グループウェアの費用相場を徹底解説！主要製品の費用も紹介

業務効率化やリモートワークの推進に欠かせないグループウェアですが、その導入にかかる費用はどのくらいなのか気になる方も多いのではないでしょうか？

この記事では、初期費用や月額料金について詳しく解説するとともに、企業の規模や運用方針に合わせた最適な選択をするためのポイントを紹介し、おすすめ製品も併せてご提案します。

グループウェアの費用相場

グループウェアの費用相場は、初期費用が0円〜75,000万円、月額費用は0円〜1,500円/ユーザーです。

グループウェアは、大きく分けるとクラウド型とオンプレミス型の2種類があり、クラウド型はインターネット経由で外部サーバを利用してグループウェアを運用するのに対し、オンプレミス型とは、企業内にサーバやシステムを構築して、自社でグループウェア運用します。

クラウド型の方がオンプレミス型よりも料金を大幅に抑えることができます。

クラウド型

クラウド型グループウェアは、初期費用が不要で手軽に導入できることが大きな魅力です。多くのサービスでは、導入時の設定やデータ移行が月額料金に含まれており、専門知識がなくてもすぐに利用を始められる点が特徴です。料金体系は、1ユーザーあたり月額300円から1,500円程度の従量課金制が一般的で、利用人数に応じてコストを調整できる柔軟性があります。そのため、小規模な企業や、初めてグループウェアを導入する企業にとって特に適した選択肢といえるでしょう。

例えば、従業員が30人いる場合、月額500円のプランを利用すれば、毎月の費用は約1万5,000円と比較的リーズナブルです。また、クラウド型は必要に応じて機能やサービスを拡張できるため、企業の成長や業務内容の変化に合わせた運用が可能です。最初は基本機能のみを利用する標準プランで始め、業務が拡大するにつれてセキュリティ強化や追加ストレージなどのオプションを加えることで、より高度な運用が実現できます。

さらに、クラウド型グループウェアはインターネットさえあればどこからでもアクセスできるため、リモートワークやハイブリッドワークを導入している企業にも最適です。ただし、従業員数が多い場合は従量課金制の特性上、総額コストが高くなる可能性があります。また、一部のサービスでは最低契約人数や契約期間が設定されていることもあるため、事前に確認しておくことが重要です。

オンプレミス型

オンプレミス型グループウェアの導入費用は、40万円〜100万円程度が一般的で、ユーザー数が増えるほど1人あたりの単価が割安になる段階的な価格設定が多く採用されています。初年度にはライセンス費用やサポート費用が含まれている場合があり、この場合、追加のランニングコストがかからないこともあります。ただし、オプション機能の追加や特別なカスタマイズを希望する場合には、別途費用が発生する可能性があります。

また、ランニングコストは月額500円〜2,000円/ユーザー程度が相場で、システム自体は買い切りで利用可能です。しかし、定期的な保守契約を更新しないと、システムが利用できなくなるリスクがあるため注意が必要です。なお、複数年分の保守契約を一括で更新することで、1人あたりのコストをさらに抑えることも可能です。

オンプレミス型は、初期費用が比較的高額であるものの、ユーザー数が多い企業にとってはランニングコストを抑えられる点が大きなメリットです。例えば、従業員数が500人の企業でクラウド型とオンプレミス型を比較した場合、クラウド型では初期費用が0円で月額25万円、初年度の総額が300万円となるのに対し、オンプレミス型では初期費用150万円に月額5万円のランニングコストを加えた初年度総額が210万円と、オンプレミス型のほうが割安になるケースもあります。

おすすめのグループウェア6選を費用で比較

おすすめのグループウェア6製品の比較表を作成しました。製品選びの参考にしてください。

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グループウェアの選び方

ここでは、グループウェアを選ぶ際に押さえておきたいポイントを、わかりやすく解説します。

自社に必要な機能が揃っているか

グループウェアは製品によって提供される機能が異なるため、まず自社で必要な機能を明確にすることが大切です。基本機能として、メール、スケジュール管理、掲示板、ファイル共有、ワークフローなどが一般的ですが、その他に施設予約や在席管理、電話メモといった便利な機能を備えている製品もあります。

ただし、多機能だからといって良いわけではなく、使われない機能が多いと運用の効率が下がる場合もあるため、実際に必要な機能を優先的に検討しましょう。

モバイル端末での操作性はどうか

スマートフォンやタブレットから頻繁にグループウェアを利用する場合、専用アプリが用意されているかどうかを確認しましょう。専用アプリがあれば、プッシュ通知や位置情報の利用が可能で、ブラウザ経由よりも快適に操作できます。

たとえば、「Google Workspace」や「サイボウズOffice」では、専用アプリを通じてスムーズに操作できるよう設計されています。外出先での利用が多い場合には、専用アプリがある製品を選ぶと利便性が大きく向上するでしょう。

組織の規模や体制に適応しているか

従業員数が多い企業や複雑な組織構造を持つ企業では、役職や職種に応じてアクセス権を設定したり、チームや部門ごとに異なる機能を提供できる柔軟性が求められます。そのような場合には、「サイボウズ Garoon」や「desknet’s NEO」のように大規模組織に対応した運用管理機能を持つ製品が適しています。

また、Active Directoryとの連携やシングルサインオンに対応している製品を選ぶことで、アカウント管理の負担を軽減し、運用の効率化につながります。

実際に使用するユーザーが操作しやすいかどうか

どれだけ優れた機能を備えた製品でも、操作が複雑で使いにくければ、社員に定着しない可能性があります。たとえば、「画面が見づらい」「動作が遅い」といった点は、ユーザーの利用意欲を低下させます。

そのため、無料トライアルを活用し、実際の操作性を確認することをおすすめします。また、導入後のサポート体制（電話やメールでの問い合わせ対応、初期設定の代行、操作セミナーの開催など）も重要なポイントです。ベンダーの対応力を確認し、安心して利用できる製品を選びましょう。

自社の業務に特化した機能があるか

リモートワークを推進している企業には、安全なファイル共有やWeb会議機能、リアルタイムチャット機能が役立ちます。一方で、複数のプロジェクトを同時進行する企業には、プロジェクト管理や進捗報告機能が必要です。

また、顧客対応を重視する企業では、CRM（顧客管理）機能を備えた製品が適しています。このように、自社の業務ニーズに応じた機能を持つ製品を選ぶことが、導入成功の鍵となります。

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自社に最適なグループウェアで業務の効率化を図ろう

グループウェアは、社内のコミュニケーションや情報共有をスムーズにし、業務の効率化を支える重要なツールです。しかし、どのグループウェアを選ぶかによって、その効果は大きく変わります。自社に最適なグループウェアを選ぶためには、業務内容や目的に応じた製品を慎重に検討することが必要です。

まずは、自社の課題やニーズを洗い出すことから始めましょう。例えば、リモートワークが増えている企業であれば、リアルタイムチャットやWeb会議機能が重要な選択基準となるでしょう。一方で、複数のプロジェクトを同時に進める場合には、進捗管理やタスク管理機能が欠かせません。こうした自社特有の業務プロセスに対応できるグループウェアを選ぶことで、ツールの有効性を最大化できます。

自社に合ったグループウェアを活用することで、業務の効率化だけでなく、社員同士の連携強化や業務プロセスの見える化が実現します。適切なツールを選び、企業全体の生産性向上を目指しましょう。

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