申請・承認・決裁の流れを電子化して効率化するワークフローシステム。その料金は製品や導入形態によってさまざまです。
最終更新日: 2024年03月28日
そこでこの記事では、ワークフローシステムの費用相場をご紹介。料金が変動する要因や節約のポイントについても解説します。
ワークフローシステムの費用相場
クラウド型の場合、ワークフローシステムの費用相場は1ユーザーあたり月額300円～500円です。初期費用は無料の製品が多いです。たとえば従業員数が100名いる企業の場合、月額3万円～5万円ほどの費用がかかります。
一方、自社のサーバーで運用するオンプレミス型の場合は初期費用が50万円～500万円ほど必要です。そして保守費用として、月間もしくは年間単位でサポート費用がかかるケースが多いです。
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クラウド型は月額費用がかかるが、初期費用がほとんどかからない
外部のクラウドサーバ上で運用するクラウド型のワークフローシステムなら、月額費用こそかかるものの初期費用はかからないケースがほとんどです。初期費用がかかるケースでも、数万円程度が中心となっています。
また導入にあたって、マスタ支援など初期設定の高度なサポートを依頼する場合は、別途費用がかかるケースもあります。
オンプレミス型は高コストだが、自社独自のカスタマイズが可能
自社サーバで運用するオンプレミス型のワークフローシステムは、高額の初期費用と保守・サポートにかかる月額費用が発生します。
初期費用と月額費用を含めて高めの料金設定ではありますが、クラウド型ではできない自社独自のカスタマイズができる点が魅力です。自社独自の承認フローを取っていたり、承認経路が複雑で多岐に渡る場合は選択の視野に入ってきます。
これらの観点からオンプレミス型のワークフローシステム導入は、どちらかというと中小企業よりも大企業向けの選択だといえるでしょう。
ワークフローシステムの費用が異なる要因
ワークフローシステムは、全てのケースで相場通りに収まるとは限りません。システムごとに料金の差が出る理由を紹介します。
搭載機能の数
ワークフローシステムは、利用するサービスによって機能が異なります。多くの機能を備えるシステムは、高額になりがちです。
オプションとして機能を選択していくケースもありますが、追加する機能が多ければコストも上がるでしょう。
トラブル時のサポートや使い方の講習など、追加サービスも費用に関わってきます。なるべく低コストでシステムを導入したいときは、シンプルで必要な機能のみを追加できるものがおすすめです。
契約期間の長さ
契約期間の長さは、コストに関係します。年払いにすると月額料金が抑えられるプランもあり、いつでも好きなときに解約できるものより割安になるのが一般的です。
必ずしも1カ月契約が割高というわけではありませんが、機能やサービスを総合すると長期契約の方がお得になるものは多いでしょう。
長期契約のシステムを利用するときは、1カ月あたりの金額がいくらになるのかをチェックし、比較すると実質のコストが分かりやすくなります。
ユーザーの数
クラウド型のワークフローシステムは、ユーザー数によって料金が増えるのが一般的です。同じサービスを利用していても、人数によってかかる費用は変わります。
最小金額だけで比較するのではなく、自社のユーザー数と利用したい機能を調べた上で比較するのが重要です。
最初は人数が少ないとしても、利用者が増えてくると料金はかさんでいきます。他のサービスの方が割安になるケースもあるため、今後の展望も加味した上で導入するシステムを検討しましょう。
ワークフローシステムの費用を節約する方法
ワークフローシステムの選び方によっては、導入費用の節約ができます。以下、ポイントを見ていきましょう。
クラウド型で初期費用を抑える
ワークフローシステムの導入には、初期費用がかかるケースがあります。しかし、クラウド型を使えば、初期費用は低コストまたは0円が基本です。初期費用を抑えたいと考えるなら、クラウド型を選択しましょう。
自社にワークフローシステムが必要なのか、どの機能があると便利なのか把握できていないときは、無料期間があるサービスを検討するのがおすすめです。
無料期間中に違和感があれば、別のサービスへの切り替えも簡単にできます。オンプレミス型を契約し、すぐに切り替えるのはコストがかかりすぎるため現実的ではありません。
必要十分な機能が使えるプランを選ぶ
ワークフローシステムの比較をする際には、機能面のチェックも重要です。自社で必要となる機能を精査し、十分な性能を備えたシステムを取り入れましょう。
最初から多機能タイプを選ぶと、コストが上がりやすくなります。導入後も十分に使いこなせないリスクがあるため、節約には不向きです。
必要な機能が明確であり、追加オプションも不要であると分かっている場合は、シンプルなシステムのものが適しています。今後使いたい機能が増える可能性があるときや、必要な機能が精査しきれないときは、カスタマイズやプラン選択が豊富なものを選びましょう。
契約期間を年単位にする
ワークフローシステムを利用する予定が長期間の場合は、契約期間を年単位で設定するのも1つの方法です。例えばX-point Cloudでは、月単位の契約で1ユーザー500円(税抜)、年単位の契約で1ユーザー475円(税抜)と年単位の契約の方が割安になります。
ただし、短期間で変更の可能性が高いケースや、月単位契約と年単位契約で料金が変わらないサービスでは、年間契約が必ずしも正解とは限りません。
自社開発システムへの切り替えを計画している場合や、近いうちにオンプレミス型を契約する予定がある場合は月単位契約が適しています。節約に対して柔軟に考えるのがポイントです。
ワークフローシステムの費用対効果を見極めて組織改革を図ろう
申請や決裁業務に活用できるワークフローシステム。クラウド型とオンプレミス型の2つがありますが、それぞれに強みや弱み、会社との適合性があります。
無料トライアル期間が設けられているサービスであれば、使い勝手や機能性を試験的に確認することも可能です。システムをよく見極めて導入すれば、費用以上の効果が得られるでしょう。
以下の記事では、おすすめのワークフローシステム各製品を特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
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