グループウェアは業務の効率化に役立ちます。ワークフロー機能をはじめとする豊富な機能を備えたものが多く提供されており、自社に合うものを決めかねている担当者も多いのではないでしょうか。おすすめのソフトと併せて、グループウェアを選ぶポイントも紹介します。
最終更新日: 2024年06月28日
ワークフロー機能を持つグループウェアおすすめ5選
ワークフロー機能を持つおすすめのグループウェアを5製品紹介します。
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導入実績豊富な「サイボウズOffice」
- 累計導入7万社超
- 利用人数が最大300人までの中小企業向け
- 1人あたり月額550円(税込み)から利用可能
社員数300人までの中小企業に適したグループウェアです。誰でも直感的に使える操作性と、分かりやすい画面構成で、多くの企業に支持されています。
ワークフロー機能をはじめとする豊富な機能が備わっており、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能です。操作を快適にする「サイボウズKUNAI」や、通知確認用の「サイボウズOffice新着通知」といったアプリを活用すれば、外出先からでも業務を進められます。
営業に強い「mitoco」
- 営業部門との情報共有に強い
- 営業・マーケティング活動を支援する機能が充実
- 月額880円(税込み)から初期費用なしで使える
社内の情報を一元化して、営業部門と連携しやすい機能がそろったグループウェアです。社内連絡やスケジュール、各種申請機能などで、コミュニケーションの活性化を図れます。
顧客情報の管理はもちろん、これまでのやり取りや提案資料なども社員全員で共有可能です。「Salesforce」や「クラウドサイン」など外部サービスと連携すれば、登録したデータを活用できるので、さらに業務の効率化が期待できます。
無料かつ無制限で利用可能な「GroupSession」
- 無料かつユーザー数無制限で利用可能
- ニーズに合わせて選べる有料版も充実
- 無料でも有料のシステムに劣らない機能
無料からスタートできるWeb型グループウェアです。初めてグループウェアを導入する、300人規模までの企業や部門に適しています。
無料版でもスケジュール管理やファイル共有、稟議(ワークフロー)など、必要な機能を備えている点が魅力です。コストを抑えながら機能面も妥協したくない企業に向いています。
掲示板やチャット機能など、社内のコミュニケーション促進に役立つ機能も充実しています。より多くの機能を使いたいなら、有料オプションの利用も検討しましょう。
購買業務も効率化できる「desknet’s NEO」
- 利用人数は471万人以上
- 効率化に役立つ機能が豊富
- Amazonビジネスとの連携も可能
日本の組織の働き方に合わせて設計されたグループウェアです。業務の効率化と高いセキュリティ機能で、一般企業から官公庁・金融機関まで、471万人以上の導入実績があります。
大きな特徴は現場をサポートする使いやすい操作画面と、ワークフローをはじめとした25の機能です。購買業務をスムーズにするAmazonビジネスとの連携をはじめ、外部システムとの連携機能も豊富に備えています。
クラウド型とオンプレミス型のどちらも用意されているので、自社のニーズに合わせて選びましょう。
ワークフローを細かく設定できる「RiNK」
- リーズナブルな料金で利用できる
- 契約したその日から利用可能
- 継続的な新機能の追加や改善でより使いやすく
1ユーザーあたり月額110円(税込み)から利用できる、リーズナブルな価格設定が魅力のクラウド型グループウェアです。手間のかかるサーバー作業やセットアップの必要がなく、最短で即日から使い始められます。
低価格でもスケジュール管理やワークフローなど、基本的な機能が充実しています。データ分析や顧客管理といった営業支援機能も一通りそろっているため、営業活動の生産性向上も期待できるでしょう。1カ月の無料トライアルがあるので、使用感を試してから導入するのがおすすめです。
ワークフロー機能のあるグループウェアの選び方
ワークフロー機能は多くのグループウェアに搭載されています。しかし製品によって使い勝手が変わるため、自社に合ったものを選ぶのがポイントです。選ぶときに注目したい要素を、把握しておきましょう。
必要な機能がそろっているか
ワークフロー機能だけでなく、他の機能もチェックしましょう。メール送信やスケジュール管理、掲示板や勤怠管理などが基本的な機能です。
導入した後で機能の不足が発覚すると、別のソフトを導入しなくてはなりません。コストがかかるうえに、システム管理が複雑化してしまう恐れもあります。
また多くのグループウェアは豊富な機能を備えていますが、すべての機能を利用する企業は少ないでしょう。利用できる機能によって料金が変わる製品もあります。
導入にかけたコストを無駄にしないためにも、自社に必要な機能を過不足なく備えているグループウェアを選びましょう。
扱いやすさ
社員が簡単に利用できる操作性を備えているかどうかも、グループウェア選びの重要なポイントです。操作が複雑だったり、画面構成が分かりにくかったりすると、現場でうまく機能しません。
操作方法のレクチャーが必要になるだけでなく、ミスにつながる恐れがあります。使い方が難しいからと敬遠され、使われなくなってしまう事態も考えられるでしょう。
ほぼ全社員が使うグループウェアは、使う人のITリテラシーによらず、直感的に操作できるものを選びましょう。分からないことやトラブルが起きた際に、電話やオンラインでベンダーからサポートを受けられる制度があれば、一層安心です。
モバイルでも使えるか
グループウェアはスマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスからアクセス・操作しやすいものが便利です。操作できる場所が限定されないので、テレワークや出張中などで、オフィスを離れている人とも容易に連携できます。
担当者が不在でも承認を受けられるので、業務をスムーズに進められます。専用アプリがあればグループウェアへの素早いアクセスが可能になり、さらなる業務の効率アップが望めるでしょう。
クラウド型の場合は、スマホからでもグループウェアへのアクセスが可能です。またアプリに対応しているグループウェアなら、より視認性が高いため見間違いや、操作ミスのリスクが減ります。
自社の業務状況を振り返ってスマートフォンの利用が多いなら、専用アプリがあるグループウェアを選ぶのがおすすめです。
ワークフロー機能付きグループウェアの導入で最適なマネジメントの実現を
ワークフローの確立はミスを減らして、業務をスムーズに進めるために不可欠です。ワークフロー機能を搭載したグループウェアを活用すれば、より確実に効率化を狙えるでしょう。
グループウェアは近年クラウド版が主流ではありますが、製品によってはオンプレミス版でも提供されています。多くの種類が販売されており、機能もコストも多様です。
自社に合ったものを選定・導入すれば、業務の効率化や生産性の向上が一層期待できます。最適なマネジメントを実現してくれる、自社のニーズに合ったグループウェアを選びましょう。
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グループウェアは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのソフトを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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