オンプレミス型のグループウェアは、自社サーバーに運用環境を構築して利用します。自社に合わせて機能を追加できるカスタマイズ性やセキュリティレベルが高いのが特徴です。本記事ではおすすめの製品や導入のメリット、選び方を紹介します。
最終更新日: 2024年06月28日
オンプレミス型のグループウェア6選
数あるグループウェアの中からオンプレミス型のおすすめ6製品を紹介します。
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desknet’s NEO
- 累計471万人のユーザー
- 官公庁や金融機関への導入実績も豊富
- スマートフォンとスケジュールの同期が可能
株式会社ネオジャパンの「desknet’s NEO」は、導入実績471万人を誇るグループウェアです。書類などの申請や承認作業をすべて同じプラットフォームで行えるため、業務がスムーズになります。
業界・業種を問わず業務効率化が可能で、中小企業はもちろん官公庁や自治体、金融機関への導入事例も豊富なため安心です。
スケジュール管理から設備予約、来訪者管理、社内でのファイル共有、コミュニケーション機能まで、27機能が標準搭載されています。
NI Collabo 360
- 情報共有機能からワークフロー、安否確認機能などが実装
- 必要に応じてポータル画面の作成・編集が可能
- グループ企業や取引先とシームレスに連携
NIコンサルティング社提供の「NI Collabo 360」は、豊富な機能とリーズナブルな利用料金が魅力のグループウェアです。スケジュール管理からメール、回覧板、ワークフロー、社員の安否確認まで、36の機能が実装されています。
ポータル画面(トップページ)を任意に作成・編集できるのも特徴です。自分宛ての通知や、企業情報を一画面に集約したり、社内向けの情報サイトを作成したりと、さまざまな使い方ができます。
またセキュリティを担保したまま、同システムを導入している企業間で情報を共有できます。グループ会社が多い企業におすすめでしょう。
ArielAirOne Portal
- 組織や個人単位で働き方に合わせた設定が可能
- 柔軟かつ厳格なアクセス権限設定
- 全文検索機能で社内の情報をすぐに見つけられる
ワークスアプリケーションズ社が開発・提供している「ArielAirOne Portal」は、豊富な機能と、使いやすさを兼ね備えたグループウェアです。企業の情報共有に必要な機能が網羅されており、組織・個人レベル両方の働き方に合わせてカスタマイズできます。
またセキュリティ面では厳格な内部統制機能を備えているため、IPO準備を進めている企業でも、安心して導入できるでしょう。
グループウェア上にあるデータはキーワードやファイル名で検索ができ、社内にある情報をすぐに探せます。検索結果はアクセス権限のあるものだけが表示されるため、安全性も高いです。
Garoon
- 複雑な組織構造にも対応できる
- ITスキルがなくても簡単につかいこなせる
- 外部のグループウェアとの連携もでき、既存の業務フローを活かしやすい
サイボウズ株式会社の「Garoon」は、中小企業から大企業まで幅広く利用できるグループウェアです。使いやすさにこだわっているため、企業規模を問わず、社内や現場に浸透します。
6,600社への導入実績を誇り、知名度や信頼度も高いです。使いやすいユーザーインターフェースで、利用する人のITスキルを問いません。
kintoneやMicrosoft 365など、他のグループウェアとの連携もできるため、既存のシステムも活かしやすいです。
StarOffice
- ドラッグ＆ドロップで簡単ファイル登録
- 実績豊富な国産のシステム
- 体系的で分かりやすい文書管理機能
NECが開発・提供する「StarOffice」は、強固なセキュリティが特徴の歴史あるグループウェアです。ドラッグ＆ドロップでのデータ登録や、ワンクリックでできるファイル編集など、操作性の高さが評価されています。
ウイルス対策から社内での不正ログインや誤送信まで、情報漏えいを防ぐ機能も豊富です。実績豊富な国産のシステムのため安心感も抜群でしょう。
環境構築に必要なサーバーやネットワーク機器も、製造・販売をしており、保守サポートが充実しているのもうれしいポイントです。
Chat&Messenger
- ビジネスチャットを中心に豊富な情報共有機能を搭載
- 2,000ユーザー以上の処理に対応
- 教育機関や公共機関への導入事例が多い
「Chat&Messenger」はビジネスチャットをメインとして、ファイル共有やタスク管理、ビデオ会議などの機能を搭載したグループウェアです。シンプルな機能と操作画面で、誰でも使いこなせるでしょう。
オンプレミス版で処理できるユーザー数は2,000人以上で、クラウド版より割安です。低価格でオンプレミスのメリットを感じられます。
役所や教育機関、大手企業でも、豊富な導入実績があることから、安心したセキュリティのもとシステムを運用できるでしょう。
オンプレミス型グループウェアの選び方
オンプレミス型のグループウェア導入には、費用や時間がかかりがちです。費用対効果や必要な機能を選定しましょう。
費用対効果を算出する
オンプレミス型のグループウェアは、クラウド型に比べて、初期費用の負担が大きいのがデメリットです。サーバーやソフトウェア購入のために、企業によっては数百万円から、数千万円規模の費用がかかります。
導入してからも、メンテナンスや運用のコストが必要です。導入によってどれくらいのリターンがあるのか、試算をしておきましょう。
オンプレミス型のグループウェアの選定には、複数の製品をさまざまな観点から比較し、それぞれの費用を概算する工程が必要です。予算内で最もコストパフォーマンスがよい製品を選びましょう。
機能に優先順位を付ける
大半のグループウェアは機能が多すぎるため、候補を絞りにくいです。そこでまずは自社にとって必ず必要な機能を選定するとよいでしょう。
そして必要な機能の使い勝手を比較し、実際にグループウェアを使う人が使いやすいと感じる製品を導入するのがおすすめです。
オンプレミス型の製品を選ぶメリット
オンプレミス型の製品を選ぶメリットは自社に合ったシステムにできる、セキュリティレベルが高いところにあります。
自社の運用体制に合わせやすい
オンプレミス型の1番のメリットは、カスタマイズ性の高さです。自社の状況や希望を反映した、オーダーメイドに近い基幹システムが実現します。自社の状況や現場のニーズに合わせた導入を求めるなら、オンプレミスがよいでしょう。
従業員数の多い企業の場合、クラウド型では必要な機能をカバーしきれないケースがあります。オンプレミス型なら自社の運用体制に合わせて、機能やツールの追加も自由自在です。
また多くの企業が使用しているMicrosoft 365などの外部システムと連携できる製品が多いのも、オンプレミスの強みとして挙げられます。
強固なセキュリティ環境を構築できる
オンプレミス型は基本的に社内のネットワークを利用し、モバイル対応も行いません。そのため、ウイルス感染や情報漏えい・不正アクセスといったリスクを低減できます。
ただしセキュリティシステムの保守・管理を担える、専任の担当者が必要になります。オンプレミス型のグループウェアを導入する前に、人的リソースが足りているのかも確認しましょう。
オンプレミス型のシステムが向いている企業
オンプレミス型の製品が適している企業の例を2つ紹介します。
データや連携させたいシステムが多い企業
グループウェアはほかのシステムに比べると、取り扱うデータの種類が幅広く、量も多いのが特徴です。顧客管理システムや会計システムと連携して、データを共有することで、業務を効率化したい場合も多いでしょう。
クラウド型でもほかのシステムとも連携できるものはありますが、オンプレミスほど柔軟に、既存システムと連携させるのは困難です。扱うデータが多く、連携させたいシステムも複数ある企業は特に、オンプレミス型のメリットを強く感じられるでしょう。
内部統制を強化したい企業
IPO準備のような事情があり、内部統制の強化を検討している企業にも、オンプレミス型がおすすめです。セキュリティレベルの高いシステムの導入によって、信頼の失墜を招く機密情報の漏えいを防げます。
また基本的に自社で運用するのが、オンプレミス型の特徴です。ベンダーに何かしらのインシデントがあっても、自社の内部統制が脅かされる心配は少ないでしょう。
安全なシステム運用で内部統制を強化したいなら、セキュリティや運用を自社でコントロールできるオンプレミスが向いています。
自社にあったグループウェアを選んで情報共有をスムーズに
オンプレミス型のグループウェアには、カスタマイズ性が高く、情報管理が強固というメリットがあります。自社に合わせた運用をしたい、柔軟に機能を追加したいという企業におすすめです。
ただしオンプレミス型は、運用環境を構築するのに手間と時間がかかります。もちろん導入や運用にも相応のコストが必要です。費用対効果や保守・管理を担える人材の確保を考慮したうえで、スムーズに導入・運用できる製品を選びましょう。
自社に合ったグループウェアを選択できれば、社内の情報共有やコミュニケーションがスムーズになること間違いなしです。
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