スピードと効率が求められる現代のビジネス環境。手間のかかる手作業やスピーディーに進まない情報伝達は、企業の足かせとなりがちです。そこで、業務を改善する鍵となるのが「ワークフロー」の概念です。
最終更新日: 2024年10月23日
この記事ではワークフローの基本から、改善の方法までわかりやすく解説します。組織や業務を変革する最初の1歩として、ぜひ参考にしてください。
ワークフローとは
ワークフローとは、仕事における一連の流れのことです。業種や職種にかかわらず、組織内の業務では「誰がどのように始めて、判断や処理を経て完了させるのか」といった流れが存在します。
組織内で行われるさまざまな業務手続きの流れであり、あらゆるシチュエーションにおいて当てはめられるのがワークフローです。
ただの「流れ」ではない、意思決定を下支えする重要な工程
ワークフローは単なる業務の流れを超え、組織内の意思決定を効果的に下支えする基盤となります。各ステップでの透明性と迅速性が担保されれば、より正確で迅速な意思決定ができるでしょう。
これは特に複雑な稟議や提案が絡む場面でその価値を大いに発揮します。ワークフローが適切に設計されていれば、各プロセスの責任者や関係者は自分の役割を明確に理解したうえで、適切なアクションを瞬時に取ることが可能です。
結果として組織全体の意思決定プロセスが強化され、組織一丸となって目標に向かって進む力が生まれます。
ワークフローを構成する3つの要素
ワークフローは大きく分けて「申請」「承認」「決裁」といった3つの要素で構成されます。
申請
ワークフローの出発点は「申請」です。休暇申請や経費精算、プロジェクト提案など業務上の要求を正式に記録して提出します。
明確なフォーマットと指示に従って、必要情報を正確に記載した申請書を作成するのが一般的です。
承認
次は、申請された内容を審査する「承認」です。直属の上司や関連部署の責任者が申請内容を確認して、適切性や規則の遵守性を検証します。
申請が妥当だと判断されれば承認者は申請を承認して、次のステップに進みます。「承認」は、組織内のコミュニケーションと透明性を保証する重要なプロセスです。
決裁
申請内容の承認を経て、ワークフローは「決裁」のプロセスへ移行します。承認された申請が最終的な実行を許可されるプロセスです。
組織の上層部が関与して、申請内容が組織の方針や予算に合致するかどうかを最終的に確認します。「決裁」が下されると、申請内容は公式に承認されて具体的な行動が取られます。
ワークフローの例
どういったものがワークフローに該当するのか見ていきましょう。
稟議
稟議書や企画書を使用する稟議は、ワークフローの一種です。稟議書の作成、関係者への提出、承認者による確認、結果の通知という一連の流れが存在します。
ワークフローを構築し、流れをシステム化すれば、稟議書作成から結果通知までが迅速かつ透明に行われるようになるでしょう。
経費申請
経費申請に代表されるような届出業務もワークフローに含まれます。領収書など経費申請の作成・提出があり、それを確認・承認し、結果通知（支払い）があるように流れは上記と同様です。
ワークフローを構築することで経費申請プロセスの効率化と透明性向上が実現します。
業務フロー
通常の業務もワークフローと基本的に同じです。タスクが作成され、担当者に割り当てられます。そのタスクを実行した後、上司や関係者が評価やフィードバックを行い、タスクが完了します。
ワークフローの構築とは、すなわち仕事の進捗管理であり、業務効率化や品質向上をもたらす重要な存在なのです。
ワークフローシステムを導入すれば電子化が可能
ワークフローは、ワークフローシステムを導入することで電子化できます。申請書の作成やフォーマット作成、申請・承認ルートの設定や承認・決裁などの機能を搭載しており、パソコンやスマホから操作できます。
電子化された申請フォームから申請すれば、申請内容に応じた承認者や決裁者を特定してフローを進行可能。紙ベースの文書や手作業によるプロセスからの脱却により、時間とリソースの大幅な削減が可能になり、従業員はより生産的な業務に集中できるようになります。
紙で運用されるワークフローの課題を解決
ワークフローシステムの最大のメリットは、紙ベースでのワークフローからの脱却といえます。紙やメールで運用している場合、申請書を探したり、承認者や決裁者を都度調べたりする手間が付き物です。他拠点への郵送や保管にはコストもかかります。
ワークフローシステムなら申請書類の作成から承認の要求、情報共有までワンクリックで進められます。情報はデータや電子ファイルとして保管され、後から参照することも可能。情報の管理や可視化が進み、内部統制の強化にもなります。
業務効率化だけでなくコスト削減やセキュリティ強化を実現し、組織全体の生産性と効率性を大きく向上させるでしょう。
ワークフローの合理化で生産性・売上向上を図ろう
ワークフローは単なる業務の流れではなく、組織の意思決定を効率的に進めるための重要な工程です。申請から承認、決裁、そして保管に至るまで4つの基本要素によって構成され、組織内の透明性と効率化を担保します。
ワークフローの策定や運用は紙でも進められますが、システムによる電子化を行えばさらなる効率化が期待できます。ぜひ、次のステップとして最適なワークフローシステムの選定や導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ぴったりのワークフローシステム選びはミツモアで
ワークフローシステムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりのワークフローシステムが見つかります。
ぴったりのワークフローシステムを最短1分で無料診断
従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適なワークフローシステムを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。
ぴったりの料金プランも一緒にお届け
希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。
診断結果は最大5製品！比較・検討で最適な製品が見つかる
最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。
ミツモアなら、ぴったりのワークフローシステムがすぐに見つかります。
