無料で使える会議室予約システムおすすめ7選！製品の特徴別で徹底比較

アナログな会議室管理をしていると「誰が何時まで使っているか分からず、確認を取らないといけない」「在宅ワーク明けに予約しようとすると空きがない」など悩みますよね。紙やホワイトボードの管理ではカバーしきれない課題もあるでしょう。

今回は会議室を効率よく運用するため、無料の会議室予約システムおすすめ7選を紹介。わずか数分の設定で始められる製品が多いので、お試し感覚で利用してみてはいかがでしょうか。

無料で使える会議室予約システムおすすめ7選

無料で使えるおすすめの会議室予約システムを7製品紹介します。

「りざぶ郎」ホワイトボードに似た画面レイアウトで見やすい

アナログな予約管理からシンプルな会議室予約システムへ移行したい企業に「りざぶ郎」がおすすめです。横型表示のタイムテーブルで、ホワイトボードに近い感覚で予約管理ができます。

PCやスマートフォンからいつどこにいても予約状況をチェック可能です。誰が何時まで使っているのか尋ねずとも把握できるようになり、空いている時間帯で効率よく会議を行えるでしょう。

メールアドレスなどユーザー登録は不要なので「とりあえず一度使って試してみる」のが得策です。

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「STORES予約」いつでもどこでもスムーズに会議室を確保

在宅ワークをする機会が増えたことで、オフィス外にいる社員からも会議室の予約を受け付けたい企業へ「STORES予約」がおすすめです。予約や予約状況のチェック、変更およびキャンセルなどがスマートフォン用アプリから簡単に使えます。

オフィスにQRコードを設置し、会議室利用時に読み取ると、入室記録を自動で付けてくれます。予約された会議室が使われたかどうか実態把握ができ、注意喚起するなどの改善策につなげやすいでしょう。

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「Airリザーブ」初めてでも簡単に操作できる

システム化への移行をスムーズに進めたいなら、分かりやすい操作画面の「Airリザーブ」がおすすめです。初めて扱う社員でも直感的な操作ですぐに使いこなせます。

予約内容ごとに色分けできて、スケジュールをパッと見て把握できる設計です。週次報告やショートミーティングなど、定例会議と臨時的な会議とで分けておくと、出席忘れなどのミスも減るでしょう。月々の予約件数が無制限な点も嬉しいです。

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「RESERVA」無料かつ短時間で利用開始できる

「RESERVA」は短時間で予約受付ページを作成し、すぐに始められる会議室予約システムです。費用面や導入初期の設定が気がかりで、なかなかアナログからの移行に踏み切れない企業に打って付けでしょう。

また無料プランでもGoogleカレンダー連携ができます。普段からGoogleカレンダーでスケジュール管理をしている社員に、転記する手間をかけないので便利です。Googleカレンダーには通知アラート機能もあり、会議の出席忘れ削減にもつながります。

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「SuperSaaS」33言語に対応で多国籍企業におすすめ

社内に日本語以外の話者がいるなら、33言語もの言語に対応でき世界中で利用されている「SuperSaaS」がおすすめです。

設定や運用を自社で行うセルフサービスなため、低価格での提供を実現しています。カレンダー画面などのカスタマイズも豊富なため、柔軟性のある低コストな製品を探している企業に丁度よいでしょう。

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「SelectType」自社好みのUIで予約ページを作成できる

予約画面のUIは自社が使いやすいようにこだわりたいという企業へ「SelectType」がピッタリでしょう。予約受付ページの作成時に、豊富なテンプレートから選択してカスタマイズできます。

例えば「大会議室」「小会議室」といった具合に、会議室タイプごとで予約カレンダーを分けられるテンプレートもあり便利です。効率的な予約管理が可能になり、会議室不足を解消できます。

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「RESERVEN」タイムラインで予約状況を把握、直感的に使える

メールアドレスかFacebookアカウントを登録すると、たったの10秒程度で利用開始できます。スマホ利用に対応しており、在宅ワークの多い社員でも手軽に会議室を事前予約できます。

会議室の予約時にはタイムラインで予約状況を把握でき、直感的に枠を取りやすいでしょう。画面設計もシンプルなので、初めてでも迷わず使える製品です。

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無料で使える会議室予約システムと有料版との違い

会議室予約システムは、企業の効率的な会議運営に欠かせないツールですが、無料版と有料版にはいくつかの違いがあります。これらの違いを理解することで、自社のニーズに最適な選択が可能になります。

登録できる人数が違う

無料版の会議室予約システムでは、登録できるユーザー数が制限されていることが一般的です。人数制限は小規模なチームやスタートアップには十分かもしれませんが、組織が成長するにつれて制約を感じることがあるでしょう。

有料版では、ユーザー数の上限が大幅に拡張されるため、より多くの従業員がシステムにアクセスし、会議室の予約や管理を行うことができます。これにより、業務の拡大にも柔軟に対応できる環境が整います。

予約可能な会議室の数が違う

無料版では、予約可能な会議室の数に制限が設けられていることが多く、これが組織の業務運用に影響を及ぼす可能性があります。特に会議が多い大企業や多地点でのオフィス運営を行っている場合、有料版へのアップグレードを検討する価値があります。

有料版では、より多くの会議室をカバーすることができ、組織全体の会議室利用を最適化します。この柔軟性により、会議運営を効率良く管理し、社内コミュニケーションを円滑に進めることが可能です。

有料版では予約履歴のバックアップや保護が可能

無料版の会議室予約システムでは、予約履歴のバックアップや保護機能が限定的であることが一般的です。これに対し、有料版では予約履歴データの完全なバックアップや高いセキュリティ対策が提供されます。

この機能により、不測のデータ喪失や情報漏洩のリスクを軽減することができ、安心してシステムを利用できます。特に、会議履歴が重要な意思決定の根拠となる場合、信頼性の高いデータ管理が重要です。

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会議室の利用頻度が高い企業には有料の会議室予約システムがおすすめ

会議室の利用頻度が高い企業には、有料の会議室予約システムの導入がおすすめです。一般的な目安として、1日に数回以上の予約が発生する場合や、会議室の稼働率が80%を超える場合は、利用頻度が高いと考えられます。また、プロジェクト管理やコンサルティング業務など、会議が多く発生する職種でも、有料システムの導入が効果的です。

有料版は、登録可能な人数や予約できる会議室数を柔軟に拡張でき、さらに予約履歴のバックアップと安全なデータ管理が可能です。企業は効率的でスムーズな会議運営を実現し、業務の円滑な進行を支えることができます。

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会議室予約システムでスムーズな会議室運営を

チームのパフォーマンスを上げるために設置された会議室。使いたいときに満室だったり、空いているときに限って誰も使っていなかったりともったいないですよね。

会議室予約システムを導入すると、部屋ごとの予約情報が可視化され、時間帯を工夫してミーティングを行えます。予約はいつでもどこでもスマホからでき、在宅ワークの社員も事前予約が可能です。

利用状況を見える化して、会議室の効率的な運用を実現しましょう。

次の記事ではおすすめの会議室予約システムを有料プランの機能や特徴で比較しています。有料版も検討するなら、ぜひあわせて参考にしてください。