ワークフローシステム比較14選！選び方やタイプ別おすすめ製品を紹介

稟議や契約の締結、経費精算など、さまざまな申請・承認手続きをデジタル化できるワークフローシステム。申請から承認、決裁までの流れを電子化することによって、業務の効率化や意思決定スピードの向上といった効果が見込めます。

この記事では、おすすめのワークフローシステム14製品を徹底比較。各製品を4つのタイプに分類して、選び方や比較のポイントを解説します。

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ワークフローシステムのタイプ

申請や承認をシステム上で操作できるワークフローシステムは、大きく分けて以下4つの分類に分けられます。

それぞれのタイプ別で、特徴や向いている企業を解説します。

申請や承認を直感的に操作できるタイプ

ユーザーインターフェースがシンプルで、初心者でも簡単に操作できるタイプのワークフローシステムです。申請や承認のプロセスが視覚的にわかりやすく設計されており、ドラッグ&ドロップなどの直感的な操作で扱えます。

ユーザー体験を重視し、ワークフローを手軽に利用したい企業におすすめです。

複雑な承認フローに対応できるタイプ

多層的かつ複雑な承認ルートや、条件分岐の設定が可能なタイプのワークフローシステムです。組織内の多様なプロセスを細かくコントロールし、設定も細かくカスタマイズできます。

大企業や多様な業務プロセスを持つ企業に向いており、詳細な承認パターンが必要な場面で威力を発揮します。

紙のフォーマットを再現しやすいタイプ

従来の紙ベースの書式を、デジタル上で忠実に再現できるタイプのワークフローシステムです。申請書など紙の帳票のデザインやレイアウトをそのままオンラインフォームに変換し、従来の業務スタイルを維持しながら電子化を進められます。

紙の使用が多い業務を徐々にデジタル化したい企業におすすめです。

他システムと連携しやすいタイプ

グループウェアやメール、ERPやCRMなど、ほかの業務システムと簡単に統合できるタイプのワークフローシステムです。APIや各種プラグインを用いてデータの流通を円滑にし、システムの総合運用性を重視しています。

企業全体のシステムを総合的に運用したい企業に向いています。

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ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶ際は、以下の手順に沿って進めるとよいでしょう。

まずはじめに自社の課題と導入目的を明確にして、その内容に沿って製品タイプで絞り込む流れです。製品を絞り込んだ後は、この後で解説する比較ポイントに沿って、ワークフローシステム各製品の特徴や機能を比較してきましょう。

申請・承認における課題と導入目的を明確にする

まずはじめに、現在の申請・承認プロセスにおける問題点を洗い出します。「承認に時間がかかる」「誤った情報が多い」「プロセスがどこで止まっているかわからない」などの課題を洗い出していきましょう。

そして課題をふまえて、ワークフローシステム導入の具体的な目標を明確にします。たとえば「業務の効率化」「コスト削減」「従業員の負担軽減」「プロセスの可視化」などの目標が考えられるでしょう。

このようにして導入目的を明確にすると、方針を見失ってしまったり、導入後の効果が思ったように得られなかったりするケースを防げます。

明らかになった課題に対応したタイプで絞り込む

明らかになった課題を整理して、それらがどのタイプのワークフローシステムで解決できるかどうかを検討します。先ほど紹介した4つのタイプから、自社の課題に最もマッチしたものを選びましょう。

ここでうまく絞り込めない場合は、解決したい課題や目的から優先順位をつけて考えるのがポイントです。最も優先度が高いものから順に確認して、複数のタイプで検討するのもよいでしょう。

自社にあてはまるタイプの製品を比較ポイントに沿って比較・検討する

ワークフローシステムの製品をタイプ別で絞り込めたら、各製品を比較ポイントに沿って比較していきます。使いやすさやカスタマイズ性、連携性やコストなど、製品を評価するための基準を設定しましょう。

比較ポイントはこの後で解説していきます。気になる製品があったら、無料デモや無料トライアルを活用して、ユーザーが使いやすいかどうか、導入目的を達成できそうかどうかを実際に確かめるのもよいでしょう。

もしも各製品の比較で迷ったら、ミツモアのワークフローシステム診断を活用するのもおすすめです。「ぴったりのワークフローシステムを無料で診断する」ボタンをクリックして、業種や欲しい機能などの各項目を順番に答えていくだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断します。

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ワークフローシステムの比較ポイント

自社の課題や目的に応じてワークフローシステムのタイプを絞り込んだら、以下のポイントを確認しながら各製品の比較・検討を進めていきましょう。

申請フォーマットが自社に適しているかどうか

ワークフローシステムを活用した申請をスムーズに進めるためにも、申請フォーマットが自社に適しているかどうかは重要な比較ポイントです。以下の観点から申請フォーマットが自社に適しているかどうかを確かめておきましょう。

カスタマイズ性

自社の業務プロセスにあった申請フォーマットを作成できるかどうかを確認します。柔軟なカスタマイズ機能があるかどうか、テンプレートがどの程度用意されているかどうかを評価しましょう。

ユーザーインターフェース

フォーマットの作成や修正が直感的にできるか、デザインやレイアウトが自社のブランド基準に適しているかを検討します。

対応可能なデータ形式

CSVやExcel、WordやPDFなど、対応可能なデータ形式と自社のニーズが合っているかどうかを確認します。添付ファイルや、出力ファイルなど各ケースで確認しておくとよいでしょう。

自社の承認ルートへ対応できるかどうか

ワークフローシステムを使って、自社の承認ルートをシステム上で再現できるかどうかを確認します。以下の各ポイントに沿って、対応性を判断していきましょう。

ワークフローの柔軟性

自社の複雑な承認ルートや条件分岐に対応できるかどうかを確認します。承認ルートのカスタマイズや多段階承認がどこまで可能かどうかの確認も重要です。

ルート設定の容易さ

承認ルートの設定や変更がどれだけ簡単にできるかを評価し、担当者が直感的に操作できるかどうかを確認します。

エラーチェック機能

承認ルート設定時にエラーや不整合が発生した場合、システムが自動的に検出してくれるかどうかを確認します。

便利機能がどこまで搭載されているか

ワークフローシステムには申請や承認をサポートする便利機能が搭載されています。以下のような機能が必要であれば、搭載有無を確認しておきましょう。

通知機能

承認依頼や完了通知、期限切れ警告など、タイムリーな通知を行う機能があるかどうかを確認します。

自動化機能

繰り返し作業やルーチンワークを自動化する機能が搭載されているかどうかを評価します。

レポート・分析機能

承認状況や利用状況を可視化して、グラフなどで分析できる機能があるかどうか確認します。申請・承認プロセスの改善に活用できるかどうかを評価しましょう。

どのシステムと連携できるか

ワークフローシステムとのシステム連携を考えている場合は、システムとの連携性もチェックしておくとよいです。

APIの提供

ERPやCRMなど、ほかの業務システムとの連携が可能か、APIの提供状況を確認します。

標準連携機能

SalesforceやMicrosoft 365など、一般的なシステムとの連携が標準搭載されているかどうかを確認します。

データ同期機能

他システムとのデータのリアルタイム同期ができるかを評価して、業務の円滑な流れを確保できるか確認します。

料金プランが適切か

ワークフローシステムは各製品で費用が異なります。機能性が高い製品ほど料金が高くなる傾向にあるので、自社にとって必要な機能を見極めることが大切です。

費用対効果

提供される機能と費用のバランスを評価し、自社にとってコストパフォーマンスが高いかどうかを判断します。

料金プランの柔軟性

利用人数や利用機能に応じた料金プランが柔軟に設定されているか、また必要に応じてプラン変更が柔軟にできるかを確認します。

追加費用の有無

初期導入費用や追加機能に対するコストが明示されているかどうかを確認し、不必要な費用がないかを検討します。

おすすめのワークフローシステム14製品の料金や機能を比較表でまとめました。

料金プランは初期費用がかかるケースとそうでないケースがあり、クラウド型の場合は基本的に無料か低価格となっています。月額料金はユーザー課金の形態を取っている製品がほとんどです。

そして各製品とも承認経路分岐やフォーム作成などの基本機能は有しているものの、集計・管理機能に関しては製品によって搭載有無に差があります。各製品でできることは大きく変わりませんが、詳細なカスタマイズ性や、操作性が異なっています。

この後で各製品の詳細な特徴や機能を比較します。比較表はクリックすると拡大とダウンロードができるので、ぜひワークフローシステム選びに役立ててください。

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申請や承認を直感的に操作できるワークフローシステム4選

ユーザーインターフェースがシンプルで、初心者でも簡単に操作できるタイプのワークフローシステムを紹介します。

X-point Cloud

• 紙の入力フォームをノーコードで実現。業務をそのままデジタル化
• 柔軟な検索機能で過去の申請も簡単に検索可能
• リアルタイム集計機能で進捗状況をトップページから確認できる

「X-point Cloud」は紙の帳票をそのまま再現したような操作画面が大きな特徴です。設定にもプログラミングなどの難しい技術は必要ありません。自動入力をはじめとした入力支援機能も搭載しているので、ミスを軽減しつつ効率化を図れます。

申請書類はすべての入力項目を対象として絞り込み検索が可能。証憑を参照したいタイミングで簡単に素早く見つけられます。同様の申請を後に行う場合や過去のやり取りを参考にした意思決定など、さまざまな場面で過去の情報を利活用できます。

申請から承認までの進捗状況はリアルタイム集計されており、トップページからいつでも最新のステータスを確認可能です。「今どこでどうなってるんだっけ…？」といった状態を解消して、必要な行動をスムーズに取れるようになります。

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Gluegent Flow

• Google Workspace・Microsoft 365 と連携可能、いつものソフトにワークフロー機能をプラス
• ISMS認証取得で、セキュアな環境で運用できる
• 導入から運用までを強力にサポート。伴走体制で疑問点をスムーズに解消

「Gluegent Flow」はGmailやDocs、スプレッドシート、Microsoft 365などと連携可能で、おなじみのソフトとあわせて利用できます。業務プロセスの最適化をスムーズに図れるでしょう。

ISMS認証取得のセキュアな提供体制なので、秘匿性の高い書類やデータも安心して扱えます。

サポート体制も充実していて、初回の問い合わせには個別の担当者がつく体制です。これまでの豊富な導入実績に裏付けられたノウハウを活かした最適な提案で、導入から運用までを強力にサポートしてくれます。

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バクラク申請

• インボイス制度・電子帳簿保存法に対応
• AI自動読み取り機能を搭載し、書類データを5秒でデータ化
• アラート通知で内部統制を強化、確認作業の時間短縮に

「バクラク申請」はインボイス制度や電子帳簿保存法に対応しており、申請・承認時にはスキャナ保存要件の適合可否を自動判別可能です。手戻りの手間を削減できます。

AI-OCR搭載で見積書などの発注書類、請求書などの支払書類、各種領収書など、申請にかかる書類データは5秒でデータ化。申請者にかかりがりな手間も削減します。

金額超過や重複申請、承認してはいけない申請など、内部統制にかかる部分は自動検知が可能です。アラート通知が飛ぶので、見逃すこともありません。

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ジョブカンワークフロー

• 使いやすさを追求した操作画面、初期設定や申請書作成も簡単に実現
• スマホからも申請・承認が可能。外出先などいつでもどこでも使える
• 1ユーザーあたり月額330円とコストパフォーマンスが高い

「ジョブカンワークフロー」はシンプルかつ見やすいデザインで直感的な操作を実現します。申請者はもちろん、承認者もスムーズに操作できるので、意思決定のスピードアップが期待できるでしょう。

スマホアプリが用意されており、共通のIDでログインするだけで申請や承認がすぐにできるのもうれしいポイント。スキマ時間や外出先からの活用など、時間や場所にとらわれないワークフローを運用可能です。

ほかのソフトではなかなか実現しない、1ユーザーあたり月額330円で使える高いコストパフォーマンスも魅力のひとつです。

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複雑な承認フローに対応できるワークフローシステム5選

多層的かつ複雑な承認ルートや、条件分岐の設定が可能なタイプのワークフローシステムを紹介します。

SmartDB

• 大企業に大人気の現場主導型ワークフローシステム
• カスタムイベントや条件の定義、連携設定など細やかな制御が可能
• 不正ログイン対策やデータ消失対策など堅牢なセキュリティ

「SmartDB」は現場主導型のシステム設計が高評価で、大企業市場におけるシェアは驚異の50%超えです。すぐに使える豊富な業務テンプレートやノーコード・ローコードでの業務アプリケーション作成など、現場部門自らがデジタル化を推進していける仕組みづくりが成されています。

部門別のルールや複雑なフローに対応できる柔軟な設定が行えるのも魅力のひとつ。クラウドサインやSalesforceなど他システムとの連携も可能で、部門を超えた全社プラットフォームとしての展開を期待できます。

「ISMS認証」を取得するなど大企業に求められる高いセキュリティ要件も満たしており、アプリや文書、ブロックごとなど各フェーズでのアクセスコントロールを実現。災害時の復旧対策やバックアップによるデータ消失対策といった厳格な管理体制で大切なデータを守ります。

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kickflow

• オンプレミス型とクラウド型のいいとこどりで、柔軟性と運用効率の双方を担保
• 組織体制や閲覧権限を柔軟に管理できて人事異動に伴う設定変更もスムーズ
• 豊富なAPIとWebhook対応で基幹システムとの連携に対応、業務自動化を推進

「kickflow」は自社サーバーにシステム環境を構築するオンプレミス型と、外部サーバーにシステム環境を構築するクラウド型それぞれのメリットをあわせ持っています。クラウド型でありながらも、オンプレミス型の柔軟性と運用負荷の軽さを担保しています。

組織図のバージョン管理や異動予約、複数部署の兼務や経路の自動指定など、人事異動に伴う変更作業を効率化する機能を多数搭載。非効率な作業を省力化しつつ、組織拡大や多様化に伴う業務を効率的に進められます。

REST APIを活用したデータ連携やWebhookによる業務の自動化にも対応しており、ERPや基幹システムとの連携も開発できます。稟議や承認にかかるワークフローの真の自動化を通じて、圧倒的なバリューをもたらします。

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AgileWorks

• 紙のような入力フォームで直感的な操作ができる
• 複雑な組織構造やワークフローも柔軟に設定可能
• 組織改編・業務変更時の設定がスムーズ

「AgileWorks」はシリーズ累計導入実績4,500社以上を誇るワークフローシステムです。組織改編や業務変更に強い機能設計でありながら、直感的に操作できる操作性のよさが特徴です。

ドラッグ&ドロップによる視覚的な操作画面で申請・承認ルートの設定ができて、ノーコードでのシステム運用を実現。プログラム開発なしで、複合条件での分岐や複数部門をまたいだ並列の承認フローを簡単に構築できます。

組織改編を見込んだ事前設定が可能で、役職の管理や書類の引き継ぎ、権限の譲渡などの変更も柔軟に対応できます。また版管理が可能で、起案時の組織体制で回付したり、申請項目の変更を月初のタイミングにあわせて開始したり、過去の申請内容を当時の申請項目に基づいて確認したりできます。

※クラウド版の料金プラン

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楽々WorkflowⅡ

• アイコンを表示しながら複雑な承認経路を設定可能
• 柔軟な経路設定で部門・全社・グループ会社利用に対応
• 利用状況のデータを定量的に可視化・分析できる

「楽々WorkflowⅡ」は複雑な承認経路を、マウス操作で簡単かつスピーディーに進められるワークフローシステムです。

承認経路は4つのステップで簡単に設定可能。人事情報を登録してフォーム画面を作成、文書ごとの権限設定をすれば、あとは誰にどの順番で承認させるのかをアイコンを配置しながら設定するだけです。

経路を複数選択しておいて、条件にあった経路を自動で選択する自動経路選択や、複数の承認者に対してフローを同時に回す合議などの経路設置も柔軟に操作が可能。部門業務から大規模利用まできめ細かく対応できます。

文書の回付日数や申請の中止回数など、利用状況の細かなデータはグラフや一覧表示で確認して分析が可能です。業務フローのどのステップで時間がかかっているのか、そして当初の見込みや目標との乖離がどのくらいあるのかを把握できます。

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MAJOR FLOW ワークフロー

• 根回しやイベントなどの申請機能で円滑な申請をサポート
• 引上承認や連続承認など承認機能が豊富
• クラウドサインなど多様な外部システム連携が可能

「MAJOR FLOW ワークフロー」は25年以上の実績とノウハウが詰め込まれた、パナソニックグループのワークフローシステムです。

日本の企業文化として見られる申請前の事前確認をお願いする根回し機能や、必要な複数書類を業務に応じてガイドしてくれるイベント機能など、申請をサポートする機能が充実。テンプレートやコピー起票機能もあるので、申請で頭を悩ませることもありません。

上位の役職者が滞留している申請書を引き上げる引上承認や、同じ承認者の承認を1回で複数分とみなす連続承認など、承認をサポートする機能もそろっています。

契約締結に使用するクラウドサインとの連携や、kintoneアプリの承認や承認データをマスタとして提供するkintone連携など、外部システムとの連携も充実しています。

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紙のフォーマットを再現しやすいワークフローシステム3選

従来の紙ベースの書式を、デジタル上で忠実に再現できるタイプのワークフローシステムを紹介します。

Create!Webフロー

• 書類ベースの操作画面を採用し、簡単で運用が定着しやすい
• 画像やPDFをそのまま貼り付け可能、紙書類もスムーズにデジタル化
• 進捗状況をアイコンで視覚的に確認できるから、申請者も承認者も安心

「Create!Webフロー」は書類ベースの操作画面を採用しており、紙の申請・承認・決裁フローをそのまま電子化できるワークフローシステムです。押印のために出社したり、進捗状況がわからなかったりする悩みを解決します。

紙書類のシステム移行は、画像やPDFをそのまま貼り付けるだけの簡単操作でOK。取引先からの見積書や請求書もそのまま社内回覧できます。

進捗状況はアイコンで視覚的に確認できるので、申請者も承認者もワークフローを安心して進められるでしょう。

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Styleflow

• 既存のExcelやWordのファイルを取り込んでそのまま使用可能
• メールのほかにChatworkやSlackにも通知できる
• 初期費用無料、1ユーザーあたり月額300円のシンプルな料金プラン

「Styleflow」は社内にすでにあるExcelやWordのファイルをシステムに取り込んで、そのまま申請入力フォームとして活用できます。使い慣れたフォーマットでシステムへの移行がスムーズになるうえに、定着しやすいです。

メールはもちろん、ChatworkやSlackなどのビジネスチャットにも連携できて、普段の業務の延長線上でワークフローを回せます。スマホやタブレットにも対応しており、外出先やリモートワークでも状況確認が可能に。申請・承認が滞ってしまうのを防ぎます。

権限や機能による料金差を設定しておらず、1ユーザー月額300円で使えるシンプルな明朗会計も大きな魅力。オプションのサポートプランを活用すれば、導入から運用まで手厚いサポートを受けられ、安心でしょう。

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コラボフロー

• Excelで作成した帳票を申請フォームにそのまま置き換え可能
• 承認経路は用意されたパーツを並べるだけで完成
• 万全のサポート体制でスピーディーかつ丁寧な対応

「コラボフロー」はExcelで作成した帳票や申請書を申請フォームとして、そのままソフトに転用できるのが大きな特徴です。難しいプログラミングや専用ソフトを使う必要はありません。これまでの書類も活用できるので、違和感なくスムーズな運用をスタートできます。

申請処理を進める承認経路の設定は、あらかじめ用意されたアイテムをドラッグ&ドロップで並べるだけで完了。条件分岐やメール送信などのアクションも思いのままに設定できます。

サポート体制も万全で、オンラインデモやセミナーも随時開催しています。ユーザーからはメールでの質問に対する回答スピードも好評の模様。システムの運用に慣れていない場合でも安心して使えます。

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他システムと連携しやすいワークフローシステム2選

グループウェアやメール、ERPやCRMなど、ほかの業務システムと簡単に統合できるタイプのワークフローシステムを紹介します。

皆伝！ワークフロー

• 経費・旅費申請業務の生産性向上に強いワークフローシステム
• 交通系ICカードや出張手配サービスなど他サービスとの強力な連携
• 経費の執行状況や実績状況をレポート化

「皆伝！ワークフロー」は経費精算や旅費精算の効率化に強いワークフローシステムです。

他サービスとの連携性の高さが特徴で、交通系ICカード連携サービス「transit manager」と連携すればSuicaなどの交通系ICカードを用いた乗車データから、交通費として申請するデータを選択して集計することが可能に。そのほかにも出張手配サービスの「J‘sNAVI Jr.」と連携すれば、予約した旅券の行程や発見金額などの利用実績データを取り込んで精算可能です。

経費の執行状況や実績状況はリアルタイムに可視化されるので、迅速な経営判断が可能に。申請・承認・経理業務にかかる一連の作業時間を削減しつつ、コスト管理も強化することができます。

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rakumo ワークフロー

• Google Workspaceと連携して使えるワークフローシステム
• Google Workspace連携で運用と管理が簡単
• 豊富な外部システム連携でより便利に

「rakumo ワークフロー」はGoogle Workspaceと連携して使えるクラウド型ワークフローシステムです。

Google Workspaceとの連携を通じて使用するため、複雑な設定は必要ありません。アカウントの管理や権限設定、承認フローの経路変更などのメンテナンス工数も削減できます。

「クラウドサイン」や「Slack」、「LumApps」など他サービスとの連携にも対応しており、社内外のやり取りをオンライン完結したり、承認依頼の通知をメールやSlackに通知したりすることが可能です。シリーズ製品の「rakumo ケイヒ」とあわせて使用すれば、経費の申請から精算までを一気通貫で行えるのもポイントです。

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ワークフローシステムで申請・承認業務の効率化を