クラウド型ワークフローシステムおすすめ9選！クラウドならではのメリットも解説

スマホで外出先からの申請や承認ができるクラウド型のワークフローシステム。本記事では編集部が厳選したおすすめの9製品を徹底比較します。クラウド型ならではのメリットも紹介するので、ぜひ比較検討の参考にしてください。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

クラウド型ワークフローシステムならではのメリットを紹介します。

スマホやPCで外出先からでも申請や承認ができる

クラウド型のワークフローシステムは、インターネット環境があればPCやスマホ、タブレットなどで申請や承認業務を進められます。出張の移動中など隙間時間に作業を進められ、効率アップにつながるのが最も大きな利点です。

外回りや出張の多い企業やリモートワークなど多様な働き方に対応したい企業は、とくに恩恵を得られるでしょう。

従業員の進捗状況をいつでも管理できる

クラウド型のワークフローシステムを利用すると、申請の進捗状況をシステム上でこまめに確認できます。進捗を見える化することで承認漏れなどの滞りを防ぎつつ、外出中やリモートワーク中はもちろん、出勤していない社員も迅速に管理・対応できるのがメリットです。

また、申請時に入力補助が付いている製品が多いことから、記入漏れや記入ミスによる差し戻しも削減できます。適切な管理を効率的に行えるでしょう。

契約すれば、すぐに使える

社内にシステムを物理的に設置するオンプレミス型とは異なり、クラウド型のワークフローシステムは設備を置く必要がありません。そのため、低コストかつ契約後すぐにサービスを利用できるようになります。

スモールスタートでシステムを確実に定着させたい企業や、設置コストなどの初期費用を抑えてワークフローを導入したい中小企業に嬉しいメリットです。

クラウド型ワークフローシステムおすすめ9選

おすすめのクラウド型ワークフローシステムを9製品紹介します。

「ジョブカンワークフロー」

「ジョブカンワークフロー」は、あらゆる申請書に対応したワークフローを実現するシステムです。豊富な申請書テンプレートや、複雑なフローに対応可能な経路設定で、社内における申請業務を隅々までペーパーレス化してくれます。

申請書フォームの作成、および承認経路の設定はマウス操作でとにかく簡単。専門的な知識が無くてもスムーズに定着できる設計です。申請や承認はスマホからも可能で、外出先やリモートワーク中でも業務が滞りません。

申請・承認にかかる時間を約3分の1まで短縮してくれる(※1)ので、社内の意思決定を迅速化したい企業に打って付けの製品でしょう。30日間の無料トライアルを試してみるのもおすすめです。

※1 株式会社 DONUTS調べ(2023年1月現在)

「Create!Webフロー」

「Create!Webフロー」は、使い慣れた紙の申請書類をシステム上で再現できるワークフローシステムです。ExcelやWord、PDF形式の申請書を取り込んで、Web申請書フォームとしてそのまま継続運用できます。

申請者や承認者、管理者といった社員全員が使いやすい画面デザインで迷いなく操作できるのも大きなポイント。また、申請進捗のステータスを確認したり、過去の文書を検索機能で取り出せたりと内部統制の強化にもつながります。

社員が使い慣れた紙のワークフローを踏襲しつつも、オンライン申請を取り入れて業務効率アップを実現したい企業におすすめです。

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「コラボフロー」

「コラボフロー」は、専門知識要らずでワークフローを作成できるシステムです。申請経路はパズル感覚で簡単に設定できます。ExcelをWeb申請書に変換できるので、新規作成する手間も発生しません。

システムに詳しい担当者がいなくても安心して導入できる点、担当者が変わった場合の引継ぎがしやすい点が魅力でしょう。

ユーザー5人以降は1人単位で契約可能で、スモールスタートにも打って付けです。30日間の無料お試しを活用しつつ、デジタル化の効果を試してみるのもいいでしょう。

「楽々WorkflowII」

「楽々WorkflowII」は、ブラウザ上のカンタンな初期設定のみで素早く運用開始できるワークフローシステムです。申請フォームのレイアウトはノーコードで視覚的に編集できます。

複数の部門にまたがる複雑な申請経路も簡単に作成できるうえ、細かなユーザー権限を付与できるので大規模なワークフローにも最適です。外部サービスとの連携も豊富で、稟議から人事・経理周りの申請まで幅広く活躍してくれます。

高性能で大規模に対応できるワークフローを短期間で構築したい企業におすすめです。

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「X-point Cloud」

「X-point Cloud」は、紙感覚で扱えるワークフローが特徴のシステムです。承認や決済はPCやスマホから場所を問わずワンクリックで行えて、企業の意思決定が迅速化します。

申請書フォームは1,000種以上のサンプルから作成可能で、マウス操作で承認ルートを簡単に設定できます。

数名から1,000名規模の企業まで、業種を問わず導入されています。国内シェアNo.1のため、安心感を持って導入に踏み切れるでしょう。

「freee支出管理 経費精算Plus」

「freee支出管理 経費精算Plus」は、請求書や領収書などをスマホで撮影するだけで経費精算ができます。画像撮影時の文字認識機能が付いているため、本人が文字や数字を入力する必要もありません。

交通費の申請もICカードの履歴を自動で読み込んでくれます。従業員がアップロードした領収書の画像と申請した内容はスマホで比べられるため、外出先や出張先でも正確な承認が可能です。

なお毎月の請求は使った分のみのため、無駄なIDを発生させることもなくコスト削減もできるでしょう。機能性や利便性を重視する企業には特におすすめです。

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「サイボウズ Office」

「サイボウズ Office」は、ワークフロー機能を搭載した中小企業向けのグループウェアです。予定管理やファイル管理で社内の情報共有を活性化したり、ワークフロー機能で稟議決裁に掛かる期間を短縮したりしてくれます。

稟議書、交通費申請、休暇申請などをペーパーレス化でき、PCやスマホで出張先からの決済が可能です。申請の進捗ステータスが一目でわかる画面デザインなので、申請書の紛失や業務の滞りを防げるでしょう。

承認や差し戻しがあった際は逐次通知してくれるため、対応を忘れることはありません。リモートワークが増えて、社内の情報共有を全体的にクラウド化したい場合におすすめです。

「承認TIME」

「承認TIME」は、中小企業向けに提供されているワークフローシステムです。月額は1IDあたり300円と低価格で、10ID単位で契約ができます。

申請書、稟議書、報告書といった社内文書をPCやスマホから申請・承認可能です。自宅や外出先から場所に縛られずに業務を進められるので、出張やリモートワークが多い企業にピッタリです。

複数言語に対応しており、海外拠点を持つ企業や外国人従業員を抱える多国籍企業にもおすすめできます。複雑な初期設定は要らず、早くて1週間で導入可能。30日間の無料トライアルで全機能を使えるので、まずは試してみるのもいいでしょう。

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「SmartDB」

「SmartDB」は、大企業向けのワークフローシステムです。細やかな権限設定で重要な書類をセキュアに管理しつつ、オンライン承認で意思決定を迅速化してくれます。

複雑な承認経路を柔軟に実現できるのが大きなポイント。複数部門を並行して承認ルートを作成したり、金額などによる分岐条件を設定したりと高い自由度が魅力的です。また、文書や履歴の保管、厳重なアクセス制限などセキュリティ対策もバッチリです。

さらにノーコードでワークフローを構築できる点も魅力的。エンジニアを介さず、それぞれの部門で社員自らが業務をシステム化できます。システム部門に負担を掛けずに、複雑な業務要件に対応したい大企業におすすめです。

クラウド型ワークフローシステムの導入例

クラウド型ワークフローシステムを導入し、現状改善に成功した取り組み事例を紹介します。

外出先でも都合の良いタイミングで申請・承認ができる（GO株式会社）

以前は各従業員が上司にそれぞれ承認をもらっていましたが、上司が忙しい際は稟議の承認を行ったかどうか忘れてしまうことも。社員数が増えると、誰が何を決裁しているのかを確認できない状態が続いていました。

「ジョブカンワークフロー」導入後は、バックオフィス側で状況を把握したり、申請者・承認者にとって分かりやすい流れが生まれたりしました。分かりやすい画面デザインで、従業員の戸惑いも少なかったといいます。

導入前は、申請するにつき上長のサインを貰う必要があり、出張や打ち合わせなどの不在時に業務が滞るのがネックでした。システム化によって、自分の都合の良いタイミングで申請・承認できるため、効率アップや安心感につながりました。

デザインと操作性が良く、すぐシステムに馴染めた（株式会社ワンキャリア）

当初は、チャットや口頭で捺印の申請、経費の事前申請、購買申請などの管理を行っていました。しかし、そうした管理方法では社員数が増えるにつれ難しく感じるように。

チャットだと発言が流れて「承認状況があやふや」になったり、購入品が届いた後に「いつ承認したものなのかわからない」という事態になったりすることが多々ありました。

そこで、価格の圧倒的な安さや使用感の心地よさから「ジョブカンワークフロー」を導入。ユーザ登録などの初期設定を終えるまでに数時間程度で、チーム内での運用だけなら一週間くらいで完了するなど非常にスムーズで満足しています。

クラウド型ワークフローシステムで業務効率化の実現を

クラウド型のワークフローシステムは初期費用を抑えて短期間で導入できるのが主な特徴で、インターネットにアクセスできれば場所を問わず使えるため、さまざまな働き方に対応できます。

コストや使いやすさ、セキュリティ等を比較して必要な機能が過不足なくそろった最適なシステムを導入しましょう。業務効率化や売上向上の一助になること間違いなしです。