賃貸管理ソフト比較おすすめ12選

「顧客との過去のやり取りを確認するのに、毎回5分以上かかり業務が中断している」

「顧客情報がLINEやメール、電話の3箇所に散在し、確認作業に30分以上を消費している」

「担当者不在時に過去の履歴を確認できず顧客への返信が翌日になっている」

こうした課題を解決できるのが、賃貸管理ソフトです。物件情報や契約管理、顧客とのコミュニケーション履歴の一元管理、入居者やオーナーへの対応まで、賃貸に関わる業務全体を効率化します。この記事では、おすすめの賃貸管理ソフトを比較し、選び方のポイントを解説します。

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賃貸管理ソフトとは、不動産管理会社や個人オーナーが、物件情報や入居者情報、契約内容を一元管理するためのシステムです。PCにインストールするパッケージ型が主流でしたが、現在ではインターネット経由でどこからでもアクセスできるクラウド型が一般的です。

物件や入居者の基本情報を管理できる機能、家賃の入金管理や滞納者への督促に対応する機能、契約更新時期を自動通知する、修繕やクレーム対応の履歴を記録できる機能などにより、業務改善を支援します。

日々の業務を効率化するだけでなく、複数拠点での情報共有や担当者の引き継ぎをスムーズにし、顧客満足度を高めながら事業の継続性を確保する役割を担っています。

賃貸管理システムで効率化できる業務は、大きくわけて仲介業務と管理業務の2つです。

仲介業務

賃貸管理システムが効率化できる仲介業務は以下の表の通りです。

管理業務

賃貸管理システムが効率化できる管理業務は以下の表の通りです。

賃貸管理業務を効率化できる

賃貸管理業務では物件情報や顧客情報、オーナー情報など多くのデータを取り扱います。1つひとつ手作業で入力していては大変手間がかかり、ミスにもつながるでしょう。その点、賃貸管理システムであれば一度入力した情報を各書類へ自動で転記できるため、業務効率化につながります。

またリアルタイムで情報が更新されるので、最新の契約書のバージョンが分からなくなったり、空き状況が不明になったりする心配もありません。

情報をすぐに見つけられる

賃貸管理システムを導入すると、仲介業務やあらゆる情報の管理業務を1つのプラットフォームで完結させられます。

そのため物件や入居者、書類に関する情報を見つけやすいです。またExcelやPCに保存するタイプのフォルダよりも検索性に優れているため、すぐに必要とするデータが見つかり、データの紛失もなくなるでしょう。

入居者の満足度向上につながる

賃貸管理システムには過去のクレーム対応や修繕履歴などを記録できます。そのため次の修繕のタイミングやトラブルが起こり得る事象を把握可能です。入居前に適切な対応ができ、顧客満足度の向上につながるでしょう。

また更新時期が近づくと自動で通知が送られるため、更新連絡の漏れやミスを回避できます。スムーズな契約更新作業も顧客満足度向上につながるでしょう。

契約獲得率の向上を期待できる

賃貸管理システムは、複数の不動産ポータルサイトへ一括で広告を出稿できます。とくに広告訴求力の高い不動産ポータルサイトと連動している製品なら、契約獲得率の向上を期待できるでしょう。

またシステムに蓄積された大量の物件情報と顧客情報から、物件のタイプごとにどのような需要があるかの判断材料となり、契約獲得率をあげる施策を考えられます。

賃貸管理システムを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。

仲介業務に対応しているか

まずは賃貸管理システムが仲介業務に対応しているかを確認しましょう。賃貸管理システムには、仲介業務と賃貸管理の両方を行える製品と賃貸管理のみに特化した製品があります。

基本的には賃貸管理業務全体の効率化を考えた時に、仲介業務まで対応している製品の方がシステムを導入する効果が出やすいので、仲介業務にも対応した賃貸管理システムを選ぶとよいでしょう。

管理する物件や情報が少なくシンプルな製品をお求めの方は、賃貸管理のみに特化したシステムを選ぶのも1つの選択肢です。

クラウド型かオンプレミス型か

次に賃貸管理システムの提供形態を「クラウド型」と「オンプレミス型」のいずれかから選びましょう。

現代においておすすめなのはクラウド型です。その理由はインターネットにアクセスできる環境であれば場所や端末を問わず同じ情報に複数人でアクセスできるからです。また費用も安価な場合が多く、導入しやすいでしょう。

もう一方のオンプレミス型は、カスタマイズ性やセキュリティの高さが特徴です。費用も高額な場合が多いため、特段の理由がなければクラウド型の製品をおすすめします。

サポート体制が充実しているか

新システム導入の際は、不明点が多く出てくるでしょう。あらかじめマニュアルが用意されていたり、質問にすぐに答えてくれる窓口があると不安が解消されます。さらにサポート窓口の対応時間や質問方法が自社の要望とマッチしているかを確認しておくと安心です。

また法改正への対応やアップデートなど、システム面でのサポートが手厚いと長く利用できます。

外部システムと連携できるか

例えば、賃貸管理システムと会計システムを連携できると、家賃の入出金を会計システムへ反映でき経理作業が楽になります。またLINEと連携して追客を自動化できたり、電子契約システムとの連携で電子化を進めたりと、業務の効率化には外部システムとの連携が欠かせません。

既存の外部システムと連携できるものや同一提供会社内のさまざまなシステムと連携できる製品もあるため、どのシステムと連携したいかを考えて選びましょう。

賃貸管理ソフトは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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