座席管理システムの機能を詳しく説明！フリーアドレスでの活用に役立つ特徴も解説

フリーアドレスオフィスには欠かせない座席管理システム。座席管理システムはオフィスの快適な運用に役立つさまざまな機能を備えています。当記事では座席管理システムの機能の特徴やできることをわかりやすくまとめています。

座席管理に特化した基本機能

座席管理システムのほとんどに搭載されている基本的な機能についてまとめました。

座席予約機能

オフィスの各座席をスマホアプリやWebのユーザーポータルからかんたんに予約できる機能です。フリーアドレスオフィスでは座席の確保や利用状況が分からず、出社した際に使いたい座席が埋まっているケースも多いです。

会議室やコミュニケーションスペースも予約可能なため、業務内容やタイミングに合わせて使いたい場所を手軽に利用できます。

レイアウト作成機能

オフィスの座席表レイアウトを作成できる機能です。すでにあるフロア図面やデフォルトで設定してある座席管理表を自由にカスタマイズして、座席表を作り利用できます。

たとえば、座席予約時や利用状況の確認時にレイアウトした座席表を使えば、視覚的に状態を把握し、管理することができます。

チェックイン機能

Web管理画面からの操作やQRコードを利用して、オフィスへの出勤や座席への着席を周囲に表示できる機能です。

スマートフォンやPCはもちろん、社員証やSuica等のICカードを利用して、予約した座席や空いているスペースにチェックインもできます。またゲスト用のQRコードを発行して、社外のユーザーをチェックインさせる機能もあります。

在籍状況の確認・検索機能

座席にチェックインしている従業員の在籍状況を可視化できる機能です。例えば、休憩や外出中など離席状況を把握可能です。ほか、会議室やコミュニケーションスペースにいるかなど、特定のユーザーの居場所やロケーションも簡単に特定できます。

テレワーク中や休暇中など、オフィスにいない従業員の在籍状況が確認できる製品もあるため、ハイブリッドワークが進んだオフィスでも利用しやすいでしょう。

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フリーアドレスオフィスの管理に役立つ機能

オフィスの管理やテレワーク時の連携などに役立つ機能をまとめました。一部、システムによっては搭載されていない機能もあるため、注意してください。

利用状況の集計・分析機能

座席や会議室など、ワークスペースの利用率を集計し分析する機能です。また従業員ごとの分析、座席ごとの分析もできるため、どの座席が人気なのか、どの会議室が利用しやすいのかなども把握可能です。

出社対テレワークの比率を分析できるシステムもあり、従業員の働き方傾向が分かります。
出社比率が多い従業員には、出社人員が多い日にテレワークに切り替えてもらう、従業員の業務負担を分散できるよう施策を考えるなど、適切な管理ができるようになるでしょう。

スケジュール管理ツールとの外部連携機能

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどと連携し、座席管理と共にスケジュールを共有できる機能です。ほか、勤怠管理システムやチャットツールなどと連携することができます。

グループごとのスケジュールや出社状況をもとに座席予約したり、テレワーク時に座席しているメンバーに用事を伝えるなど、スケジュールや在籍状況に合わせた業務管理ができるようになります。

セキュリティ・アクセス制限機能

利用端末数や接続元IPに制限をつける、シングルサインオンに対応するなど、セキュリティ対策を万全にするための機能です。

シングルサインオンでは主要なIDaaSと連携できる製品もあり、利便性とセキュリティ対策を両立できます。さまざまな場所で作業をおこなう場合も、安心して利用できます。

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まとめ

座席管理システムは座席管理に特化したものから、他システムとリンクして利用するものまでさまざまな製品と機能があります。フリーアドレスオフィスの運用をおこなう際、これらの機能を利用すれば、より効率的に管理することができるでしょう。

以下の記事では、おすすめの座席管理システムを各製品の特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。

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