稟議や経費精算、見積書のチェックなど組織内で行われる業務手続きの流れを電子化できるワークフローシステム。紙での申請や稟議に限界を感じ、導入する企業は少なくありません。
最終更新日: 2025年01月16日
ただワークフローシステムと言っても、さまざまな形態で提供され、掛かる費用や受けられるサポートは異なります。価格の面で不安を覚える方もいるのではないでしょうか？
この記事では1ユーザーあたり月額300円以内で利用できる、費用相場と比べて安いワークフローシステムを紹介。適切な選び方も解説します。安い価格でも安心して使えるシステムをお探しの方はぜひ、参考にしてください。
安い価格で使えるワークフローシステムの特徴
安い価格で使えるワークフローシステムの特徴は大きく2つあります。1つはクラウド型で提供されていること、2つ目は機能がシンプルに設計されていることです。
クラウド型製品は初期費用が掛からず、月額料金制を取っているため、利用人数が少ない企業であるほど安く利用できます。また、申請から承認、決裁までのルートを設計する機能やフォーム作成機能など、基本機能をシンプルに使える設計のシステムが比較的安い傾向にあります。
基本的なワークフロー機能を20～300人程度の従業員で使いたい場合は、安い価格のワークフローシステムから選んでみるといいかもしれません。
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ワークフローシステムの費用相場
ワークフローシステムの費用相場はクラウド型とオンプレミス型で異なります。
クラウド型の費用相場は1ユーザーあたり月額300円～500円程度(税抜き)。初期費用は掛からないことが多いです。オンプレミス型の場合は初期費用は50万円～500万円程度。保守費用として、月間もしくは年間単位でサポート費用が掛かります。
ただ、カスタマイズ内容や利用人数、契約期間の長さによって、掛かる費用はかなり変動するため、費用相場はあくまで目安となります。機能が豊富な製品の場合、クラウド型であっても初期費用として数万円程度かかったり、1ユーザーあたり600円以上かかるケースも珍しくありません。
1ユーザーあたり月額300円以下の製品は相場と比して安いと言えるでしょう。
無料で使えるシステムもある
ワークフローシステムの中には無料で使えるタイプの製品もあります。
無料製品の場合、基本的なワークフロー機能を利用人数や申請件数を制限された形で利用できます。ただし、モバイルアプリや外部連携機能は使えないことが多いです。
また、安い価格でも有料のワークフローシステムは何らかのサポートを受けられますが、無料製品の場合はサポートを利用できないことがあります。
お試し利用でなく、本格的に導入したい場合は安くても有料の製品を使うことをお勧めします。
安い価格で使えるワークフローシステムおすすめ5選
クラウド型で提供されている、費用相場よりも安い価格で使えるワークフローシステム5製品を紹介します。特徴や機能をまとめているので、製品選びの参考にしてみてください。
| 製品名 | トライアル利用 | 月額料金(税抜) | 特徴 |
| rakumoワークフローシステム | ◯(30日間) | 300円/ユーザー | Google Workspaceと連携して使えるワークフローシステム |
| FLOW+ | ◯ | 200円/ユーザー | 必要十分な機能を低価格から利用できる |
| StyleFlow | ◯ | 300円/ユーザー | ExcelやWordファイルを取り込めるワークフローシステム |
| ジュガールワークフロー | ◯(90日間) | 300円/ユーザー | チャットツールと連携可能でモバイルでも使いやすい |
| ジョブカンワークフロー | ◯(30日間) | 300円/ユーザー | シンプルな操作でかんたんに申請・承認可能 |
rakumoワークフローシステム
- Google Workspace との連携で広がる機能
- 見やすいステータス表示で回覧の進捗がすぐ分かる
- 必要なツールやクラウドシステムと連携可能
rakumoワークフローはGoogle Workspaceとの連携を前提として作成されたワークフローアプリです。添付ファイルをGoogleドライブで閲覧できるほか、Googleスプレッドシートをマスターとして活用したり、Gmailで通知を受け取れたりします。
Google Workspace以外にもSlackやクラウドサインと連携でき、通知の受け取りや社内の電子稟議をそのまま社外の電子契約として利用できます。スマホでもさっと通知を見て返信・対応ができ便利です。rakumoワークフローの利用には、Google Workspaceが必要な点には注意が必要です。
スマートフォンやタブレットでも勿論、利用可能でSlackやクラウドサインとも連携しているため、場所を選ばずにどこでも文書の確認とメッセージの確認ができます。
| 月額費用(税抜) | 300円/ユーザー〜 |
| 主な機能 |
|
| 容量 | 要問合せ |
FLOW+
- 必要十分な機能を月額200円の低料金で提供
- シンプルで使いやすい！を追求したUI
- Teams上で簡単に「承認」が可能に
「FLOW+」は中堅・中小企業向けに開発されたワークフローシステムで、必要十分な機能を提供し、月額200円/ユーザーという低価格から利用できます。利用最少人数を設けていないため、チーム単位での導入も可能です。
直感的に操作できる設計で、使い方に関する問い合わせが増えることがないように配慮されています。新しいシステムを習得するのに時間がかからず、スムーズに業務に組み込むことができます。
FLOW+ではTeamsと連携し、通知メッセージに承認ボタンを追加することができます。承認者はメッセージを確認して、すぐにそのまま承認を行うことが可能です。
| 月額費用(税抜) | 200円/ユーザー〜 |
| 主な機能 |
|
| 容量 | 要問合せ |
StyleFlow
- 既存のExcelやWordのファイルを取り込んでそのまま使用可能
- メールのほかにChatworkやSlackにも通知できる
- 初期費用無料、1ユーザーあたり月額300円のシンプルな料金プラン
「Styleflow」は社内にすでにあるExcelやWordのファイルをシステムに取り込んで、そのまま申請入力フォームとして活用できます。使い慣れたフォーマットでシステムへの移行がスムーズになるうえに、定着しやすいです。
メールはもちろん、ChatworkやSlackなどのビジネスチャットにも連携できて、普段の業務の延長線上でワークフローを回せます。スマホやタブレットにも対応しており、外出先やリモートワークでも状況確認が可能に。申請・承認が滞ってしまうのを防ぎます。
権限や機能による料金差を設定しておらず、1ユーザー月額300円で使えるシンプルな明朗会計も大きな魅力。オプションのサポートプランを活用すれば、導入から運用まで手厚いサポートを受けられ、安心でしょう。
| 月額費用(税抜) | 300円/ユーザー〜 |
| 主な機能 |
|
| 容量 | 10GB〜200GB |
ジュガールワークフロー
- 最大90日間無料トライアルですべての機能を利用できる
- スマホアプリが使いやすいワークフローシステム
- 外部連携機能が無料で使えるのでかなりお得
「ジュガールワークフロー」はモバイルファーストのUIで、スマホアプリからストレスフリーに使用できるワークフローシステムです。無料トライアルで利用できる期間が90日間と長く、申請が多い月、少ない月ごとにお試しすることもできます。
申請フォームの作成は80種類テンプレートを利用できるほか、ドラッグ＆ドロップで項目を自由に追加可能となっています。また初期設定のユーザー登録についてはCSVファイルでの登録ができ、多人数でも一度に登録できます。
LINE WORKSやSlack、Microsoft Teamsなどのチャットツールと連携しやすいため、通知を一本化することも可能です。トークルーム上で書類検索もできるため、必要なときにすぐ必要な文書を確認できます。
| 月額費用(税抜) | 300円/ユーザー～ |
| 主な機能 |
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| 容量 | 10人以下まで一律50GB。以降はユーザー数×５GB |
ジョブカンワークフロー
- 初期設定・申請書作成が簡単で、どんな申請フォーマットにも対応
- すきま時間を有効に使える、スマートフォンによる申請・承認機能
- 承認ルートの柔軟な作成で申請時のミスや負担も削減
「ジョブカンワークフロー」は、あらゆる申請書に対応したワークフローを実現するシステムです。豊富な申請書テンプレートや、複雑なフローに対応可能な経路設定で、社内における申請業務を隅々までペーパーレス化してくれます。
申請書フォームの作成、および承認経路の設定はマウス操作でとにかく簡単。専門的な知識が無くてもスムーズに定着できる設計です。申請や承認はスマホからも可能で、外出先やリモートワーク中でも業務が滞りません。
申請・承認にかかる時間を大幅に短縮してくれるので、社内の意思決定を迅速化したい企業に打って付けの製品でしょう。30日間の無料トライアルを試してみるのもおすすめです。
| 月額費用(税抜) | 300円/ユーザー～ |
| 主な機能 |
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| 容量 | 要問合せ |
安い価格で使えるワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムの中から、安い価格で自社にピッタリの製品を探す選び方について解説しました。
利用する従業員数によって決める
ワークフローシステムを安い価格で利用したいと思った場合、利用する従業員数によってどの製品が安いかは変わってくる、という点に注意しましょう。
例えば、1ユーザー単位での月額料金は同じ金額であっても、10IDなどまとまった単位ごとの契約か？最低利用額が定められているか？1ユーザー単位で契約できるか？によって、最終的に支払う金額は変わってきます。
また利用人数が100ユーザーなど、一定の人数を超える場合は別途初期費用が掛かってくるケースもあります。利用する従業員数が増えた場合の加算料金も製品によって異なります。
何人で使う予定か？利用人数は将来的にどれだけ増える見込みか？を整理して、製品を選びましょう。
受けられるサポートが充実しているか
ワークフローシステムは製品によって、サポートに掛かる費用や範囲が変わってきます。
例えば、同じ月額300円/ユーザーで使える製品であっても、契約するとデフォルトで電話サポートやメールサポートが使える製品とサポートオプションなどの追加が必要な製品とがあります。
また初期設定についても、システム連携やフォーム作成の代行をそれぞれオプションにしている製品と、まとめてサポートプランとして設定している製品とがあります。
自社でできる範囲やどんなサポートが必要か検討してからワークフローシステムを選ぶことを勧めます。
安い価格でワークフローシステムを使うのが難しい場合
安い価格でワークフローシステムを利用するのが難しい場合もあります。おもに以下のような場合は価格が高くなる傾向にあります。
自社独自の要件や複雑な承認ルートがある場合
自社の業務フローに独自の要件があったり、複雑な承認ルートを必要とする場合、安い価格でワークフローシステムを利用するのは難しいです。
ワークフローシステムは、基本的に一般的な業務プロセスに対応した設計になっているため、業種や業界、独自の要件には合わない可能性があります。
そのため、独自の定義やフローを取り入れようとすると、カスタマイズが必要になり、結果的に費用がかさむ可能性が高いです。
特に承認プロセスが多層的な組織においては、標準機能で運用できるかどうかの確認が重要になるでしょう。
要件が明確でなく追加開発が見込まれる場合
ワークフローシステムを導入する際、各部門が使用している各種申請書や承認ルート、決裁ルールの整理が不十分だったり、明確な目標を要件として設定していないと、追加開発が必要になります。
導入に掛かる初期のコストは抑えられたとしても、後になってから追加の依頼や導入が発生すると、トータルコストが予想以上に増える恐れがあります。
要件を明確にする作業が難しい、時間が取れない場合などは、何製品かをトライアル利用して要件を固めてもいいでしょう。
必要な機能を絞って安くワークフローシステムを使おう！
安い価格でワークフローシステムを活用するためには、必要な機能を明確に絞り込むことが重要です。
多くの製品があり、さまざまな機能を提供していますが、本当に必要な機能だけを選ぶことで、コストの節約と効率的な運用が可能です。
利用するユーザー数や機能などの要件をしっかりと固めた段階で、見積もりをおこないましょう。以下は、主要なワークフローシステムをまとめた記事です。よければ、こちらも参考にしてみてください。
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