ワークフローアプリとは、稟議や経費精算といった申請と承認をアプリ上で完結させる仕組みです。実現する手段は大きく分けると3つあり、ワークフロー専用の製品を導入するか、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどのグループウェアで組むか、自作するかのいずれかです。
最終更新日: 2026年08月17日
現在、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどのグループウェアを利用している場合、気になるのは既存ツールでどこまでワークフロー機能を使えるかではありませんか。グループウェアでもワークフロー機能を利用できますが、いくつかのラインを越えたらワークフローシステムへの乗り換えを検討しましょう。
ワークフローアプリとは申請と承認をアプリ上で完結させる仕組み
ワークフローアプリは稟議や経費精算、休暇届といった社内の申請と承認を、紙やメールを使わずにアプリの画面上で完結させる仕組みです。申請者はフォームに入力して送信し、承認者は手元の端末で内容を確認して承認または差し戻しを行います。履歴がアプリ上に残るため、申請者は誰の手元で止まっているかを自分で確認できます。
「アプリ」が指すものは次の3つに分かれます。
- スマートフォンやタブレットで使う専用アプリ
- すでに使っているグループウェアの中で動く申請と承認の機能（Microsoft Teams、LINE WORKSなど）
- 自社で作る業務アプリ
いずれも申請と承認を電子化する手段です。ただし専用製品を導入するか、既存ツールの機能で組むかで、使える範囲と費用は変わります。
紙の回覧やメールでの依頼を続けている場合は、次の問題が起きます。
- 申請書の様式が担当者ごとに変わる
- 承認者が席にいないあいだ処理が止まる
- 過去の申請を探すのに時間がかかる
ワークフローシステムによって申請の入口を一つにまとめて履歴を残すことが可能です。さらにアプリが使える場合は、承認者が席を離れているあいだも手元のスマートフォンで内容を確認して承認できます。承認待ちで止まる時間を短くできるので、効率的に申請と承認を進められます。
ワークフローアプリでできること
アプリでできるのは、手元の端末だけで申請と承認の操作を済ませることです。おもな操作は次の4つです。
- 承認待ちの申請をプッシュ通知で受け取る
- 申請内容と添付ファイルをその場で開いて確認する
- 承認と差し戻しをコメント付きで返す
- 申請フォームに入力して申請を提出する
対応する範囲は製品ごとに違います。承認だけをアプリで行い、申請はパソコンのブラウザから行う製品もあります。添付ファイルの形式によってはアプリで開けず、内容の確認をパソコンに差し戻すものもあるので、アプリでどこまで申請と承認に付随する作業ができるかを確認しましょう。
ワークフローアプリは3種類に分けられる
申請と承認をアプリで行う方法は3種類あります。ワークフローシステムの専用アプリを使う方法、Microsoft 365などのグループウェアの機能で作る方法、自社でアプリケーションを開発する方法です。
| 種類 | 必要なもの | 特徴 |
|---|---|---|
| ワークフローシステムの専用アプリ | ワークフローシステムの契約 | 申請から承認までを一つのアプリで行える製品がある。利用人数に応じた月額費用がかかる |
| グループウェアで作るアプリケーション | すでに契約しているMicrosoft 365やGoogle Workspace | 追加の契約なしに始められる場合がある。申請と承認で使うアプリが分かれることがある |
| 自社開発のアプリケーション | 開発と保守を担う体制 | 自社の業務に合わせて作れる。作り込みと保守に工数がかかる |
専用アプリはワークフローシステムの提供元が公式アプリを配布している場合に使えます。自社で開発する必要がない一方で、利用人数に応じて月額費用がかかります。
グループウェアで作る方法は、Microsoft 365やGoogle Workspace、LINE WORKSなど、すでに契約しているツールの機能を組み合わせて申請と承認の流れを作ります。
自社開発は業務に合わせて自由に作れますが、画面の設計から権限管理、公開後の修正までを自社で抱えます。
Microsoft 365やGoogle Workspaceでどこまでワークフローを組めるか
Microsoft 365やGoogle Workspaceなど、すでに契約しているグループウェアのワークフロー機能を使うことでも、アプリ化は可能です。
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Microsoft 365（SharePointとPower Automate）で組む場合
Microsoft 365では、申請データをSharePointのリストに保存し、Power Automateの承認アクションで承認を回します。作成の手順は次のとおりです。
- 申請項目を列として持つSharePointのリストを作成する
- リストの上部にある「統合」からPower Automateを選び、「フローの作成」を選ぶ
- リストにアイテムが作成されたときをトリガーに設定する
- 「承認 – 承認を開始および待機」アクションを追加し、承認者を指定する
- 承認結果を申請者にメールで送るアクションを追加する
承認者はメールの受信ボックスから要求に返信できます。Power AutomateまたはPower Automateアプリの承認センターから返信することも可能です。スマートフォンで承認を行う場合はこのPower Automateアプリを使います。
承認者が複数いる申請であってもフローを組めます。割り当てられた承認者全員の同意を必要とし、いずれかの承認者が却下した時点で申請全体を却下するフローの作り方は、Microsoftがチュートリアルとして公開しています。
SharePointの旧ワークフロー機能はすでに廃止されている
ここで使うのはPower Automateであり、SharePointに組み込まれていた旧ワークフロー機能は使えない点に注意してください。Microsoftは廃止の経緯を以下のように公表しています。
SharePoint 2010ワークフローは2020年8月1日以降に新しいテナント用として廃止され、2020年11月1日に既存のテナントから削除された。SharePoint 2013ワークフローは2023年4月以降非推奨となり、2024年4月2日の時点で新しいテナントでは無効になっている。さらに2026年4月2日の時点で完全に廃止された。
Microsoftはいずれについても、Power Automateまたはその他のサポートされているソリューションへの移行を勧めています。
Google Workspace（フォームとApps Script）で組む場合
Google Workspaceでは申請フォームをGoogleフォームで作り、回答をGoogleスプレッドシートに蓄え、承認依頼のメール送信をGoogle Apps Scriptで自動化します。承認専用のアクションはないため、承認の記録はスプレッドシートの承認欄を書き換える形で済ませます。
作成の手順は次のとおりです。
- Googleフォームで申請項目を設定する
- フォームの「回答」から「回答の送信先を選択」を開き、回答をスプレッドシートに保存する
- そのスプレッドシートに紐づくApps Scriptのプロジェクトを開き、承認者へメールを送る処理を書く
- Apps Scriptの画面で「トリガーを追加」を選び、フォーム送信を実行条件に指定して保存する
Apps Scriptのフォーム送信トリガーは、ユーザーがフォームに回答したときに実行されます。このトリガーに紐づけた関数の中で、承認者の宛先を決めてメールを送る処理を書きます。
承認者は届いたメールのリンクからスプレッドシートを開き、承認欄を更新します。スマートフォンではGoogleスプレッドシートのアプリを使って同じ操作を行います。承認専用の画面やボタンはないので、どのセルに何を入力すれば承認になるのかを事前に社内で取り決めておきましょう。
申請の種類や金額で承認者を変える場合は、Apps Scriptのコードに条件分岐を書き足します。承認者の振り分けは画面の設定では作れず、Apps ScriptにJavaScriptのコードを記述する必要があります。コードを書いた担当者しか直せない状態になりやすいため、引き継ぎ先やコードの詳細のメモの保管場所を決めてから運用を始めましょう。
Excelで運用する場合
Excelで申請と承認を回す場合は、申請書のフォーマットをブックとして用意し、承認者が承認欄のセルに結果を入力します。Excelには承認を回す機能がないため、申請の依頼と差し戻しの連絡は担当者がメールで行います。
作成の手順は次のとおりです。
- 申請項目と承認欄を並べた申請書のブックを作成する
- ブックをOneDriveまたはSharePoint Onlineのライブラリにアップロードする
- 右上隅の「共有」を選び、申請者と承認者のメールアドレスを入力して編集できる権限で共有する
- 申請者が入力を終えたあと、承認者にブックのリンクをメールで送る
OneDriveまたはSharePoint Onlineに保存したブックは、複数の担当者が同時に開いて編集できます。Microsoftはこの共同編集に対応するバージョンとして以下を挙げています。
- Excel for Android
- Excel for iOS
- Excel Mobile
- Excel for Microsoft 365
承認者はスマートフォンのExcelアプリからも承認欄を埋められます。
誰がいつ内容を書き換えたのかはバージョン履歴でたどれます。ファイルのタイトルをクリックして「バージョン履歴」を選ぶと、以前のバージョンを別のウィンドウで開いて復元できます。ただしこのバージョン履歴が使えるのはMicrosoft 365のOneDriveまたはSharePointに保存したファイルに限られる点に注意が必要です。
一方でExcelには、申請を次の承認者に回す仕組みがありません。承認欄のセルは編集権限を持つ全員が書き換えられ、承認待ちの申請を一覧で確認する画面もありません。申請の件数と承認者の人数が少ないうちはこの運用で回りますが、両方が増えると管理が追いつきません。
LINE WORKSで組む場合
LINE WORKSにはワークフローという機能があり、申請と決裁をこの機能の中で行います。
管理者は申請フォーマットの管理画面でフォーマットを作成します。LINE WORKSが公開している作成の流れは次のとおりです。
- 基本の設定を行う
- 申請フォーマットを追加する
- 決裁ラインを設定する
- 共有の設定を行う
- 権限の設定を行う
決裁ラインは申請を回す順序のことで、ここで設定した順序に従って文書が決裁者に届きます。
申請者はモバイルホームのサービスメニューからワークフローを開き、画面右下の作成アイコンをタップして申請フォーマットを選びます。稟議書のフォーマットでは申請内容と金額、区分を入力し、ファイルを添付して申請する流れです。申請と決裁の両方をLINE WORKSのアプリで扱うため、決裁者が別のアプリに移る必要はありません。
このワークフロー機能を使えるかは契約しているプランによって変わります。事前にLINE WORKSの公式サイトで自社のプランの対応範囲を確認してください。
自作や内製で作る場合
自作や内製で作る場合は、申請画面と承認の経路を自社で設計します。手段は大きく2つで、Microsoft Power AppsやGoogle AppSheetのようなローコードツールで画面を組む方法と、Google Apps Scriptなどでプログラムを書く方法に分かれます。
自社の稟議規程に合わせて作れる一方で、公開したあとの修正を自社で抱えます。承認経路の変更、閲覧権限の設定、人事異動にともなう承認者の入れ替えを、作った担当者が対応し続けることになります。
申請の種類が多い場合や、作れる担当者が社内に1人しかいない場合は、既製のワークフローシステムを検討するほうが運用を続けやすくなります。
グループウェアのワークフロー機能では満足できなくなる分岐点
グループウェアで組んだ申請と承認は、次の5つの条件に達したときに運用が維持しにくくなります。
共通するのは、設定と管理を作った担当者の手作業で支えている点です。申請の種類と利用者が増えるほど手作業の量も増えるため、ここで挙げる条件に1つでも当てはまる場合は、ワークフローシステムへの乗り換えを検討する段階と考えましょう。
承認経路の分岐や代理承認が必要になったとき
承認経路が一本道でなくなったときが、グループウェアで組む方法の限界の一つです。申請金額が一定額を超えたときにだけ本部長の承認を加える、購買と人事で承認者を分ける、といった条件がこれにあたります。
この条件をグループウェアで再現する場合、担当者がフローやコードに分岐を書き加えなくてはなりません。申請の種類と条件が増えるほど設定箇所が増え、稟議規程を見直すたびに作った担当者が手を入れることになります。
代理承認も同じです。承認者が長期休暇や出張で対応できないあいだ、別の担当者に承認を任せる必要がありますが、グループウェアで組んだ場合は承認者の指定をそのたびに書き換えて戻す作業が発生します。休暇のたびに設定変更を依頼する運用になっている場合は、分岐と代理承認を画面上の設定で管理できるワークフローシステムに切り替えるタイミングとして考えましょう。
申請フォームと利用人数が増えたとき
申請フォームの種類と利用人数が増えたときも、グループウェアで組む方法の限界にあたります。
Power AutomateはSharePointのリストごとにフローを作り、GoogleフォームはフォームごとにApps Scriptを用意するため、申請の種類が増えれば作成物と保守の手間も増えます。人事異動のたびに全フローの承認者を書き換える作業も発生します。
フォームの追加と承認者の変更を管理画面の設定で済ませたい段階になったら、ワークフローシステムへの切り替えを検討しましょう。
申請と承認が複数のアプリに分かれてしまうとき
申請と承認を1つのアプリで完結できないことも、グループウェアで組む場合の限界です。申請データを置く場所と承認を行う場所が別のサービスになるためです。
MicrosoftはiOSとAndroid向けのSharePointモバイルアプリを、ニュースとサイト、重要なリンクに外出先からも接続できるアプリとして説明しています。一方でPower Automateの承認要求に応える場所は、メールやOutlook、Teamsの承認アプリ、Power Automateモバイルアプリ、Power Automateの承認センターです。申請の中身をSharePointで見て、承認は別のアプリで返す分担になるため、承認者は手元の端末でアプリを行き来します。
アプリが分かれると承認者の定着が進みにくくなります。どのアプリに通知が届くのかを承認者全員に伝える必要があり、未処理の申請を探す場所も一つに定まりません。申請から承認、差し戻しまでを1つのアプリにまとめたい場合は、ワークフローシステムの専用アプリを検討しましょう。
監査ログや権限設定が求められるとき
監査や内部統制で申請と承認の記録を求められたときも、グループウェアで組む方法では足りなくなります。記録が残る期間や範囲は申請の仕組み側ではなく、契約しているツール全体の管理設定で決まるためです。
承認履歴を長期にわたって残す必要がある場合は、担当者が定期的に記録を書き出して保管する作業を続けることになります。人事や給与に関わる申請を特定の担当者だけに見せる制御も、共有先を分ける形で代用することになるため、申請の種類が増えるほど管理が煩雑になります。
承認履歴の保存期間と閲覧範囲を社内規程で定める段階になったら、履歴を製品側に残し、権限を部署や役職単位で設定できるワークフローシステムを検討しましょう。
電子帳簿保存法への対応が必要になったとき
見積書や請求書を添える申請を電子で扱う場合は、電子帳簿保存法の保存要件を満たせているかの確認が必要になります。グループウェアで組んだ仕組みでは、要件を満たす保存方法を自社で設計し、法改正のたびに見直しも自社で抱えます。
ワークフローシステムには法令対応をうたう製品があり、対応範囲を公式サイトで確認できます。要件への適合を自社で維持し続けるのが難しい段階になったら、切り替えを検討しましょう。
アプリ対応ワークフローシステムの選び方
アプリで使う前提でワークフローシステムを選ぶときは、次の5つを確認します。
いずれもグループウェアで組んだ仕組みで足りなくなる点に対応します。自社が乗り換えを考えた理由に近い項目から順に見ていくと、候補を絞りやすくなります。
モバイルでどこまで確認と承認ができるかを確認する
モバイル対応は対応の有無ではなく、どの操作までできるかで見比べます。同じスマートフォン対応でも、承認を返すだけの製品と、申請から差し戻しまで扱える製品に分かれるためです。
確認する項目は次の5つです。
- 専用アプリがあるか、ブラウザ表示だけか
- 申請の提出までモバイルでできるか
- 添付ファイルや帳票をアプリの中で開けるか
- 差し戻しとコメントを返せるか
- 承認待ちをプッシュ通知で受け取れるか
見積書や図面を見て判断する申請が多い場合は、画面の広いタブレットで表示できるかもあわせて見てください。
仕様表の表記だけで判断しにくいときは、無料トライアルで承認者役の担当者が実機を触るのが確実です。通知の届き方や添付の開き方は、実際に試すと違いがはっきりします。
今あるツールと連携できるかを確認する
すでに使っているグループウェアと連携できるかを、契約前に確認します。連携できない製品を選ぶと承認者はグループウェアとワークフローシステムを使い分けることになり、1つのアプリで完結させるという乗り換えの目的から遠ざかるためです。
確認する項目は次の3つです。
- Microsoft TeamsやLINE WORKSなど、日常的に見ているツールに承認待ちの通知を出せるか
- 既存のアカウントでログインでき、入退社にともなう利用者の追加と削除を一箇所で行えるか
- 承認済みの申請データを会計や人事のシステムに渡せるか
連携対応と書かれていても、連携できるサービスとできることの範囲は製品ごとに違います。自社が使っているサービス名が対象に入っているか、連携に追加の契約や上位プランが必要かを、公式サイトで確認してください。
承認経路の分岐に対応できるかを確認する
承認経路をどこまで設定画面だけで作れるかを確認します。分岐の設定にプログラムの記述が必要な製品を選ぶと、グループウェアで組んでいたときと同じ状態に戻るためです。
確認する項目は次の4つです。
- 申請金額や申請区分に応じて承認者を切り替えられるか
- 上長を組織の情報から自動で取得できるか
- 承認者が不在のあいだ代理承認を設定できるか
- 経路の変更を情報システム部門に依頼せず、申請を管理する担当者が行えるか
判断しやすくするには、自社の稟議規程で分岐が必要な申請を先に洗い出し、その中で最も条件の複雑な申請を基準に見比べます。無料トライアルがある場合は、その申請の経路を実際に作れるかまで試してください。
監査ログと法令対応を確認する
記録がどこまで自動で残るかと、どれだけ遯って見られるかを確認します。監査や内部統制で申請と承認の記録を求められた場面では、あとから作れない記録が判断材料になるためです。
確認する項目は次の4つです。
- いつ誰がどの申請を承認したのかが自動で記録されるか
- 記録をどれだけの期間さかのぼって参照できるか
- 記録を検索し、必要な分だけ書き出せるか
- 人事や給与など特定の申請を、限られた担当者だけに見せられるか
電子帳簿保存法などの法令対応をうたう製品でも、対応する範囲がプランごとに違う場合があります。自社の規程で必要な保存期間と閲覧範囲を先に決め、その条件を満たすかを公式サイトの記載と見積もりで確認してください。
費用と最低利用人数を確認する
毎月の単価だけでなく、最低利用人数と初期費用を含めた総額で比べます。低価格をうたう製品でも最低契約人数が決まっている場合があり、契約人数によっては割高になってしまう場合があります。
確認する項目は次の4つです。
- 最低契約人数や最低利用金額が設定されているか
- 承認者だけでなく申請する従業員も人数に含める必要があるか
- 初期費用や導入支援の費用が別にかかるか
- 自社に必要な機能が上位プランだけの扱いになっていないか
料金の見え方は、公式サイトの表記と実際の見積もりで差が出ることもあります。想定する利用人数と申請の種類を伝えて見積もりを取り、年額の総額で並べて比べてください。
【全5製品】アプリ対応のワークフローシステム比較
| 製品名 | 提供会社 | 初期費用 | 月額料金（税込） | 最低契約人数 | モバイルアプリ対応 |
|---|---|---|---|---|---|
| ジョブカンワークフロー | 株式会社DONUTS | 0円 | 330円／1ユーザー | 人数の規定なし（最低利用料金は月額5,500円） | ○ |
| Gluegent Flow | サイオステクノロジー株式会社 | 0円 | 440円／1ユーザー（ベーシック）、550円／1ユーザー（ビジネス） | 25ID | ○ |
| コラボフロー | 株式会社コラボスタイル | 0円 | 550円／1ユーザー（スタンダード）、880円／1ユーザー（プレミアム） | 5ユーザー | △ |
| kintone | サイボウズ株式会社 | 0円 | 1,100円／1ユーザー（ライト）、1,980円／1ユーザー（スタンダード） | 10ユーザー | ○ |
| X-point Cloud | 株式会社エイトレッド | 0円 | 基本サービス22,000円＋550円×ユーザー数 | 人数の規定なし | △ |
※ ミツモア調べ（2026年8月時点）
※ 月額料金は各公式サイトが税抜で掲載している金額を税込（消費税10％）に換算した金額
※ 「△」は有料オプションでの対応
さらに多くの選択肢の中から自社に合うワークフローシステムを選びたい方はこちらの記事もご覧ください。
ワークフローアプリの導入手順
ワークフローアプリの導入は、管理者側の設定から始めます。従業員がアプリストアからアプリをダウンロードしても、それだけでは申請と承認を回せないためです。
導入の流れは次の6つです。
- 電子化する申請書と現在の承認の流れを洗い出す
- 無料トライアルで自社の申請を再現できるか試す
- 利用人数とプランを決めて契約する
- 従業員のアカウントと組織情報を登録する
- 申請フォームと承認経路を作成してテストする
- 使い方を周知して一部の申請書から運用を始める
最初からすべての申請書を移す必要はありません。件数の多い申請書から始め、運用が落ち着いてから対象を広げる進め方が安全です。
従業員側の準備は、管理者の設定が終わってからです。具体的には次の3つの手順を踏みます。
- アプリストアから専用アプリをインストールする
- 自社の接続先（サブドメインやインスタンス名）を入力する
- 発行されたログイン名とパスワードでログインする
アプリストアで専用アプリを見つけても、アプリ単体では申請を作成できない点に注意してください。
たとえばkintoneのヘルプではモバイルアプリを、インストールを実行してサブドメインやログイン名などを設定したあとに利用できるものと説明しています。ジョブカンワークフローも、アプリのダウンロード前にアカウントの作成をするよう案内しています。
また、モバイル利用が有料オプションの製品では、その契約がないとインストール後もログインできません。周知の際は、インストールの案内とあわせて接続先とログイン情報を伝えましょう。
ぴったりのワークフローアプリ選びはミツモアで
ワークフローアプリは製品によって機能もさまざま。「どのアプリを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりのワークフローアプリが見つかります。
ぴったりのワークフローアプリを最短1分で無料診断
従業員数や欲しい機能などの項目を質問に沿って選択するだけで、最適なワークフローアプリを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。
ぴったりの料金プランも一緒にお届け
希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。
診断結果は最大5製品！比較・検討で最適なアプリが見つかる
最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬアプリとの出会いもあるかもしれません。
ミツモアなら、ぴったりのワークフローアプリがすぐに見つかります。
