社内回覧を電子化することで、業務効率化と内部統制の強化を叶えるワークフローシステム。「無料で試してみたいけど、どの製品がいいかわからない・・・」とお悩みの担当者の方もいるかもしれません。
最終更新日: 2024年03月28日
そこで本記事では無料で使えるワークフローシステムとグループウェア型のワークフローシステムを合わせて5製品紹介します。選び方のポイントも紹介しているので、ぜひ導入検討の一助にしてください。
無料で使えるワークフローシステムとは
無料で使えるワークフローシステムには、「ワークフローシステムの無料製品」や「グループウェア型ワークフローシステム」「オープンソース型ワークフローシステム」「自作のワークフローシステム」の4種類があります。
ワークフローシステムの無料製品
ワークフローシステムの中でも無料で提供されている製品があります。無料で利用できる主な製品は「ジョブカンワークフロー」と「サテライトオフィス・ワークフロー」の2つです。
申請書フォーマットの作成や申請経路の設定、申請・承認、差し戻しといった基本的なワークフロー機能を0円から利用できます。
機能面や利用人数に制限のある製品も多く、大規模な運用や長期運用を見据えている場合は、有償プランへの切り替えを考慮した製品選びが重要です。
グループウェア型ワークフローシステム
「GRIDYグループウェア」や「GROUP SESSION」「kintone」など、無料のグループウェアに含まれるワークフロー機能を活用するのも1つの手段です。
ワークフローシステム単体の製品と比較すると、柔軟な承認経路や承認者の権限設定など、細やかな部分に対応できない可能性があります。
グループウェア型ワークフローシステムは、あくまでもシンプルな承認作業を効率化したい場合におすすめです。
オープンソース型ワークフローシステム
無償で公開されているオープンソースを自社サーバーにインストールすることで、ワークフローシステムを構築できます。
オープンソース型ワークフローシステムの構築には多少のコーディングが必要なため、運用と管理ができるIT人材が社内にいる場合におすすめです。
自作のワークフローシステム
ExcelやGoogleフォームを活用して、ワークフローシステムに近い仕組みを作成する方法もあります。
他の方法に比べて簡易的なワークフローしか作れないため、主に申請業務の頻度が低いケースや従業員数の少ない企業向けです。
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ずっと無料で使えるワークフローシステム2選
ずっと無料で使えるワークフローシステムを2製品紹介します。完全無料で使える機能も表にまとめました。
「ジョブカンワークフロー」あらゆる稟議に対応！柔軟な申請機能でラクラク効率化
- 申請フローを柔軟に構築可能
- 複雑な承認経路も簡単に作成できる
- 50種類以上の豊富なテンプレートですぐに使える
「ジョブカンワークフロー」の強みは、自由にカスタマイズできる申請フォームや承認経路の柔軟な作成機能です。無料プランは機能制限付きで利用できます。
承認経路はマウスでクリックして動かすだけで簡単に作成可能です。初めてのシステム導入でも自社に合った承認経路を作れるでしょう。
あらかじめ50種類のテンプレートが用意されていて、幅広い業務に活用しやすいのも魅力です。申請や承認にかかる時間をグッと短縮できます。
| 無料プラン | 〇 |
| 無料トライアル | 30日間 |
| 申請書作成 | 要問合せ |
| フロー設定 | 要問合せ |
| 承認機能 | 要問合せ |
| 通知機能 | 要問合せ |
| ユーザー数 | 要問合せ |
| 容量 | 要問合せ |
「サテライトオフィス・ワークフロー」Google Workspaceで使える！10名まで無料で導入可
- Google Workspaceにワークフロー機能を追加！10名まで無料
- 使いやすい機能が満載、柔軟なフロー構築や権限設定など
- Googleサイトやサテライトオフィスのポータルサイト内でシームレスに利用可
「サテライトオフィス・ワークフロー」は、Google Workspace(旧 G Suite)にワークフロー機能を追加できるアドオンツールです。10名までの無料プランが用意されています。
金額や選択肢で条件分岐するなど、柔軟な経路設定を行えます。代理承認やグループ承認で書類をスピーディーに回したり、ディスカッション機能で意思疎通が取れたりと、業務効率化につながる機能が満載です。捺印の付与や権限設定にも対応しています。
Googleサイトやサテライトオフィスのポータルサイトからシームレスに利用可能です。ログインなどに煩わされずサクサク業務を進められます。
| 無料プラン | ⚪︎ |
| 無料トライアル | − |
| 申請書作成 | ⚪︎ |
| フロー設定 | ⚪︎ |
| 承認機能 | ⚪︎ |
| 通知機能 | ⚪︎ |
| ユーザー数 | 〜10人 |
| 容量 | 要問合せ |
グループウェア型の無料ワークフローシステム3選
グループウェア型の無料ワークフローシステムを3製品紹介します。
「GRIDYグループウェア」機能全23種類を無料で使える！ワークフロー機能も充実
- 関連会社間のコミュニケーションを促進してくれる
- 充実のセキュリティ対策で安心
- スケジュール管理や設備管理にも対応
GRIDYグループウェアは社内および関連会社間でのコミュニケーション強化を目指すためのグループウェアアプリケーションです。
情報閲覧権限の管理やデータ通信暗号化など、セキュリティ対策も充実。ワークフローシステムとしては申請テンプレートの作成、申請、承認・決裁・確認を行うことができます。
またデータはシステムに保管され、出力保存も可能。ワークフローのほかにもスケジュールや設備予約、プロジェクト管理など、無料で使える機能も全23種類と豊富です。
| 無料プラン | 〇 |
| 無料トライアル | – |
| 申請書作成 | 〇 |
| フロー設定 | 〇 |
| 承認機能 | 〇 |
| 通知機能 | – |
| ユーザー数 | 無制限 |
| 容量 | 要問合せ |
「GROUP SESSION」ユーザー無制限の無償版あり！日本企業に合わせた細やかな設定機能が魅力
- スケジュール管理にも強い
- 管理者の設定も柔軟に行える
- 申請フォームや承認経路の設定も自由度が高い
GROUP SESSIONは無料かつユーザー数無制限で使えるグループウェアです。ワークフローシステムとしては申請、承認、確認などの業務を滞りなく行えるよう機能設定されています。
特に進捗確認や通知機能の充実を特徴としており、業務の状況や自分のタスクがわかりやすいよう設計されているため、仕事のスピードアップにつながるでしょう。
管理者の設定機能が代理人設定や後閲設定に柔軟に対応している点も嬉しいポイントです。
また申請フォームや承認経路を自社のニーズに合わせて作成できる自由自在。既存の業務の進め方を大きく変えずにデジタル化の実現が目指せるでしょう。
| 無料プラン | 〇 |
| 無料トライアル | – |
| 申請書作成 | 〇 |
| フロー設定 | 〇 |
| 承認機能 | 〇 |
| 通知機能 | – |
| ユーザー数 | 無制限 |
| 容量 | 要問合せ |
「kintone」申請業務もアプリベースで、100種類以上のテンプレートで業務効率化を叶える
- アプリベースのシステムだからわかりやすい
- 各種申請に使えるテンプレートが豊富で、時間短縮に貢献
- コミュニケーションツールとしても利用できる
kintoneはさまざまな業務システムアプリによって仕事を円滑にするワークフローシステムです。
交通費申請やプロジェクト管理などそれぞれの業務に対応するアプリを必要な数だけ利用でき、テンプレートは100種類以上と豊富に備わっています。アプリはすぐに利用できる仕様ですが、自社に合わせたカスタマイズもしやすい設計になっています。
またコミュニケーションツールとしての役割も担うことができ、シンプルでわかりやすい社内コミュニケーションの実現が可能です。
| 無料プラン | – |
| 無料トライアル | 30日間 |
| 申請書作成 | 〇 |
| フロー設定 | 〇 |
| 承認機能 | 〇 |
| 通知機能 | 〇 |
| ユーザー数 | 1人 |
| 容量 | 5GB |
無料のワークフローシステムを選ぶ際のポイント
無料のワークフローシステムを選ぶ際は、無料で使える期間やユーザー数、機能を確認しましょう。データ容量の大きさも重要なチェックポイントです。
無料で使える期間を確認する
無料で使えるワークフローシステムには一定期間無料で使えるトライアルと永久に無料で使える製品があります。無料トライアルの場合は２週間から1カ月半、有料プランと同様の機能が使える場合が多いです。
一見ずっと無料で使える製品は魅力的ですが、使い勝手や機能、アカウント数などで制限が厳しい場合が多いので注意しましょう。
無料で登録できるユーザー数が十分な製品を選ぶ
次に大切なポイントはユーザー数です。完全無料のワークフローシステムの中には利用人数が制限されているものもあります。
システムの利用が必要な社員の人数を確認し、無料のシステムがその人数に対応しているかどうかチェックしましょう。
機能制限の少ない製品を選ぶ
ワークフローシステムは各種申請書類の作成や承認、フローの設定の柔軟性が製品によって異なります。これらの機能が自社のニーズに満たしていると導入後に効果を体感しやすいでしょう。
また期日が近づくとメールやスマホに通知をしてくれるシステムもあるため、通知機能もあると便利です。
次の記事では豊富な機能が使える有料版のワークフローシステムを、各製品の特徴や料金で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
無料で保存できるデータ容量を確認する
ワークフローシステムを使ううえで、書類や決済データなど電子ファイルを蓄積していく必要があります。そのためシステムに保存できるデータ容量も大事です。
クラウド型の製品であれば比較的大容量の傾向にあります。また無料でも無制限のデータ容量を提供している製品も多くあるため、なるべく無制限の製品を選ぶとストレスフリーでしょう。
ワークフロー単体のシステムかグループウェア型かで選ぶ
社内の稟議を無料で電子化したいなら、グループウェアに付属したワークフロー機能を活用するのも1つの手です。ワークフロー単体のシステムを選ぶか、グループウェア型ワークフローシステムを導入するかは大きな選定ポイントになります。
グループウェア型ワークフローシステムは、分岐条件や権限の設定が比較的シンプルなのが特徴です。代わりにスケジュール機能やコミュニケーション機能が充実しています。
対してワークフロー単体のシステムは、複雑な回覧経路も柔軟に設定できる場合が多いです。社内稟議をすみずみまで電子化したい場合は、ワークフロー単体のシステムが向いています。
無料ワークフローシステムの導入事例
無料で使えるワークフローシステムを導入した事例を2つ紹介します。
グローバルインデックス株式会社
Webサイト運営を行うグローバルインデックス株式会社では、無料で使えることが理由でGRIDYを導入したそうです。
機能の充実度以外にもアイコンやデザインが見やすいとのこと。また以前まで使っていた別のシステムのように追加料金などがかからない点も魅力だそうです。もちろんコスト削減にも一翼を担っています。
株式会社ネクストトゥエンティワン
時計の販売店である株式会社ネクストトゥエンティワンでは、ずっと無料で使えるGROUP SESSIONを導入しました。現在は安定性を求めて有料版に移行しているそうですが、5年以上無料で使っていたそうです。
主に社内のスケジュール管理やコミュニケーションツール、施設管理など業務の入り口を1つにまとめるために利用しています。
無料のワークフローシステムで業務効率化の第一歩を
ワークフローシステムの導入は、リモートワークなどの新たな働き方への対応や業務の効率化、内部統制の強化など多くのメリットをもたらします。
導入を成功させるには無料期間や機能制限の有無などを確認し、自社にマッチしたシステムを選択することが大切です。
無料で始められるワークフローシステムを導入して、業務効率化と内部統制強化への第一歩を踏み出しましょう。
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ワークフローシステムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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