ワークフローアプリおすすめ8選！完全無料で使える製品から業務効率化

決済時間の短縮や多様なワークスタイルへの対応、ペーパーレス化、内部統制の強化を実現できるワークフローシステム。スマホアプリがあるものを導入すれば場所を問わず申請や承認ができて、場所や時間にとらわれずに活用できます。

この記事ではおすすめのワークフローアプリを8つ紹介し、価格や機能で徹底比較します。ぜひ比較・検討の参考にしてください。

ワークフローアプリとは？

ワークフローアプリとは稟議や経費精算など、複数人に関わる業務の流れを電子化できるアプリのことです。申請フォームや承認、各プロジェクトの進捗状況可視化などができます。

主にPCだけでなく、スマホやタブレット端末で使えるものを指し、製品も無料〜低価格で使えるものが多いです。

ワークフローアプリの機能

一般的なワークフローアプリは以下のような機能を備えていることが多いです。プランによっては文書管理やさまざまな業務システムとの連携ができます。

申請経路の分岐は、承認額や内容に応じて申請経路を分ける機能です。また申請経路が自動選択されるため、経路の選択ミスを防ぐこともできるでしょう。

ワークフローアプリおすすめ6選！

スマホで使えるおすすめのワークフローアプリを6つ紹介します。

「Gluegent Flow(グルージェントフロー)」AIで利用者をサポート。簡単にワークフローをはじめられる。

申請フォームや承認経路を簡単に作成できるワークフローアプリです。スマートフォン用のネイティブアプリも標準搭載（無料）。

AIが申請者と承認者をサポートし、社内稟議の手間を軽減します。導入時には、初期設定、100種類のサンプル提供、オリジナルの帳票作成、経路構築、講習会の開催などをカスタマーサクセスにてサポートします。

また、Microsoft 365やGoogle Workspaceと連携し、シングルサインオンや承認通知、添付ファイルをドライブへ自動保存、申請データの自動管理帳票作成が可能です。

業務プロセスの見える化と自動化を促進し、効率的な業務運営を実現します。

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「X-point Cloud」国内シェアNo.1！サンプルフォームですぐにフォームを作れる

また1,000以上のサンプルフォームがあり、ドラッグ＆ドロップでカスタマイズするだけで簡単に自社独自のフォームを作成可能です。スマホでの操作も簡単なので、都度パソコンでフォームを作る手間が省けるでしょう。

他にも外部連携機能が豊富という特徴もあります。「グループウェア連携」で画面上からの申請・決済や、「駅すぱあと連携」で交通費や定期代の検索、自動入力も可能です。

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「ジュガールワークフロー」モバイル利用を前提としたワークフローアプリ

ジュガールワークフローはモバイルファーストのUIで、スマホアプリからストレスフリーに使用できます。申請フォームの作成は80種類テンプレートを利用できるほか、ドラッグ＆ドロップで項目を追加も可能。

また初期設定のユーザー登録についてはCSVファイルでの登録ができ、大人数でも一度に登録できます。

他にも24時間365日問い合わせ可能な窓口があるため、分からないことができたときも安心です。

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「SmartDB」出先で使いやすい機能が揃ったアプリ

SmartDBは大企業向けの業務デジタル化サービスです。ワークフローやフォーム、Webデータベースなどの機能を有しています。

複数部門・担当者での並列承認が可能なため、部門間を横断する複雑な承認ルートでも素早い決済が可能です。また承認ルート外の部門にコメントを求める機能も搭載しています。アプリとの組み合わせで、社内外をよりスムーズにつなげられるでしょう。

他にも権限設定や証跡管理機能があり、ユーザーごとに項目の表示制御や印刷の許可などを制御できます。「いつ、誰が、何をしたのか」が記録されるためミスの発見だけでなく、不正業務の発見にも役立つでしょう。

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「rakumoワークフロー」Google Workspaceとの連携で業務効率化

rakumoワークフローはGoogle Workspaceとの連携を前提として作成されたワークフローアプリです。添付ファイルをGoogleドライブで閲覧できるほか、Googleスプレッドシートをマスターとして活用したり、Gmailで通知を受け取れたりします。

Google Workspace以外にもSlackやクラウドサインと連携でき、通知の受け取りや社内の電子稟議をそのまま社外の電子契約として利用できます。スマホでもさっと通知を見て返信・対応ができ便利です。

なおrakumoワークフローの利用には、Google Workspaceが必要な点には注意が必要です。

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「サイボウズ Office」中小企業向けのワークフロー機能が充実している

サイボウズ Officeはスケジュール管理から稟議申請などの通知、ToDoの共有などが全般的にできるワークフローアプリです。文書やデータの共有ができるファイル機能はもちろん、申請・決裁を自動化する処理機能、商談の経過をかんたんに報告できる報告書機能などが備わっています。

タスクごとにプロジェクト連絡ができる掲示板も作成できるため、チーム全員で共有しなければならない情報を一括管理できます。クラウド版からパッケージ版、スマホからPCまで幅広い媒体で利用できる点も魅力です。

スタンダードコースとプレミアムコースの2プランから合っているものを選べばいいので、いくつものプランやカスタマイズで迷う必要はありません。

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完全無料で使えるワークフローアプリおすすめ2選！

無料で使い続けられるプランを搭載した完全無料で使えるワークフローアプリ2製品を紹介します。

「ジョブカンワークフロー」テンプレートでスマホでの入力が容易

ジョブカンワークフローは直感的なUIで初期設定や申請書作成が簡単なワークフローアプリです。初期設定は最短5分でできるため、すぐに運用を始められます。また直感的に操作できるため定着もしやすいでしょう。

他にも50以上のテンプレートを利用すれば、全体を見渡しにくいスマホでも少しの修正だけで簡単にフォーム作成も可能です。承認経路や条件分岐も多様なので、複雑な経路も作成できます。

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「現場クラウド Conne」建設業に特化したワークフロー効率化アプリ

現場クラウド Conneは建設業での利用に特化したワークフローアプリです。をコミュニケーションをアプリ内で完結できるスペース、チャット機能や案件ごとの管理やスケジュールの従業員同士の共有機能などが備わっています。社内稟議などの作業を一括化する機能はオプションで追加できます。

個人で使えるパーソナルプランとチームで使えるプランとがあり、ユーザー数5名、データ容量5GBまでなら完全無料で使えます。スケジュール管理やドライブ保存、チャット機能も一部制限ありますが無料で使えます。

有料プランからの利用になりますが、ゲストユーザー機能があるため、社外の方とプロジェクトを共有することもできます。

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ワークフローアプリを選ぶポイント

自社の持つ端末やOSに対応しているか

ワークフローアプリを選ぶ際、まず自社で使用しているスマートフォンやタブレット端末（iPhone、Android、iPadなど）への対応状況を確認することが重要です。特定のOSでしかアプリ利用できないケースもあるからです。自社で使っている端末が統一されている場合は、対応しているものを選べばいいでしょう。

ただ、従業員ごとに使っているデバイスが異なる場合、マルチデバイス対応のものが必要です。、iOSとAndroidの両方に対応すれば、従業員が持つデバイスに縛られることなく、円滑なコミュニケーションと作業の進行が可能になります。

他の業務アプリと連携しやすいか

他の業務アプリと連携しやすいかを基準に選んでもいいでしょう。特に無料のワークフローアプリの場合、Google WorkspaceやSlack、Chatworkなどのチャットツールと連携できるかを確認しましょう。

業務アプリと連携できれば、タスクの更新や進捗報告を瞬時に共有することができます。たとえばSlackと連携していれば、タスクの承認や進捗をチームチャットでリアルタイムに通知し合えます。製品やプランによっては他ツールとの連携が難しいこともあるため、連携したいかどうかも含めて製品を選ぶといいでしょう。

機能や人数の制限あっても使いやすいか

ワークフローアプリを選定する際、機能や利用できるユーザー数の制限にも注意が必要です。特に無料プランを検討している場合、どの機能が制限されているかを把握し、自社の業務ニーズに合ったプランを選ぶことが重要です。

たとえば、ユーザー数が制限されているアプリは大規模なチームや全社で利用することは難しいでしょう。レポーティングやカスタマイズ機能など特定機能が制限されているものもあります。使いたい機能とプランを比較して製品は選ぶ必要があります。

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まとめ

スマホに対応したワークフローシステムなら、時間や場所に縛られずに業務フローの申請や承認を進められます。紙ベースでのワークフローよりも柔軟に業務が進み、業務効率化の効果が期待できるでしょう。

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