おすすめのワークフローアプリ5選！スマホで業務効率化

決済時間の短縮や多様なワークスタイルへの対応、ペーパーレス化、内部統制の強化を実現できるワークフローシステム。スマホアプリがあるものを導入すれば場所を問わず申請や承認ができて、場所や時間にとらわれずに活用できます。

この記事ではおすすめのワークフローアプリを5つ紹介し、価格や機能で徹底比較します。ぜひ比較・検討の参考にしてください。

おすすめのワークフローアプリ5選

スマホで使えるおすすめのワークフローアプリを5つ紹介します。

「ジョブカンワークフロー」テンプレートでスマホでの入力が容易

ジョブカンワークフローは直感的なUIで初期設定や申請書作成が簡単なワークフローアプリです。初期設定は最短5分でできるため、すぐに運用を始められます。また直感的に操作できるため定着もしやすいでしょう。

他にも50以上のテンプレートを利用すれば、全体を見渡しにくいスマホでも少しの修正だけで簡単にフォーム作成も可能です。承認経路や条件分岐も多様なので、複雑な経路も作成できます。

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「X-point Cloud」国内シェアNo.1！サンプルフォームですぐにフォームを作れる

また1,000以上のサンプルフォームがあり、ドラッグ＆ドロップでカスタマイズするだけで簡単に自社独自のフォームを作成可能です。スマホでの操作も簡単なので、都度パソコンでフォームを作る手間が省けるでしょう。

他にも外部連携機能が豊富という特徴もあります。「グループウェア連携」で画面上からの申請・決済や、「駅すぱあと連携」で交通費や定期代の検索、自動入力も可能です。

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「SmartFlow」モバイル利用を前提としたワークフローアプリ

SmartFlowはモバイルファーストのUIで、スマホアプリからストレスフリーに使用できます。申請フォームの作成は80種類テンプレートを利用できるほか、ドラッグ＆ドロップで項目を追加も可能。

また初期設定のユーザー登録についてはCSVファイルでの登録ができ、大人数でも一度に登録できます。

他にも24時間365日問い合わせ可能な窓口があるため、分からないことができたときも安心です。

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「SmartDB」出先で使いやすい機能が揃ったアプリ

SmartDBは大企業向けの業務デジタル化サービスです。ワークフローやフォーム、Webデータベースなどの機能を有しています。

複数部門・担当者での並列承認が可能なため、部門間を横断する複雑な承認ルートでも素早い決済が可能です。また承認ルート外の部門にコメントを求める機能も搭載しています。アプリとの組み合わせで、社内外をよりスムーズにつなげられるでしょう。

他にも権限設定や証跡管理機能があり、ユーザーごとに項目の表示制御や印刷の許可などを制御できます。「いつ、誰が、何をしたのか」が記録されるためミスの発見だけでなく、不正業務の発見にも役立つでしょう。

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「rakumoワークフロー」Google Workspaceとの連携で業務効率化

rakumoワークフローはGoogle Workspaceとの連携を前提として作成されたワークフローアプリです。添付ファイルをGoogleドライブで閲覧できるほか、Googleスプレッドシートをマスターとして活用したり、Gmailで通知を受け取れたりします。

Google Workspace以外にもSlackやクラウドサインと連携でき、通知の受け取りや社内の電子稟議をそのまま社外の電子契約として利用できます。スマホでもさっと通知を見て返信・対応ができ便利です。

なおrakumoワークフローの利用には、Google Workspaceが必要な点には注意が必要です。

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ワークフローアプリを選ぶポイント

ワークフローアプリを選ぶ際には「機能」「外部システムとの連携」の2つを意識しましょう。

機能で選ぶ

ワークフローアプリは使用する目的や環境に合わせて必要な機能を選びましょう。

申請経路の分岐は、承認額や内容に応じて申請経路を分ける機能です。申請時の条件に合わせて申請経路を判断する必要がなくなるため、スピーディーに申請業務を行えます。

また申請経路が自動選択されるため、経路の選択ミスを防ぐこともできるでしょう。

連携しているシステムで選ぶ

既存のシステムとの連携性はワークフローアプリを選ぶうえで重要な項目です。

チャットツールと連携すれば、承認依頼や更新などの通知の受け取りや承認自体をチャットツール上で行えます。

また経費精算システムなどのバックオフィスシステムと連携すれば、契約業務や経費精算、採用などの様々な業務を手入力する必要がなくなります。入力漏れや入力ミスもなくなるため、業務効率化に大いに役立つでしょう。

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ワークフローアプリのメリット

ワークフローアプリを導入するメリットには、出先でも社内外の申請を処理できる点や、使いやすい点などがあります。

出先でも申請・承認を行える

コロナが落ち着き、営業や外回りなどが増えている職種も多いのではないでしょうか。もしくは引き続きリモートワークを推進している、という企業もあるでしょう。社内と社外で仕事をしている人が分かれている場合、紙での申請・承認は非常に手間がかかります。

ワークフローアプリを使えば、社外にいる人でもアプリから簡単に申請を行なえたり、管理者の場合は承認を行なえたりするため、「待ち」の時間が発生しません。スムーズに業務をすすめられます。

UIに親しみやすい

特に若年層にとって、より操作しやすいのはスマートフォンです。多くのボタンが配置され複雑なパソコンのUIよりも、ボタンや機能が制限されて直感的に使いやすいアプリのUIのほうがより親しみやすく扱えるでしょう。空き時間にささっと操作しやすいのもうれしいポイントです。

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まとめ

スマホに対応したワークフローシステムなら、時間や場所に縛られずに業務フローの申請や承認を進められます。紙ベースでのワークフローよりも柔軟に業務が進み、業務効率化の効果が期待できるでしょう。

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