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最終更新日: 2025年5月29日
目次
タスク管理ツールとは
タスク管理ツールでは、タスクを整理して抜け漏れを防止できるだけでなく、どこからでもアクセスができるのでタスクの進捗状況がお互いに把握しやすくなります。個人単位・チーム単位の仕事に関わらず、タスク管理ツールを導入することで、タスクを正確かつ労力をかけずに管理できて業務効率アップにつながるでしょう。
またタスク管理ツールと似ているもので、プロジェクト管理ツールがあります。プロジェクトとはタスクの集合体を指し、プロジェクト管理は最高責任者が、タスク管理はタスクの担当者一人ひとりが行うものです。
そのため、プロジェクト管理ツールはプロジェクトの進捗状況が視覚的にわかりやすくなっているものが多く、対してタスク管理ツールは多くの人が利用するのを想定し、マニュアル等がなくても直感的に操作しやすくなっています。両方の機能を兼ね備えているツールもあるので、どのようにタスク・プロジェクト管理をしていくのかを想定したうえで選定するのが大切です。
タスク管理ツール主要製品比較表
人気のタスク管理ツールの料金と機能を比較しました。料金は、使う人数規模や機能数によって変動し、無料で使えるものから1アカウントあたり月額3,000円台円台のものまで様々です。加えて機能も、進捗状況を表にしてプロジェクト管理をしやすくするガントチャート機能や視覚的にタスクが見やすいカンバン機能など、各々のツールが強みとしている機能も異なります。自社に必要な機能を洗い出し、無料トライアルを活用しながら最適なタスク管理ツールを選びましょう。
| 製品名 | ロゴ | 初期費用 | 月額料金 | 料金プラン | タスクリスト | ガント チャート | カンバン | 対象 | 実績 |
| Backlog |  | 0円 | 2,640円～ | 4種類 | 〇 | 〇 | 〇 | チーム | 非公開 |
| Evernote |  | 要問合せ | 0円～ | 4種類 | 〇 | ー | ー | チーム | 非公開 |
| Asana |  | 要問合せ | 0円～ | 3種類 | 〇 | 〇 | 〇 | チーム | 10万社以上 |
| Wrike |  | 要問合せ | 0円～ | 5種類 | 〇 | 〇 | 〇 | チーム | 2万社以上 |
| Todoist |  | 要問合せ | 0円～ | 3種類 | 〇 | ー | 〇 | 個人 | 10万社以上 |
| Microsoft To Do |  | 0円 | 0円～ | 1種類 | 〇 | ー | ー | 個人 | 非公開 |
| Group Task |  | 要問合せ | 0円～ | 3種類 | 〇 | ー | ー | チーム | 非公開 |
| Jooto |  | 要問合せ | 0円～ | 3種類 | 〇 | 〇 | 〇 | チーム | 1.7千社以上 |
| Trello |  | 要問合せ | 0円～ | 4種類 | 〇 | 〇 | 〇 | チーム | 非公開 |
※ミツモア調べ（2022年5月時点）
また以下のボタンを押して簡単な質問に答えるだけで、あなたにピッタリのタスク管理ツールを無料で診断できます。タスク管理ツールの料金や機能を比較して、自社の課題解決に役立てましょう。
タスク管理ツールの選び方
タスク管理ツールを使う人数規模
タスク管理ツールを個人で使うのか、チームで使うのかによって最適なツールは変わります。
例えば、情報共有をする必要がなく個人でタスク管理を行う場合、やるべきタスクをリストアップできるシンプルな機能があれば問題ないでしょう。オフライン使用ができるものであればなお使いやすいです。オフライン使用ができるのは、TODOリスト型でシンプルな使い勝手の「Microsoft to do」、カスタマイズ性の高い「Todoist」があります。
反対にチームで使う場合、特にプロジェクトの規模が大きい場合は、部署を超えてタスク管理や情報共有がしやすく、全員が操作しやすいものである必要があります。プロジェクト管理もできるガントチャート機能がついているツールがおすすめです。ガントチャート機能がついているツールは「Trello」「Backlog」などがあります。
操作性が社員のリテラシーに合うか
直感的に使えるデザインのツールもあれば、多機能で多少複雑になっているデザインのツールもあります。どちらを選ぶのかは、実際にタスク管理ツールを使う社員の方のITリテラシーによって判断するのがおすすめです。
例えば、社員がITツールに慣れ親しんでいて1つのツールで一元管理したい場合は、多機能で多少操作が複雑なツールでも大丈夫でしょう。ITリテラシーが高い方向けのツールには、オープンソースで業務スタイルに沿うように改良しやすい「My Redmine」があります。
大人数が関わっているプロジェクト等で使う場合は、誰もが操作の仕方が簡単に理解できるものがぴったりです。例えば、操作がシンプルなツールには見た目・操作性ともにわかりやすく、サポートも手厚い「Notion」、直感的に操作しやすい「torio」があります。
無料版やデモ版がある場合は、実際に操作をしてから決めるとよいでしょう。その際は選定担当者だけではなく、現場社員の方にも実際に操作してもらうことが大切です。
必要な機能がそろっているか
チーム間で情報共有をしやすくする機能やマルチデバイス機能など、ツールごとに強みとしている機能にはばらつきがあります。そのためツールを選ぶ際には、導入目的を明確にしてから探すのがおすすめです。
例えば「外回りが多い社員とリアルタイムでタスク管理をしたい」という場合、PCのほかにスマートフォンでも操作できるように、マルチデバイス機能がある「Stock」「Jooto」などを選ぶのがおすすめです。
また「在宅勤務や客先常駐勤務をしている社員と情報共有を簡単にしたい」という場合、タスクに関しての言伝などが簡単に残せるチャット機能やメモ機能、フォルダを探す手間を省けるファイル共有機能があるとストレスなく情報共有できます。
このように導入目的によって必要な機能は変わってくるので、実際に使うメンバーにヒアリングをすると最適なタスク管理ツールを選べますよ。
コスト
タスク管理ツールの料金は、人数と機能数に応じて設定されています。無料のものと有料のものがあり、ツールを使う人数が少ない場合や求める機能が少ない場合は、無料で使えるものが多く存在しています。
人数規模・求める機能数が多く有料のツールを使う場合は、月額料金に注意が必要です。主に「アカウント数に応じた月額制」と「アカウント無制限の月額固定制」の2つがあるので、人数規模によってどちらの料金体系の方がお得になるのか変わってきます。20人を超えるとアカウント無制限の月額固定制の方が安く利用できる場合がほとんどです。
またタスク管理ツールをコスト面で比較する際には、以下の2点を確認しましょう。
- 無料で使える機能の範囲
料金プランはタスク管理ツールごとに様々設定されています。なかには無料のものもありますが、期間や人数、機能数などの制限が設けられている場合もあるため注意が必要です。必要な機能や使う人数を確かめてからコストを比較すると、初期費用を抑えてツールを導入できますよ。
関連記事：無料のタスク管理ツールおすすめ10選｜選定ポイントや導入メリットまで徹底解説【2022年版】
- サポート体制の充実度
チーム体制の変更などでタスク管理ツールに求めることも変わってくるでしょう。そんな時に、いつでも相談できるサポート体制があると安心です。問い合わせのしやすさや返答内容など、口コミも見てサポートの充実度も考慮するとよいでしょう。
外部連携が可能か
Googleカレンダーのようなスケジュール管理ツールやSlackのようなチャットツールなど、既存で使っているツールと連携できるものを選ぶのがおすすめです。外部連携ができると、データ移行などの手間を減らすことができ、情報を1つツールに集約できるので業務効率化が図れますよ。
また使っているうちに「この機能が欲しい」「この機能が弱いからほかのツールで補完したい」ということになった場合でも、外部連携可能なツールであれば対応できます。
「情報を1つのツールに集約したい」「自社の業務に合うようにカスタマイズしたい」という方は外部連携ができるものを選びましょう。
外部連携がしやすいタスク管理ツールとしては、500の外部ツールを埋め込むことができる「Notion」、400以上と連携できる「Wrike」、200以上と連携できる「Asana」があります。
タスク管理ツールおすすめ18選
無料トライアルあり
特徴1 メモ帳のような見た目でタスク管理できるWordなど主流なドキュメント作成ツールより簡潔であり、メモ帳のような見た目をしたタスク管理ツールです。文字入力およびドラッグ＆ドロップだけで全てのドキュメントが作成できるため誰でも使えるでしょう。膨大な処理を必要としないため、スマートフォンやタブレットからでも容易に作業できます。特徴2 タスクをすべてのドキュメントと紐づけられるタスクを作って業務の優先順位を可視化できるだけでなく、ドキュメントを追加することが可能です。そのため、作業に必要な資料を1から探したり前回の内容を参照するために昔のチャットログを遡る必要がありません。タスクに必要なドキュメントのリンクをつけておくことで、情報をすぐに確認でき作業効率を向上させられます。特徴3 セキュリティレベルが高いISO27001(ISMS)の認証を取得しているツールであり、セキュリティレベルが高いです。官公庁・グローバル団体・大企業でも導入されている実績があるため、安心して使えるでしょう。外部からの不正アクセス・クラッキング・マルウェアを侵入を避けたいときに有効であり、ヒューマンエラーによる内部からの情報流出も防ぎます。
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無料トライアルあり
特徴1 カスタマイズ性が高いワークフロー・ガントチャート・プロジェクト管理画面など、ありとあらゆる表示をカスタマイズできます。拡張機能も3,000種類と多く、ニーズにあったデザインにしたいときに便利でしょう。そのため、複数の部署・プロジェクトに導入できるツールを探しいている企業と相性がよく、業務内容に応じて柔軟に表示を変更しながら使えます。特徴2 アジャイル開発など短期でのPDCAに最適Jira Softwareにはバックログ機能搭載されており、ストーリー作成・優先順位ごとのタスク分け・バーンダウンチャートによる進捗管理などが可能です。そのため同時進行する複数のプロジェクトであっても管理しやすく、短期間に多くのPDCAサイクルを回すアジャイル開発と相性が良いことで知られています。特徴3 チームソリューションとして役立つJira Softwareには個別もしくはチーム全体向けに発信でいるチャット機能が搭載されています。そのためJira Softwareとメールを行ったり来たりする必要がなく、ひとつのツールで全てのチームソリューションを解決できるでしょう。細かなコメント・相談・共有事項を直接コンテンツ内に書き込むことも可能であり、スピーディーな意思決定を支えることも魅力です。
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特徴1 ノウハウ・ナレッジの共有に役立つNotionはドキュメンテーションに長けたツールであり、ノウハウ・ナレッジの共有に役立ちます。Webサイト並みの大量のテキスト情報を共有したいときや、マニュアルブックの作成を簡略化したいときに導入するとよいでしょう。アイコン・タグ・スタイル用ツールメニューなど機能も多彩であり、見やすく伝わりやすいドキュメントを作成できます。特徴2 オールインワンワークスペースとして使えるNotionの使い道は幅広く、ドキュメント共有・データベース参照・社内wiki・タスク管理・プロジェクト進捗管理などさまざまなシーンで使えます。リスト・カレンダー・画像ギャラリーなど個人でもチームでも使える機能もあり、Notionひとつで作業を完結できることが魅力です。特徴3 海外製品でありながらサポートが手厚いNotionは海外製品ですが、日本語でのサポートが手厚いことでも有名です。例えば日本語でのチャットFAQ・企業利用に適したテンプレートを配布など、基本的なサポートは全て網羅されています。またNotion公認のコンサルタントが、チームの課題に合わせてトレーニングしてくれる個別サポート機能があり安心です。使い方に迷っても立ち止まらずに済むでしょう。
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特徴1 プロジェクト管理に必要な機能が1つに集約プロジェクト管理に必要な進捗管理機能や、タスク機能がオールインワンで使えるツールです。チームとして行う業務のタスクや進捗が簡単に共有でき、よりスムーズな共同作業が実現します。バグ管理やバージョン管理システムも備わっているので、特にソフトウェア開発やWEB制作の現場で役に立つでしょう。特徴2 「ボード」と「チャート」で進捗状況がひと目で分かる課題の書かれた「カード」を処理状況のスペースにドラッグ＆ドロップするだけで整理できる「カンバンボード」を使えば、次に取り掛かるべき課題を直感的に把握できます。またガントチャートが作成できるので進捗状況も一目瞭然。ぱっと見てすぐに理解できるので、業務の手を止めずに確認が可能です。特徴3 全てのプランを無料で30日間試せる料金プランは個人のタスク管理用スタータープランから小規模チーム向けのスタンダードプラン、小～中規模向けのプレミアムプラン、中～大規模でかつより高度なセキュリティやサポートが受けられるプラチナプランの種類から選べます。どのプランも30日間無料で試せるので、自社に合ったシステムかどうかをじっくり検討できるのが魅力です。
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特徴1 いつでもどこでもその場で簡単に記録して保存時間に余裕がなくても音声認識を用いてすぐに記録できることに加え、自動変換機能で文字を打つ手間が省略できます。手書き文字の抽出にも対応しており、簡単にテキスト化が可能です。位置情報や時間にもとづき通知を設定することで、買い物などにおける忘失を防ぎます。特徴2 リストや図形描画、写真を入れ多様な使い方ができるリスト機能を活用し進捗管理をおこなうことで、画一してまとめることが可能です。メモにはリスト同様に、3種のペンツールを使える描画や写真を追加することもでき、文字上のアイデアとの組み合わせにも対応します。特徴3 共同編集者を設定しリアルタイム編集が可能必要に応じて共有設定することで、他の人と共同で作業できます。編集状況はリアルタイムで反映されるため、共有中のメモやリストの進捗を確認できる点が、複数人での作業の進めやすさにつながります。
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特徴1 すでに使用しているツールをワークフローに組み込めるTrelloはチームの生産性を向上できるタスク管理ツールです。Trelloボードにリストとカードを追加しタスクや期限、チェックリストなどの管理を行います。すでに使用しているGoogle DriveやSlackのような業務ツールを統合してワークフローに組み込めるので、進捗をシンプルに管理できます。特徴2 コード不要で単純作業の自動化が可能搭載されている自動化機能「Butler」を使えば、複雑なコードを追加しなくても色々なタスクを自動化できます。例えば終了したリストの移動や締切の通知、チームメイトへの作業の割り当てなどを任せれば、単純作業の手間を削減可能です。時間に余裕ができ、より重要な業務に注力できるでしょう。特徴3 少人数向けの無料プランから大規模企業向けまで選べる料金プラン無料プランから導入できるのも魅力です。無料プランでも基本的な機能は揃っているので、まずは小規模で始めたい企業にピッタリでしょう。より多くの作業を管理する必要が出てきたり、規模を拡大する際にはボード数の制限やオプション機能ごとに段階的にプランが用意されています。分かりやすい料金体系のため、コスト管理が容易になるでしょう。
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特徴1 400以上の既存ツールと連携が可能Wrikeは世界中で2万社以上(※1)の企業に使われているワークマネジメントツールです。部門やプロジェクトごとにワークフローを作成し、タスク管理や連絡業務をスムーズに行える機能が揃っています。既存のアプリやツールとも連携が可能でこれまで使用していたMicrosoftやAdobeソフトをそのまま使用できるため、現場の混乱もなくスムーズに導入できるのが魅力です。特徴2 進捗が見える化できるので進捗管理の負担が軽減されるチームで共有するダッシュボードやカレンダー、ガントチャートを使って進捗を見える化できます。複数人で進めるプロジェクトではリーダーに進捗管理の負担がかかり、コア業務に支障が出がちです。進捗がひと目で分かれば調整作業も容易になり、リーダーの負担を大きく減らせるでしょう。特徴3 タイマー機能で作業にかかった時間を自動で集計プロジェクトやメンバー別に作業時間を計測できます。プロジェクト内のどの業務に時間がかかっているのかが瞬時に分かれば、そこへヘルプを出すなど柔軟な対応が可能です。次に同様のプロジェクトを始める際にも作業にかかる時間を事前に見積もれるので、業務計画が立てやすいでしょう。※1 Wrike(社)調べ (2023年4月現在)
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特徴1 ユーザー制限なしでコストを抑えられるMy Redmineは課題やタスクをクラウド上で管理し、チームの業務進行、進捗把握を可能にするプロジェクト管理ツールです。ユーザー数ごとに変動する料金プランではなく、ストレージ容量で変わる料金プランで提供しています。ストレージが200GBまでであれば月額8,800円のため、例えば1,000名で使えば1名あたり10円以下で利用できるでしょう。利用人数が多い会社で導入すればコストパフォーマンスもよくなるため、全社的に導入できるツールを探している方におすすめです。特徴2 半年ごとにバージョンアップされるMy Redmineでは、半年ごとのバージョンアップを徹底しています。オープンソースのRedmine互換ソフトウェア「RedMica」と連携しており、常に最新状態でのキープおよび新機能の搭載が可能です。古い機能のまま使用したりユーザーによってバージョンが違って互換性が失われたりする事態を防ぎたいときに、大きな助けとなるでしょう。特徴3 IPアドレスによるアクセス制限ができるIPアドレスフィルターが搭載されており、IPアドレスごとにアクセス制限をかけられます。外部からのアクセスをシャットダウンしたいときや、反対に高いセキュリティレベルのあるツールを自宅や取引先事務所でも使いたいときに便利です。ISO27001も取得しており、セキュリティレベルを担保したいときにおすすめです。
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特徴1 タスク管理に特化したツール多機能なタスク管理ツールが増えているなか、Jootoはタスク管理機能のみに特化していることが特徴です。プロジェクトタスク・フォロータスク・マイタスクなどステータスを細分化できたり、カレンダー上で可視化したりする機能を備えており、タスク管理のかゆいところに手が届くツールであると言えるでしょう。特徴2 チャットツール等との連携が可能Googleカレンダー・Chatwork・Slack・CSVエクスポートの4つと連携しているため、更新をチャットで知らせたりスマートフォンなどモバイルデバイスから詳細を確認したりできます。タスクの抜け漏れを防ぎ、スムーズな業務進行が叶うでしょう。特徴3 コメント機能を活用して認識の齟齬を防げるJooto内に搭載されているコメント機能を使って、チームメンバーと短文でのやり取りをすることが可能です。認識の齟齬を防いだりミスコミュニケーションによるトラブルを防いだりするのに役立ちます。スタンプひとつでリアクションできるなど、手軽なコミュニケーションを活性化できることもポイントです。
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特徴1 直観的な操作ができるITツールに詳しくない人でもなんとなく操作できてしまうような、直観的なデザインが特徴のタスク管理ツールです。どのテンプレートでも基本的にはクリックのみで情報を参照・追加できるので、はじめてタスク管理ツールを導入する企業でも、戸惑わず軌道に乗せられるでしょう。レイアウトを変更してプロジェクトごとに設定することも可能です。特徴2 中小企業での利用に便利Asana(アサナ)は15人までであれば無料版であっても同時に使用できます。そのため、ツールを使用する人が15人以下の中小企業や、ごく限られた部署・プロジェクト内だけで使用したいケースで便利でしょう。1人あたり1,000円でアカウントを追加できるため、万が一社員数の変動があっても安心です。特徴3 マルチデバイスに対応しているパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットでも活用できます。使用できる機能に制限がなく、モバイルフレンドリーなデザインをしているためパソコンかスマートフォンかで見え方が大幅に変わることもありません。出先でツールを使い人やテレワーク社員が多い企業には、特におすすめです。
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特徴1 全プロジェクト対応のガントチャートがある全てのプロジェクト・全てのタスク進捗状況を可視化できるガントチャートがあり、タイムライン上に集約できます。ガントチャート機能があってもプロジェクトごとにしか管理できないことの多いツールが多いなか、貴重な機能となるでしょう。特に管理職やリーダーなど全体を俯瞰して見たい人にとって便利です。特徴2 タイム計測による時間・工数の把握ができるひとつのタスクを消化するために何時間かかったか、タイムを継続できる機能があります。そのため時間や工数を正確に把握しやすく、今後同じ作業が発生したときのスケジューリングに役立つでしょう。特徴3 アナリティクスでタスク進捗を自動分析アナリティクス機能を使うと、タスクの進捗状況を可視化するだけに留まらない詳細な分析ができるようになります。例えば1か月の間でだれがどれくらいのタスクを処理したのか、何曜日の何時頃のパフォーマンスがよいのか、特に時間のかかったタスクがないかなどを明らかにできます。業務パフォーマンスの分析をしたいときに役立つ機能です。
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特徴1 メモスタイルでタスク管理できるツールEvernoteは、その名の通りノート感覚で使えるツールです。メモスタイルで気軽にタスクの追加・削除ができるため、作業をステップごとに細分化しながら進捗を把握したいときに便利でしょう。スマホアプリもリリースされており、出先でちょっとメモしたい、というシーンでも活躍します。特徴2 Web上のコンテンツのリンクを貼れるタスク・スケジュール・メモなど全ての機能において、Web上のコンテンツのリンクを貼ることができます。気になったニュースサイト・プレスリリース・ホワイトペーパーなどのリンクをどんどん貼り、自分だけの情報ページを作ることが可能です。散らばった情報を集約し、後から見返したりアイディアを溜めたりするのに役立つでしょう。特徴3 検索機能に優れている特定のキーワード・作成日時・担当者などさまざまなステータスで検索することができ、情報参照の利便性が高いです。去年の同月に発生していたタスクを参考にしたり、前任者のタスクをなぞらえたりするときに活用できます。後から情報を見つけやすいよう、タグをつけることも可能です。
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特徴1 複雑な機能がなく扱いやすいTodoistはプロジェクト管理ツールとして最低限の機能は網羅されているものの、複雑な機能を徹底的にそぎ落とした分かりやすいインターフェースになっており、誰でも手軽に扱えることが魅力です。シンプルなツールを探している方に向いています。体験版で使い勝手をチェックするのがおすすめです。特徴2 時間管理アプリと連携しているGoogle chromeのプラグインをインストールして時間間ンりアプリと連動させれば、Todoistの画面上に時間計測タイマーを表示させられます。ワンクリックでスタート＆ストップすることで作業時間を正確に計測できるため、工数管理に役立てやすくなるでしょう。タイマーを押してからは自然と仕事に集中しやすくなり、パフォーマンス向上の効果も期待できます。特徴3 タスクの割り当てがしやすいタスクを登録してから担当者を指定することも、あらかじめ決められた担当者ごとにタスクを1から登録することも可能です。また途中で担当者が変更になった場合の修正・タスクの細分化がしやすく、最新状態をキープしやすくなるでしょう。
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特徴1 無料で使えるタスク管理ツールMicrosoftのアカウントさえ保有していれば、個人でも企業でも無料で利用できます。なるべくランニングコストをかけずにプロジェクト管理をしたいシーンや、小規模な単位かつシンプルに使えるツールを探しているときにおすすめです。特徴2 クラウドツールなので外部からもアクセスしやすいシンプルなUIでTo Do リストを作成できます。PC、スマホどちらからでもログインできるので、場所を問わずタスク管理が可能です。オンラインのため、同僚にTo Do リストを共有し、業務を一緒に進めるといった使い方もできます。特徴3 タスクオプションが豊富タスクの内容・締め切りを設定するだけでなく、「ステップ」と呼ばれるサブタスク・リマインダー・繰り返し登録・タグ付け・メモ・画像添付など多彩なオプションが搭載されています。タスクに関する情報をひとつの画面に集約したいときには特に便利でしょう。同じくMicrosoftアカウントを持つ人同士でタスクを共有できるオプションも存在します。
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特徴1 最低限の機能だけに絞り込まれていえるチャット・カレンダー・ガントチャートなどの機能が搭載されておらず、プロジェクト管理およびタスク管理のみに特化しています。そのため余計な設定に手間を取られることがありません。隙間時間を効果的に活用しながらタスクを管理できるようになるでしょう。シンプルなデザインであり、使いやすいことも魅力です。特徴2 進捗報告をボタンひとつでできるタスクが完了したときは、進捗報告ボタンを押すだけで上司・チームへ報告できます。毎回チャットやメールで報告の連絡をせずに済むため、時間を有効活用できるでしょう。上司側から進捗報告の催促を出すときも、ボタンひとつで完了します。特徴3 多彩な3つのプランがあるGroup Taskには、フリープラン・スタンダードプラン・プレミアムプランの3種類が存在します。それぞれ搭載されている機能や利用制限の上限が異なるため、理想に合うプランを設定していきましょう。
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特徴1 カンバン方式によるタスク管理ができる昔からタスク管理の現場で使われている「カンバン方式」を採用しており、直観的にタスクを動かすことが可能です。ふせんを移動させるような感覚で期日を変更したり、完了し次第すぐにタスクを捨てたりできるため、シンプルで分かりやすいタスク管理ができるでしょう。特徴2 業務負荷が分かりやすいカンバン方式では業務負荷のバランスを可視化できます。カンバン(タスク)が多いひとは業務負荷が重い、カンバン(タスク)が少ないひとは手が空いている可能性が高いなど、総合的な判断ができるでしょう。特徴3 ダッシュボードにリマインダーがあるツールを開いて最初に表示されるダッシュボードには、リマインダーが搭載されています。期限ごとに色分けしながら優先順位を考えてリマインドしてくれるため、何から着手すればいいか一目瞭然になるでしょう。最近更新されたタスクや、ピン留めされたタスクなどを表示したい場合は切り替えることもできます。
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特徴1 ワンクリックでフィードバックを依頼できる完了したタスクに対し、ワンクリックでフィードバックを求める機能が搭載されています。同じチームメンバーに出来をチェックしてもらったり、フィードバック依頼を作業完了報告扱いとして上司と連携したり、多彩な使い方ができるでしょう。マメな社内コミュニケーションを叶えたいときに、貢献するツールです。特徴2 チーム内での伝達ミスを減らす機能チャットやコメント機能には、クリックによる既読・スタンプによる返信など気軽なコミュニケーションを助ける機能が搭載されています。そのためチーム内での伝達ミスを減らしやすく、認識の齟齬・抜け・漏れによるトラブルを防げます。メールで送った内容を電話で確認するなど煩わしい確認作業から解放されるため、作業に集中しやすくなるでしょう。特徴3 進捗管理機能が充実しているタスクの時間計測ができる機能や、作業工程の達成度を表示する機能が便利です。完了・未完了以外のステータスについて詳しくチェックしつつタスク管理をしたいときや、作業の遅れを未然に予防したいときに役立ちます。また、期限切れや期限の近いタスクは積極的にアラートしてくれるため、見落としも起きません。
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特徴1 業務状況を可視化するチェックリストCheck Do!は業務の手順や詳細をチェックリスト化できる、チーム内タスク管理・コラボレーションツールです。チェックリスト機能では進捗を時系列ごとに表示でき、チームメンバーと共有できます。業務を可視化できるため、手順の改善やミスの防止に役立つでしょう。チェックリストで業務状況を可視化、共有担当者、確認者による検索も行えるPC・スマートフォンどちらにも対応しているため、外出の多いメンバーも使いやすいです。特徴2 チェックフォームを自由に作成・管理できるチェックフォームは管理権限がある人であれば、自由に作成できます。用途にあわせてフォームを作成すれば、業務効率化が加速するでしょう。チェックリストにはチェックのミスを防ぐために、以下の機能も備わっています。ダブルチェック/トリプルチェック機能チェックによる配点/基準点による評価機能定期チェック機能特徴3 便利な集計エクスポート機能チェックリストで処理したデータは、、分野、種類、集計方法、期間ごとに出力できます。集計結果を加工したり、印刷して取り扱いたい方にぴったりの機能です。
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個人が無料で使えるタスク管理ツール
個人が無料で使えるタスク管理ツールの比較ポイントと選び方
個人向けのタスク管理ツールを選ぶ際は「豊富な機能を搭載しているか」というよりも「説明書を見なくても直感的に操作できるか」という操作のしやすさを見るのがおすすめです。
個人で利用する場合、多くの場合が情報共有をする必要がないため、タスク作成機能や日時指定機能などの基本的な機能があれば、機能数が豊富でなくても問題ないでしょう。
ただし、フリーランス等で「相手先の企業と情報を共有しやすい方がいい」などの事情がある場合、個人向けのタスク管理ツールではなく、チーム向けに開発されたものや外部連携ができてカスタマイズしやすいものの方が最適だといえます。
- Todoist
こんな方におすすめ
・すでに使っているツールが複数ある方
・見やすさを重視している方
・通信環境が不安定な場所で働くことが多い方
Todoistは、高いカスタマイズ性が特徴のツールです。カレンダーやメール、会議ツールなど、豊富な外部ツールと連携できます。既存のツールと連携することで、使いやすいようにカスタマイズできるので「すでに日常的に使用しているツールがある」という方におすすめです。
またタスクの進捗度合いを週次・月次単位でグラフ化できる機能があるため、タスクの進捗度合いや作業効率を可視化することができます。「使いやすさと同時に見やすさも重視している」という方にもぴったりです。
またオフラインで使用できるのもうれしい点です。「通信環境が不安定な場所で働くことが多い」という方に最適でしょう。
- Microsoft To Do
こんな方におすすめ
・Outlookメールをお使いの方
・リスト型の直感的に操作ができるツールをお探しの方
・複数のデバイスでタスク管理ツールを使いたい方
Microsoft To Doは、Microsoftアカウントを持っていれば誰でも無料で使えるタスク管理ツールです。Outlookとの連携ができるので、送られてきたメールとタスクを紐づけることで、メールを探す手間を省くことができます。普段Outlookで業務連絡をしている方にぴったりです。
また操作が簡単にできるのもうれしい点です。リスト型でタスクが管理できるようになっており、期限設定や通知設定なども簡単にできるようになっています。「直感的に操作できるツールを使いたい」と考えている方におすすめです。
加えてクラウド型なので、デスクトップやスマートフォンなど複数のデバイスで同期できる点も魅力の1つ。通勤や休憩で外出している際など、ふとした時に思いついたタスクを書き留めたりタスクを確認したりすることが可能ですよ。
- Google Keep
こんな方におすすめ
・外出して業務をすることが多い方
・豊富な機能をお求めの方
・Googleアカウントをお持ちの方
Google Keepは、Googleアカウントを持つ方なら誰でも無料で使えるメモ型のタスク管理ツールです。思いついたタスクをその場でメモできるのが特徴で、タスクに関連する概要とともに留めておくことができます。外出して業務をすることが多い方におすすめです。
また豊富な機能が備わっているのもうれしい点。スマホで撮った画像データ・音声データを文字に変換してくれる機能や時間・場所でリマインダーできる機能など、便利な機能が多数搭載されています。「使い方の自由度が高いツールを探している」という方にもぴったりです。
加えてGoogleアカウントでかんたんに複数のデバイスに同期できます。Googleを普段から使用していて、複数のデバイスに同期して使いたいと考えている方にもうってつけですよ。
タスク管理ツールを導入するメリット
タスクの抜け漏れがなくなる
どんな職種でもひとつの業務だけに集中できることは珍しく、マルチタスクで同時進行しなければいけないシーンは多いものです。
エクセルやチャットツールだけでの管理だと「期限設定ができない」「リアルタイムに進捗確認ができない」といったデメリットがあります。
タスク管理ツールでタスクの期限設定をしておけば、通知で抜け漏れをすることを防げますし、万が一抜け漏れしていたとしても、進捗状況がリアルタイムに反映されるため、リマインドもしやすいでしょう。
急な仕事が入っても対応しやすくなる
トラブルの発生などで急に仕事が降りてくることもあります。急な仕事に追われて、元々あるタスクをこなすのが難しくなってしまったことはありませんか？
タスク管理ツールを用いれば、視覚的に優先度を確認しながら急に舞い込んだ仕事の処理をすることができるので、元あったタスクとの調整もしやすくなります。
情報共有がしやすくフォローアップができるようになる
ひとつのタスク管理ツールをチームメンバー全員で使うことで、情報共有しやすくなる効果もあります。誰がどの業務をしているか明確になるため、業務の重複を避けることができ、フォローアップもしやすいでしょう。
客先常駐・テレワーク・モバイルワーク・サテライトオフィスなど多彩な働き方をする社員が多い企業とも相性がよく、離れた場所にいても業務状況をチェックできるため便利です。
なかにはファイル添付・チャット・メモなどの機能が搭載されているタスク管理ツールもあります。個人用タスクとチーム用タスクを切り替えながら管理していけば、より業務を効率化させやすくなります。
より生産的なタスクに時間を割くことができるようになる
タスクを可視化することで、いつどんな業務をすべきか優先順位をつけながら整理できるので、業務計画を立てやすくなります。
繁忙期から逆算して今やるべきことに着手しておいたり、時間を捻出して会議や新しいアイディア出しに時間を割いたりと、より生産的な仕事をしやすくなるでしょう。
「利益に直結する仕事にもっと時間を割きたい」「計画的にタスクを消化して効率的に仕事をしたい」という方にはうってつけのツールです。
タスク管理ツールの基本機能
タスクの進捗具合を視覚的に把握できる機能
- タスクリスト作成機能
タスクリストを作成し、ToDoを可視化する機能です。メモ帳に羅列するような管理もできれば、カレンダーに落し込んで日付ごとに管理する方法もあり、自分にとって一番使いやすいデザインにできます。
ステータス変更で「14時以降に着手すること」など時間単位での管理もできるため、優先順位をつけながらタスクを管理できますよ。
ほかにも複数部署に所属している人が部署ごとのタスクリストを細分化してチェックすることもできるなど、タスク管理ツールならではの使い方も可能です。
- ガントチャート機能
大規模プロジェクトにタスク管理ツールを導入し、ガントチャートとして活用する手法もあります。
ガントチャートとは横軸に時間を、縦軸にメンバーや作業内容を配置した管理表であり、工程・タスクごとの進捗状況を帯状に可視化するための機能です。あらかじめスケジューリングした予定を入れておけば現状と照らし合わせやすく、遅れやズレに気づいて軌道修正しやすくなるでしょう。
「誰がメイン担当者か」を付与する機能も搭載されているため、チームメンバー間の情報共有にも便利です。特定のメンバーに業務が集中しないよう配慮したいときにも役立つでしょう。
またタスクだけでなくプロジェクト全体を管理したい場合はプロジェクト管理ツールもおすすめです。
- カンバン機能
「誰が」「いつ」「どのタスクを」の3点を書いたカンバンと呼ばれるカードを縦軸の列に並べて、タスクを視覚的に把握しやすくする機能です。
特徴は、縦軸の列を業務スタイルに合うようにアレンジができる点。例えば「未着手」「進行中」「完了」のステータスを作りカンバンを移動させると、タスクの進捗状況を一瞬で把握することができます。
チームメンバーが抱えているタスク数や全体のうちいくつのタスクを完了しているのかといった情報共有がしやすく、業務の重複や偏りに悩んでいる方にうってつけの機能です。
タスクの抜け漏れを防止できる機能
- 開始・終了日時指定
タスクごとに開始・終了日時を付与し、スケジューリングする機能です。来週以降着手できるようになる業務なのか、今すぐ急ぎで始めなければいけない業務なのかの区別がつけやすくなるため、整理・整頓に役立ちます。
例えば「3日後に関連部署から情報が戻ってきているかチェックする」などメモとしての意味合いが高いタスクに日時指定を施すことで、今すべきでない業務が混在しても問題なく運用できることも利点だと言えるでしょう。
業務ごとの納期を設定することもでき、期限管理を徹底したいシーンで有効です。
- 通知・アラート機能
設定した期限に合わせて、通知・アラートを出す機能です。ポップアップで表示するよう設定しておけば、パソコンを起動した瞬間に急ぎのタスクが表示されるため、抜け・漏れを防げます。
チームリーダーが全体の進行状況を可視化するためにも便利なほか、打ち合わせや来客対応など時間ごとに必須なタスクを登録して準備することにも使えるでしょう。
スマートフォンやタブレットとも同期しておけば、出先でアラートを受け取ることができて便利です。
情報共有しやすくする機能
- ファイル共有機能
Word・Excel・PowerPointなど業務に必要なファイルを共有する機能です。特定のタスクに必要な資料を添付しておけば、情報の確認漏れを防ぎやすくなるでしょう。
複数の資料があっても共有フォルダ内を行ったり来たりする必要がなく、スムーズに業務を始められることもメリットです。なかには前回実施された会議の議事録を添付したり、別部署でおこなわれたオンラインミーティングの録画データを添付したりしながら使うケースもあります。
ノウハウやナレッジの蓄積としても役立ちますので、積極的に活用していきましょう。
- メモ・コメント機能
タスクにメモやコメントを付与し、共有すべき情報・注意点を記載する機能です。一文程度のボリュームで運用されることが多く、わざわざドキュメントファイルに起こす程ではない小さな確認事項の共有に便利です。
後から編集・削除することもできるため、「急ぎで申し訳ないですが宜しくお願いします！」など気遣いを含めたコミュニケーションがしたいときにも使えるでしょう。
タスク管理ツールを使いながら同時並行でメール・電話・チャットツールによるコミュニケーションを取らずに済み、一元管理する効果も現れます。
- チャット機能
チームメンバー間で気軽なコミュニケーションができるよう、チャット機能が搭載されています。「このタスク、今どこまで進んでいるの？」「明日お休みだと言っていたけれど、この仕事の担当変えようか？」など、細かなコミュニケーションをしたいときに活用できるでしょう。
タスク管理ツールとチャットツールを開いて見比べる必要がなく、こちらも複数ツールを一元管理するときに効果的です。
メモ・コメント機能は情報共有に、チャット機能は確認やコミュニケーションに使えば、情報が混在することを防げます。
- マルチデバイス機能
スマホやパソコンなど、複数の端末で同じ情報を閲覧・編集できる機能です。マルチデバイス機能があると、どんな端末にも簡単に情報を同期できるため、出先で使う場合でもストレスフリーで使えます。
「営業等で出先でタスク管理ツールを使うことを想定している」「外出しているチームメンバーとリアルタイムで進捗管理できるようにしたい」という方におすすめです。
タスク管理ツールの運用を成功させるためのコツ
毎日タスク管理をする時間を取る
タスク管理ツールを導入しても、形骸化して誰にも使われないようになっては意味はありません。形骸化を防ぐためにも毎日タスク管理に集中できる時間を確保し、整理・整頓していくのがよいでしょう。
多くの企業で導入されているのは、朝礼・昼礼・終礼など1日の節目となるタイミングにおけるタスク管理です。
全員が一同に集まるシーンがなくとも、「業務を始めるタイミング」「業務時間が半分過ぎたタイミング」など組織ごとに設定して振り返ります。
タスク管理ツールの更新漏れを防ぐほか、都度進捗を確認する意味合いもありますので都度タスクの内容をチェックする習慣をつけることがポイントです。
タスクは細分化して登録する
タスク管理ツールに登録するタスクはなるべく細分化し、ゴールを明確にしていきましょう。やるべきことが一目で分かると着手しやすくなるため、ボトルネックを防ぐ意味でも効果的です。
例えば「次の会議に出す案を考える」など曖昧な表記をせず、「同業他社3社分の最新プレスリリースに目を通して共通項を探る」「マーケティング部の〇〇さんに相談してトレンドに関するヒントをもらう」など具体的な行動に落し込みます。
タスク管理が苦手な人でも円滑な進行をしやすくなりますので、ぜひ取り入れてみましょう。
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