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金額や機能を比較して、ぴったりの製品を選びましょう
コラボレーションツールとは、社内のコンテンツ管理やコミュニケーション、情報共有をスムーズにするためのツールです。スケジュール共有、ファイルの共同編集などさまざまな機能が備わったものをコラボレーションツールといい、グループウェアやビジネスチャットが該当します。
ちょっとした確認作業から大事なミーティングまで、業務上のやり取りを1か所に集約することで、複数のツールを使いこなす必要がありません。組織全体のコミュニケーション活性化とともに、作業効率をアップする目的でコラボレーションツールを導入する企業が増えています。
ただし機能の幅が広く、料金プランも多種多様なため導入時は注意が必要です。コラボレーションツールとしておすすめのツールと、ツールを選ぶ際のポイントや注意点を解説します。
最大のメリットは、業務に必要なやり取りをコラボレーションツール上に集約できるところです。
「チャットはアプリ、オンライン会議はWebシステム、社内文書はサーバーへアクセス...」
このように、個々の作業毎にアプリ起動やログインが必要になるのでは、作業効率が下がってしまいます。
コラボレーションツールなら、同僚とのチャットから大人数で行う会議、スケジュール・タスクの共有まで、1つのWebブラウザ上で完結できます。メールに資料を添付する作業やパスワードを管理する手間が省けるので、業務スピードが加速するでしょう。
コラボレーションツールでは通話やメール以上にコミュニケーションが円滑になります。
メールでやり取りする場合、件名にあいさつ文、メール署名など送信するまでの労力が意外とかかるもの。すぐに連絡を取りたい時やちょっと確認したい時などには不便ですよね。
チャット機能を使って、会話のように気軽に連絡が取り合えます。メンバーやテーマ別にグループを作成すれば、宛先間違いや抜けモレなどのミスを軽減します。また、チャットでは履歴が残るので、忘れてしまった会話内容を確認することも簡単です。
チャットやビデオ通話をしながら、1つの画面で簡単にファイル共有を行えます。
ファイルを共有することでリアルタイムな意見交換が可能になり、その場で修正したり、認識のズレや抜け漏れを防いだりすることができます。メンバーが確認しているなか修正し合意できれば、手戻り時間の節約も可能です。
また各メンバーのスケジュールやタスクの進捗状況がひと目で把握できることで、状況の整理が一段と楽になるでしょう。例えば、タスクの進み具合を一人ひとりにヒアリングをする作業や、ミーティングの日程調整の手間が省けます。
大容量ストレージを利用することで情報収集効率がアップします。
資料ファイルや画像など、日々の業務で使用される膨大な情報を大容量ストレージに格納することで、効率的な情報収集・保管が可能です。
オンプレミス型のシステムではストレージに物理的な限りがあり、拡張は簡単ではありません。コラボレーションツールではオンライン上で簡単にストレージ容量を増やすことができる上、会社の成長に合わせて拡張していけるので無駄なく効率的です。
コラボレーションツールの基本機能8つを参考にしながら、自社のビジネスに必要な機能が何かを洗い出しましょう。
「少人数の会議だけでなく1,000人の大規模なウェビナーまで開きたい場合は、Web会議機能が充実しているツール、「社内にある情報を収集し活用したい場合は、ストレージが大きく強力な検索機能を備えたツール」という様に、課題や目的に対応できる機能に注目すると分かりやすいでしょう。
また、導入済みのシステムとの重複についても考慮が必要です。
月額利用料について慎重に検討することをおすすめします。初期費用は無料の場合が多いため、そこまで心配する必要はないでしょう。
月額費用については無料でも機能制限があるものや、アカウント毎に月額料金が発生するもの、人数固定制で月額料金が決まるものなど、料金プランはさまざまです。
そして、料金プランはストレージ容量にも影響します。例えば月額費用が0円でも、ユーザーあたりのクラウドストレージが5GBだった場合、容量の大きなファイルは扱えません。これではせっかくのツールが活かしきれず、作業効率も上がらないままです。
普段の業務で扱っているファイルサイズや活用シーンに合わせて慎重に選びましょう。
コラボレーションツールと既存システムとの連携ができるかどうかも、重要なポイントです。例えば、現在利用しているカレンダー機能と連携できれば、そのまま情報が移行できて手間がかからず、従業員の負担が軽減されます。
また電子契約システムや勤怠管理システムなどの連携についても注目しておくとよいです。これらシステムとの連携でさらに業務同士をつなげることが可能になり、仕事の生産性が大幅に向上します。
またまた次のボタンから「業種、従業員数、導入目的」といった簡単な質問に答えるだけで、あなたにピッタリのコラボレーションツールを無料で診断することもできます。
導入実績
日立ハイテク、アデコ、UCCコーヒープロフェッショナルなど
グループチャットやタスク管理、ファイル管理といったシンプルながらも便利な機能が揃っています。とくにチャット機能では報連相を気軽に行えるため、共同作業における意思決定がスムーズに進むでしょう。
Chatwork(チャットワーク)の利用者であれば、社内、社外関係なくコミュニケーションを取れます。社外メンバーとのプロジェクトを行う際、コンテンツ管理やビデオ通話などを1つのツールで行えるのが嬉しいポイントです。
セキュリティの安全性が評価され、大企業や官公庁を含めた企業354,000社以上に導入されている製品です(※1)。アップロードしたファイルは全て高度な暗号化が施されるため、安心して保管しておけるでしょう。
導入実績
KDDI、グリー、パソナテックなど
※1 Chatwork株式会社調べ(2022年3月末日時点)
・Chatwork(チャットワーク)の評判・口コミを紹介!ユーザーが実際に感じた機能や料金の特徴
WordやPowerpoint、Excelなど、Microsoft 365の製品と連携できるのが特徴のツールです。通話やオンライン会議をしながら、リアルタイムで資料の共同編集ができます。チームで行うプロジェクトが円滑に進むのが魅力です。
チャットや音声通話、ビデオ通話といったコミュニケーションが、Microsoft Teams(チームズ)内で完結します。マルチデバイス対応で環境に縛られることないため、リモートワークや外出の途中でも素早い情報共有が可能です。
対話型の会議を最大1,000人で開催できます。「リモートワークの社員のエンゲージメントを高めたい」と考えている企業にピッタリの機能です。
導入実績
JR東日本、リコー、佐賀県など
部署ごとにTalknoteの利用状況を分析し、コミュニケーションの活性度をスコア化する「組織活性スコア」が特徴的でしょう。また「人材レポート」で社員一人ひとりの仕事に対する積極性やオーバーワークを検知することで、細かなフォローが可能に。スコアとレポート両方から組織全体のコンディションがひと目で分かり、より活発なコミュニケーションの場を醸成できるでしょう。
日本国内での働き方や法律に合わせて開発された製品です。スマホやPCの操作が苦手な従業員でも使いやすいようにと、シンプルなUIになっています。簡単な操作を覚えればコミュニケーションに参加できるため、幅広い従業員に喜ばれるでしょう。またユーザーの端末とデータベースの情報は暗号化され、端末の紛失や外部からの不正アクセスのリスクが低く、安心して利用できます。
導入実績
りそな銀行、大和ハウスフィナンシャル、箱根水道パートナーズなど
顧客管理や案件管理、日報などを社内で共同管理したいと考えている企業へ、個人のPCに入っているExcelファイルをkintoneに読み込むと、ブラウザ上にて複数人で同時編集できます。メールでのファイル送信や散在するExcel管理の手間がなくなり、スピーディーな情報共有が可能です。
スペースと呼ばれるプロジェクト単位のグループチャットを作成できます。スペース内には招待されたメンバーのみがアクセスでき、安全にファイルを共有できるため重宝するでしょう。
業務進捗がグラフで見える化されます。「各々が担当する工程がどれほど進んでいるのか」や「誰がどのくらいタスクを進めたのか」が一目見てわかるため、納期直前に間に合わないと発覚するなどという心配がありません。
導入実績
日産、資生堂、朝日新聞など
NotePMはWikipediaのように社員がマニュアルや社内報、報告書などをシステム上へ書き込むことで、様々な情報を蓄積・共有できる社内wikiツールです。高い検索機能をもっており、書き込んだ情報はもちろん、WordやExcel、PDFなどNotePMにアップロードしたファイル内も全文検索ができます。従業員同士の情報共有がスムーズになり、業務のスピード感がアップするでしょう。
※1 株式会社プロジェクト・モード調べ(2022年3月現在)
スケジュールや社内情報の共有に加え、チャット、ファイル保管、顧客管理、ワークフローなどの機能が1つになったグループウェアです。社内業務やコミュニケーションに関わる主な機能がまとまっているので、他に色々なツールを導入しなくても業務の生産性を向上させられるでしょう。
Qastは個人の持つノウハウを社内に蓄積するナレッジ経営クラウドです。社内に向けて質問できるQ&A機能と、自発的に情報を発信する社内Wikipedia機能の両方で、情報の蓄積を促進します。Slackなどビジネスチャットでやり取りした内容を、そのままQastに蓄積することも可能です。
またせっかく導入したシステムが使われなくならないよう、定着支援が充実しています。使い方の説明だけでなく、つまづきやすいポイントを事前に解消してくれるのでスムーズに社内へ浸透させられます。
「メモ」と呼ばれるドキュメントを複数人で同時に編集し、共有できる情報共有ツールです。ファイルアップロードやテンプレートを使ってのメモ作成もでき、共有文書の作成のハードルが下がるので活発な情報共有が可能になります。またメモに対してコメントやグッジョブ、メンションを送れるのでコミュニケーションの促進にも役立つでしょう。
flouuは情報共有をスムーズにするオンラインワークスペースです。リアルタイムでドキュメントを同時編集したり、作業中のドキュメント内でチャットしたりできるので、複数名での業務進行が加速するでしょう。
情報は蓄積していくことで社内マニュアルやFAQとして役立ちます。前文検索機能とファイル管理機能が備わっているため、従業員は知りたい情報にすぐに辿りつくことが可能です。ドキュメントごとに閲覧者や閲覧回数を見える化できるので、共有した情報の浸透具合も簡単に把握できます。
小さなアイデアを共有しやすいようにと、迅速なやり取りができるチャット機能が備わっています。目的に合わせた部屋を作成して会話をすると、プロジェクトや部署ごとに情報が整理しやすいでしょう。また個人へのメンション機能が付いていて、情報を確実に伝えられる点も魅力です。
導入実績
福岡市、デジタルキューブ、イーリバースドットコムなど
ツール内のボードやリスト、カードといった機能を使用してプロジェクトを共同進行できるツールです。カレンダーで時間管理をしたり、メンバー間でフィードバックを行ったり、ステータスを管理したりできます。コメントや絵文字のリアクション機能が使えるため、チーム内でのコミュニケーションをとりやすいでしょう。コード不要でカスタム機能を作成できるのもTrelloの大きな特長です。
チームのタスク管理、定例の議事録、マーケティング企画など、業務を行う上で役立つテンプレートが豊富に用意されているタスク管理ツールです。既存の業務プロセスに合わせ、自由にカスタマイズしたりワークフローを設定できます。「進行中」「レビュー待ち」など設定したステータスごとに一覧で確認できるため、業務の進行状況の把握がスムーズです。
Web制作や開発管理、営業の案件管理などに役立つタスク・プロジェクト管理ツールです。進捗や作業担当者、期限が明確にわかる管理画面でチームのコラボレーションを円滑にします。
課題作成や担当者割り当ての際にメール通知が飛ぶため、タスクが漏れる心配がありません。設定した課題ごとのコメント機能では、絵文字やスターマークの「いいね」でコミュニケーションしやすいのが特長です。
マークダウン式で簡単に記事を書いて投稿できる、社内向けの情報共有ツールです。記事は検索機能でかんたんに探すことができるので、階層やカテゴリを決めるといった面倒な管理が必要ありません。記事ごとのコメント機能や、見てほしい人に送れる通知機能で、議論や情報の更新が活性化するでしょう。
日報、議事録といったフォーマットが決まっている記事を作る際は、テンプレート機能を使うと便利です。
Strap(ストラップ)は広さに制限のないボード内で、図を使った資料の展開やチームでの議論が行えるコラボレーションツールです。簡単に資料を作成できるテンプレートが用意されているため、思考を整理しながら情報を構造化し、Strap内で展開できます。
作成したボードは確認できるメンバーを制限可能です。人数規模の大きな組織で運用する際や、社内で公開ができないプロジェクトを実施する際に役立つでしょう。セキュリティやサポートも万全です。
多くのコラボレーションツールでは、利用人数や機能の制限範囲に応じて料金プランが細かく設定されています。選択肢が数多くあるのは嬉しいことなのですが、最初からすぐに適切なプランを選び出すのは難しく感じるかもしれません。
機能の抜け漏れやランニングコストを適正に保つために、無料トライアルや価格シミュレーションを導入前に試しておくと安心です。
リモートワークが普及する中、同じ場所で働いていなくても組織全体のモチベーションや同じビジョンを保つことが新たな課題となっています。そのためコラボレーションツールを導入し、コミュニケーションや情報共有を活性化させる企業が増えています。
ただし、すべてのコラボレーションツールが自社の課題をクリアにできるわけではありません。コラボレーションツールの中には情報収集と管理が得意なタイプ、コミュニケーション機能に特化したタイプまで、さまざまな特色を持ったサービスとプランが存在しています。
その中から最適なコラボレーションツールを選ぶためにも、平均2分でできる無料の相見積もりを試してみましょう。事業形態、業種、従業員数、必要な機能などの質問に回答すると、自社にぴったりのコラボレーションツールが見つかります。
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