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最終更新日: 2025年11月14日
会議室予約システム16選！おすすめのサービスや選び方を解説
「会議室予約されているのに誰も使っていない、必要な人が使えない空予約が常態化している」
「フリーアドレス化で従業員がどこにいるのか把握できない」
「10名以上の会議を設定する際、全員のスケジュールを確認するのに30分以上かかっている」
こうした課題を解決できるのが、会議室予約システムです。空予約の防止から座席管理、スケジュール調整まで、オフィス環境に合わせて対応できます。この記事では、おすすめの会議室予約システムを比較し、選び方のポイントを解説します。
会議室予約システム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりのサービスを最短1分で自動診断。理想の会議室予約システムが見つかります。
目次
会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、社内の会議室や貸し会議室の予約をしたり、入退室情報を管理できるシステムです。カレンダーから会議室の利用状況を確認するのはもちろん、空予約する人を特定したり、無断利用をしている人を特定するなど、非効率的な会議室の使い方を見直すこともできます。
参加者のスケジュールと連動した予約や人感センサーによる利用確認、フリーアドレスの座席予約、備品管理機能、利用状況の分析レポートなどもできます。オフィス全体のスペース活用を最適化し、従業員の働きやすさを向上させる役割を担っています。
会議室予約システムの選び方
会議室予約システムにはさまざまな機能が搭載されているものが多く、使いこなすためには、自分たちに合ったものを選ぶことが大切です。会議室予約システム選びのポイントについて解説します。
利用目的に合っているか
予約システムには会議室予約に特化したものだけでなく、スクールやクリニック、サロンなどで利用されるものまで、さまざまな種類があります。メルマガ配信機能など、自社に不要な機能が多いと使いにくく感じる場合があるかもしれません。
また商用のシステムの場合、会議室の予約状況カレンダーが管理者など閲覧権限をもつユーザーにしか表示されないことがあります。権限の付与が少人数にしかできない製品は、社内向けの利用に向いていないため気を付けましょう。
会議室予約システムの導入を成功させるには「従業員全員がスマホから予約状況を確認できるようにしたい」など目的を明確にし、会議室予約の効率化に過不足ない製品を選ぶのが大切です。
簡単に操作できるか
せっかく導入しても操作が難しければ、次第に使わなくなってしまいます。実際に会議室の予約をする人の立場に立って考え、画面デザインが直感的にわかりやすいか、予約・キャンセル・変更の操作は簡単かなど、しっかりと確認しましょう。
無料トライアルなどがある場合には、できるだけ多くの社員に実際に操作してもらい、感想や意見に耳を傾けるのもよい方法です。
同時に社内のグループウェアやSNSとの連携についても、確認しておくことが大切です。
セキュリティ面に問題はないか
セキュリティ対策についても、しっかりと確認しておきましょう。
もしクラウド型の会議室予約システムを利用するのであれば、特に注意が必要です。クラウド型は遠隔操作ができるなど便利な反面、会議情報などの情報漏えいトラブルなどが起こる可能性があります。これは企業の信用にも関わるため、導入を決定する前にしっかりと確認することが大切です。
また管理者や予約者の権限や範囲についても確認し、第三者による予約の改ざんが起こらないシステムを選びましょう。
料金体系が自社の予算に合っているか
会議室予約システムは無料のものから費用が発生するものまで、機能に合わせてさまざまな価格設定がされています。
機能の充実ぶりに高額なシステムにばかり目が行きがちですが、いくら便利さがあっても、継続して使用できなければ意味がありません。導入後にコスト面で使用打切りになることがないよう、無理のない予算のものを選びましょう。
しかし仮に高額であったとしても、費用対効果が高い場合もあります。導入前にはトライアルを利用して、費用と機能のバランスについて、十分に検討することが大切です。
関連記事：無料で使える会議室予約システムおすすめ7選！製品の特徴別で徹底比較｜ミツモア
グループウェアや受付システムと統合できるか
自社で使用しているMicrosoft 365やGoogle Workspace、サイボウズなどの、既存のグループウェアのスケジューラーや受付システムと連携できるかを確認しましょう。従業員が使い慣れたシステムと連携できれば導入もスムーズに進められます。
来訪者との会議が多い場合は受付システムと連動できる製品がよいでしょう。システム導入後はこれまでおこなっていた来客者の電話対応や、会議室までの案内が必要なくなり、担当者の負担軽減が可能です。
PCやスマホのブラウザから簡単にアクセスでき、会議室予約の二度手間をなくせます。またアポイントメールの自動送信も可能です。
注目の会議室予約システムおすすめ3選
おすすめの会議室予約システムを紹介します。
会議室予約「ラクネコRoom」とは、株式会社プロトソリューションが提供する会議室予約システムです。クラウド型のサービスとして、会議室の予約管理を効率化する機能を搭載しています。大規模オフィスやコワーキングスペースなど、複数の利用者が会議室を使用する環境での予約管理に対応。予約画面は直感的に操作できる設計で、はじめてでも使いやすいインターフェースを採用しています。予約の重複を防ぐ仕組みや、予約確認の通知機能などを搭載しており、会議室の効率的な運用をサポートします。導入後は、電話やメールでのサポート体制を整えており、運用に関する相談に対応しています。特徴1 ラクネコRoom Plusが誕生ラクネコRoomとラクネコRoom Plusの違いは、グループウェアの利用有無です。Roomはグループウェア連携が前提となっています。そのためGoogleカレンダーでリソース登録が必要で、利用に一定のITリテラシーが必要でした。一方Room Plusはグループウェア連携ができない代わりに、ラクネコ独自の管理方式を採用しており、名前だけで会議室の登録が簡単におこなえます。操作も直感的にできるのでITが苦手な企業でも活用しやすくなっています。特徴2 iPadやiPhoneによって会議室を簡単に一括管理ラクネコRoomはiPadやiPhone、Google Chromeを用いて社内会議室の予約や管理ができる製品です。会議室の予約はもちろん、使用開始操作のない予約のキャンセルや前会議終了のメール連絡、会議室内の備品発注連絡をおこなえるため、会議の際に生じる非生産的な時間を解消できるでしょう。特徴3 カレンダーとの自動連携GoogleカレンダーやOutlookカレンダーで会議のスケジュールを登録すると、同時に会議室を予約できます。会議室に設置したiPhoneやiPadにも自動で情報が連携されるため、面倒な予約作業に費やす時間を減らせます。また連携しない場合は会議室の名前だけで簡単に設定できたり、iPadから直感的に操作できたりとITが苦手な方でも利用可能です。
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無料トライアルあり
特徴1 会議室の稼働率を向上させる機能が豊富に備わるColorkrew Biz(カラクルビズ)はQRコードを活用して、日々のスキマ仕事を削減できるビジネスコンシェルジュツールです。会議室やオープンスペースの情報を一元管理できるため、予約や利用状況が簡単に確認できます。一定時間使用されていない会議室の自動キャンセルも可能です。利用状況の可視化や空予約の防止によって、会議室の稼働率向上が期待できるでしょう。特徴2 ハイブリッドワークを推進する座席管理機能座席表機能を用いれば、フリーアドレスやテレワークを採用している企業でも従業員の働く状況を簡単に可視化できます。座席やスペースの予約機能、勤怠との連携機能、出社率を管理して分析できるダッシュボード機能などで、従業員のプレゼンスを常に把握可能です。またオフィスのレイアウト図面をそのまま取り込み、簡単にWeb座席表を作成できる機能も備わっています。専用の図面が必要ないため、システムを導入してすぐに利用開始できます。特徴3 QRコードの活用で資産管理もスマートにおこなえるIT機器を中心とした資産品をQRコードでスマートに管理可能です。備品の貸し出し状況がシステム上で一元管理できるため、台帳に記入し管理する必要はありません。棚卸しの際も専任の担当者が、現物チェックをする工程が省略できます。備品管理における工数を削減し、生産の向上が期待できるでしょう。
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PR：特徴1〜3の文章には、プロモーションを含みます特徴1 3つのプランから選べるAirリザーブには無料プランが用意されています。予約件数に制限はなく、基本的な機能を利用可能です。続いて、個人や中小企業向けのベーシックプランがあります。無料プランの機能に加え、リマインドメールの配信や予約フォームのカスタマイズなど高度な機能を利用できます。最後に大企業や行政向けのプレミアムプランがあります。アクセス権限の詳細な管理や予約時のアンケートといった機能が利用可能です。自社の利用規模に応じて好きなプランを選びましょう。特徴2 2つの予約枠タイプに対応自動受付タイプと事前設定タイプの2種類の予約枠タイプに対応しています。自動受付タイプは、ユーザーの好きなタイミングで申し込めるタイプです。一方事前設定タイプは、店舗側が事前に設定した予約枠から、ユーザーが申し込むタイプです。前者はクリニックやスタジオ、後者はセミナーや語学スクールに適しています。自社の業種や業態に合わせて使い分けましょう。特徴3 予約登録から顧客管理まで予約登録されたユーザー情報は、単なる予約情報としてだけでなく、顧客情報としても登録されます。顧客情報から過去の予約履歴などを検索可能です。リピーターがどのように自社のサービスを利用しているのか知ることで、より良いアプローチにつなげられるでしょう。
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多機能な会議室予約システムおすすめ8選
多機能タイプの会議室予約システムを紹介します。
特徴1 会議前にリマインドメールを送信会議前にリマインドメールを送信するため、会議開始日時を忘れても思い出すことが可能です。リマインドメールを見過ごしてもシステムが自動キャンセルし、空予約を防止します。会議のスムーズな参加を促す会議室予約システムです。特徴2 入退室処理がスムーズ予約ルームズを導入したPCはもちろん、会議室に設置した端末からも入退室をおこなえます。また独自のアプリを提供しており、発行したQRコードから認証できるため、入退室が非常にスムーズです。会議室を利用するまでに時間がかかることはありません。特徴3 利用履歴をダウンロードできる会議室の予約状況や利用状況、会議終了などの利用履歴をダウンロードできます。会議運営を効率化できているか、前月と比較して稼働率が低下していないか客観的な視点から確認可能です。導入してから本当に効果があったのか検証できるのは、大きなメリットと言えるでしょう。
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特徴1 導入費用を抑えてすぐに導入できるSmartRoomsは、クラウド型を採用しており、スマートフォンやタブレット、PC端末があればすぐに導入できる会議室予約システムです。特別な周辺機器が必要ないため、導入費用を抑えられるでしょう。また利用中のグループウェアと連携させて使用するので、専用サーバーも必要ありません。特徴2 会議室の稼働状況を把握しやすい会議室の稼働状況は、管理画面の利用ログから確認できます。利用ログから得られた稼働率をもとに、自社の会議室は少ないのか、それとも多いのかを客観的に判断可能です。会議室を無駄なく使用したい企業におすすめです。特徴3 簡単に英語モードへの切り替えが可能デフォルトで設定されている日本語から、英語に切り替えが可能です。そのため英語圏の従業員が多いグローバル企業でも、安心して導入できるでしょう。英語モードへの切り替えは管理画面から簡単におこなえます。
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特徴1 UIがシンプルで分かりやすいiMeeting-Rは管理画面のユーザーインターフェースを簡略化しており、シンプルな操作性を提供しています。特定の会議室の予約状況を検索することもでき、予約されている場合はオレンジ色で表示されるため、視覚的に状況を把握できるでしょう。誰でも簡単に端末操作が可能です。特徴2 会議室を仮予約できる「仮予約機能」が搭載しており、好きなときに会議室を仮予約を行えます。一定期間後に「本予約」か「キャンセル」を選択できるため、会議室を利用できなくなっても安心。たとえキャンセルを忘れても、本予約を選択しなかった場合のみ自動キャンセルします。特徴3 細かな権限設定が可能iMeeting-Rのシステム管理権限を各拠点やチーム、部署ごとに設定できます。システムの一部権限だけを付与することも可能であるため、1人の管理者だけに負担がかかることはありません。会議室の管理を臨機応変に行えるでしょう。
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特徴1 利用状況を「色」で表示Biz RoomはMicrosoft 365と連携して使用できる会議室予約システムです。Biz Roomでは会議室の利用状況を「色」で表示します。設置したタブレット端末にて、利用中は赤色で予約はオレンジ色、空室は青色で表示されるため、視覚的に利用状況を把握できるでしょう。利用状況はPCと会議室前の端末から確認でき、その場で予約も可能です。特徴2 空予約を防止できるBiz Roomには予約した人が会議室を利用しなかった場合、自動でキャンセルする機能が付いています。そのため予約した人のキャンセル忘れが発生しても、空予約になることはありません。無駄な会議室の利用を防ぎ、効率的な管理を行えるでしょう。特徴3 「とれ太くん」と連携が可能Biz Roomは、座席予約システム「とれ太くん」と連携が可能です。とれ太くんと連携することで、事前に会議室を予約していなくても、QRコードから予約を行えます。導入時はオンライン研修も行っており、操作に関して問題が生じることはありません。
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無料トライアルあり
特徴1 グループウェア無しでも利用できる会議室予約システムパソコンやスマホから会議室、ワークブース、備品などの利用状況がひと目で確認でき、簡単な操作で予約登録ができます。会議招集メールやリマインダーメールも配信。さらに予約者制限や予約可能期限、予約時間制限などの設定機能が搭載されているため、スムーズで効率的に会議室運用をサポートします。グループウェア連携（Outlook及びGoogelカレンダー）も可能です。特徴2 会議室前モニタ、フロアモニタ、モニタ無しなどプランにあわせて選択可能利用料金は会議室単位です。また、各会議室などにモニタを設置、フロアモニタ上に複数会議室を一覧表示、モニタを設置せずにＱＲコードを貼るなど、オフィスレイアウトや運用方法にあわせた組み合わせでの利用もでき柔軟に対応できます。特徴3 利用されない会議室は自動キャンセルチェックイン操作をおこなわないと、一定時間で予約をリリースします。
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特徴1 会議室から備品まで多様な設備を一括管理BRoomHubsは、会議室をはじめ、来客や備品、社用車などの予約管理がひとつのシステムで完結する会議室予約システムです。ニーズにあわせた予約項目の設定も可能。予約業務を効率化し、ワークスペースやリソースの有効活用を実現します。特徴2 多種類なチェックイン方法で利用マナーを改善Web画面や専用端末、QRコードなど多様なチェックインに対応可能です。管理者の負担を減らしつつ、利用者のマナー向上を促進します。利用者のマナー向上を促進します。未使用のままになっているカラ予約にも自動で対応し、設備の利用状況を可視化します。特徴3 フリーアドレス席の運用を効率化リアルタイムでの空席確認や利用者、利用実績の管理が手軽におこなえます。プロジェクト占有席や予約席といった運用形態にも柔軟に対応し、変動する出社状況にあわせたフリーアドレス席の有効活用を支援します。
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特徴1 空室検索や予約確認がスムーズにできる操作性SmartTimeShare ValueEditionは、PCのブラウザや会議室前のタッチパネル端末から、会議室の予約と利用状況の確認ができる会議室予約管理システムです。空室検索や予約操作が簡単にでき、利用目的の表示によって予約ミスも防ぎます。特徴2 空予約自動キャンセルによる稼働率向上予約時間に入室がなかった場合、システムが自動で予約をキャンセルします。利用されずにブロックされている空予約を削減でき、会議室の再利用率を高めます。空き時間がほかの利用者にすぐ開放されるため、施設全体の稼働効率向上につなげられます。特徴3 利用実態を可視化し、会議室運用を改善予約や利用データが自動的に集計され、部門別や時間帯別の稼働状況、キャンセル率などがひと目で把握できます。運用の見直しや費用管理が進めやすく、効果的な会議室利用計画を立てられます。
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無料トライアルあり
特徴1 初期費用ゼロでNFCシートを貼るだけの簡単導入touch-meeは、初期費用ゼロで導入できる会議室予約システムです。NFCシートを会議室に貼り、スマホアプリをダウンロードするだけで利用開始が可能。タッチパネルやサーバー設置が不要で、設置工事や機器保守の手間もかかりません。特徴2 Office365やGoogle Workspaceとの連携機能Office365やGoogle Workspaceの施設予約機能を活用しながら、スマホタッチによるチェックインやチェックアウト機能を活用できます。予約時間を過ぎても利用されない会議室の自動キャンセル機能や、スマホからの空室検索、利用延長機能で会議室の稼働率向上を図ります。特徴3 集中ブースや多目的エリアにも対応可能従来の会議室に加え、集中ブースやフリースペースなどドアや電源がない場所にも対応し、新しいワークスタイルにあわせた柔軟な運用を提供します。設置場所を選ばない特性で、オフィス環境の変化にも適応可能です。
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幅広い業務を支援する会議室予約システム2選
幅広い業務を支援する会議室予約システムを紹介します。
特徴1 初期費用がゼロりざぶ郎は無料の会議室予約システムとして誕生したサービスであるため、初期費用がかかりません。インターネット環境があれば今すぐ導入できます。ユーザー登録や個人情報の登録も必要なく、非常に使い勝手の良いシステムと言えます。特徴2 社外の人間にも予約状況を共有できる「予約台帳モード」を使用することで、予約状況を社外の人間に共有することが可能です。共有した予約状況は管理者以外操作できないため、データが知らないうちに変更される心配はありません。来訪予定者や一般参加者への共有にピッタリな機能です。特徴3 管理画面の表示パターンが充実りざぶ郎の管理画面は「一覧」「アイテム別」「カレンダー」の3つの表示パターンを提供しています。それぞれユーザーインターフェースが大きく異なり、必要に応じていつでも表示を切り替え可能です。特定の情報をピックアップしたいときに活躍するでしょう。
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特徴1 チャットボットが到着の通知を送信ResourceLookは、あらかじめ来訪者のアドオン情報を登録しておくことで、来訪者が到着したときにチャットボットが通知を送信する会議室予約システムです。会議中でも来訪者に気付き、受付に貴重な人材リソースを割くこともありません。受付の無人化も可能です。特徴2 すべての会議室を一括管理できる集中制御端末を使用し、社内全体の会議室を管理できます。管理画面には会議室の予約状況が表示されており、空室の検索や予約、延長処理をまとめて実行可能です。会議室の一括管理は1つの端末で完結するため、状況の把握も容易におこなえるでしょう。特徴3 会議室数にあわせた従量課金制導入する会議室数ごとに料金を設定しており、自由なタイミングで変更可能です。会社の規模や会議室の運用方法にあわせた導入ができるでしょう。料金が一律ではないため、無駄な費用を支払うリスクもありません。
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会議室予約システムの主な機能
会議室予約システムには、以下のような機能が搭載されています。
〈会議室予約システムの機能〉
- 会議室予約の検索・空き状況確認
- 会議室の新規予約作成
- チェックイン・チェックアウト
- 会議のリマインドメール作成
- カラ予約の自動キャンセル
- 会議終了時間のカウントダウン
- 会議室の利用履歴確認・集計
会議室予約の検索・空き状況確認
会議室予約システムでは、予約したい日時や人数、必要な設備などの条件を入力すると、条件に合った空き会議室を簡単に検索できます。予約状況がカレンダー形式でひと目でわかるので、空いている会議室をすぐに見つけられます。
会議室の新規予約作成
空き会議室が見つかったら、予約をそのまま作成できます。予約画面で会議の題名、参加者、時間帯などを入力するだけで、予約は簡単に完了します。また会議の招待メールを参加者へ自動で送信することも可能です。
チェックイン・チェックアウト
会議室にタブレットやスマホなどの端末を設置して、チェックイン・チェックアウトを行える機能です。この機能を活用することで、予約した会議が開始時間に実際に開始されたかどうかを確認できます。そして、会議の終了をリアルタイムで通知します。
会議のリマインドメール作成
予約した会議の開始時刻が近づくと、参加者へリマインドメールが自動で送信される機能です。この機能を活用することで参加者は日時や場所を忘れることなく、会議へスムーズに参加できます。
カラ予約の自動キャンセル
予約した会議が実際に行われなかったときに、その予約をシステムが自動でキャンセルする機能です。一定時間が経過してもチェックインがない予約はカラ予約とみなされ、ほかの利用者が会議室を予約できるようになります。
会議終了時間のカウントダウン
会議室に設置したタブレットやスマホ端末に会議の残り時間を表示できる機能です。参加者が会議の進行状況を把握しやすくなり、会議を予定通りに終えることができます。
会議室の利用履歴確認・集計
管理者が会議室の利用履歴を確認して、データを集計できる機能です。どの会議室がよく使われているか、どの時間帯が混雑しているかなどの情報を把握して、会議室の運用改善に役立てられます。
ぴったりの会議室予約システム選びはミツモアで
会議室予約システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの会議室予約システムが見つかります。
ぴったりの会議室予約システムを最短1分で無料診断
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ぴったりの料金プランも一緒にお届け
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最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。
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