クラウド型のグループウェアおすすめ11選！価格や機能で徹底比較

ネット接続環境があればいつでもどこでも使えるクラウド型のグループウェア。本記事では編集部が厳選したおすすめの11製品を徹底比較します。選び方のポイントや導入事例も紹介するので、ぜひ比較検討の参考にしてください。

クラウド型グループウェアおすすめ11選

クラウド型グループウェアの中から、おすすめの11製品を紹介します。

「Microsoft 365」Microsoft Officeアプリが効率的に使えて、導入もスムーズ

WordやExcelなどMicrosoft製品を社内で活用しているなら「Microsoft 365」が便利です。普段使っているOfficeアプリケーションをより効率的に利用できます。

一般法人向けであれば最大300人まで利用可能です。300人を超える社員がいる場合には、大企業向けのプランで対応できます。

チャットや会議・ファイルなどの一元管理には、Microsoft Teamsの利用が便利です。スマホやタブレットからの連絡も手軽にできます。

「Google Workspace」リアルタイムの共同編集も可能。チーム運用に便利

「Google Workspace」はGoogleが提供するクラウド型グループウェア。対面・リモート問わず、個人や組織のあらゆる働き方に対応する自由度の高さが魅力です。

リアルタイムの共同編集、1人当たり30GB～５TBと大容量のストレージ等、特にチーム運用に便利な点が特徴といえます。会社全体の情報を一元管理し、スムーズな共有が実現するでしょう。

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「J-MOTTO」1人当たり165円！低コストで気軽に始められる

1人あたり月額165円で始められるのが「J-MOTTO」です。ユーザー数は20名、容量は200MBまでで月3,300円という低価格を実現しています。小規模な企業で容量もそれほど必要ないなら、低コストでグループウェアを利用可能です。

最大3カ月の無料期間があるため、じっくり使い勝手を試せるのもメリットです。また無料サポートや無料セミナーが用意されているため、わからないこともすぐに解決できます。

「desknet’s NEO」アプリをノーコードで作れる高い拡張性が特徴。カスタマイズ重視の方に

「desknet’s NEO」は官公庁や大企業への導入実績もあるグループウェアです。スケジュール・ワークフロー・文書管理・電子会議室・タイムカードなど、27種類の基本アプリケーションを備えています。

ノーコードでアプリを作れる「AppSuite」というツールが特徴のひとつ。自社に必要な機能をプログラミングの知識なしにシステム化できます。拡張性が高いので、自社に合わせてカスタマイズしていきたい方にぴったりです。

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「サイボウズOffice」中小企業向けの簡単で便利な機能が豊富

「サイボウズOffice」は中小企業向けの機能が豊富にそろったクラウド型のグループウェアです。「誰でも簡単に使える」というコンセプトで作られており、掲示板やファイル管理といった日本の会社で使いやすい機能が満載です。

20年以上にわたって提供されてきたシステムで、累計導入者数は7万社以上。「外出先からもスマホで使えて商談スピードが上がった」「他店舗とのリアルタイムの情報共有が実現した」等と利用者から喜びの声が多く上がっています。

「kintone」簡単に作れる業務アプリと100種類以上の連携サービスで、業務を徹底効率化

「kintone」は誰がどのような仕事をどこまで進めているのか、組織全体で把握しやすい仕組みのグループウェアです。特定のメンバーに頼り切りの体制を改善し、チームワークを発揮するのに便利でしょう。

自社に合った業務アプリを簡単に作れて、作成したまま放置されているExcelファイルも読み込めば自動的にアプリケーション化してくれるのがうれしいポイント。連携サービスも100種類以上あり、業務を徹底的に効率化できます。

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「Garoon」きめ細やかなアクセス権・組織管理で、数万人規模の大規模企業にも！

「Garoon」はサイボウズが提供するグループウェアで、従業員が数万人いるような大企業でも使える仕様です。きめ細やかなアクセス権や組織管理が可能な点が好評で、6,600社310万人の導入実績を誇ります。

UIがわかりやすく、ITツールに慣れない人でもスムーズに運用できるのも特徴。利用者の94％が「使いやすい」と回答しています。ユーザーと管理者の双方が使いやすいので、教育コスト・運用工数の削減にもつながるでしょう。

「HotBiz8」200人までなら月1万円！運用コストを極力抑えたい企業向け

「HotBiz8」は200人まで月額11,000円という定額で使えるグループウェアです。低コストながら、スケジュール共有機能やチェックリスト、Webデータベースと機能も豊富。コストを抑えてしっかり運用したい中小企業向けに作られています。

アンケートや問い合わせフォームが気軽に作れるので、社内・社外から簡単に意見を募れるのもポイントです。新規事業のヒントや既存事業をブラッシュアップするアイデアを集めるのにも手間取りません。

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「GRIDY」23の基本機能が無料で使える！最低限の機能で良い場合にぴったり

「GRIDY」は23の基本機能が無料で使えるグループウェアです。ユーザー登録数も無制限で、メンテナンスも必要ありません。グループウェアの導入を考えた際、気軽に使い始めるにはぴったりです。

GRIDYはセキュリティ面の心配なく社外のユーザーとも情報共有ができるのが特徴です。コストをかけることなく、プロジェクトの協働先や子会社とも円滑なコミュニケーションを取れるでしょう。

「NI Collabo 360」外部サービス連携で企業間の情報共有も！社外とも連携したいならコレ

「NI Collabo 360」は36のアプリケーションが標準装備のグループウェアです。経費精算・支払管理機能や高機能ワークフロー、スケジュール管理機能等があるので、社内業務をまとめて効率化できます。

また企業間連携という機能もあり、取引先と情報共有したり、リンクした企業ごとに公開する情報を制限したりすることもできます。取引先とスムーズに連携し、円滑な業務を実現しましょう。

「Zoho Connect」豊富なコミュニケーション機能でチーム連携が高まる

「Zoho Connect」は従業員同士のコミュニケーションを円滑にするグループウェアです。投稿や「いいね」、共有、コメントと豊富なコミュニケーション機能があり、チームの連携向上につながるでしょう。

ナレッジや文書を共有するのもZoho上で簡単に実施可能です。共有コンテンツは章や記事にまとめられ、チームメンバーがいつでも必要な情報を引き出せる環境を作れます。

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ぴったりのクラウド型グループウェアの選び方

クラウド型のグループウェアを選ぶ際は、以下の4点に気を付けるとよいでしょう。

• 導入・運用コストが自社に見合うか
• 使いやすいか・見やすいか
• サポート体制が充実しているか
• セキュリティが高いか

導入・運用コストが自社に見合うか

導入コストや運用コストが自社に合うかどうかは、クラウド型のグループウェアを選ぶにあたり重要なポイントです。

クラウド型は利用側でサーバーを用意したり運用のため新たに部署を設けたりする必要がないので、導入コストが安く抑えられます。製品によっては初期費用や保守サポート費用がかかる場合もありますが、運用コストしかかからないものも少なくありません。

クラウド型だと運用コストにあたる月額料金は、利用人数によって設定されているものがほとんどです。人数が増えるほど1人あたりの料金が割り引かれる仕組みのシステムもあるため、事前に料金体系をよく確認しましょう。

また社員を増員し拡大中の組織は、今後の人員計画も考慮し決定すると、適切な価格のグループウェアを選べます。

使いやすいか・見やすいか

クラウド型のグループウェアは、使いやすさや見やすさも運用し続けるうえで大切です。

多機能すぎると機能を活用し切れない、使いづらいといった問題が発生することもあります。自社に必要な機能が過不足なくそろっていることが重要なので、導入前に必ず導入目的を明確化し必要な機能の洗い出しを行いましょう。

画面がシンプルで操作性が高いかどうかも、その後のスムーズな運用にかかわります。特にITスキルがある社員ばかりではない会社でクラウド型のグループウェアを導入する場合は、操作性を確認するのが重要です。

サポート体制が充実しているか

特にグループウェアに慣れていない担当者の場合、サポート体制が充実しているかどうかもチェックしてクラウド型グループウェアを選びましょう。

自社体制へシステムを組み込む導入時や利用途中に疑問が生じた際も、サポート体制が整った製品なら素早くスムーズな運用へ結びつけられます。メールだけでなく電話やリモート等を使って丁寧に対応してもらえる製品なら、不慣れな方も安心です。

セキュリティが高いか

クラウド型グループウェアを導入する際はセキュリティ対策が整っていることも大切な要件です。

グループウェアは社内の情報を一元管理するものなので、堅牢なセキュリティ対策が取られていることが望ましいです。少なくとも「通信暗号化」「保存書類の暗号化」「ログインセキュリティ強化」「バックアップ」等が行われているか、しっかり確認しましょう。

加えて「ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)」を取得している製品なら、セキュリティに関する世界基準の規格に則り提供されているのでさらに安心できます。

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クラウド型グループウェアを導入するメリット

クラウド型グループウェアを導入した際のメリットは以下の3点です。

• 情報共有が活発化する
• 初期費用を抑えられる
• 短期間で導入できる

情報共有が活発化する

クラウド型のグループウェアを導入するメリットは情報共有が活発化することです。

クラウド型のグループウェアはスマホ等のパソコン以外の端末からもアクセスできるので、これまで時間がかかっていた業務をスピーディーに進めやすくなります。例えば外出や出張で担当者が不在だと申請受理に時間がかかってしまうところ、クラウド型のグループウェアなら出先からでもチェックが可能なので担当者の帰社を待つ必要がありません。

加えてファイル共有やミーティング予約など幅広い機能を備えており、社内の多くのメンバーが自然と利用しやすいのも情報共有の活性化に寄与する点でしょう。

初期費用を抑えられる

クラウド型のグループウェアは初期費用を抑えられるのもうれしいポイントです。

クラウド型のグループウェアは提供元の会社が用意しているサーバーを使用するので、利用者側で自社で用意するものがほとんどありません。またサーバーやソフトウェアに関するメンテナンスはすべて提供元が行うため、導入後の運用保守にかかる費用や自社にシステム部門を置く費用も不要です。

短期間で導入できる

導入までの期間が短いのもクラウド型のグループウェアのメリットといえます。

クラウド型のグループウェアはサーバーやソフトウェアの構築が不要のため、アカウントの発行さえできればすぐに使い始められるのです。試しに使ってみたい、繁忙期に一時的に利用したいといったニーズにも応えてくれます。

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クラウド型グループウェアの導入事例

クラウド型のグループウェアを導入した企業事例を2社挙げます。ぜひ参考にしてみてください。

• 毎日新聞大阪開発株式会社(導入製品：J-MOTTO)
• パーソルキャリア(導入製品：kintone)

毎日新聞大阪開発株式会社(導入製品：J-MOTTO)

新聞販売店支援事業に加え旅行業も展開して毎日新聞大阪開発株式会社では、手書き管理をしていた会議室予約に課題を抱えていました。ノートを見に行かないと予約状況がわからないほか、予約が重なりがちでうまく回っていなかったそうです。

J-MOTTOを選んだポイントはわかりやすさと使いやすさです。IT知識の有無に依存せず利用できるので、年齢層の高い社員が多い中でもすんなり導入できました。J-MOTTOの提供元であるリスモン・ビジネス・ポータルにリモートデモを依頼でき、疑問が解消できたとも好評です。

パーソルキャリア(導入製品：kintone)

人材派遣・紹介事業を担うパーソルキャリアのIT統括部では、各種申請フローや申請ツールが散在していて必要業務の開始前に必要手続きが終わらないことが問題視されていました。また有益な知識が他の担当者やチームと共有できていない点も改善したいと望んでいました。

kintoneを利用し始めた目的は、知識を集約してシェアすることによる生産性の向上とガバナンス強化です。

導入したことで「現場が更新した情報をリアルタイムで確認できるようになった」「プロジェクトにまつわる情報を一元管理でき、閲覧性が向上した」と喜びの声が上がっています。知識や情報を組織全体で活用していくための土台ができつつあるそうです。

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クラウド型グループウェアを導入してスムーズな情報共有の実現を

クラウド型のグループウェアは、社内の情報共有をインターネット上でどこからでも行えるシステムです。

初期費用を抑えつつ短期間で導入できるのが主な特徴で、インターネット環境が整っていればどこからでも使えるため、さまざまな働き方に対応できます。

コストや使いやすさ、サポート、セキュリティ等を比較し、必要な機能が過不足なくそろった自社に合うシステムを導入しましょう。

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