【2024年】ワークフローシステムの人気ランキング！中小企業・大企業で人気の製品は？

「ワークフローシステムを導入したいけど、選び方がわからない」「自分で探すのは大変」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？

そこで役に立つのがランキングです。ランキングは、ベンダーや製品の信頼性や使いやすさを測る一つの指標になります。

本記事では、2023年7月から2024年6月までのミツモアのリクエストを基に、人気の高いワークフローシステムを企業規模別にランキング化しました。

中小企業、大企業向けのランキングも併せてご紹介しますので、ぜひワークフローシステム選びの参考にしてください。

ワークフローシステムの人気総合ランキングTOP5

人気総合ランキングでは、以下の共通する特徴が見られました。

• 使いやすいUI
• カスタマイズ性
• 他システムとの連携

1位に輝いた「バクラク申請」は、直感的な操作性が魅力です。さらに申請や承認はスマホやSlackから可能で、経理の負担も軽減できます。改正電子帳簿保存法に対応し、電子保存が可能なため領収書の保管が不要です。

2位の「コラボフロー」は、直感的な操作で簡単にフォーム作成ができ、専門知識が不要で誰でも扱うことができます。承認経路を明確にし、業務の意思決定をスピードアップし、ペーパーレス化によるコスト削減も可能です。また、APIや他の外部サービスとの連携が豊富で、カスタマイズも柔軟に対応できます。

5位の「rakumo(ラクモ)ワークフロー」は、見やすいUIで承認状況を簡単に把握でき、クラウド管理により、場所を問わずテレワークでの利用が可能です。加えて豊富なテンプレートと直感的な操作で、必要な形式で迅速にワークフローを導入でき、プログラミング不要で簡単にアレンジが可能です。

中小企業に人気のワークフローシステムランキング

中小企業に人気のワークフローシステムランキングでは、以下の共通する特徴が見られました。

• コストパフォーマンス
• 簡単な操作性
• 導入のしやすさ

2位の「X-point Cloud」は、紙の書類感覚での操作が可能で、初めて導入する企業に最適です。またワンクリックで承認が可能で、リアルタイムで承認状況を確認できます。スマホやタブレットでも利用でき、テレワークにも適しています。

4位の「Styleflow」は、少人数から大規模組織まで一律330円/1ユーザー(※)で利用できるワークフローシステムです。また、決済金額や個人指定など複雑な承認ルートも簡単に設定可能で、自社に合わせた柔軟な運用が可能です。

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

大企業に人気のワークフローシステムランキング

大企業に人気のワークフローシステムランキングでは、以下の共通する特徴が見られました。

• 多機能性
• 他システムとの高度な連携
• 柔軟なカスタマイズ性

5位の「freee支出管理 Fullプラン」は、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応し、請求書の受領から仕訳までを自動化して債務業務を効率化します。書類のアップロードはドラッグ＆ドロップで簡単に行え、AI-OCR機能で入力ミスを削減可能です。

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

ワークフローシステムの人気総合ランキングTOP5製品を解説

人気総合ランキングTOP5の製品を特徴や費用、導入実績などとあわせて紹介します。

バクラク申請

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

コラボフロー

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

X-point Cloud(エクスポイント クラウド)

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

Styleflow(スタイルフロー)

• スマホでの利用に適したシンプルなデザインで月額330円から使える
• 商品やプロジェクトごとのマスタ情報も登録・管理可能
• 従業員数1.5万人規模の大手企業から小規模企業まで採用実績あり

StyleFlowは、モバイル端末での利用を重視したシンプルなデザインが特徴のワークフローシステムです。スマホやタブレットから簡単にアクセスでき、月額330円(※)から利用可能な点も多くの企業に支持されています。

商品やプロジェクトに関するマスタ情報を登録・管理する機能があり、申請や承認時に自動で参照されます。この機能により、データの整合性を保ちながら手入力の手間を削減できます。

従業員数が1.5万人を超える大手企業から中小企業まで、幅広い規模の企業で採用されています。直感的で見やすいUIが、多くの業態で評価されています。

※ TDCソフト株式会社(2024年6月時点)

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

rakumo(ラクモ)ワークフロー

ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する

ワークフリーシステムの導入メリット

申請・承認の手間を削減

ワークフローシステムを導入することで、申請や承認に関わる手間を大幅に削減できます。従来の紙ベースの申請プロセスでは、印刷、署名、郵送、保管といった作業が必要であり、それぞれが業務のボトルネックとなっていました。ワークフローシステムを活用すれば、申請書類を電子化してシステム上で一元管理できるため、これらの手間を省けます。また、承認ルートも自動設定されるため、適切な承認者に自動的に申請が回り、全てのプロセスが迅速に進行します。

決裁のスピード向上

ワークフローシステムの導入は、決裁プロセスのスピードアップにも寄与します。従来の紙ベースの運用では、承認者が複数人いる場合や出張中の承認者がいる場合、申請から決裁までに時間がかかっていました。しかし、クラウド型のワークフローシステムを導入することで、スマートフォンやタブレットを利用していつでもどこでも承認作業が可能となります。承認の滞りが減り、決裁までの時間が大幅に短縮されるため、業務のスピード感が向上します。

内部統制の強化

ワークフローシステムは、内部統制の強化にも効果的です。決められた承認ルートを自動的に適用し、承認者を飛ばすことができないため、不正やエラーの発生リスクを抑えることができます。また、システム上で全ての申請や承認の記録が保存され、監査時に必要な証跡を簡単に確認できるため、コンプライアンス遵守が容易になります。組織全体の信頼性向上とリスク管理が強化できるでしょう。

テレワークへの対応

ワークフローシステムの導入により、テレワークやリモートワークに対応しやすくなります。紙ベースの申請プロセスでは、書類提出や承認のために出社が必要でしたが、システム化することで場所を問わずに申請や承認が可能になります。社員は出社することなく業務を遂行でき、柔軟な働き方が実現します。テレワーク環境でも業務が円滑に進むため、企業は多様な働き方をサポートでき、優秀な人材の確保にもつながるでしょう。

導入の際の注意点

現状のワークフローの見直しをしておく

ワークフローシステムを導入する際、単に現状のプロセスをシステム化するだけでは十分なメリットを得ることはできません。まずは現行のワークフローが非効率ではないかを見直し、最適化することが重要です。例えば、承認ルートが複雑で不要なステップが多い場合、システム化の前に簡素化することで、運用がスムーズになります。また、条件によって承認者や金額の基準を調整することで、最小限のフローにし、システム化後の効率を高めることができます。

無料トライアルを活用して費用対効果を検証する

システム導入にあたり、費用対効果をしっかりと検討することが必要です。導入コストやランニングコストが予算内に収まるか、またそのコストに見合った効果が期待できるかを確認しましょう。さらに、システムの使い勝手も成功の鍵となります。無料トライアルを活用して、システムの操作性、UIのわかりやすさ、動作スピードを事前に確認し、社員がストレスなく使用できるかを見極めてください。使いやすいシステムは、サポート体制が充実していることが多く、導入後も安心して利用できます。

自社のフローに対応したシステム選定する

自社の申請・承認フローに適したシステムを選ぶことも重要です。大規模な企業ではフローが複雑化しがちですが、そのような複雑なプロセスに対応できるシステムを選定する必要があります。また、組織変更や人事異動が頻繁に発生する企業では、柔軟にカスタマイズ可能なシステムを選ぶことが、長期的な運用の成功につながります。導入前にベンダーのサポート体制を確認し、トラブル発生時に迅速な対応が可能かどうかもチェックしましょう。

運用体制の構築と従業員の教育体制を整える

システムの導入後、適切に運用するためには社内の運用体制をしっかりと整えることが不可欠です。現場の負担を軽減し、システムのメリットを最大化するためには、従業員への研修やサポートが重要です。ヘルプデスクの設置や、従業員のITリテラシーに応じた教育を行い、システムを定着させましょう。また、システム操作が難しいと感じる従業員に対しては、簡単に操作できるカスタマイズ機能を活用し、誰でも使いやすい環境を整備することが大切です。

カスタマイズ性と外部システムとの連携性を確認する

ワークフローシステムを導入する際には、カスタマイズの自由度も重要な要素です。自社の業務フローに応じて承認ルートや機能を柔軟に変更できるシステムを選ぶことで、運用の効率化が図れます。また、既存の他社システムやアプリケーションと連携できるかどうかも確認し、総合的な業務効率化を実現しましょう。システムが他の業務プロセスとスムーズに統合されることで、さらなる効果が期待できます。

ランキングを参考に最適なワークフローシステムを見つけよう

本記事では、ワークフローシステムの人気ランキングを会社の規模別に紹介しました。

ランキングは製品への信頼と安心の指標になるため、導入検討の大きな参考になります。一方で、人気製品だからといって自社に最適な製品とは限りません。ワークフローシステム選びに迷った際には、まずは自社の課題と必要な機能の整理をすることが必要です。

ワークフローシステムは、業務の効率化や法改正への適切な対応などに欠かせないツールです。人気ランキングを参考にしながら、自社に最適なワークフローシステムを見つけていきましょう。

以下の記事では、ランキングに登場していないワークフローシステムも一挙に紹介しています。製品の特徴や料金なども徹底比較しているので、ぜひあわせてご覧ください。