会議室予約システムを比較する

タブレット設置に対応しているか

会議室予約システムを導入する際は、タブレット端末やスマホ端末の設置に対応しているかに注目しましょう。端末を会議室に設置すれば、チェックイン・チェックアウトの操作がその場でできるため、会議室の利用状況をリアルタイムで反映できます。会議室のカラ予約問題を解消し、稼働率の向上に寄与してくれるでしょう。

既存の端末を流用できる予約システムもあるため、自社の運用方針に合わせて最適なものを選ぶのがおすすめです。

会議室の稼働率を高める機能が充実しているか

効率的に会議室を運用できれば、部屋の数を増やすことなく会議室不足が解消できます。利用されない会議室の自動キャンセル機能や、会議室の使用状況がリアルタイムで確認できる機能は、会議室の稼働率を高めるために必要でしょう。

またファシリテーション機能が充実しているかも選定ポイントの一つです。経過時間・終了時間をアラート・アナウンスで知らせるタイムキーパー機能や、会議室からドリンクをオーダーができる呈茶機能があれば、会議をスムーズに進行できるでしょう。

豊富な機能が揃う会議室予約システムを選ぶことで、会議室の一元管理が簡単に行えます。カラ予約を防止し、会議室を無駄なく活用することで生産性の向上に貢献してくれるでしょう。

カレンダーや外部システムと連携できるか

アプリや外部システムと連携できるかどうかも重要なポイントです。OutlookカレンダーやGoogleカレンダーと連携できるシステムを選べば、会議室の自動予約やアポイントメールの自動送信を行えます。会議室予約の入力作業がなくなるため、設定漏れの心配がありません。

他にもMicrosoft 365やGoogle Workspace、サイボウズなどのグループウェアと連携すると、会議室の利用状況を素早く確認できます。予約・キャンセルなどの操作もリアルタイムで行えるため、会議室のダブルブッキングを防止できるでしょう。

また自社で利用している受付システムと連携できるかにも注目しましょう。受付システムと連携すれば、来客者の案内や来客通知の受け取りが可能です。これまで行っていた来客者の電話対応や会議室までの案内が必要なくなり、担当者の手間やコストを削減できます。

誰でも簡単に操作できるか

会議室予約システムを選ぶ際は、操作性の高さも確認しましょう。多くの社員が利用するシステムであるため、IT・ビジネスツールに慣れていない社員でも簡単に操作できるサービスを選ぶことが重要です。

会議室の稼働率を向上させるためには、システムを利用者全員に適切に利用してもらう必要があります。会議室の予約やキャンセルが容易に行えるか、無料トライアル期間などを活用し、使用感を確かめてから契約するのがおすすめです。

機能・料金体系が自社に合っているか

料金体系は月額定額制のものが多く、機能や人数、部屋数によって変動します。またクラウド型のシステムは、機器類の導入を必要としないため初期費用無料で始められます。

システムを選ぶ際は、自社に必要な機能が搭載されたうえで、コストが見合っているかを確認しましょう。会議室予約システムには無料で利用できるシステムもありますが、利用できる人数や受けられるサポートが制限されている場合もあります。そのため無料トライアル期間を活用して比較・検討するのが良いでしょう。

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利用状況をリアルタイムで把握できる

各会議室の利用状況が画面上に一目でわかるよう表示されるため、どの会議室が空いているかわざわざ確認を取りに行く必要がありません。

デスクで他の作業と並行しながら、部署内ミーティングやクライアントとの商談日時を決められますので、作業効率向上が期待できます。

また利用時間が過ぎても会議が始まらない場合は、自動キャンセル機能によって予約が解除され、会議室が解放されます。少人数での打ち合わせや他部署の同僚と、手軽にコミュニケーションを図る場として活用できるでしょう。

ヒューマンエラーの削減

ダブルブッキング・予約取り忘れ・利用時間の手違いなど、アナログ管理で生じるミスを大幅に削減できます。会議室予約システムの導入によって、正確かつ効率的な管理が実現できるからです。

予約作業が完了すると「誰が・どの会議室を・いつ使うか」がシステムに反映されるため、日程調整に掛かる手間を削減できます。さらに画面上で会議日程をいつでも確認できるので、トラブルのリスクを最小限に抑えることが可能です。

またスマートフォンやICカードで、会議室の利用開始・終了・施錠を完結できる体制を整えられ、効率的に会議室を運用できます。

クライアントとのスムーズな商談を実現

アナログ管理で生じる予約手違いやダブルブッキングに伴う会議室不足を解消できます。利用日時・来訪者リスト・使用会議室をシステム上に可視化できるからです。日程をいつでも確認できる環境を整え、来訪者への伝達ミスを防ぎます。

予約ミスに伴うトラブルに慌てて対応している様子をクライアントに見られると、ネガティブな印象や不信感を抱かれ、今後の取引に支障が生じる可能性があります。

会議室予約システムの導入で、商談当日にクライアントを待たせること無く会議室に迎えられ、和やかな雰囲気で商談を進められます。

会議の間延び防止

会議室の利用時間を限定することで、タイムマネジメントの意識を高められます。無駄な時間の発生を防ぐため、準備段階から社員の意識改革が望めるからです。資料のレイアウトやプレゼンテーションの方法に気を配り、限られた時間で質の高い発表を実現します。

また終了時刻に近づくと、アラームやカウントダウンがPC画面に通知されるため、議論の長期化を防ぐことが可能です。参加者全員が時間厳守の意識を高く持つようになり、次の利用者へスムーズな受け渡しを実現できます。

そして浮いた時間を他の業務に割けるようになり、残業時間削減や社員のモチベーションアップが期待できます。

予約・キャンセル・検索

会議室の予約や日程変更を行う機能です。既に予約が入っている場合は利用者が明確に表示されますので、ダブルブッキングのリスクを最小限に抑えられます。

スマートフォンやタブレット端末から入力できるシステムも多く、クライアントから来社の要望があった場合でもスムーズに対応できます。

チェックイン・チェックアウト

会議室の開始・退出を明確化する機能です。利用状況を可視化し、部署内ミーティングやクライアントとの商談に邪魔が入らないよう細心の注意を払えます。また会議室の利用状況が一目でわかる環境を整備でき、次の利用者がスムーズに準備へ移れます。

自動キャンセル

予定時間を過ぎても会議室が利用されていない場合、自動的に予約状況を解除する機能です。日程変更に伴う予約の消し忘れや空予約の影響を最小限に抑え、会議室の稼働率を高められます。急に社内ミーティングを開催したい場合でも、すぐに会議室を押さえられます。

グループウェアとの連動

グループウェアは組織内の情報共有・コミュニケーションを活性化する機能です。カレンダーやチャットツールを搭載し、業務効率促進を図れます。

参加予定者のスケジュールを見ながら会議の日程を決められるので、調整作業の手間を軽減できます。

アラーム・カウントダウン通知

終了時刻が近づいたら、PCやスマートフォンにアラート通知を送る機能です。次の利用者へスムーズに受け渡しができるよう、参加者全員が時間厳守の意識を高く持ちます。限られた時間で質の高い発表ができるよう、準備段階から資料内容や発表の進め方を精査します。

予約時間延長

会議室の使用時間を延長できる機能です。ミーティングの延長やクライアントとの商談が盛り上がった場合、会議室をそのまま利用できます。15分や30分単位で時間を設定できるシステムもあり、次の予定に支障をきたさずに会話を続けられます。

利用履歴の記録・出力

社内にある各会議室を「いつ・誰が・どのくらいの時間」利用したか、集計・分析できる機能です。会議室のレイアウト変更や増減の判断材料に活用できます。

また会議室を一度に使う時間が長い場合は会議の進め方を指導し、会議の効率化や残業時間削減につなげます。

管理権限の分散化

各拠点の管理者へ権限を委譲することで、柔軟に会議室を利用できます。組織内の人数構成は本社と異なるため、拠点ごとに合った活用方法が求められるからです。

またシステム管理者が各拠点管理者へ移譲する権限内容を細かく設定できるので、作業負担軽減とセキュリティ対策強化の両立を図れます。

アナログ形式で会議室予約を管理しているとダブルブッキングや予約ミスを招き、日程調整に掛かる負担が大きくなります。会議室予約システムを導入すると予約・利用状況が一目でわかるため、調整作業の手間を大幅に削減可能です。

ただし会議室予約システムにはマーケティング・決済・顧客管理など、店舗向けの利用を想定した多機能システムもあり、どのシステムが最適か迷っている方も多いのではないでしょうか。

最適な会議室予約システムを選ぶためにも、平均2分でできる無料の自動診断を試してみましょう。事業形態、業種、従業員数、必要な機能などの質問に回答すると、自社に合った会議室予約システムが見つかります