無料で使えるグループウェアおすすめ15選！失敗しない選び方も解説

無料で使えるグループウェアおすすめ15選

無料で使えるおすすめグループウェアを紹介します。いずれも無料ながら有料製品の性能に引けを取らないものばかり。

機能や特徴を把握し、自社に合ったグループウェアを選択しましょう。

「Google Workspace」ファイルの共同編集が可能

• Google社が提供のアプリを一元管理
• リアルタイムでドキュメントの共同編集ができる
• インターネット環境さえあればどの端末からでも利用可能

Google Workpraceはグーグルが提供するグループウェアです。GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブ、Google Meet等のサービスを一元管理することが可能です。

Google Workspaceの大きな特徴はユーザー同士でファイルの同時編集ができること。共有はもちろんのこと、リアルタイムでファイルに修正を加えることができるんです。

クラウド型のサービスであるため、インターネット環境さえあればどの端末からでも利用でき、スマホからでもファイルの閲覧および編集が可能です。

テレワーク等の導入でメンバー同士が離れている場所にいても、リアルタイムでつながれます。働く場所問わず共に作業できるので、業務効率がぐんと上がるでしょう。

「R-GROUP」完全無料で利用者数も制限なし

• 完全永久無料、利用制限なしで使えるグループウェア
• 追加費用無し、スマートフォンでも使用可能
• クラウド型でインストール不要、その場ですぐ使える

「R-GROUP」は完全永久無料で使えるグループウェアです。日本国内だけでも2,000社以上に導入されており、20カ国語に対応しています。

クラウド型なのでインストール不要で、インターネット通信のある場所ならどこでも使用可能。パソコンでの利用はもちろん、追加費用なしでスマートフォンでも使うことができます。

スケジュール管理機能やタイムライン機能、ファイル共有機能、さらに掲示板やタイムカードなど、企業の業務に欠かせない機能が満載です。また利用者数は無制限で使用できる点も見逃せません。

完全無料で豊富な機能が付いたグループウェアを求めている企業におすすめです。

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「Group Session」自治体や教育機関への導入実績も

• 20種類以上の機能を無料で・直感的に・簡単に操作できる
• 日本企業の文化に合わせた細かな設定機能
• 便利なオプション製品・サービスが充実

「Group Session」は無料で使えるユーザー数無制限のグループウェアです。これまでに民間企業だけでなく、自治体や教育機関、医療機関でも導入されており、その人気と実力はお墨付き。

スケジュール管理はもちろん、掲示板やファイル共有、施設管理や稟議など、20種類以上の豊富な機能を搭載しています。またオンプレミス型かつオープンソースでの提供なので、自社でのカスタマイズも可能。

高品質のグループウェアを無料で利用したい企業や、自社に合わせた独自のグループウェアを導入したい企業におすすめです。

「Stock」シンプルな画面と操作性で簡単に使える

• シンプルな操作性と画面表示で誰でも簡単に使える
• ノートのようにチームの情報を「ストック」して共有できる
• 好きな有料プランの機能を無料トライアルでお試し可能

「Stock」は誰でも簡単にチームの情報管理ができるグループウェアです。ノート形式でチームの情報を「ストック」していき、情報が流れてしまうこともありません。必要な情報を必要なだけ、シンプルな操作でツール上に残して共有することが可能です。

またスマホやタブレットにも対応しており、撮影した写真もボタン1つでストック可能。ファイルや画像はそのままブラウザ上で表示できます。

Zoomを用いた無料の導入相談などのサポート体制も充実しているため、はじめてのグループウェアを導入する企業におすすめです。

無料プランは期間限定ではあるものの、すべての有料プランの中からいずれも初期費用なしでお試しできます。自動的に課金がスタートすることもありません。

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「GRIDY」完全無料で23種類の機能が使える

• 23種類の豊富な機能を搭載
• 登録から導入まで最短5分の簡単3ステップで完結
• アクセス制限機能でセキュリティ対策も万全

「GRIDY」はブルーテック社が提供している高機能なグループウェアです。

有料版もリリースされていますが、初期費用・月額費用無料のバージョンでも、チャット機能やToDoリスト、プロジェクト管理など、23種類もの機能を利用できます。

登録から導入までは最短5分、たったの3ステップで完了。公式ホームページより基本情報を登録してIDとパスワードをメールで受信、ログインフォームに入力するだけでスタートできます。

利用人数の制限もないため、ビジネス規模にかかわらず広く活用できるでしょう。セキュリティに関してもIPアドレスによるアクセス制限の設定が可能で、不正アクセスによって引き起こされる情報漏えいを防げます。

ファイル共有やワークフロー機能が豊富であるため、ファイルやレポートなどのデータ共有が多い企業に最適です。

「e-Broad Office」シンプルな画面表示で使いやすい

• 中小企業を中心に多く利用されている完全無料のグループウェア
• 社員の在籍確認やファイル共有機能で部署間の連携もスムーズ
• シンプルな画面表示で操作が簡単

「e-Broad Office」は中小企業を中心に数多くの企業に導入されている、完全無料のグループウェアです。

伝言メモやスケジュール、ToDoリストなど、企業の情報共有に欠かせない機能がそろっており、さらに社員の在席確認ができる機能も搭載しています。モバイルにも対応しているため、出先からスケジュールやToDoリストの確認もできます。

シンプルな表示画面で使いやすいため、ITツールの操作に慣れていない方が多い企業におすすめです。

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「iQube」社内ノウハウの蓄積に特化

• 適切な情報共有とブラッシュアップが可能
• 社内ノウハウの蓄積と共有に特化した15機能を搭載
• スマートフォンにも対応しているため、いつでもどこでも最新情報にアクセスできる

「iQube」は9,000社もの企業で使用されているグループウェアです。社内ノウハウの蓄積に特化した15機能を搭載しており、社内wikiやスケジュール、レポートやToDoリストなどが使用可能。システム上にノウハウをストックしていくことで、情報の属人化を防ぎます。

スマートフォン対応で外出先からもアクセスできるため、情報をストックしておけば商談前など外出時に素早く確認することも可能です。またインストール不要であるため、気軽に利用を開始することもできます。

10人までの使用なら無料で全機能のお試しができます。ユーザー数に関係なく使える有料プランも1ユーザーあたり月額275円～使えるので、無料プランからの移行を検討するのもよいでしょう。

無料グループウェアでは珍しいアクセスIPの制限も可能であるため、セキュリティ対策を重視している企業におすすめです。

「Zoho Connect」社内ネットワークの構築で一体感あふれる職場に

• 社内SNSやチャットなど社内コミュニケーション機能を豊富に搭載
• ファイル共有やタスク管理機能でリモートワークを円滑に進められる
• 利用期間無制限の無料プラン

「Zoho Connect」は職場の風通しと、従業員満足度を向上させるグループウェアです。フィード(社内SNS)やチャット、掲示板やカレンダーなどグループの共同作業をサポートする機能を豊富に搭載。

まるでソーシャルメディアのような感覚で使えるので、チームメンバーのナレッジの共有やニュースの配信も自由自在です。投稿に対する「いいね」やコメントも実装しており、一元的なコミュニケーションの場で意見交換が活発に進みます。

ほかにもファイル共有やスケジュール管理、ワークフローやタスクの管理など共同作業に欠かせない機能を漏れなく搭載。プラットフォームの一元化によって組織全体でのコラボレーションを促進できれば、生産性の大幅な向上が期待できます。

業務の効率化だけでなく、チャットや掲示板などを活用して、社内コミュニケーションを活性化させたい企業におすすめです。

「Zoho Connect」はこれらの機能を完全無料で使える無料プランが用意されています。また利用期間の制限もありません。1ユーザーあたり月額120円からの有料プランでは、利用機能のさらなる開放に加えて、利用可能人数やチャンネル数の制限がなくなります。

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「クロジカ」スケジュール共有から始まる情報共有

• チームの予定をひとつのカレンダーで共有できる
• 見やすい画面とシンプルな操作性で、簡単に社内外の日程調整が可能
• 会社に状況に合わせて柔軟に機能を変更できる

「クロジカ」はスケジュール共有機能に大きな特徴を持つグループウェアです。非常に見やすい画面とシンプルな操作性でマニュアルいらず。インストール不要でパソコン操作が苦手な方でも直感的な操作が可能です。

またひとつの画面でチームや会議室の予定を確認できるため、スケジュールが重複することもありません。自身の空き時間も自動で抽出されるため、お客様との日程調整もスムーズに進みます。

スケジュール管理がメインのグループウェアを探している企業にはぴったりです。

無料期間は14日間までの期間限定。無料トライアルでの使用となりますが、有料プランも1ユーザーあたり月500円～とリーズナブルな料金設定です。グループやチーム間でのスケジュール共有を中心に進めたい方におすすめです。

「kintone」業務に合わせたカスタマイズが自由自在

• Excelやメール、紙の書類などの散在した情報をひとつにまとめることができる
• 情報が見える化され、チームの意識がひとつになる
• エクセルファイルを読み込むだけで、チームメンバー全員と情報共有が可能

サイボウズが提供するグループウェアの「kintone」。ワークフローや議事録管理などの各部門で共通して使える機能はもちろん、顧客リストや案件管理などの部門・部署別に特化したものまで100種類以上の「アプリ」が存在します。

プログラミング不要でアプリや拡張機能が使えるため、営業やマーケティング、総務から人事まで、ポジションそれぞれの使いやすさが実現します。情報通信業や製造業、医療や福祉など、業種に応じた対応も自由自在です。

またインストール不要で、APIを利用した外部サービスとの連携機能も充実。電子契約サービスや名刺管理アプリなど様々なクラウドサービスと連携すれば、さらに効率的に利用可能です。

職種や業務内容に応じて、使いたい機能を自由自在にカスタマイズしたい企業におすすめ。

30日間ならすべての機能を無料でお試しできます。その後も無料トライアル中のデータをそのまま引き継いで、1ユーザー月額780円～の利用が可能です。

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「enclo」簡単操作のクラウドアプリ

• 情報共有をチャットでスピーディーに行える
• ExcelやWordファイルをそのまま閲覧・共有できる
• 手書きやキーボードでファイルにメモを残せる

「enclo」は簡単操作で直感的に使えるクラウド型のオールインワンアプリ。ファイル共有やチャット、メモなどの機能を中心に、複数メンバーが参加するグループ間での情報共有を効率化できます。

ExcelやWordなどのファイルも、アプリ上でそのまま閲覧可能です。ドラッグ&ドロップの直感的な簡単操作でファイルを管理できるので、フォルダの整理も加速します。ファイルの閲覧用イメージに手書きでメモを直接残すこともでき、思いついたアイデアも逃しません。

ファイル共有機能・チャット機能・メモ機能といったシンプルな設計で、初めてグループウェアを利用する企業も簡単に利用できます。

無料版のフリープランとして利用可能で、1グループ5名まで、最大5グループまでの利用なら無料で利用可能です。

「LINE WORKS」LINEのメッセージ感覚で手軽に使える

• LINEとの連携が可能な唯一のグループウェア
• チャット機能はもちろん、掲示板やタスク管理など豊富な機能を搭載
• 国際認証を取得したサービス運用でセキュリティが高い

「LINE WORKS」はまるでLINEのような感覚で使えるグループウェアです。

ビジネス版LINEとしてのチャット機能はもちろん、掲示板やカレンダー、タスク管理やファイル共有などグループウェアの機能も豊富に搭載。

スマホ対応で外出先でも共有事項を確認できるだけでなく、既読機能で報告が伝わっているかどうかも把握できます。チャット画面ではおなじみのスタンプも使用可能です。

またLINEユーザーともトークやチャットができます。そのためお客様や内定者、アルバイトのスタッフとのやりとりもLINE WORKSから可能に。取引先や社外の人でもLINE WORKSユーザー同士であれば、社内と同様にトークができます。

おなじみの使用感で使えるため、導入にあたって特別な説明や教育を進める必要もなく、パソコンやスマホですぐにグループウェアを使い始めたい企業におすすめです。

完全無料で使えるフリープランは利用人数など機能制限はあるものの、利用期間の制限はありません。利用人数の制限解除やメール機能の解禁など、より便利な有料プランは1ユーザーあたり月額300円から申込可能です。

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「Chat&Messenger」ビジネスチャットやWeb会議機能が優秀

• ビジネスチャットやWeb会議機能を搭載
• クラウド型とオンプレミス型の2タイプから選択可能
• 大企業や銀行、役所や大学など企業以外の導入実績も多数

「Chat&Messenger」は通常のビジネスチャット機能に加えて、ブラウザを使用したWeb会議やオフラインで利用可能なビデオ通話、ファイル共有、スケジュール管理といった様々な機能が追加された、ハイブリッドな無料グループウェアです。

クラウド版では社内LANのユーザーを自動認識してメッセージの送受信が可能な機能も付いているので、組織のE-Mailを使いつつモバイル、拠点、企業間でシームレスなネットワークを構築することが可能。テレワークの導入もスムーズに行えます。

またクラウド版のほかにオンプレミス版も用意されているため、よりセキュリティ対応しやすい社内イントラ内でのグループウェアを構築したい企業にもおすすめです。

無料のフリープランでもビジネスチャットやWeb会議、ビデオ通話といった基本的な機能が利用可能。無制限にチャットルームが開設できるプレミアムプランなど、機能に合わせて4つのプラン(1ユーザー月額200円から)が用意されています。

「Chatwork」グループウェアとしての機能も充実

• 社内外の誰とでもつながることが可能
• 大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準
• 普段使っているサービスと連携して自社に合わせたカスタマイズが可能

ビジネスチャットの先駆けともいえる「Chatwork(チャットワーク)」は、チャットとタスク管理、ファイル管理、ビデオ/音声通話の4つの機能に特化した無料のグループウェアです。

操作もシンプルで使いやすく、初めてグループウェアを導入する際にはおすすめのツールと言えるでしょう。1対1でやり取りができるダイレクトチャットや、自分のみが閲覧可能なマイチャットなど、チャット機能だけでも豊富なラインナップ。

営業はもちろん人事や総務といった、部署ごとに異なるニーズやグループ規模に合わせて利用することができます。またiOS、Android両方のモバイルアプリも用意されているため、簡単にスマホ対応も可能。

時間や場所を選ばずにスムーズなコミュニケーションを図ることができるため、社外での活動が多い企業におすすめです。

より安全に利用したい場合には、ユーザー管理機能やログのエクスポート機能、IP制限や専用URLといったセキュリティ機能などが追加された有料プランがおすすめです。

「サークルスクエア」サークルやコミュニティの運営におすすめ

• スケジュールや欠席などをオンラインで楽に管理できる
• 写真や動画・ファイルを簡単に共有できる
• チャットやブログ、つぶやき機能などSNSライクな運用が可能

「サークルスクエア」はチームや団体、コミュニティの運営に特化したグループウェア。出欠確認付きのスケジュール機能や、アルバム共有機能など、団体運営に欠かせない機能が豊富に揃っています。

またチャットや掲示板、ブログやつぶやきなどの機能も搭載されており、ちょっとしたSNSのような使い方も可能です。グループ内におけるコミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。

サークルの運営者やスポーツチームのコーチなどにおすすめのグループウェアです。

管理者は3名まで、スケジュール保存は6か月までなどの制限があるものの、完全無料で使うことも可能です。

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無料のグループウェアを選ぶ際にチェックすべき8つのポイント

無料で使えるグループウェアを選ぶにあたって押さえておきたいポイントは次の8つです。

• 使いたい機能が備わっているか
• 利用の制限がどのくらいあるか
• 操作がしやすいか
• セキュリティ性が高いか
• 社外共有ができるか
• 完全無料かどうか
• スマホに対応しているか
• 利用形態はオンプレミス型・クラウド型のどちらか

豊富な機能や利用形態が存在する分、これらのポイントから比較検討すれば、あなたにぴったりのグループウェアがきっと見つかります。

使いたい機能が備わっているか

「自社で使いたい機能が備わっているかどうか」をまず最初に確認しましょう。

グループウェアは数多くの役割を担うツールなので、さまざまな機能に目移りしているうちに、本当に必要な機能の有無を見落としてしまう可能性があります。

【主要機能の例】

例えばチームのスケジュール管理をするために導入したはずが、個人のスケジュール管理に向いた機能しか実装されておらず、その部分だけ別のツールを導入することになるかもしれません。

取引先と情報共有したいのに、ファイルにアクセス権限の設定ができない製品を導入してしまう可能性もあるでしょう。

必要な機能を事前に洗い出しておき、現場のニーズを満たす製品かどうかをチェックすることが大切です。

また有料プランがある製品の場合、無料版と有料版で使用できる機能に差が生じるケースが多いです。無料版で使用できる機能や人数、ストレージの容量などを事前に確認しておきましょう。

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利用制限がどのくらいあるのか

無料で使えるグループウェアの多くには「利用可能人数」や、ファイルをやり取りする場合の「ストレージ」などに制限が設けられています。

有料版でなければ使えない機能もあるので、無料で使えるグループウェアを導入する際にはしっかりと搭載機能や利用制限を確認することが大切です。

会社の規模や効率化したい業務によっては、有料版の方が向いている場合もあります。

導入目的や利用環境に応じたものを導入できるよう、候補となるグループウェアの比較検討をしっかりと行いましょう。

操作がしやすいか

操作が直感的でわかりやすいかという点も、ソフト選びの重要なポイントです。さまざまな機能ごとに操作性を確認しながら、現場で使いこなせるかどうかを判断することが重要です。

必要な機能が盛り込まれていても、社員のITリテラシーによって使いこなせるかが決まります。操作性が悪く使いづらければ現場に浸透しにくいことも。

また操作に時間がかかってしまうと、かえって業務効率が落ちてしまう危険性もあるでしょう。

無料トライアルを利用するなどして、実際に使い勝手を十分に確認しておくことをおすすめします。

セキュリティ性が高いか

無料のグループウェアは簡単に社内情報の共有ができる分、情報漏えいのリスクもあるため十分にセキュリティ対策がとられたツールを選ぶことが大切です。

特にクラウド型のグループウェアは、場所を選ばずアクセスできるため、外部からの不正アクセスを受けやすい傾向にあります。

セキュリティ性の高さは、次の対策が取られているかで見極められます。

• IPアドレスの制限
• アクセス権限の設定
• ウイルス対策
• Pマークの取得
• ISMS認証

PマークやISMSは、第三者機関によって情報セキュリティ対策の認証を受けたしるしです。

第三者による不正アクセスや、設定ミスや操作ミスによる情報漏えいが起きないためにも、上記対策がとられているかチェックしましょう。

またグループウェア上でやり取りするデータも、ベンダーの運営しているサーバー(データセンター)に保存されるので、ベンダーのセキュリティ体制にも注目する必要があります。

社外共有ができるか

業務によっては会議資料や議事録などを社外に共有する必要性も発生します。そのようなケースが多い場合は、あらかじめ社外共有機能が搭載されたグループウェアを選ぶとよいでしょう。

社内外でファイル共有のツールを分ける必要がなくなり、情報が分散するのを防げます。

ツールによっては閲覧権限やアクセス制限を個別管理できるものもあります。そのため共有URLが漏洩しても、外部関係者からのファイル閲覧を防止することが可能です。

完全無料かどうか

無料で使えるグループウェアは「完全無料」と「無料トライアル」の2種類があります。

完全無料のグループウェアは利用期間の制限なく使えるものの、トライアルのものに比べて使用できる機能数が少ないケースもあります。

一方、無料トライアルの場合は利用期間や機能の制限はあるものの、有料版の機能をそのまま使える場合も。

「無料でずっと使い続けたい」場合は完全無料のものがおすすめですが「有料プランへの切り替えも検討している」場合は無料トライアルの製品を選ぶのがよいでしょう。

スマホに対応しているか

社員やスタッフ個々の働き方が多様化している現代では、社内以外でも、スマホなどでもグループウェアを利用できる環境を整えましょう。

例えば外出の多い営業スタッフの業務効率化を図るには、スマホへの対応も重要な機能と言えます。

社内での情報共有にはもちろんのこと、クライアントからの急な会議要請があった場合のスケジュール調整や、通常では時間のかかる申請などもスムーズに行えるでしょう。顧客満足度の向上につなげることも可能となります。

最近では多くの無料グループウェアでスマホ対応していますが、製品やサービスによって使用できる機能に違いがあります。

自社の業務内容に合致しているかどうかをしっかりと見極めて、利用するグループウェアを決めるようにしましょう。

利用形態はオンプレミス型・クラウド型のどちらか

グループウェアには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つの利用形態があります。

かつてはグループウェアに限らず、多くのソフトウェアがオンプレミス型で提供されていましたが、近年のクラウドサービスの普及にともなって、クラウド型のグループウェアを導入する企業が増えています。

自社でサーバーを用意する必要がなく、インターネット環境さえあれば、場所を選ばず利用できるのがクラウド型の魅力です。初期費用が抑えられるため、ビジネス規模の小さな企業でも気軽に導入できるメリットもあります。

カスタイマイズしたいなら「オープンソース型」もおすすめ

どうしても自社に合った製品やサービスが見つからない場合には、オープンソースのグループウェアを検討してみましょう。

オープンソースとは、通常は非公開となっているプログラム部分が一般に公開され、誰でも自由に閲覧・編集できるソフトウェアのことです。

オープンソース型のグループウェアを使用すれば、独自の機能を追加するなど、細かいところまで自社の業務に合わせてカスタマイズすることが可能となります。

しかし、細かくカスタマイズするには高度な専門知識が必要になります。開発担当の社員に任せるか、社内対応が難しい場合は外部に業務委託しましょう。

また、保守や定期的なメンテナンスが必要となるので、コスト面での費用対効果を熟慮したうえで検討してみてください。

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無料グループウェア導入のメリット

グループウェアの導入には次の4つのメリットがあります。

• 本格導入の前にお試しができる
• 情報共有インフラの構築が容易に
• オフィス業務を削減できる
• ペーパーレス化に貢献できる

社員間で頻繁に業務情報をやり取りしている企業や、紙の資料の処理に追われて業務がなかなか進まないと感じている企業の生産性向上に大きく寄与します。

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本格導入の前にお試しができる

無料で使えるグループウェアの魅力はなんといってもコストがかからないことです。本格的に導入する前のお試しとして、何の負担もなく導入できるのは大きなメリット。

無料なので導入してみて自社に合わなければ、他のツールに切り替える際にもコストはかかりません。

自社にぴったりのグループウェアを探すための手段として、実際に無料のもので使用感を試してみるとよいでしょう。

情報共有インフラの構築が容易に

全社員が同じグループウェアを利用するため、全社的な情報共有インフラの構築が可能になります。

業務資料のやり取りや連絡事項の共有はもちろん、各々のスケジュール管理もできるので、社員同士の意思疎通の円滑化だけでなく、プロジェクト管理にも役立つでしょう。

社内で飛び交う情報を1カ所に集約することで、情報伝達の抜けや漏れを防げます。

さらにタイムライン機能は経営・マネジメント層と一般社員間の、コミュニケーションの円滑化にも貢献できるでしょう。

オフィス業務を削減できる

承認や決裁にかかる手間を削減できるのも、グループウェアのメリットです。

企画書や報告書などの提出・確認をシステム上で行えるので、社員同士で、あるいは上司と書類のやり取りを繰り返す必要はありません。

情報伝達のスピードが格段に早くなるため、企業全体の業務効率化が進みます。

さらにグループウェアによっては会議予約機能などもあるので、会議室を押さえたり、参加者のスケジュールを確認したりするなど、想定外に時間を取られる作業を効率化できるでしょう。

ペーパーレス化に貢献できる

これまで紙ベースで行ってきた承認作業や決裁をグループウェア上で済ませてしまえば、わざわざ紙に印刷してやり取りする必要がなくなります。

さらに日常業務で使用する資料も電子化して、グループウェア上で共有すれば、必要な人が必要なタイミングで閲覧・編集できるようになるため、作業効率が大幅にアップするでしょう。

ファイルシェア機能のあるグループウェアは多く、必要なファイルをアップロードするだけで簡単に全社での共有も可能です。

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グループウェアの活用で業務効率と生産性の向上を

グループウェアは企業の情報共有インフラとして活用できるオールインワン型のツールです。

チャットやファイル共有、スケジュールなどの各種ツールを使い分ける必要がなくなり、情報共有の一元化が実現します。

無料版でも掲示板やチャット、タスク管理などの基本機能を網羅している製品は多くあります。自社の課題やシステムの利用状況に応じて、自社に合った製品・サービスを選択してみてください。

グループウェアはチームや部署、取引先など社内外の連携を強化し、業務効率や生産性の向上をもたらします。

グループウェアを導入することで、社員との情報共有やコミュニケーションをとりやすい環境を整備し、より働きやすい企業を目指していきましょう。

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