ワークフローシステム比較おすすめ25選

ワークフローシステムとは、組織内で行われる業務手続きの流れを電子化できるソフトウェアのことです。申請フォームの作成や承認ルートの設定、承認・決裁などの機能を搭載しており、パソコンやスマホから操作できます。

稟議や経費精算、見積書のチェックなど、これまで紙ベースで行っていた業務の電子化によって、意思決定のスピードアップや業務効率化が実現します。ほかにもペーパーレスの促進や内部統制の強化といった効果も期待できます。

ワークフローとは仕事における一連の流れのこと

ワークフローとは、仕事における一連の流れのことを指します。たとえば経費申請における申請から承認、決裁までの流れや、作業における開始から完了までの各ステップが含まれます。

ワークフローの目的は業務プロセスを標準化して、効率化する点にあります。各ステップが誰によって、いつ、どのように実行されるのかを定義しておくことで業務がスムーズに進行し、漏れや重複を防ぐことができます。

関連記事：ワークフローとは？覚えておきたい基礎知識をわかりやすく解説｜ミツモア

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ワークフローシステムは申請書類を利用する業務を中心に、さまざまな業務で活用可能です。

〈ワークフローシステムを活用できる業務の例〉

• 稟議
• 経費精算
• 社内各種届出
• 人事考課
• 情報システム統制
• 拠点間連携
• 見積書作成

作業の依頼や確認、承認や報告といった各プロセスをワークフローシステム上で実施できるので、業務を標準化したうえで各部署・各役割の従業員と連携を取ることが可能です。

ワークフローシステムの導入には、以下のようなメリットがあります。

• 申請・承認の手間削減
• 決裁までのスピード向上
• ワークフローにおけるミス削減
• 内部統制の強化
• データに基づく意思決定の推進
• 申請書のペーパーレスが実現

紙とワークフローシステムそれぞれの運用方法を図解で比較しながら、ワークフローシステムのメリットを解説します。

申請・承認の手間削減

ワークフローシステムを導入すると、申請や承認の手間を大きく削減できます。

従来の紙やメールをベースにした申請・承認プロセスは手間がかかり、多くの時間も必要です。ワークフローシステムなら、申請書のテンプレートをシステム上で事前に設定し、必要な情報を入力するだけで簡単に申請できるようになります。承認者もシステム上で申請内容をひと目で確認して、ボタンひとつで承認できます。

また仮に拠点をまたいでの申請や承認が必要になる場合でも、申請書の印刷や郵送は必要ありません。システムに設定された承認ルートを通じて、申請内容に合った承認者のもとへ自動でリレーされていきます。仮に承認が通らず差し戻しがあっても、システムを通じて完結します。

決裁までのスピード向上

ワークフローシステムを活用すれば決裁までのスピードが向上して、より迅速な意思決定ができるようになります。

もしも承認者が外出や出張、休暇で不在の場合、紙ベースでのワークフローでは申請から決裁までの流れが止まってしまいます。また承認者が複数人いる場合、関連部署の承認を得るのに数日間かかってしまって、プロジェクトの開始が遅延する可能性も否めません。

ワークフローシステムなら、申請から承認、そして決裁までのフローがデジタル化され、情報がリアルタイムで共有されます。そのため承認者がインターネットに接続できる環境でさえあれば、パソコンやスマホからいつでもどこでも承認操作を即時行うことが可能です。

ワークフローにおけるミス削減

ワークフローシステムの導入は、申請から承認、決裁や保管までの各プロセスにおけるミス削減にもつながります。

たとえば経費精算を手作業で進める場合、記載ミスや計算ミスで精算額の不整合が発生する可能性があります。しかしワークフローシステムであれば、入力項目をあらかじめ設定したり、金額の自動計算を行ったりすることが可能です。

手作業では避けづらいヒューマンエラーを未然に防止して、より正確な意思決定ができるようになります。

内部統制の強化

ワークフローシステムの導入は業務プロセスの透明性向上に貢献して、内部統制を強化します。

たとえば紙の文書管理を行っている場合、誰がいつ文書を持ち出したのか追跡するのは難しいです。また規定外のワークフローで承認が進んでしまうと、代理人による勝手な承認や未許可の備品購入など、内部での不正が発生する可能性も否めません。

一方でワークフローシステムなら、申請から承認、決裁までの各プロセスにおいて、誰がいつ、どのような操作を行ったのかすべて履歴が残ります。そして承認ルートはあらかじめ設定したものに基づいて制御されるので、規定外の申請や承認は通らない形となります。

またアクセス権限の管理も厳密に行えるため、情報セキュリティの向上にも寄与します。

データに基づく意思決定の推進

ワークフローシステムはデータに基づいた意思決定をサポートします。正確なデータの蓄積はもちろん、検索機能を活用して過去の文書をすぐに見つけられます。

たとえば業務報告の集計を手作業で行っていた場合、データの集計に時間がかかるうえに時間経過とともにデータの精度は低下する傾向にあります。また過去のデータを参照するのにも手間がかかり、ひとつひとつ確認するのは現実的ではありません。

ワークフローシステムなら、すべての業務データがリアルタイムで集計されるので、常に最新のデータを参照できます。またデータの自動集計やグラフ機能を活用して、データ分析に活かすことも可能です。

組織内の業務効率はもちろん、ワークフローシステムは戦略的な意思決定プロセスにおいてもその価値を発揮します。

申請書のペーパーレスが実現

ワークフローシステムを活用すれば申請書の印刷をする必要がなくなり、ワークフローにおけるペーパーレスが実現します。申請書の印刷経費や管理コスト、保管スペースも必要ありません。

申請書はデータとしてシステム上で一括保管することが可能です。書類を用意する手間や時間はもちろん、紛失のリスクも防げます。

ワークフローシステムには「承認・決済機能」をはじめとして、「承認ルート設計機能」や「申請フォーム作成機能」などさまざまな機能が搭載されています。

〈ワークフローシステムの機能〉

承認ルート設計機能

ワークフローの申請から承認、決裁までの流れを定義する機能です。作成した承認ルートはテンプレートとして複数の申請フォームに紐づけられるので、変更や更新があった際の手間もかかりません。

承認者や条件分岐のアイコンを配置して承認ルートを結ぶだけで、ワークフローを簡単に構築できる製品も多いです。申請内容による条件分岐や、複数承認者を指定するグループ承認など、ルートは詳細に設定可能です。

申請フォーム作成機能

申請用のフォームを作成する機能です。各業務プロセスに応じた申請書が存在するように、記載項目やレイアウトを自由にデザインしてシステム上で表現できます。

入力フィールドの配置やレイアウト調整は、ドラッグ&ドロップの簡単なマウス操作で行えます。プログラムに関する専門知識は必要ありません。また中には、ExcelやWord、PDFなど各ファイルをアップロードして申請書を再現できる製品もあります。

申請機能

申請機能では作成した申請フォームを活用して、必要な申請を手軽に行えます。必要な業務プロセスに応じて適切な申請フォームを選択するだけで、申請をスタートできます。

間違えずに入力できるようにする入力補助や、関連する申請内容を呼び出す関連付けなど、申請を便利に進める機能もあります。

またフォームの内容とは別で伝達する際に活用できるコメント機能や、複数の書類を一括で送付できる一括申請などの機能もあります。

申請状況はシステムにリアルタイムで反映されるので、進捗状況はいつでも確認可能です。

承認・決裁機能

申請者からの申請内容を承認したり決裁したりする機能です。

承認者はメールやチャットツールで通知を受取り、申請内容の確認後に承認や差し戻しをワンクリックで行えます。また同一ステップに存在する承認者全員の承認を必要とするAND承認や、誰かひとりの承認を必要とするOR承認といったグループ承認の設定も可能です。

モバイル端末に対応している製品であれば、スマホで外出先から承認することもできます。

検索・集計機能

申請書類や過去の申請情報を参照できる機能です。

書類や申請の種類や件名、日時範囲などさまざまな項目で検索できます。また一覧表示やサマリ集計、クロス集計などさまざまな形式での集計にも対応。保管したデータを活用して新たな申請に役立てたり、監査対応を進めたりすることができます。

集計データはグラフで視覚的に表示したり、CSVやPDFなどのファイル形式で出力したりすることも可能です。

外部システム連携機能

チャットツールやグループウェア、電子契約システムなどの外部システムとワークフローシステムを連携させる機能です。APIを通じてデータを自動的に連携することで、情報の二重入力や手作業による転送の必要がなくなります。

たとえばシングルサインオンでログインの手間を省略したり、グループウェアの画面上からそのまま申請や決裁を進めたりすることができます。ほかにも経費精算システムと連携して、交通費や定期代の自動入力を進めることも可能です。

連携できるサービスは製品によって異なります。さらなる業務効率化のためにも既存システムを使っている場合は対応有無をチェックしておくとよいでしょう。

関連記事：API連携可能なワークフローシステム6選！連携製品や機能で徹底比較｜ミツモア

セキュリティ・内部統制機能

ワークフローシステムを安心して運用できるように、セキュリティ機能や内部統制機能が搭載されています。

書類や設定の紛失を防ぐバックアップ機能や、操作できるユーザーを制限するアクセス管理、いつ・誰が・何をしたかを明らかにする操作ログの取得など、さまざまな機能が搭載されています。

データの保護やアクセスの制御によって、不正行為の予防や追跡を可能にします。

ワークフローシステムの費用相場はクラウド型とオンプレミス型で違いがあります。

クラウド型の場合は初期費用無料、月額料金が1ユーザーあたり300円～500円ほどです。一方で自社のサーバーで運用するオンプレミス型の場合は、初期費用が50万円～500万円ほど必要で、月額や年額単位でサポート費用がかかります。

関連記事：ワークフローシステムの費用相場はいくら？料金が異なる要因も解説｜ミツモア

コストを抑えてワークフローシステムを導入したい場合は、無料で使える製品を導入するのもひとつの方法です。ただし無料の製品では機能やユーザー数に制限があり、求めていた効率化が実現しない可能性もあります。有料版と無料版のいずれにしても、自社の運用に適した製品選びが大切です。

関連記事：無料で使えるワークフローシステム5選を徹底比較！完全無料の製品も紹介｜ミツモア

ワークフローシステムの導入は以下の手順に沿って進めます。5つのステップに沿って、システム運用に向けた準備を進めていきましょう。

〈ワークフローシステムの導入手順〉

1. 導入目的を明確にする
2. 要件定義とシステム選定を行う
3. 承認経路や申請画面を設定する
4. 運用ルールを策定して周知する
5. 運用を開始する

導入目的を明確にする

導入目的の明確化は、ワークフローシステムの導入を成功に導くうえで非常に重要です。ワークフローシステムを導入して、どのような効果を得たいのかをあらかじめハッキリとさせておけば、システム選びや運用準備を進める際の判断基準が明確になります。

まず自社の業務プロセスを分析して、どの部分が非効率で改善が必要か明らかにしましょう。各部門が使用している各種申請書や承認ルート、決裁ルールなどをリストアップして、どのようなボトルネックがあるのかを洗い出していきます。

そして課題が明らかになったら、システム導入の具体的な目的を設定します。「申請から承認までの時間を50%短縮する」「ペーパーレス化により、印刷・保管コストを年間100万円削減する」「監査対応の効率化で年間100時間の工数を削減する」などなるべく具体的かつ定量的な目標を定めて、ワークフローシステムの導入がうまくいったかどうかを後から確認できるようにしておくとよいでしょう。

要件定義とシステム選定を行う

次に、ワークフローシステムへ求める機能や特徴を明確にした「要件定義」を行います。自社の業務プロセスに必要な機能を洗い出し、それぞれの重要度を評価していきましょう。

たとえば、基本的な申請・承認機能だけでなく、文書管理機能や外部システムとの連携機能などが必要かどうかを確認します。またユーザーの操作性やカスタマイズの容易さ、セキュリティ要件も明らかにするとよいでしょう。

要件定義が完了したら各社の資料を取り寄せて、要件に基づいた比較検討を行います。できれば無料デモも活用して、各システムの実際の操作感や機能の詳細も確認しておくのがおすすめです。比較検討の結果、自社の要件に最も適していると判断できたシステムを選定して導入しましょう。

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承認経路や申請画面を設定する

ワークフローシステムの導入が完了したら、自社の業務プロセスへ適用するための各種設定を行います。システム内に組み込む人事や組織情報を準備して、必要な経路設定や申請画面の設定を進めましょう。

組織図や従業員データをシステムへ取り込み、各種申請の承認ルートを設定します。ここでは直列承認や並列承認、条件付き承認など、さまざまな承認フローを定義することが含まれます。具体的な業務フローに基づいた効率的な経路設定を行い、承認プロセスが円滑に進むようにしましょう。

そして実際に使用する申請画面を設計します。ここでは申請フォームのレイアウトや入力項目、必須項目の設定などを行います。基本的にはテンプレートやドラッグ&ドロップでフォームを簡単に作成できますが、複雑な要件がある場合はカスタマイズが必要です。

運用ルールを策定して周知する

ワークフローシステムの設定が完了したら、運用ルールを策定して周知します。

各申請の承認者や承認ステップを明確に定義して、役割ごとに必要なアクセス権限を設定します。これにより、不正やデータ漏えいを防ぎつつ、業務効率を高められます。

次に、運用マニュアルを作成しましょう。システム導入の背景や目的、基本的な操作方法、申請フローの作成や承認手順、FAQなどの項目を記載しておくと、従業員が迷わずに使用できます。自社の運用マニュアルにベンダーの公式マニュアルをあわせて添付しておけば、よりスムーズな運用が期待できます。

そして運用ルールの整備が整ったら、必要に応じてユーザー教育を実施します。全従業員を対象に研修を実施したり、eラーニングを実施したりして、実際の操作方法を身に着けてもらいましょう。

運用を開始する

ここまでの準備が整ったら、ワークフローシステムの運用をいよいよ開始します。

初期稼働の段階ではシステムの利用状況をモニタリングして、必要に応じた改善を加えるとよいでしょう。特に最初の1～2ヶ月はエラーや不具合が発生することも予想されるため、担当者が積極的にフォローアップを行うことが重要です。

そして利用者からのフィードバックを収集して、日常の業務フローにどのような影響が出ているのかを評価します。申請や承認のスピード、エラーの発生頻度、従業員の満足度などを定量・定性の両面で評価するとよいでしょう。こうすることで、導入後の問題点や改善点を早期発見して改善へと活かすことができます。

運用開始後はベンダーからのサポートも受けつつ、社内のIT部門やシステム担当者がフォローアップを行い、従業員が困ったときに迅速な対応ができる体制を整えます。全従業員がワークフローシステムをスムーズに扱えるようになるまで、改善を加えながら運用を進めていきましょう。

ワークフローシステムの導入に失敗しないためには、導入目的と要件を明確にすることが最も重要です。ワークフローシステムの導入を成功に導く3つのポイントを解説します。

導入目的と要件を明確にする

ワークフローシステムの導入を成功に導く鍵は、明確な目的設計と要件定義にかかっているといっても過言ではありません。導入目的と要件が明確でないまま導入を進めると、システムのミスマッチやコストの無駄、利用率の低下などさまざまな問題が発生する可能性が高くなります。

業務課題の洗い出しから目的の設計、そして要件定義までを連動して行い、適切なシステム選定へとつなげましょう。

〈目的設計の例〉

〈要件定義の例〉

今回は例のためおおまかな項目で機能を定義していますが、ここではできる限り細かい単位に落とし込んでおくとベターです。自社での要件定義が難しい場合は、ベンダーの導入サポートもうまく活用しつつ進めていくとよいでしょう。

関係者の意見を集約する

ワークフローシステムの導入を成功へと導くためには、関係者の意見を集約するのも大切です。関係者のニーズや懸念点を幅広く把握して、それらを反映させたシステムを導入できれば、円滑な導入と高い利用率を確保することにつながります。

IT部門担当者や総務部門、経理部門や現場の担当者など、システムに影響を受けるすべての関係者を特定してから、ヒアリングやアンケート調査を実施するとよいでしょう。

「現場の承認プロセスでの課題は何か」「どのような機能があると業務が効率化されるか」などの問いかけを行い、共通する課題や要望を抽出します。そしてそれぞれの要望を優先順位づけして、要件定義へと落とし込んでいきましょう。

複数の製品で相見積もりを取る

ワークフローシステムの複数製品で相見積もりを取ることで、最も適したシステムを選定するための十分な情報を得ることができます。コストパフォーマンスや機能が適しているかどうかを、複数の製品で相対的に比較しましょう。

要件定義をふまえて、具体的な機能や料金プランに基づいた見積もりを依頼します。そして複数のベンダーから資料を取り寄せて、製品の機能や特徴を比較します。各見積もりでは初期費用や月額費用、サポートなど各項目を細かく比較しましょう。

ワークフローシステム選びでは、自社の企業規模や申請書と照らし合わせていくと製品を絞り込みやすくなります。自社にぴったりのワークフローシステムを選ぶうえで押さえておきたい、選び方のポイントを解説します。

自社の企業規模にあっているか

ワークフローシステムは対象企業の規模によって、搭載されている機能の特徴が異なります。まずは自社の企業規模にあわせて、製品を絞り込んでいきましょう。

承認フローに関わる人数が数名～数十名規模の場合や、複数の条件による申請ルート分岐や多数決などの複雑な承認フローを必要としない場合は、中小企業向けのワークフローシステムがおすすめです。手軽に利用できる直感的な操作設計で、導入や運用にかかるコストも比較的安価に抑えられます。

一方で、従業員数が1,000名を超える大きな組織だったり、さまざまな部署を横断して申請や承認を必要としたりする場合は、大企業向けのワークフローシステムがおすすめです。「AかつBまたはC」などの複雑な条件分岐に対応できる高いカスタマイズ性や、従業員データの予約登録機能など組織改正に対応できる柔軟性があります。

業務で扱う申請書に対応しているかどうか

ワークフローシステムを運用するうえでひとつの軸になるのが、申請フォームの作成機能です。

WordやExcelを使った企業独自の申請書を運用していて、使い慣れた運用方法を踏襲したい場合は、申請書のデータを取り込んで再現できるワークフローシステムがおすすめです。

一方、ワークフローシステムの導入をきっかけに申請書を刷新したい場合は、申請テンプレートを豊富に搭載している製品がおすすめです。

グループウェアなど外部システムと連携できるかどうか

ワークフローシステムのほとんどの製品が、グループウェアをはじめとする外部システムとの連携に対応しています。効率性を高めるためにも、Microsoft365やGoogle Workspaceなど活用するグループウェアがあれば、連携しているかどうかを確認しておきましょう。

またSlackやTeams、Chatworkなどのチャットツールと連携しているかどうかも、ひとつの確認ポイントです。ワークフローシステムと連携すれば、申請や承認の通知を受け取ったり、チャットツール上で申請から承認までを行ったりすることが可能です。

本記事で紹介しているワークフローシステム各製品の、特徴や機能を比較表にまとめました。ぜひ、製品選びの参考にしてください。（比較表は右にスクロールできます）

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※価格は税込表記

承認のステップが2～3段階で完了したり、各承認者の役割が明確だったりするシンプルなワークフローを電子化したい場合は、「X-point Cloud」や「Create!Webフロー」がおすすめです。紙の書類をノーコードでそのまま再現可能で、申請書のテンプレートも豊富に用意されています。

一方、承認を得るために多くのステップが必要で複数の上司や部署を経由したり、似たような役割を持つ承認者が複数いたりしてワークフローが複雑な場合は、「楽々WorkflowII」や「AgileWorks」がおすすめです。アイコンを使用した視覚的な操作でフロー設定が可能で、複雑な承認ステップや決裁ルールを自由自在に設定できます。

ほかの製品は外部システムとの連携性に優れていたり、シンプルな機能設計で費用が抑えられていたりします。たとえばMicrosoft 365との連携に対応している製品なら、「Word」や「Excel」で作成された各書類をワークフローでスムーズに活用できます。

ワークフローシステムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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