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賃貸管理システムとは物件や契約者情報を一元管理し、入居から退去までの一連の業務を効率化するツールです。
また賃貸管理以外にも、物件情報の広告を出稿できたり、Web内見ができたりと仲介業務において役立つ機能を搭載したシステムもあります。紙やExcelで書類作成やデータ管理を行っている不動産会社やオーナーは、賃貸管理システムを使うことで大幅な業務効率化を実現可能です。
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賃貸管理システムで効率化できる業務は、大きくわけて仲介業務と管理業務の2つです。
賃貸管理システムが効率化できる仲介業務は以下の表の通りです。
物件登録 | システム上に登録した物件情報を不動産ポータルサイトや自社サイトに掲載できる機能 |
ホームページ・間取り図・広告作成 | ホームページや間取り図、広告を作成できる機能 |
広告出稿 | 複数の不動産ポータルサイトに広告を出稿できる機能 |
物件検索 | 顧客の条件を入力すると希望の物件を検索でき、マッチすると配信できる機能 |
オンライン商談 | オンライン商談やオンライン内見のツールとして使える機能 |
問い合わせ管理 | メールや不動産ポータルサイトの問い合わせ内容を一括管理できる機能 |
賃貸管理システムが効率化できる管理業務は以下の表の通りです。
物件管理 | 物件ごとの間取りや写真、クレーム、点検、修繕などの情報を一元管理する機能 |
台帳管理 | 入居者やオーナー、業者に関する情報を一元管理する機能 |
入出金管理 | 家賃の入金や出金、照合を行える機能 |
契約管理 | システム上で新規契約や更新契約ができ、契約情報を一元管理する機能 |
各種帳票出力 | 請求書や契約書、更新通知書などの各種帳票の作成や出力ができる機能 |
賃貸管理システムを導入するメリットは4つあります。
賃貸管理業務では物件情報や顧客情報、オーナー情報など多くのデータを取り扱います。1つひとつ手作業で入力していては大変手間がかかり、ミスにもつながるでしょう。その点、賃貸管理システムであれば一度入力した情報を各書類へ自動で転記できるため、業務効率化につながります。
またリアルタイムで情報が更新されるので、最新の契約書のバージョンが分からなくなったり、空き状況が不明になったりする心配もありません。
賃貸管理システムを導入すると、仲介業務やあらゆる情報の管理業務を1つのプラットフォームで完結させられます。
そのため物件や入居者、書類に関する情報を見つけやすいです。またExcelやPCに保存するタイプのフォルダよりも検索性に優れているため、すぐに必要とするデータが見つかり、データの紛失もなくなるでしょう。
賃貸管理システムには過去のクレーム対応や修繕履歴などを記録できます。そのため次の修繕のタイミングやトラブルが起こり得る事象を把握可能です。入居前に適切な対応ができ、顧客満足度の向上につながるでしょう。
また更新時期が近づくと自動で通知が送られるため、更新連絡の漏れやミスを回避できます。スムーズな契約更新作業も顧客満足度向上につながるでしょう。
賃貸管理システムは、複数の不動産ポータルサイトへ一括で広告を出稿できます。とくに広告訴求力の高い不動産ポータルサイトと連動している製品なら、契約獲得率の向上を期待できるでしょう。
またシステムに蓄積された大量の物件情報と顧客情報から、物件のタイプごとにどのような需要があるかの判断材料となり、契約獲得率をあげる施策を考えられます。
賃貸管理システムを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。
まずは賃貸管理システムが仲介業務に対応しているかを確認しましょう。賃貸管理システムには、仲介業務と賃貸管理の両方を行える製品と賃貸管理のみに特化した製品があります。
基本的には賃貸管理業務全体の効率化を考えた時に、仲介業務まで対応している製品の方がシステムを導入する効果が出やすいので、仲介業務にも対応した賃貸管理システムを選ぶとよいでしょう。
管理する物件や情報が少なくシンプルな製品をお求めの方は、賃貸管理のみに特化したシステムを選ぶのも1つの選択肢です。
次に賃貸管理システムの提供形態を「クラウド型」と「オンプレミス型」のいずれかから選びましょう。
現代においておすすめなのはクラウド型です。その理由はインターネットにアクセスできる環境であれば場所や端末を問わず同じ情報に複数人でアクセスできるからです。また費用も安価な場合が多く、導入しやすいでしょう。
もう一方のオンプレミス型は、カスタマイズ性やセキュリティの高さが特徴です。費用も高額な場合が多いため、特段の理由がなければクラウド型の製品をおすすめします。
新システム導入の際は、不明点が多く出てくるでしょう。あらかじめマニュアルが用意されていたり、質問にすぐに答えてくれる窓口があると不安が解消されます。さらにサポート窓口の対応時間や質問方法が自社の要望とマッチしているかを確認しておくと安心です。
また法改正への対応やアップデートなど、システム面でのサポートが手厚いと長く利用できます。
例えば、賃貸管理システムと会計システムを連携できると、家賃の入出金を会計システムへ反映でき経理作業が楽になります。またLINEと連携して追客を自動化できたり、電子契約システムとの連携で電子化を進めたりと、業務の効率化には外部システムとの連携が欠かせません。
既存の外部システムと連携できるものや同一提供会社内のさまざまなシステムと連携できる製品もあるため、どのシステムと連携したいかを考えて選びましょう。
仲介業務と賃貸管理の両方に対応しているシステムを6製品紹介します。
賃貸革命10は登録済みの物件、オーナー、入居者情報などを一元管理する賃貸管理システムです。契約書や請求書など業務上必要になるデータは殆ど出力できオンラインでやり取りを完結できます。これにより管理戸数の増加に伴うExcel入力のミスや確認作業のロスを削減します。
仲介会社が閲覧するリアプロや不動産BBと連携できます。「リアプロ」や「不動産BB」では管理物件の情報管理、公開物件の物件資料を閲覧できます。自社の空室一覧をサイト化して物件案内のためのダイレクトメールを配信するなど成約に向けたプロモーションもおこなえます。
システム上で巡回スケジュールを登録すると専用のモバイルアプリに反映されます。アプリには巡回先での清掃、点検結果も記録でき、登録情報をもとにオーナーへの報告書を出力できます。さらに物件の所有者情報に応じて送金ルールを設定できます。また物件ごとに期間管理ができ、オーナーや管理会社間のオーナーチェンジにも対応可能です。
台帳管理から契約管理など賃貸管理業務に必要な機能を網羅し、管理業務を効率化します。オンプレミス型のi-SPは、管理戸数が10,000戸以上でも高速処理できるハイエンドタイプ。多くの物件を管理する企業でも処理が速く、ストレスのない管理が実現します。
電子契約やWeb申込みなど豊富なオプションが用意されています。電子契約は契約時や更新時などさまざまな契約に対応しているので、スムーズにオンライン契約が進められるでしょう。またこれまで管理会社が入力していた入居申込書をWeb申込で入居者が直接入力できるため、申込書作成の手間が削減されます。
反響から何日後の何時に、どんな内容でアプローチするか自動追客のカスタマイズが可能です。店舗ごとや担当者ごとに複数のシナリオを作成できます。反響の取込みから最大29日間、自動追客を設定可能です。
CANARY Cloud(カナリークラウド)はほぼすべてのスマホに対応しているので、外出先でPCが使えない場合でも、顧客対応が可能です。顧客からの連絡に素早くレスポンスできるので、顧客の満足度も向上するでしょう。
さまざまな不動産ポータルサイトからの反響を取り込み自動でサンクスメールを送信。営業時間外でもスムーズな一次対応によってLINE追加や来店予約につなげます。顧客とのやりとりは、メールやLINE、SMSに対応しています。
賃貸管理のみに特化したシステムを4製品紹介します。
物件管理から顧客管理、各種契約書の作成など50種類以上の機能が備わっています。それぞれの機能に必要な物件情報や入居者情報などあらゆるデータを一元管理できるため、データ入力の手間が省けます。登録されたデータは契約書に自動で反映されるので、書類作成にかかる工数を削減できるでしょう。
ファームバンキング機能で、金融機関で扱うデータをシステム上で入出力できます。家賃の入金確認や口座振替がスムーズに完了するため、手間のかかる家賃管理の効率化が期待できます。また振り込みファイルを作成し、毎月の家賃振込の自動化が可能です。
これまでエクセルに直接記入したりコピペで対応したりと手間がかかっていた書類作成業務が、ワンクリックで完了します。各種契約書から家主の収支報告書まで対応可能です。書類作成の手間を大幅に削減し、空いた時間で本来の業務に注力できるようになるでしょう。
契約更新や解約の管理を自動でおこないます。更新のタイミングが迫ると自動で通知されるため、更新や解約業務の漏れがありません。適切なタイミングで対応できるため、トラブルの発生防止に役立ちます。
家主管理と物件管理、入出金管理、契約管理にサポートがついたシンプルプランからはじまり、さまざまなプランがリーズナブルな価格で提供されています。多くの機能を必要としない企業にもぴったりでしょう。さらに豊富な機能を搭載したスタンダードプランとプロフェッショナルプランのほかにも、自社の規模や業務内容に合ったプランの提案が可能です。
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