会議室予約システム比較おすすめ15選

会議室予約システムとは、社内の会議室や貸し会議室の予約をしたり、入退室情報を管理できるシステムです。カレンダーから会議室の利用状況を確認するのはもちろん、空予約する人を特定したり、無断利用をしている人を特定するなど、非効率的な会議室の使い方を見直すこともできます。

この記事では、おすすめの会議室予約システムを紹介、選び方のポイントを解説しますので導入検討にお役立てください。

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会議室予約システムにはさまざまな機能が搭載されているものが多く、使いこなすためには、自分たちに合ったものを選ぶことが大切です。会議室予約システム選びのポイントについて解説します。

利用目的に合っているか

予約システムには会議室予約に特化したものだけでなく、スクールやクリニック、サロンなどで利用されるものまで、さまざまな種類があります。メルマガ配信機能など、自社に不要な機能が多いと使いにくく感じる場合があるかもしれません。

また商用のシステムの場合、会議室の予約状況カレンダーが管理者など閲覧権限をもつユーザーにしか表示されないことがあります。権限の付与が少人数にしかできない製品は、社内向けの利用に向いていないため気を付けましょう。

会議室予約システムの導入を成功させるには「従業員全員がスマホから予約状況を確認できるようにしたい」など目的を明確にし、会議室予約の効率化に過不足ない製品を選ぶのが大切です。

簡単に操作できるか

せっかく導入しても操作が難しければ、次第に使わなくなってしまいます。実際に会議室の予約をする人の立場に立って考え、画面デザインが直感的にわかりやすいか、予約・キャンセル・変更の操作は簡単かなど、しっかりと確認しましょう。

無料トライアルなどがある場合には、できるだけ多くの社員に実際に操作してもらい、感想や意見に耳を傾けるのもよい方法です。

同時に社内のグループウェアやSNSとの連携についても、確認しておくことが大切です。

セキュリティ面に問題はないか

セキュリティ対策についても、しっかりと確認しておきましょう。

もしクラウド型の会議室予約システムを利用するのであれば、特に注意が必要です。クラウド型は遠隔操作ができるなど便利な反面、会議情報などの情報漏えいトラブルなどが起こる可能性があります。これは企業の信用にも関わるため、導入を決定する前にしっかりと確認することが大切です。

また管理者や予約者の権限や範囲についても確認し、第三者による予約の改ざんが起こらないシステムを選びましょう。

料金体系が自社の予算に合っているか

会議室予約システムは無料のものから費用が発生するものまで、機能に合わせてさまざまな価格設定がされています。

機能の充実ぶりに高額なシステムにばかり目が行きがちですが、いくら便利さがあっても、継続して使用できなければ意味がありません。導入後にコスト面で使用打切りになることがないよう、無理のない予算のものを選びましょう。

しかし仮に高額であったとしても、費用対効果が高い場合もあります。導入前にはトライアルを利用して、費用と機能のバランスについて、十分に検討することが大切です。

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グループウェアや受付システムと統合できるか

自社で使用しているMicrosoft 365やGoogle Workspace、サイボウズなどの、既存のグループウェアのスケジューラーや受付システムと連携できるかを確認しましょう。従業員が使い慣れたシステムと連携できれば導入もスムーズに進められます。

来訪者との会議が多い場合は受付システムと連動できる製品がよいでしょう。システム導入後はこれまでおこなっていた来客者の電話対応や、会議室までの案内が必要なくなり、担当者の負担軽減が可能です。

PCやスマホのブラウザから簡単にアクセスでき、会議室予約の二度手間をなくせます。またアポイントメールの自動送信も可能です。

会議室予約システムには、以下のような機能が搭載されています。

〈会議室予約システムの機能〉

• 会議室予約の検索・空き状況確認
• 会議室の新規予約作成
• チェックイン・チェックアウト
• 会議のリマインドメール作成
• カラ予約の自動キャンセル
• 会議終了時間のカウントダウン
• 会議室の利用履歴確認・集計

会議室予約の検索・空き状況確認

会議室予約システムでは、予約したい日時や人数、必要な設備などの条件を入力すると、条件に合った空き会議室を簡単に検索できます。予約状況がカレンダー形式でひと目でわかるので、空いている会議室をすぐに見つけられます。

会議室の新規予約作成

空き会議室が見つかったら、予約をそのまま作成できます。予約画面で会議の題名、参加者、時間帯などを入力するだけで、予約は簡単に完了します。また会議の招待メールを参加者へ自動で送信することも可能です。

チェックイン・チェックアウト

会議室にタブレットやスマホなどの端末を設置して、チェックイン・チェックアウトを行える機能です。この機能を活用することで、予約した会議が開始時間に実際に開始されたかどうかを確認できます。そして、会議の終了をリアルタイムで通知します。

会議のリマインドメール作成

予約した会議の開始時刻が近づくと、参加者へリマインドメールが自動で送信される機能です。この機能を活用することで参加者は日時や場所を忘れることなく、会議へスムーズに参加できます。

カラ予約の自動キャンセル

予約した会議が実際に行われなかったときに、その予約をシステムが自動でキャンセルする機能です。一定時間が経過してもチェックインがない予約はカラ予約とみなされ、ほかの利用者が会議室を予約できるようになります。

会議終了時間のカウントダウン

会議室に設置したタブレットやスマホ端末に会議の残り時間を表示できる機能です。参加者が会議の進行状況を把握しやすくなり、会議を予定通りに終えることができます。

会議室の利用履歴確認・集計

管理者が会議室の利用履歴を確認して、データを集計できる機能です。どの会議室がよく使われているか、どの時間帯が混雑しているかなどの情報を把握して、会議室の運用改善に役立てられます。

会議室予約システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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