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事業規模や目的に合う、複数のソフトウェアが表示されます
金額や機能を比較して、ぴったりの製品を選びましょう
ワークフローシステムとは申請から承認までの複雑な流れを効率化し、オンライン上で完結できるようにしたシステムです。申請や稟議ごとに「どのように申請し、誰が回覧し、誰が承認するか」が定められており、承認フローの手間を大幅に減らせます。
またワークフローシステムを「電子稟議システム」や「電子承認システム」と称している製品もありますが、基本的にはワークフローシステムと同じです。
一例として、ワークフローシステムの対象となる申請や稟議は次の通りです。
購⼊・⽀払稟議 | 書籍購入 業務委託稟議 |
各種利⽤許可 | ソフトウェア利用申請 ノートパソコンの持ち出し申請 |
経費精算 | 交通費精算申請 出張費精算申請 |
勤怠・労務管理 | 有給休暇取得申請 |
営業・マーケティング活動 | ⾒積書の提出申請 契約書締結申請 |
ワークフローシステムを導入する企業は劇的に増加しています。新型コロナウイルスによるテレワークの普及で出社回数が削減し、ペーパーレス化が進みました。働き方改革の推進、ガバナンスやコンプライアンスの強化に伴い、各部門の業務効率化も急務です。
一方で導入に際して、次のような悩みを抱えている担当者の方も多くいるかと思います。
「全社的に導入の機運が高まっているが、どう進めれば...」
「自社の今までの運用をなるべく引き継いだ形にしたい」
「社員はITに強くないけど大丈夫だろうか...」
そこで今回は最新のワークフローシステムの状況、比較ポイントや選び方について、最新の人気ランキングやミツモア編集部のおすすめシステムの紹介も交えて解説していきます。
ワークフローシステムはバックオフィスなどの従業員が使いこなせるだけでは意味がなく、全社員にしっかりと定着させ、運用し続けることが肝です。そのため選び方の軸である企業規模や対象業務といった属性的な観点に加えて、以下の運用面にも配慮しましょう。
次の表に「主要製品の選び方の軸、開発者、申請者、承認者の工数削減、価格」をまとめました。また「いきなりの本格導入はちょっと...」という方は無料トライアルから始めてみましょう。
製品名 | ロゴ | 選び方の軸 | 開発者の工数削減 | 申請者の工数削減 | 承認者の工数削減 | 初期費用 | 価格 | 無料 トライアル |
バクラク申請 | ![]() | 中小企業 | ◯ | ○ | △ | 無料 | 要問合せ | ○ |
Gluegent Flow | ![]() | 既存システム連携 | ○ | ○ | ○ | 無料 | 330円/人~ | ○ |
X-point Cloud | ![]() | 中小企業 | ○ | ○ | ◯ | 無料 | 550円/人 | ○ |
ジョブカンワークフロー | ![]() | 中小企業 | ○ | △ | △ | 無料 | 330円/人 | ○ |
Smart DB | ![]() | 大企業 | ○ | ○ | ○ | 要問い合わせ | 要問合せ | ○ |
楽々workflow II | ![]() | 大企業 | ○ | ○ | ○ | 55,000円~ | 11,000円+ 550円/人 | 要問合せ |
承認Time | ![]() | 大企業 | ○ | ○ | ○ | 無料 | 3,300円 ~ | ○ |
Create!Webフロー | ![]() | 既存システム連携 | ○ | ○ | ○ | 無料 | 550円/人 | ○ |
rakumoワークフロー | ![]() | 既存システム連携 | ○ | △ | △ | 無料 | 330円/人 | ○ |
サイボウズOffice | ![]() | 多機能 | ○ | ○ | △ | 無料 | 550円/人 | あり |
Garoon | ![]() | 多機能 | ○ | ○ | △ | 無料 | 930円/人 | あり |
AgileWorks | ![]() | 多機能 | ○ | ○ | ○ | 要問合せ | 要問合せ | 要問合せ |
※ミツモア調べ(2023年2月時点)
例えば、開発者の工数削減という観点では、最近のワークフローシステムは「ノーコード・ローコード開発」など、複雑な開発なしで導入できる製品が大半です。一方で申請者の工数削減の観点でいうと慣れ親しんだ自社のフォーマットを利用できるか、承認者の工数削減では複数の承認者を設定できるかなどを確認します。
このあとは各製品ごとに企業属性やニーズなども鑑みながら、もう少し細かくみていきましょう。
一概にワークフローシステムといっても、製品ごとに細かい仕様は異なります。ここでは特に差異が出やすい機能についてまとめました。まずは自社の状況や必須の機能など当てはまるものから製品を選択してみましょう。
製品名 | ロゴ | 申請書の取込 フォーマット | 帳票の出力 | 申請内容の 出力・集計 | チャット ツール連携 | スマホ対応 | システム連携 |
バクラク申請 | ![]() | - | - | - | Slack | 承認< | - |
Gluegent Flow | ![]() | Word Excel Googleドキュメント | CSV スプレッドシート | Slack Chatwork LINEWORKS | 申請・承認 | API連携 Google AWS Microsoft CloudSign GMOサイン | |
X-point Cloud | ![]() | - | PDF CSV | CSV | Slack Chatwork | 申請・承認 | API連携 Google AWS サイボウズ kintone |
ジョブカンワークフロー | ![]() | CSV | CSV | CSV | Slack Chatwork | 申請・承認 | API連携 Google AWS CloudSign |
SmartFlow | ![]() | - | PDFCSV | PDF CSV | Slack LINEWORKS | 申請・承認 | API連携 Microsoft |
MAJOR FLOW Z cloud | ![]() | - | PDF Excel | - | - | 申請・承認 | CloudSign |
SmartDB | ![]() | Excel | Exce | CSV | Teams | 申請・承認 | API連携Microsoft |
kickflow | ![]() | Exce | PDF Excel | CSV | Slack Chatwork Teams | 申請・承認 | API連携 Google AWS CloudSign |
楽々WorkflowⅡ | ![]() | Excel | CSV | - | - | 申請・承認 | - |
承認Time | ![]() | - | - | - | - | なし | - |
Create!Webフロー | ![]() | Excel Word | PDF CSV | PDF CSV | - | なし | API連携 サイボウズ |
Styleflow | ![]() | Excel Word | - | Excel CSV | Slack Chatwork Teams | 申請・承認 | API連携 Google AWS Microsoft |
ActionPassport | ![]() | - | - | - | - | 申請・承認 | - |
WorkflowEX | ![]() | - | - | - | - | 申請・承認 | - |
rakumoワークフロー | ![]() | スプレッドシート | - | - | Slack | 申請・承認 | API連携 Google AWS |
サイボウズOffice | ![]() | - | - | - | - | - | - |
Garoon | ![]() | - | - | - | - | - | - |
AgileWorks | ![]() | - | - | Excel CSV | - | 承認 | 人事・会計など基幹システム |
※ 「ー」は公式サイトに記載なし
※ミツモア調べ(2023年2月時点)
電子化しても従来の申請書をそのままの形式で使いたい場合に必須の機能です。指定のフォーマットに変換することで書類の取り込みができます。
申請された帳票をPDFやExcelなどの形式で出力、もしくは紙に印刷して利用したいといった場合に必須の機能です。
ワークフローだけでなく、その後の管理、振り返り、システム連携まで行いたい場合に必須の機能です。申請内容や集計データを出力できます。
利用中のチャットシステムと連携し、通知や承認作業などをしたい場合に必須の機能です。スマホの利用と組み合わせれば外出中も迅速に申請と承認を進めることができます。
外出時や出張時に申請と承認を進める機会が多い人に必須の機能です。製品によって承認のみスマホでできる製品もあります。
ワークフローシステムと連携してデータの反映と入力を自動で行ったり、アカウント管理やログインを一元化する機能です。すでに自社で利用しているグループウェアやシステムなどがある場合は、それを基点に選ぶ方法もあります。
ヘイ株式会社、株式会社TENTIAL、ラクスル株式会社など
「申請業務を効率化したいけど、導入コストはあまりかけたくない」と考えている企業におすすめの製品です。クラウド型なため、自社専用サーバーを用意せず低コストで運用が始められます。また簡単な操作性で、運用開始までに時間がかかりません。
ワークフローシステムを導入する際、紙の帳票からWebフォームへの移行に不安を感じる人もいるでしょう。その点X-point Cloud(エクスポイント クラウド)は、書面と変わらないレイアウトの入力フォームを利用できて安心です。導入にあたって特別な教育が必要なく、スムーズに社内で定着します。
申請、承認作業がPCやスマホから簡単に行えて便利です。出張や営業活動の合間に承認書類の処理ができるため、業務効率のアップが見込めます。初期費用が無料であることに加えて利便性に優れており、高いコストパフォーマンスを期待できる点が魅力的です。
※1 ITR「ITR Market View:RPA/OCR/BPM市場2021」(同社製品:X-point、X-point Cloud、AgileWorksの総売上金額)
申請書の形式が変わり申請業務が滞ってしまうと、ワークフローシステムを導入した効果が見込めません。その点Creat!Webフロー(クリエイト ウェブフロー)は、書面と同じレイアウトの入力フォームを使用でき便利です。ExcelやWord、PDFの申請書を取り込んで作成します。申請者は新しい知識が不要で管理者にも負担が少ないため、円滑でストレスのない運用が可能です。
複雑な承認フローに対応しており、漏れや滞りをなくすことで申請業務の効率化を図ります。決裁が完了すると、申請書がPDFファイルとして保管されて安心です。過去の申請書はキーワード検索によって、いつでもすぐに確認することができます。
利用形態は2種類から選択できます。簡単かつ低コストで始められるクラウド版、または基幹システムとの連携が容易なパッケージ版から、自社の目的に合わせて選びましょう。全ての機能を無料で試せる1か月間のトライアルがあるため、ワークフローシステムを初めて導入する企業にもおすすめです。
導入事例
アサヒ飲料、AOSデータ、いすゞ自動車販売、小田急電鉄、学校法人北里研究所、NST三鋼販など
プログラミングの知識なしで申請フォームの作成や承認ルートの設定ができます。直感的な操作で使えるため、導入後すぐに運用を開始して問題はありません。申請フォームのレイアウト配置及び経路設定が、ドラッグ、ドロップといった簡単なマウス操作により行える点は特に便利です。
大規模企業での利用を想定し、複雑な承認ルートに対応しています。例えば多数決により可否を決めたり、扱う金額によって分岐したりと柔軟な設定が可能です。承認ルートが複数の部門をまたぐ際など、人為的なミスや業務の無駄を削減します。
自社で運用している既存のシステムに、API連携やCSV連携によって簡単に組み込めます。稟議、人事、経費精算といったシステムごとにワークフロー業務が点在し、管理に負担がかかっている企業におすすめです。稟議申請や経費申請など、様々な承認業務の方法を共通化し、内部統制につながります。
オムロン、横浜銀行、東京工業大学など
※製造、金融、文教系
ソフトバンク、オープンハウス、損害保険ジャパンなど
さらにfreee会計には、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応した機能も備わっています。明確化された端数処理のルールに対応した自動計算機能によって、インボイス制度の要項を満たした請求書を簡単に発行できるでしょう。また発行した請求書は電子帳簿保存法に沿った形式で電子保管可能です。
累計12万社以上の導入実績があるジョブカンシリーズの製品です。初期設定が最短5分で完了する(※2)など、使いやすい設計で多くの中小企業に利用されています。PCだけでなくスマホからも申請や承認が行える点は特に便利です。外出先にいても申請、承認ができるため、意思決定の効率化に役立ちます。
※1 株式会社DONUTS調べ(2021年11月現在)
※2 株式会社DONUTS調べ(2021年11月現在)
テレビ朝日ホールディングス、SBI証券、GMOリサーチなど
申請から承認までの流れをスムーズにし、業務を短縮できるワークフローシステムです。申請が送られると承認者には自動で通知が届き、迅速に対応できます。
あらかじめ約80種類の申請フォームテンプレートが用意されているため、1から申請書を作成する必要はありません。テンプレートを元に自社に合わせてカスタマイズも可能です。
PCからもスマホからも便利に使える設計で、営業中の隙間時間や出張先からも承認フローを進行できます。スマホアプリはICカード読み取りや、レシートのAI-OCR機能を備え、経費申請にも役立つでしょう。
初期費用0円、1ユーザーあたり月額303円~で始められます。申請件数に制限はなく、API連携と経費精算以外の全ての機能が使えるため、コストパフォーマンスを重視する中小企業に最適です。
導入実績
株式会社ライトオン、タキヒヨー株式会社、株式会社ホンダカーズ三河など
GluegentFlowはシンプルな操作性で、誰にでも使いやすいワークフローシステムです。クラウド型のため、フォームや経路の作成、申請・承認までブラウザ上で完結します。シンプルな画面設計で使い方が簡単なので、導入後すぐに定着するでしょう。
モバイルアプリがあり、社員のスマホからいつでもどこでも申請、承認ができます。モバイルアプリでの通知に加えて、ボットやメールでも通知できるので、急ぎの申請も確実に伝えられるでしょう。
電子契約サービスと連携が可能で、契約書の申請、承認から押印、保管までまとめて電子化できます。契約業務が1つのシステムで完結するので、連携の手間を省き業務を効率化してくれるでしょう。
導入実績
サンゲツ、熊谷組、アイペット損害保険など
入力フォーム機能は、多様な入力形式や必須項目などを指定でき、フォームに入力された情報は自動的にWebデータベースとして格納されます。きめ細やかな権限設定や、高度なセキュリティ要件にも対応。まさに業務デジタル化に課題をもつ大企業の特効薬といえるでしょう。
導入実績
※1 出典:テクノ・システム・リサーチ
迷わず使える申請フォームでワークフローを円滑に進められるシステムです。シンプルな入力画面ながら、路線検索による入力補助や、スケジュールへの自動反映を行ってくれます。上長の設定を始めとした申請経路の設計をマウス操作でできるので、管理者への負担も少ないでしょう。60種類以上のサンプルフォームが標準搭載されており、手軽に運用を開始したい企業におすすめです。
ワークフロー市場においてベンダー別売上No.1の実績を持つ(※1)ATLEDの製品です。同社のX-point Cloudと比較すると、AgileWorks(アジャイルワークス)は大規模で複雑な組織構造や多言語にも簡単に対応できるなど、大企業向けワークフローシステムだと言えるでしょう。
複雑な承認ルートの設定がしたい、部門ごとに異なる管理者を置きたいなど、細かい管理機能の柔軟さを求める場合はAgileWorksがおすすめです。
また自分の承認タスクが残っている稟議を連続して確認できる「連続承認機能」や確認後にまとめて承認できる「一括承認」などの機能によって、ワークフローを迅速に進められます。これまでの稟議と比較して、承認作業にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。
※1 ITR「ITR Market View:RPA/OCR/BPM市場2021」(弊社製品:X-point、X-point Cloud、AgileWorksの総売上金額)
「申請書のペーパレス化をしたいけど、慣れ親しんだ書式は変えたくない」という企業はワークフローEX(ワークフローEX)を利用すると良いでしょう。書類をExcelファイル形式で運用するため、Excel上にある自社の申請書データをそのまま使えます。他にも申請書の編集、また電子捺印による承認がExcelシート上で完結して便利です。
メール連携オプションを利用すると、いつでもどこにいても申請、承認ができます。外出先で承認業務が滞るという課題を解決し、素早い意思決定を可能にしてくれて優秀です。
社員のPCにダウンロードされたExcelファイルは、すべて暗号化して改ざんを防ぎます。また申請書は回覧するたびに履歴が残り、いつ誰が変更を加えたかが分かるため、従業員の多い大企業でも安心です。
導入事例
東洋証券、積水メディカル、静岡県庁など
パナソニック インフォーメーションシステムズ株式会社が運営する「MAJOR FLOW Z CLOUD」は、従業員数が500名以上の、中小企業や大企業に適した製品です。具体的には、複数の企業で同じシステムを使用できたり、組織体制の変更にも柔軟に対応できる機能が充実しています。加えて、対応言語は最大5ヵ国語と充実しており、今後グローバル化を推進したい企業にももってこいの製品でしょう。
また、同製品は申請書作成ツールである「FormDesiner」を搭載しています。使用したいアイテムを、パズル形式で選択するだけの簡単操作で申請書の作成が可能。初めて申請書を作成する方や外国人従業員でも、気軽に操作できるのは嬉しいポイントでしょう。やり方を都度教える手間も省けるので、その分業務の効率化も期待できますよ。
さらに特徴的な機能として「イベントナビ機能」が挙げられます。イベントナビ機能とは、システムが出す質問に答えるだけで、その条件に合った申請書フォームを提示してくれる機能です。これを利用することで、状況や場面に応じて必要となる申請書の種類を簡単に探すことができます。マニュアルやネットでいちいち調べる必要もないので、時間の節約にも繋がりますね。
初期費用 | 55,000円~ |
月額料金 | 33,000円~ |
無料トライアル | ー |
対応言語 | 最大5言語対応 |
Excel対応 | 〇 |
Word/PDF対応 | 〇 |
スマホ対応 | 〇 |
グループウェア連携 | サイボウズ Garoon、サイボウズ Office |
導入支援/サポート体制 | 〇 |
導入事例 | カルビー、三井住友銀行 |
導入実績
東京ガス、松竹、店舗流通ネットなど
SlackやChatwork、クラウドサインといったビジネスツールとの連携が豊富なため、スピーディーな承認作業を実現できます。
導入実績
ウォーブン テクノロジーズ、ディスカヴァー・トゥエンティワン、プラネット・テーブルなど
サイボウズ Officeは多くの中小企業に導入されているグループウェアです。サイボウズ Officeのワークフロー機能は、申請ごとに進捗ステータスの可視化を行います。未処理の申請がひと目で分かるため、対応漏れや業務の停滞を防げるでしょう。また申請フォームの作成・編集がプルダウンの選択形式で簡単にできます。作成したフォームごとに申請経路の設定を付与できる点で使い勝手がよいです。モバイル端末に対応したシステムなので、外出中でも申請業務を進められます。
楽天生命保険、学校法人京都外国語大学、ソニービズネットワークスなど
「従業員数は多くなく、簡単でシンプルに使える製品がいい」や「本当に使いこなせるか不安なために高額をかけたくない...」といった方はこちらの製品がおすすめです。
「ジョブカンワークフロー」では初期費用が無料であり、費用も1ユーザー330円といった業界最安水準の価格です。登録は最短5分で完了できて、最低利用期間はありません。
また同社が提供しているジョブカンシリーズと連携し、経費データと申請・稟議データを突合できるため、経理業務の自動化も推し進められることがメリットです。
「バクラク申請」は申請フォームは10パターン以上が用意されており、承認経路も複雑な条件分岐を設定できます。50名までは月額11,000円というリーズナブルな価格で、中小規模の企業にも向いている製品です。
例えば全社で関係者が多くて、別部門のデータが分離されている企業では、稟議から請求書処理までシームレスにつなげられます。手動で突合するアナログな作業の常態化を改善し、申請者、承認者、経理部門の三方の業務を一気に効率化させることが可能です。
関連記事:中小企業におすすめのワークフローシステムは?選ぶ際のポイントも|ミツモア
また、製品によっては無料で利用ができるワークフローシステムがあります。有料プランと無料プランでは大きな機能制限があります。各種条件を考慮した上で検討していきましょう。
関連記事:無料で使えるワークフローシステムおすすめ10選【2022年最新】 |ミツモア
「部門間の複雑な承認フローにも対応したい」や「拠点が多岐にわたっているため、柔軟な運用や条件分岐を設定したい」といった大規模に導入フローの最適化を進めたい方はこちらの製品がおすすめです。
「楽々WorkflowⅡ」稟議などの個別のワークフローはもちろんのこと、人事や総務、経費生産などの全社に関係する業務フローまで、既存システムと連携しながら統一基盤を構築できる「システム統合型ワークフローシステム」です。
親会社・子会社などマルチカンパニーの複雑な承認フローの閲覧権限の設定にも対応しています。グローバル展開に強く、英語と中国語に加え、ドイツ語、フランス語、ポルトガル語、ベトナム語、タイ語にも対応、複数言語に跨ったワークフローの実現できることが強みです。
「SmartDB」は従業員1,000名以上の大企業をメインユーザーとし、50万名以上のユーザーの利用実績を誇る業務全般をデジタル化するクラウドシステムです。一般的な申請系のワークフローのみならず、宣伝、広報、営業といったフロントオフィス業務から、生産、製造、研究開発といったミドルオフィス業務まで、あらゆる業務を連携して自動化できることが魅力でしょう。
20種類を超えるフォーマットのパターンに加え、部門や役職で仔細なアクセス権を設定できます。複数部門による並列承認や条件分岐などの複雑な稟議決済にも対応も可能です。また数十種のシステム連携や他言語対応など、多数の関係者を巻き込みながらしっかりと導入を進める必要がある大企業に最適でしょう。
関連記事:大企業におすすめのワークフローシステム!選ぶポイントを解説|ミツモア
「すでにある紙やエクセルの運用を大きく変えずに、効率化を進めたい」「現在利用しているシステムと相性のを重視したい」といった既存の運用ベースで検討したい方はこちらの製品がおすすめです。
「rakumoワークフロー」は、Google Workspaceを利用している方におすすめです。シンプルで使いやすいUIに定評があります。GmailやGoogle driveといった通常機能を補完する形でrakumoワークフロー、勤怠管理(rakumoキンタイ)、経費精算(rakumoケイヒ)、カレンダー(rakumoカレンダー)、コミュニケーションボード(rakumoボード)といった業務ツールと連携できます。
すべての製品がrakumo内でシームレスにつながるため、例えば「rakumoキンタイで申請した有給をrakumoワークフローで一元管理し、承認され次第自動でrakumoカレンダーに連携する」といったことも可能です。ユーザー管理や認証は既存IDと連携できるため、異なるツールでも一括管理できます。
「Gluegent Flow」は、Microsoft 365またはGoogle Workspaceと連携可能です。既存のアカウントやデータを利用しながら、ワークフローシステムを導入できます。これまでの業務の運用を変えずに、ワークフローの効率化を実現したい企業におすすめです。
またLINE WORKSやSlack、Chatworkといった主要なビジネスチャットと連携した通知機能があります。いつでも、どの端末からでも担当タスクに気付けるので、業務の生産性向上につながります。タスク漏れを防ぎ、滞りがちな承認や決済処理を素早く進めることができるでしょう。
また情報セキュリティの観点では、すでに利用している経費精算システムや勤怠管理システムがある場合、同一提供会社のシステムを導入した方が情報連携がスムーズであったり、利用者のIDも統一できたりといったメリットがあります。
「ワークフローのみならず全体業務を効率化させていきたい」「チャットやメールと組み合わせて運用したい」など、多機能を備えた汎用的なシステムを検討したい方はこちらの製品がおすすめです。
「Garoon」はワークフロー機能を有したグループウェアです。1度導入すると、申請や稟議のみならず、経理や給与関連、スケジュール管理、会議室予約など、通常の業務も併せて1つのシステムでの管理できます。ワークフローを導入する機会に全社的な効率化も併せて検討したいという方におすすめです。
「AgileWorks」は人事管理システム、会計システム、グループウェアなどとのシームレスな連携を可能にした従業員数1,000名以上の大規模組織向けの製品です、Agileworks特有のフロー制御機能(並列回付・条件分岐)や、組織情報のインポート、人事システムとの連携により、人事異動や組織再編といった社内のイベントにも複雑な運用なく対応できます。
ワークフローシステムを導入することで申請者、承認者、管理者の業務負担をそれぞれ削減することが期待できます。申請業務に携わる現場部門の方々は、以下のような問題に直面したことがあるのではないでしょうか。
ワークフローシステムでは申請書や稟議書を選択し、入力するのみで書類が作成できます。一連の手続きをオンライン上で完結するため、簡易なミスによる差し戻しも対応しやすいです。
申請後はオンライン上で次の担当者に承認権限を渡すため、承認ルートの提出先で迷うこともありません。自分が提出した申請がどこで止まっているかを確認できて、必要に応じて催促もできます。このように申請者の業務負担を大幅に削減できるでしょう。
また承認をする部課長やマネージャーの立場からすると、次の問題を解消できます。
「外出先から戻ったら書類が山積みになっていた」
「部下からの承認依頼の通知が多すぎる」
「自分が書類を止めてしまい機会損失が発生した」
そこでスマホ対応しているワークフローシステムなら、いつでも承認できるため便利です。
さらに経理などの管理部門にとっても、申請書をシステム上で検索し、欲しい書類をすぐに見つかるため、各種手続きの進捗も一覧で把握できるなど、業務負担が削減できます。以下は業務負担の工数削減のイメージです。
紙代やインク代といった書類の印刷にかかるコストがゼロになることに加えて、郵送費やFAX代といった書類の送付にかかるコストも大幅にカットできます。ペーパーレス化によって書類を管理せず、保管スペースなども不要です。
また電子稟議となるため、印鑑も要らず、リモートワークを推進したい企業にとっては強い後押しになることは間違いありません。
申請書のフォーマットや承認ルートを管理することで、情報の伝達がスムーズになり、プロセスの可視化が進みます。申請に必要な証憑類も現物ではなくデータであるために、紛失が起こりません。
これらの情報を一元で管理することで「時間がないから勝手に印鑑を使って押印してしまう」などといった従業員による改竄や不正、証跡が不明な状態を防げます。リスク管理の観点からもメリットがあるでしょう。
テレワークによる業務が一般的となり、承認を伴ったワークフローが滞る企業が増えています。紙やメールを社内申請に利用している企業は、申請書を直接提出したり、承認状況を確認したり、書類を改修して保管したりと大変です。そこでワークフローシステムを導入し、承認作業にかかる手間を削減しましょう。
しかし全てのワークフローシステムが、自社に合うとは限りません。既存の申請フォーマットやワークフローを利用できるか、承認内容によって承認フローが分岐できるかなど企業によってさまざまです。どのような機能が必要なのか、どの程度の料金が良いのかなど検討しなくてはなりません。
そこで最適なワークフローシステムを選ぶためにも、平均2分でできる無料診断を試してみましょう。企業規模、既存システムの有無、既存ワークフローの有無、対応デバイスなどの質問に回答すると、自社に合ったワークフローシステムが見つかります。
社内の申請や稟議の一連の流れをペーパーレスで完結できるシステムです。自社の申請フローに合わせて、承認ルートや承認者権限などを設定して運用します。スマホ対応している製品であれば、外出先でも申請・承認作業が実現できるでしょう。
「SmartFlow(スマートフロー)」や「ジョブカンワークフロー」に無料プランがあります。ただしユーザー数や申請件数、データの保存期間などに制限があるため条件の確認しましょう。
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