無料のワークフローシステムおすすめ17選！目的別の選び方と無料運用の見極め方

紙の申請書に押印をもらうため席を回り、Excelの申請台帳は誰かが開いていると更新できず、メールで送った稟議は上司の受信箱で埋もれたまま止まる。承認者が出張に出ると差し戻しの理由も分からず、催促の連絡だけが増えていきます。こうした申請と承認の停滞は、月々の予算をかけなくても、無料のワークフローシステムで十分に動かしはじめられます。

ただし、無料といっても正解はひとつではありません。恒久的に0円のまま運用したいのか、有料導入の前に効果を試したいのか、自社の業務に合わせて自由に作り込みたいのか。この目的の違いで選ぶべき製品は変わります。

この記事では、まず検討したい主要な製品から17製品の比較、目的別の選び方、無料運用の見極め方まで解説します。

まず検討したい無料ワークフローシステムおすすめ3選

無料で始めるとき、目的によって相性のよいワークフローシステムは分かれます。まず押さえておきたい3製品を、それぞれが向く状況とともに要点だけ紹介します。詳細は後段のおすすめ17選で解説します。

AppRemo

予算をかけず恒久的に0円で運用したいなら、AppRemoが有力です。20名以下なら初期費用も月額費用も永年無料で、同時に10種類のフォームを使え、ファイル添付も可能です。少人数のまま長く0円で申請承認を回し続けられます。

コラボフロー

いずれ有料での本格導入を前提に、まず効果を確かめたいならコラボフローが有力です。恒久無料プランはなく30日間の無料トライアルですが、フォーム設計の自由度が高く、kintoneとの連携も含めて現場の運用イメージを掴めます。

GroupSession

自社サーバーに置いて無料のまま自由にカスタマイズしたいなら、GroupSessionが候補です。自社設置の無料版はユーザー数が無制限で、ワークフローに加えてスケジュールやチャットも使える国産グループウェアです。

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無料ワークフローシステム17製品の比較表

17製品の得意領域と無料の形態、有料版の料金までまとめました。料金は税抜の目安で、無料の範囲や価格は変わることがあるため、導入前に各公式サイトでの確認をおすすめします。

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無料で使う前に判断する3つのチェックポイント

無料で始める前に、自社の申請が無料の範囲で回るかを見ておくと、後からの手戻りを防げます。次の3点を確認しておきます。

申請の種類と件数が無料枠に収まるか

無料プランには、登録できるワークフローの数や月あたりの申請件数に上限が設けられていることがあります。自社で電子化したい申請の種類を書き出し、その数が無料の範囲に収まるかをまず確認します。

承認ルートの複雑さに無料機能が対応するか

多段の承認や、金額や部署による条件分岐が必要な場合、無料機能では組めないことがあります。現在の承認の流れを整理し、無料でどこまで再現できるかを見ておきます。

内部統制や記録の要件があるか

監査ログや細かな権限管理は、有料機能に含まれることが少なくありません。監査や社内規程で求められる記録があるかを先に把握しておくと、後からの作り直しを避けられます。

無料ワークフローシステムの運用別3タイプ

無料でどのように運用していくつもりかで、選ぶべきワークフローシステムは3つのタイプに分かれます。

最も多いのは予算ゼロのまま恒久的に0円で運用したいAタイプ、次いで有料導入の前に効果を試したいBタイプ、そして自社仕様に作り込みたいCタイプの順です。

Aタイプ｜恒久0円で運用したい

このタイプに効くのは期限なく0円で使い続けられ、少人数なら費用が発生しない製品です。申請数がそれほど多くなく、まずは予算をかけずに承認の電子化を根づかせたい小規模の組織に向いています。

恒久無料の範囲でも、申請の提出、承認、履歴の確認までを紙やメールから置き換えられ、催促や差し戻しの手間を減らせます。

Bタイプ｜有料導入の前に効果を試したい

このタイプに効くのは恒久無料ではないものの、無料トライアルで本番に近い使い方を試せる製品です。いずれ有料での導入を前提に、現場が使いこなせるか、既存の申請書式を再現できるかを確かめたい比較検討中の担当者に向いています。

トライアル中にフォームを作り込み、実際の承認ルートで回してみることで、稟議を通す前に効果を具体的な形で示せます。

Cタイプ｜自社仕様に自由にカスタマイズしたい

このタイプに効くのは、自社サーバーに設置して無料で使えて、要件に合わせて作り込める製品です。IT対応ができる担当がいて、外部のクラウドに預けず自社の環境で運用したい少数の組織に向いています。

承認だけでなくスケジュールやチャットまで含めて必要な機能を選び、費用をかけずに自社の業務へ合わせられます。

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無料ワークフローシステムの選び方：3つの軸

タイプで方向が定まったら、実際に使い続けられるかを最後に確かめます。次の3つの軸で、選んだ後の詰まりを避けます。

申請の量とピークに無料枠が耐えられるか

月末や期初に申請が集中しても、無料枠のワークフロー数やユーザー数の上限で運用が詰まらないかを確かめます。ピーク時の件数が上限に近いなら、恒久無料にこだわらず初めから余裕のあるプランを選ぶほうが、結局は止まらずに済みます。

初期設定と日々の保守を誰が担えるか

自社サーバーに置く無料版やオープンソースは費用がかからない一方で、構築と保守にIT担当者の手が要ります。専任の担当を置けないなら、設定と運用がクラウド側で完結する製品を選ぶほうが、無料でも現実的に回せます。

有料へ移るときに設定とデータを引き継げるか

将来の有料移行を見据えるなら、同じ製品の中で無料から有料へそのまま切り替えられるかを先に確認します。無料と有料で製品ごと乗り換える前提だと設定の作り直しが生じるため、二度手間を避けたいなら移行が地続きの製品を選びます。

無料ワークフローシステムおすすめ17選

比較表とタイプ診断を踏まえ、タイプごとに17製品を紹介します。

恒久無料でずっと運用したい場合に強いタイプ

AppRemo

AppRemoは、申請と承認の電子化に絞ったワークフロー専用のサービスです。20名以下であれば初期費用も月額費用も永年無料で、同時に10種類のフォームを扱え、2GBの容量やファイル添付にも対応します。少人数のまま長く使い続けやすく、人数が増えた際は月額250円から有料プランへ移行できます。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、申請から承認までを専用に設計したクラウド型のサービスです。

恒久的な無料プランはあるものの、使えるフォームは3件まで、新規申請でのファイル添付は不可、表示できるのは直近30日の申請のみと制限が強く、恒久運用よりは短期のお試しや、その後に安価な有料プランへ進む前提での入り口に向いています。有料プランは1ユーザー月額300円、最低月額5,000円からです。

有料導入の前に効果を試したい場合に強いタイプ

コラボフロー

コラボフローは申請フォームを自由に設計できる点と、kintoneとの連携の強さが特長のクラウドサービスです。

恒久無料プランはなく30日間の無料トライアルですが、既存の紙帳票に近いフォームを再現しやすく、有料導入後の運用イメージを事前に確かめられます。クラウド版は1ユーザー月額500円、最低5ユーザーから利用できます。

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、掲示板やスケジュールも含む中小向けのグループウェアで、その一機能としてワークフローを備えます。

恒久無料プランはありませんが無料トライアルで試せて、スタンダードは1ユーザー月額600円、5ユーザーから利用できます。申請承認だけでなく社内の情報共有もまとめて見直したい場合に候補になります。

kintone

kintoneは業務アプリを自分たちで組み立てられる基盤で、その上に申請承認のワークフローを構築できます。

無料トライアルで操作感を確かめられ、料金はライトコースが1ユーザー月額1,000円、最低10ユーザーからです。申請以外の業務も同じ基盤へ広げていきたい場合に向きます。

X-point Cloud

X-point Cloudは、紙の帳票をそのままWeb化する発想のワークフロー専用サービスです。

無料トライアルで試せて、料金は初期費用なし、月額は基本20,000円に1ユーザーあたり500円を加えた形からです。既存の申請書式を大きく変えずにペーパーレス化を進めたい場合に検討できます。

ジンジャーワークフロー

ジンジャーワークフローは、人事労務系のサービス群と連携できるワークフローです。

無料トライアルですべての機能を試せて、操作性や設定方法を確かめられます。勤怠や労務の情報と申請を一元化したい場合に相性がよくなります。

Create!Webフロー

Create!Webフローは、帳票のレイアウト再現に強みを持つワークフロー専用サービスです。

無料トライアルで試せて、料金は初期費用なし、クラウド版は1ユーザー月額500円からです。複雑な様式の申請書をそのままの見た目で電子化したい場合に向きます。

MAJOR FLOW ワークフロー

MAJOR FLOW ワークフローは、経費精算や各種申請の標準化を得意とするサービスです。

無料トライアルで試せて、料金は初期費用50,000円、月額は50ユーザーまで30,000円からです。申請の種類が多く、様式を整理してそろえたい場合に候補になります。

WaWaFlow

WaWaFlowは、中小規模の申請承認を手軽に電子化することを狙ったクラウドサービスです。

無料トライアルで試せて、料金は初期費用なし、基本2,500円に1IDあたり400円を加えた月額からです。まずは身近な申請から電子化を始めたい場合に扱いやすい選択肢です。

HUEワークフロー

HUEワークフローは、大規模な組織での利用を想定したワークフローです。

無料トライアルで試せて、料金は1人あたり月額300円、または年額3,000円です。人数が多く、統制の効いた承認プロセスを求める場合に向きます。

Questetra BPM Suite

Questetra BPM Suiteは、業務プロセス管理、BPMに強く、承認だけでなく後続の処理まで自動でつなげられるサービスです。

60日間の無料トライアルがあり、Basicは月額960円から、5シートから利用できます。申請の先にある処理まで含めて自動化を試したい場合に向きます。

Styleflow

Styleflowは申請フローの電子化を手軽に始められるサービスです。

無料トライアルで試せて、料金は初期費用なし、1ユーザー月額350円から、1名・1ヶ月単位で契約できます。難しい設定を避けて素早く申請承認を回し始めたい場合に扱いやすくなります。

バクラク申請

バクラク申請は、経理業務を起点に申請と支払いのデジタル化を進めるサービスです。無料トライアルで試せて、料金は初期費用なし、月額10,000円からです。経費や支払いに関わる申請から整えたい場合に相性がよくなります。

自社仕様にカスタマイズ・内製したい場合に強いタイプ

GroupSession

GroupSessionは、2000年に公開された国産のグループウェアで、自社サーバーに設置する無料版はユーザー数が無制限です。

ワークフローの承認に加えてスケジュールやチャットも含み、費用をかけずに幅広く使えます。クラウドで運用したい場合は有料のbyCloudも選べます。

Exment

ExmentはWebデータベースを構築できるオープンソースのソフトウェアで、申請承認の仕組みも作り込めます。ソフト自体は無料で、自社のサーバーに設置して利用します。IT担当者が自ら要件に合わせて内製したい場合に向きます。

SHIRASAGI

SHIRASAGIは、官公庁での採用実績もあるオープンソースのCMS兼グループウェアで、ワークフロー機能を含みます。ソフト自体は無料で、自社のサーバーに設置して使います。堅牢さを重視して自前で構築したい場合に候補になります。

無料運用を続けられるかを見極める4つの分かれ目

無料のままどこまで回るかは、次の4つで決まります。ひとつでも当てはまるなら、有料プランも視野に入る分かれ目です。

使えるワークフローや申請フォームの数が足りなくなったとき

無料プランは登録できるワークフローの数が絞られていることが多く、部署ごとに様式を増やそうとした段階で上限にぶつかり、一部の申請だけ紙のまま残ってしまう例があります。

上限に達したら、まず本当に必要な様式を棚卸しして統合できないかを確認し、それでも足りなければ有料プランへ切り替えます。数の制限がなくなることで、すべての申請を同じ仕組みに載せられ、紙との二重管理が解消されます。

多段承認や条件分岐が無料機能で組めなくなったとき

金額に応じて承認者が変わる、特定の部署だけ経路を追加するといった分岐は、無料機能では表現しきれず、担当者が手作業でルートを補う運用になりがちです。

承認ルートを図に書き出し、無料の範囲で組めるかを見極めたうえで、無理があれば分岐に対応した有料プランを選びます。ルールどおりに経路が自動で切り替わり、差し戻しや承認漏れが減ります。

監査ログや権限管理など内部統制の要件が出てきたとき

誰がいつ承認したかの記録や、閲覧と編集の権限を細かく分ける機能は、無料では制限されることが多く、監査や上場準備の場面で不足が露呈します。求められる統制の要件を整理し、無料で満たせない項目が出た時点で有料プランへ移ります。記録と権限が整うことで、監査への対応や社内ルールの徹底がしやすくなります。

人事や会計のシステムとの連携が必要になったとき

申請の結果を会計や人事のシステムへ手で転記し続けると、件数が増えるほど入力ミスと二度手間が積み上がります。連携したいシステムを洗い出し、無料の範囲で対応できなければ、連携機能を持つ有料プランへ切り替えます。データが自動で受け渡され、転記の手間と誤りがなくなります。

まとめ

無料のワークフローシステム選びで押さえておきたいのは3点です。

ここまで整えば、席を回って押印を集めることも、上司の受信箱で稟議が埋もれることもなくなり、承認待ちで業務が止まらない状態に近づきます。

無料で本当に足りるのか、後から有料へ移って二度手間になるのが怖い、という不安は自然なものです。だからこそ、初めから同じ製品の中で無料と有料が地続きになっているか、目的に合ったタイプを選べているかを、先に確かめておく価値があります。

今日できる最初の一歩は、電子化したい申請の種類を書き出し、その数が候補の無料枠に収まるかをひとつ確認してみることです。そこが見えれば、どのタイプの製品から試すべきかが自然と定まってきます。まずは気軽に、自社に合う無料の製品から試してみませんか。

よくある質問（FAQ）

無料のワークフローシステムでも法対応はできますか

電子帳簿保存法などへの対応は製品によって差があり、無料の範囲では機能が限られることがあります。対応が必要な場合は、各製品の公式サイトで無料プランの対応範囲を確認することをおすすめします。

無料プランと無料トライアルはどう違いますか

無料プランは期限なく0円で使い続けられる一方、機能に制限がかかることが一般的です。無料トライアルは全機能を試せることが多い代わりに、30日や60日といった期間を過ぎると有料へ移るか利用が止まります。恒久的に0円で使いたいなら無料プランのある製品を選びます。

オープンソースのワークフローシステムを使うときの注意点はありますか

オープンソースはソフト自体が無料ですが、自社のサーバーへの設置や、その後の保守、セキュリティ更新を自分たちで担う必要があります。IT対応ができる担当がいない場合は、運用がクラウド側で完結する製品のほうが現実的です。

無料から有料へ移行するとき、データや設定は引き継げますか

同じ製品の中で無料から有料へ切り替える場合は、設定やデータをそのまま引き継げることが多くなります。無料と有料で別の製品に乗り換える場合は作り直しが生じやすいため、将来の移行を見据えるなら地続きの製品を選んでおくと安心です。

無料のワークフローシステムのセキュリティは大丈夫ですか

クラウド型は提供元がセキュリティを管理しますが、無料プランでも権限管理などの範囲は製品ごとに異なります。自社設置型は自分たちで対策を講じる前提になるため、扱う情報の重要度に応じて、必要な対策の範囲を確認しておくことをおすすめします。

ワークフローシステム選びはミツモアで

ここまで整理してきたように、ワークフローシステムは目的によって相性のよい製品が変わり、候補も少なくありません。自分の状況にどれが合うのかをひとつずつ調べるのは、思いのほか時間がかかります。

ミツモアなら、最短1分の無料診断で、いくつかの質問に答えるだけで候補を絞り込めます。診断結果は料金プランもあわせて提示されるため、無料で始めた後に有料へ移る場合の費用感まで見通せます。しかも提案されるのは最大5製品にしぼられるので、製品が多すぎて決めきれないという迷いも起きにくくなります。

無料で足りるのか、後で二度手間にならないか、その不安を抱えたまま製品をひとつずつ比べ続けるより、まず自社に合う候補を知ることから始めてみてください。