多言語対応のワークフローシステム6選！対応言語の種類や特徴で徹底比較

グローバルに事業を展開している企業には、多言語対応のワークフローシステムがおすすめです。言語が違ってもコミュニケーションを取りやすく、申請から承認までの承認フローがスピーディーになります。日本語と英語以外にも対応できる、ワークフローシステムを6製品紹介します。

多言語対応のワークフローシステム6選

日本語、英語以外の言語に対応しているワークフローシステムを6製品紹介します。

「AgileWorks」利用ユーザーごとに言語を選択できる

• 日本語・英語・中国語(簡体字/繁体字)に切り替え可能
• 利用ユーザーごとの言語選択や各種通知の表示言語設定が可能
• プレビュー機能や入力支援など使いやすさが抜群

利用ユーザーごとに表示言語を切り替えて使えるワークフローシステムです。日本語・英語・中国語(簡体字/繁体字)に対応しています。

紙の帳票に書き込むときのようなデザインの入力フォームで、直感的に操作できるところが魅力です。「プレビュー機能」を使って、その場で内容を確認しながら、使いやすい入力フィールドを作成できます。

フロー設定はドラッグ＆ドロップで決定でき、利用者の権限や役割を細かく設定することで、複雑な組織構造にも対応できる仕組みです。

書類の入力時に使える各種入力支援機能が充実しているので、入力ミスが起こりにくく、チェックにかかる時間も削減できます。

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「ジョブカンワークフロー」韓国語・タイ語にも対応！これからのビジネスに活躍するシステム

• 日本語・英語・韓国語・タイ語にワンクリックで切り替え
• 30日間の無料お試し期間あり
• シリーズ累計導入実績15万社以上

直感的に操作できるユーザーインターフェース設計にこだわった、多言語対応のワークフローシステムです。画面内の文言を英語・韓国語・タイ語に切り替えられ、外国人スタッフもストレスなく使用できます。

基本操作はマウスでクリックし移動していくだけのシンプル操作なので、使用する人を選びません。あらゆる申請書に対応でき、見出しや入力項目などのカスタマイズも簡単です。

あらかじめ用意されている、テンプレートを使った申請もできます。パソコンだけでなくスマホからも申請や承認ができ、社内にいなくてもスピード感のある対応が実現するでしょう。スマホで撮影した書類の添付も可能です。

全ての機能を試せる30日間の無料お試し期間を使って、操作性を体験できます。

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「NI Collabo 360」辞書機能との連携であらゆる言語に対応可能

• 辞書機能の活用で日本語・英語以外の言語設定も可能
• タイムゾーン対応で現地時間に合わせた運用ができる
• 社内SNSで情報共有のスピード感をアップ

利用者ごとに言語を切り替えられ、タイムゾーンにも対応しています。世界のどこにいても、現地時間に合わせてスムーズに使用できるところが強みです。日本語・英語以外は、言語辞書の登録によって、自社に合った設定ができます。

また、企業向け社内SNS機能「UP！」を使った情報共有が可能です。メールでは埋もれてしまいがちな情報をリアルタイムで共有できるようになり、コミュニケーションが円滑になるでしょう。

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「承認TIME」翻訳サービスと連携して複数言語へ自動翻訳できる

• 「WOVN.io」との連携でさまざまな言語に自動翻訳
• ユーザー単位で言語を選択可能
• 30日間全ての機能を無料で試せる

WEBサイトやアプリを多言語化するサービス「WOVN.io」と連携し、複数の言語に翻訳可能なワークフローシステムです。文書フォームの作成は、マウス操作だけで簡単に行えます。

テキストエリア・リスト選択・表組などの入力項目を組み合わせるだけで、あらゆる文書を電子化できる作りです。クラウド型なのでサーバーの設置や、ソフトウェアの導入といった手間がありません。

従業員情報・承認フロー・文書フォームの設定が済めば、すぐに本格的な運用を開始できます。最短1週間で導入可能なので、素早く運用を開始したい企業におすすめです。30日間、全ての機能を試せる無料期間もあります。

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「楽々WorkflowII クラウドサービス」英語・中国語・タイ語・ベトナム語など様々な言語に対応可能

• 英語・中国語に標準対応、言語追加機能でタイ語やベトナム語などにも対応
• 社内外の他システムとの連携が可能
• 初めてでも操作しやすい画面デザイン

直感的に操作でき、初めて使う人でも設定が簡単なクラウド型のワークフローシステムです。日本語・英語・中国語を切り替えて使えます。

システムメッセージやボタンの表示を、使用したい言語にいつでも切り替えられる仕組みです。「言語追加機能」を利用すれば、ドイツ語・フランス語・ポルトガル語・ベトナム語・タイ語など、多様な言語に対応可能です。

既存のシステムとの連携が可能で、APIを使ってほかのサービスとの連携もでき、使い慣れたシステムをそのまま使い続けることが可能です。

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「kintone」3ヵ国語に対応！使いやすいワークフローシステム

• 日本語・英語・中国語(簡体字/繁体字)に対応
• ユーザーが入力できる箇所は使い慣れた言語を使用可能
• 5ユーザー以上、1ユーザー単位で契約できる

あらゆる業種の承認フローに合わせることができ、各種パーツをドラッグ＆ドロップするだけで、簡単に申請フォーマットを作成可能です。設定画面やメニューは、日本語・英語・中国語(簡体字/繁体字)などを選択し、表示できます。

案件やタスクのステータス管理・リマインド通知・マルチデバイス対応など、生産性を高めてくれる機能が豊富です。

5ユーザー以上、1ユーザー単位からの契約ができます。まずは単発プロジェクトに使用し、使い勝手がよければ部門全体で使う、というように部分的な運用からスタートできるところも魅力です。

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多言語対応のワークフローシステムの選び方

使いにくいワークフローシステムを導入してしまうと、紙の書類から電子化への移行がうまくいかない原因にもなり得ます。多言語対応のワークフローシステムを選ぶポイントを見ていきましょう。

使いたい言語に対応しているか

従業員の使用言語とシステムの対応言語がマッチしているかは必ず確認しておきたいポイントです。従業員の国籍のみで安易に判断するのではなく、彼らの利用言語にきちんと即しているかをチェックしましょう。

ひと口に〇〇語と言っても、地域や年齢層によって言語が異なるという場合もあります。従業員と相互確認をしたり、トライアルを綿密に行ったりなど、慎重なシステム選びを心掛けましょう。

グローバル企業への導入実績があるか

自社がグローバル企業である、またはグローバル企業を目指している場合は、同様のグローバル企業や外資系企業がそのシステムを導入しているかどうかも合わせて確認しておくのがおすすめです。

多国籍企業が問題なくそのシステムを使えているのであれば、自社でもスムーズに運用できる可能性が高いです。導入事例が公開されている場合は、グローバル企業が導入しているかどうかもチェックしましょう。

誰でも簡単に扱える操作性・デザインか

言語や文化が異なる人々と一緒に仕事をする点を考慮するなら、直感的な操作ができるものを選んだ方が、スムーズに作業ができます。

初めてでも簡単に操作できるデザインになっているか、言語切り替えが簡単に行えるかなどは、チェックしたいポイントです。

操作が難しいものだと、使いこなせるようになるまでの練習期間や、サポートに時間がかかってしまいます。なかなか本来の業務に集中できない状態になりかねません。まずはデモ画面や無料期間などを活用し、使いやすさを検討しましょう。

他のシステムとの連携やカスタマイズはできるか

既存のシステムとの連携や、自社に合わせたカスタマイズができるかなどもチェックしたいポイントです。社内で利用中のシステムや、連携させたいシステムを事前に洗い出しておけば、自社に合うものを選びやすくなります。

自社で運用中のシステムと連携できないものだと、導入までに時間がかかってしまうでしょう。ほかのシステムに切り替える手間や、コストがかからないものを選んだ方が、少ない負担でワークフローシステムを導入できます。

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多言語対応のワークフローシステムの導入事例

多言語対応のワークフローシステムを導入している企業は、どのような課題を持ち、システム導入によってどのように解決しているのでしょうか？グローバル企業を中心に、導入事例を紹介します。

コニカミノルタジャパン【Agile Works】

コニカミノルタジャパンは、「新しい価値の創造」を掲げて暮らしや社会に変革をもたらす技術を提供し続けている企業です。働き方改革にともない、場所に縛られない働き方を目指して「保管文書ゼロ」を決断しました。その達成のために、各種申請書のワークフローを電子化する必要が発生しました。

そこでAgile Worksを導入し、申請書を統廃合・ワークフロー化に成功。業務プロセスを根本から見直したことにより、年間12,000時間以上の工数削減を達成でき、より本来の業務へ注力できるようになりました。

メドライン・ジャパン合同会社【ジョブカンワークフロー】

メドラインはアメリカ最大規模の医療機器メーカーです。メドライン・ジャパンはその日本法人として、医療現場を支える新しい製品・サービスを提供しています。ワークフローに関して、既存システムに柔軟性がなく、制度変更の対応が課題でした。

そこでコスト面と機能面のバランスがとれていたジョブカンワークフローを導入したところ、社内でペーパーレス化が進みました。紙ベースでの申請がほとんどなくなったため、担当者のデスクからは書類の山がなくなり、業務の効率化に繋がっています。

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多言語対応のワークフローシステムで業務効率をアップしよう

多言語対応のワークフローシステムを導入すれば、母国語が異なるスタッフが相手でも承認作業をスムーズに行えるようになります。

中国語や韓国語で申請された業務を英語で承認し、日本語で回覧するといった使い方ができるようになれば、言語の違いによる壁を感じずに仕事ができるはずです。

ユーザーが使用したい言語に簡単に切り替えられ、かつ直感的に操作できるものを選べば、生産性の向上が見込めます。多言語対応のワークフローシステムを導入し、業務効率をアップさせましょう。

次の記事ではおすすめのワークフローシステム各製品の特徴や機能を比較しています。ほかの製品も検討するなら、ぜひあわせて参考にしてください。