タスク管理ツールおすすめ18選

タスク管理ツールでは、タスクを整理して抜け漏れを防止できるだけでなく、どこからでもアクセスができるのでタスクの進捗状況がお互いに把握しやすくなります。個人単位・チーム単位の仕事に関わらず、タスク管理ツールを導入することで、タスクを正確かつ労力をかけずに管理できて業務効率アップにつながるでしょう。

またタスク管理ツールと似ているもので、プロジェクト管理ツールがあります。プロジェクトとはタスクの集合体を指し、プロジェクト管理は最高責任者が、タスク管理はタスクの担当者一人ひとりが行うものです。

そのため、プロジェクト管理ツールはプロジェクトの進捗状況が視覚的にわかりやすくなっているものが多く、対してタスク管理ツールは多くの人が利用するのを想定し、マニュアル等がなくても直感的に操作しやすくなっています。両方の機能を兼ね備えているツールもあるので、どのようにタスク・プロジェクト管理をしていくのかを想定したうえで選定するのが大切です。

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人気のタスク管理ツールの料金と機能を比較しました。料金は、使う人数規模や機能数によって変動し、無料で使えるものから1アカウントあたり月額3,000円台円台のものまで様々です。加えて機能も、進捗状況を表にしてプロジェクト管理をしやすくするガントチャート機能や視覚的にタスクが見やすいカンバン機能など、各々のツールが強みとしている機能も異なります。自社に必要な機能を洗い出し、無料トライアルを活用しながら最適なタスク管理ツールを選びましょう。

製品名	ロゴ	初期費用	月額料金	料金プラン	タスクリスト	ガント チャート	カンバン	対象	実績
Backlog		0円	2,640円～	4種類	〇	〇	〇	チーム	非公開
Evernote		要問合せ	0円～	4種類	〇	ー	ー	チーム	非公開
Asana		要問合せ	0円～	3種類	〇	〇	〇	チーム	10万社以上
Wrike		要問合せ	0円～	5種類	〇	〇	〇	チーム	2万社以上
Todoist		要問合せ	0円～	3種類	〇	ー	〇	個人	10万社以上
Microsoft To Do		0円	0円～	1種類	〇	ー	ー	個人	非公開
Group Task		要問合せ	0円～	3種類	〇	ー	ー	チーム	非公開
Jooto		要問合せ	0円～	3種類	〇	〇	〇	チーム	1.7千社以上
Trello		要問合せ	0円～	4種類	〇	〇	〇	チーム	非公開

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タスク管理ツールを使う人数規模

タスク管理ツールを個人で使うのか、チームで使うのかによって最適なツールは変わります。

例えば、情報共有をする必要がなく個人でタスク管理を行う場合、やるべきタスクをリストアップできるシンプルな機能があれば問題ないでしょう。オフライン使用ができるものであればなお使いやすいです。オフライン使用ができるのは、TODOリスト型でシンプルな使い勝手の「Microsoft to do」、カスタマイズ性の高い「Todoist」があります。

反対にチームで使う場合、特にプロジェクトの規模が大きい場合は、部署を超えてタスク管理や情報共有がしやすく、全員が操作しやすいものである必要があります。プロジェクト管理もできるガントチャート機能がついているツールがおすすめです。ガントチャート機能がついているツールは「Trello」「Backlog」などがあります。

操作性が社員のリテラシーに合うか

直感的に使えるデザインのツールもあれば、多機能で多少複雑になっているデザインのツールもあります。どちらを選ぶのかは、実際にタスク管理ツールを使う社員の方のITリテラシーによって判断するのがおすすめです。

例えば、社員がITツールに慣れ親しんでいて1つのツールで一元管理したい場合は、多機能で多少操作が複雑なツールでも大丈夫でしょう。ITリテラシーが高い方向けのツールには、オープンソースで業務スタイルに沿うように改良しやすい「My Redmine」があります。

大人数が関わっているプロジェクト等で使う場合は、誰もが操作の仕方が簡単に理解できるものがぴったりです。例えば、操作がシンプルなツールには見た目・操作性ともにわかりやすく、サポートも手厚い「Notion」、直感的に操作しやすい「torio」があります。

無料版やデモ版がある場合は、実際に操作をしてから決めるとよいでしょう。その際は選定担当者だけではなく、現場社員の方にも実際に操作してもらうことが大切です。

必要な機能がそろっているか

チーム間で情報共有をしやすくする機能やマルチデバイス機能など、ツールごとに強みとしている機能にはばらつきがあります。そのためツールを選ぶ際には、導入目的を明確にしてから探すのがおすすめです。

例えば「外回りが多い社員とリアルタイムでタスク管理をしたい」という場合、PCのほかにスマートフォンでも操作できるように、マルチデバイス機能がある「Stock」「Jooto」などを選ぶのがおすすめです。

また「在宅勤務や客先常駐勤務をしている社員と情報共有を簡単にしたい」という場合、タスクに関しての言伝などが簡単に残せるチャット機能やメモ機能、フォルダを探す手間を省けるファイル共有機能があるとストレスなく情報共有できます。

このように導入目的によって必要な機能は変わってくるので、実際に使うメンバーにヒアリングをすると最適なタスク管理ツールを選べますよ。

コスト

タスク管理ツールの料金は、人数と機能数に応じて設定されています。無料のものと有料のものがあり、ツールを使う人数が少ない場合や求める機能が少ない場合は、無料で使えるものが多く存在しています。

人数規模・求める機能数が多く有料のツールを使う場合は、月額料金に注意が必要です。主に「アカウント数に応じた月額制」と「アカウント無制限の月額固定制」の2つがあるので、人数規模によってどちらの料金体系の方がお得になるのか変わってきます。20人を超えるとアカウント無制限の月額固定制の方が安く利用できる場合がほとんどです。

またタスク管理ツールをコスト面で比較する際には、以下の2点を確認しましょう。

• 無料で使える機能の範囲

料金プランはタスク管理ツールごとに様々設定されています。なかには無料のものもありますが、期間や人数、機能数などの制限が設けられている場合もあるため注意が必要です。必要な機能や使う人数を確かめてからコストを比較すると、初期費用を抑えてツールを導入できますよ。

関連記事：無料のタスク管理ツールおすすめ10選｜選定ポイントや導入メリットまで徹底解説【2022年版】

• サポート体制の充実度　
  

チーム体制の変更などでタスク管理ツールに求めることも変わってくるでしょう。そんな時に、いつでも相談できるサポート体制があると安心です。問い合わせのしやすさや返答内容など、口コミも見てサポートの充実度も考慮するとよいでしょう。

外部連携が可能か

Googleカレンダーのようなスケジュール管理ツールやSlackのようなチャットツールなど、既存で使っているツールと連携できるものを選ぶのがおすすめです。外部連携ができると、データ移行などの手間を減らすことができ、情報を1つツールに集約できるので業務効率化が図れますよ。

また使っているうちに「この機能が欲しい」「この機能が弱いからほかのツールで補完したい」ということになった場合でも、外部連携可能なツールであれば対応できます。

「情報を1つのツールに集約したい」「自社の業務に合うようにカスタマイズしたい」という方は外部連携ができるものを選びましょう。

外部連携がしやすいタスク管理ツールとしては、500の外部ツールを埋め込むことができる「Notion」、400以上と連携できる「Wrike」、200以上と連携できる「Asana」があります。

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個人が無料で使えるタスク管理ツールの比較ポイントと選び方

個人向けのタスク管理ツールを選ぶ際は「豊富な機能を搭載しているか」というよりも「説明書を見なくても直感的に操作できるか」という操作のしやすさを見るのがおすすめです。

個人で利用する場合、多くの場合が情報共有をする必要がないため、タスク作成機能や日時指定機能などの基本的な機能があれば、機能数が豊富でなくても問題ないでしょう。

ただし、フリーランス等で「相手先の企業と情報を共有しやすい方がいい」などの事情がある場合、個人向けのタスク管理ツールではなく、チーム向けに開発されたものや外部連携ができてカスタマイズしやすいものの方が最適だといえます。

• Todoist

・すでに使っているツールが複数ある方

・見やすさを重視している方

・通信環境が不安定な場所で働くことが多い方

Todoistは、高いカスタマイズ性が特徴のツールです。カレンダーやメール、会議ツールなど、豊富な外部ツールと連携できます。既存のツールと連携することで、使いやすいようにカスタマイズできるので「すでに日常的に使用しているツールがある」という方におすすめです。

またタスクの進捗度合いを週次・月次単位でグラフ化できる機能があるため、タスクの進捗度合いや作業効率を可視化することができます。「使いやすさと同時に見やすさも重視している」という方にもぴったりです。

またオフラインで使用できるのもうれしい点です。「通信環境が不安定な場所で働くことが多い」という方に最適でしょう。

こんな方におすすめ

・Outlookメールをお使いの方

・リスト型の直感的に操作ができるツールをお探しの方

・複数のデバイスでタスク管理ツールを使いたい方

Microsoft To Doは、Microsoftアカウントを持っていれば誰でも無料で使えるタスク管理ツールです。Outlookとの連携ができるので、送られてきたメールとタスクを紐づけることで、メールを探す手間を省くことができます。普段Outlookで業務連絡をしている方にぴったりです。

また操作が簡単にできるのもうれしい点です。リスト型でタスクが管理できるようになっており、期限設定や通知設定なども簡単にできるようになっています。「直感的に操作できるツールを使いたい」と考えている方におすすめです。

加えてクラウド型なので、デスクトップやスマートフォンなど複数のデバイスで同期できる点も魅力の1つ。通勤や休憩で外出している際など、ふとした時に思いついたタスクを書き留めたりタスクを確認したりすることが可能ですよ。

こんな方におすすめ

・外出して業務をすることが多い方

・豊富な機能をお求めの方

・Googleアカウントをお持ちの方

Google Keepは、Googleアカウントを持つ方なら誰でも無料で使えるメモ型のタスク管理ツールです。思いついたタスクをその場でメモできるのが特徴で、タスクに関連する概要とともに留めておくことができます。外出して業務をすることが多い方におすすめです。

また豊富な機能が備わっているのもうれしい点。スマホで撮った画像データ・音声データを文字に変換してくれる機能や時間・場所でリマインダーできる機能など、便利な機能が多数搭載されています。「使い方の自由度が高いツールを探している」という方にもぴったりです。

加えてGoogleアカウントでかんたんに複数のデバイスに同期できます。Googleを普段から使用していて、複数のデバイスに同期して使いたいと考えている方にもうってつけですよ。

タスクの抜け漏れがなくなる

どんな職種でもひとつの業務だけに集中できることは珍しく、マルチタスクで同時進行しなければいけないシーンは多いものです。

エクセルやチャットツールだけでの管理だと「期限設定ができない」「リアルタイムに進捗確認ができない」といったデメリットがあります。

タスク管理ツールでタスクの期限設定をしておけば、通知で抜け漏れをすることを防げますし、万が一抜け漏れしていたとしても、進捗状況がリアルタイムに反映されるため、リマインドもしやすいでしょう。

急な仕事が入っても対応しやすくなる

トラブルの発生などで急に仕事が降りてくることもあります。急な仕事に追われて、元々あるタスクをこなすのが難しくなってしまったことはありませんか？

タスク管理ツールを用いれば、視覚的に優先度を確認しながら急に舞い込んだ仕事の処理をすることができるので、元あったタスクとの調整もしやすくなります。

情報共有がしやすくフォローアップができるようになる

ひとつのタスク管理ツールをチームメンバー全員で使うことで、情報共有しやすくなる効果もあります。誰がどの業務をしているか明確になるため、業務の重複を避けることができ、フォローアップもしやすいでしょう。

客先常駐・テレワーク・モバイルワーク・サテライトオフィスなど多彩な働き方をする社員が多い企業とも相性がよく、離れた場所にいても業務状況をチェックできるため便利です。

なかにはファイル添付・チャット・メモなどの機能が搭載されているタスク管理ツールもあります。個人用タスクとチーム用タスクを切り替えながら管理していけば、より業務を効率化させやすくなります。

より生産的なタスクに時間を割くことができるようになる

タスクを可視化することで、いつどんな業務をすべきか優先順位をつけながら整理できるので、業務計画を立てやすくなります。

繁忙期から逆算して今やるべきことに着手しておいたり、時間を捻出して会議や新しいアイディア出しに時間を割いたりと、より生産的な仕事をしやすくなるでしょう。

「利益に直結する仕事にもっと時間を割きたい」「計画的にタスクを消化して効率的に仕事をしたい」という方にはうってつけのツールです。

タスクの進捗具合を視覚的に把握できる機能

• タスクリスト作成機能

タスクリストを作成し、ToDoを可視化する機能です。メモ帳に羅列するような管理もできれば、カレンダーに落し込んで日付ごとに管理する方法もあり、自分にとって一番使いやすいデザインにできます。

ステータス変更で「14時以降に着手すること」など時間単位での管理もできるため、優先順位をつけながらタスクを管理できますよ。

ほかにも複数部署に所属している人が部署ごとのタスクリストを細分化してチェックすることもできるなど、タスク管理ツールならではの使い方も可能です。

• ガントチャート機能
  

大規模プロジェクトにタスク管理ツールを導入し、ガントチャートとして活用する手法もあります。

ガントチャートとは横軸に時間を、縦軸にメンバーや作業内容を配置した管理表であり、工程・タスクごとの進捗状況を帯状に可視化するための機能です。あらかじめスケジューリングした予定を入れておけば現状と照らし合わせやすく、遅れやズレに気づいて軌道修正しやすくなるでしょう。

「誰がメイン担当者か」を付与する機能も搭載されているため、チームメンバー間の情報共有にも便利です。特定のメンバーに業務が集中しないよう配慮したいときにも役立つでしょう。

またタスクだけでなくプロジェクト全体を管理したい場合はプロジェクト管理ツールもおすすめです。

• カンバン機能

「誰が」「いつ」「どのタスクを」の3点を書いたカンバンと呼ばれるカードを縦軸の列に並べて、タスクを視覚的に把握しやすくする機能です。

特徴は、縦軸の列を業務スタイルに合うようにアレンジができる点。例えば「未着手」「進行中」「完了」のステータスを作りカンバンを移動させると、タスクの進捗状況を一瞬で把握することができます。

チームメンバーが抱えているタスク数や全体のうちいくつのタスクを完了しているのかといった情報共有がしやすく、業務の重複や偏りに悩んでいる方にうってつけの機能です。

タスクの抜け漏れを防止できる機能

• 開始・終了日時指定

タスクごとに開始・終了日時を付与し、スケジューリングする機能です。来週以降着手できるようになる業務なのか、今すぐ急ぎで始めなければいけない業務なのかの区別がつけやすくなるため、整理・整頓に役立ちます。

例えば「3日後に関連部署から情報が戻ってきているかチェックする」などメモとしての意味合いが高いタスクに日時指定を施すことで、今すべきでない業務が混在しても問題なく運用できることも利点だと言えるでしょう。

業務ごとの納期を設定することもでき、期限管理を徹底したいシーンで有効です。

• 通知・アラート機能
  

設定した期限に合わせて、通知・アラートを出す機能です。ポップアップで表示するよう設定しておけば、パソコンを起動した瞬間に急ぎのタスクが表示されるため、抜け・漏れを防げます。

チームリーダーが全体の進行状況を可視化するためにも便利なほか、打ち合わせや来客対応など時間ごとに必須なタスクを登録して準備することにも使えるでしょう。

スマートフォンやタブレットとも同期しておけば、出先でアラートを受け取ることができて便利です。

情報共有しやすくする機能

• ファイル共有機能
  

Word・Excel・PowerPointなど業務に必要なファイルを共有する機能です。特定のタスクに必要な資料を添付しておけば、情報の確認漏れを防ぎやすくなるでしょう。

複数の資料があっても共有フォルダ内を行ったり来たりする必要がなく、スムーズに業務を始められることもメリットです。なかには前回実施された会議の議事録を添付したり、別部署でおこなわれたオンラインミーティングの録画データを添付したりしながら使うケースもあります。

ノウハウやナレッジの蓄積としても役立ちますので、積極的に活用していきましょう。

• メモ・コメント機能
  

タスクにメモやコメントを付与し、共有すべき情報・注意点を記載する機能です。一文程度のボリュームで運用されることが多く、わざわざドキュメントファイルに起こす程ではない小さな確認事項の共有に便利です。

後から編集・削除することもできるため、「急ぎで申し訳ないですが宜しくお願いします！」など気遣いを含めたコミュニケーションがしたいときにも使えるでしょう。

タスク管理ツールを使いながら同時並行でメール・電話・チャットツールによるコミュニケーションを取らずに済み、一元管理する効果も現れます。

• チャット機能
  

チームメンバー間で気軽なコミュニケーションができるよう、チャット機能が搭載されています。「このタスク、今どこまで進んでいるの？」「明日お休みだと言っていたけれど、この仕事の担当変えようか？」など、細かなコミュニケーションをしたいときに活用できるでしょう。

タスク管理ツールとチャットツールを開いて見比べる必要がなく、こちらも複数ツールを一元管理するときに効果的です。

メモ・コメント機能は情報共有に、チャット機能は確認やコミュニケーションに使えば、情報が混在することを防げます。

• マルチデバイス機能
  

スマホやパソコンなど、複数の端末で同じ情報を閲覧・編集できる機能です。マルチデバイス機能があると、どんな端末にも簡単に情報を同期できるため、出先で使う場合でもストレスフリーで使えます。

「営業等で出先でタスク管理ツールを使うことを想定している」「外出しているチームメンバーとリアルタイムで進捗管理できるようにしたい」という方におすすめです。

毎日タスク管理をする時間を取る

タスク管理ツールを導入しても、形骸化して誰にも使われないようになっては意味はありません。形骸化を防ぐためにも毎日タスク管理に集中できる時間を確保し、整理・整頓していくのがよいでしょう。

多くの企業で導入されているのは、朝礼・昼礼・終礼など1日の節目となるタイミングにおけるタスク管理です。

全員が一同に集まるシーンがなくとも、「業務を始めるタイミング」「業務時間が半分過ぎたタイミング」など組織ごとに設定して振り返ります。

タスク管理ツールの更新漏れを防ぐほか、都度進捗を確認する意味合いもありますので都度タスクの内容をチェックする習慣をつけることがポイントです。

タスクは細分化して登録する

タスク管理ツールに登録するタスクはなるべく細分化し、ゴールを明確にしていきましょう。やるべきことが一目で分かると着手しやすくなるため、ボトルネックを防ぐ意味でも効果的です。

例えば「次の会議に出す案を考える」など曖昧な表記をせず、「同業他社3社分の最新プレスリリースに目を通して共通項を探る」「マーケティング部の〇〇さんに相談してトレンドに関するヒントをもらう」など具体的な行動に落し込みます。

タスク管理が苦手な人でも円滑な進行をしやすくなりますので、ぜひ取り入れてみましょう。

タスク管理ツールは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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