社内回覧を電子化することで、業務効率化と内部統制の強化を叶えるワークフローシステム。「無料で試してみたいけど、どの製品がいいかわからない・・・」とお悩みの担当者の方もいるかもしれません。
最終更新日: 2024年11月06日
そこで本記事では無料で使えるワークフローシステムを7製品紹介します。選び方のポイントも紹介しているので、ぜひ導入検討の参考にしてください。
自社に合ったワークフローシステムをすぐに知りたい場合は、従業員数や欲しい機能などの簡単な項目を画面上で選ぶだけで、最短1分で自動診断できます。ぴったりの製品で料金や機能の違いを比べられる比較表を作成できるので、ぜひ以下よりダウンロードしてご利用ください。
ずっと無料で使えるワークフローシステムとは？
ずっと無料で使えるワークフローシステムとは、期間の制限なく無料で「申請」「承認」「決裁」といったワークフローを構築できるシステムのことです。
機能や容量、使用できる人数に限りがあるため、少人数での利用やお試しでの活用に向いています。
ずっと無料で使えるワークフローシステムはおもに「ワークフロー特化型システム」「グループウェア一体型システム」「オープンソース型システム」「汎用ツール自作型システム」の4種類に分けられます。
ワークフローシステム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想のワークフローシステムが見つかります。 |
ワークフロー特化型システム
承認やルートの作成などに特化した一般的なワークフローシステムの無料プランです。有名製品では「ジョブカンワークフロー」や「AppRemo クラウド」などがあります。
申請書フォーマットの作成や申請経路の設定、申請・承認、差し戻しといった基本的なワークフロー機能を0円から利用できます。ただし人数や機能には大きく制限があることが多いです。
グループウェア一体型システム
「GRIDYグループウェア」や「GROUP SESSION」など、ワークフロー機能が含まれた無料のグループウェアのことです。
ワークフロー特化型の製品と比較すると、柔軟な承認経路や承認者の権限設定など、細やかな部分に対応できない可能性があります。アプリ利用や外部連携も難しいです。
オープンソース型システム
無償で公開されているオープンソースを自社サーバーにインストールすることで、自力で構築するワークフローシステムのことです。日本製品には「SHIRASAGI」などがあります。
オープンソースを使ったワークフローシステムの構築には、多少なりともコーディング知識が必要です。運用と管理ができるIT人材が社内にいる場合におすすめします。
汎用ツール自作型システム
Googleフォームや既存のプロジェクト管理ツールなどを活用して、自社内でワークフローシステムに近い仕組みを作成する方法のことです。
他の方法に比べて簡易的なワークフローしか作れないため、申請業務の頻度が低いケースや、複雑な承認ルートを設置する必要がないケースで使われます。
ずっと無料で使えるワークフローシステム7製品一覧比較表
おすすめのずっと無料で使えるワークフローシステム7製品について特徴やタイプを一覧比較表にまとめました。製品比較の参考にしてください。
| 製品名 | タイプ | 利用可能人数 | 特徴 |
| GROUP SESSION | グループウェア一体型 | 無制限(目安は300人まで) | ユーザー無制限の無償版あり！日本企業に合わせた細やかな設定機能が魅力 |
| AppRemo クラウド | ワークフロー特化型 | 20人まで | Excelを使ってそのままワークフロー化できるシステム |
| ハーモス稟議 | ワークフロー特化型 | 30人まで | 30人までならどの機能も無料で使える |
| GRIDYグループウェア | グループウェア一体型 | 無制限 | 機能全23種類を無料で使える！ワークフロー機能も充実 |
| ジョブカンワークフロー | ワークフロー特化型 | 要問合せ | あらゆる稟議に対応！柔軟な申請機能でラクラク効率化 |
| SHIRASAGI | オープンソース型 | 無制限 | オープンソースなので他システムと連携しても無料 |
| wrike | 汎用ツール自作型 | 無制限(目安は25人まで) | ユーザー数無制限で利用できる無料プランあり |
ずっと無料で使えるワークフローシステム7選
期間の制限なく、ずっと無料で使えるワークフローシステムを7製品紹介します。無料で使える機能、必要な制限などもまとめています。
「GROUP SESSION」ユーザー無制限の無償版あり！日本企業に合わせた細やかな設定機能が魅力
- 基本機能に加えスケジュール管理にも強い
- 管理者の権限設定も柔軟に行える
- 申請フォームや承認経路の設定も自由度が高い
「GROUP SESSION」は無料かつユーザー数無制限で使えるグループウェアです。ワークフローシステムの機能として、申請、承認、確認、ファイル共有機能などが設定されています。
無料利用の際はインストールした後で、ライセンス登録する必要があります。とくに難しい操作はないため、インストール後にすぐシステムを使うことができるでしょう。
管理者機能があり、代理人設定や後閲設定にも柔軟に対応しています。また申請フォームや承認経路を自社のニーズに合わせて自由に設定可能です。既存の進め方を大きく変えずにデジタル化できるグループウェアです。
| タイプ | グループウェア一体型 |
| 有料プラン(月額) | 330円/1人〜 |
| 無料プランで使える機能 | 申請フォーム作成、フロー設定、承認・決済、ファイル共有、スケジュールなど |
| 無料プランの制限 |
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| ユーザー数 | 無制限(目安は300ユーザーまで) |
| 容量 | インストール環境のディスク容量まで |
「AppRemo クラウド」Excelを使ってそのままワークフロー化できるシステム
- 少人数のチームなら無料で利用できるfreeプラン
- 既存のExcelファイルを使って申請できる
- 申請書記載データをカンタンに集計・活用可能
「AppRemoクラウド」はExcelファイルをそのまま使ってワークフローを構築できるシステムです。20人までならずっと無料で利用できるfreeプランを提供しており、Webで申し込むだけで気軽に使い始められます。
ユーザー数やディスク容量には制限ありますが、各種申請や承認機能、フォーム作成などは設定可能です。Excelファイルを使ってきた企業にとっては移行しやすいシステムとなるでしょう。
各種申請書のデータを集計し、システム内に格納する機能などもあります。有料プランでの契約と迷っている場合は、30日間無料でお試しできるトライアルを利用することも可能です。
| タイプ | ワークフロー特化型 |
| 有料プラン(月額) | 275円/人〜 |
| 無料プランで使える機能 | 申請書作成、フロー設定(同一タイミングでは10件まで)、承認・決済、通知、チャット |
| 無料プランの制限 |
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| ユーザー数 | 20人まで |
| 容量 | 5GBまで |
「ハーモス稟議」30人までならどの機能も無料で使える
- 稟議書のワークフローを効率化するシステム
- ユーザー数30人までならずっと無料
- スマホアプリ対応でどこからでもアクセスできる
「ハーモス稟議」は採用管理・タレントマネジメントシステムで有名なハーモスシリーズのワークフローシステムです。現在、β版として提供されています。
ユーザー数30人までなら「契約申請」や「請求申請」「備品購入申請」などのワークフローを完全無料で設定できます。2024年12月末までは31人以上でも無料で利用可能です。
申請フォームの作成や申請機能はもちろん、編集・承認ログの保存にも対応しているため、セキュリティ管理も安心です。アプリも提供されているため、出張先からの申請もしやすいでしょう。
| タイプ | ワークフロー特化型 |
| 有料プラン(月額) | 110円/名 |
| 無料プランで使える機能 | 申請フォーム作成、フロー設定、申請・承認、証跡管理、スマホアプリ対応 |
| 無料プランの制限 |
|
| ユーザー数 | 30人まで(2024年12月末まで何人でも可) |
| 容量 | 要問合せ |
「GRIDYグループウェア」機能全23種類を無料で使える！ワークフロー機能も充実
- 完全無料で利用できる高機能なグループウェア
- 充実のセキュリティ対策で安心
- スケジュール管理や設備管理にも対応
「GRIDYグループウェア」は社内および関連会社間でのコミュニケーション強化を目標に置いているグループウェアアプリケーションです。
完全無料で23種のグループウェア機能が使え、ワークフローシステムとしては申請テンプレートの作成、申請、承認・決裁・確認を行うことができます。
情報閲覧権限の管理やデータ通信暗号化など、セキュリティ対策も充実。データはシステムに保管され、出力保存も可能です。ワークフローのほかにもスケジュールやプロジェクト管理など、関連する機能が使えます。
| タイプ | グループウェア一体型 |
| 有料プラン(月額) | 56,500円/5GB〜 |
| 無料プランで使える機能 | 申請書作成、フロー設定、承認・決済、ファイル共有、レポート提出、スケジュールなど |
| 無料プランの制限 |
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| ユーザー数 | 無制限 |
| 容量 | 1GBまで |
「ジョブカンワークフロー」あらゆる稟議に対応！柔軟な申請機能でラクラク効率化
- 申請フローを柔軟に構築可能
- 複雑な承認経路も簡単に作成できる
- 50種類以上の豊富なテンプレートですぐに使える
「ジョブカンワークフロー」の強みは、自由にカスタマイズできる申請フォームや柔軟な承認経路の設定機能です。無料プランは無料トライアル後に有料プランに契約しない場合、自動的に移行します。
承認経路はマウスでクリックして動かすだけで簡単に作成可能です。初めてのシステム導入でも自社に合った承認経路を作れるでしょう。
あらかじめ50種類のテンプレートが用意されているので、幅広い業務に活用しやすいのも魅力です。API連携やファイル添付機能は使えませんが、基本的なワークフロー設定を無料で使い続けることができます。
| タイプ | ワークフロー特化型 |
| 有料プラン(月額) | 330円/人〜 |
| 無料プランで使える機能 | 申請書作成、フロー設定(3件まで)、承認・決済、通知など |
| 無料プランの制限 |
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| ユーザー数 | 要問合せ |
| 容量 | 要問合せ |
「SHIRASAGI」オープンソースなので他システムと連携しても無料
- オープンソースなので他システムとの連携可能
- 市町村自治体や病院での導入実績多数
- 経理や報告書でよく使う書式をフォーマットに入力するだけ
「SHIRASAGI」はオープンソースで提供されている中・大規模企業向けCMSで、グループウェアの設計に長けています。オープンソースなので他システムとの連携も可能です。
グループウェア内にワークフロー機能がしっかりと搭載されているため、日々の経理処理や稟議申請などに困ることはありません。2段階以上の承認ルートも設計できます。
差し戻しコメント機能や印刷、ファイル添付機能も揃っているため、自社内にオープンソースからシステムを運用・管理できる人材がいれば、高品質なワークフローシステムを利用できるでしょう。
| タイプ | オープンソース型 |
| 有料プラン(月額) | クラウドでの稼働依頼時は1万1,000円 |
| 無料プランで使える機能 | フロー設定、承認・決済、ファイル共有、照会・回答、スケジュール、リマインダー機能など |
| 無料プランの制限 |
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| ユーザー数 | 無制限 |
| 容量 | インストール環境のディスク容量まで |
「wrike」ユーザー数無制限で利用できる無料プランあり
- プロジェクト全体の可視化までできる
- ユーザー数に制限なく使えるシステム
- テンプレートを利用してワークフローを作成
「Wrike」は無料で利用可能なプロジェクト管理ツールであり、ワークフロー機能も備えています。タスクとプロジェクト管理は無限にできるため、両機能を利用してのワークフロー構築ができます。
無料プランではユーザー数に制限はありませんが、機能には一部制限があります。ワークフロー自動化には対応できない点に注意が必要です。
ただ、Gmailパスワードでログインできるため、Googleワークスペースと並行しての利用が可能です。プロジェクト全体を一括管理することに長けたツールなので、申請や経過状況を一括してチャックしたいユーザーには向いたツールと言えそうです。
| タイプ | 汎用ツール自作型 |
| 有料プラン(月額) | 24.80ドル/人〜 |
| 無料プランで使える機能 | フロー設定、タスク設定、ファイル共有、通知機能、検索など(承認機能は有料プランから) |
| 無料プランの制限 |
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| ユーザー数 | 無制限 |
| 容量 | 2GBまで |
無料のワークフローシステムを選ぶ際のポイント
無料のワークフローシステムを選ぶ際は、無料で使える期間やユーザー数、機能を確認しましょう。データ容量の大きさも重要なチェックポイントです。
無料で登録できるユーザー数で選ぶ
次に大切なポイントはユーザー数です。完全無料のワークフローシステムの中には利用人数が制限されているものもあります。
システムの利用が必要な社員の人数を確認し、無料のシステムがその人数に対応しているかどうかチェックしましょう。
無料で保存できるデータ容量で選ぶ
ワークフローシステムを使ううえで、書類や決済データなど電子ファイルを蓄積していく必要があります。そのためシステムに保存できるデータ容量も大事です。
クラウド型の製品であれば比較的大容量の傾向にあります。また無料でも無制限のデータ容量を提供している製品も多くあるため、なるべく無制限の製品を選ぶとストレスフリーでしょう。
制限されている機能と使える機能で選ぶ
ワークフローシステムは各種申請書類の作成や承認、フローの設定の柔軟性が製品によって異なります。これらの機能が自社のニーズに満たしていると導入後に効果を体感しやすいでしょう。
また期日が近づくとメールやスマホに通知をしてくれるシステムもあるため、通知機能もあると便利です。
ワークフローシステムのタイプで選ぶ
社内の稟議を無料で電子化したいなら、グループウェアに付属したワークフロー機能を活用するのも1つの手です。自社の開発環境に合ったシステムを導入できるかが選定ポイントになります。
グループウェア型システムは、分岐条件や権限の設定が比較的シンプルなのが特徴です。代わりにスケジュール機能やコミュニケーション機能が充実しています。対してワークフロー特化型システムは、複雑な回覧経路も柔軟に設定できる場合が多いです。
オープンソース型は無料で使いたいが、外部連携もしたい場合、社内にIT人材がいれば選んでもいいでしょう。ワークフロー機能が簡易的でもよければ、汎用ツール自作型でも充分な可能性もあります。
自社の要件に合ったタイプが特定できていれば、製品は選びやすい筈です。
無料のワークフローシステムと有料製品の違い
無料のワークフローシステムと有料製品の違いは、機能や利用人数、サポートの制限があるか、システム周りを自作する必要があるかなどになります。
一般的なワークフローシステムにかかる費用相場と比べながら、自社にはどのようなワークフローシステムが必要か整理しましょう。
ワークフローシステムの費用相場
ワークフローシステムの費用相場はクラウド型で、1ユーザーあたり月額300円～500円程度です。オンプレミス型では数十万円程度、初期費用がかかります。
主な機能としてはルート設計、フォーム作成、申請・承認・決裁機能、探索・集計や外部システムとの連携、内部統制機能、スマホ利用機能などです。
無料のワークフローシステムのほとんどは、スマホ利用や外部システムとの連携ができません。出張が多いユーザーや各種コミュニケーションツールと連携させて使いたいユーザーは有料のシステムが必要となります。
制限付きで利用するか自作するかで異なる
無料のワークフローシステムは「有料システムが機能制限つきで無料プランを提供しているケース」と「ワークフローを既存ツールやオープンソースを使って構築し、無料で使うケース」の大きく2つに分けられます。
自作する場合、コーディング知識や事前の細かな要件設定などが必要です。その代わり、システムを構築できる人材やリソースがあれば機能や人数の制限なく、自社の要件に合ったワークフローシステムを無料で構築することができます。
ただ、構築までにはどうしても手間や時間がかかります。なぜワークフローシステムが欲しいのか？導入にどこまで費用や時間をかけられるか？を踏まえて無料システムを利用しましょう。
あまり費用をかけられないけど、しっかりしたワークフローを構築したいなら、安価な有料ワークフローシステムを探した方が却って手間も費用も掛からないかもしれません。
以下記事では、豊富な機能が使える有料版のワークフローシステムについて各製品の特徴や料金で比較しています。あわせて参考にしてください。
ぴったりのワークフローシステム選びはミツモアで
ワークフローシステムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりのワークフローシステムが見つかります。
ぴったりのワークフローシステムを最短1分で無料診断
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ぴったりの料金プランも一緒にお届け
希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。
診断結果は最大5製品！比較・検討で最適な製品が見つかる
最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。
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