ワークフローシステム比較おすすめ26選

「紙やExcelでの申請業務に膨大な時間がかかっている」

「承認の遅れや書類の紛失で業務が滞っている」

「複数のワークフローシステムが分散していて管理が煩雑」

こうした課題を解決できるのが、ワークフローシステムです。申請から承認までのプロセスを電子化し、業務効率化とコンプライアンス強化を同時に実現できます。

この記事では、おすすめのワークフローシステムを比較し、選び方のポイントを解説します。

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ワークフローシステムとは、申請から承認、決裁といった業務手続きを電子化し、一元管理できるシステムです。意思決定のスピードアップや業務効率化、ペーパーレス化の促進や内部統制の強化などの効果が期待できます。

最近では、経費精算はA社、稟議はB社、勤怠管理はExcelといったように、システムが分散しているケースも多く見られます。分散管理により、ログイン先の増加や二重入力といった新たな非効率を生み出しています。

関連記事：ワークフローとは？覚えておきたい基礎知識をわかりやすく解説｜ミツモア

ワークフローシステムを必要としている企業の傾向とは？

ミツモア（2025年8月～11月）においてワークフローシステムへの関心が実際に高かった企業の傾向を紹介します。システム導入を検討する企業が必要とする機能で多かったのは以下の通りです。

• ワークフローシステム内での申請フォーム作成：約70％
• 申請内容の集計と管理：約65％
• 経費精算機能：約37％
  
  

多くの企業が、既存の申請書を電子化できるフォーム作成機能を重視している実態が明らかになりました。従業員規模別でみると、「100名から1000名」の企業が約40％を占めます。

組織が拡大し紙やExcelでの管理が限界を迎える企業規模であり、中小企業だけでなく中堅企業層からの関心も高いことがわかります。

ワークフローシステム選定にお悩みの方はページ下に以下のようなコンテンツもございます。ご参照ください。

▶ワークフローシステムの費用相場はいくら？

▶ワークフローシステムのメリット

▶ワークフローシステム運用する際の注意点

▶ワークフローシステム活用事例2つ

本記事で紹介しているワークフローシステム各製品の、特徴や機能を比較表にまとめました。ぜひ、製品選びの参考にしてください。（比較表は右にスクロールできます）

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※価格は税込表記

承認ステップが2～3段階で完了したり、各承認者の役割が明確だったりするシンプルなワークフローを効率化したい場合は、「X-point Cloud」や「Create!Webフロー」がおすすめです。紙の書類をノーコードでそのまま再現可能で、申請書のテンプレートも豊富に用意されています。

一方、承認を得るために多くのステップが必要で複数の上司や部署を経由したり、似たような役割を持つ承認者が複数いたりしてワークフローが複雑な場合は、「楽々WorkflowII」や「AgileWorks」がおすすめです。アイコンを使用した視覚的な操作でフロー設定が可能で、複雑な承認ステップや決裁ルールを自由自在に設定できます。

そのほか、外部システムとの連携性に優れていたり、シンプルな機能設計で費用が抑えられていたりします。たとえばMicrosoft 365との連携に対応している製品なら「Word」や「Excel」で作成された各書類をワークフローでスムーズに活用できます。

ワークフローシステム選びでは、自社の企業規模や申請書と照らし合わせていくと製品を絞り込みやすくなります。自社にぴったりのワークフローシステムを選ぶうえで押さえておきたい、選び方のポイントを解説します。

自社の企業規模にあっているか

ワークフローシステムは対象企業の規模によって、搭載されている機能の特徴が異なります。まずは自社の企業規模にあわせて、製品を絞り込んでいきましょう。

承認フローに関わる人数が数名～数十名規模の場合や、複数の条件による申請ルート分岐や多数決などの複雑な承認フローを必要としない場合は、中小企業向けのワークフローシステムがおすすめです。手軽に利用できる直感的な操作設計で、導入や運用にかかるコストも比較的安価に抑えられます。

一方で、従業員数が1,000名を超える大きな組織だったり、さまざまな部署を横断して申請や承認を必要としたりする場合は、大企業向けのワークフローシステムがおすすめです。

「AかつBまたはC」などの複雑な条件分岐に対応できる高いカスタマイズ性や、従業員データの予約登録機能など組織改正に対応できる柔軟性があります。

業務で扱う申請書に対応しているか

ワークフローシステムを運用するうえでひとつの軸になるのが、申請フォームの作成機能です。

WordやExcelを使った企業独自の申請書を運用していて、使い慣れた運用方法を踏襲したい場合は、申請書のデータを取り込んで再現できるワークフローシステムがおすすめです。

一方、ワークフローシステムの導入をきっかけに申請書を刷新したい場合は、申請テンプレートを豊富に搭載している製品がおすすめです。

グループウェアやチャットツールなど外部システムと連携できるか

ワークフローシステムのほとんどの製品が、グループウェアをはじめとする外部システムとの連携に対応しています。効率性を高めるためにも、Microsoft365やGoogle Workspaceなど活用するグループウェアがあれば、連携しているかどうかを確認しておきましょう。

またSlackやTeams、Chatworkなどのチャットツールと連携しているかどうかも、ひとつの確認ポイントです。ワークフローシステムと連携すれば、申請や承認の通知を受け取ったり、チャットツール上で申請から承認までを行ったりすることが可能です。稟議で承認された経費精算データを会計システムへ自動連携できれば、二重入力を防止できます。

別のワークフローシステムを部分的に導入している場合は、段階的な移行や併用期間を想定した選定が必要です。API連携やデータエクスポート・インポート機能が充実している製品であれば、既存システムとの共存や統合がスムーズに進みます。既存システムとの連携実績やAPI仕様を必ず確認してください。

ワークフローシステムの料金体系は、主に「従量課金制」「月額固定費」「アクティブID課金」の3つに分けられます。

製品によっては「最低利用人数（例：10名〜）」が設定されている場合があります。また、契約期間については単月利用が可能な製品も増えていますが、年間契約をすることで月額料金の割引が適用されるケースも一般的です。

クラウド型では初期費用無料の製品が多い一方、オンプレミス型では初期設定やカスタマイズ費用が別途必要になる場合があります。

クラウド型とオンプレミス型で費用相場は大きく異なる

ワークフローシステムの費用相場はクラウド型とオンプレミス型で違いがあります。

クラウド型の場合は初期費用無料、月額料金が1ユーザーあたり300～500円です。一方で自社のサーバーで運用するオンプレミス型の場合は、初期費用が50万～500万円ほど必要で、月額や年額単位で保守サポート費用がかかります。

基本料金以外にもスマホアプリ対応や外部システム連携などの「オプション機能」、導入支援などの「サポート費用」が別途発生します。比較、検討時はオプションを含めた総額を確認することが重要です。

費用を抑えてワークフローシステムを導入したい場合は、無料で使える製品を導入するのもひとつの方法です。無料製品では、機能やユーザー数に制限があり、求めていた効率化が実現しない可能性もあります。

関連記事：ワークフローシステムの費用相場はいくら？料金が異なる要因も解説｜ミツモア

関連記事：無料で使えるワークフローシステム5選を徹底比較！完全無料の製品も紹介｜ミツモア

紙とワークフローシステムそれぞれの運用方法を図解で比較しながら、ワークフローシステムのメリットを解説します。

• 書類の申請や承認の手間を削減する
• 決裁までのスピードが向上する
• ワークフローにおけるミスを削減する
• 内部統制やコンプライアンスを強化する
• データに基づく意思決定の推進できる
• 申請書のペーパーレスが実現する

書類の申請や承認の手間を削減する

ワークフローシステムを導入すると、申請や承認の手間を大きく削減できます。従来の紙やメールをベースにした申請・承認プロセスは手間がかかり、多くの時間も必要です。

ワークフローシステムなら、申請書のテンプレートをシステム上で事前に設定し、必要な情報を入力するだけで簡単に申請できます。承認者もシステム上で申請内容を確認して、ボタンひとつで承認できます。

複数拠点間での申請や承認が必要な場合でも、印刷や郵送は必要ありません。設定された承認ルートを通じて、申請内容に合った承認者のもとへわたされます。差し戻しがあっても、システム上で完結します。

決裁までのスピードが向上する

決裁までのスピードが向上して、より迅速な意思決定ができるようになります。

承認者が外出や出張、休暇で不在の場合、紙ベースでのワークフローでは申請から決裁までの流れが止まってしまいます。また承認者が複数人いる場合、関連部署の承認を得るのに数日間かかってしまって、プロジェクトの開始が遅延する可能性も否めません。

ワークフローシステムなら、申請から承認、そして決裁までのフローがデジタル化され、情報がリアルタイムで共有されます。承認者がインターネットに接続できる環境でさえあれば、パソコンやスマホからいつでもどこでも承認操作をおこなううことが可能です。

ワークフローにおけるミスを削減する

ワークフローシステムの導入は、申請から承認、決裁や保管までの各プロセスにおけるミス削減にもつながります。

たとえば経費精算を手作業で進める場合、記載ミスや計算ミスで精算額の不整合が発生する可能性があります。しかしワークフローシステムであれば、入力項目をあらかじめ設定したり、金額の自動計算を行ったりすることが可能です。

手作業では避けづらいヒューマンエラーを未然に防止して、より正確な意思決定ができるようになります。

内部統制やコンプライアンス強化される

ワークフローシステムの導入は業務プロセスの透明性向上に貢献して、内部統制を強化します。

たとえば紙の文書管理を行っている場合、誰がいつ文書を持ち出したのか追跡するのは難しいです。また規定外のワークフローで承認が進んでしまうと、代理人による勝手な承認や未許可の備品購入など、内部での不正が発生する可能性も否めません。

一方でワークフローシステムなら、誰がいつ、どのような操作を行ったのかすべて履歴が残ります。承認ルートはあらかじめ設定したものに基づいて制御されるので、規定外の申請や承認は通りません。アクセス権限の管理も厳密に行えます。

データに基づく意思決定の推進できる

ワークフローシステムはデータに基づいた意思決定をサポートします。正確なデータの蓄積はもちろん、検索機能を活用して過去の文書をすぐに見つけられます。

たとえば業務報告の集計を手作業で行っていた場合、データの集計に時間がかかるうえに時間経過とともにデータの精度は低下する傾向にあります。過去データを参照するのにも手間がかかり、ひとつひとつ確認するのは現実的ではありません。

ワークフローシステムなら、すべての業務データがリアルタイムで集計されるので、常に最新のデータを参照できます。またデータの自動集計やグラフ機能を活用して、データ分析に活かすことも可能です。

申請書のペーパーレスが実現できる

ワークフローシステムを活用すれば申請書の印刷をする必要がなくなり、ワークフローにおけるペーパーレスが実現します。申請書の印刷経費や管理コスト、保管スペースも必要ありません。

申請書はデータとしてシステム上で一括保管することが可能です。書類を用意する手間や時間はもちろん、紛失のリスクも防げます。

システム運用に失敗しないためにリスクを把握しておくことが重要です。5つの注意点を解説します。

現場での定着失敗と使い勝手の課題

典型的な失敗は「導入したものの現場に使われない」というケースです。多機能すぎて操作が複雑だったり、画面が見にくいと現場の反発を招きます。ツールに不慣れな従業員向けに、直感的に使える製品を選ぶことが重要です。

既存システムからの移行と連携のハードル

紙や旧システムからの移行作業は、想像以上に工数がかかります。会計ソフトや人事システムとの連携機能が不十分だと転記作業による「二重入力」が発生し、業務効率が下がるリスクも。一度に全てを移行せず、特定の申請書から始める「段階的な移行」が推奨されます。

クラウド利用時のセキュリティ設定と責任

クラウド型は便利ですが、セキュリティ対策をベンダー任せにするのは危険です。高いセキュリティ水準を持っていますが、アクセス制限（IPアドレス制限）などの設定は自社で適切に行う必要があります。自社のセキュリティポリシーに合致した詳細な設定が可能か、導入前の確認が必須です。

トラブル時のサポート体制と業務停止リスク

システム上のトラブルが発生すると、社内の承認業務全体がストップするのが弱点です。サポート体制が不十分だと、ビジネスに大きな損失を与えかねません。メール対応だけでなく、緊急時に電話やチャットで即時対応してくれる窓口があるかを確認してください。

組織変更に伴うメンテナンス工数の増大

人事異動や組織改編時のメンテナンス作業があります。承認ルートの変更や役職者の権限設定が複雑なシステムの場合、異動シーズンに管理者の作業負担が激増します。人事データと連携して組織図や承認ルートが自動更新される機能があるなど、管理面の使いやすさも重要な選定ポイントです。

ワークフローシステムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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