会員管理・入金管理システムおすすめ7選

会員管理・入金管理システムとは

会員管理サービスとはECサイトやWebサービス、会員制フィットネスジムなどの会員情報を一元的に管理するためのシステムです。住所や生年月日などの情報から購入履歴や会員種別、来店頻度などさまざまなデータがシステム上で管理できます。

各情報を効率よく管理することで特定の属性を持つ会員の抽出が簡単にできるので、プロモーションに活用したり、データを分析してマーケティングに役立てられるなど、さまざまなメリットがあります。

また入金管理機能をあわせて搭載する製品なら、会費や商品購入代金の決済から入金消込までを自動化可能です。会員によって会費が異なる場合やキャンペーンなどのイレギュラーな決済を会員情報と紐づけて管理するため、ミスのないスムーズな入金処理が実現します。

必要な機能が揃っているか

会員管理・入金管理システムを選ぶ際には、必要な機能が揃っているかどうかを確認しましょう。会員情報を管理するだけでなく、決済機能が必要なのか消込までシステム上でおこないたいのかによって選ぶ製品は異なります。

さらに製品によってはイベント管理ができたり、DMを一斉送信できたりとさまざまな機能を搭載しているものがあります。24時間ジムなど会員制施設を運営する場合は、アプリによる鍵の解錠機能があると便利です。業態や業種によって必要な機能が違うため、どの機能が必要かを見極めて選ぶと良いでしょう。

外部システムとの連携ができるか

会計ソフトやERPなどの基幹システムと連携すると、入金情報が自動で基幹システムへ送られるため管理が容易になります。データ移行の必要がなくなるので、業務の短縮につながるでしょう。またLINE連携ができる製品なら入会申込や予約、決済など会員とのさまざまなやりとりがLINE上で完結します。

中には既存の自社システムとAPI連携できるシステムもあるため、確認が必要です。外部システムと連携して業務を効率化したい場合は、連携が可能かどうかを考えて選びましょう。

想定する予算に見合っているか

会員管理・入金管理システムにはいろいろな料金形態があります。使える機能によってパッケージ化されていてプランごとに料金が異なるものや、初期必要と月額利用料が無料で決済ごとにシステム利用料がかかるものなどさまざまです。

初期費用と月額利用料が無料の製品は一見魅力的ですが、ひと月あたりの決済量によっては費用がかさむこともあります。必要な機能を確認するとともに、会員数や決済の発生量を考慮して選ぶと良いでしょう。

セキュリティレベルは希望する水準を満たしているか

会員情報や決済方法など、重要なデータを扱う会員管理・入金管理システムには高いセキュリティレベルが求められます。万一、個人情報が流出するなどのトラブルがあれば、顧客の信頼を失うことになるからです。そのため、しっかりとしたセキュリティ対策をとっているシステムを選びましょう。

会員管理・入金管理システムには提供形態としてクラウド型とオンプレミス型があります。一般的には自社サーバにシステムを構築するオンプレミス型の方がセキュリティが高い傾向にありますが、クラウド型にも国際基準に即したセキュリティを保っている製品があります。どのセキュリティ認証を得ているかなど、セキュリティレベルの確認をすると安心です。

入力画面や管理画面は使いやすいか

入会申込や決済、予約など会員が操作することの多い会員管理・入金管理システムは、誰にでも使いやすい操作性であることが重要です。使いにくいインターフェースは、会員離れの原因のひとつになるでしょう。LINEでさっと予約ができるなど、はじめてでも直感的に使えるシステムを選ぶのが大切です。

また管理画面の使いやすさも確認しましょう。複数の決済方法を簡単に確認できたり、会員情報の取り込みや出力がワンタッチでできたりすると業務効率が上がります。管理画面が使いにくいとせっかくの機能が使いこなせないため、操作性は重要です。トライアル期間やデモサイトがある製品だと、事前に操作性を確かめられます。

サポートが充実しているか

操作方法がわからない場合や、運用方法の疑問が出た場合にサポート体制がしっかりしていると安心です。サポートデスクが設置されているかや、マニュアルやトラブルシューティングが用意されているかを確認しましょう。

中には導入検討段階からカウンセリングを実施したり、導入してから一定期間は、会員からの問合わせに対して、代わりに対応してくれるといった手厚いサポートを用意している製品もあります。求めるサポートレベルに合った製品を選びましょう。

顧客情報を管理しやすくなる

顧客情報には多くの項目が含まれており、主に住所や氏名、会員種別、決済方法、入金状況などです。。これらをExcelやスプレッドシートなどで情報を管理していると、会員数の増加に伴って管理が煩雑になりミスが発生する原因となります。

会員管理・入金管理システムでは、それらの情報を一元管理し自動化するため、管理の手間を大幅に軽減できるでしょう。たとえば入金情報を会員情報と自動で結びつけ、消込業務を簡略化することが可能です。自動化によって人的ミスがなくなり、会員管理が効率化できます。

会員向けにサービス提供がしやすくなる

会員管理・入金管理システムには会員種別や入会時期など、会員に各種ステータスを付けられる製品があります。ステータス管理をすると、入会1か月以内の会員にキャンペーン案内を送るなど、ターゲットを絞ったプロモーションが可能になります。

手当たり次第にメールやDMを送るのに比べ会員の目に留まりやすく、プロモーションの効果をアップさせられるでしょう。

ユーザー利便性や満足度が向上する

会員専用のマイページが作れたり、LINE連携でさまざまな登録や更新作業がLINEでできたりと、会員管理システムには会員の利便性を向上させる機能が搭載されています。

また予約システムを備えた製品は、24時間365日いつでもスマホから簡単に予約ができま す。予約のために決まった時間内に電話を掛ける必要がなく、隙間時間に予約が完了するため、ハードルが下がり集客アップにつながるでしょう。ユーザーの利便性が高いシステムは顧客満足度があがり、客離れを防止します。

請求や入金処理業務の人的ミスが減少する

入金消込には請求情報と入金情報を照合する作業が必要です。手作業で1件1件照合するのは手間のかかる作業なため、会員数が増えれば増えるほど消込作業に時間が必要になり、ミスも発生するでしょう。

会員管理・入金管理では顧客データと請求情報、入金情報が自動連携され、消込の際の照合作業を容易にします。自動化によって人的ミスが減少し、業務時間の短縮にも繋がります。

データを集計し分析や予測に役立てられる

会員管理・入金管理システムには顧客情報やこれまでの請求履歴など、さまざまなデータが蓄積されます。会員の性別や入会期間、来店頻度など詳しいデータが収集できる製品なら、各データを集計して分析することで先の予測や改善点の発見ができるでしょう。

中には集計内容をカスタマイズし、自社独自の分析レポートを作成できる製品もあります。知りたい情報をまとめて集計することで、顧客の嗜好やサービスを受ける頻度などがわかり経営に役立てられます。

安定運用に時間が必要

新しく会員管理・入金管理システムを導入する際は、データの移行やシステム内容の把握に時間がかかることを考慮しておきましょう。CSVでデータ移行ができる製品ならスムーズに移行できます。

使い方については社内研修をおこなうなど、導入前の準備が必要です。あわせて既存顧客への周知が必要なため、スケジュールに余裕を持って導入を進めましょう。

バックアップ対策を考慮する必要がある

顧客の個人情報が詰まった会員管理・入金管理システムを運用するには、セキュリティ対策をしっかりとおこなう必要があります。セキュリティレベルの高いシステムを選ぶのはもちろん、万一データが消失したときのために、バックアップ対策を考えておかねばなりません。

データの紛失や漏えいは信用問題にかかわるため、セキュリティ対策を重視しましょう。

会員管理・入金管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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