OneDrive(ワンドライブ)の使い方は？特徴や活用方法も併せて紹介

日々増え続けるテキストや画像・動画などのデータは、パソコンの容量を圧迫します。パソコンの動作が遅くなり、作業効率の低下にもつながりかねません。「すぐには使わないけれど保管しておきたい」データは、OneDrive(ワンドライブ)に保管しましょう。

OneDrive(ワンドライブ)とはどんなサービス？

OneDrive(ワンドライブ)はデータの保管ができる、クラウドストレージのサービスです。マイクロソフトのアカウントを持っていればすぐに使えます。

マイクロソフトが提供するクラウドストレージ

OneDrive(ワンドライブ)を使いたい場合、ウィンドウズのパソコンであれば、特別なソフトは必要ありません。マイクロソフトのアカウントがあればすぐにログインできます。

一般法人向けとして4種類の料金プランが用意されており、一番安い「OneDrive for Business (Plan 1)」でも、ストレージは1TBと大容量です。営業資料のように、図表や画像を多く使ったデータも問題なく保管できます。

アカウントがない場合は、マイクロソフトの公式サイトで作成できます。一度のログインでマイクロソフトが提供する、さまざまなサービスにアクセスできるので、作成しておくと便利です。

OneDrive(ワンドライブ)でできること

OneDrive(ワンドライブ)は単なるデータの保管場所ではありません。ビジネスに活用できるさまざまな機能を備えています。主にどんなことができるのか見ていきましょう。

データファイルの共有・同期

OneDrive(ワンドライブ)にデータファイルをアップロードしておけば、権限を持っている人なら時間や場所を選ばずアクセス可能です。メンバー全員が一カ所に集まらなくても、データを共有することで、打ち合わせや共同作業ができます。

加筆や修正がその場で反映されるのもメリットです。書類の場合修正点があれば、メンバーへの連絡や再印刷が必要ですが、OneDrive(ワンドライブ)なら修正箇所をすぐに全員が確認できます。

大がかりな修正が必要なときは、自分のパソコンにダウンロードしてオフライン作業しましょう。再度同期すればデータの内容が更新され、修正が一度で済みます。

複数のデバイスからアクセス可能

OneDrive(ワンドライブ)はマルチデバイスに対応しています。スマートフォンやタブレットにアプリをインストールしておけば、パソコンと同じように、マイクロソフトのアカウントでログイン可能です。ノートパソコンを携帯したり、データを保存したUSBを持ち運んだりする頻度も減らせるでしょう。

客先で急に別のデータが必要になったときにも、OneDrive(ワンドライブ)が活躍します。その場ですぐに閲覧できるので、営業の機会を逃しません。資料を持参する手間や時間も省けます。

外出先からのデータ編集も可能です。直接手を加えるだけでなく、修正指示やコメントを残すこともできるため、作業効率の向上にも役立ちます。

データのバックアップにも利用できる

データを社内サーバーやパソコン内に保管すれば、紙のように紛失したり誤って捨てたりするリスクは低減できます。

ただし何らかの原因で、データが消えてしまう可能性はゼロではありません。消失したら復元できる可能性は低いため、データ量が多ければ多いほど、バックアップが必要になります。

OneDrive(ワンドライブ)のビジネスプランなら、ストレージが1TB使用可能です。バックアップとして利用できますし、自社のパソコンやサーバーが破損しても、OneDrive(ワンドライブ)内のデータを利用した復元が可能です。

OneDrive(ワンドライブ)の使い方

OneDrive(ワンドライブ)は直感的に操作できるので、多くの人が使うことが予想される、ビジネス利用に適しています。OneDrive(ワンドライブ)の中でも、特に使用頻度が高いと思われる機能について、使い方を見ていきましょう。

データファイルのアップロード方法

OneDrive(ワンドライブ)にデータファイルをアップロードするのに、難しい手順は必要ありません。ここではOSがウィンドウズであること、マイクロソフトアカウントでサインインしていることを前提として、使い方を紹介します。

1. エクスプローラーを起動
2. ナビゲーションウィンドウの「OneDrive」表示をダブルクリック
3. 「画像」「ドキュメント」フォルダーが表示される
4. 保存するデータファイルを選択して「OneDrive」へドラッグ

新規フォルダは「OneDrive」を右クリックして作成します。メニューから「新規作成」→「フォルダー」を選択して、分かりやすい名前を付けておきましょう。

データファイル共有のやり方

OneDrive(ワンドライブ)にアップロードしたデータファイルは、そのままでは共有できません。他の人がアクセスできるように、共有する方法を解説します。

1. OneDrive(ワンドライブ)のサイトにアクセスして共有するファイルやフォルダーを選択
2. 右クリックして「共有」を選択
3. リンクを送信する相手の情報(メールアドレスなど)を入力する
4. 「送信」を押す

共有したい相手にリンクURLを記載したメールが届くので、相手はリンクをクリックするだけで、データにアクセス可能です。データの修正や加筆を依頼したいときは、リンクの設定を「編集を許可する」にしておきましょう。

共有を解除したいとき

共有しているデータが不要になったり、共有の必要がなくなったりしたときは、忘れずにデータそのものを削除するか、共有を解除しておきましょう。

1. OneDrive(ワンドライブ)のサイトにアクセスし、共有を解除するファイルやフォルダーを選択する
2. 画面右上の詳細(iに〇マーク)をクリックする
3. 「アクセス許可の管理」を選択し、共有しているメンバーを表示する
4. 共有を解除するメンバーを選択し、権限を「共有を停止する」にする

「共有」から解除する場合は、「その他」から「アクセス許可の管理」ウィンドウを開きます。4と同様に権限を「共有を停止する」にしましょう。

iPadやiPhoneでもOneDrive(ワンドライブ)は使える

iPadやiPhoneからでもOneDrive(ワンドライブ)の利用は可能です。App Storeにアクセスして「Microsoft OneDrive」をインストールすれば、すぐに使うことができます。

ただしマイクロソフトアカウントを持っていない場合は、作成しなくてはなりません。また「Microsoft OneDrive」をiPadやiPhone上で編集し、「有効」にする必要があります。

使い方はウィンドウズの場合と変わりません。iPadやiPhoneには「iCloud」という類似のサービスがあるので、仕事用のデータはOneDrive(ワンドライブ)、プライベート用はiCloudと使い分けてもよいでしょう。

ぴったりのオンラインストレージを無料で診断する

ビジネス利用には法人向けプランを

OneDrive(ワンドライブ)の個人向けプランは、ストレージの容量が5GBしかないため、ビジネスで使うには物足りないかもしれません。ビジネス用として使うなら、法人向けプランを検討してみましょう。

法人向けプランのメリット

OneDrive(ワンドライブ)の法人向けプランは、使いたい機能やストレージ容量に合わせて4種類から選べるのがメリットです。

• OneDrive for Business (Plan 1)：1ユーザーあたり540円/月(年間サブスクリプションの場合)
• OneDrive for Business (Plan 2)：1ユーザーあたり1,090円/月(同)
• Microsoft 365 Business Basic：1ユーザーあたり650円/月(同)
• Microsoft 365 Business Standard：1ユーザーあたり1,360円/月(同)

このうち個人用のストレージ容量が無制限となるのがOneDrive for Business (Plan 2)です。ただしOneDrive(ワンドライブ)しか使えないので、ExcelやPowerPointなどのマイクロソフト製品を使いたい場合には、Microsoft 365 Business Basicや、Microsoft 365 Business Standardを選ぶとよいでしょう。

ストレージ容量は1ユーザーあたり1TB使用可能です。

Microsoft 365なら容量の追加も可能

ビジネスに活用するならOneDrive(ワンドライブ)と併せて、ExcelやPowerPointなどのマイクロソフト製品が使える、Microsoft 365 Business Basicや、Microsoft 365 Business Standardがおすすめです。

サブスクリプション契約をしていれば、ユーザーごとにストレージを追加できるというメリットもあります。

どちらも1ユーザーあたり1TBが付帯していますが、高解像度の画像や高画質の動画など、容量の大きいデータをたくさん保存していると、足りなくなる可能性があるでしょう。その場合は200GB刻みで、最大1TBのストレージを購入できるため安心です。

ぴったりのオンラインストレージを無料で診断する

OneDrive(ワンドライブ)で作業効率をアップしよう

時間や場所、デバイスを選ばず、必要なデータにアクセスできるOneDrive(ワンドライブ)は、積極的にビジネス活用したいサービスです。

フレックスタイム制や在宅勤務など、勤務形態が多様化しても、作業効率の向上が期待できます。またデータのバックアップにも使えて、初期費用もかかりません。クラウドストレージを導入するなら、候補の1つとして検討することをおすすめします。