「稟議書がどこで止まっているのか分からない」「ハンコをもらうためだけに出社するのは非効率」とお悩みではありませんか？ワークフローシステムを導入すれば、それらの悩みは一挙に解決します。
最終更新日: 2025年11月26日
近年ではスマホアプリに対応したシステムもあるので、内部統制を強化しつつ、外出先やリモート先でも申請・承認が可能です。
本記事ではアプリ対応のおすすめワークフローシステムを8製品紹介します。無料・低価格で利用できるものもあるので、まずはスモールスタートで運用を開始したい場合にも最適です。
ワークフローアプリとは？
ワークフローアプリとは稟議や経費精算など、複数人に関わる業務の流れを電子化できるアプリのことです。申請フォームや承認、各プロジェクトの進捗状況可視化などができます。
主にPCだけでなく、スマホやタブレット端末で使えるものを指し、製品も無料〜低価格で使えるものが多いです。
ワークフローアプリの機能
一般的なワークフローアプリは以下のような機能を備えていることが多いです。プランによっては文書管理やさまざまな業務システムとの連携ができます。
申請経路の分岐は、承認額や内容に応じて申請経路を分ける機能です。また申請経路が自動選択されるため、経路の選択ミスを防ぐこともできるでしょう。
【ワークフローアプリの機能】
- 申請経路の分岐
- 申請内容の集計・管理
- ワークフローシステム内での申請フォーム作成
- 多言語対応
ワークフローアプリの種類
ワークフローアプリには3つの種類があります。
- ワークフロー特化型
- グループウェア型
- オープンソース型
ワークフロー特化型アプリでは申請や承認など、複雑な業務フローを効率的に管理できます。ワークフローの作成・運用に特化しているため、申請ミスや承認漏れを防止するための通知機能など痒い所に手が届く機能も豊富です。
グループウェア型アプリは、チャットやタスク管理、スケジュール管理など複数の機能を持つツールであり、業務全体の効率化を図れます。
オープンソース型アプリは、無料で利用でき、一定の知識があれば自社にマッチしたカスタマイズも自由自在です。
ワークフローアプリを選ぶポイント
ワークフローアプリを選ぶ時には以下3つの点に着目しましょう。せっかく導入したのに使われないまま形骸化してしまった、という事態を回避できます。
自社の持つ端末やOSに対応しているか
ワークフローアプリを選ぶ際、まず自社で使用しているスマートフォンやタブレット端末（iPhone、Android、iPadなど）への対応状況を確認することが重要です。特定のOSでしかアプリ利用できないケースもあるからです。自社で使っている端末が統一されている場合は、対応しているものを選べばいいでしょう。
ただ、従業員ごとに使っているデバイスが異なる場合、マルチデバイス対応のものが必要です。iOSとAndroidの両方に対応すれば、従業員が持つデバイスに縛られることなく、円滑なコミュニケーションと作業の進行が可能になります。
他の業務アプリと連携しやすいか
他の業務アプリと連携しやすいかを基準に選んでもいいでしょう。特に無料のワークフローアプリの場合、Google WorkspaceやSlack、Chatworkなどのチャットツールと連携できるかを確認しましょう。
業務アプリと連携できれば、タスクの更新や進捗報告を瞬時に共有することができます。たとえばSlackと連携していれば、タスクの承認や進捗をチームチャットでリアルタイムに通知し合えます。製品やプランによっては他ツールとの連携が難しいこともあるため、連携したいかどうかも含めて製品を選ぶといいでしょう。
機能や人数の制限があっても使いやすいか
ワークフローアプリを選ぶときは、機能や利用できるユーザー数の制限にも注意しましょう。特に無料プランを検討している場合は、どの機能が制限されているかをチェックし、自社の業務ニーズにあったプランであるかを確認することが重要です。
無料プランは基本的に、10人～30人ほどの小規模な組織で使うことが前提となっています。レポーティングやカスタマイズ機能などが制限されていたり、作成できるワークフローの数に厳しい上限が定められていたりすることが多いです。
人数や機能の制限をよく確認して、自社やチームの規模にマッチしているか、今後人数が増えた際にスムーズに上位プランに移行できるかも検討ポイントです。ユーザーあたりで料金が発生するプランであれば、比較的簡単に総コストの概算ができるためおすすめです。
【全8製品】ワークフローアプリ比較表
おすすめのワークフローアプリを8製品紹介します。
| 製品名 | 無料プランの有無 | 初期費用 | 有料プランの月額料金 |
|---|---|---|---|
| Lark | あり※20人まで | 0円 | 1,420円～ |
| AppRemoクラウド | あり※20人まで | 0円 | 250円～ |
| HRMOS稟議 | あり※30人まで | 0円 | 100円～ |
| J-MOTTO | なし | 0円 | 2,000円～ |
| ジョブカンワークフロー | なし | 0円 | 300円～ |
| グルージェントフロー | なし | 0円 | 400円～ |
| Kintone | なし | 0円 | 1,000円～ |
| サイボウズOffice | なし | 0円 | 600円～ |
【無料プラン】おすすめワークフローアプリ3選
無料プランのあるワークフローアプリのうち、比較的利用できる人数が多い製品を3つ紹介します。スモールスタートや小規模チームでの運用に適しているので、はじめてワークフローアプリを導入するという場合にもおすすめです。
20人まで無料で使える
30人まで無料で使える
関連記事では、無料で使えるワークフローシステムについて、詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
【20人まで無料】Lark
Larkには20人まで無料で使えるスタータープランが用意されています。ただし、有料プランと比べると機能制限がやや厳しい点に注意が必要です。
機能制限の例
- チャット履歴の保存は18ヶ月
- ビデオ会議は1対1のみ
- ストレージは100GB
- 業務フローの自動実行は月間1,000回まで
有料プランでは制限が以下のように変化します。
| 項目 | プロプラン | エンタープライズプラン※大企業向け |
|---|---|---|
| 月あたり料金/1ユーザー | 1,420円 | 要問合わせ |
| 利用可能ユーザー数 | 500人 | 無制限 |
| チャット保存期間 | 無期限 | 無期限 |
| ビデオ会議 | 500人まで | 500人まで |
| ストレージ | 15TB | 15TB+1ユーザーにつき30GB |
| 業務フローの自動実行 | 5万回/月間 | 50万回/月間 |
【20人まで無料】AppRemoクラウド
AppRemoクラウドには、20人まで無料で利用できるFreeプランが用意されています。
Freeプランの特徴
- 20人まで利用可能
- 利用できる申請フォームは10個まで
- ウェブ申し込み後、5営業日程度で利用開始可能
20人を超えた場合は、最低契約数30ユーザーの「Basicプラン」への移行が必要です。Basicプランは1ユーザーあたり250円であるため、最低でも月額7,500円かかる計算になります。
30日間の無料トライアルもあるので、利用したい人数が21人以上の場合はトライアルに申し込み、20人以下の場合はFreeプランで使い勝手を試すことをおすすめします。
【30人まで無料】HRMOS稟議
HRMOS稟議には、30人まで利用できる無料プランがあります。31人以上で利用する場合は、月額100円（税抜）～の有料プランに申し込みましょう。
なお2025年12月末までは、30人以上でも月額費用0円で利用できる特別キャンペーンが行われています。キャンペーン終了後、31人以上で利用する場合は有料キャンペーンへの申し込みが必要です。自動課金はされないので、申し込み忘れに注意しましょう。
HRMOS稟議では、基本的な以下の機能を利用できます。
- 申請・承認
- 申請フォーム作成
- 承認フロー設定
- 稟議履歴（証跡管理）
【1ユーザー500円まで】おすすめワークフローアプリ3選
月額料金が1ユーザーあたり500円未満で利用できる、低価格プランを提供しているワークフローアプリは以下の3製品です。
J-MOTTO
J-MOTTOは会員制ビジネスポータルサービスです。そのためワークフローシステムを使うにはまずJ-MOTTOに入会する必要があります。入会金は無料です。
J-MOTTOワークフローの基本料金は、10ユーザーまで2,200円です。1ユーザーあたり220円で利用できる、安価なサービスといえます。
ただし、実際にはJ-MOTTOの利用料金もかかることに留意してください。J-MOTTOのスタンダードプランであれば、20ユーザーまで4,400円です。仮に20ユーザーでJ-MOTTOのワークフローを利用するのであれば、月に支払う料金は8,800円となり、1人あたり440円となります。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、1ユーザーあたり月額300円で利用できます。最低利用料金は5,000円なので、17人以上のチームにおすすめのソリューションと言えます。
経費精算とセットになった「経費精算・ワークフローセット」も提供されています。月額600円で利用でき、別々にプラン契約をするよりも1ユーザーあたり100円お得です。
グルージェントフロー
グルージェントフローは、求める機能によって3つのプランがあります。プラン名と1ユーザーあたりの月額料金は以下の通りです。
- ベーシックプラン：400円
- ビジネスプラン：500円
- プレミアムプラン：1,200円
ベーシックプランでも最低限のワークフローシステムを利用できますが、Slackへの通知や特定フローの自動処理など、外部システムの連携が利用できるビジネスプランがおすすめです。
【1ユーザー500円以上】おすすめのワークフローアプリ2選
Kintone
Kintoneはノーコード・ローコードで業務用アプリを作成できるサービスです。そのため、特定のワークフローシステムを提供しているのではありません。使いこなすには一定のITリテラシーが必要である点に注意が必要です。
画一的なワークフローシステムを提供せず、自社でシステムを作る都合上、導入時のコストはやや大きいと言えます。とはいえプログラミング知識がなくてもアプリを作成できるように設計されているため、ワークフローだけでなく他にも効率化したい業務がある場合におすすめの選択肢です。
| 項目 | ライトコース | スタンダードコース | ワイドコース |
|---|---|---|---|
| 月額料金（1ユーザーあたり） | 1,000円 | 1,800円 | 3,000円 |
| 最小ユーザー数 | 10ユーザー | 10ユーザー | 1,000ユーザー |
| 外部サービスとの連携 | – | ○ | ○ |
| プラグインなど拡張機能 | – | ○ | ○ |
| 作成できるアプリ数 | 200個 | 1,000個 | 3,000個 |
ワークフローアプリを使う際は、プラグインを利用するケースが多いです。そのため、ワークフローアプリの作成を目的として契約をする場合は、月額1,800円のスタンダードコースが実質的な選択肢となります。
サイボウズOffice
サイボウズOfficeはクラウド版とパッケージ版があります。クラウド版は1ユーザーあたり月額600円から利用できる手ごろさが魅力です。
プランはスタンダードコースとプレミアムコースがありますが、違いはカスタムアプリ機能の有無のみなので、ワークフローアプリが必要な場合はスタンダードコースを選べば問題ありません。
サイボウズOfficeは契約に関する自由度が比較的高い点が魅力です。一般的なワークフローシステムでは、年契約が前提になるケースが多いですが、サイボウズOfficeは1ヶ月から契約可能です。また最小ユーザー数も5名と、中小企業にもおすすめのボリューム感となっています。
ワークフローアプリで業務効率化を推進しよう
スマホに対応したワークフローシステムなら、時間や場所に縛られずに業務フローの申請や承認を進められます。紙ベースでのワークフローよりも柔軟に業務が進み、業務効率化の効果が期待できるでしょう。
以下の記事ではおすすめのワークフローシステム各製品を特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
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ワークフローアプリは製品によって機能もさまざま。「どのアプリを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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