タスク管理自動化ツール9選！特徴や機能で徹底比較

日々の仕事を進めていると日常的に発生する定期タスク。そんなルーティンワークの管理や処理を効率化できれば、仕事の生産性は大幅に向上します。

そこでこの記事では、業務効率化に役立つおすすめのタスク管理自動化ツールを紹介。特徴や機能で徹底比較しました。ぜひ、ツール選びの参考にしてください。

タスク管理自動化ツールおすすめ9選

おすすめのタスク管理自動化ツールを9製品紹介します。

「Trello」ほぼすべてのアクションを自動化可能

• ボード・リスト・カードでタスクを整理・管理できる
• すべてのTrello ボードにコード不要の自動化機能「Butler」搭載
• SlackやGoogleカレンダーなどさまざまなアプリと連携可能

「Trello」はボードとリスト・カードで、タスクを直感的に整理・管理できるツールです。チームと個人のスケジュールを柔軟に管理でき、明確に把握できる点が特徴です。

Trelloに搭載されている「Butler」機能で、設定したルール通りにボード上でのタスク操作を自動化できます。トリガーと実行するアクション、カスタムカードとボードボタンを使用する、メールやSlackと連携するなど、さまざまな機能で使用可能です。

Slack・Google Drive・Googleカレンダーなどと連携できます。

ぴったりのタスク管理自動化ツールを診断する

「Asana」個々のタスクの見える化で全体像を把握

• 世界190カ国、100万以上のチームに利用されている実績
• ルーティンタスクを自動化して業務効率化
• 申請フォームをタスク化して自動管理

「Asana」は世界190カ国で、100万以上のチームに利用されているタスク管理ツールです。

新しいタスクが作成されたときに自動的に担当を割り当てたり、ステータス変更時にチームに知らせたりなど、ルールを使用してルーティンタスクを自動化できます。Premium プランならビルダーを使えば、カスタムルールを簡単に作成可能です。

フォーム機能を使用すれば、社内外の申請をスムーズに受け取れます。他チームやクライアントからの業務依頼を見逃しません。

「Bitrix24」コミュニケーションからタスク管理まで

• 18言語に対応、全国1200万社以上で導入実績あり
• チャットや掲示板、ビデオ通話まで、オンライン会議ツールを一元化
• ルールを設定すれば、新規タスクの作成からステータスの変更まで自動化可能

「Bitrix24」は1200万社以上の導入実績がある、18言語対応のタスク管理ツールです。

チャットやビデオ会議・社内掲示板まで、さまざまなコミュニケーションツールを搭載。オンライン会議も一元化できます。リモート勤務の従業員がいても、柔軟にコミュニケーションが図れるでしょう。

休暇申請や経費報告など、ワークフローの自動化が可能です。また新規タスクの作成やメール送信、タスクステータスの変更なども、プロセスを選択するだけでBitrix24のロボットが自動化してくれます。

ぴったりのタスク管理自動化ツールを診断する

「MeisterTask」ガントスタイルで管理しやすいタイムライン

• 直感的に使える自動化機能で業務効率化
• アカウントの2段階認証・SSL暗号化・ISO27001認定取得など、安心の高セキュリティ
• アプリを使用すれば、どこでもタスク管理可能

「MeisterTask」はワークフローの自動化で、業務効率化・時間節約につながるタスク管理ツールです。特定の人にタスクを割り当てたり、タスクの進行中から完了までの時間を追跡したりと、アクションを定義するだけの簡単な操作で自動化の設定ができます。

2段階認証・シングルサインオン採用で、Meisterアカウントへ安全にアクセス可能です。SSL暗号化されたデータ転送やアプリの権限設定など、高セキュリティで安心して使用できます。

モバイルアプリも用意されており、タスク作成・管理・招待からコメントまで、外出先からもタスク管理が可能です。

「monday.com」タスクのルーティンワークを自動化

• ガント・カンバン・カレンダーなど15種類以上のビューモードで業務を見える化
• 既存外部ツールと連携して、時短＆生産性向上
• ボードで設定すれば、ルーティンワークを自動化可能

「monday.com」はガント・カンバン・カレンダー・地図・チャートなど、15種類の独自ビューモードで業務を見える化するシステムです。

カレンダーやメールなど、200種類以上の外部ツールと連携可能です。既存ツールと連携すれば、時短と生産性の向上につながるでしょう。

スタンダードプラン以上なら、ルーティンワークを自動化できます。ステータスや進捗状況の更新・期日アラート、メール通知など、自分好みにカスタマイズして業務を効率化しましょう。

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「IFTTT」多くのアプリと連携してタスクを自動化

• Microsoft Teams・Salesforceなどさまざまなアプリと連携
• 重要なファイル・写真などのデータをクラウドストレージにバックアップ
• ほしい機能を検索して探せる柔軟性

「IFTTT」はさまざまなアプリやデバイスを、ノーコードで連携して自動化できるタスク管理ツールです。Googleカレンダー・Evernote・LINEなど700以上のサービスと連携可能で、すでに構築されている10万以上の自動化機能から欲しい機能が手に入るでしょう。

例えば名刺の写真を撮って、Googleカレンダーに追加する機能を使えば「いつどこで誰と会ったか」を簡単に把握できます。TwitterもしくはInstagramとFacebookのビジネスページの連携機能を追加すると、投稿の自動化も可能です。

iOSの写真をOneDrive for Businessにアップロードもできます。ファイル・写真・連絡先など重要なデータをクラウドストレージにバックアップできる機能を使えば、データも安心して保存できます。

「Power Automate」ローコードでルーティンワークを効率化

• ドラッグ＆ドロップツール操作のローコードで自動化できる
• 充実した構築済みテンプレートで業務に合った自動化がかなう
• アプリを使えばデスクトップ・Web・モバイル環境で自動化可能

「Power Automate」はドラッグ＆ドロップのみの操作で、迅速・安全に自動化できる開発ツールです。構築済みの自動化機能やテンプレート・AIアシスタントを利用すれば、反復的なタスクを簡単に自動化できます。

「メール受信時に通知を受け取るボタンをタップすれば、勤務時間がスプレッドシートに記録される」など、業務効率化の一助になるでしょう。

Office365のメール添付ファイルをOneDrive for Businessに保存したり、Microsoft FormsからPlannerでタスクを作成してTeamsでメッセージを投稿したりと、小さな手間を省くことで大きな時短につながります。

OneDrive・Salesforce・Slackなど、何百もの既存サービスと連携できます。

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「Zoho Creator」タスクのプロセスを柔軟に自動化

• メール送信から承認待ちまで、プロセスの手動部分を自動化
• 承認プロセスを自動化して承認待ちの時間を短縮
• 直感的なドラッグ＆ドロップ操作のローコード開発でカスタム可能

「Zoho Creator」はタスクのプロセスをローコードで自動化できる開発ツールです。コーディング経験に不安があっても、ドラッグ＆ドロップ操作で業務プロセスを簡単に自動化できます。

例えば請求書や法的文書などの承認プロセスを自動化すれば、時短と期限厳守がかなうでしょう。そのほかにもデータ収集やワークフローの自動化、レポートの分析など、多くのルーティンワークを自動化できます。

Zoho CRMやSalesforceなどの外部ツールとも連携できるので、システムやデータの有効活用も可能です。

「Jira」プロジェクトを可視化・自動化する開発ツール

• ユーザーストーリー・課題・タスク単位でチームをまたいでも簡単管理
• コード不要なドラッグ＆ドロップ操作で、タスクをスマートに自動化
• 3,000を超えるアプリと統合可能、柔軟な拡張性

「Jira」はスクラムボードのアイデアを、ユーザーストーリー・課題・タスク単位に分割して管理できるプロジェクト管理・開発ツールです。業務を細分化することで、チーム間での管理が可視化・一元化できます。

ドラッグ＆ドロップの簡単操作で自動化が可能です。シンプルな画面で数回クリックすれば、条件を設定できます。

SalesforceやGoogle Driveをはじめとする3,000以上の連携・拡張機能がアプリとして用意されているので、ほしい機能が見つかるでしょう。柔軟な拡張性で業務効率化に役立ちます。

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タスク管理自動化ツールの導入メリット

タスク管理自動化ツールを導入すると、業務効率改善による時間の有効活用が可能となります。そのほかにもタスクのヌケモレ防止やミスの低減など、さまざまなメリットが考えられます。

業務効率向上による時間の有効活用

タスク管理自動化ツールを使えば、複数のサービスや機能を連携して自動化できます。確認や通知などの細かい業務を自動化することで、効率化による時間創出が期待できるでしょう。

例えば受け取った名刺を写真に撮ってカレンダーに追加する機能があれば、いつ誰と会ったかがすぐにわかります。

たとえ日頃の所要時間は少なくても、定期的に発生するルーティンワークは中長期的に大きな工数を取っているケースが多いです。毎日の積み重ねが月間や年間単位でみたときに大きな改善インパクトをもたらします。

業務のヌケモレ防止

タスク管理自動化ツールの活用は業務のヌケモレ防止にも効果的です。タスク量が多かったり、粒度が細かったりすればするほど、そのすべてを拾いきるのは簡単なことではありません。

また自身の頭やメモで管理しようとして、タスクを取りこぼしてしまうのもよくあるケースです。

タスクの管理や処理をツールによって自動化できれば、これらの課題も簡単に解決します。タスク管理に気を取られることなく、新たなタスクの創出に向けた思考やアクションを取る余裕が生まれるでしょう。

業務ミスの削減

タスク管理自動化ツールは業務ミスの削減も実現します。たとえば「タスク完了時に、ビジネスチャットで通知する」などの設定を自動化すれば、完了報告が漏れることはありません。

複数人が関わる仕事で起こりがちな共有ミスや、個人仕事の進捗管理など、さまざまな場面で発生しうるミスを削減可能です。

ミスを気にすることなく、よりクリエイティブな業務に集中できるようになるでしょう。

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タスク管理の自動化で生産性アップの実現を

積み重なったルーティンワークは、時間や手間が思いのほかかかってしまいます。タスク管理自動化ツールを導入すると、トリガーとアクションを設定しておくだけで、ルーティンワークをシステムが担ってくれます。

複数のシステムや、アプリ・端末の機能を連動させて自動化しておけば、こまごまとしたルーティンワークから解放されるでしょう。そのぶん時間をクリエイティブな業務に割けば、業務効率化にもつながります。

自社に合ったタスク管理自動化ツールを導入して、生産性・業務の質を向上させましょう。