無料で使えるワークフローシステム14選を徹底比較！タイプや選び方も解説

社内回覧を電子化することで、業務効率化と内部統制の強化を叶えるワークフローシステム。「無料で試してみたいけど、どの製品がいいかわからない・・・」とお悩みの担当者の方もいるかもしれません。

そこで本記事では無料で使えるワークフローシステムを14製品紹介します。選び方のポイントも紹介しているので、ぜひ導入検討の参考にしてください。

ずっと無料で使えるワークフローシステムとは？

ずっと無料で使えるワークフローシステムとは、期間の制限なく無料で「申請」「承認」「決裁」といったワークフローを構築できるシステムのことです。

機能や容量、使用できる人数に限りがあるものが多いため、少人数での利用やお試しでの活用に向いています。ほとんどの製品が他システムやツールと連携が難しいため、連携したいシステムがある際は注意しましょう。

無料トライアルでお得に利用する方法もある

ワークフローシステムを無料で利用する方法としては、一般的なワークフローシステムの無料トライアルを利用する方法もあります。

無料トライアルでは、外部システムとの連携や内部統制機能も含めたほとんどの機能を利用可能です。ただ、利用できる期間は大体30日～90日間までとなっています。

「すぐに導入するのは気が引ける…」「一度、試してから決めたい」というユーザーは無料トライアルからお得に導入するのがおすすめです。

ずっと無料で使えるワークフローシステムのタイプ

ずっと無料で使えるワークフローシステムはおもに「ワークフロー特化型システム」「グループウェア一体型システム」「オープンソース型システム」「汎用ツール自作型システム」の4種類に分けられます。

1．ワークフロー特化型システム

承認やルートの作成などに特化した一般的なワークフローシステムの無料プランです。有名製品では「ジョブカンワークフロー」や「AppRemo クラウド」などがあります。

申請書フォーマットの作成や申請経路の設定、申請・承認、差し戻しといった基本的なワークフロー機能を0円から利用できます。ただし人数や機能には大きく制限があることが多いです。

2．グループウェア一体型システム

「GRIDYグループウェア」や「GROUP SESSION」など、ワークフロー機能が含まれた無料のグループウェアのことです。

ワークフロー特化型の製品と比較すると、柔軟な承認経路や承認者の権限設定など、細やかな部分に対応できない可能性があります。アプリ利用や外部連携も難しいです。

3．オープンソース型システム

無償で公開されているオープンソースを自社サーバーにインストールすることで、自力で構築するワークフローシステムのことです。日本製品には「SHIRASAGI」などがあります。

オープンソースを使ったワークフローシステムの構築には、多少なりともコーディング知識が必要です。運用と管理ができるIT人材が社内にいる場合におすすめします。

4．汎用ツール自作型システム

Googleフォームや既存のプロジェクト管理ツールなどを活用して、自社内でワークフローシステムに近い仕組みを作成する方法のことです。

他の方法に比べて簡易的なワークフローしか作れないため、申請業務の頻度が低いケースや、複雑な承認ルートを設置する必要がないケースで使われます。

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

無料で使えるワークフローシステム14製品一覧比較表

おすすめのずっと無料で使えるワークフローシステム7製品と、無料トライアルで利用できるワークフローシステム6製品について特徴やタイプを一覧比較表にまとめました。製品選びの参考にしてください。

【ずっと無料で使えるワークフローシステム比較表】

【無料トライアルで利用できるワークフローシステム比較表】

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

ずっと無料で使えるワークフローシステム7選

期間の制限なく、ずっと無料で使えるワークフローシステムを7製品紹介します。無料で使える機能、必要な制限などもまとめています。

「GROUP SESSION」ユーザー無制限の無償版あり！日本企業に合わせた細やかな設定機能が魅力

• 基本機能に加えスケジュール管理にも強い
• 管理者の権限設定も柔軟に行える
• 申請フォームや承認経路の設定も自由度が高い

「GROUP SESSION」は無料かつユーザー数無制限で使えるグループウェアです。ワークフローシステムの機能として、申請、承認、確認、ファイル共有機能などが設定されています。

無料利用の際はインストールした後で、ライセンス登録する必要があります。とくに難しい操作はないため、インストール後にすぐシステムを使うことができるでしょう。

管理者機能があり、代理人設定や後閲設定にも柔軟に対応しています。また申請フォームや承認経路を自社のニーズに合わせて自由に設定可能です。既存の進め方を大きく変えずにデジタル化できるグループウェアです。

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

「AppRemo クラウド」Excelを使ってそのままワークフロー化できるシステム

• 少人数のチームなら無料で利用できるfreeプラン
• 既存のExcelファイルを使って申請できる
• 申請書記載データをカンタンに集計・活用可能

「AppRemoクラウド」はExcelファイルをそのまま使ってワークフローを構築できるシステムです。20人までならずっと無料で利用できるfreeプランを提供しており、Webで申し込むだけで気軽に使い始められます。

ユーザー数やディスク容量には制限ありますが、各種申請や承認機能、フォーム作成などは設定可能です。Excelファイルを使ってきた企業にとっては移行しやすいシステムとなるでしょう。

各種申請書のデータを集計し、システム内に格納する機能などもあります。有料プランでの契約と迷っている場合は、30日間無料でお試しできるトライアルを利用することも可能です。

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

「ハーモス稟議」30人までならどの機能も無料で使える

• 稟議書のワークフローを効率化するシステム
• ユーザー数30人までならずっと無料
• スマホアプリ対応でどこからでもアクセスできる

「ハーモス稟議」は採用管理・タレントマネジメントシステムで有名なハーモスシリーズのワークフローシステムです。現在、β版として提供されています。

ユーザー数30人までなら「契約申請」や「請求申請」「備品購入申請」などのワークフローをずっと無料で設定できます。2025年4月末までは31人以上でも無料で利用可能です。

申請フォームの作成や申請機能はもちろん、編集・承認ログの保存にも対応しているため、セキュリティ管理も安心です。アプリも提供されているため、出張先からの申請もしやすいでしょう。

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

「GRIDYグループウェア」機能全23種類を無料で使える！ワークフロー機能も充実

• ずっと無料で利用できる高機能なグループウェア
• 充実のセキュリティ対策で安心
• スケジュール管理や設備管理にも対応

「GRIDYグループウェア」は社内および関連会社間でのコミュニケーション強化を目標に置いているグループウェアアプリケーションです。

ずっと無料で23種のグループウェア機能が使え、ワークフローシステムとしては申請テンプレートの作成、申請、承認・決裁・確認を行うことができます。

情報閲覧権限の管理やデータ通信暗号化など、セキュリティ対策も充実。データはシステムに保管され、出力保存も可能です。ワークフローのほかにもスケジュールやプロジェクト管理など、関連する機能が使えます。

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

「ジョブカンワークフロー」あらゆる稟議に対応！柔軟な申請機能でラクラク効率化

• 申請フローを柔軟に構築可能
• 複雑な承認経路も簡単に作成できる
• 50種類以上の豊富なテンプレートですぐに使える

「ジョブカンワークフロー」の強みは、自由にカスタマイズできる申請フォームや柔軟な承認経路の設定機能です。無料プランは無料トライアル後に有料プランに契約しない場合、自動的に移行します。

承認経路はマウスでクリックして動かすだけで簡単に作成可能です。初めてのシステム導入でも自社に合った承認経路を作れるでしょう。

あらかじめ50種類のテンプレートが用意されているので、幅広い業務に活用しやすいのも魅力です。API連携やファイル添付機能は使えませんが、基本的なワークフロー設定を無料で使い続けることができます。

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

「SHIRASAGI」オープンソースなので他システムと連携しても無料

• オープンソースなので他システムとの連携可能
• 市町村自治体や病院での導入実績多数
• 経理や報告書でよく使う書式をフォーマットに入力するだけ

「SHIRASAGI」はオープンソースで提供されている中・大規模企業向けCMSで、グループウェアの設計に長けています。オープンソースなので他システムとの連携も可能です。

グループウェア内にワークフロー機能がしっかりと搭載されているため、日々の経理処理や稟議申請などに困ることはありません。2段階以上の承認ルートも設計できます。

差し戻しコメント機能や印刷、ファイル添付機能も揃っているため、自社内にオープンソースからシステムを運用・管理できる人材がいれば、高品質なワークフローシステムを利用できるでしょう。

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

「HUEワークフロー」申請件数50件までなら無料で利用できる0円プランを提供

• 申請件数50件/月までなら無料で利用できる
• すべての機能を無料でお試ししやすい
• 申請書類を取り込むことで使えるかんたんUI

「HUEワークフロー」は申請件数50件/月までなら無料で利用できるワークフローシステムです。導入がかなり簡単で、既存の申請書類を使って申請フォームを作るため、最短10分で設定を完了できます。

無料プランではユーザー数には特に制限はありませんが、ワークフロー未導入のユーザーがメインの対象となっています。紙からの置き換えをまず、試してみたい企業におすすめです。

自動入力サポート機能や印影表示にも対応しており、紙の申請書類にある印影欄をそのまま取り込んで利用できます。電子契約システムとも連携でき、押印申請書の承認から契約書の締結までを効率化可能です。

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

無料トライアルで利用できるワークフローシステム6選

無料トライアルで申請フォーム作成やシステム連携などの機能を利用できる、おすすめのワークフローシステム6製品を紹介します。

「Gluegent Flow(グルージェントフロー)」申請フォームや承認経路を手軽に作成できる