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電子帳票システムとは

電子帳票システムとは、各種帳票の自動作成・配信・管理を行うシステムです。帳票業務がシステム上で完結するため、ペーパーレス化に伴うコストカットや経理担当者の業務負担を軽減可能です。


さらにIPアドレス制限やロックアウト機能の活用で、不正アクセスの脅威を最小限に抑えられます。帳票業務効率化とセキュリティ対策強化の両立に向け、電子帳票システムを導入する企業が増えています。


ただし電子帳票システムは帳票作成・配信・管理、いずれかの面に強みを持っているシステムが多く、慎重な判断が求められます。


ミスマッチを避けるためにも「帳票作成自動化」や「内部統制強化」といった導入目的を明確化し、電子帳票システムを比較しましょう。

電子帳票システム導入のメリット

帳票業務の作業効率が向上

手作業で帳票作成や郵送を行っていると新規顧客獲得のたびに扱う帳票は増加し、期日までに作業が間に合いません。さらに業務量の増加で入力ミス・誤発送・紛失のリスクが高まり、第三者への情報漏洩や取引先からの信頼喪失につながる恐れがあります。


電子帳票システムはデータ入力・郵送・管理を自動化できるため、経理担当者の業務負担を削減可能です。またシステム上に帳票データを保管できるため、書類の劣化や紛失を気にする必要もありません。


印刷費や紙代のコストカット

帳票データの送受信をシステム上で行えるため、印刷・封入・郵送作業を行う必要性が無くなります。企業規模が大きくなるほど顧客数や仕入れ先が増え、紙で帳票を作成していた場合は印刷費や人件費がかさみます。


誤入力や印刷ミスが生じた場合は、帳票を再発行しなければなりません。電子帳票システムの導入でペーパーレス化を実現し、印刷代・紙代・人件費を削減できます。


作成したデータにミスがあった場合でも、システム上で素早く修正して再送信できるため、修正作業に伴うコスト増大の心配もいりません。


在宅勤務を導入できる

帳票業務に必要な機能やデータはシステム上に揃っているため、出社して仕事を行う必要性はありません。


在宅勤務の導入で社員同士の接触を回避でき、新型コロナウイルスの感染リスクを最小限に抑えられます。


その他優秀な人材の確保・交通費削減・業務効率向上が期待でき、企業と社員双方に多くのメリットをもたらします。

企業
  • 交通費削減
  • 優秀な人材の流出防止
  • 社員の健康保護
  • 地域に囚われない採用実現
  • パブリックイメージ向上
社員
  • 通勤に伴う体力の消耗を回避
  • 通勤時間の有効活用
  • 業務効率向上
  • ワークライフバランス改善
  • 多様な働き方を選択可能

セキュリティ対策強化

ベンダーのノウハウが凝縮された電子帳票システムの導入で、国税関係帳簿や決算書類のデータを保護できます。多くの企業が安心を得られるよう、ベンダーは様々な工夫を施しているからです。


IPアドレスや利用時間を制限し、不正アクセスのリスクを最小限に抑えられます。IDやパスワードを一定回数以上間違えたユーザーにはアカウントロック機能が働き、帳票データを簡単に閲覧できない環境を構築可能です。


マスキング機能を併せて活用すると総勘定元帳や貸借対照表といった、自社にとって重要なデータを端末上に表示しないよう設定できます。


災害時のリスク回避

地震や洪水の被害を受けた場合でも迅速な復旧が見込めます。帳簿データは、ベンダーが管理するバックアップサーバーにも保存されるからです。


自社サーバーが機能不全に陥った場合もベンダーが持つバックアップサーバーが稼働すれば、帳票データをすぐに利用できます。


紙で保管していた場合、地震・洪水・火事によって破損するリスクが高く、業務復旧が遅くなる可能性が十分考えられます。一方、電子データとして保存しておけばすぐに業務を復旧でき、利益損失を最小限に抑えることが可能です。


素早い業務復旧で顧客からの信頼を高め、今まで以上に活発な取引が期待できます。


内部統制が強化される

ユーザー単位で閲覧や出力が可能なファイルを限定できるので、社内の情報統制を強化可能です。業務上必要無い帳票データにアクセスができない状態を構築し、内部流出の抑止力を高めます。


紙で帳票を管理していると不正流出が起きた場合、誰が帳票を持ち出したのか特定が困難です。取引先の情報が漏れると発注量減少や取引停止に発展する可能性があるため、内部統制を強化しなければなりません。


電子帳票システムの導入でアクセス権の過大付与を防ぎ、取引先や決算書類の持ちだしリスクを最小限に抑えます。さらに、アクセスログによって「いつ・誰が・どのファイルを閲覧していたか」を可視化し、不正行為を未然に防ぎます。

電子帳票システムの基本機能

帳票作成

見積書・納品書・請求書など、取引先へ送る帳票をシステム上で作成する機能です。データの取り込みや計算を自動化し、業務負担を大幅に削減できるでしょう。


帳票作成に強みを持つシステムを選ぶと、新規レイアウトをマウス操作で簡単に作成できます。


帳票管理

帳票データの転送・分類・削除・廃棄を自動化し、効率的なデータ管理を実現する機能です。ActiveDirectoryと連携している場合は、ユーザーIDやパスワード情報をそのまま活用できます。


帳票配信

メールでの添付ファイル・ダウンロード・FAX送信を使い、相手に自動で帳票を送る機能です。作業負担を減らしつつ、相手が指定する形に柔軟に対応できます。1件単位で発行から郵送まで代行する機能を搭載したシステムもあります。


出力

CSV・PDF・HTML、取引先が要望するフォーマットに合わせて使い分けが可能です。印刷した帳票を毎回発送する取引先は自動印刷を活用し、作業の手間を省きます。外部メディアにデータを保存しておくと、サーバー負担を軽減できます。


案件の進行状況確認

帳票データの閲覧状況を一目で確認できます。問題が無ければ相手から承認表示が送られてくるため、進行状況を細かく監視する必要がありません。修正の場合は差し戻し要請がファイルと共に転送され、スピーディーに訂正作業へ移れます。


セキュリティ

帳票閲覧範囲・利用時間・IPアドレスの制限によってアクセス権の過大付与を防ぎ、社内外の不正アクセス対策を強化できます。データ暗号化機能を搭載していると、各帳票を閲覧できる人数を最小限に絞れます。

電子帳票システムの比較ポイントと選び方

効率化したい業務の明確化

帳票業務は帳票作成・配信・管理の3つに大きく分類され、自社にとってどの分野の効率化を図るべきか明確化することが重要です。全てに優れた電子帳票システムは存在せず、特定分野に優れた強みを持っているシステムが多いからです。


例えば、帳票作成を効率化したい場合は、レイアウト機能が豊富なシステムを選ぶと、スピーディーに作業を進められます。帳票レイアウトの自動作成で作業負担を軽減できる他、マウス操作のみで新規レイアウトを手軽に制作可能です。


一方、多様な送信形態や郵送代行機能を搭載したシステムを選ぶと、配信業務の負担を大幅に削減できます。


データ処理のスピード

取引先の数に応じた選択が重要です。発送先が多い程、短時間で大量の帳票作成や配信が求められます。データ処理スピードに乏しいシステムを選んだ場合、業務量が多くなる日中の午前中や月末時の業務負担は軽減されません。


配信能力に優れた回線を多数持つベンダーからシステムを導入すると、一度に大量の請求書や見積書を処理できます。帳票の処理数に合わせて回線を利用できるシステムもありますので、併せて検討しましょう。


セキュリティ機能の種類

外部からのサイバー攻撃対策を強化したいのか、内部統制改善を目指しているのか、セキュリティ強化の目的を明確にすることが重要です。対策の方向性によって、システムの選び方が変わるからです。


前者を優先する場合はアクセス制限やデータの暗号化機能を搭載したシステムを選択し、不正アクセスのリスクを最小化します。


一方ユーザー単位でのファイル閲覧権限・アカウントロック・強制ログアウト機能を搭載したシステムを導入すると、内部不正への抑止力を高められます。アクセスログを併せて活用すると社員一人ひとりの行動を可視化でき、内部不正をいち早く検知することが可能です。


出力形式の違い

エクセル・CSV・PDF、多様なフォーマットに対応しているかどうかも重要なポイントです。出力形態の対応範囲が狭いとシステム導入後に社内で利用する既存フォーマットの仕様変更を迫られ、かえって利便性が低下します。


さらに取引先が指定するフォーマットに応えられない場合、今後の取引に支障をきたします。取引先の帳票フォーマットを調査し、対応できるシステムを選びましょう。


また発注書や見積書のやりとりをFAXで行っている場合は、FAX送信機能を搭載するシステムがおすすめです。自社でFAXサーバーを持たなくとも取引先へ帳票を発送できるため、相手に迷惑を掛けず機器購入費も削減できます。


電子帳簿保存法への対応有無

一定の要件を満たせば損益計算書・貸借対照表・契約書といった、決算や取引に関する書類を電子データとして保存できる法律です。電子データとして保存するには帳票の真実性・可視性・関連性をはじめ、多くの要素が求められます。


見極めるポイントの一つは、JIIMAの認定マークが付いた電子帳票システムを選択することです。「電子帳簿ソフト法的要件認証」を取得している証拠で、電子帳簿保存法へも対応しています。


ホームページ上で判断できない場合は、ベンダーに電子帳簿保存法への対応可否を確認しましょう。サポート体制の充実度も併せて確認しておくと、スムーズに導入できます。

無料で使える電子帳票システム2選

無料プラン月 0円~
プラン15月 734円~
プラン100月 2750円~
プラン1000月 9167円~
弥生株式会社
Misoca(ミソカ)
無料プラン月 0円~
プラン15月 734円~
プラン100月 2750円~
プラン1000月 9167円~
  • 見積書や請求書をたった1分で作成
  • 多彩な自動化機能で業務効率をアップ
  • スマホやタブレットで帳票の作成が可能

入力フォームに従って必要事項を記入すると、見積書や請求書といった帳票をたったの1分で作成します。会社ロゴの登録や印影登録も可能です。また請求書の作成や配信、確定申告ソフトへの仕訳送信などを自動化できます。経理業務の効率化だけでなく、人為的なミスの削減にもつながるでしょう。

導入実績
ユーフォリア、エッジハウスなど


関連記事:Misocaの評判・口コミからよむ利便性と注意点!ユーザーの声から検証

更新日:2022-09-09
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
SATSAVE
アイティック阪急阪神株式会社
無料プラン月 0円~
まとめてプラン月 88000円~
ライトプラン月 5500円~
アイティック阪急阪神株式会社
SATSAVE
無料プラン月 0円~
まとめてプラン月 88000円~
ライトプラン月 5500円~
  • 文書を便利に一元管理できる
  • 電子帳簿保存法に対応、インボイス制度対応予定
  • 無料プランでも2年分のデータを保存可能

SATSAVE(サットセーブ)は電子帳簿保存法における電子取引の電子データ保存に対応した、見積書、注文書、請求書など、すべての取引関係書類を一元管理できるシステムです。項目設定を柔軟に行えるほか、受領帳票に変身すると自動的に情報が帳票と紐づけられるなど、便利な機能が搭載されています。

データはクラウド上に保管され、メールでの添付は必要なくなります。安全性が低いとされているPPAPの対策にもなるでしょう。また登録書類ごとの参照範囲や、ユーザーの利用機能範囲を制限できるため、内部統制にも役立ちます。

初期費用も含めて完全に無料の、無料プランが用意されているのが特長です。機能や容量に制限はありますが、利用期間やユーザー数は無制限です。制限がある容量も十分な量が確保されており、月100件で計算すると約2年分のデータを保存できます
更新日:2022-06-30
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

代表的な電子帳票システム4選

AUTO帳票EX
日本テレネット株式会社
基本プラン要お問い合わせ
日本テレネット株式会社
AUTO帳票EX
基本プラン要お問い合わせ
  • 設備投資不要のクラウドサービス
  • FAXで送信出来るから取引先に喜ばれる
  • 1か月間の導入前カウンセリングで安心

スキャナーの購入やFAXサーバーの構築など、コスト面に懸念があり電子帳票システムの導入に踏み切れない企業に適したサービスです。AUTO帳簿EXはクラウドサービスのため、設備投資不要で導入できます

帳票のテキストファイルをAUTO帳簿EXにアップロードし、指定した宛先にFAXやメールで送信できます。完全な電子化に対応していない取引先に合わせつつ、自社では電子帳票を利用し続けられて便利です。

基幹システムとの連携が上手くできるかなど、初めて帳票を電子化する企業は不安を感じることもあるでしょう。AUTO帳簿EXは利用開始までの約1か月間、スタッフがサポートしてくれるため安心です。

導入実績
ものばんくなど
更新日:2022-06-30
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
ナビエクスプレス
NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社
基本プラン要お問い合わせ
NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社
ナビエクスプレス
基本プラン要お問い合わせ
  • 大手企業に導入される安心のセキュリティ
  • 帳票の自動配信で大幅なコスト削減
  • 自社独自の帳票デザインを再現できる

SSLでデータの暗号化を行ったり、帳票配信時のメールにパスワードを付与したりと、セキュリティの高さが魅力のサービスです。電子化によって手軽に安全性を保てるため、帳票を紙で管理する煩雑さを解消してくれるでしょう。

給与明細など帳票の自動配信を行う機能が付いており、人件費や作業時間を削減したい企業に適したサービスです。コストの削減はもちろん、自動配信によって人為的なミスをなくすこともできます。

自社独自の帳票デザインに慣れていて、できれば別の形に変えたくないと考えていても心配ありません。ナビエクスプレスはオリジナルの帳票デザインをそのまま電子化し、利用し続けられます。

導入実績
リタール、コニックス、キャプティなど
更新日:2022-06-08
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
基本プラン要お問い合わせ
コクヨ株式会社
@Tovas
基本プラン要お問い合わせ
  • 取引先へ帳票を自動配信
  • データを暗号化して情報漏洩を防ぐ
  • 専任担当による安心の導入サポート

取引先には従来と変わらず紙の帳票で対応するため、電子化しても手間がかかってしまうという企業へ、@Tovasは帳票の配信を代行するサービスが付いています。帳票のデータを@Tovasに送信するだけで、各取引先に郵送してくれるため便利です。

導入実績
せんにち、カウネット、大日ハンソーなど
更新日:2022-06-30
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
Contents EXpert / Digital Form
NRIセキュアテクノロジーズ株式会社
基本プラン要お問い合わせ
NRIセキュアテクノロジーズ株式会社
Contents EXpert / Digital Form
基本プラン要お問い合わせ
  • 帳票データを圧縮するから軽快に動作する
  • 社内全体で帳票を閲覧、活用できる
  • データスクランブルにより安全性を強化

大規模で電子帳票を快適に扱いたい、という場合に特におすすめのシステムです。帳票データを平均2割以下に圧縮(※1)することで、大量の帳票データを保管しても動作が重くなりません。また電子帳票はWeb環境で閲覧できるため、社内全体での活用もしやすくなるでしょう。
更新日:2022-06-30
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

注目の電子帳票システム3選

基本プラン月 26400円~
株式会社ラクス
楽楽明細
基本プラン月 26400円~
  • 幅広い種類の帳票に対応
  • 簡単に扱えて紙から移行しやすい
  • 電子帳簿保存法に対応したシステム

現在使っている帳票の形式をそのまま電子化したいという企業へ、幅広い種類の帳票をWeb上で発行できるおすすめのサービスです。請求書をはじめ、納品書や検収書、領収書といった帳票を、自社の使い慣れたフォーマットで電子化します。

帳票の発行業務に特化しており、操作性が分かりやすいのが大きな特徴です。担当者の説明を受けながら無料でデモ画面を試せるため、初めて電子帳票システムを利用する企業でも安心して導入できます。

電子帳簿保存法に対応しており、発行した電子帳票を原本控えとして保存しておけます。帳票を完全に電子化することで、紙の書類の保管コストに困ることが無くなるでしょう。

導入実績
全日本空輸、テレビ朝日、パソナテックなど


関連記事:楽楽明細の評判・口コミを紹介!ユーザーが実際に感じた機能や料金の特徴

更新日:2022-09-13
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
  • 請求業務に掛かる時間を削減する
  • 帳票のメール配信はワンクリックで
  • 入金ステータスで請求漏れを防ぐ

見積書や納品書、請求書といった帳票を簡単に作成し、請求業務の効率をアップしたい企業におすすめです。取引先の名前や品目など、フォームに沿って入力するだけで帳票が完成します。また帳票のメール配信をボタン1つで行えたり、入金ステータスで請求漏れを防止したりできる点で、業務担当者の負担が大幅に減るでしょう。

導入実績
スーパークラウズ、ワーク・ライフバランス、トレタなど
更新日:2022-06-08
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
  • 経理の知識が無くても簡単に使える
  • 請求書の作成から会計までを一元管理
  • スマホアプリから請求書を作成できる

会社法に則った帳票をワンクリックで簡単に作成できるため、設立したてで経理担当者がいない会社などにおすすめです。freee会計上で作成した請求書のデータは、自動で売掛金として仕訳されます。帳票作成の手軽さに加え、帳簿付けの工数を劇的に減らし、経理担当者の負担を削減できるのが大きな特徴です。

導入実績
リサブレア、ひといき荘アウトドアサービス、上間フードアンドライフなど
更新日:2022-06-08
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

令和3年度電子帳簿保存法改正に伴う変更点

2022年1月の法改正に伴い、国税関係書類や帳簿の電子データ保存におけるプロセスが見直されました。法改正の目的はスピーディーに電子データで保存できる体制を確立し、多くの企業へ電子帳票システムの導入を促すことが目的です。


ペーパーレス化促進に伴うコストカットや多様な働き方の実現を推進するため、書類の電子データ化を国全体で積極的に進めています。既にEDI・電子メール・クラウドサービス上での取引には、2023年末までに電子データでの保存が義務化されました。


ただし以前の法律では制限が多く、電子帳票化実現までに多くの時間を必要としていました。今回の法改正でどのような点が変更されたのか、1つひとつ内容を見ていきましょう。


事前承認制度の廃止

原則3か月前までに求めていた所管税務署への申請・承認手続きを無くしました。電子帳票システム導入前に発生する手続きを大幅に軽減し、すぐに帳票を電子データとして保存できます。


改正前はシステムの概要書や事務手続きを3か月前までに完了させなければならず、準備段階に多くの時間を必要としていました。


通常業務に加えてシステムの比較や書類手配を進めなければならず、リソース不足を懸念して導入を躊躇する企業もあったでしょう。事前承認制度の廃止で業務フローが効率化され、スピーディーな電子帳票システムの導入が望めます。


スキャナ保存での適正事務処理要件廃止

取引先との見積書・契約書・納品書をスキャナで保存した後、書類を電子データで保存すれば、原本の保管や定期検査を行う必要はありません。


現行制度では社内規定の整備や原本の有無チェックが必要だったため、慢性的なリソース不足に悩まされていました。今回の法改正でチェック業務が削減され、他の業務に人員を充てられます。


一方で情報統制強化を継続して図るためにも、別の形での取り組みが必要です。元々スキャナ保存での適正事務処理要件は、不正防止のために設立された要件だからです。利便性とセキュリティ対策を両立した企業ルールの策定が求められます。


タイムスタンプ要件緩和

電子データ作成日時を刻印するための作業が簡略化されました。契約書・請求書・領収書といった国税関係書類をスキャナ保存する時に、必要だった自署は不要となったからです。


データ修正・削除ができない機能や入力期限内にスキャナ保存が確認できる機能を持つクラウドサービスの利用が認められ、作業負担が軽減されました。


またタイムスタンプの刻印期限も従来の3営業日以内から2か月に延長され、業務の隙間時間に作業を行えます。ただし後回しにすると押し忘れのリスクが高くなるため、自社で独自のルールを決めておくと良いでしょう。


検索要件の緩和

電子帳票システムを選べる選択肢が拡がりました。「取引年月日」「金額」「取引先」を検索できるシステムであれば、導入できるからです。


以前は取引金額・勘定科目・帳簿種類に応じた検索機能の設定や2つ以上の項目を組み合わせた検索条件を設定できるシステムを選ばなければならず、ミスマッチを招いていました。


今回の法改正で検索機能を最重要項目に掲げる必要が無くなり、自社の課題解決が望める電子帳票システムを選択できる確率が高まりました。

平均2分!ミツモアで電子帳票システムを相見積もり


各種帳票の作成を紙で行っていると、ヒューマンエラーや業務担当者の負担増大につながります。電子帳票システムの導入で帳票業務の自動化を推進し、ミスの削減と業務負担軽減の両立を図ります。


ただしすべての電子帳票システムが自社にマッチするわけではありません。電子帳票システムは、帳票作成・配信・管理分野のどれか一つに強みを持つタイプが多いからです。


さらに令和3年に行われた電子帳簿保存法改正への対応力も重要なポイントです。最適な電子帳票システムを選ぶためにも、平均2分でできる無料の相見積もりを試してみましょう。


事業形態、業種、担当者数、必要な機能などの質問に回答すると、自社に合った電子帳票システムが見つかります。

電子帳票システムについて

電子帳票システムの比較ポイントは何ですか?

製品が帳票作成、配信、管理のどの分野の効率化に強いかです。また取引先が多い場合、データ処理のスピードも重要になってきます。電子帳簿保存法に対応しているかも比較ポイントです。

電子帳票システムとは?

電子帳票システムとは見積書や納品書、請求書といった帳票を作成、配信、管理をシステム上で行います。書類の劣化や紛失、誤発送のリスクを防ぎながら、帳票に関する業務を一括で管理できるため、効率的です。

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