グループウェア比較おすすめ18選

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最終更新日: 2025年5月29日

1グループウェアとは
2人気のグループウェア主要製品比較表
3グループウェアの選び方
4シェアが大きいグループウェア3選
5情報共有に強いグループウェア3選
6コミュニケーションに強いグループウェア2選
7業務効率化に強いグループウェア3選
8中小企業におすすめのグループウェア3選
9注目のグループウェア選4選
10グループウェアの導入メリット
11グループウェアの基本機能
12オンプレミス型とクラウド型の比較
13ぴったりのグループウェア選びはミツモアで

グループウェアとは

グループウェアとは「組織内での情報共有の効率化」や「従業員同士のコミュニケーション活性化」、「稟議や報告といった社内業務の効率化」を目的としたソフトウェアです。

代表的な製品には「Microsoft 365」、「Google Workspace」があり、メールやビジネスチャット、オンラインストレージ、タスク管理など業務効率化を支援する様々な機能が搭載されています。グループウェアという1つのツール上に業務に必要な機能が集約されているため、ビジネスを効率的に進められるようになるでしょう。

関連記事：グループウェアとは？機能やメリットをわかりやすく解説｜ミツモア

グループウェアの選び方

自社の導入目的に応じた機能があるか

グループウェアの機能は主に情報共有関連の機能、コミュニケーション関連の機能、社内業務関連の機能に分類されます。

そのため情報共有を効率化したいのか、従業員同士のコミュニケーションを活性化したいのか、社内業務の効率化をしたいのか、まずは自社の導入目的を明確にしましょう。

課題や導入目的を明確にしてから製品を選ぶことで、導入してから必要な機能がないということや、不要な機能にコストをかけてしまうことを防げます。以下で各製品の機能を比較しました。

1. 情報共有機能の比較表(表は右にスクロールできます)

製品名	Microsoft 365	Google Workspace	desknet's NEO	Zoho Connect	HCL Notes/ Domino	NI Collabo360	toaster team
ファイル共有(オンラインストレージ)	○	○	○	○	○	○	○
プロジェクト管理	－	－	○	○	○	○	－
掲示板	－	－	○	○	要お問合せ	○	○
アンケート	－	○	○	○	－	○	－
アドレス帳	○	○	○	○	○	○	－

2. コミュニケーション機能の比較表(表は右にスクロールできます)

製品名	Microsoft 365	Google Workspace	desknet's NEO	Zoho Connect	HCL Notes/ Domino	NI Collabo360	toaster team
メール	○	○	○	○	○	○	－
チャット	○	○	－	○	－	○	－
Web会議機能	○	○	－	○	－	－	－

3. 社内業務機能の比較表(表は右にスクロールできます)

製品名	Microsoft 365	Google Workspace	desknet's NEO	Zoho Connect	HCL Notes/ Domino	NI Collabo360	toaster team
カレンダー(スケジュール管理)	○	○	○	○	○	○	－
Todoリスト	○	○	○	○	○	○	○
日報	○	○	○	○	○	○	○
ワークフロー	－	－	○	○	要お問合せ	○	－
経費精算	－	－	○	－	要お問合せ	○	－

国内製か海外製か

国内製グループウェアと海外製グループウェアでは、メールやオンラインストレージでのファイル共有など標準機能に違いはありませんが、その他の業務効率化にかかわる機能の違いが大きいです。

国内製のグループウェアは回覧や稟議など日本独自のビジネス習慣に合わせて開発されており、ワークフロー機能や掲示板機能が搭載されている製品が多くあります。現在の社内制度に合わせて、使いやすいグループウェアを導入したい企業におすすめでしょう。

海外製の製品はWeb会議や資料の共同編集といったオンライン上で業務に効果的な機能を多く搭載しており、データ連携や資料共有を行いやすいです。また外国語に対応している製品もあり、従業員の多国籍化が進んでいる企業も安心して利用できます。

国内製特有の機能	ワークフロー掲示板決済処理でのファイル添付
海外製特有の機能	ドキュメントの作成、編集 Web会議機能

国内製グループウェアである「desknet'sNEO」はワークフロー機能や掲示板機能があるのに対して、ドキュメント編集やWeb会議の機能は搭載されていません。

一方海外製グループウェアの「Microsoft 365」と「Google Workspace」はワークフローや掲示板の機能は搭載されておらず、ドキュメントの共同編集やWeb会議の機能が搭載されています。

国内製では「管理職による決済フローをいかに簡略化するか」という、組織体系の枠組みが厳しいことを想定した機能が充実しています。一方で海外製は社員同士がチームになって業務を進めたい場合に向いているでしょう。

国内・海外製の比較表(表は右にスクロールできます)

製品名	Microsoft 365	Google Workspace	desknet's NEO	Zoho Connect	HCL Notes/ Domino	NI Collabo 360	toaster team
国内・海外製	海外製	海外製	国内製	海外製	海外製	国内製	国内製

関連記事：グループウェアのシェア｜上位の製品や選び方も解説

料金体系と利用人数

グループウェアの料金体系は、1ユーザーあたりの月額課金制が多いです。1ユーザーあたり150~800円が相場で、価格が上がるごとにデータ保存量や使える機能が多くなります。

グループウェアを導入する際は利用人数を整理し、そこから運用コストを計算しましょう。たとえば社員が50人の場合は、月額7,500〜40,000円かかります。そのため効率化される業務量と運用コストが見合っているかを確認することが大切です。

価格が高いプランを選べば保存容量や機能は充実しますが、使いこなせないと宝の持ち腐れになってしまいます。必要な機能だけを追加できるグループウェアもあるので、導入目的を明確にして機能を選別すれば、運用コストをおさえることも可能です。

料金体系の比較表(表は右にスクロールできます)

製品名	Microsoft 365	Google Workspace	desknet's NEO	Zoho Connect	HCL Notes/ Domino	NI Collabo 360	toaster team
初期費用	0円	0円	0円	0円	要お問合せ	0円	11万円
月額料金	715円～/人	748円～/人	440円～/人	120円～/人 ※無料プランあり	要お問合せ	360円～/人	3.85万円～

グループウェアの中には期間に縛られず無料で使えるものがあります。有料の製品と遜色なく使えるものも多く、初めてグループウェアを導入する企業やコストを抑えて導入したい企業におすすめです。

関連記事：無料で使えるグループウェアおすすめ15選！失敗しない選び方も解説

関連記事：オープンソースのグループウェア3選！主な機能やメリットを解説

操作画面の使いやすさ

グループウェアは基本的に全従業員が使用するため、操作画面の使いやすさは重要です。

毎日使用するシステムの操作性が低いと、かえって業務の効率を落としかねません。また社内全体に浸透しなければグループウェアの共有機能は活かせないので、使いやすさは必ず確認しましょう。

操作性の高さが特徴のクロジカスケジュール管理は「マニュアルを見ずに操作できる」という声が利用企業から寄せられています。マニュアルなしで使えるグループウェアであれば、業務効率にシステムの操作性の低さが影響する心配もないでしょう。

無料トライアルを実施しているグループウェアもあるので、決めかねている場合は実際に試してみるのがおすすめです。J-MOTTOなら3カ月の長期間トライアルが用意されているため、操作性をじっくり確認できます。商品やデバイスによってUIが異なるため、現場の声を聞きながら選定しましょう。

自社の企業規模に合っているか

グループウェアは製品によって想定されている企業規模が異なります。対象としている企業規模によって搭載されている機能も異なるため、自社の規模が製品に適しているか確認しましょう。

企業の規模ごとにプランを設定している製品もあれば、中小企業向けに構築された製品もあります。

例えば「GroupSession(グループセッション)」は小規模で無料で使えるプランから1万人以上の大企業向けのプランまで用意されています。

マルチデバイスに対応しているか

テレワークや外出時のことを考えると、マルチデバイスに対応されているかは大切です。PCにしか対応していなかったり、スマートフォンやタブレットでの表示が崩れてしまったりしては、グループウェアの「必要な資料や書類をオンラインですぐに閲覧できる」というメリットを活かせません。

また店舗スタッフなどPCに慣れていない従業員もグループウェアを利用する企業では、スマホでグループウェアを利用できることでシステムの浸透率も上げられるでしょう。

セキュリティが十分か

グループウェアを導入する際はセキュリティ対策の充実度にも注目しましょう。グループウェアではチャットやナレッジベースなどの機能を利用して社内情報が保管されることが多いです。また社員一人ひとりが触れるシステムでもあるためセキュリティ対策が強固で情報漏洩のリスクを低くできる製品を選びましょう。

関連記事：グループウェア乗り換え前の注意事項！ツール選びのポイントも紹介

シェアが大きいグループウェア3選

Google合同会社

Google Workspace（グーグルワークスペース）

5.0

(1件)

サービス詳細

無料トライアルあり

特徴1 社内の情報共有などを強化する多彩な機能Google Workspaceは、社内のコミュニケーションやスケジュールなどを一元管理できるグループウェアです。メールでの業務連絡は「Gmail」、スケジュール管理は「Googleカレンダー」が役立ちます。また、オンラインストレージとして、Office、画像、動画といったファイルをクラウド上に保存して管理できる「Google ドライブ」、ビデオ会議ツールの「Google Meet」といったさまざまな機能があります。特徴2 業務を効率化して生産性を向上させるGoogleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドといったオフィスツールで業務を記録し、社内の情報共有が可能です。共同編集できるため、リアルタイムで内容を確認したり、チャットやコメント機能を活用したプロジェクトの進行も可能。すべてのファイルをクラウド上に保存できるため、PCやスマートフォン、タブレットからアクセスできます。更新内容は自動でドライブに保存されるので、常に直近のファイルにアクセスできる点も便利です。特徴3 セキュリティにも配慮して利用できるスマホやタブレットからアクセスできるだけではなく、アプリをダウンロードすれば時間や場所に関係なく編集作業ができます。デバイスを紛失した際やスタッフの離職時にデータ管理することも可能なので、セキュリティにおいて不安なく利用できる点が魅力です。また、緊急時には24時間365日電話やメールでのサポートを受けられます。

日本マイクロソフト株式会社

4.3

無料トライアルあり

特徴1 利用規模とニーズにあわせたプラン選定が可能Microsoft365は一般法人向けのプランを4つ、大企業向けのプランを3つ用意しています。利用したい機能群や必要なセキュリティ管理サービスがそろったプラン選定が可能です。一般法人向けのプランはすべて、導入前に1カ月の無料トライアルを体験できます。大企業向けのプラン選定に迷った場合は、専門の販売担当者に相談ができるため安心です。特徴2 生産性を上げるアプリが勢ぞろい文書作成のWordや表計算のExcel、プレゼンテーション作成のPowerPoint、メールやタスクを一元管理できるOutlookなど、業務の生産性を上げるためのアプリがそろっています。アプリはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットからも利用可能です。利用手段を選ばないため、時間や場所に縛られずにクリエイティブな仕事を実現します。特徴3 リアルタイムで情報共有ができるMicrosoft Teamsを活用すれば、オンラインでいつでもコミュニケーションが取れます。参加者が一カ所に集まる必要はないため、出張やリモートワーク中のメンバーも会議やビデオ通話に参加する機会を逃しません。ファイルや写真などの共有や編集をする際は、OneDriveが便利です。データはクラウド上で管理できるため、都度メールやUSBメモリでやり取りする手間を省き、効率的な情報共有を実現します。"

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サービス詳細

株式会社ネオジャパン

desknet's NEO(デスクネッツネオ)

サービス詳細

無料トライアルあり

特長1 日本の働き方にあった機能群desknet's NEO(デスクネッツネオ)は462万ユーザー(※1)に利用されるグループウェアです。国産システムのため、日本のワークスタイルに沿った機能が豊富に用意されています。内部統制をしっかりと行いつつ、社内のコミュニケーションを活性化させられるシステムです。社内の情報を一元管理できるポータルや日程調整の手間を軽減するスケジュール機能、稟議書や申請書のペーパーレス化を実現するワークフローなど、業務を効率化する機能を標準搭載しています。部署ごとのユーザー管理やアクセス権の設定機能が充実。設備予約、安否確認、プロジェクト管理などもdesknet's NEO1つで行えます。操作画面が使いやすいので、従業員はスムーズにグループウェアを活用できるでしょう。スマートフォンやタブレットからの利用にも対応しており、出張やリモートワーク中でもスムーズに業務を進められます。プッシュ通知機能を活用すればリアルタイムで通知を確認できるため、外出先でも決裁事項を滞留させず、迅速な処理が可能です。特徴2 「AppSuite」で社内専用の業務をシステム化できるオプションの「AppSuite」を使えば、IT知識不要で自社専用の業務アプリを作成できます。公開したアプリはパソコンだけでなくipadやスマホからも利用可能です。あらかじめ用意されたアプリライブラリの中から必要なアプリを選択し、部品を自由に並べて自社用にカスタマイズするだけで業務に反映できます。Excelで作成していた管理台帳も、フォーマットを変えずにアプリ化が可能です。従来紙ベースやメール、Excelで管理していた非効率的な業務をIT化できます。アプリに蓄積されたデータはグラフで見える化できるため、分析や報告に活用可能です。特徴3 1ユーザー月額440円、5ユーザーから利用可能多機能ながら導入しやすい価格帯が特長です。クラウド版では1名あたり440円、5名の利用から申し込めるので、小規模事業者でも利用しやすいでしょう。ライセンスを購入する形式のオンプレミス版も用意されています。30日間の無料トライアルがあるため、まずは試してみてから導入を検討可能です。

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サービス詳細

情報共有に強いグループウェア3選

ブルーテック株式会社

Knowledge Suite(ナレッジスイート)

無料トライアルあり

日本マイクロソフト株式会社

4.0

無料トライアルあり

特徴1 WordやExcelなどと連携できる利便性SharePointは、WordやExcelなどのOfficeツールと連携できます。情報共有や共同編集ができるため、シームレスに業務を進められるでしょう。Teamsと連携してファイル管理やOutlookでスケジュールの共有ができるため、組織単位で円滑なコミュニケーションを取るのに有効です。特徴2 稟議申請や決裁に役立つワークフローワークフロー機能を活用すれば、従来は紙ベースでおこなっていた稟議書や申請書の申請、承認、決裁の流れをシステム化できます。決裁者がオフィスに不在でも、SharePointにログインすればいつでも承認や決裁作業がおこなえます。承認漏れや誤ってファイルを削除するといったミスを回避する仕組みも整っています。特徴3 便利なドキュメントデータベース運用が可能ドキュメントや画像、動画を共有できるデータベースとしての利用ができます。保存時にタグを埋め込めば、分類ごとの管理や、検索時のヒット率向上に役立ちます。サイバー攻撃や不正アクセス、情報漏えいを防止するセキュリティが整っているため、契約書や発注書など機密性の高い書類の管理にも適しています。

株式会社ガイアックス

無料トライアルあり

特徴1 ノウハウを蓄積し生産性向上を図るiQube（アイキューブ）に蓄積された社内wikiは、横断的な検索が可能です。文書は何度でも書き換えられるため、古い情報との混在を防ぎ、常に新しい情報を閲覧できます。共有した文書はユーザー同士でコメントできるため、情報のブラッシュアップに有効です。また社内報や日報としても活用できるため、スムーズな情報共有や営業活動の生産性向上に役立つでしょう。特徴2 社外や社内グループでも効率的な情報共有を実現グループごとに文書の保存や閲覧設定ができるため、効率的に情報共有ができます。スマートフォンからも利用しやすく、社外でもリアルタイムに情報を受け取れます。出張やリモートワーク、外回りの営業職が多い部署を持つ企業にぴったりです。オプションでワークフロー機能を導入すれば、所有しているデバイスで回議ができます。申請や承認のために出社する必要がなくなり、決裁スピードの向上が期待できます。特徴3 24時間監視や認証強化による多層的なセキュリティ対策SSL暗号化通信を使用したログイン認証や、IPアドレスによる接続制限を実施しており、不正ログインや情報漏えい対策を徹底しています。コンテンツの閲覧制限を細かく設定できるため、機密事項や人事情報などの管理も可能です。サーバーは24時間体制で監視されており、高い堅牢性が保たれます。ディスクバックアップで二次的な保護も提供しているため、トラブルや災害発生時も安心です。

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サービス詳細

コミュニケーションに強いグループウェア2選

ゾーホージャパン株式会社

Zoho Connect(ゾーホーコネクト)

サービス詳細

無料トライアルあり

特徴1 透明性の高いソーシャルネットワーキングサービスZoho Connect(ゾーホーコネクト)は、従業員が必要なさまざまな情報を投稿やハッシュタグなどのソーシャル機能により、簡単に共有できます。共通の目的を軸としたスペースをつくり、従業員同士の気軽なコミュニケーションを促進。また経営陣や専門家との対話集会を開催し、高い透明性と中身の濃い対話を実現可能です。特徴2 離れた場所でも1つの情報を共有し一元管理が可能離れた場所にいても、組織は1つの情報を共有することができ、リモートワークなどの新たな働き方に対応できます。バーチャルな職場を1つにまとめることにより、アイデア共有と情報へのかんたんなアクセスを実現します。特徴3 メンバー間で影響を与え合い、イノベーションを推進グループの作成や専門知識の共有、フォーラムでのディスカッションなどにより、コラボレーションを促進。自身の考えを発信し、メンバー間で影響を与えあう環境を整えることにより、イノベーションを助長します。

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サービス詳細

日本トータルシステム株式会社

GroupSession（グループセッション）

サービス詳細

無料トライアルあり

特徴1 用途や利用規模にあわせてプランを選べる無料ダウンロードで300名まで利用できる「GroupSession」、クラウド上で運用できる「byCloud」、1万ユーザー以上に対応した大規模用の「ZION」の3種類のプランを用意しており、用途や利用規模にあわせたプラン選定が可能です。また、導入前にオンラインデモと30日間の無料トライアルを体験できます。特徴2 無料で豊富な機能群を利用できるメインポータルやスケジュール、メール、ワークフローなど、情報共有や作業効率アップに役立つ機能が豊富にそろっています。メインポータルは使いやすいように、レイアウトのカスタマイズが可能です。さまざまな機能の情報や自分宛の通知をひと目で確認できるため、重要な情報を見落とす心配はありません。特徴3 利便性を高めるオプション機能を提供GroupSessionの利便性を高め、スムーズな使用感を実現するオプション機能を提供しています。手持ちのスマートフォンやタブレットから利用できる「GSモバイル」機能を活用すれば、スケージュールの確認やメールの送受信が可能。ほかにもプッシュ通知で快適な利用環境を提供する「CrossRide」は、未読通知の見落とし防止や、ローカルファイルのようにファイル管理と文書閲覧に便利です。

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サービス詳細

業務効率化に強いグループウェア3選

株式会社NIコンサルティング

NI Collabo 360（エヌアイコラボ360）

サービス詳細

無料トライアルあり

特徴1 業務効率化を実現する豊富な機能群NI Collabo 360は、スケジュール管理や文書共有管理、ワークフローなど、36種類の業務効率化機能を搭載しています。必要な機能は個別にカスタマイズ可能で、オリジナルのポータルを作成できます。マルチデバイス対応しているため、社内外問わず利用可能です。社内SNSを使った円滑な情報共有も実現します。特徴2 経費精算業務を効率化する充実したサポート機能経費の申請から承認、精算処理まで一元管理が可能です。スマートフォンからも申請でき、ICカードやクレジットカードを連携させることで入力の手間や、ミスを削減できます。全国銀行協会のフォーマットを使用すれば、承認データをもとに簡単にCSVを取り込むだけの振込データを作成でき、作業の軽減を図れます。特徴3 どこでも業務に専念できる柔軟な仕組みテレワーク支援として勤怠の見える化や、稼働状況を報告する仕組みが整っており、従業員の管理やマネジメントに有効です。また、複数言語を登録でき、所在する国や地域にあわせてタイムゾーンの設定も可能です。外国人の雇用や、海外にも拠点を持っている企業に適しています。

TOWN株式会社

無料トライアルあり

特徴1 チームの予定を一画面で確認し重複を防ぐカレンダークロジカスケジュール管理は、ひとつの画面でチームメンバーや会議室の予定を確認できるスケジュール管理システムです。空き時間がひと目でわかり、同じ時間帯に予定を登録しようとするとアラートが表示されるため、スケジュールの重複を防止します。直感的な操作でチーム全体のスケジュールを把握でき、効率的な予定管理をサポートします。特徴2 社内外の日程調整を2ステップで完結URLを送信し、相手が候補日を選ぶだけで日程調整が完了します。取引先がクロジカスケジュール管理を導入していない場合でも、カレンダーから日程を選択するだけで調整が可能で、メールの往復を削減できます。シンプルな操作により煩雑な日程調整業務を効率化し、業務時間の短縮を後押しします。特徴3 チームの成長にあわせて機能を追加可能スケジュール管理や日程調整の基本機能に加えて、チャットやタイムカード、ワークフローなどの必要な機能を追加できます。チームの仕事の幅や規模が拡大しても、必要に応じて機能を拡張しながら継続利用が可能です。段階的な機能追加により、費用を抑えながらビジネスの成長に応じたシステム運用を実現します。

株式会社ミツモア

5.0

プロワンとは、国内初の現場業界特化型のオールインワン業務支援ソフトウェアで、CRMおよび基幹システムに属するSaaSです。特に短期工事やリフォーム、設備工事などの現場業務に特化しており、顧客管理や営業支援、差配、分析レポート、収支管理など、現場からバックオフィスまでの多様な業務を一元管理し自動化します。プロワンは、導入企業の事務作業を30%削減し、売上を20%向上させることが可能です。具体的な導入事例として、東京ガス株式会社が数千人規模のライフバル営業現場にプロワンを導入し、業務効率化や残業時間の削減、顧客満足度の向上を実現しています。その他にも、明治硝子株式会社や株式会社家守りなど、多くの企業で活用されています。特徴1 現場の効率UP現場の作業をペーパーレス化、モバイル対応させることで報告書作成や見積もり作成の時間を大幅に短縮します。その分より多くの時間を現場での作業にあてることが出来るようになります。※ 現場メンバーの残業時間を30%削減! (当社調べ)特徴2 データ可視化による経営分析すべての業務をプロワン上でおこなうだけで、経営分析に必要な売上、業務記録、顧客情報等が自動的に分類されて蓄積されます。それをいつでも好きなタイミングで分析し、事業成長のための打ち手を見つけることができます。特徴3 売上げアップのための機能新規顧客の見積もりフォローアップ過去の作業内容に照らし合わせたリピート顧客獲得オプション商品の販売による成約単価アップなどデータに基づく事業分析を活かす売上げアップの施策実施を支援します。※ 売上20%アップ!! (当社調べ)

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中小企業におすすめのグループウェア3選

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

J-MOTTO（ジェイモット）

5.0

(1件)

サービス詳細

無料トライアルあり

特徴1 低価格でも充実の機能を活用できるJ-MOTTOは、1人あたり月額165円で利用できるグループウェアです。導入前は3カ月間の無料トライアルと、オンラインデモを体験できます。トライアル期間中は本契約後と同様の機能と、ユーザー数およびデータ容量は無制限で試用できる点が魅力です。特徴2 業務効率化を図る充実した機能を搭載ポータルやスケジュール、ワークフローなど、業務効率化を図るアプリがそろっています。スマートフォンからも利用できるため、出張やテレワーク中でもオフィスと同じ環境で業務に取り組めるでしょう。オプションの拡張機能を用いれば、業務処理をIT化するツールや経費精算ツールと連携可能です。業務工数の軽減や人的ミスの防止、ペーパーレス化に効果的です。特徴3 専門スタッフによる充実サポートを提供すべてのユーザーが利用できるサポートセンターを設置しています。電話やメール、チャットにて、導入前の相談から使用中の問い合わせまで幅広く対応可能です。また、無料のグループウェアセミナーを開催。有料の初期設定代行サービスを活用すれば、使いこなせないといった悩みを払拭し、スムーズな運用が可能です。

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有限会社アクティブ・ネットワーク・デザイン

オルカ

サービス詳細

無料トライアルあり

特徴1 ITスキル不要でも管理、運用できるオルカは、セキュリティ対策や情報保全対策機能がはじめから装備されているグループウェアです。サーバの保守やメンテナンスは一切不要なため、管理や運用業務の大幅軽減を実現します。誰でも使いやすいUIで、PC以外にもスマートフォンやタブレット、フィーチャーフォンにも対応しています。利用デバイスを問わずに利用できるのが魅力です。特徴2 豊富なオプション機能で利便性アップメールや掲示板、スケジュール共有など、社内の情報共有に便利な機能に加え、営業支援や業務支援など、業務負担を軽減し生産性アップを図る機能を装備しています。オプションで経費精算や勤怠管理を追加すれば、バックオフィス業務の工数や負担軽減に役立つでしょう。またワークフロー機能を導入すれば、申請書のペーパーレス化や迅速な承認や決裁が期待できます。特徴3 用途にあわせたシンプルな契約プランライトプランまたはプロフェッショナルプランの2種類の契約プランから選べます。ユーザー1人あたり月額110円で利用できるライトプランは、基本装備の機能がすべて利用できるうえ、営業支援の機能付きです。導入費用をなるべく抑えたいと考えている企業におすすめです。オプション機能もすべて利用できるプロフェッショナルプランは、ユーザー1人あたり月額1,100円で利用できます。さらに強固なセキュリティと、充実した機能を求める企業に適したプランです。

ジョブマネ株式会社

特徴1 社内での効率的な情報管理や共有を実現するグループウェアジョブマネは、経費計算や顧客管理、商談履歴や問い合わせ管理といったさまざまな機能がオールインワンで実装されたグループウェアです。営業記録はもちろん、顧客管理やそれぞれの帳票管理を紐づけて管理できるため、部署や部門によって情報が属人化するのを防げます。商談履歴や顧客情報を入力した際にはリアルタイムで反映され、効率的に情報共有ができます。特徴2 1ユーザーから利用できるため費用を抑えられるジョブマネは利用者が30名未満の中小企業や部門単位での利用を想定して作られており、20名未満の中小ベンチャー企業による導入が多いです。初期費用がかからないことに加え、ユーザー単位で契約できるため費用を抑えられます。特徴3 直感的に操作できる使いやすさを実現ITリテラシーの高くない従業員が多い企業でも問題ありません。マニュアルなしに使える操作性に見やすくコンパクトな画面なので、PC操作に苦手意識を持った人でも安心です。「操作がしづらく社内に浸透しなかった」といった事態を避けられます。

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注目のグループウェア選4選

noco株式会社

ヘルプドッグマニュアル（旧名：トースターチーム）

サービス詳細

無料トライアルあり

特徴1 AIがマニュアルを自動生成、誰でもすぐに作れるヘルプドッグマニュアルは、業務マニュアルの作成を効率化するAIツールです。タイトルや目的を入力するだけで、AIが構成から見出し、本文を自動生成。文章作成に不慣れな人でも、短時間で作成できます。属人化しやすいナレッジを標準化し、現場全体で活用できる仕組みを整備します。新人教育や業務の引き継ぎにも役立ちます。特徴2 画像や動画、翻訳、用語集で、「視覚と言語を問わず」伝わるスクリーン録画や音声ナレーションによる動画マニュアルが作成できるほか、画像に矢印や注釈を加える編集機能も標準搭載しています。用語集機能により社内用語や専門語を一元管理でき、すべてのマニュアルから用語説明を参照できます。日本語から英語や中国語へ自動翻訳できるため、多国籍スタッフへの教育や海外拠点への情報展開もスムーズです。特徴3 PDF出力やQRコード共有、埋め込み対応で活用シーンが広がる用途に応じてさまざまな形式で配布や活用が可能です。PDF形式で印刷と保存ができるほか、QRコードを通じてスマートフォンやタブレットからすぐにアクセスでき、現場でもスムーズに運用できます。動画や外部ツールをマニュアル内に埋め込むことができ、操作画面や補足資料をワンストップで表示できます。

株式会社エイチシーエル・ジャパン

特徴1 情報共有や活用に特化したグループウェアHCL Notes/Dominoは、メールやカレンダー、会議室予約、掲示板、文書管理など、社内での情報共有に必要な機能をオールインワンで提供するグループウェアです。業務に必要な機能が一元化され、業務の生産性アップや管理費の軽減に効果的です。蓄積された情報は、業務アプリごとに整理。アプリ間の情報は連携できるため、横断的な検索とスムーズな情報共有を図ります。特徴2 マルチデバイスで利用可能ブラウザ版でもサクサク動く軽快さが強みで、PC以外のデバイスでの利用にも対応しています。利用するデバイスにあわせて画面サイズを変更できるのが魅力です。PC以外でログインする際は生体認証が必要です。不正ログインや不正アクセスを防ぎ、社外でも安全な環境下で利用できます。特徴3 サブスクリプション型のライセンスサブスクリプション型ライセンスでユーザー単位でライセンス管理がおこなわれます。導入費用を軽減し、契約期間や利用ユーザー数を柔軟に変更できるのが特徴です。契約期間と保守期間が同じため、過去の契約履歴や保有ライセンスに関わらず、必要な数量に応じて契約できます。

株式会社アイアットOEC

無料トライアルあり

特徴1 直感的で誰でもすぐに使える操作性と利便性WaWaOfficeは、見やすい操作画面と使いやすいUIが強みです。インターネット環境があればマニュアル不要で利用できます。クラウドシステムのためPCに限らず、所有しているデバイスからアクセスできます。またeラーニングやアンケート機能も備えています。新人教育や社内研修、災害時の安否確認など、人事業務にも役立つでしょう。特徴2 業務の効率化を図る豊富な機能群デスクトップ管理やメール機能、情報共有に便利な掲示板や回覧板など、あらゆる業務に必要な機能が揃っています。ToDoと依頼情報は連携ができるため、依頼された業務の失念や見落とし防止に有効です。既存の他社システムやWaWaOfficeシリーズ製品との連携も可能です。より活用しやすいシステムにカスタマイズでき、利便性の向上が期待できます。特徴3 安全性を重視したセキュリティ体制ISMS取得済みのデータセンターが、24時間365日体制で有人監視を実施します。運用負担が軽減され、常に安心かつ安全な環境で利用できることが特徴です。SSLの暗号化やパスワードの連続ミスでログインロック機能を標準搭載しています。情報漏えいや不正ログイン防止に役立つセキュリティ体制が整っています。

株式会社テラスカイ

無料トライアルあり

特徴1 あらゆる社内情報をひとつに集約mitoco（ミトコ）は、紙やExcelで個別に管理していた社内情報をひとつに集約できるサービスです。必要な情報の検索がスムーズになり、資料探しに余計な時間を使いません。顧客管理をはじめ、過去の提案資料や客先への訪問履歴もストックできます。営業情報の見える化が進み、営業活動の分析や生産性向上に役立つでしょう。特徴2 IT化によるワークフロー業務効率化ワークフローをIT化すれば、申請や承認のために出社したり押印したりする必要がありません。あらかじめ用意されている申請書のテンプレートを活用すれば、文書作成の手間を省けます。承認ルートは内容に応じて細かく設定できるため、必要な承認を確実に回議できます。承認者には申請があがるたび通知されるため、承認漏れの防止に有効です。特徴3 スマートフォンやタブレットからも利用可能PC以外にもモバイル端末から利用できます。リアルタイムでの重要な通知や情報の確認、会議室の予約、メンバーのスケジュール把握などもおこなえます。また、mitocoは世界有数のセキュリティ水準を持つSalesforce上で稼働しているため、堅牢で信頼性の高い環境で運用できます。

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サービス詳細

グループウェアの導入メリット

社内の情報共有を効率化できる

グループウェアのメリットの1つとして、情報共有の効率化があげられます。

従来は社内の情報を確認する際には、担当している従業員に確認する必要があり、手を止めて電話やメール、もしくは直接確認で対応していました。それに対しグループウェアでは、社内の情報やファイルを1つのシステム上に集約して、社内のだれでも確認できるため、情報を確認するまでの手間が省けて業務効率が向上します。

具体的には、以下のような効果があります。

直接当事者に確認する手間が省ける
仕事の全工程を可視化できる
他部署との連携を進めやすくなる
問題点や改善点を見つけやすくなる
各従業員の稼働状況をチェックできる

特に経営層やマネージャーは、メンバーの稼働状況や結果を逐一把握する必要があります。グループウェアであれば、更新していくファイルさえ決めておけば業務の進捗やボトルネックをシステム上で確認できるため、フィードバックやフォローをスムーズに行えるでしょう。

また経営層や管理職だけでなく、全従業員が会社の状況を把握できるため、意識の共通化や業務の質の向上にもつながります。

従業員同士のコミュニケーションが活性化する

グループウェアにはチャットや掲示板、Web会議といった機能があり、従業員同士のコミュニケーションに活用できます。

社内で直接顔を合わせたり連絡を取ったりしなくてもやり取りできるようになるので、勤務地や勤務時間帯が異なっていても問題ありません。物理的な距離や情報の障壁といった制約がなくなり、リモートワークを実施している社員や海外拠点の社員ともコミュニケーションを取りやすくなります。

またコミュニケーション不足の原因としては「組織全体や他の従業員の状況が見えないこと」が挙げられます。仕事の全体像が見えないため自分の役割が曖昧になり、コミュニケーション意欲の低下につながってしまうのです。

グループウェアを活用すれば、全従業員が自分の業務や会社全体の状況について把握できるため、役割意識やモチベーションが向上します。チームや部署間の垣根もなくなるため、広い視野でのコミュニケーションも促せるでしょう。

社内業務や事務作業を効率化できる

ワークフロー機能を搭載したグループウェアであれば、費用稟議や経費精算をシステム上で行えるようになります。申請・承認フローを設定しておくことで、稟議などの申請があった際にグループウェア上のメールやチャットで通知されるので、すぐに対応できるでしょう。

またスケジュール管理機能ではカレンダーなどでほかの従業員の予定を確認しながら会議などのスケジュールを組めます。

上述した例のように、社内業務や事務作業まで効率化できることもメリットの1つです。

テレワークがスムーズになる

テレワーク移行には以下のようなさまざまな障壁があります。

情報を確認するのに手間取る
資料が十分に整理されていない
紙の書類や資料のために出社しなければならない

グループウェアでは、アクセス権限を持っている従業員であれば場所やデバイスを問わずアクセスできるオンラインストレージでファイルを共有できるので、わざわざメールで送付したり紙の資料で管理したりする手間が省けます。業務に必要な情報がオンラインに集約されているので、オフィスに行かなくても不自由はありません。

その他にも、スケジュールやタスクの可視化、チャットでのリアルタイムなコミュニケーションができるため、個々の状況が見えづらいというテレワークの障壁を取り払えます。誰がどこで仕事をしていてもスムーズに情報共有とコミュニケーションができるので、オフィスワークと遜色のない効率的な業務が可能です。

グループウェアによってオフィスの機能をオンライン化できれば、テレワークの推進や業務効率改善を大きく後押しできるでしょう。

ペーパーレス化を促進できる

グループウェアのファイル共有機能を利用すれば、文書や資料をオンライン上で確認できるようになるため、ペーパーレス化を促進できます。

ドラッグ&ドロップでの文書の移動や、一括アップロード・ダウンロードができるので、ITツールが苦手な人でも簡単に使いこなせるでしょう。紙の書類に慣れている人や、オンラインに慣れていない人にとっても安心です。

紙だと共有するために直接手渡しするか郵送しなければなりませんでしたが、グループウェアであれば一斉送信かストレージへのアップロードで簡単に共有できます。印刷や送付といった工程がないため、無駄な手間やミスも発生しません。

また省スペース化や検索性の面でも優れています。オンラインであれば保管場所が不要かつ、過去の文書をファイル名や添付ファイルで瞬時に検索できます。引継ぎや情報共有も楽になるので、紙からオンラインに移行するメリットは大きいでしょう。

ペーパーレス化はコスト削減にも有効です。ある地方銀行では、組織全体でのペーパーレス化により年1億円のコスト削減を実現した例があります。

関連記事：グループウェアが人気の理由！シェア状況やメリット、選び方も解説

グループウェアの基本機能

情報共有に役立つ機能

ファイル共有(オンラインストレージ)

社内文書や契約書などの書類をクラウド上で一元管理できます。紙の文書を印刷したり、オフィスで管理したりする必要がないため、テレワークでも問題なく作業が可能です。

複数のユーザーでファイルを編集する場合でも、更新ログを残しながら保存できます。アクセス権の設定やバックアップ機能もあるので便利です。

プロジェクト管理

プロジェクトごとに必要なタスクとスケジュールを管理する機能です。タスクボード形式やガントチャート形式、カレンダー形式など用途によって様々な形式を使い分けられます。

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掲示板

チャットとは別に、社内の連絡事項を全社員に通達できる掲示板があります。内容や対象部署ごとにカテゴリー分けできるため、検索も容易です。

閲覧対象は全社・グループ・経営層など制限をかけられるので、対象に応じてツールを使い分ける必要はありません。

アンケート

オンラインのアンケートを実施できます。回答状況を一目で確認できるうえ、回答を促すリマインドも可能です。

メールを手打ちしなくても自動通知できるので、担当者が手をわずらわせることなく回答率を向上させられます。

共有アドレス帳

社内の個人情報や取引先企業の担当者の情報を共有できます。電話の取り次ぎや引継ぎの際、必要な情報がすぐに確認できて便利です。

アドレスはグループや会社ごとに管理でき、複数送信やメルマガ送付もできます。CSVでデータ登録や出力できるタイプもあるので、データ登録も簡単です。

コミュニケーションに役立つ機能

メール

グループウェア経由でメールの送受信が可能です。１つのメールアドレスを複数人で管理してメールの送受信を行えるため、連絡業務を分担できます。また、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも操作できるので、出先などあらゆる環境で対応可能です。

チャット

グループウェアのチャット機能では、チームや部署単位でのメッセージやファイルのやり取りを行えます。メールよりも手軽なので、報連相やコミュニケーションの活発化につながります。

チャットとスケジュールを紐づけられるので、スケジュールの日付をクリックするとチャットで共有した議事録が抽出されるなど、検索性にも優れています。

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Web会議

グループウェアのWeb会議は予約や通知が便利です。参加者のスケジュールから空いた時間を抽出し、必要な場合は設備予約で会議室までおさえられます。さらに参加者へのメール通知も自動で行えるため、調整の手間がかかりません。

テレワークを実施している企業ではWeb会議も増えるので、そのたびに参加者のスケジュールを把握して日程調整するのは手間がかかってしまうでしょう。グループウェアであれば、カレンダー機能やチャット機能と連携して、日程調整を効率的に行えます。

社内業務に役立つ機能

カレンダー(スケジュール管理)

グループウェアのカレンダーでは個人とグループのスケジュールを同時に管理できます。上司や同僚のスケジュールも一目でわかるので、ミーティングなどの日程調整もスムーズに行えるでしょう。

スケジュールがかぶった場合はアラートで知らせる機能もあり、スケジュールのバッティングを防止します。参加者の多いミーティングを設定するときに便利な機能です。

Todoリスト

タスクはTodoリストで可視化できます。自分の業務内容を明確にするために自分で作成する場合と、相手への依頼として作成する場合があります。

特にテレワーク中の管理者は、メンバーの業務内容や進捗の把握が困難です。Todoリストであれば業務内容や進捗が可視化されるため、適宜フォローアップや追加指示を行えます。

関連記事：タスク管理のポイントと主な手法を紹介！ツールの選び方とおすすめも

日報

毎日の日報をグループ間で共有可能です。日報にはコメントを残すことができ、コメントが書き込まれたらメール通知で知らせます。

絞り込み検索やカレンダーとの同期もでき、管理も簡単です。日報だけでなく議事録管理にも使えます。

ワークフロー

稟議書や申請書類を電子化し、押印や承認をオンライン上で行えます。確認していない申請は通知されるため、確認漏れによる承認の停滞の防止が可能です。

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経費精算

経費精算をオンライン上で申請できる機能です。申請者は領収書の撮影や交通費の自動反映によって申請できるため負担を大幅に軽減できます。

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オンプレミス型とクラウド型の比較

1996年にIBMが「Lotus Notes」をリリースしたことをきっかけに、急速に普及し始めたグループウェア。当初は自社サーバーでシステムを構築する「オンプレミス型」が主流とされていました。

現在ではIT技術の発展に伴い、Webブラウザ上で利用できる「クラウド型」が普及しており、オンプレミス型から乗り換える企業も増えています。両者の違いをまとめました。

提供形態	オンプレミス型	クラウド型
導入コスト・期間	×	〇
運用コスト	×	〇
カスタマイズ性	〇	△
セキュリティ	〇	△
既存システムとの連携	〇	△

オンプレミス型

オンプレミス型は自社のニーズに応じカスタマイズして導入できます。そのため既存システムとの連携が図りやすいでしょう。自社サーバー利用のため不正アクセスされにくいというメリットもあります。

一方システム開発費が必要なため初期費用が高く、導入までの期間も数週間から数か月かかる点が懸念です。またサーバー管理やメンテンナンス業務など、運用コストも発生します。

クラウド型

クラウド型は自社サーバーの用意やシステム開発が不要なため、導入及び運用コストが低く済みます。導入までの期間の短さも魅力でしょう。またクラウド上で使用するため、どこからでもアクセスできます。

ただカスタマイズが難しく、連携できる外部システムが限られる点はデメリットです。外部サーバー利用のためキュリティに不安がある方もいるでしょう。

ただし「サイボウズOffice」のようにカスタマイズ性が高く、セキュリティが強固なクラウド型のグループウェアもあります。よく比較検討し、自社に必要な機能、セキュリティを備えている製品を選びましょう。

関連記事：今注目のクラウド型グループウェア！導入のメリットとデメリットは？

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グループウェア比較おすすめ18選

グループウェアとは

人気のグループウェア主要製品比較表

グループウェアの選び方

自社の導入目的に応じた機能があるか

国内製か海外製か

料金体系と利用人数

操作画面の使いやすさ

自社の企業規模に合っているか

マルチデバイスに対応しているか

セキュリティが十分か

シェアが大きいグループウェア3選

情報共有に強いグループウェア3選

コミュニケーションに強いグループウェア2選

業務効率化に強いグループウェア3選

中小企業におすすめのグループウェア3選

注目のグループウェア選4選

グループウェアの導入メリット

社内の情報共有を効率化できる

従業員同士のコミュニケーションが活性化する

社内業務や事務作業を効率化できる

テレワークがスムーズになる

ペーパーレス化を促進できる

グループウェアの基本機能

情報共有に役立つ機能

コミュニケーションに役立つ機能

社内業務に役立つ機能

オンプレミス型とクラウド型の比較

オンプレミス型

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