ビジネスフォンおすすめ14選

クラウドPBXはこの主装置の機能をクラウド化し、インターネットを通じてアクセスする点でビジネスフォンと異なります。

PBXの機能がクラウド上にあるので、物理的な主装置の設置は必要ありません。またインターネットを通じての通話となるため、既にインターネット回線がある環境であれば電話回線工事も不要です。

クラウドPBXはインターネットに繋がってさえいれば、固定の端末でなくとも受信が可能です。PCやタブレット、スマホへ着信を転送できるので外出の多い業種では重宝されるでしょう。社員個人のスマホを社用携帯として設定するBYODを利用すれば、そのスマホから社内の端末、または同じくBYOD設定をしたデバイスへの通話は内線扱いとなり無料で利用ができます。

テレワークが進む企業では、固定電話よりもクラウドPBXの方が役に立つ可能性も高いです。オフィスに電話を構える必要があるかどうかも踏まえ、ビジネスフォンの導入を検討しましょう。

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複数の着信に同時に対応が可能

ビジネスフォンでは、同一回線で複数人が同時に外線に対応できます。

家庭用の電話機では電話機1台毎に回線を契約するので、1人が外線に対応しているとその間は他の着信があっても出ることはできません。しかしビジネスフォンでは主装置を通して社内の各電話機が回線を共有するため、1台が通話中でも他の端末で対応が可能です。

ビジネスフォンは「いつ掛けても通話中で電話が繋がらない」といった現象を回避し、顧客からの信頼を高めるのに役立つツールです。

スムーズな取次で業務の効率化を実現できる

ビジネスフォンに標準装備されている転送機能を使えば、デスクにいながら離れた部署にいるスタッフに電話を取り次げます。一般電話のようにわざわざ対応した端末まで来て貰う必要がないので顧客を待たせることなく、スムーズな対応が可能です。

またビジネスフォンには内線機能も備わっています。内線を使用すれば別部署のスタッフとコミュニケーションを取るのに離席する必要はありません。会話が必要な場面でも業務の手を止めずに円滑なコミュニケーションが実現するので、業務の効率化に繋がります。

電話機ごとの回線契約が不要でコストカットに繋がる

通常の家庭用電話では、基本的に電話機1台につき1回線の契約が必要です。しかし複数人が一度に集うオフィスで端末の台数毎に回線契約をすると、その都度回線使用料が発生しコストが嵩みます。

ビジネスフォンを導入すれば少ない回線数で複数台の端末が使用できるので、多くの回線を契約する必要がありません。

主装置の導入に初期投資は掛かりますが、月々の回線使用料を抑えられるのでランニングコストの削減が実現します。離れた拠点間を通話料無料の内線で繋げられるのも、コストカットに繋がるでしょう。

端末の導入形態と料金

ビジネスフォンを導入する際にはPBXと電話機、電話機の台数分の工事費が必要です。主装置はおよそ10万円～30万円、工事費は1台当たり1万円～2万円が相場となります。

電話機は購入かリース、購入の場合は新品を買うか中古にするかで料金は変動します。リースの場合は月額料金が3千円～1万円程掛かりますが、主装置や工事代金も料金に含まれるので別途支払う必要がありません。

購入する際は新品だと保証が付いている、最新機種が手に入るといったメリットがある一方、1万5千円~4万円が相場と価格が高いというデメリットは否めません。中古は4千円～1万2千円前後で手に入るのでコストを抑えられるのがメリットです。中古でも基本的な機能は新品と変わらず状態も良いものがほとんどですが、追加機能やデザイン面では選択肢が狭まります。

接続端末数

ビジネスフォンを選ぶ際は、設置したい端末数とチャンネル数にも留意して選ぶ必要があります。端末数は単純に1つの主装置に接続できる電話機の数、チャンネル数は同時に通話できる数です。接続端末数とチャンネル数は必ずしもイコールではありません。

同じメーカーの主装置でもモデルによって接続可能数は様々なため、オフィスの規模によって選ぶと良いでしょう。後から接続数を増設できる機種もあるので、後々追加する可能性があるのならそういったものを選ぶと安心です。

操作性の良さ

数多くの機能があり便利なビジネスフォンですが、多機能ゆえに使いこなすのに時間がかかるという側面もあります。スタッフ全員に使い方を周知させるなら、操作性にも注目して選びましょう。

機能を絞ってボタン配置をシンプルに分かりやすくした機種や、液晶画面が大きく見やすい機種などを選ぶと安心です。

必要・不要機能の有無

業種によって必要な機能は様々です。病院で使うならナースコール対応は必須ですし、コールセンターではワンタッチで2着信目にガイダンスを流し待たせられる「お待たせ着信」が役立ちます。来客が多い会社だと、受付業務ができる機種を選べば受付に人員を割かれることもありません。

自社にとって必要な機能に対応しているかと共に、不要な機能が付いていないかの確認も重要です。

外線機能

掛かってきた電話を受ける、また社内から社外へ電話を掛けるのが外線機能です。ビジネスフォンでは一般の電話のように電話番号を入力して掛ける他、あらかじめ登録した電話番号を呼び出して掛けられる「短縮」機能も使用できます。掛ける頻度の高い番号を登録しておくと、掛け間違いを防げる上に電話番号を調べる手間もかかりません。

内線機能

内線は社内の端末同士を繋いで通話する機能で、公衆電話網を使用しないため通話料金は発生しません。同じフロアだけでなく別のフロアや遠く離れた拠点間も繋げられるので、スムーズに業務を進めるために必要な機能です。ビジネスフォンには端末ごとに内線番号が割り振られるため、番号を押すだけですぐに通話が可能です。

内線を掛けられた社員が出られない際に別のスタッフが代わりに対応する「代理応答」や、対応中の電話を一旦保留にして掛かってきた内線に出る「話中呼出」、いま出ている電話が終わり次第自動的に内線を繋げるよう要請する「コールウェイティング」といった様々な機能があります。

転送機能

掛かってきた外線を他の社員へ取り次ぐ際に必要な機能が転送です。取り次ぐ先の社員が近くにいる際には口頭で「〇〇さん△番にお電話です」と伝えれば事足りますが、別フロアや

遠く離れたデスクにいる場合にはそうはいきません。転送機能を使い一旦保留状態にした上で、取次先を内線で呼び出して通話を繋ぎます。

また内線同士においても、あらかじめ登録しておいた内線番号に自動で転送をかける「話中転送」機能があります。内線の「代理応答」を自動的に行う機能なので、長期不在の担当者がいる場合に便利です。

自動応答機能

自動応答には代表番号に掛かってきた電話を音声ガイダンスが自動で応答し、お客様の操作に合わせて担当部署へ振り分けてくれる機能があります。また営業時間外や外出時に不在である旨をアナウンスしてくれる留守番電話サービスも、自動応答機能の1種と言えるでしょう。

録音機能

ビジネスフォンには留守番電話だけでなく、通話中の会話を録音できる「ボイスメール」機能があるものもあります。後から通話内容を確認できるので、聞き逃しや聞き間違いを防げます。トラブルが起こりやすいコールセンターなどの業務にも必要な機能でしょう。

通話を少し遡って録音できたり、録音した音声を別の人のメールボックスに転送できる機種もあります。通話を自動で録音できる機種、手動で設定しないといけない機種と様々ですので導入前に確認すると良いでしょう。

代表組み機能

代表組み機能はビジネスフォンの基本的な機能です。ビジネスフォンのメリットである「1つの電話番号で複数の着信を受けられる」を可能にするのが代表組です。

複数の契約回線を1つのグループとして登録しておくことで、あらかじめ設定した代表番号に着信があった際にグループ内のどの回線からでも対応が可能となります。

ダイヤルイン

ダイヤルインは1つの回線に対して追加で付与される電話番号のことです。部署ごとに電話番号を変えたい、代表番号とは別の電話番号を設定したい際に便利な機能です。ダイヤルインを利用すると直通番号での発着信が可能になるので、取次の手間が減り業務の軽減に繋がるでしょう。

回線を増やすよりもダイヤルインで追加する方がコストも少なく済み、中規模～大規模のオフィスでは重要なサービスです。

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