「グループウェアって何？」「具体的に何ができるの？」といった疑問をお持ちではありませんか？
最終更新日: 2023年02月14日
グループウェアは情報共有などの業務を効率化できるツールです。
この記事ではグループウェアとはどのようなソフトウェアなのかや機能、導入メリットを解説します。
グループウェアとは
グループウェアとは組織内外のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化をサポートするソフトウェアの総称です。スケジュール管理や社内SNS、Web会議、ワークフローなどの機能が搭載されており、ペーパーレス化やリモートワークにも役立ちます。
グループウェアの代表例としては「サイボウズOffice」「Googleワークプレイス」「Microsoft Office 365」などが挙げられます。
グループウェアの機能例
グループウェアは以下のような機能を搭載することで、社内SNSやワークフローシステム、Web会議システムなど様々な役割を果たします。
| 分類 | 機能 |
| 情報共有系 | ファイル共有 |
| プロジェクト管理 | |
| アンケート | |
| オンラインレポート(報告書)作成 | |
| 議事録作成 | |
| 日報作成 | |
| アドレス帳 | |
| 基本コミュニケーション系 | Webメール |
| チャット | |
| Web会議 | |
| オンラインメモ | |
| 社内SNS | |
| 社内掲示板 | |
| 社内Wiki | |
| 業務効率化系 | ワークフロー |
| タイムカード | |
| 経費精算 | |
| 会議室予約 | |
| スケジュール管理 | |
| ToDoリスト |
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グループウェアを導入する5つのメリット
グループウェアを導入すると、以下の5つのメリットによって業務を効率化できます。
【グループウェアの導入メリット】
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ペーパーレス化を実現できる
グループウェアを導入すると、ファイル共有や議事録、ワークフロー、経費精算などの機能を使ってペーパーレス化を実現できます。
例えば経費精算の場合、グループウェアを導入する前では以下のような作業が必要になることが多いでしょう。
- 申請書を作成して紙に印刷する
- 紙の領収書といったエビデンスを申請書に添付する
- 申請書に押印した後に提出する
しかしグループウェアの経費精算機能を活用すれば、紙に印刷することなく、交通費の申請を完了できます。さらには経費精算のステータスの可視化も可能です。
情報やノウハウの共有がスムーズにできる
グループウェアの掲示板機能や社内SNSなどを利用すれば、情報やノウハウの共有をスムーズに行うことが可能です。
例えば、掲示板機能を活用することにより、全社に向けて重要連絡事項や商品通達などの文書を周知できるのです。
部門やチームなど共有対象は変更できるので、メール送信のように宛先を1人1人選ぶといった手間も省けます。
またタイムライン機能を実装したグループウェアであれば、経営層と社員および社員同士がTwitterのように双方向でやりとりできるメリットもあります。
メンバーの業務状況が可視化できる
グループウェアのワークフローやToDoリストなどの機能を使うことで、メンバーの業務状況が可視化できます。
例えばグループウェアの「ワークフロー機能」を活用すると、起票した承認処理がどこまで進んでいるか(逆にどこで止まっているか)をすぐに確認できるでしょう。
進捗に遅延が発生しそうな場合もすぐにフォローできるため、業務をスムーズに進められます。
スマホで業務確認できる
外出先や自宅からでも、スマホで業務状況を確認できる点もグループウェア導入のメリットです。
例えば、外出先や自宅でわざわざPCを起動してスケジュールを確認しなくても、スマホのアプリで即座に確認できます。
その他にもメールやチャット・掲示板・ワークフローのステータス等を、スマホ上から確認できるグループウェアも多くあります。
グループウェアでいつでもどこでも業務状況を確認できるので、働き方改革の実現に向けて大きなメリットとなるでしょう。
在宅勤務の実現につながる
グループウェアのWeb会議や社内SNS機能の活用や、ペーパーレス化の実現によって、在宅勤務が可能になる点もメリットです。
例えば、Web会議機能を活用すれば、在宅勤務者や別のオフィス勤務者とのコミュニケーションをスムーズにとれます。
在宅勤務を実現することで業務を効率化できるだけでなく、社員の多様な働き方を実現でき、従業員満足度を高められる効果があります。
グループウェアを導入する際の注意点
多くのメリットがあるグループウェアですが、効果を発揮するには以下の2点に気をつける必要があります。
【グループウェアを導入する際の注意点】
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自社に最適な商品の選定が難しい
導入時の課題として、自社に最適なグループウェアを選べないケースがあります。グループウェアには多くの機能が実装されているため、簡単に比較検討できず選定が難しくなる場合が多いでしょう。
機能数だけでなく、ユーザーインターフェースや細かい設定・APIの有無などまで比較してしまうと、余計に選定が難しくなります。
そのため、まずはグループウェアを導入する自社の目的や具体的なKPI・適用したい業務内容の精査を行いましょう。それらを実現できるグループウェアを選定すると良いでしょう。
社内に浸透しにくい場合がある
グループウェアは社内に浸透しにくい場合があります。
グループウェアには機能がたくさん実装されており、あまり使われない機能もあります。そのためどんな価値があるのか理解されず、機能が十分に使われない懸念があるのです。
さらにワークフローや会議室予約など、既に個別ツールとして利用していたツールからグループウェアにリプレイスする場合もあるでしょう。その際に積極的にグループウェアの機能を使おうとしない人もいます。
グループウェアはさまざまな機能がたくさん実装されている有益なもの。導入推進者や会社の上位層が率先して活用しながら、運用ルールを決めて社内に浸透させる必要があります。
グループウェアの導入が向いている会社
「ノウハウが属人化している会社」「紙での社内承認が多く残っている会社」はグループウェアの導入により大きなメリットを得られます。
ノウハウが属人化している会社
知見やノウハウを特定の熟練者が持っており属人化している企業はグループウェアの導入が向いています。
導入することで、知見やノウハウの共有がやりやすくなり、異動や退職時の引継ぎもやりやすくなるでしょう。
またグループウェアの社内SNSや掲示板・ファイル共有機能を活用すれば、社内のコミュニケーションや情報共有が活発化し属人化のリスクを低減できます。
紙での社内承認が多く残っている会社
紙を使った社内承認の業務がたくさん存在する会社は、グループウェアの導入により多くのメリットを得られます。
例えば、交通費精算や経費精算・新システム導入のための稟議(りんぎ)など、紙の申請書を使っている業務がたくさん存在する場合です。
グループウェアのワークフロー機能や経費精算機能を活用することで、紙を使った業務が電子化でき、以下のようなメリットを得られます。
- 申請状況を見える化できる
- モバイル端末からも承認できるようになる
- 開始から終了までのリードタイムを短縮させられる
- 紙の印刷コストを削減できる
グループウェアの導入事例
あるブライダルサロンではグループウェア「サイボウズ Office」を利用して、ドレス試着の予約を効率的に管理することに成功しました。
従来は電話と紙を使って予約を受けており、リアルタイムで予約を把握できていませんでした。そのため予約の電話を受けても「希望日時にそのブースと担当スタッフが空いているか」を確認する業務に時間がかかるといった問題があったのです。
そこでグループウェア「サイボウズ Office」のスケジュール機能および設備予約機能を活用。試着ブースの予約状況や社員数十人の予定などをすべて「見える化」しました。それによりどこにいても他拠点の試着ブースの空き状況やスタッフの予定を、リアルタイムで確認できるようになったのです。
グループウェアの選び方
グループウェアにはさまざまな種類があるため、ここではグループウェアの選び方を紹介します。
オンプレミス型かクラウド型か、種類を決める
オンプレミス型は自社のイントラ環境内にシステムを構築するため、情報漏えいのリスクが低くカスタマイズしやすいというメリットがあります。
しかしシステムを構築する初期コストや期間が必要で、リリース後も保守やメンテナンスが自社で必要になるというデメリットも。
一方クラウド型の場合は、インターネット上に公開されているサービスを契約して利用するため、すぐに利用を開始できるメリットがあります。またメンテナンスやアップデートはサービス提供側がするので、自社の負担が少ないという点も助かりますね。
しかしデメリットとしてカスタマイズが難しく、自由度がオンプレミス型に比べて低い点があります。またセキュリティ対策は実施されているものの、情報漏えいのリスクはオンプレミス型と比較すると高いという点もデメリットです。
どのような機能を備えているのか
選定するグループウェアがどのような機能を備えているかも重要な選定ポイントです。グループウェアは以下のようにたくさんの機能を備えています。
- ビジネスチャット
- 社内SNS
- 掲示板
- ファイルの共有
- プロジェクト管理
- ワークフロー
自社が現在どのような業務に課題を持ち、どのような機能があれば解決できるのかを具体的にイメージしましょう。「必須の機能」と「あれば良い」機能を分けて整理するといいですね。
使いやすいか(社内に定着させられそうか)
グループウェアは社内の大人数が利用することになるツールです。積極的に使ってもらわなければ効果を発揮できません。
そのため「利用者が快適に使えるか」という点はとても重要です。
無料トライアルを設けているグループウェアも多いので、実際に従業員に使ってもらったり、テスト導入をしたりするのがおすすめです。
グループウェア診断を受ける
この後おすすめのグループウェアを紹介しますが、それ以外にもたくさんの種類があります。その中から自社に最適なものを選ぶのは難しいでしょう。
「複数のグループウェアを比較検討している時間がない」「各社何が違ってどう選べば良いのか分からない」という場合は、ぜひミツモアのグループウェア診断を使ってみてください。
このページではいくつかの質問に答えるだけで、業種業態・従業員数などをもとに最適なグループウェアを診断してもらえます。会社にぴったりのツールが見つかるはずですよ。
グループウェアのおすすめ3選
市場にはたくさんのグループウェアが存在します。その中でも導入実績が多くおすすめの3つのグループウェアを説明します。
| グループウェア名 | 1ユーザーあたりの月額料金 |
| Microsoft 365 | 650~2,390円/月 |
| Google Workspace | 680~2,040円/月 |
| サイボウズ Office | 500~800円/月 ※クラウド版 |
Microsoft 365
Microsoft 365はMicrosoft社が提供するグループウェアです。WordやExcel・PowerPointなどOffice製品と同様のユーザーインターフェースなので、使い慣れていると感じる方も多いでしょう。
また利用しているユーザーが多いため、何か不明点があった場合でもインターネット上から簡単に回答を見つけられます。
一般法人向けと大企業向けのプランがあり、自社のユーザー数や必要な機能に応じてプランを選べます。
Google Workspace
Google WorkspaceはGoogle社が提供するグループウェアで、以前はG Suiteという名称でした。高度なセキュリティと99.9%の稼働率が保証されたクラウドサービスとなります。
PCだけでなくスマートフォンやタブレットにも対応しており、アプリをインストールしてログインするだけで、いつでもどこでも業務ができます。
プライベートで多く利用されているGmailやGoogle Driveなどのサービスと同様のユーザーインターフェース。それらに慣れ親しんだユーザーにとって使いやすいグループウェアです。
サイボウズ Office
サイボウズ Officeはサイボウズ社が提供する中小企業向けのグループウェアです。ユーザー数が数人から約300人の企業に最適で、ビジネスに必要な機能が集約されています。
約7万社に導入実績があり、日本人のワークスタイルに合わせた機能を実装しています。
クラウド型とオンプレミス型の2種類が存在し、どちらも導入前に無料で体験可能です。
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グループウェアを導入すれば、業務の可視化やスムーズな情報共有によって業務効率化を図れます。
とはいえ、グループウェアは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのソフトを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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