なセキュリティ対策を実現導入時の説明や利用方法などは、多言語表示のYouTube動画でおこないます。多国籍の従業員も直感的に操作できるため、マニュアルを作成する必要がありません。また、日本国内のデータセンターでデータを保管することで、セキュリティ対策も万全。企業全体の生産性を向上させながら、安心してデータ管理ができます。※ 楽天シンフォニー株式会社（2024年9月時点）
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特徴1 ファイル共有と管理を集約できるコンテンツの管理や整理、共有、編集まで全てBoxに集約させることで、各作業の連携が容易になります。タスクの割当もツール上で簡単に実行できるため、仕事の効率が大幅にアップするでしょう。また複数のユーザーによる同時編集が可能です。互いの編集をリアルタイムで確認できるので、活発で意義のある共同作業が実現します。特徴2 高度なセキュリティとコンプライアンスで安心社内だけでなく社外ともデータのやり取りをする際には、特に高いセキュリティが大切です。Boxはあらゆるデータコンプライアンスに対応するのはもちろん、認証やデータ保護など高度なセキュリティでユーザーを守ります。またAIを活用し悪意のあるコンテンツを検知するため、外部からの驚異にも対応可能です。特徴3 1500以上のアプリと統合可能すでに使用しているアプリとの統合が可能です。アプリと統合すればBox内でファイルの操作ができ、いちいち別のアプリを開く必要はありません。例えばコミュニケーションツールと統合してBox上でやり取りしたり、営業管理ツールでタスクを管理したりも自在です。Boxで様々なアプリを一元管理できるので、業務工数の削減に役立ちます。
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特徴1 送受信とファイルの共有を使い分けられるBizストレージファイルシェアは、ファイル送受信機能と共有フォルダー機能の2つの機能が用意されています。社内の人間や、頻繁にやり取りする取引先とは共有フォルダーを作成し、あまり密ではない相手にはファイルを送信と使い分けることが可能です。送受信の際も合計2GBのファイルが可能なので、軽量化などの無駄な作業が発生しません。特徴2 機密情報の安全なやり取りに特化した機能が充実ファイル送信先をユーザーごとに制限できる送信先制限や、上長の承認を経てから送信される上長承認といった安全にファイルを送信するための機能が充実しています。送信後も「誰がいつ、どのファイルを何回ダウンロードしたか」を確認できるため、誤送信や情報漏えいを防ぎセキュアなやり取りが実現します。特徴3 定額制で従業員数が多い企業も安心料金は定額制で、利用者数を自由に選べます。1,000人/月16,500円、10,000人/月200,000円と幅広いプランがあるので、従業員数の多い企業も安心して導入可能です。ファイルのやり取り数制限も無いため、経費を重視する企業でも管理しやすいでしょう。
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特徴1 ファイルの共有方法を細かく設定できるGoogleドライブは、設定したメンバーと簡単にファイルが共有できるオンラインストレージです。共有したファイルはリアルタイムで更新されるため、常に新しいファイルを閲覧可能です。共有ファイルは閲覧やダウンロード、編集、コメント入力の権限をユーザーごとに細かく設定できるため、重要なファイルを改ざんや消去から守ります。特徴2 パソコン版なら直接ファイルにアクセスできるブラウザを開かずに、直接パソコンからファイルにクイックアクセスが可能です。自身のパソコンを使うのと同じ気軽さですが、全てストレージに保存されているのでデータ容量を気にせず使えます。ブラウザを開く時間やデータ同期の待ち時間も必要ないので、業務時間の短縮につながるでしょう。特徴3 AIで必要なファイルを予測表示Googleドライブでは入力履歴や予定などからユーザーにとって必要だと思われるファイルをAIが予測し、表示します。検索にかかる時間を短縮し、目的のデータにすぐにたどり着けます。
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特徴1 デバイスを選ばずどこからでも使えるパソコンでもスマホでも、どのデバイスからでもアクセスができファイルの閲覧や編集ができます。モバイルアプリを使えばより手軽にファイルの作成や編集ができ、撮影した画像をそのまま共有することも可能です。オフラインで作業した際も次にオンラインになった時に自動で同期されるため、いつでもどこでも編集ができます。特徴2 社外とも共同作業が可能社内だけでなく、社外の人間ともファイルを共有できます。共有方法は、共有したいファイルをダイレクトに相手へ送るだけです。共有設定したファイルには閲覧期限やパスコードを設定できるため、予期しない人と共有してしまう恐れはありません。セキュリティを維持したままリアルタイムで共同作業ができ、スマートなやり取りが実現するでしょう。特徴3 高度なセキュリティでファイルを保護様々な環境からアクセスできるからこそ、セキュリティは大切です。OneDriveではセキュリティコードや2段階認証で不正アクセスをブロック。またMicrosoft365にデフォルトで実装されているセキュリティ対策で、フィッシング詐欺やマルウェアの驚異からも守られます。万一大事なファイルを削除してしまった際にも、ファイルがバックアップされているので簡単に復元可能です。
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特徴1 ファイルサイズ無制限で利用できるストレージサービスMEGAは、共有するファイルサイズの上限がなく、大容量のファイルも簡単に保存できるオンラインストレージです。保存したファイルにはパスワードや有効期限を設定することも可能です。全デバイスでシームレスに利用できるアプリも用意されており、インターネットがつながる環境ならどこからでも快適に操作できます。特徴2 ストレージの使用状況が可視化されるストレージを介して、同じファイルを共同で作業が可能です。チームでストレージを共有するために必要な、メンバーとデータの管理も簡単におこなえます。データの使用状況やストレージアクティビティが可視化されるため、ひと目で状況が把握できます。パスワードの紛失にも管理者設定からすぐに対応でき、生産性の維持に役立つでしょう。特徴3 1TB単位で使った分だけを請求1TB単位で、実際に使ったストレージや転送容量のみが請求されます。「使うかもしれないから」と大きめの容量をあらかじめ契約する必要はありません。無駄な費用をカットできるだけでなく、月末に容量が足りなくなるといったトラブルも解消されます。
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特徴1 マルチデバイスでどこからでも資料の閲覧が可能PrimeDriveは、PCだけでなくAndroidやiPhone、iPadにも対応しているため、外出先からでも資料の閲覧や送信ができるオンラインストレージです。端末で撮影した写真のアップロードも簡単です。キャッシュ機能でオフラインでもファイルを参照できるので、ペーパーレス会議にも便利。どんな環境からでもプレゼンテーションが可能です。特徴2 国際規格認証に準拠したデータセンターを利用国際規格認証に則った、信頼のおけるデータセンターを使用しています。高いセキュリティを誇るデータセンターで、安心してデータを保管できるでしょう。メールを使ったファイル送信ではセキュリティのためにパスワードを添付したzipファイルを送っていましたが、その必要はありません。安全性の高いストレージ上でやり取りすれば、簡単にファイルを共有できます。特徴3 契約容量内でユーザー数を自由に増減できる契約容量内なら1万ユーザーまで自由に使用者を登録できます。ユーザーを追加しても、追加料金は発生しません。容量の増減も月単位で変更可能なので、スモールスタートから徐々に増加していきたい企業にピッタリです。初期費用は容量増減時にはかからないため、維持費のカットにつながるでしょう。
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無料のオンラインストレージと有料のオンラインストレージの違い
無料のオンラインストレージの特徴
オンラインストレージのなかには、無料で利用できる個人向けのサービスも多いです。導入費用や利用費用が無料で設定されているプランを選択すれば、初期コストを抑えてオンラインストレージを利用できます。
一方で導入費用が無料でも、容量によって料金が発生するケースがあります。例えば「5GBまで無料」といった条件が設定されていることもあるため、それ以上使い続けるには追加料金の支払いが必要になるかもしれません。
無料のオンラインストレージを利用する際には、どこまで無料で使えるかチェックしましょう。
また無料版のオンラインストレージは、有料版と比較してセキュリティ面をチェックすることが重要です。暗号化やウィルス対策が不十分な場合、情報漏洩などのリスクが懸念されます。
万が一トラブルに見舞われても、サービスの提供会社によるサポート対応が期待できないことも多く、自社でセキュリティ対策を施さなければならないでしょう。
無料プランを用意しているオンラインストレージは、別で有料プランを設定していることも多いため、必要に応じて自由に選択できます。無料プランは有料プランと比較して機能が制限されているので、使いづらさを感じるようなら有料プランに移行することも検討してみましょう。
関連記事：無料オンラインストレージ13選を徹底比較！大容量・買い切りサービスも紹介
有料のオンラインストレージの特徴
有料のオンラインストレージは、無料版と比較して法人向けに設計されていて、システムの利便性や規模が大きくなっている点が特徴です。
例えば使用できるストレージの容量が大きかったり、アクセス権限を細かく設定できたり、セキュリティやバックアップ機能が充実していたりといった違いがあります。
また外部機能やシステムと連携して利用できることが多いです。自社で使っているチャットツールと連携すればチャットでファイルの共有を簡単に行えるでしょう。CMSと連携すればホームページの記事を作成する際に、画像の検索と添付がスムーズになります。
オンラインストレージの導入メリット4選
ファイル受け渡しの手間を削減できる
オンラインストレージにアップロードしたファイルは、アクセスすることで簡単に利用・開封ができます。いちいちファイルをメールやチャットツールで送信する必要がなくなるので、受け渡しの手間を削減できるのがメリットです。
保存先がひとつになるためファイルを探しやすくなり、部署間でのファイルのやりとりもなくなるのでスムーズに情報の共有ができます。
また有料版のオンラインストレージはセキュリティで情報がしっかりと保護されているので、他社とデータをやり取りする際にも安心して利用可能です。同ストレージ内のデータを別の企業と共有する場合には、セキュリティが高いオンラインストレージを利用しましょう。
関連記事：オンラインストレージ導入で業務効率アップ！メリットや選び方も
データ消失のリスクが減る
オンラインストレージでデータを管理すると、消失のリスクが減るメリットもあります。ストレージは外部の攻撃から守るためのさまざまなプロテクトが施されていて、高いセキュリティを有しているのが基本です。データを盗まれたりウィルスで消されたりといった、トラブルの可能性も低くなります。
オンラインストレージのデータは自動でバックアップがとられるので、手間をかけることなくデータ消失のリスクを下げられます。これまで手動でバックアップをとっていた場合には、業務削減につながるでしょう。
オンラインストレージの自動バックアップ機能は、災害時にも役立つのが特徴です。突然の停電や社内のデバイスの破損などがあっても、データに関しては安全性を確保できます。
テレワークでスムーズに働ける
オンラインストレージは、テレワークでスムーズに働くための環境の下地になり得るのもメリットです。
ストレージへのアクセスは、認証することで社員の自宅にある個々のパソコンやスマホ・タブレットからも可能となるため、社内の情報を外部に持ち出すことなく仕事ができます。
インターネット環境さえあれば、それぞれの社員にパソコンを支給したり、複雑なシステムを使ってテレワークを行ったりといった必要はありません。簡単にクラウド上での共同編集が可能となるので、低コストでテレワーク化が実現できるでしょう。
またUSBやHDDにデータを入れて自宅に持ち帰るパターンだと、紛失の危険があり最悪社内データが流出する恐れもあります。テレワークにおけるリスクを避けられる点も、オンラインストレージを使う理由になるでしょう。
コスト削減になる
オンラインストレージは、無料で利用できるものも多いためコスト削減につながります。具体的にはサーバー管理費や運用のコスト、資料の印刷代などを削ることが可能です。
オンラインストレージはサーバーの保守やバージョンアップの管理を事業者に一任できるので、運用に必要となる工数の削減が可能です。工数の削減は人件費のカットにもつながるので、運用上のコストを必要最低限に抑えることもできます。
オンラインストレージ基本性能
ファイルアップロード
ファイルをアップロードしてストレージで管理する機能は、オンラインストレージの基本機能です。アップロードすることでストレージ内で複数人と共有が可能となり、編集作業やデータの配布が簡単に行えます。
アップロードできる種類は幅広く、動画、写真、PDFなどさまざまです。
ファイルダウンロード
アップロードしたファイルをデバイスにダウンロードする機能も搭載されています。ストレージ上で編集したファイルをダウンロードして、社内で使用するといった使い方が可能です。
自動バックアップ
オンラインストレージは、万が一に備えて自動バックアップ機能も備えています。サーバーに不具合が起きたり、デバイス側が故障したりしても、それまでのデータは保管されるので安心して利用できるでしょう。
バックアップデータのバージョンを更新日次などで分類できる場合、必要に応じて復元するファイルを指定できることもあります。
共同編集
オンラインストレージ内にアップしたデータは、社内で共同編集できます。
例えばテキストの添削をしたり、画像編集を複数人で手分けしたりといったことも可能です。
仕事の体制をそのままにテレワークに移行することも検討できるので、労働環境の改革にも利用できます。
ファイル検索
保存したファイルを検索できる機能です。保存しているファイル数が増えても、簡単に必要な情報を取り出せるでしょう。
オンラインストレージによっては、ファイルの名前だけでなく、製作者やファイル内の文章を対象に検索できる高性能な機能を持つこともあります。
コメント
オンラインストレージには、ストレージ内のファイルに対してコメントをつけられる機能もあります。
メッセージなどでやりとりをしなくても、簡単に必要な情報や指示を伝えられるのがコメント機能のメリットです。
クラウド上で簡易的なコミュニケーションが可能となるので、仕事の効率化が実現します。
アクセス権限
オンラインストレージ内で実行できる範囲を個別に設定するアクセス権限も、便利な機能として使われています。
例えば全体の実行を承認する「管理者」、ファイルのアップロードだけが行える「アップローダー」、ファイルの編集が行える「編集者」など、いくつもの権限に割り振ることが可能です。
社内ユーザーと社外ユーザーで分類することもでき、アウトソーシングを活用する際にも役立ちます。複数人で仕事をする場合には業務中の混乱を避けるためにも、アクセス権限で個別に役割を設定しましょう。
操作履歴
システム上でどのような操作が行われたのかを確認できる操作履歴も、標準で搭載されていることが多いです。
誰がいつ操作したのかが確認できるため、トラブルの原因を簡単に発見できます。例えば操作履歴に不正が見つかった場合、そのアカウントを停止するなどの処置を素早く行えるのがメリットです。
ファイル更新通知
オンラインストレージ上のファイルが更新された際に、更新通知が送信される機能です。
わざわざ編集したことを連絡しなくても、更新通知によって自動的に全体に伝わるので、すぐに次の業務に移行可能です。
オンラインストレージ比較ポイントと選び方
セキュリティの高さ
オンラインストレージを選ぶときには、セキュリティ面が重要です。自社のセキュリティ要件に合っているのか比較して、必要な機能が揃っている製品を活用しましょう。
例えば以下のような対策が取られているオンラインストレージは、高いセキュリティを持っていると言えます。
・ファイルの暗号化をしているか
・サーバーのウイルスチェックをしているか
・不審なアクセスを感知するログ管理機能がついている
・IPアドレスの制限が可能
またオンラインストレージのセキュリティの高さには、災害時の復旧が可能かどうかも含まれます。
万が一災害が起きても、ストレージ機能をスムーズに復旧させられるシステムが組み込まれていれば、すぐに業務を継続させて損失を最小限に抑えられるでしょう。
関連記事：オンラインストレージに想定されるセキュリティリスク。必要な対策を解説
データ容量の大きさ
オンラインストレージを選ぶときには、使用できるデータ容量の大きさも比較対象です。
データ容量が少なすぎると、ファイルを保管し切れずクラウドストレージへの完全な移行ができなくなります。逆にデータ容量が大きすぎると、ストレージを使いきれずにコストが無駄になってしまう可能性があるでしょう。
一般的にオンラインストレージのデータ容量は、プランごとに変動します。月額料金の高いプランに加入するほど、使用できるデータ容量は大きくなるでしょう。
容量を拡張する場合には別途追加料金がかかるケースもあるので、事前に料金体験をチェックしておくことがポイントです。
例えば主要オンラインストレージのプランごとの容量と費用は、以下のようになっています。
＜Google One＞
・15GB：無料
・100GB：月額250円
・200GB：月額380円
・2TB：月額1,300円
＜Dropbox＞
・個人用：2,000GB、月額1,200円
・ビジネスやプライベート用（個人用）：3,000GB、月額2,000円
・ご家族内での共有用（個人用）：2,000GB、月額2,000円
・フリーランサー向け（ビジネス用）：3,000GB、月額2,000円
・成長中のチーム向け（ビジネス用）：5,000GB、月額1,250円
・複雑なチーム向け（ビジネス用）：容量を必要に応じて追加、月額2,000円
自社が必要とするデータ容量の大きさを確認して、最適なプランを選ぶのがポイントです。基本的に動画や写真を多くアップロードする場合には、データ容量が大きくなりやすいため、豊富な容量を準備することがおすすめされます。
また1度に行えるアップロードとダウンロードの容量も、比較しましょう。アップロードとダウンロードの容量が少ないと、大きなファイルをストレージに保管できない可能性があります。
スマホ、タブレットでの操作性
スマホやタブレットでの操作性も要チェックです。テレワークや社外で仕事を行う際に、スマホやタブレットでストレージを確認できると、業務の効率化につなげられます。
情報管理や簡単な編集、コメント返信などがスマホ・タブレットから行えるのかを比較してみましょう。
また、外出先で作業をすることが多い場合には、作業環境を最適化するために専用のアプリがあると便利です。スマホやタブレットを使う場合には、アプリの有無も参考にしてみましょう。
一方でスマホやタブレットからオンラインストレージを使う場合には、デバイスの紛失に十分注意する必要があります。万が一紛失が発覚した場合を考慮して、そのデバイスやアプリのアカウントからのアクセスを制限できる機能があるか確認しておきましょう。
人数制限の有無
オンラインストレージサービスによっては、1度に利用できる人数に制限がかけられていることがあります。
基本的に無制限で利用できるサービスが多数ですが、複数人で共同作業を行う予定なら、何人まで同時にストレージ上で作業ができるのかを事前に確認しておきましょう。
オンラインストレージサービスのプランを変更することで、同時に利用できる人数制限を緩和できるので、必要に応じて最適なプランを選択するのがコツです。
データ保存・閲覧・編集以外の機能
基本となるデータ保存・閲覧・編集以外にも、どんな機能があるのかをチェックしておくことがポイントです。
サービスによってはストレージの効率的な使い方をアドバイスしてくれる機能や、外部サービスとの連携機能、万が一のトラブルや不明点を確認できるサポート機能など、さまざまな機能が搭載されています。
また動画編集やビデオチャット機能など、特定のジャンルに特化した付加価値を追加しているものも多いです。
そのオンラインストレージ独自の機能に注目して、自社の事業に役立つオリジナルのシステムを利用できるものを選びましょう。
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