オンライン会議は社内・社外を問わず行える点が何よりの魅力。とはいえ、会議室が使われていたり、社外ですぐに場所を見つけられなかったりする場合もあるのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年04月26日
オンライン会議の場所がないときの対策方法を「社内編」と「社外編」の2パターンに分けて紹介します。
オンライン会議の場所がないときにできる対策方法【社内編】
社内でオンライン会議の場所がないときにできる対策方法を紹介します。
会議室の利用ルールを設ける
オンライン会議に「会議室を使いたいけれど空いていなかった」というケースは少なくありません。しかしオンライン会議のためにわざわざ会議室の数を増やしたり、レイアウトを変えたりするのはコストがかかります。
このようなケースに有効なのが会議室の利用ルール制定です。
【会議室利用ルールの例】
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事前予約制を導入すれば、分単位で会議室を使えるようになり、効率的にオンライン会議のスペースを生み出せる点がメリットです。
報告フローを整備しておけば、会議室の使用がキャンセルになった際も、使われないままの会議室が空き続けるといった事態も防げます。
次の記事では、会議室の予約を効率的に進められる会議室予約システムについて解説しています。機能やメリット、使い方などの基礎知識を解説しているので、ぜひあわせて参考にしてください。
会議室をパーティションで区切る
会社の会議室が広い場合、パーティションで区切る方法があります。仕切りを設けることで、個人情報が関係するような話でも、プライバシーがある程度確保できる点がメリットです。
また会議室が広い場合は、スペースの確保にも役立ちます。オンライン会議は少人数で行われることが多いため、会議室が広いとスペースを持て余してしまうものです。パーティションで区切れば、より多くのオンライン会議を開催できるでしょう。
アルミ素材よりもスチール素材の方が防音性が高いといわれています。会話の内容が周囲に聞こえにくくなるため、パーティションの素材としておすすめです。
個室ブースを設置するのも1つの方法
オンライン会議が頻繁にある場合は、個室ブースを設置するのも有効な手段でしょう。
個室ブースであればプライバシーを守れるうえに、防音の観点からも問題ありません。周りが騒がしい状況であっても、集中して会議に臨めます。
既存の会議室とは別で利用スペース自体を増やせるため、オンライン会議だけでなく、集中できるワークスペースとしても活用できます。
オンライン会議の場所がないときにできる対策方法【社外編】
社内にオンライン会議ができる場所がどうしてもないケースや、社外で急ぎの会議をする必要があるケースも考えられます。社外でオンライン会議の場所を確保する際の対策方法を紹介します。
貸し会議室を利用する
落ち着いて会議をするなら、貸し会議室を利用するのが有効な手段です。会議用のスペースは基本的に時間単位で借りられます。1時間あたり1,000円以下で使えるスペースもあります。
共用ではなく、借りている時間は自分専用のスペースとして使えるため、プライバシーや周囲の騒音も気になりません。
貸し会議室によってはプロジェクターが置いてあったり、Wi-Fiが完備されていたりする場合もあるので、非常に便利です。ノートパソコン1台を持ち込むだけで、手軽に利用できる点も魅力です。
カラオケボックスから参加
時間単位で場所を借りられる、カラオケボックスもおすすめです。メリットは会議室をレンタルするよりも、コストがかからない点です。
大手チェーンのカラオケ店であれば、Wi-Fi環境が整っていることが多く、オンライン会議も問題なく行えます。昨今は、通常のカラオケ利用料金とは別で、テレワーク専用のプランが用意されているケースも多くあります。
ただしカラオケ店にもよりますが、会議室をレンタルするよりも、周囲の騒音が発生しやすい点には注意しましょう。
オンライン会議に便利なアイテム
オンライン会議を行う際に、役立つアイテムがいくつかあります。代表的な例を紹介します。
音漏れを防止「ヘッドセット」
オンライン会議では、ヘッドフォンやイヤフォンがあると便利です。その中でもイヤフォンにマイクが搭載されたヘッドセットがおすすめです。
マイクにノイズキャンセル機能が備わっていれば、ノイズを防げるため、相手に自分の声が届きやすくなります。
またヘッドセットを装着することで、相手側の声が周りに聞こえないようにできる点もメリットです。特に個人情報に関する話をする際は、周囲に聞こえないよう配慮する必要があるため、ヘッドセットを使用した方がよいでしょう。
プライバシーを守る「覗き見防止フィルム」
プライバシーの観点からいえば、覗き見防止フィルムもオンライン会議に役立ちます。正面からはしっかり画面が見えますが、横や斜めからは画面が見えなくなるタイプもあるため、周囲に人がいても、安心してやり取りが行えるでしょう。
カフェのような社外かつ人が多い場所でオンライン会議をする際は、プライバシーはもちろんのこと、機密保持の面からも使用するのが賢明といえます。
覗き見防止フィルムは直接パソコンの画面に貼り付けるものや、引っかける形で取り外しが可能なものまで、幅広くあります。
映りこみを防ぐ「バーチャル背景」
リモートワークが増えた昨今は、オンライン会議を自宅で行うケースも増えています。実際の景色ではなく、バーチャルの背景を映し出すことで、室内が相手側に映ってしまうことを避けられます。
実際のオンライン会議が始まる前に、画面の設定を確認し、バーチャル背景の種類や設定方法を確認しておくのがおすすめです。
オンライン会議の場所がないときは社内・社外別の対策を
オンライン会議は社内・社外でも行えますが、常に社内の会議室を使えるわけではありません。オンライン会議の場所がない場合、会議室の運用に工夫を加えたり、社外では貸し会議室や、カラオケ店で一時的な会議室を確保したりすることで解決できます。
ヘッドセットや覗き見防止フィルムといったアイテムを使えば、より安全にオンライン会議が行えます。環境や道具を整えて、プライバシーにも配慮したオンライン会議の場所を確保しましょう。
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