クラウド型ワークフローシステムおすすめ9選！クラウドならではのメリットも解説

スマホで外出先からの申請や承認ができるクラウド型のワークフローシステム。本記事では編集部が厳選したおすすめの9製品を徹底比較します。クラウド型ならではのメリットも紹介するので、ぜひ比較検討の参考にしてください。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

クラウド型ワークフローシステムならではのメリットを紹介します。

PCやスマホから、いつでもどこでも使える

クラウド型のワークフローシステムは、インターネット環境があればPCやスマホ、タブレットなどで申請や承認業務を進められます。出張の移動中など隙間時間に作業を進められ、効率アップにつながるのが最も大きな利点です。

外回りや出張の多い企業、リモートワークなど多様な働き方に対応したい企業は、とくに恩恵を得られるでしょう。

申請業務の適切な管理につながる

クラウド型のワークフローシステムを利用すると、申請の進捗状況をシステム上でこまめに確認できます。進捗を見える化することで承認漏れなどの滞りを防ぎつつ、社員の心理的ストレス減少にもつながるでしょう。

また申請時に入力補助が付いている製品が多いことから、記入漏れや記入ミスによる差し戻しも削減できます。適切な管理を効率的に行えるのは大きなメリットの1つです。

低コストかつスピーディーに導入できる

クラウド型のワークフローシステムは設備投資が不要なため、低コストかつスピーディーに導入できます。

スモールスタートでシステムを確実に定着させたい企業や、コストを抑えてワークフローを導入したい中小企業に嬉しいメリットです。

クラウド型ワークフローシステムおすすめ9選

おすすめのクラウド型ワークフローシステムを9製品紹介します。

「ジョブカンワークフロー」あらゆる申請業務をペーパーレス化

「ジョブカンワークフロー」はあらゆる申請書に対応したワークフローを実現するシステムです。豊富な申請書テンプレートや、複雑なフローに対応可能な経路設定で、社内における申請業務を隅々までペーパーレス化してくれます。

申請書フォームの作成、および承認経路の設定はマウス操作でとにかく簡単。専門的な知識が無くてもスムーズに定着できる設計です。

また申請や承認はスマホからも行えて、外出先やリモートワーク中でも業務が滞りません。

申請・承認にかかる時間を約3分の1まで短縮してくれる(※1)ので、社内の意思決定を迅速化したい企業に打って付けの製品でしょう。

1分間の利用登録で30日間の無料トライアルができるので、自社に合っているか1度使って試してみるのもおすすめです。

※1 株式会社 DONUTS調べ(2023年1月現在)

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「Create!Webフロー」使い慣れた紙の申請書類をシステム上で再現

「Create!Webフロー」は使い慣れた紙の申請書類を、システム上で再現できるワークフローシステムです。ExcelやWord、PDF形式の申請書を取り込んで、Web申請書フォームとしてそのまま継続運用できます。

申請者や承認者、管理者といった社員全員が使いやすい画面デザインで、迷いなく操作できるのも大きな特徴です。

また申請進捗のステータスを確認したり、過去の文書を検索機能で取り出せたりと、内部統制の強化にもつながります。

社員が使い慣れた紙のワークフローを踏襲しつつも、オンライン申請を取り入れて業務効率アップを実現したい企業におすすめです。

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「コラボフロー」専門知識なしで使えるワークフローシステム

「コラボフロー」は専門知識要らずでワークフローを作成できるシステムです。申請経路はパズル感覚の組み合わせで簡単に設定できます。

さらにExcelにある既存の申請書をWeb申請書フォームに変換できるので、ソフトを使って申請書を新規作成する手間も発生しません。

システムに詳しい担当者がいなくても安心して導入できる点、担当者が変わった場合の引継ぎがしやすい点が魅力でしょう。

1人単位から契約可能で、スモールスタートにも打って付けです。30日間の無料お試しを活用しつつ、デジタル化の効果を試してみるのがおすすめですよ。

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「楽々WorkflowII」高性能かつ大規模対応のシステムを短期間で導入可能

「楽々WorkflowII」はブラウザ上のカンタンな初期設定のみで素早く運用開始できるワークフローシステムです。申請フォームのレイアウトはノーコードで視覚的に編集できます。

複数の部門にまたがる複雑な申請経路も簡単に作成できるうえ、細かなユーザー権限を付与できるので、大規模なワークフローにも打って付けです。

また外部サービスとの連携が豊富なため、稟議から人事や経理周りの申請まで、幅広い業務のワークフロー基盤として活躍してくれます。

高性能で大規模に対応できるワークフローを、短期間で構築したい企業におすすめのシステムでしょう。

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「X-point Cloud」いつでもどこでもワンクリックで承認作業

「X-point Cloud」は紙感覚で扱えるワークフローが特徴のシステムです。承認や決済はPCやスマホから場所を問わずワンクリックで行えて、企業の意思決定が迅速化します。

導入時に特別な知識は必要ありません。申請書フォームは1,000種以上のサンプルから選んで作成できたり、マウス操作で承認ルートを設定できたりと簡単です。

「X-point Cloud」は数名から1,000名規模の企業まで、業種を問わず導入されています。国内シェアNo.1のため、安心感を持って導入に踏み切れるでしょう。

社内のペーパーレス化を進めて業務を効率化したい企業や、テレワークを促進したい企業におすすめの製品です。

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「freee支出管理 経費精算Plus」申請から支払いまでのすべてを効率化

「freee支出管理 経費精算Plus」は、請求書や領収書などをスマホで撮影するだけで経費精算ができます。画像撮影時の文字認識機能が付いているため、本人が文字や数字を入力する必要もありません。交通費の申請もICカードの履歴を読み込むため、料金検索のみではなく入力作業そのものが不要です。

また、従業員がアップロードした領収書の画像と申請した内容はスマホで比べられるため、承認者は外出先や出張先でも正確に承認作業ができます。承認、差し戻し、棄却はその場で判断し、ステータスの確認によって承認漏れも防ぎます。

なお毎月の請求は使った分のみのため、無駄なIDを発生させることもなくコスト削減も可能です。

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「サイボウズ Office」情報共有およびワークフローをシステム化

「サイボウズ Office」はワークフロー機能を搭載した、中小企業向けのグループウェアです。予定管理やファイル管理で社内の情報共有を活性化したり、ワークフロー機能で稟議決裁に掛かる期間を短縮したりと、幅広い業務を器用にこなします。

ワークフロー機能では稟議書、交通費申請、休暇申請などをペーパーレス化でき、PCやスマホで出張先からの決済が可能です。申請の進捗ステータスが一目でわかる画面デザインなので、申請書の紛失や業務の滞りを防げます。

また承認や差し戻しがあった際には通知してくれるため、対応忘れのリスクヘッジにもなるでしょう。

リモートワークが増えて、社内の情報共有を全体的にクラウド化したいと考えている企業におすすめしたい製品です。

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「承認TIME」1IDあたり300円の低価格

「承認TIME」は中小企業向けに提供されているワークフローシステムです。月額は1IDあたり300円と低価格で、10ID単位で契約ができます。

申請書、稟議書、報告書といった社内文書を電子化でき、PCやスマホから申請および承認が可能です。自宅や外出先から場所に縛られずに業務を進められるので、出張やリモートワークが多い企業にピッタリでしょう。

また複数言語に対応しており、海外拠点を持つ企業や外国人従業員を抱える多国籍企業にもおすすめです。

複雑な初期設定は不要なため、早くて1週間で導入できます。30日間の無料トライアルですべての機能を使えるので、とりあえず試してみるというのもよいでしょう。

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「SmartDB」複雑なワークフローも簡単に再現

「SmartDB」は大企業向けのワークフローシステムです。細やかな権限設定で重要な書類をセキュアに管理しつつ、オンライン承認で意思決定を迅速化してくれます。

複雑な承認経路を柔軟に実現できるのが大きな特徴です。複数部門を並行して承認ルートを作成したり、金額などによる分岐条件を設定したりと自由度の高さに強みがあります。

また文書の更新履歴の保管や厳重なアクセス制限など、文書を安全に扱う仕組みが整っている点で大企業でも安心です。

さらに高性能ながらも、ノーコードでワークフローを構築できる点も魅力的。エンジニアを介さず、それぞれの部門で社員自らが業務をシステム化できます。

システム部門に負担を掛けずに、複雑な業務要件に対応できるワークフローシステムを導入したい大企業におすすめの製品です。

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クラウド型ワークフローシステムで業務効率化の実現を

クラウド型のワークフローシステムは初期費用を抑えて短期間で導入できるのが主な特徴で、インターネットにアクセスできれば場所を問わず使えるため、さまざまな働き方に対応できます。

コストや使いやすさ、セキュリティ等を比較し、必要な機能が過不足なくそろった自社に合うシステムを導入しましょう。