介護ソフト比較おすすめ9選

「導入した介護ソフトが使いづらく、結局スタッフ全員がExcelを利用してしまっている」

「請求期間になるとシステムが頻繁に停止し、月初の3日間は残業続きになってしまう」

「システム構造が複雑で目的画面にたどり着けず、本来5分で済む作業に20分もかかっている」

システムの課題や見直しを検討するなら介護ソフトはおすすめです。事業所の規模やサービス形態に合わせて、柔軟にカスタマイズできます。この記事では、おすすめの介護ソフトを比較し、選び方のポイントを解説します。

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介護ソフトとは、介護事業所が利用者情報の管理や介護報酬の請求業務を効率化するためのシステムです。かつては施設内のパソコンにインストールする形式が主流でしたが、現在ではインターネット経由でどこからでもアクセスできるクラウド型が標準となっています。

利用者の基本情報や介護記録を一元管理できる機能、国保連への伝送に対応した請求機能、ケアプランの作成支援機能などを搭載しています。

単に事務作業を効率化するだけでなく、人手不足が深刻化する介護業界において、限られたスタッフで質の高いケアを提供し続けるための基盤となる役割を担っています。

2025年問題と地域包括ケアシステム

高齢者人口の急増に伴い介護や福祉の需要急増が見込まれ、人材不足や費用増加が課題として指摘されていることを2025年問題と呼んでいます。厚生労働省は2025年問題への対応として、地域包括ケアシステムの構築を推進しています。

地域包括ケアシステムとは高齢者が地域で暮らしていけるよう医療や介護、福祉サービスが連携した状態を指す言葉です。2025年問題の解決のためには地域包括ケアシステムの構築が不可欠です。

地域包括ケアシステムを構築し、不足した人手でも介護サービスを充分に機能させるためには、介護分野におけるICTツールの活用が必要とされています。そこで介護業務を効率化できる介護ソフトに注目が集まっているのです。

補助金支援の存在

現在、介護ソフトなどICTツールの導入を支援する制度や事業がいくつか存在します。主に市町村単位で運営される地域医療介護総合確保基金やIT導入補助金などです。

地域医療介護総合確保基金は、地域での医療や介護の充実を図るため資金を提供する制度です。事業所規模によって、補助金の上限額や補助割合などが異なります。

IT導入補助金は国内で事業を営む団体のIT導入を支援する補助金制度です。介護ソフトもITツールの1つにあたるため、一定の条件を満たせば補助金を受けることができます。

介護ソフトを導入することで業務を効率化できるだけでなく、さまざまな制度や事業の支援を受けられる可能性は高いです。金銭的な理由でソフトの導入を迷っている事業者は補助金支援を考慮し、検討するとよいでしょう。

介護サービスの内容や規模感があっているか

介護サービスの内容は幅広く、介護福祉施設などで介護をおこなう入所型、利用者の住まいに訪問して介護をおこなう訪問介護型、利用者が施設に通う通所型などさまざまです。

泊りや入浴業務の記録、個別援助計画の作成が必要なサービスの場合、業務内容に特化した記録機能を持つ介護ソフトが必要となります。一方で、複数の大規模介護福祉施設の運営サービスを提供している場合、決まった作業を手広く管理するシステムや勤怠管理機能がある介護ソフトが使いやすいでしょう。

サービス内容によって必要な機能が異なるため、導入予定の介護ソフトがどのような介護サービスに対応しているのか、何人規模のサービスを想定しているのか確認する必要があります。

導入実績がどれくらいになっているか

導入実績がどれくらいあるのかも介護ソフトを選ぶ際の基準となります。導入実績が豊富な場合は多くの介護サービスで使われているため、不具合やバグを早期に発見できる可能性が高いです。

アップデートや新機能の追加も多いので、安定的に信頼性をもって導入できるでしょう。また導入実績が豊富な介護ソフトであれば、操作経験のある職員は必然的に多くなると予想できます。職員に使い方を1から教える必要がないので教育にかかる時間と費用を短縮できます。

一方で、導入実績が豊富だと直接の細かなサポートが難しく、費用が高くなる可能性もあるでしょう。導入実績がどのくらいあるのかを踏まえながら、個々の要望や状況に鑑みた選択をおすすめします。

サービス内容が予算に見合っているか

介護ソフトによって価格設定や契約期間は異なります。月額で比較的リーズナブルに価格を設定している介護ソフトもあれば、何年間かの単位でソフトウェア使用権を販売しているタイプもあります。

法改正時にアップデートする場合、費用がかかる可能性も高いです。それぞれ利用期間やサポート費用なども合わせて、予算内に収まるものを選ぶのが大切です。ただ注意すべきなのはあくまで機能と合わせて予算が見合っているかという点になります。

特定業務の効率化やシンプルな機能への振り替えなど、導入目的を達成できて、かつ予算内に収まるものを選ぶべきです。価格だけを見て安いものを選ぶと、最終的には予算に見合っていない結果につながる可能性もあります。現場の状況や用意できる金額、目的を明確にしながら、予算に見合っているか検討を進めましょう。

機能が豊富でシステム連携ができるか

介護サービス事業者は介護実務から管理業務、財務会計や経営戦略策定までさまざまな業務を日常的におこなっています。そのような中で介護ソフトを選択する場合、機能の充実や連携できるシステムの確認は重要です。

たとえば介護記録の記入やケアプランと計画書の策定など、介護実務に近い業務を効率化したい場合は音声入力やバイタルシステム、AIケアプランシステムと連携しているものを選ぶと業務にかかる負担はだいぶ軽減できます。

財務会計システムや債権管理システム機能が豊富なものを選べば、介護実務だけでなく管理、会計業務にかかる費用や時間が短縮できるため、より高品質な介護サービスの提供に力を入れられます。機能数や連携数の違いで利点が異なるため、機能やシステム連携数を確認してソフトを選ぶとよいでしょう。

職員や利用者が操作しやすいか

介護ソフトを選ぶうえで操作性の高さも重要です。どれだけ高機能であっても導入実績が豊富であっても、それを使いこなせなければ意味がありません。

職員の中にはPC操作や入力業務が苦手な人もいるでしょう。画面設計がわかりやすく、写真や動画による報告に対応しているものを選ぶことで、そのような課題を克服できるかもしれません。

多くの介護ソフトには無料でシステムを試せるトライアル期間があります。トライアル期間内に職員がどれだけ使いこなせるか、操作しやすいと感じるのかを確認すると迷いなく導入したいソフトを選択できます。

記録やスケジュール管理作業の効率化

記録やスケジュール管理作業の効率化は介護ソフトを導入するメリットとなります。介護ソフトは計画書や実施記録をフォーマットで入力できます。また記録データを自動で集計できるため、記録業務にかかる時間と手間を軽減することも可能です。

さらに利用者や職員の訪問予定とシフトについても職員ごとにまとめて管理。予定実績を電子カルテやレセプトに反映してくれるソフトもあります。記録やスケジュール管理作業を効率化できるため、ほかの作業に手間や時間をかけることも可能となります。

スムーズで時間の無駄のない情報共有が可能に

多くの介護ソフトはタブレットやスマホでの記録や管理、入力に対応しています。操作性が高く、写真や映像、音声での入力ができるスマホやタブレットで職員同士の連絡ができれば、時間のズレなくスムーズに情報共有が可能です。

また職員だけでなく医療関係者や利用者の家族とのコミュニケーションにも対応しているものもあります。介護ソフトの中には利用者用、家族用に掲示板をおいているケースも見受けられ、自由に意見や情報を発することも可能です。

職員だけでなく、他の専門家や家族とタイムリーに情報を共有することで、地域包括ケアシステムの構築にも役立ちます。スムーズな情報共有が可能になると、情報の齟齬が生まれにくくなるので高品質の介護サービスを提供できるようになるでしょう。

電子媒体による管理ができる

介護ソフトを導入すると電子媒体でさまざまな情報を管理できるようになります。電子媒体での管理には多くのメリットがあります。

地震や災害、台風や津波などの影響でデータが失われる心配がありません。クラウド上にデータを保存すると離れた事業所や別施設でもデータを一元管理できます。ペーパーレス化によって紙の費用の削減も可能です。

電子媒体はアクセス権限がない人はデータを目にすることもできず、やり取りするデータの暗号化が可能な介護ソフトもあるのでセキュリティが強力です。介護サービスではデリケートな個人情報を扱うため、電子媒体による情報管理が役に立つでしょう。

管理情報を使った効率的な経営判断ができる

介護ソフトを使うと、勤怠状況や施設稼働率、法令改正や加算取得要件の達成状況などを一括して確認できます。さらに管理情報をもとにした分析機能がある介護ソフトを使えば、それぞれの施設の勤務課題や財務状況の整理が可能になります。

介護サービスを展開する事業者によって抱える課題も効率化が必要な業務も異なるため、一括した管理情報の確認、分析ができるのは介護ソフトのメリットの1つと言えるでしょう。

導入目的を明確にして順位づけする

介護ソフトを導入したいと介護サービス事業者が考える場合、導入目的を明確化しておく必要があります。たとえば、記録請求業務と会計業務を一括管理したいという目的で、ソフトを検討していた場合に記録請求業務の機能しかないソフトを導入しても意味がありません。

導入目的が明確ではないと、どのような介護ソフトを導入すればいいのか、どのような選び方をする必要があるかわからなくなってしまいます。介護ソフトを導入する際は目的をハッキリとさせて、どのような機能が欲しいのか順位づけしてから検討をはじめましょう。

サポート体制は整っているか

介護ソフトを初めて導入する介護サービス事業者は、操作や他サービスとの連携方法がわからない可能性があります。また料金システムや事業所増加の際の対処など、介護ソフトの提供元に問い合わせ、質問したいタイミングもあるでしょう。

そのようなときに気軽に問い合わせられるのか、どのようなサポートをしてくれるのか注意が必要です。サポート方法が求めている形なのか、体制がしっかりしているのかをきちんと確認してから介護ソフトの導入を決めるとよいです。

介護ソフトは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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