コロナの影響で増加したフリーアドレス。従来の働き方と比べ、用途に合わせた自由な働き方や、部署に囚われないコミュニケーションができる点が魅力です。
最終更新日: 2024年04月09日
一方で、フリーアドレスは「一度やったが上手くいかなかった」「業務がうまく回らなくなった」などの声もよく聞きます。
この記事ではフリーアドレスのメリット・失敗の原因について詳しく解説。フリーアドレスを成功させるために必要な情報をまとめました。
フリーアドレス導入の効果・メリット
フリーアドレス導入のメリットを整理するにあたって、管理者側と従業員側の2つの目線で整理してみました。
フリーアドレスが失敗するケースには、従業員目線ではうまくいっていても、管理者目線では費用対効果を感じられなかった。管理者目線では効率的に見えたが、従業員からは苦情が出てしまったなど、目線の違いで生まれる失敗が見受けられます。
双方の視点で確実なメリットとなるのか、しっかりと検証しましょう。
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管理者側の効果・メリット
| 効果 | メリット |
| オフィス規模を縮小できる | 生産性向上・コスト削減 |
| オフィス内を綺麗に保てる | 生産性・従業員満足度向上 |
| 備品や座席数を最適化できる | コスト削減 |
| 組織変更や人数変更がしやすい | 新規雇用の増加・離職防止 |
ハイブリッドワークを導入している企業や営業チームが多い企業では、従業員全員分のデスクや座席を用意しても、あまり使われない、日中は空いてしまうなどの現象が起こります。
フリーアドレスを導入すれば、全体の座席数や備品数を減らすことができ、座席率に合わせてコンパクトなオフィスに移転することも可能です。
従業員側の効果・メリット
| 効果 | メリット |
| コミュニケーションが活発化する | モチベーション向上につながる |
| 主体性が養われ、自発的な行動ができる | 成長機会の獲得 |
| 他部署や他チームとのコラボレーションにつながる | 業務スキルのクオリティアップ |
フリーアドレスを導入すると、部署やグループだけでなく、役職を超えてコミュニケーションを取れるようになります。 他チームの人と話したり、他の業務を理解することで新たなアイディアが生まれる可能性もあります。
また、作業内容に合わせて席を選ぶという行動を毎日取る必要があるため、主体性を養うこともできるでしょう。
フリーアドレスが失敗する原因と対処法
人を探すのに時間がかかり、業務効率が低下
フリーアドレスでは日ごとに異なる座席に人がいるため、上司や特定の人を探すのに時間がかかります。
急ぎの用事があることもあり、必要な人物を迅速に見つけられないことは業務効率を低下させます。結局、探す時間が掛かるので、席が固定化してしまうなどの失敗を招きます。
対処法
- 部門毎のエリア分けするグループアドレスや、在席管理システムを導入
- 週1回面談を設けるなど、定期的なコミュニケーションを確保する
書類や備品の移動が多く、紛失物や従業員の不満が増加
個人の固定デスクがなくなるため、書類や備品の紛失リスクが増大します。特に紙文化の強い職場では移動のたびに膨大な資料を持ち歩く必要があり、従業員の負担がかえって増える可能性もあるでしょう。
対処法
- デジタル化を推進して物理的な書類の量を減らす
- 個人ロッカーや共有スペースを設ける
- 整理整頓のルールを明確化
業務の関係で席やメンバーが固定化し、実施の意味がなくなる
実際に運用する中で、特定業務や電話対応が必要なポジションでは、フリーアドレスが名ばかりとなる可能性があります。
座席やメンバーを固定化しないと業務がうまく回らないため、結局コミュニケーションや自発的な行動ができず、従業員にとってストレスとなる可能性があります。
対処法
- 同じメンバー間でも席替えを定期的に行う
- 静音性が高くプライバシーが保たれる別ブースを設置する
- ヘッドセットを利用する
フリーアドレス導入の成功事例
環境省 環境再生・資源循環局での事例
2022年1月、環境省の環境再生・資源循環局での事例。霞が関では紙文化が根強く、膨大な資料の保管などの問題で、フリーアドレス化には反発もありました。導入後、コミュニケーションの活発化やスペースの有効利用が可能になったことで業務効率化につながった事例です。
フリーアドレス導入後
- 荷物はすべて個人ロッカーへ。密集していた配置に余裕が生まれた
- 個人用デスクが2割減。自由に使えるスペースが増え、業務が効率的に
- 他職員と会話の機会が増加。相談しやすい環境へ
株式会社ユーメディアの事例
厚労省発表の働き方改革の取り組み事例。同企業内で「ワークスペースデザイン部会」がオフィスリニューアルを進め、フリーアドレスやスタンディングミーティングスペースを導入しました。業務効率化・生産性向上・コミュニケーション活性化などを達成し、働き方改革の取り組みとしても評価されました。
フリーアドレス導入を成功させるには効率的なシステムが必要
フリーアドレスはただ導入するだけでは失敗しやすく、座席管理システムやオフィス環境の整備などが必要となることがわかりました。
座席管理システムは座席管理特化型の製品の場合、初期費用は無料〜数万円程度、月額料金は利用人数1人(1ID)あたり200〜400円くらいとなっています。
オフィス規模や備品数の最適化で軽減できる負担と比べて、費用対効果は決して低くないでしょう。フリーアドレス導入を成功させるためには自社に合った最適なシステムを導入することを勧めます。
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