会議室予約システム比較おすすめ16選

会議室予約システムとは、オフィスの会議室の予約や入退室の情報を一元管理できるシステムのことです。空き状況をカレンダーからリアルタイムで確認したり、管理業務を自動化したりして、会議室の有効利用を促進します。

会議室予約システムの機能やメリット、使い方をくわしく知りたい方は、ぜひ以下の記事も合わせてご覧ください。

関連記事：会議室予約システムとは？機能やメリット、使い方など基本をわかりやすく解説｜ミツモア

会議室予約システム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数や欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想の会議室予約システムが見つかります。

会議室予約システムにはさまざまな機能が搭載されているものが多く、使いこなすためには、自分たちに合ったものを選ぶことが大切です。会議室予約システム選びのポイントについて解説します。

利用目的に合っているか

予約システムには会議室予約に特化したものだけでなく、スクールやクリニック、サロンなどで利用されるものまで、さまざまな種類があります。メルマガ配信機能など、自社に不要な機能が多いと使いにくく感じる場合があるかもしれません。

また商用のシステムの場合、会議室の予約状況カレンダーが管理者など閲覧権限をもつユーザーにしか表示されないことがあります。権限の付与が少人数にしかできない製品は、社内向けの利用に向いていないため気を付けましょう。

会議室予約システムの導入を成功させるには「従業員全員がスマホから予約状況を確認できるようにしたい」など目的を明確にし、会議室予約の効率化に過不足ない製品を選ぶのが大切です。

簡単に操作できるか

せっかく導入しても操作が難しければ、次第に使わなくなってしまいます。実際に会議室の予約をする人の立場に立って考え、画面デザインが直感的にわかりやすいか、予約・キャンセル・変更の操作は簡単かなど、しっかりと確認しましょう。

無料トライアルなどがある場合には、できるだけ多くの社員に実際に操作してもらい、感想や意見に耳を傾けるのもよい方法です。

同時に社内のグループウェアやSNSとの連携についても、確認しておくことが大切です。

セキュリティ面に問題はないか

セキュリティ対策についても、しっかりと確認しておきましょう。

もしクラウド型の会議室予約システムを利用するのであれば、特に注意が必要です。クラウド型は遠隔操作ができるなど便利な反面、会議情報などの情報漏えいトラブルなどが起こる可能性があります。これは企業の信用にも関わるため、導入を決定する前にしっかりと確認することが大切です。

また管理者や予約者の権限や範囲についても確認し、第三者による予約の改ざんが起こらないシステムを選びましょう。

料金体系が自社の予算に合っているか

機能の充実ぶりに高額なシステムにばかり目が行きがちですが、いくら便利さがあっても、継続して使用できなければ意味がありません。導入後にコスト面で使用打切りになることがないよう、無理のない予算のものを選びましょう。

しかし仮に高額であったとしても、費用対効果が高い場合もあります。導入前にはトライアルを利用して、費用と機能のバランスについて、十分に検討することが大切です。

関連記事：無料で使える会議室予約システムおすすめ7選！製品の特徴別で徹底比較｜ミツモア

グループウェアや受付システムと統合できるか

自社で使用しているMicrosoft 365やGoogle Workspace、サイボウズなどの、既存のグループウェアのスケジューラーや受付システムと連携できるかを確認しましょう。従業員が使い慣れたシステムと連携できれば導入もスムーズに進められます。

来訪者との会議が多い場合は受付システムと連動できる製品がよいでしょう。システム導入後はこれまでおこなっていた来客者の電話対応や、会議室までの案内が必要なくなり、担当者の負担軽減が可能です。

PCやスマホのブラウザから簡単にアクセスでき、会議室予約の二度手間をなくせます。またアポイントメールの自動送信も可能です。

会議室予約システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの会議室予約システムが見つかります。

ぴったりの会議室予約システムを最短1分で無料診断

従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適な会議室予約システムを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。

ぴったりの料金プランも一緒にお届け

希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。

診断結果は最大5製品！比較・検討で最適な会議室予約システムが見つかる

最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。

ミツモアなら、ぴったりの会議室予約システムがすぐに見つかります。