ワークフローシステムを比較する

ワークフローシステムとは申請から承認までの複雑な流れを効率化し、オンライン上で完結できるようにしたシステムです。申請や稟議ごとに「どのように申請し、誰が回覧し、誰が承認するか」が定められており、承認フローの手間を大幅に減らせます。

またワークフローシステムを「電子稟議システム」や「電子承認システム」と称している製品もありますが、基本的にはワークフローシステムと同じです。

一例として、ワークフローシステムの対象となる申請や稟議は次の通りです。

ワークフローシステムを導入する企業は劇的に増加しています。新型コロナウイルスによるテレワークの普及で出社回数が削減し、ペーパーレス化が進みました。働き方改革の推進、ガバナンスやコンプライアンスの強化に伴い、各部門の業務効率化も急務です。

一方で導入に際して、次のような悩みを抱えている担当者の方も多くいるかと思います。

「全社的に導入の機運が高まっているが、どう進めれば...」

「自社の今までの運用をなるべく引き継いだ形にしたい」

「社員はITに強くないけど大丈夫だろうか...」

そこで今回は最新のワークフローシステムの状況、比較ポイントや選び方について、最新の人気ランキングやミツモア編集部のおすすめシステムの紹介も交えて解説していきます。

ワークフローシステムはバックオフィスなどの従業員が使いこなせるだけでは意味がなく、全社員にしっかりと定着させ、運用し続けることが肝です。そのため選び方の軸である企業規模や対象業務といった属性的な観点に加えて、以下の運用面にも配慮しましょう。

• 開発者の工数削減（技術的な導入は容易か）
• 申請者の工数削減（申請・稟議書の作成を自由にできるか）
• 承認者の工数削減（承認ルートは複雑な条件設定ができるか）

次の表に「主要製品の選び方の軸、開発者、申請者、承認者の工数削減、価格」をまとめました。また「いきなりの本格導入はちょっと...」という方は無料トライアルから始めてみましょう。

製品名	ロゴ	選び方の軸	開発者の工数削減	申請者の工数削減	承認者の工数削減	初期費用	価格	無料 トライアル
バクラク申請		中小企業	◯	○	△	無料	要問合せ	○
Gluegent Flow		既存システム連携	○	○	○	無料	330円/人～	○
X-point Cloud		中小企業	○	○	◯	無料	550円/人	○
ジョブカンワークフロー		中小企業	○	△	△	無料	330円/人	○
Smart DB		大企業	○	○	○	要問い合わせ	要問合せ	○
楽々workflow II		大企業	○	○	○	55,000円～	11,000円+ 550円/人	要問合せ
承認Time		大企業	○	○	○	無料	3,300円 ～	○
Create!Webフロー		既存システム連携	○	○	○	無料	550円/人	○
rakumoワークフロー		既存システム連携	○	△	△	無料	330円/人	○
サイボウズOffice		多機能	○	○	△	無料	550円/人	あり
Garoon		多機能	○	○	△	無料	930円/人	あり
AgileWorks		多機能	○	○	○	要問合せ	要問合せ	要問合せ

※ミツモア調べ(2023年2月時点)

例えば、開発者の工数削減という観点では、最近のワークフローシステムは「ノーコード・ローコード開発」など、複雑な開発なしで導入できる製品が大半です。一方で申請者の工数削減の観点でいうと慣れ親しんだ自社のフォーマットを利用できるか、承認者の工数削減では複数の承認者を設定できるかなどを確認します。

このあとは各製品ごとに企業属性やニーズなども鑑みながら、もう少し細かくみていきましょう。

一概にワークフローシステムといっても、製品ごとに細かい仕様は異なります。ここでは特に差異が出やすい機能についてまとめました。まずは自社の状況や必須の機能など当てはまるものから製品を選択してみましょう。

製品名	ロゴ	申請書の取込 フォーマット	帳票の出力	申請内容の 出力・集計	チャット ツール連携	スマホ対応	システム連携
バクラク申請		－	－	－	Slack	承認<	－
Gluegent Flow		Word Excel Googleドキュメント	PDF	CSV スプレッドシート	Slack Chatwork LINEWORKS	申請・承認	API連携 Google AWS Microsoft CloudSign GMOサイン
X-point Cloud		－	PDF CSV	CSV	Slack Chatwork	申請・承認	API連携 Google AWS サイボウズ kintone
ジョブカンワークフロー		CSV	CSV	CSV	Slack Chatwork	申請・承認	API連携 Google AWS CloudSign
SmartFlow		－	PDFCSV	PDF CSV	Slack LINEWORKS	申請・承認	API連携 Microsoft
MAJOR FLOW Z cloud		－	PDF Excel	－	－	申請・承認	CloudSign
SmartDB		Excel	Exce	CSV	Teams	申請・承認	API連携Microsoft
kickflow		Exce	PDF Excel	CSV	Slack Chatwork Teams	申請・承認	API連携 Google AWS CloudSign
楽々WorkflowⅡ		Excel	CSV	－	－	申請・承認	－
承認Time		－	－	－	－	なし	－
Create!Webフロー		Excel Word PDF	PDF CSV	PDF CSV	－	なし	API連携 サイボウズ
Styleflow		Excel Word	－	Excel CSV	Slack Chatwork Teams	申請・承認	API連携 Google AWS Microsoft
ActionPassport		－	－	－	－	申請・承認	－
WorkflowEX		－	－	－	－	申請・承認	－
rakumoワークフロー		スプレッドシート	－	－	Slack	申請・承認	API連携 Google AWS
サイボウズOffice		－	－	－	－	－	－
Garoon		－	－	－	－	－	－
AgileWorks		－	－	Excel CSV	－	承認	人事・会計など基幹システム

※ 「ー」は公式サイトに記載なし

※ミツモア調べ(2023年2月時点)

• 申請書の取込フォーマット

電子化しても従来の申請書をそのままの形式で使いたい場合に必須の機能です。指定のフォーマットに変換することで書類の取り込みができます。

• 帳票の出力機能

申請された帳票をPDFやExcelなどの形式で出力、もしくは紙に印刷して利用したいといった場合に必須の機能です。

• 申請内容の出力・集計

ワークフローだけでなく、その後の管理、振り返り、システム連携まで行いたい場合に必須の機能です。申請内容や集計データを出力できます。

• チャットツール連携

利用中のチャットシステムと連携し、通知や承認作業などをしたい場合に必須の機能です。スマホの利用と組み合わせれば外出中も迅速に申請と承認を進めることができます。

• スマホ対応

外出時や出張時に申請と承認を進める機会が多い人に必須の機能です。製品によって承認のみスマホでできる製品もあります。

• システム連携

ワークフローシステムと連携してデータの反映と入力を自動で行ったり、アカウント管理やログインを一元化する機能です。すでに自社で利用しているグループウェアやシステムなどがある場合は、それを基点に選ぶ方法もあります。

シンプルな機能から始めたい(中小企業)

「従業員数は多くなく、簡単でシンプルに使える製品がいい」や「本当に使いこなせるか不安なために高額をかけたくない...」といった方はこちらの製品がおすすめです。

「ジョブカンワークフロー」では初期費用が無料であり、費用も1ユーザー330円といった業界最安水準の価格です。登録は最短5分で完了できて、最低利用期間はありません。

また同社が提供しているジョブカンシリーズと連携し、経費データと申請・稟議データを突合できるため、経理業務の自動化も推し進められることがメリットです。

「バクラク申請」は申請フォームは10パターン以上が用意されており、承認経路も複雑な条件分岐を設定できます。50名までは月額11,000円というリーズナブルな価格で、中小規模の企業にも向いている製品です。

例えば全社で関係者が多くて、別部門のデータが分離されている企業では、稟議から請求書処理までシームレスにつなげられます。手動で突合するアナログな作業の常態化を改善し、申請者、承認者、経理部門の三方の業務を一気に効率化させることが可能です。

関連記事：中小企業におすすめのワークフローシステムは？選ぶ際のポイントも｜ミツモア

また、製品によっては無料で利用ができるワークフローシステムがあります。有料プランと無料プランでは大きな機能制限があります。各種条件を考慮した上で検討していきましょう。

関連記事：無料で使えるワークフローシステムおすすめ10選【2022年最新】 ｜ミツモア

複雑な設計をしたい(大企業)

「部門間の複雑な承認フローにも対応したい」や「拠点が多岐にわたっているため、柔軟な運用や条件分岐を設定したい」といった大規模に導入フローの最適化を進めたい方はこちらの製品がおすすめです。

「楽々WorkflowⅡ」稟議などの個別のワークフローはもちろんのこと、人事や総務、経費生産などの全社に関係する業務フローまで、既存システムと連携しながら統一基盤を構築できる「システム統合型ワークフローシステム」です。

親会社・子会社などマルチカンパニーの複雑な承認フローの閲覧権限の設定にも対応しています。グローバル展開に強く、英語と中国語に加え、ドイツ語、フランス語、ポルトガル語、ベトナム語、タイ語にも対応、複数言語に跨ったワークフローの実現できることが強みです。

「SmartDB」は従業員1,000名以上の大企業をメインユーザーとし、50万名以上のユーザーの利用実績を誇る業務全般をデジタル化するクラウドシステムです。一般的な申請系のワークフローのみならず、宣伝、広報、営業といったフロントオフィス業務から、生産、製造、研究開発といったミドルオフィス業務まで、あらゆる業務を連携して自動化できることが魅力でしょう。

20種類を超えるフォーマットのパターンに加え、部門や役職で仔細なアクセス権を設定できます。複数部門による並列承認や条件分岐などの複雑な稟議決済にも対応も可能です。また数十種のシステム連携や他言語対応など、多数の関係者を巻き込みながらしっかりと導入を進める必要がある大企業に最適でしょう。

関連記事：大企業におすすめのワークフローシステム！選ぶポイントを解説｜ミツモア

既存のシステムや運用と連携したい

「すでにある紙やエクセルの運用を大きく変えずに、効率化を進めたい」「現在利用しているシステムと相性のを重視したい」といった既存の運用ベースで検討したい方はこちらの製品がおすすめです。

「rakumoワークフロー」は、Google Workspaceを利用している方におすすめです。シンプルで使いやすいUIに定評があります。GmailやGoogle driveといった通常機能を補完する形でrakumoワークフロー、勤怠管理(rakumoキンタイ)、経費精算(rakumoケイヒ)、カレンダー(rakumoカレンダー)、コミュニケーションボード(rakumoボード)といった業務ツールと連携できます。

すべての製品がrakumo内でシームレスにつながるため、例えば「rakumoキンタイで申請した有給をrakumoワークフローで一元管理し、承認され次第自動でrakumoカレンダーに連携する」といったことも可能です。ユーザー管理や認証は既存IDと連携できるため、異なるツールでも一括管理できます。

「Gluegent Flow」は、Microsoft 365またはGoogle Workspaceと連携可能です。既存のアカウントやデータを利用しながら、ワークフローシステムを導入できます。これまでの業務の運用を変えずに、ワークフローの効率化を実現したい企業におすすめです。

またLINE WORKSやSlack、Chatworkといった主要なビジネスチャットと連携した通知機能があります。いつでも、どの端末からでも担当タスクに気付けるので、業務の生産性向上につながります。タスク漏れを防ぎ、滞りがちな承認や決済処理を素早く進めることができるでしょう。

また情報セキュリティの観点では、すでに利用している経費精算システムや勤怠管理システムがある場合、同一提供会社のシステムを導入した方が情報連携がスムーズであったり、利用者のIDも統一できたりといったメリットがあります。

全体業務の効率化を図りたい

「ワークフローのみならず全体業務を効率化させていきたい」「チャットやメールと組み合わせて運用したい」など、多機能を備えた汎用的なシステムを検討したい方はこちらの製品がおすすめです。

「Garoon」はワークフロー機能を有したグループウェアです。1度導入すると、申請や稟議のみならず、経理や給与関連、スケジュール管理、会議室予約など、通常の業務も併せて1つのシステムでの管理できます。ワークフローを導入する機会に全社的な効率化も併せて検討したいという方におすすめです。

「AgileWorks」は人事管理システム、会計システム、グループウェアなどとのシームレスな連携を可能にした従業員数1,000名以上の大規模組織向けの製品です、Agileworks特有のフロー制御機能(並列回付・条件分岐)や、組織情報のインポート、人事システムとの連携により、人事異動や組織再編といった社内のイベントにも複雑な運用なく対応できます。

申請から承認までの負担が減る

ワークフローシステムを導入することで申請者、承認者、管理者の業務負担をそれぞれ削減することが期待できます。申請業務に携わる現場部門の方々は、以下のような問題に直面したことがあるのではないでしょうか。

• 毎月同じ内容の書類を作成していて、非効率すぎる...
• 申請フォーマットが正しいかわからない
• 申請書を印刷して提出するまでに移動時間がかかる
• 些細なミスで差し戻しになり、1から作り直し

ワークフローシステムでは申請書や稟議書を選択し、入力するのみで書類が作成できます。一連の手続きをオンライン上で完結するため、簡易なミスによる差し戻しも対応しやすいです。

申請後はオンライン上で次の担当者に承認権限を渡すため、承認ルートの提出先で迷うこともありません。自分が提出した申請がどこで止まっているかを確認できて、必要に応じて催促もできます。このように申請者の業務負担を大幅に削減できるでしょう。

また承認をする部課長やマネージャーの立場からすると、次の問題を解消できます。

「外出先から戻ったら書類が山積みになっていた」

「部下からの承認依頼の通知が多すぎる」

「自分が書類を止めてしまい機会損失が発生した」

そこでスマホ対応しているワークフローシステムなら、いつでも承認できるため便利です。

さらに経理などの管理部門にとっても、申請書をシステム上で検索し、欲しい書類をすぐに見つかるため、各種手続きの進捗も一覧で把握できるなど、業務負担が削減できます。以下は業務負担の工数削減のイメージです。

ペーパーレス化による費用削減できる

紙代やインク代といった書類の印刷にかかるコストがゼロになることに加えて、郵送費やFAX代といった書類の送付にかかるコストも大幅にカットできます。ペーパーレス化によって書類を管理せず、保管スペースなども不要です。

また電子稟議となるため、印鑑も要らず、リモートワークを推進したい企業にとっては強い後押しになることは間違いありません。

内部統制やコンプライアンス対策を実施できる

申請書のフォーマットや承認ルートを管理することで、情報の伝達がスムーズになり、プロセスの可視化が進みます。申請に必要な証憑類も現物ではなくデータであるために、紛失が起こりません。

これらの情報を一元で管理することで「時間がないから勝手に印鑑を使って押印してしまう」などといった従業員による改竄や不正、証跡が不明な状態を防げます。リスク管理の観点からもメリットがあるでしょう。

関連記事：証憑書類とは？保存期間のルールや電子化するメリットも併せて解説｜ミツモア

テレワークによる業務が一般的となり、承認を伴ったワークフローが滞る企業が増えています。紙やメールを社内申請に利用している企業は、申請書を直接提出したり、承認状況を確認したり、書類を改修して保管したりと大変です。そこでワークフローシステムを導入し、承認作業にかかる手間を削減しましょう。

しかし全てのワークフローシステムが、自社に合うとは限りません。既存の申請フォーマットやワークフローを利用できるか、承認内容によって承認フローが分岐できるかなど企業によってさまざまです。どのような機能が必要なのか、どの程度の料金が良いのかなど検討しなくてはなりません。

そこで最適なワークフローシステムを選ぶためにも、平均2分でできる無料診断を試してみましょう。企業規模、既存システムの有無、既存ワークフローの有無、対応デバイスなどの質問に回答すると、自社に合ったワークフローシステムが見つかります。