電子帳票システムおすすめ8選

電子帳票システムとは、各種帳票の自動作成・配信・管理を行うシステムです。帳票業務がシステム上で完結するため、ペーパーレス化に伴うコストカットや経理担当者の業務負担を軽減可能です。

さらにIPアドレス制限やロックアウト機能の活用で、不正アクセスの脅威を最小限に抑えられます。帳票業務効率化とセキュリティ対策強化の両立に向け、電子帳票システムを導入する企業が増えています。

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効率化したい業務の明確化

帳票業務は帳票作成・配信・管理の3つに大きく分類され、自社にとってどの分野の効率化を図るべきか明確化することが重要です。全てに優れた電子帳票システムは存在せず、特定分野に優れた強みを持っているシステムが多いからです。

例えば、帳票作成を効率化したい場合は、レイアウト機能が豊富なシステムを選ぶと、スピーディーに作業を進められます。帳票レイアウトの自動作成で作業負担を軽減できる他、マウス操作のみで新規レイアウトを手軽に制作可能です。

一方、多様な送信形態や郵送代行機能を搭載したシステムを選ぶと、配信業務の負担を大幅に削減できます。

データ処理のスピード

取引先の数に応じた選択が重要です。発送先が多い程、短時間で大量の帳票作成や配信が求められます。データ処理スピードに乏しいシステムを選んだ場合、業務量が多くなる日中の午前中や月末時の業務負担は軽減されません。

配信能力に優れた回線を多数持つベンダーからシステムを導入すると、一度に大量の請求書や見積書を処理できます。帳票の処理数に合わせて回線を利用できるシステムもありますので、併せて検討しましょう。

セキュリティ機能の種類

外部からのサイバー攻撃対策を強化したいのか、内部統制改善を目指しているのか、セキュリティ強化の目的を明確にすることが重要です。対策の方向性によって、システムの選び方が変わるからです。

前者を優先する場合はアクセス制限やデータの暗号化機能を搭載したシステムを選択し、不正アクセスのリスクを最小化します。

一方ユーザー単位でのファイル閲覧権限・アカウントロック・強制ログアウト機能を搭載したシステムを導入すると、内部不正への抑止力を高められます。アクセスログを併せて活用すると社員一人ひとりの行動を可視化でき、内部不正をいち早く検知することが可能です。

出力形式の違い

エクセル・CSV・PDF、多様なフォーマットに対応しているかどうかも重要なポイントです。出力形態の対応範囲が狭いとシステム導入後に社内で利用する既存フォーマットの仕様変更を迫られ、かえって利便性が低下します。

さらに取引先が指定するフォーマットに応えられない場合、今後の取引に支障をきたします。取引先の帳票フォーマットを調査し、対応できるシステムを選びましょう。

また発注書や見積書のやりとりをFAXで行っている場合は、FAX送信機能を搭載するシステムがおすすめです。自社でFAXサーバーを持たなくとも取引先へ帳票を発送できるため、相手に迷惑を掛けず機器購入費も削減できます。

電子帳簿保存法への対応有無

一定の要件を満たせば損益計算書・貸借対照表・契約書といった、決算や取引に関する書類を電子データとして保存できる法律です。電子データとして保存するには帳票の真実性・可視性・関連性をはじめ、多くの要素が求められます。

見極めるポイントの一つは、JIIMAの認定マークが付いた電子帳票システムを選択することです。「電子帳簿ソフト法的要件認証」を取得している証拠で、電子帳簿保存法へも対応しています。

ホームページ上で判断できない場合は、ベンダーに電子帳簿保存法への対応可否を確認しましょう。サポート体制の充実度も併せて確認しておくと、スムーズに導入できます。

また次のボタンから「業種、従業員数、導入目的」といった簡単な質問に答えるだけで、あなたにピッタリの電子帳票システムを無料で診断することもできます。

帳票業務の作業効率が向上

手作業で帳票作成や郵送を行っていると新規顧客獲得のたびに扱う帳票は増加し、期日までに作業が間に合いません。さらに業務量の増加で入力ミス・誤発送・紛失のリスクが高まり、第三者への情報漏洩や取引先からの信頼喪失につながる恐れがあります。

電子帳票システムはデータ入力・郵送・管理を自動化できるため、経理担当者の業務負担を削減可能です。またシステム上に帳票データを保管できるため、書類の劣化や紛失を気にする必要もありません。

印刷費や紙代のコストカット

帳票データの送受信をシステム上で行えるため、印刷・封入・郵送作業を行う必要性が無くなります。企業規模が大きくなるほど顧客数や仕入れ先が増え、紙で帳票を作成していた場合は印刷費や人件費がかさみます。

誤入力や印刷ミスが生じた場合は、帳票を再発行しなければなりません。電子帳票システムの導入でペーパーレス化を実現し、印刷代・紙代・人件費を削減できます。

作成したデータにミスがあった場合でも、システム上で素早く修正して再送信できるため、修正作業に伴うコスト増大の心配もいりません。

在宅勤務を導入できる

帳票業務に必要な機能やデータはシステム上に揃っているため、出社して仕事を行う必要性はありません。

在宅勤務の導入で社員同士の接触を回避でき、新型コロナウイルスの感染リスクを最小限に抑えられます。

その他優秀な人材の確保・交通費削減・業務効率向上が期待でき、企業と社員双方に多くのメリットをもたらします。

帳票作成

見積書・納品書・請求書など、取引先へ送る帳票をシステム上で作成する機能です。データの取り込みや計算を自動化し、業務負担を大幅に削減できるでしょう。

帳票作成に強みを持つシステムを選ぶと、新規レイアウトをマウス操作で簡単に作成できます。

帳票管理

帳票データの転送・分類・削除・廃棄を自動化し、効率的なデータ管理を実現する機能です。ActiveDirectoryと連携している場合は、ユーザーIDやパスワード情報をそのまま活用できます。

帳票配信

メールでの添付ファイル・ダウンロード・FAX送信を使い、相手に自動で帳票を送る機能です。作業負担を減らしつつ、相手が指定する形に柔軟に対応できます。1件単位で発行から郵送まで代行する機能を搭載したシステムもあります。

出力

CSV・PDF・HTML、取引先が要望するフォーマットに合わせて使い分けが可能です。印刷した帳票を毎回発送する取引先は自動印刷を活用し、作業の手間を省きます。外部メディアにデータを保存しておくと、サーバー負担を軽減できます。

案件の進行状況確認

帳票データの閲覧状況を一目で確認できます。問題が無ければ相手から承認表示が送られてくるため、進行状況を細かく監視する必要がありません。修正の場合は差し戻し要請がファイルと共に転送され、スピーディーに訂正作業へ移れます。

セキュリティ

帳票閲覧範囲・利用時間・IPアドレスの制限によってアクセス権の過大付与を防ぎ、社内外の不正アクセス対策を強化できます。データ暗号化機能を搭載していると、各帳票を閲覧できる人数を最小限に絞れます。

2022年1月の法改正に伴い、国税関係書類や帳簿の電子データ保存におけるプロセスが見直されました。法改正の目的はスピーディーに電子データで保存できる体制を確立し、多くの企業へ電子帳票システムの導入を促すことが目的です。

ペーパーレス化促進に伴うコストカットや多様な働き方の実現を推進するため、書類の電子データ化を国全体で積極的に進めています。既にEDI・電子メール・クラウドサービス上での取引には、2023年末までに電子データでの保存が義務化されました。

ただし以前の法律では制限が多く、電子帳票化実現までに多くの時間を必要としていました。今回の法改正でどのような点が変更されたのか、1つひとつ内容を見ていきましょう。

事前承認制度の廃止

原則3か月前までに求めていた所管税務署への申請・承認手続きを無くしました。電子帳票システム導入前に発生する手続きを大幅に軽減し、すぐに帳票を電子データとして保存できます。

改正前はシステムの概要書や事務手続きを3か月前までに完了させなければならず、準備段階に多くの時間を必要としていました。

通常業務に加えてシステムの比較や書類手配を進めなければならず、リソース不足を懸念して導入を躊躇する企業もあったでしょう。事前承認制度の廃止で業務フローが効率化され、スピーディーな電子帳票システムの導入が望めます。

スキャナ保存での適正事務処理要件廃止

取引先との見積書・契約書・納品書をスキャナで保存した後、書類を電子データで保存すれば、原本の保管や定期検査を行う必要はありません。

現行制度では社内規定の整備や原本の有無チェックが必要だったため、慢性的なリソース不足に悩まされていました。今回の法改正でチェック業務が削減され、他の業務に人員を充てられます。

一方で情報統制強化を継続して図るためにも、別の形での取り組みが必要です。元々スキャナ保存での適正事務処理要件は、不正防止のために設立された要件だからです。利便性とセキュリティ対策を両立した企業ルールの策定が求められます。

タイムスタンプ要件緩和

電子データ作成日時を刻印するための作業が簡略化されました。契約書・請求書・領収書といった国税関係書類をスキャナ保存する時に、必要だった自署は不要となったからです。

データ修正・削除ができない機能や入力期限内にスキャナ保存が確認できる機能を持つクラウドサービスの利用が認められ、作業負担が軽減されました。

またタイムスタンプの刻印期限も従来の3営業日以内から2か月に延長され、業務の隙間時間に作業を行えます。ただし後回しにすると押し忘れのリスクが高くなるため、自社で独自のルールを決めておくと良いでしょう。

検索要件の緩和

電子帳票システムを選べる選択肢が拡がりました。「取引年月日」「金額」「取引先」を検索できるシステムであれば、導入できるからです。

以前は取引金額・勘定科目・帳簿種類に応じた検索機能の設定や2つ以上の項目を組み合わせた検索条件を設定できるシステムを選ばなければならず、ミスマッチを招いていました。

今回の法改正で検索機能を最重要項目に掲げる必要が無くなり、自社の課題解決が望める電子帳票システムを選択できる確率が高まりました。

電子帳票システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのソフトを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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