ワークフローシステム比較おすすめ25選

「申請を出したあと、今どこで止まっているのかわからない」

「部門ごとに承認ルートがバラバラで、異動するたびにイチから覚え直し」

「ワークフローで承認したのに、経費精算でまた同じ内容を入力している」

これらの課題を解決できるのがワークフローシステムです。かつてはペーパーレス化が目的でしたが、現在は業務のスピードと生産性をどれだけ上げられるかがポイントです。申請から承認までの流れを画面上で完結させ、承認状況をリアルタイムで可視化。経費精算や会計システムとの連携により、二重入力の手間も解消できます。

この記事では、おすすめのワークフローシステムを比較し、選び方のポイントを解説します。

ワークフローシステム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。業種や欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想のワークフローシステムが見つかります。

ワークフローシステムは、稟議や各種申請の流れを電子化するサービスです。紙の書類を回覧する代わりに、パソコンやスマートフォンから申請と承認がおこなえます。

従来の紙運用では、申請書を記入して印鑑を押し、スキャンしてPDFで送付する手間が発生していました。承認者が不在だと書類が止まり、「どこまで進んでいるのか」の確認にも時間がかかります。ワークフローシステムを導入すれば、承認状況の可視化により、こうした非効率なプロセスを解消できます。

過去の申請履歴がデータとして蓄積されるため、監査対応や内部統制の強化にも活用できます。

関連記事：ワークフローとは？覚えておきたい基礎知識をわかりやすく解説｜ミツモア

ワークフローシステムを検討している企業とは？

2025年10月から2025年12月にかけて、ミツモアでワークフローシステムを検討した企業のデータを分析しました。

検討企業の業種は以下のとおりです。

• 製造業：23.5%
• 建設業：15.3%
• サービス業：14.1%
• 小売業：11.0%
• 医療、福祉業：10.6%
  
  

製造業がトップなのは、工場には部品の入出庫申請や設備点検報告など、紙運用が残りやすい業務が存在するためです。複数拠点を持つ業種では、拠点間の書類のやりとりが課題となり、導入のきっかけになっています。

導入背景は以下のとおりです。

• 業務を効率化したい：88.3%
• 現在紙で運用しているため：51.3%
  
  

つまり、検討企業の半数以上が「まだ紙で回している」状態です。おそらく、この記事を読んでいる方も同じ状況ではないでしょうか。

検討時に重視されているポイント

検討企業が重視する機能は以下のとおりです。

• 使いやすさ：89.4%
• 紙のフォーマットを再現できるか：42.5%
• CSV出力できるか：40.5%
• モバイルアプリを使えるか：36.4%
• グループウェアと連携できるか：35.2%
  
  

「使いやすさ」が圧倒的に重視されているのは、ITに不慣れな従業員が多い現場を抱えている企業が多いためです。「紙のフォーマット再現」も同様で、既存のExcelやPDFの申請書をそのまま電子化したいというニーズが背景にあります。

本記事で紹介しているワークフローシステム各製品の、特徴や機能を比較表にまとめました。ぜひ、製品選びの参考にしてください。（比較表は右にスクロールできます）

※ミツモア調べ(2026年1月時点)

※「－」はホームページに記載なし、要お問い合わせ

※価格は税込表記

ワークフローシステム選びでは、自社の企業規模や申請書と照らし合わせていくと製品を絞り込みやすくなります。自社にぴったりのワークフローシステムを選ぶうえで押さえておきたい、選び方のポイントを解説します。

企業規模で選ぶ

従業員100名未満の中小企業には、設定がシンプルで導入しやすいクラウド型が適しています。テンプレートが充実しており、専任のIT担当者がいなくても運用できる製品を選ぶと失敗が少なくなります。

従業員100名以上の大企業では、承認ルートの複雑さに対応できる製品が必要です。部門ごとに異なる承認フローを設定でき、組織改編にも柔軟に対応できる製品を選んでください。ミツモアのデータでは、従業員100名から150名規模の企業が導入に積極的で、この層の検討単価は約4万円と高い傾向にあります。

申請書の対応形式で選ぶ

紙の申請書からの移行を検討している企業は多く、ミツモアで検討する企業の51.3%が「現在紙で運用している」と回答しています。紙のフォーマットに近い画面で操作できる製品を選ぶと、現場への定着がスムーズです。

「紙のフォーマットを再現できるか」を重視する層は検討単価が約3万3000円と高く、導入に本気度が高い傾向があります。Excel形式の申請書を使っている企業は、Excelファイルをそのまま取り込める製品を選ぶと、既存のフォーマットを活かせます。

外部システム連携で選ぶ

経費精算システムとの連携は重要な選定ポイントです。ワークフローシステムと経費精算システムを同時に検討する企業の単価は約5万1000円と高く、リード率も94.1%に達します。経費申請から承認、精算までを一元管理したい場合は、経費精算機能が組み込まれた製品を検討してください。

グループウェアとの連携も確認すべき点です。Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携できる製品であれば、普段使っているツールから申請や承認が可能になります。グループウェア連携を重視する層の検討単価は約3万3000円と高めです。

既存システムからの乗り換えを検討している企業は、API連携の充実度を確認してください。リプレイス層の検討単価は約3万7700円で、新規導入層の1.5倍です。既存システムとの併用期間を設け、段階的に移行できる製品を選ぶことで、業務への影響を抑えられます。

クラウド型の費用

クラウド型は初期費用を抑えられる点が特徴です。月額費用は1ユーザーあたり300円から500円程度が相場で、従業員50名の企業であれば月額1万5000円から2万5000円が目安です。

初期費用は無料のサービスが多いものの、導入支援やカスタマイズを依頼する場合は別途費用が発生します。年間契約にすると月額料金が割引されるプランも存在します。

オンプレミス型の費用

オンプレミス型は自社サーバーにシステムを構築するため、初期費用が高くなります。ライセンス費用として50万円から300万円程度が必要で、サーバー構築費用を含めると数百万円規模の投資が一般的です。

ランニング費用は保守契約によって異なり、ライセンス費用の15%から20%が年間保守費用の相場です。セキュリティ要件が厳しい大企業や、カスタマイズ性を重視する企業に選ばれています。

関連記事：ワークフローシステムの費用相場はいくら？料金が異なる要因も解説｜ミツモア

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決裁までのスピードが向上する

紙の書類を物理的に回す必要がなくなり、承認までの時間が短縮されます。外出先や在宅勤務中でも承認できるため、承認者の不在による遅延が解消されます。

書類の紛失防止と検索性向上

申請データはすべてシステム上に保存されるため、紙の書類のように紛失する心配がありません。過去の申請内容を検索でき、監査対応もスムーズになります。

内部統制の強化

承認ルートが自動で設定されるため、承認漏れや権限のない人による承認を防げます。申請から承認までの履歴がすべて記録され、「いつ、誰が、何を承認したか」を追跡できます。

現場への定着に時間がかかる

ITに不慣れな従業員が多い職場では、新しいシステムへの抵抗感が生まれやすくなります。導入前に操作研修を実施し、困ったときに相談できる窓口を設けることが重要です。紙に近い操作感の製品を選ぶと、定着までの期間を短縮できます。

承認ルートの設計に手間がかかる

部門や金額によって承認者が異なる場合、承認ルートの設計が複雑になります。導入前に現状の承認フローを整理し、例外パターンも含めて洗い出しておく必要があります。

既存システムとの連携確認が必要

会計システムや人事システムとデータ連携する場合、連携方法や対応状況を事前に確認してください。連携がうまくいかないと、二重入力の手間が発生します。

ワークフローシステムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりのワークフローシステムが見つかります。

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