グループウェア比較おすすめ18選

グループウェアとは「組織内での情報共有の効率化」や「従業員同士のコミュニケーション活性化」、「稟議や報告といった社内業務の効率化」を目的としたソフトウェアです。

代表的な製品には「Microsoft 365」、「Google Workspace」があり、メールやビジネスチャット、オンラインストレージ、タスク管理など業務効率化を支援する様々な機能が搭載されています。グループウェアという1つのツール上に業務に必要な機能が集約されているため、ビジネスを効率的に進められるようになるでしょう。

関連記事：グループウェアとは？機能やメリットをわかりやすく解説｜ミツモア

人気のグループウェア10製品を料金や導入形態で比較しました。比較表は右にスクロールできます。

製品名

ロゴ

初期費用

月額料金

最低利用者数

料金プラン

無料トライアル

製造

ファイル共有(オンラインストレージ)

プロジェクト管理

掲示板

アンケート

アドレス帳

メール

チャット

Web会議機能

カレンダー(スケジュール管理)

Todoリスト

日報

ワークフロー

経費精算

マルチデバイス対応

提供形態

Microsoft 365

0円

715円～/人

要問合せ

4種類

○

海外製

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クラウド

Google Workspace

0円

748円～/人

要問合せ

4種類

14日間

海外製

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○

○

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－

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クラウド

desknet's NEO

0円

440円～/人

5人

1種類

30日間

国内製

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－

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クラウド

Zoho Connect

0円

120円～/人 ※無料プランあり

25人

2種類

15日間

海外製

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クラウド

HCL Notes/ Domino

要お問合せ

要お問合せ

要問合せ

要お問合せ

要お問合せ

海外製

○

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○

－

○

○

－

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○

○

要お問合せ

要お問合せ

要お問合せ

オンプレミス

NI Collabo 360

0円

360円～/人

5人

1種類

30日間

国内製

○

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クラウド オンプレミス

toaster team

11万円

3.85万円～

要問合せ

3種類

14日間

国内製

○

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クラウド

※ ミツモア調べ(2022年8月現在)

また以下のボタンを押して簡単な質問に答えるだけで、あなたにピッタリのグループウェアを無料で診断できます。グループウェアの料金や機能を比較して、自社の課題解決に役立てましょう。

自社の導入目的に応じた機能があるか

グループウェアの機能は主に情報共有関連の機能、コミュニケーション関連の機能、社内業務関連の機能に分類されます。

そのため情報共有を効率化したいのか、従業員同士のコミュニケーションを活性化したいのか、社内業務の効率化をしたいのか、まずは自社の導入目的を明確にしましょう。

課題や導入目的を明確にしてから製品を選ぶことで、導入してから必要な機能がないということや、不要な機能にコストをかけてしまうことを防げます。以下で各製品の機能を比較しました。

1. 情報共有機能の比較表(表は右にスクロールできます)

2. コミュニケーション機能の比較表(表は右にスクロールできます)

3. 社内業務機能の比較表(表は右にスクロールできます)

国内製か海外製か

国内製グループウェアと海外製グループウェアでは、メールやオンラインストレージでのファイル共有など標準機能に違いはありませんが、その他の業務効率化にかかわる機能の違いが大きいです。

海外製の製品はWeb会議や資料の共同編集といったオンライン上で業務に効果的な機能を多く搭載しており、データ連携や資料共有を行いやすいです。また外国語に対応している製品もあり、従業員の多国籍化が進んでいる企業も安心して利用できます。

国内製グループウェアである「desknet'sNEO」はワークフロー機能や掲示板機能があるのに対して、ドキュメント編集やWeb会議の機能は搭載されていません。

一方海外製グループウェアの「Microsoft 365」と「Google Workspace」はワークフローや掲示板の機能は搭載されておらず、ドキュメントの共同編集やWeb会議の機能が搭載されています。

国内製では「管理職による決済フローをいかに簡略化するか」という、組織体系の枠組みが厳しいことを想定した機能が充実しています。一方で海外製は社員同士がチームになって業務を進めたい場合に向いているでしょう。

国内・海外製の比較表(表は右にスクロールできます)

関連記事：グループウェアのシェア｜上位の製品や選び方も解説

料金体系と利用人数

グループウェアの料金体系は、1ユーザーあたりの月額課金制が多いです。1ユーザーあたり150~800円が相場で、価格が上がるごとにデータ保存量や使える機能が多くなります。

グループウェアを導入する際は利用人数を整理し、そこから運用コストを計算しましょう。たとえば社員が50人の場合は、月額7,500〜40,000円かかります。そのため効率化される業務量と運用コストが見合っているかを確認することが大切です。

価格が高いプランを選べば保存容量や機能は充実しますが、使いこなせないと宝の持ち腐れになってしまいます。必要な機能だけを追加できるグループウェアもあるので、導入目的を明確にして機能を選別すれば、運用コストをおさえることも可能です。

料金体系の比較表(表は右にスクロールできます)

グループウェアの中には期間に縛られず無料で使えるものがあります。有料の製品と遜色なく使えるものも多く、初めてグループウェアを導入する企業やコストを抑えて導入したい企業におすすめです。

関連記事：無料で使えるグループウェアおすすめ15選！失敗しない選び方も解説

関連記事：オープンソースのグループウェア3選！主な機能やメリットを解説

操作画面の使いやすさ

グループウェアは基本的に全従業員が使用するため、操作画面の使いやすさは重要です。

毎日使用するシステムの操作性が低いと、かえって業務の効率を落としかねません。また社内全体に浸透しなければグループウェアの共有機能は活かせないので、使いやすさは必ず確認しましょう。

操作性の高さが特徴のクロジカスケジュール管理は「マニュアルを見ずに操作できる」という声が利用企業から寄せられています。マニュアルなしで使えるグループウェアであれば、業務効率にシステムの操作性の低さが影響する心配もないでしょう。

無料トライアルを実施しているグループウェアもあるので、決めかねている場合は実際に試してみるのがおすすめです。J-MOTTOなら3カ月の長期間トライアルが用意されているため、操作性をじっくり確認できます。商品やデバイスによってUIが異なるため、現場の声を聞きながら選定しましょう。

自社の企業規模に合っているか

グループウェアは製品によって想定されている企業規模が異なります。対象としている企業規模によって搭載されている機能も異なるため、自社の規模が製品に適しているか確認しましょう。

企業の規模ごとにプランを設定している製品もあれば、中小企業向けに構築された製品もあります。

例えば「GroupSession(グループセッション)」は小規模で無料で使えるプランから1万人以上の大企業向けのプランまで用意されています。

関連記事：中小企業向けのグループウェアおすすめ5選を一覧比較！選び方やメリットも解説

マルチデバイスに対応しているか

テレワークや外出時のことを考えると、マルチデバイスに対応されているかは大切です。PCにしか対応していなかったり、スマートフォンやタブレットでの表示が崩れてしまったりしては、グループウェアの「必要な資料や書類をオンラインですぐに閲覧できる」というメリットを活かせません。

また店舗スタッフなどPCに慣れていない従業員もグループウェアを利用する企業では、スマホでグループウェアを利用できることでシステムの浸透率も上げられるでしょう。

セキュリティが十分か

グループウェアを導入する際はセキュリティ対策の充実度にも注目しましょう。グループウェアではチャットやナレッジベースなどの機能を利用して社内情報が保管されることが多いです。また社員一人ひとりが触れるシステムでもあるためセキュリティ対策が強固で情報漏洩のリスクを低くできる製品を選びましょう。

関連記事：グループウェア乗り換え前の注意事項！ツール選びのポイントも紹介

社内の情報共有を効率化できる

グループウェアのメリットの1つとして、情報共有の効率化があげられます。

従来は社内の情報を確認する際には、担当している従業員に確認する必要があり、手を止めて電話やメール、もしくは直接確認で対応していました。それに対しグループウェアでは、社内の情報やファイルを1つのシステム上に集約して、社内のだれでも確認できるため、情報を確認するまでの手間が省けて業務効率が向上します。

具体的には、以下のような効果があります。

• 直接当事者に確認する手間が省ける
• 仕事の全工程を可視化できる
• 他部署との連携を進めやすくなる
• 問題点や改善点を見つけやすくなる
• 各従業員の稼働状況をチェックできる

特に経営層やマネージャーは、メンバーの稼働状況や結果を逐一把握する必要があります。グループウェアであれば、更新していくファイルさえ決めておけば業務の進捗やボトルネックをシステム上で確認できるため、フィードバックやフォローをスムーズに行えるでしょう。

また経営層や管理職だけでなく、全従業員が会社の状況を把握できるため、意識の共通化や業務の質の向上にもつながります。

従業員同士のコミュニケーションが活性化する

グループウェアにはチャットや掲示板、Web会議といった機能があり、従業員同士のコミュニケーションに活用できます。

社内で直接顔を合わせたり連絡を取ったりしなくてもやり取りできるようになるので、勤務地や勤務時間帯が異なっていても問題ありません。物理的な距離や情報の障壁といった制約がなくなり、リモートワークを実施している社員や海外拠点の社員ともコミュニケーションを取りやすくなります。

またコミュニケーション不足の原因としては「組織全体や他の従業員の状況が見えないこと」が挙げられます。仕事の全体像が見えないため自分の役割が曖昧になり、コミュニケーション意欲の低下につながってしまうのです。

グループウェアを活用すれば、全従業員が自分の業務や会社全体の状況について把握できるため、役割意識やモチベーションが向上します。チームや部署間の垣根もなくなるため、広い視野でのコミュニケーションも促せるでしょう。

社内業務や事務作業を効率化できる

ワークフロー機能を搭載したグループウェアであれば、費用稟議や経費精算をシステム上で行えるようになります。申請・承認フローを設定しておくことで、稟議などの申請があった際にグループウェア上のメールやチャットで通知されるので、すぐに対応できるでしょう。

またスケジュール管理機能ではカレンダーなどでほかの従業員の予定を確認しながら会議などのスケジュールを組めます。

上述した例のように、社内業務や事務作業まで効率化できることもメリットの1つです。

テレワークがスムーズになる

テレワーク移行には以下のようなさまざまな障壁があります。

• 情報を確認するのに手間取る
• 資料が十分に整理されていない
• 紙の書類や資料のために出社しなければならない

グループウェアでは、アクセス権限を持っている従業員であれば場所やデバイスを問わずアクセスできるオンラインストレージでファイルを共有できるので、わざわざメールで送付したり紙の資料で管理したりする手間が省けます。業務に必要な情報がオンラインに集約されているので、オフィスに行かなくても不自由はありません。

その他にも、スケジュールやタスクの可視化、チャットでのリアルタイムなコミュニケーションができるため、個々の状況が見えづらいというテレワークの障壁を取り払えます。誰がどこで仕事をしていてもスムーズに情報共有とコミュニケーションができるので、オフィスワークと遜色のない効率的な業務が可能です。

グループウェアによってオフィスの機能をオンライン化できれば、テレワークの推進や業務効率改善を大きく後押しできるでしょう。

ペーパーレス化を促進できる

グループウェアのファイル共有機能を利用すれば、文書や資料をオンライン上で確認できるようになるため、ペーパーレス化を促進できます。

ドラッグ&ドロップでの文書の移動や、一括アップロード・ダウンロードができるので、ITツールが苦手な人でも簡単に使いこなせるでしょう。紙の書類に慣れている人や、オンラインに慣れていない人にとっても安心です。

紙だと共有するために直接手渡しするか郵送しなければなりませんでしたが、グループウェアであれば一斉送信かストレージへのアップロードで簡単に共有できます。印刷や送付といった工程がないため、無駄な手間やミスも発生しません。

また省スペース化や検索性の面でも優れています。オンラインであれば保管場所が不要かつ、過去の文書をファイル名や添付ファイルで瞬時に検索できます。引継ぎや情報共有も楽になるので、紙からオンラインに移行するメリットは大きいでしょう。

ペーパーレス化はコスト削減にも有効です。ある地方銀行では、組織全体でのペーパーレス化により年1億円のコスト削減を実現した例があります。

関連記事：グループウェアが人気の理由！シェア状況やメリット、選び方も解説

情報共有に役立つ機能

• ファイル共有(オンラインストレージ)

社内文書や契約書などの書類をクラウド上で一元管理できます。紙の文書を印刷したり、オフィスで管理したりする必要がないため、テレワークでも問題なく作業が可能です。

複数のユーザーでファイルを編集する場合でも、更新ログを残しながら保存できます。アクセス権の設定やバックアップ機能もあるので便利です。

• プロジェクト管理

プロジェクトごとに必要なタスクとスケジュールを管理する機能です。タスクボード形式やガントチャート形式、カレンダー形式など用途によって様々な形式を使い分けられます。

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• 掲示板

チャットとは別に、社内の連絡事項を全社員に通達できる掲示板があります。内容や対象部署ごとにカテゴリー分けできるため、検索も容易です。

閲覧対象は全社・グループ・経営層など制限をかけられるので、対象に応じてツールを使い分ける必要はありません。

• アンケート

オンラインのアンケートを実施できます。回答状況を一目で確認できるうえ、回答を促すリマインドも可能です。

メールを手打ちしなくても自動通知できるので、担当者が手をわずらわせることなく回答率を向上させられます。

• 共有アドレス帳

社内の個人情報や取引先企業の担当者の情報を共有できます。電話の取り次ぎや引継ぎの際、必要な情報がすぐに確認できて便利です。

アドレスはグループや会社ごとに管理でき、複数送信やメルマガ送付もできます。CSVでデータ登録や出力できるタイプもあるので、データ登録も簡単です。

コミュニケーションに役立つ機能

• メール

グループウェア経由でメールの送受信が可能です。１つのメールアドレスを複数人で管理してメールの送受信を行えるため、連絡業務を分担できます。また、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも操作できるので、出先などあらゆる環境で対応可能です。

• チャット

グループウェアのチャット機能では、チームや部署単位でのメッセージやファイルのやり取りを行えます。メールよりも手軽なので、報連相やコミュニケーションの活発化につながります。

チャットとスケジュールを紐づけられるので、スケジュールの日付をクリックするとチャットで共有した議事録が抽出されるなど、検索性にも優れています。

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• Web会議

グループウェアのWeb会議は予約や通知が便利です。参加者のスケジュールから空いた時間を抽出し、必要な場合は設備予約で会議室までおさえられます。さらに参加者へのメール通知も自動で行えるため、調整の手間がかかりません。

テレワークを実施している企業ではWeb会議も増えるので、そのたびに参加者のスケジュールを把握して日程調整するのは手間がかかってしまうでしょう。グループウェアであれば、カレンダー機能やチャット機能と連携して、日程調整を効率的に行えます。

社内業務に役立つ機能

• カレンダー(スケジュール管理)

グループウェアのカレンダーでは個人とグループのスケジュールを同時に管理できます。上司や同僚のスケジュールも一目でわかるので、ミーティングなどの日程調整もスムーズに行えるでしょう。

スケジュールがかぶった場合はアラートで知らせる機能もあり、スケジュールのバッティングを防止します。参加者の多いミーティングを設定するときに便利な機能です。

• Todoリスト

タスクはTodoリストで可視化できます。自分の業務内容を明確にするために自分で作成する場合と、相手への依頼として作成する場合があります。

特にテレワーク中の管理者は、メンバーの業務内容や進捗の把握が困難です。Todoリストであれば業務内容や進捗が可視化されるため、適宜フォローアップや追加指示を行えます。

関連記事：タスク管理のポイントと主な手法を紹介！ツールの選び方とおすすめも

• 日報

毎日の日報をグループ間で共有可能です。日報にはコメントを残すことができ、コメントが書き込まれたらメール通知で知らせます。

絞り込み検索やカレンダーとの同期もでき、管理も簡単です。日報だけでなく議事録管理にも使えます。

• ワークフロー

稟議書や申請書類を電子化し、押印や承認をオンライン上で行えます。確認していない申請は通知されるため、確認漏れによる承認の停滞の防止が可能です。

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• 経費精算

経費精算をオンライン上で申請できる機能です。申請者は領収書の撮影や交通費の自動反映によって申請できるため負担を大幅に軽減できます。

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1996年にIBMが「Lotus Notes」をリリースしたことをきっかけに、急速に普及し始めたグループウェア。当初は自社サーバーでシステムを構築する「オンプレミス型」が主流とされていました。

現在ではIT技術の発展に伴い、Webブラウザ上で利用できる「クラウド型」が普及しており、オンプレミス型から乗り換える企業も増えています。両者の違いをまとめました。

オンプレミス型

オンプレミス型は自社のニーズに応じカスタマイズして導入できます。そのため既存システムとの連携が図りやすいでしょう。自社サーバー利用のため不正アクセスされにくいというメリットもあります。

一方システム開発費が必要なため初期費用が高く、導入までの期間も数週間から数か月かかる点が懸念です。またサーバー管理やメンテンナンス業務など、運用コストも発生します。

クラウド型

クラウド型は自社サーバーの用意やシステム開発が不要なため、導入及び運用コストが低く済みます。導入までの期間の短さも魅力でしょう。またクラウド上で使用するため、どこからでもアクセスできます。

ただカスタマイズが難しく、連携できる外部システムが限られる点はデメリットです。外部サーバー利用のためキュリティに不安がある方もいるでしょう。

ただし「サイボウズOffice」のようにカスタマイズ性が高く、セキュリティが強固なクラウド型のグループウェアもあります。よく比較検討し、自社に必要な機能、セキュリティを備えている製品を選びましょう。

関連記事：今注目のクラウド型グループウェア！導入のメリットとデメリットは？

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