複合機・コピー機リースおすすめ9選

企業規模の大小にかかわらず、ほとんどの企業で複合機やコピー機を業務に使用しています。しかし業務用の複合機やコピー機を新品で購入するとなると、100万円を超えることも少なくありません。

そこでリースを利用すれば、購入するよりも遥かに安い費用で新品の複合機・コピー機を導入できます。まとまった資金がなくても複合機やコピー機が導入できるため、多くの企業がリースを利用しています。

リース契約の仕組みを解説

複合機・コピー機のリース契約は、企業が指定した機種をリース会社が購入して企業へ貸し出します。レンタルだとレンタル会社が持っている機種から借りるため中古なことが大半ですが、リースでは新品が借りられます。

ただしレンタルとは違いリース期間が長期に設定されており、一般的には5年リースを選ぶことがほとんどです。リース期間中は基本的に解約ができないため、はじめから短期間で解約することがわかっているならレンタルのほうがよいでしょう。またリース契約を結ぶ際には審査が必要なことも特筆するべき点です。

リース料金の相場

コピー機のリース料金は機種によって異なりますが、一般的には月10,000円から20,000円程度です。リース会社によっては初期費用や運搬料がかからないケースもあり、高機能なコピー機をリーズナブルに利用できるでしょう。

実際には月々のリース料金のほかに、契約によってカウンター料金やトナー代、メンテナンス代などの利用料が必要です。

メンテナンス対応

複合機・コピー機のリースには、多くの場合保守サービスが含まれています。複合機やコピー機に不具合が発生すると業務に支障をきたすため、トラブル発生時の対応や定期メンテナンスなど、どこまでのサポートが保守に含まれているかを確認しておきましょう。即時や即日対応が可能なサービスなら安心です。

契約年数に縛りがあるかを確認する

複合機・コピー機のリースは、年単位で契約するものです。リース会社によって契約年数の縛りが異なることがあるため確認が必要です。多くの場合は3年から6年の間での契約となりますが、範囲内で自由に選べるのかどうかを調べましょう。

もしリース会社が定める契約年数内で途中解約をする場合は、違約金が発生します。途中解約の予定があるなら違約金の計算方法や、その他条件を確認して費用を見積もっておきましょう。

カウンター料金を確認する

複合機やコピー機のリース契約には、リース料金以外にカウンター料金がかかります。そのためリース料金の安さだけで決めてしまうと、カウンター料金が高くて費用対効果が予想以上に高くついたなんてことになりかねません。

カウンター料金は印刷した枚数によって加算されるため、おおよその印刷枚数を計算すれば月の利用料がわかります。リース契約を結ぶ際には、リース料金とカウンター料金のトータルの費用で選びましょう。

問い合わせ時の対応を比較する

複合機やコピー機にはさまざまな機能が搭載されているため、使い方に慣れるまでは混乱することも多いでしょう。またトラブルが発生すると業務が滞るため、問合せ時の対応が重要です。すぐにつながるサポートデスクが設置されているか、対応の早さや親切さはどうかなどを確認しましょう。

サポートデスクの対応の早さや親切さについては調べてもわからない部分が多いため、口コミを見てみたり実際に問合せをしてみるのも1つの手です。

保守契約の内容を確認する

保守契約の内容にはメンテナンスや修理サービスが含まれていますが、対応の早さや派遣スタッフの質を確認しましょう。急な故障などの際に対応が翌日以降になるようでは、その間に業務が滞ってしまいます。とくに印刷業務が頻発するオフィスなら、即日対応が可能なサービスかどうかが重要です。

また連絡時にいったんリース会社の担当営業が訪問したあと、専門スタッフを手配していては時間のロスにつながります。すぐに専門のスタッフがきてくれるサービスなら、その場ですぐにトラブルを解決できる可能性が高いでしょう。

最大の印刷枚数などのスペック面を確認する

ひと口に複合機やコピー機と言っても、機能面や最大印刷枚数などのスペックはさまざまです。たとえば同じ書類とじができる機種でも縦横どちらにも対応できるものや、書類とじが可能な最大枚数の違いなどが異なります。

ほかにもスマホプリントやA3対応、インクカートリッジの自動注文機能など、機種によってさまざまな機能が搭載されています。コピー機の性能は総務部や経理などバックオフィス業務の効率に直結するため、自社に必要なスペックをしっかりと考慮する必要があるでしょう。

長期契約の場合の利用金額で考える

複合機・コピー機の導入をどのくらいの期間で考えているかで、リースがいいのかレンタルが得なのか、また購入を検討したほうがよいのかが決まります。数か月～1、2年程度の短期間ならレンタルで問題ありませんが、それよりも長期で考えているなら3～7年の契約が多いリース契約がおすすめです。

また長期利用なら購入も視野に入りますが、購入する際は数10万～100万円前後の初期費用がかかります。また一旦購入すると、機種が古くなってもそうそう買い替えができません。リースなら契約更新時に新品の機種に変更することが可能なので、長い目で見てもお得にコピー機が使えます。

希望する機種を選べる場合が多い

複合機・コピー機のレンタルとリースを比べた場合、大きな違いとなるのは希望する機種を新品で選べることです。レンタルではレンタル会社が所有している機種から選ぶため、中古が多かったり希望する機種の取り扱いがなかったりといったケースが多く見られます。

一方リースは企業が希望する機種をリース会社が購入し、貸し出す形となるため希望通りの機種を新品で使用できます。ただしリース会社によって取り扱いメーカーが決まっている場合があるので注意しましょう。

初期費用０円から利用できる

レンタルは1日から手軽に利用できる分、月額料金が割高になります。またある程度の額の初期費用が必要になるケースが多いため、利用する際はまとまった費用の用意が必要です。

一方リースは初期費用0円から利用できます。本体代金や搬入費用、初期設定などすべてリース代金に含まれているため、別途費用がかかることがありません。導入時にまとまった金額が不要なため、開業時などなるべく費用を節約したいシーンで役立ちます。

問題が発生した際にすぐに駆けつけてくれる

日常的に複合機やコピー機を使用するオフィスでは、問題発生時にすぐに駆けつけてくれるリース会社ではないと業務に支障をきたします。営業拠点を多く持つ大手リース会社なら、スタッフを多く抱えていて問題発生時にすぐに駆けつけることが可能です。

またメーカーと提携しているリース会社もあり、日本全国に専門スタッフを派遣できるでしょう。多くのリース会社では対応可能地域を細かく明記しているため、不安な人は確認しておくと安心です。

リースを利用するには審査が必要

複合機・コピー機の長期利用を検討するならリースがおすすめですが、利用するには審査が必要です。契約期間が長期にわたるため、支払い能力があるかが重要になるためです。事業歴が長い企業や黒字経営の企業なら問題はありませんが、赤字が続いていたり実績のない企業だと難しい場合があります。

審査に通りやすいかどうかはリース会社によって異なるため、不安な場合は複数のリース会社に審査を依頼するとよいでしょう。万一、リース会社の審査が通らなかった場合には、割高になりますがレンタルを検討するという手もあります。

審査から導入設置までのタイムラグを確認

審査が通ってから契約、設置となるため導入までにどのくらいの期間が必要かを確認しておきましょう。とくに人気機種の場合、審査を待っている間に在庫が無くなる可能性があります。審査中も在庫の確保ができるのか、また審査にかかるおよその期間を確認しておくと安心です。

審査に時間がかかってしばらくコピー機が使えないといった事態を防ぐために、実際に使用開始したい日程から逆算して申し込み日を設定しましょう。

すぐに駆けつけてくれる地域を確認

最短即日対応を謳っていても、地域が限られている場合があります。リース会社によって都市部だけに集中していたり、首都圏は強いが関西は弱かったりと特色があるためすぐに駆けつけてくれる地域を確認しましょう。

また離島や地方の奥地など、エリアによっては別途日数と出張費用がかかる場合があります。

メンテナンス対応日時の確認

基本的に平日のみ営業している事業所なら問題ありませんが、土日祝や夜間営業をおこなっている企業ならメンテナンス対応時間を忘れずに確認しましょう。土日祝や夜間はサポートデスクにつながりはしても、スタッフの派遣は翌営業日になるケースがあります。

メンテナンス対応が自社の営業時間に対応しているかどうかは、意外と忘れがちかもしれませんが非常に重要です。

搬入設置だけではなく設定まわりもやってくれるかどうか

リース開始時に搬入と設置をおこなってくれるのはもちろんですが、設定まわりの対応もしてくれるかどうかが重要です。基本的に搬入設置と試し刷りはすべてのリース会社がおこなってくれると思いますが、PCとの連携設定までやってもらえると安心です。

またスマホやタブレットとのWi-Fi接続や、搭載機能の操作方法などの説明があると新しい機種の操作がスムーズにおこなえます。設定や説明の有無は契約時にしっかりと確認しておくのがおすすめです。もし通常は対応していないと言われても、交渉してみると対応してもらえる場合があります。

複合機・コピー機リースは事業者によって特徴や機能もさまざま。「どのサービスを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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