「会議室を勝手に使っている人がいて、商談の参加が遅れてしまった」「会議室の予約が予想以上に詰まっていて、自席で商談せざるをえなかった」昨今増えているオンライン商談やハイブリッドワークの動きを受けて、このような悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年04月26日
そして、そんな悩みは会議室予約システムの活用で解決します。この記事では会議室予約システムの機能やメリット、使い方などの基本知識をわかりやすく解説します。
会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、オフィスの会議室の予約や入退室の情報を一元管理できるシステムのことです。空き状況をカレンダーからリアルタイムで確認したり、管理業務を自動化したりして、会議室の有効利用を促進します。
つまり、会議室予約システムは会議室といった限られたリソースを最大限に活用して、業務の生産性を高められるツールだといえます。
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会議室予約システムの機能
会議室予約システムには、以下のような機能が搭載されています。
〈会議室予約システムの機能〉
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会議室予約の検索・空き状況確認
会議室予約システムでは、予約したい日時や人数、必要な設備などの条件を入力すると、条件に合った空き会議室を簡単に検索できます。予約状況がカレンダー形式でひと目でわかるので、空いている会議室をすぐに見つけられます。
会議室の新規予約作成
空き会議室が見つかったら、予約をそのまま作成できます。予約画面で会議の題名、参加者、時間帯などを入力するだけで、予約は簡単に完了します。また会議の招待メールを参加者へ自動で送信することも可能です。
チェックイン・チェックアウト
会議室にタブレットやスマホなどの端末を設置して、チェックイン・チェックアウトを行える機能です。この機能を活用することで、予約した会議が開始時間に実際に開始されたかどうかを確認できます。そして、会議の終了をリアルタイムで通知します。
会議のリマインドメール作成
予約した会議の開始時刻が近づくと、参加者へリマインドメールが自動で送信される機能です。この機能を活用することで参加者は日時や場所を忘れることなく、会議へスムーズに参加できます。
カラ予約の自動キャンセル
予約した会議が実際に行われなかったときに、その予約をシステムが自動でキャンセルする機能です。一定時間が経過してもチェックインがない予約はカラ予約とみなされ、ほかの利用者が会議室を予約できるようになります。
会議終了時間のカウントダウン
会議室に設置したタブレットやスマホ端末に会議の残り時間を表示できる機能です。参加者が会議の進行状況を把握しやすくなり、会議を予定通りに終えることができます。
会議室の利用履歴確認・集計
管理者が会議室の利用履歴を確認して、データを集計できる機能です。どの会議室がよく使われているか、どの時間帯が混雑しているかなどの情報を把握して、会議室の運用改善に役立てられます。
会議室予約システムのメリット
会議室予約システムには、以下のようなメリットがあります。
〈会議室予約システムのメリット〉
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PCやスマホから会議室の管理ができる
会議室予約システムは、インターネットに接続したPCやスマホから利用できます。オフィスにいなくても出張先や自宅から会議室の予約状況を確認して、予約の作成や変更が可能です。そのため場所や時間に縛られることなく、会議室を効率的に管理できます。
会議の準備に費やす時間を削減できる
会議室予約システムを使えば、空き会議室の検索や予約をスムーズに行えます。会議室の設備や収容人数などの情報も簡単に確認できるので、会議の準備に費やす時間を大幅に削減可能です。そのぶんの時間を会議内容のブラッシュアップに活用したり、本来の業務に充てたりすることができます。
会議室のダブルブッキングを防げる
会議室予約システムでは、予約の重複を自動的にチェックしてダブルブッキングを防ぎます。予約が入っている会議室は予約候補に上がってこないため、会議室の予約が重なることはありません。
会議の直前になって予約が重なっていたことが発覚するといったトラブルを未然に防ぐことが可能です。
会議室のカラ予約を防げる
会議室予約システムには、一定時間経過してもチェックインがない予約を自動的にキャンセルする機能があります。またほかのユーザーは会議室が予約時間通りに使われているかどうかをシステム上から確認できます。そのため会議室まで様子をわざわざ見に行く必要もありません。
予約したものの実際には使用しないカラ予約は、会議室の稼働率を下げる原因となります。使われていない会議室の自動的な解放によって、臨時会議が発生した場合でもすぐに開催できる環境が整います。
時間管理をシステムに任せて会議に集中できる
会議室予約システムは会議の開始時刻や終了時刻を管理します。会議中は残り時間がシステム上に表示されるので、参加者は時間を意識しながら会議を進められます。
また会議室予約システムの中には、終了時間の手前でアラート通知を送るものや、カウントダウンを始められるものもあります。会議の無断延長を防止できるので、次の利用者に迷惑をかけることもありません。
会議のタイムマネジメントをシステムに任せることで会議の進行に集中でき、効率的で生産性の高い会議が実現します。
稼働データを集計して会議室の運用に活かせる
会議室予約システムに蓄積された会議室の利用データや履歴を分析することで、会議室の稼働状況を把握できます。
たとえばよく使われる会議室や利用者が集中しやすい時間帯を特定しておけば、長時間の会議を予定する場合にその時間帯を避けてスケジュールを立てられます。
また逆に利用率が低い会議室を特定して、利用を促進したり他用途のスペースに変更したりするなどといったオフィススペースの最適化にも役立てられます。
このように、定量的なデータに基づいた運用改善によって、会議室のさらなる有効活用が実現します。
会議室予約システムのデメリット
会議室予約システムには多くのメリットがありますが、一方でいくつかのデメリットも存在します。
会議室予約システムの導入コストがかかる
会議室予約システムを導入するには、初期費用とランニングコストが発生します。システムの規模や機能によってコストは異なりますが、ソフトウェアの月額利用料、タブレットなどのハードウェア費用、メンテナンス費用などが必要です。またシステムの運用には人的リソースも必要なので、トータルコストを考慮する必要があります。
緊急の会議や予定外の変更に対応しづらいケースがある
会議室予約システムは事前の予約に基づいて会議室を管理する運用になります。そのたえ、急な会議や予約変更には対応しづらい側面もあります。たとえば直前の予約や会議の延長などの柔軟な対応が難しいケースも考えられるでしょう。
システムの設定や運用ルールの制定などを通じて、柔軟な予約フローを確立する姿勢が求められます。
会議室の優先順位や利用ルールなど一部で人的な調整が必要になる
会議室の利用ルールや優先順位はシステムだけでは完全に制御できません。たとえば、重要な会議や役員の会議を優先的に予約できるようにするには、人的な調整が必要です。運用ルールを設定して、利用者への周知と理解が必要になります。
スケジュール管理システムを別で導入している場合は連携が必要になる
会議室予約システムとは別でスケジュール管理システムを使用している場合、双方の連携が必要になります。会議の予定を会議室の予約を別々のシステムで管理すると二重管理になってしまい、効率が悪くなります。
双方のシステムで連携すれば、会議室予約システムで管理している会議室のスケジュール情報をスケジュール管理システムへ自動反映することが可能です。スケジュール管理システムを導入している場合は、連携可否を事前に確認しておくとよいでしょう。
会議室予約システムの使い方
会議室予約システムの基本的な使い方を手順に沿って解説します。
会議室の空き状況確認
会議室予約システムにログインして予約したい日時を指定します。カレンダービューや一覧表示を通じて、会議室の空き状況を確認します。このタイミングで、空いている会議室の収容人数や設備などの詳細情報も確認可能です。
もしも希望の会議室が見つからなければ、条件を変更して再検索します。
会議の予約作成
空き状況を確認できたら、空いている会議室と時間帯を選択して予約作成画面へ進みます。ここで、会議のタイトルや目的、参加者や必要な設備などの情報を必要に応じて入力します。また定期的な会議の場合は、繰り返し予約の設定も行えます。
予約情報を入力したら内容を確認して予約を確定します。このとき、参加者への通知メールも自動で送信されます。
会議の予約確認
自分が予約した会議の詳細を予約一覧画面で確認します。予約の変更やキャンセルが必要になった場合は、このタイミングで行います。また予約の変更やキャンセルについても、参加者への通知メールが自動で送信されます。
会議の実施
予約した会議の開催時刻になったら、会議室へ向かいます。ルームパネルやタブレットなど会議室に設置した端末でチェックインを行い、会議の開始を知らせます。また会議中はシステム上に残り時間が表示されるので、時間管理に活用します。
会議室の運用はシステムにまかせつつ、会議に集中して効率的で生産性の高い会議を進めていきましょう、
そして会議の終了時刻になったら、システムの利用端末からチェックアウトを行います。
会議終了後の原状復帰
会議で終了した資料や備品を片付けて、会議室を原状復帰します。ホワイトボードの内容を消去したり、ゴミを持ち帰ったりして、次の利用者が会議室を気持ちよく使える環境を整えましょう。
またカメラやスピーカーなど、会議室の設備や備品の状態を確認することも大切です。
会議室の利用ルールを遵守し、ほかの利用者への配慮も忘れずに、効率的な会議運営を心がけましょう。
会議室予約システムを上手に活用するコツ
会議室予約システムを上手に活用するためのポイントを紹介します。
会議室の利用ルールを明確に定める
会議室の利用可能時間帯や利用目的の制限、部屋と利用者の割り振りなど、利用ルールを明文化しておきましょう。明確なルールを設けてから会議室予約システムを運用することで、会議室の効果的な利用を促進できます。
設定したルールは会議室予約システムや社内イントラネット上で公開して、全社員へ周知徹底します。そしてルールの遵守状況を定期的にチェックして、必要に応じて改善を行っていくとよいでしょう。
会議室の利用目的や参加人数に適した会議室を予約する
会議の目的や内容、参加人数を考慮した会議室選びが大事です。大人数の会議に小さな会議室を予約したり、少人数の会議に大きな会議室を予約したりしないようにしましょう。
資料の共有やディスカッションが想定される場合は、ホワイトボードやプロジェクターが備わっている会議室を選ぶことも大切です。
会議室予約システムの設定で、それぞれの会議室に部屋の詳細情報を記載しておくとよいでしょう。
会議の目的や議題を参加者へ事前共有する
会議の目的や議題、資料はなるべく事前に参加者へ共有しましょう。事前共有により参加者は会議の準備を整えることができ、当日の会議がスムーズに進行します。
会議室予約システムの予約詳細に情報を記載したり、メール・チャットで送信したりして共有するとよいでしょう。事前準備が不十分な会議は、会議室の利用時間が長引くひとつの原因にもなりえます。
ノーショー対策を講じる
会議室を予約したにもかかわらず実際には使用しない「ノーショー（No Show）」を防ぐ対策を講じましょう。会議室予約システムのリマインドメール機能や、チェックイン機能の活用徹底が効果的です。
ノーショーを減らすことで、会議室の稼働率を上げることができます。
会議の時間管理を徹底する
会議の開始時間と終了時間を厳守するよう、参加者へ呼びかけましょう。時間管理の徹底によって、次に予約された会議への影響を最小限に抑えられます。
会議室予約システムに表示される残り時間をたびたび意識しつつ、会議を進行します。会議の延長が必要な場合は次の予約の空き状況も確認しつつ、延長操作を行いましょう。
会議室予約システムを軸にした時間管理を徹底すれば、それぞれの利用者が会議室を気持ちよく活用できます。
会議室の利用状況を定期的に分析して運用に活かす
会議室予約システムに蓄積されたデータを活用して、会議室の利用状況を分析しましょう。
稼働率の高い会議室や時間帯、利用目的などの傾向を把握します。そして分析結果に基づいて、会議室利用ルールの見直しや配置の見直しを検討します。
データドリブンな運用改善が進めば、会議室のさらなる有効活用が実現します。
まとめ
会議室予約システムは、会議の予約や管理を効率化して業務の生産性向上に寄与するツールです。会議室予約システムを上手に活用することで、会議室という限られたリソースを最大限に活かし、組織全体のコミュニケーションと生産性の向上につなげることができるでしょう。
次の記事ではおすすめの会議室予約システムを各製品の特徴や機能で徹底比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
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