選択肢をクリックするだけ!たった2分で気軽に診断できます
事業規模や目的に合う、複数のソフトウェアが表示されます
金額や機能を比較して、ぴったりの製品を選びましょう
グループウェアとは「組織内での情報共有の効率化」や「従業員同士のコミュニケーション活性化」、「稟議や報告といった社内業務の効率化」を目的としたソフトウェアです。
代表的な製品には「サイボウズ Office」、「Microsoft 365」、「Google Workspace」があり、メールやビジネスチャット、オンラインストレージ、タスク管理など業務効率化を支援する様々な機能が搭載されています。グループウェアという1つのツール上に業務に必要な機能が集約されているため、ビジネスを効率的に進められるようになるでしょう。
人気のグループウェア10製品を料金や導入形態で比較しました。比較表は右にスクロールできます。
製品名 | ロゴ | 初期費用 | 月額料金 | 最低利用者数 | 料金プラン | 無料トライアル | 製造 | ファイル共有(オンラインストレージ) | プロジェクト管理 | 掲示板 | アンケート | アドレス帳 | メール | チャット | Web会議機能 | カレンダー(スケジュール管理) | Todoリスト | 日報 | ワークフロー | 経費精算 | マルチデバイス対応 | 提供形態 |
Microsoft 365 | ![]() | 0円 | 715円~/人 | 要問合せ | 4種類 | ○ | 海外製 | ○ | - | - | - | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | - | - | ○ | クラウド |
Google Workspace | ![]() | 0円 | 748円~/人 | 要問合せ | 4種類 | 14日間 | 海外製 | ○ | - | - | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | - | - | ○ | クラウド |
サイボウズ Office | ![]() | 0円 | 550円~/人 | 5人 | 2種類 | 30日間 | 国内製 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | - | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | クラウド |
Garoon | ![]() | 0円 | 880円~/人 | 10人 | 12種類 | 30日間 | 国内製 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | - | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | クラウド オンプレミス |
desknet's NEO | ![]() | 0円 | 440円~/人 | 5人 | 1種類 | 30日間 | 国内製 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | - | - | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | クラウド |
Zoho Connect | ![]() | 0円 | 120円~/人 ※無料プランあり | 25人 | 2種類 | 15日間 | 海外製 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | - | ○ | クラウド |
rakumo | ![]() | 0円 | 429円~/人 | 要問合せ | 2種類 | 14日間 | 国内製 | ※Google Workspaceにて対応可 | ○ | 要お問合せ | ○ | ○ | ※Google Workspaceにて対応可 | ※Google Workspaceにて対応可 | ※Google Workspaceにて対応可 | ※Google Workspaceにて対応可 | ※Google Workspaceにて対応可 | ○ | ○ | ○ | ○ | クラウド |
HCL Notes/ Domino | ![]() | 要お問合せ | 要お問合せ | 要問合せ | 要お問合せ | 要お問合せ | 海外製 | ○ | ○ | ○ | - | ○ | ○ | - | - | ○ | ○ | ○ | 要お問合せ | 要お問合せ | 要お問合せ | オンプレミス |
NI Collabo 360 | ![]() | 0円 | 360円~/人 | 5人 | 1種類 | 30日間 | 国内製 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | - | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | クラウド オンプレミス |
toaster team | ![]() | 11万円 | 3.85万円~ | 要問合せ | 3種類 | 14日間 | 国内製 | ○ | - | ○ | - | - | - | - | - | - | ○ | ○ | - | - | ○ | クラウド |
※ ミツモア調べ(2022年8月現在)
また以下のボタンを押して簡単な質問に答えるだけで、あなたにピッタリのグループウェアを無料で診断できます。グループウェアの料金や機能を比較して、自社の課題解決に役立てましょう。
グループウェアの機能は主に情報共有関連の機能、コミュニケーション関連の機能、社内業務関連の機能に分類されます。
そのため情報共有を効率化したいのか、従業員同士のコミュニケーションを活性化したいのか、社内業務の効率化をしたいのか、まずは自社の導入目的を明確にしましょう。
課題や導入目的を明確にしてから製品を選ぶことで、導入してから必要な機能がないということや、不要な機能にコストをかけてしまうことを防げます。以下で各製品の機能を比較しました。
1. 情報共有機能の比較表(表は右にスクロールできます)
製品名 | Microsoft 365 | Google Workspace | サイボウズ Office | Garoon | desknet's NEO | Zoho Connect | rakumo | HCL Notes/ Domino | NI Collabo360 | toaster team |
ファイル共有(オンラインストレージ) | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ※Google Workspaceにて対応可 | ○ | ○ | ○ |
プロジェクト管理 | - | - | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | - |
掲示板 | - | - | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | 要お問合せ | ○ | ○ |
アンケート | - | ○ | ○ | - | ○ | ○ | ○ | - | ○ | - |
アドレス帳 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | - |
2. コミュニケーション機能の比較表(表は右にスクロールできます)
製品名 | Microsoft 365 | Google Workspace | サイボウズ Office | Garoon | desknet's NEO | Zoho Connect | rakumo | HCL Notes/ Domino | NI Collabo360 | toaster team |
メール | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ※Google Workspaceにて対応可 | ○ | ○ | - |
チャット | ○ | ○ | ○ | ○ | - | ○ | ※Google Workspaceにて対応可 | - | ○ | - |
Web会議機能 | ○ | ○ | - | - | - | ○ | ※Google Workspaceにて対応可 | - | - | - |
3. 社内業務機能の比較表(表は右にスクロールできます)
製品名 | Microsoft 365 | Google Workspace | サイボウズ Office | Garoon | desknet's NEO | Zoho Connect | rakumo | HCL Notes/ Domino | NI Collabo360 | toaster team |
カレンダー(スケジュール管理) | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ※Google Workspaceにて対応可 | ○ | ○ | - |
Todoリスト | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ※Google Workspaceにて対応可 | ○ | ○ | ○ |
日報 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
ワークフロー | - | - | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | 要お問合せ | ○ | - |
経費精算 | - | - | ○ | ○ | ○ | - | ○ | 要お問合せ | ○ | - |
国内製グループウェアと海外製グループウェアでは、メールやオンラインストレージでのファイル共有など標準機能に違いはありませんが、その他の業務効率化にかかわる機能の違いが大きいです。
海外製の製品はWeb会議や資料の共同編集といったオンライン上で業務に効果的な機能を多く搭載しており、データ連携や資料共有を行いやすいです。また外国語に対応している製品もあり、従業員の多国籍化が進んでいる企業も安心して利用できます。
国内製特有の機能 |
|
海外製特有の機能 |
|
国内製グループウェアである「Garoon(ガルーン)」と「サイボウズ Office」はワークフロー機能や掲示板機能があるのに対して、ドキュメント編集やWeb会議の機能は搭載されていません。
一方海外製グループウェアの「Microsoft 365」と「Google Workspace」はワークフローや掲示板の機能は搭載されておらず、ドキュメントの共同編集やWeb会議の機能が搭載されています。
国内製では「管理職による決済フローをいかに簡略化するか」という、組織体系の枠組みが厳しいことを想定した機能が充実しています。一方で海外製は社員同士がチームになって業務を進めたい場合に向いているでしょう。
国内・海外製の比較表(表は右にスクロールできます)
製品名 | Microsoft 365 | Google Workspace | サイボウズ Office | Garoon | desknet's NEO | Zoho Connect | rakumo | HCL Notes/ Domino | NI Collabo 360 | toaster team |
国内・海外製 | 海外製 | 海外製 | 国内製 | 国内製 | 国内製 | 海外製 | 国内製 | 海外製 | 国内製 | 国内製 |
グループウェアの料金体系は、1ユーザーあたりの月額課金制が多いです。1ユーザーあたり150~800円が相場で、価格が上がるごとにデータ保存量や使える機能が多くなります。
グループウェアを導入する際は利用人数を整理し、そこから運用コストを計算しましょう。たとえば社員が50人の場合は、月額7,500〜40,000円かかります。そのため効率化される業務量と運用コストが見合っているかを確認することが大切です。
価格が高いプランを選べば保存容量や機能は充実しますが、使いこなせないと宝の持ち腐れになってしまいます。必要な機能だけを追加できるグループウェアもあるので、導入目的を明確にして機能を選別すれば、運用コストをおさえることも可能です。
料金体系の比較表(表は右にスクロールできます)
製品名 | Microsoft 365 | Google Workspace | サイボウズ Office | Garoon | desknet's NEO | Zoho Connect | rakumo | HCL Notes/ Domino | NI Collabo 360 | toaster team |
初期費用 | 0円 | 0円 | 0円 | 0円 | 0円 | 0円 | 0円 | 要お問合せ | 0円 | 11万円 |
月額料金 | 715円~/人 | 748円~/人 | 550円~/人 | 880円~/人 | 440円~/人 | 120円~/人 ※無料プランあり | 429円~/人 | 要お問合せ | 360円~/人 | 3.85万円~ |
グループウェアの中には期間に縛られず無料で使えるものがあります。有料の製品と遜色なく使えるものも多く、初めてグループウェアを導入する企業やコストを抑えて導入したい企業におすすめです。
関連記事:無料で使えるグループウェアおすすめ15選!失敗しない選び方も解説
関連記事:オープンソースのグループウェア3選!主な機能やメリットを解説
グループウェアは基本的に全従業員が使用するため、操作画面の使いやすさは重要です。
毎日使用するシステムの操作性が低いと、かえって業務の効率を落としかねません。また社内全体に浸透しなければグループウェアの共有機能は活かせないので、使いやすさは必ず確認しましょう。
操作性の高さが特徴のクロジカスケジュール管理は「マニュアルを見ずに操作できる」という声が利用企業から寄せられています。マニュアルなしで使えるグループウェアであれば、業務効率にシステムの操作性の低さが影響する心配もないでしょう。
無料トライアルを実施しているグループウェアもあるので、決めかねている場合は実際に試してみるのがおすすめです。J-MOTTOなら3カ月の長期間トライアルが用意されているため、操作性をじっくり確認できます。商品やデバイスによってUIが異なるため、現場の声を聞きながら選定しましょう。
グループウェアは製品によって想定されている企業規模が異なります。対象としている企業規模によって搭載されている機能も異なるため、自社の規模が製品に適しているか確認しましょう。
企業の規模ごとにプランを設定している製品もあれば、中小企業向けに構築された製品もあります。
例えば「GroupSession(グループセッション)」は小規模で無料で使えるプランから1万人以上の大企業向けのプランまで用意されています。
一方「サイボウズ Office」は中小企業向けに作られたグループウェアで、搭載されている機能は非常にシンプルです。
関連記事:中小企業向けのグループウェアおすすめ5選を一覧比較!選び方やメリットも解説
テレワークや外出時のことを考えると、マルチデバイスに対応されているかは大切です。PCにしか対応していなかったり、スマートフォンやタブレットでの表示が崩れてしまったりしては、グループウェアの「必要な資料や書類をオンラインですぐに閲覧できる」というメリットを活かせません。
また店舗スタッフなどPCに慣れていない従業員もグループウェアを利用する企業では、スマホでグループウェアを利用できることでシステムの浸透率も上げられるでしょう。
グループウェアを導入する際はセキュリティ対策の充実度にも注目しましょう。グループウェアではチャットやナレッジベースなどの機能を利用して社内情報が保管されることが多いです。また社員一人ひとりが触れるシステムでもあるためセキュリティ対策が強固で情報漏洩のリスクを低くできる製品を選びましょう。
WEB会議機能 | 〇 |
掲示板 | ー |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | ー |
無料トライアル | 14日間 |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 要お問合せ |
導入企業 | ファミリーマート、ツイッターなど |
WEB会議機能 | 〇 |
掲示板機能 | ー |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | ー |
無料トライアル | 〇 |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 要お問合せ |
導入企業 | 要お問合せ |
※1 2022年4月時点
サイボウズ Officeは5人から300人の社員を抱える中小企業での運用を想定した国内製グループウェアです。導入前後で手厚いサポートを受けられるので、グループウェアの導入が初めてでも安心して利用できます。
スケジュールや掲示板、ファイル管理機能などを用い、企業内で簡単に情報共有ができて便利です。クラウド版では自分のモバイル端末から操作できるので、会社以外の場所からでもすぐにメッセージや各種承認に対応できます。
クラウド版は初期費用無料かつ1人あたり月550円からのシンプルな価格設定です。さらに5ユーザーから導入でき、最低契約期間は1ヶ月と敷居が低いので、身構えずに運用を始められます。共同作業に必要な機能が揃ったグループウェアを手軽に導入したい中小企業におすすめです。
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | 〇 |
無料トライアル | 30日間 |
導入形態 | クラウド型、パッケージ型 |
導入実績 | 70,000社以上(※2) |
導入企業 | 成田デンタル、阪急ウェディングなど |
※1 2022年4月時点
※2 2022年4月時点
アプリ作成が難しいと感じた際には、専門スタッフに相談できるサービスが役立つでしょう。なおスケジュール管理や社内インフォメーション、労務管理や経費精算など日本の慣習に合った機能が事前に27用意されているため、アプリを作成せずともすぐに利用を開始できます。
Web会議 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有 | 〇 |
ワークフロー | 〇 |
無料トライアル | 30日間 |
導入形態 | クラウド型、パッケージ型 |
導入実績 | 462万ユーザー、1,000以上の政府機関・自治体 |
導入企業 | 京都信用金庫、ライフコーポレーション、兵庫県神戸市役所など |
※1 ネオジャパン調べ(2022年1月時点)
導入実績
NTTエレクトロニクス、フットマークなど
関連記事:Knowledge Suite(ナレッジスイート)の評判・口コミを紹介!ユーザーが実際に感じた機能や料金の特徴
SharePointはMicrosoft社のツールで、ドキュメントやプレゼン資料はもちろん、ニュースなどを共有できます。書類や資料はデータベース化されるため、自分の探しているファイルや情報をすぐに見つけられ、時間短縮が可能です。資料探しに時間をかけている場合に便利でしょう。
ドキュメントや画像などさまざまなファイルを保存、共有できます。Microsoft社製品のためWord、Excel、PowerPointなどのMicrosoft社製品との連携が容易です。Microsoft Teamsと連携すれば、チャネルごとに共有フォルダを作成したりグループ内メンバーに一括でファイル共有をできたりと自由自在に使えます。
社外の人とファイルを共有したい場合、社内情報との棲み分けが課題です。SharePointではグループごとに権限を付与できるため、必要な情報のみを共有できます。社外と頻繁にファイルのやり取りをする業務では特に役立つでしょう。
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | ー |
無料トライアル | 〇 |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 要お問合せ |
導入企業 | 要お問合せ |
文書ファイルを共有する際、適切にグルーピングしてアクセス権を管理できるので、社員数が多い企業や取引先と頻繁にやりとりをする場合でも機密情報の保持が可能です。
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | 〇 |
無料トライアル | あり |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 7,000社以上(※1) |
導入企業 | KDDI、TOKAIコミュニケーションズ |
※1 2022年4月時点
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | 〇 |
無料トライアル | 30日間 |
導入形態 | クラウド型、パッケージ型 |
導入実績 | 6,400社以上(※2) |
導入企業 | ゼブラ株式会社、京都大学、阪急阪神ホールディングスなど |
※1 サイボウズ ユーザーアンケートより(2021年調べ)
※2 2022年2月時点
WEB会議機能 | 〇 |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | 〇 |
無料トライアル | あり |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 要お問合せ |
導入企業 | キヤノンなど |
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | 〇 |
無料トライアル | あり |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 要お問合せ |
導入企業 | ミュゼプラチナム コールセンター事業部など |
ノーコードで自社だけのグループウェアを構築できる国産グループウェアです。様々な規模の企業が利用しており、日報や問い合わせ管理、タスク管理など会社の業務に合わせて機能を作成、追加できます。1つのシステムで部署内の情報共有やデータ管理などの業務を網羅したい企業にぴったりでしょう。
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | 〇 |
無料トライアル | 30日間 |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 20,000社以上(※1) |
導入企業 | 日産自動車、資生堂、朝日新聞など |
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | 〇 |
無料トライアル | 30日間 |
導入形態 | クラウド型、パッケージ型 |
導入実績 | 要お問合せ |
導入企業 | 要お問合せ |
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | 〇 |
無料トライアル | 14日間 |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 1,700社以上 |
導入企業 | TBSアナウンス部、銀だこなど |
1ユーザー月額165円からと業界最安値クラスで利用できる国内製グループウェアです。20人から1,000人以下の企業が多く導入しています。スケジュール、ワークフロー、文書管理など、社内情報共有に必要な機能は備わっているため、導入コストを抑えてグループウェアを導入したい企業におすすめです。
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | 〇 |
無料トライアル | 3ヶ月間 |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 約4,000社(※1) |
導入企業 | 毎日新聞大阪開発など |
※1 2022年4月時点
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | ー |
無料トライアル | 20日間 |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 4,800社以上 |
導入企業 | 要お問合せ |
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | ー |
ワークフロー機能 | 〇 |
無料トライアル | 2週間 |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 2,000社以上 |
導入企業 | エステー、ソフトバンクなど |
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 要お問合せ |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | 要お問合せ |
無料トライアル | 要お問合せ |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 要お問合せ |
導入企業 | 要お問合せ |
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | ー |
無料トライアル | 14日間 |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 2,000社(※1) |
導入企業 | IEYASU株式会社、ディップ株式会社など |
※1 2022年4月時点
WaWaOffice(ワワオフィス)は3,000人まで利用できる国内製のグループウェアです。クラウドサービスのためサーバーを設置せずに利用でき、さらに初期費用は無料なので、ゼロコストで運用を始められます。
システムは24時間365日有人で監視されており、休日や深夜に急なトラブルが起きても安心です。秘密情報が集約されるグループウェアを常に監視し、対応してくれるのは心強いでしょう。
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | ー |
無料トライアル | 14日間 |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 要お問合せ |
導入企業 | リロ・ホールディングスなど |
WEB会議機能 | ー |
掲示板 | 〇 |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | 〇 |
無料トライアル | 30日間 |
導入形態 | クラウド型 |
導入実績 | 要お問合せ |
導入企業 | みずほ銀行、東京海上日動など |
AIとデータの属性や関連した情報であるメタデータを利用した独自の日報分析機能により、日々の日報を感情と行動の視点から細かく分析できます。今までよりも従業員の報告を細かく拾い上げて分析できるため、業務や就業に関する課題の早期発見ができるでしょう。
日報の分析結果がグラフやレーダーチャートとして見やすくなるだけでなく、提出状況や既読した人も一目で分かります。またシンプルなつくりで継続的に使いやすいのも特徴です。チーム単位でカスタマイズできるため、目的にあった日報ツールとして運用できるでしょう。多少の機能制限はありますが、永久で使える無料プランがあるため、使い勝手をじっくりためすことができます。
日報管理だけでなくSFA、CRMツールとしても活躍し、営業案件ごとにステータスを管理できたり、取引先とのやりとりを最短1分で登録できたりと、汎用的に使用可能です。
WEB会議機能 | - |
掲示板機能 | - |
ファイル共有機能 | 〇 |
ワークフロー機能 | - |
無料トライアル | 〇永久(機能制限あり) |
導入形態 | クラウド |
導入実績 | 非公開 |
導入企業 | ザイナス、LIG、アドウィンなど |
グループウェアのメリットの1つとして、情報共有の効率化があげられます。
従来は社内の情報を確認する際には、担当している従業員に確認する必要があり、手を止めて電話やメール、もしくは直接確認で対応していました。それに対しグループウェアでは、社内の情報やファイルを1つのシステム上に集約して、社内のだれでも確認できるため、情報を確認するまでの手間が省けて業務効率が向上します。
具体的には、以下のような効果があります。
特に経営層やマネージャーは、メンバーの稼働状況や結果を逐一把握する必要があります。グループウェアであれば、更新していくファイルさえ決めておけば業務の進捗やボトルネックをシステム上で確認できるため、フィードバックやフォローをスムーズに行えるでしょう。
また経営層や管理職だけでなく、全従業員が会社の状況を把握できるため、意識の共通化や業務の質の向上にもつながります。
グループウェアにはチャットや掲示板、Web会議といった機能があり、従業員同士のコミュニケーションに活用できます。
社内で直接顔を合わせたり連絡を取ったりしなくてもやり取りできるようになるので、勤務地や勤務時間帯が異なっていても問題ありません。物理的な距離や情報の障壁といった制約がなくなり、リモートワークを実施している社員や海外拠点の社員ともコミュニケーションを取りやすくなります。
またコミュニケーション不足の原因としては「組織全体や他の従業員の状況が見えないこと」が挙げられます。仕事の全体像が見えないため自分の役割が曖昧になり、コミュニケーション意欲の低下につながってしまうのです。
グループウェアを活用すれば、全従業員が自分の業務や会社全体の状況について把握できるため、役割意識やモチベーションが向上します。チームや部署間の垣根もなくなるため、広い視野でのコミュニケーションも促せるでしょう。
ワークフロー機能を搭載したグループウェアであれば、費用稟議や経費精算をシステム上で行えるようになります。申請・承認フローを設定しておくことで、稟議などの申請があった際にグループウェア上のメールやチャットで通知されるので、すぐに対応できるでしょう。
またスケジュール管理機能ではカレンダーなどでほかの従業員の予定を確認しながら会議などのスケジュールを組めます。
上述した例のように、社内業務や事務作業まで効率化できることもメリットの1つです。
テレワーク移行には以下のようなさまざまな障壁があります。
グループウェアでは、アクセス権限を持っている従業員であれば場所やデバイスを問わずアクセスできるオンラインストレージでファイルを共有できるので、わざわざメールで送付したり紙の資料で管理したりする手間が省けます。業務に必要な情報がオンラインに集約されているので、オフィスに行かなくても不自由はありません。
その他にも、スケジュールやタスクの可視化、チャットでのリアルタイムなコミュニケーションができるため、個々の状況が見えづらいというテレワークの障壁を取り払えます。誰がどこで仕事をしていてもスムーズに情報共有とコミュニケーションができるので、オフィスワークと遜色のない効率的な業務が可能です。
グループウェアによってオフィスの機能をオンライン化できれば、テレワークの推進や業務効率改善を大きく後押しできるでしょう。
グループウェアのファイル共有機能を利用すれば、文書や資料をオンライン上で確認できるようになるため、ペーパーレス化を促進できます。
ドラッグ&ドロップでの文書の移動や、一括アップロード・ダウンロードができるので、ITツールが苦手な人でも簡単に使いこなせるでしょう。紙の書類に慣れている人や、オンラインに慣れていない人にとっても安心です。
紙だと共有するために直接手渡しするか郵送しなければなりませんでしたが、グループウェアであれば一斉送信かストレージへのアップロードで簡単に共有できます。印刷や送付といった工程がないため、無駄な手間やミスも発生しません。
また省スペース化や検索性の面でも優れています。オンラインであれば保管場所が不要かつ、過去の文書をファイル名や添付ファイルで瞬時に検索できます。引継ぎや情報共有も楽になるので、紙からオンラインに移行するメリットは大きいでしょう。
ペーパーレス化はコスト削減にも有効です。ある地方銀行では、組織全体でのペーパーレス化により年1億円のコスト削減を実現した例があります。
社内文書や契約書などの書類をクラウド上で一元管理できます。紙の文書を印刷したり、オフィスで管理したりする必要がないため、テレワークでも問題なく作業が可能です。
複数のユーザーでファイルを編集する場合でも、更新ログを残しながら保存できます。アクセス権の設定やバックアップ機能もあるので便利です。
プロジェクトごとに必要なタスクとスケジュールを管理する機能です。タスクボード形式やガントチャート形式、カレンダー形式など用途によって様々な形式を使い分けられます。
>>プロジェクト管理に特化したプロジェクト管理ツールをお探しの方はコチラ
チャットとは別に、社内の連絡事項を全社員に通達できる掲示板があります。内容や対象部署ごとにカテゴリー分けできるため、検索も容易です。
閲覧対象は全社・グループ・経営層など制限をかけられるので、対象に応じてツールを使い分ける必要はありません。
オンラインのアンケートを実施できます。回答状況を一目で確認できるうえ、回答を促すリマインドも可能です。
メールを手打ちしなくても自動通知できるので、担当者が手をわずらわせることなく回答率を向上させられます。
社内の個人情報や取引先企業の担当者の情報を共有できます。電話の取り次ぎや引継ぎの際、必要な情報がすぐに確認できて便利です。
アドレスはグループや会社ごとに管理でき、複数送信やメルマガ送付もできます。CSVでデータ登録や出力できるタイプもあるので、データ登録も簡単です。
グループウェア経由でメールの送受信が可能です。1つのメールアドレスを複数人で管理してメールの送受信を行えるため、連絡業務を分担できます。また、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも操作できるので、出先などあらゆる環境で対応可能です。
グループウェアのチャット機能では、チームや部署単位でのメッセージやファイルのやり取りを行えます。メールよりも手軽なので、報連相やコミュニケーションの活発化につながります。
チャットとスケジュールを紐づけられるので、スケジュールの日付をクリックするとチャットで共有した議事録が抽出されるなど、検索性にも優れています。
グループウェアのWeb会議は予約や通知が便利です。参加者のスケジュールから空いた時間を抽出し、必要な場合は設備予約で会議室までおさえられます。さらに参加者へのメール通知も自動で行えるため、調整の手間がかかりません。
テレワークを実施している企業ではWeb会議も増えるので、そのたびに参加者のスケジュールを把握して日程調整するのは手間がかかってしまうでしょう。グループウェアであれば、カレンダー機能やチャット機能と連携して、日程調整を効率的に行えます。
グループウェアのカレンダーでは個人とグループのスケジュールを同時に管理できます。上司や同僚のスケジュールも一目でわかるので、ミーティングなどの日程調整もスムーズに行えるでしょう。
スケジュールがかぶった場合はアラートで知らせる機能もあり、スケジュールのバッティングを防止します。参加者の多いミーティングを設定するときに便利な機能です。
タスクはTodoリストで可視化できます。自分の業務内容を明確にするために自分で作成する場合と、相手への依頼として作成する場合があります。
特にテレワーク中の管理者は、メンバーの業務内容や進捗の把握が困難です。Todoリストであれば業務内容や進捗が可視化されるため、適宜フォローアップや追加指示を行えます。
関連記事:タスク管理のポイントと主な手法を紹介!ツールの選び方とおすすめも
毎日の日報をグループ間で共有可能です。日報にはコメントを残すことができ、コメントが書き込まれたらメール通知で知らせます。
絞り込み検索やカレンダーとの同期もでき、管理も簡単です。日報だけでなく議事録管理にも使えます。
稟議書や申請書類を電子化し、押印や承認をオンライン上で行えます。確認していない申請は通知されるため、確認漏れによる承認の停滞の防止が可能です。
経費精算をオンライン上で申請できる機能です。申請者は領収書の撮影や交通費の自動反映によって申請できるため負担を大幅に軽減できます。
1996年にIBMが「Lotus Notes」をリリースしたことをきっかけに、急速に普及し始めたグループウェア。当初は自社サーバーでシステムを構築する「オンプレミス型」が主流とされていました。
現在ではIT技術の発展に伴い、Webブラウザ上で利用できる「クラウド型」が普及しており、オンプレミス型から乗り換える企業も増えています。両者の違いをまとめました。
提供形態 | オンプレミス型 | クラウド型 |
導入コスト・期間 | × | 〇 |
運用コスト | × | 〇 |
カスタマイズ性 | 〇 | △ |
セキュリティ | 〇 | △ |
既存システムとの連携 | 〇 | △ |
オンプレミス型は自社のニーズに応じカスタマイズして導入できます。そのため既存システムとの連携が図りやすいでしょう。自社サーバー利用のため不正アクセスされにくいというメリットもあります。
一方システム開発費が必要なため初期費用が高く、導入までの期間も数週間から数か月かかる点が懸念です。またサーバー管理やメンテンナンス業務など、運用コストも発生します。
クラウド型は自社サーバーの用意やシステム開発が不要なため、導入及び運用コストが低く済みます。導入までの期間の短さも魅力でしょう。またクラウド上で使用するため、どこからでもアクセスできます。
ただカスタマイズが難しく、連携できる外部システムが限られる点はデメリットです。外部サーバー利用のためキュリティに不安がある方もいるでしょう。
ただし「サイボウズOffice」のようにカスタマイズ性が高く、セキュリティが強固なクラウド型のグループウェアもあります。よく比較検討し、自社に必要な機能、セキュリティを備えている製品を選びましょう。
グループウェアを導入すれば社内の情報をオンラインで共有でき、テレワーク移行や紙のコスト削減、業務効率アップに役立ちます。チャット・スケジュール・日報などさまざまな機能が相互に紐づけられているため、あらゆる作業がグループウェアひとつで可能です。
ただしグループウェアにはさまざまな機能や料金プランがあり、企業によって最適なものが異なります。
その中から最適なグループウェアを選ぶためにも、平均2分でできる無料の自動診断を試してみましょう。従業員数や業種などの簡単な質問に答えるだけで、自社の条件にマッチする勤怠管理システムと料金プランがわかります。もちろんすべての見積もり費用は無料です。
グループウェアとは、企業などの組織に所属する人々のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を推進するシステムです。グループウェアを導入するにしても「どの製品を、何を基準に選べばよいか分からない...
スケジュール管理やタスク管理、チャットや掲示板機能など、社内コミュニケーションの活性化や業務効率化に役立つグループウェア。中にはオープンソース型のものもあり、基本的に無料で活用できるうえにカスタ...
グループウェアは、国内で加速度的に導入が進んでいるツールです。キーマンズネットが2020年に行った調査によると、80%以上の企業が導入しており、ビジネスに必須のツールといえるでしょう。この記事で...
ネット接続環境があればいつでもどこでも使えるクラウド型のグループウェア。本記事では編集部が厳選したおすすめの11製品を徹底比較します。選び方のポイントや導入事例も紹介するので、ぜひ比較検討の参考...
「rakumo」は世界的なグループウェア「Google Workspace」と連携してその機能を拡張できるサービスです。飲食業から大学まで、さまざまな規模・業種の企業や機関に利用されています。本...
ミツモアは依頼者さまと事業者さまをつなぐマッチングサイトです。貴社製品を登録することで、リードの獲得及び製品の認知度向上が見込めます。 さらに他社の掲載サイトとは違い、弊社独自の見積システムにより厳選されたリード顧客へのアプローチが可能です。 もちろん登録は無料。 ぜひミツモアに製品をご登録ください。