賃貸管理ソフトおすすめ8選

賃貸管理ソフトとは物件や顧客情報などを一元管理し、さまざまな賃貸管理業務に役立てるためのソフトです。従来の賃貸管理では紙の書類やエクセルファイルで情報を管理していましたが、それでは作成の手間がかかる上に必要な時に必要な情報を探すのが困難だという問題がありました。賃貸管理ソフトならすべての情報がシステム上にあるため管理しやすく、紛失や入力ミスなども起こりません。

また賃貸管理には契約管理や物件管理、家賃の入出金、契約更新管理など多くの業務がありますが、賃貸管理ソフトを導入するとそれら業務の効率化が実現します。たとえば家賃の入出金を自動化したり、契約書類の入力がワンタッチで完了したりとこれまでかかっていた業務時間を大幅に削減できるでしょう。

煩雑な業務の多い賃貸管理において、企業の大小にかかわらずなくてはならないシステムと言えます。

賃貸管理に特化したもの

オーナーや入居者に関する情報を管理する台帳管理機能や、物件管理機能を備えたタイプです。物件管理には修繕や点検、クレームへの対応履歴なども含まれます。また入居契約書の作成を効率化したり、家賃の入金を処理しオーナーへスムーズに振り込めたりといった機能を持つ製品もあります。

仲介、賃貸管理どちらにも対応したもの

賃貸管理機能に加えて、物件を不動産ポータルサイトへ登録する機能や物件広告作成機能、追客機能などの仲介業務を効率化するための機能が備わったタイプです。中にはHPが作成できる製品やWeb接客ができるものもあり、賃貸物件を検討している人へ効率的にアプローチできる機能が充実しています。

仲介業務

• 物件登録機能

賃貸管理ソフトに登録した物件情報を、自社のHPや不動産ポータルサイトに反映します。ひとつずつ手作業で入力する手間を省き、簡単に物件登録が可能です。郵便番号入力に対応している製品もあり、入力作業を効率化します。

• 広告作成・出稿機能

ポータルサイトや自社HPへ掲載する広告を作成する機能です。あらかじめテンプレートが用意されていて、ボタンをクリックするだけなど簡単に作成できる製品が多く存在します。入力不備を自動で検出してくれるものもあり、スムーズに広告が作成できるでしょう。作成した広告は各種ポータルサイトへ一括出稿が可能です。

• 間取り図作成機能

物件情報に不可欠な間取り図ですが、一からから作成するのは難しいものです。間取り図作成機能は、見やすくキレイな間取り図をドラッグ＆ドロップなど簡単な操作で作成できます。

• 検索機能

複数のポータルサイトの情報を一元管理し、物件検索を効率化します。たとえば反響のあった物件に近い物件を探すなど、顧客を待たせず提案することで成約率のアップにつながるでしょう。また提案済物件をまとめて表示するなど、対応の効率化を図れる機能があります。

管理業務

• 物件管理機能

管理している物件の修繕や点検、クレーム対応履歴などを保管します。修繕費用の見積もりや写真を一緒に保管することで、今後の物件運用に役立つでしょう。対応履歴を見える化できるため、対応の遅れや漏れを防ぎ確実な物件管理が実現します。

• 入出金管理機能

家賃の入金処理をシステム上で完了します。また顧客から振り込まれた家賃を物件オーナーへ送金することが可能です。入金管理は照合や消込のほかに督促にも対応し、またオーナーへの支払報告書が作成できる製品もあります。

• 契約更新管理機能

物件の契約更新日が近づくと通知が来るものや、更新日が近い物件を一覧表示できる製品があります。また契約更新書類をシステム上から出力できる製品もあり、更新業務を漏れなく迅速におこなえます。

賃貸管理業務の効率がアップする

賃貸管理業務には物件情報や顧客情報、オーナー情報など多くのデータがかかわっています。また契約書や台帳など情報を記入するべき書類が多いため、手作業での入力は大きな手間がかかります。賃貸管理ソフトを導入すれば一旦入力した情報は自動で各書類に入力されるため、大幅に手間を削減できるでしょう。

また仲介業務も兼用する場合には不動産ポータルサイトへの出稿やチラシの作成、追客業務などおこなうべき業務が多岐に渡ります。チラシの作成がドラッグ＆ドロップでできたり、複数のポータルサイトへワンクリックで一括出稿できたりと、業務の効率化を進めるために賃貸管理ソフトは欠かせません。

契約獲得率の向上が期待できる

複数の不動産ポータルサイトへ一括で広告を出稿できるため、掲載機会の増加につながります。とくに広告訴求力の高い不動産ポータルサイトと連動している製品なら、契約獲得率の向上が期待できるでしょう。

賃貸管理ソフトの中には、ポータルサイト内で上位表示されるポイントが提示されるものもあります。ただ掲載するだけでなく、より効率のよい広告を表示できるためさらなる訴求率のアップが実現します。

入居者の満足度向上につながる

賃貸管理ソフトには過去のクレーム対応や修繕履歴などが記録されています。そのため次はいつ修繕をするべきかや、トラブルが起こり得る事象を把握可能です。事前に適切な対応ができ、顧客満足度の向上につながるでしょう。

また更新時期が近づくと自動で通知が送られるため、更新連絡の漏れやミスを削減します。スムーズな契約更新作業も顧客満足度向上の一因になるでしょう。

人的ミスを減らせる

物件情報や顧客情報などさまざまなデータを一元管理することで、手入力を減らし人的ミスを削減します。また従来紙やエクセルファイルなどで個別に管理していたデータをシステム上で管理することで、データの紛失防止に役立つでしょう。

ほかにも更新時期の自動通知や複数人での情報共有など、人の手ではどうしても発生するミスや漏れを防ぐ機能が搭載されています。

効率的に情報を共有できる

紙ベースやエクセル管理ではどこにどの情報があるのかを担当者以外が把握するのが難しく、情報共有が困難でした。賃貸管理システムではすべての賃貸管理に関する情報が一元化されているため、システムにアクセスできる人なら誰でも閲覧可能です。

また蓄積された情報がわかりやすく整理されていて、過去の提案情報や物件管理情報を参照するのが容易です。担当者が不在でもスムーズに代理対応ができ、属人的な業務解消につながるでしょう。

従業員への教育と周知が必要

新しく賃貸管理ソフトを導入する際には、これまでのオペレーションを大きく変える必要があります。導入初期は従業員の混乱が予想されるため、周知と教育を徹底しないといけません。導入前にマニュアルを作成したり、勉強会を開いたりといった対策が必要となるでしょう。

初期費用とランニングコストが発生する

賃貸管理ソフトの料金形態はさまざまですが、多くは初期費用や月々の利用料といったランニングコストが発生します。オンプレミス版は初期費用が高い傾向にあり、クラウド版は毎月の利用料が一定額ずっとかかってくるものがほとんどです。ただし管理の手間を省けることや成約率向上効果を考えると、費用をかけてでも導入したほうが長い目で見てプラスになるでしょう。

自社の規模に適しているか

便利な機能が多数搭載されている賃貸管理ソフトですが、自社の規模に合っていないと無駄な機能に費用を費やすことになりかねません。たとえば中小企業が登録物件数の多い製品を選んだ場合、登録可能枠を多く残すこととなり無駄が生じます。また大企業が登録数に応じて料金の変わるソフトを導入すると課金額が大きくなるため、最初から登録枠の多い製品を選ぶほうがよいでしょう。

ほかにも中小企業では、修繕などに伴う工事業者への発注頻度は多くないため修繕や設備管理にかかわる受発注機能は不要といえます。自社の規模ではどこまでの機能が必要かを見極めて選ぶことが大切です。

外部システムと連携できるか

賃貸管理と財務や会計システムが連携できると、家賃の入出金を会計システムへ反映でき経理作業が楽になります。またLINEと連携して追客を自動化できたり、電子契約ソフトとの連携で電子化を進めたりと、業務の効率化には外部システムとの連携が欠かせません。

既存の外部システムと連携できるものや同一提供会社内のさまざまなシステムと連携できるものなどがあるため、どのシステムと連携したいかを考えて選びましょう。

オンプレミス型かクラウド型か

賃貸管理ソフトにはオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は自社のサーバ内にシステムを構築するためカスタマイズ性が高く、高度なセキュリティが実現します。しかしサーバの構築やシステム開発費などが必要なため、初期費用が高額になることが多いのがデメリットです。

一方クラウド型はオンライン上のソフトウェアにアクセスするため費用が比較的安く、導入が早いのがメリットです。また法改正や機能のアップデートに素早く対応できる点もメリットと言えるでしょう。ただしオンプレミスと比べるとセキュリティが弱い傾向にあったり、カスタマイズ性が低かったりといった面もあります。

どちらが自社の運用環境に適しているかを十分考慮して選択する必要があるでしょう。

誰にでも使いやすい操作性を備えているか

どれだけ豊富な機能を備えていても、操作が難しければ使い続けることは困難でしょう。そのため誰にでもわかりやすく、使いやすい操作性が重要です。たとえば広告や間取り図を作成する際にドラッグ＆ドロップでできたり、各種書類の入力をワンクリックで反映できたりといった機能があると安心です。

とはいえ使い心地のよさを感じるポイントは個人で異なるため、無料トライアルがある場合は試してみることをおすすめします。

予算に見合っているか

初期費用やランニングコストが想定する予算に見合っていないと、業務を効率化するためのソフトで経営を圧迫することになりかねません。現在の経営状況から賃貸管理ソフトに割くことができる予算を算出するとともに、システムの導入がどれだけ売上に貢献するのかをシミュレーションしておきましょう。

また搭載されている機能の質と量が自社に見合っているか、不必要な機能に費用がかかることになっていないかの確認も重要です。

サポート体制が充実しているか

新システム導入の際は、不明点が多く出てくるでしょう。あらかじめマニュアルが用意されていたり、質問にすぐに答えてくれる窓口があると不安が解消されます。さらにサポート窓口の対応時間や質問方法が自社の要望にマッチしているかを確認しておくと安心です。

法改正への対応や、アップデートなどのシステム面でのサポートが手厚いと長く利用できます。賃貸管理において法改正の把握は必須なため、素早い対応が可能な製品を選びましょう。またアップデートの頻度が多いシステムなら不具合の発生にすぐに対処したり、つねに最新の機能を開発したりといった安心感があります。

その他欲しい付加機能があるか

基本的な賃貸管理業務以外に、欲しい機能がある場合は付加機能のチェックが必要です。たとえば自社ホームページの作成機能があれば、簡単に物件情報を掲載したホームページが作れます。また反響分析機能で物件の注目度を分析し、掲載広告の改善に役立てられます。

中には顧客専用のマイページを作成し、物件検索や問い合わせを効率化することでほかのサイトへの流出を防ぐ機能を備えた製品もあります。どのような機能があれば自社の利益が最大化できるかを考慮して選びましょう。

複数の物件情報を管理したり、賃料の入出金を処理したりと手間のかかる業務が多いのが賃貸管理業務です。煩雑で時間を要する賃貸管理を効率化するためには、賃貸管理ソフトは欠かせません。さまざまな情報をシステム上で一元管理できるため、賃貸管理ソフトを導入すれば業務効率の向上とともに人的ミスも防げるでしょう。

ただしすべての賃貸管理ソフトが自社にとって最適とは限りません。管理業務と仲介業務の両方ができる製品や、賃貸に特化した機能を多く備えたものなど特徴はさまざまです。導入形態によってかかる費用も大きく異なるため、どれを選べばいいか迷う人も多いのではないでしょうか。

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