業務効率化やテレワークへの対応のために、稟議書の電子化を検討している企業も多いのではないでしょうか。ワークフローシステムなどを活用して、非効率な稟議から脱却する企業は実際に増えています。
最終更新日: 2024年10月23日
本記事では稟議書を電子化するメリットや、電子化する際のポイントをご紹介。おすすめのワークフローシステムを厳選して3製品掲載しています。ぜひ、検討の一助にしてください。
稟議書の電子化はワークフローシステムで簡単に実現
稟議書の電子化を考えているなら、ワークフローシステムの導入がおすすめです。ワークフローシステムとは、申請・承認など稟議書の決裁に至るまでの流れを電子化するシステムのことを言います。
ワークフローシステムの大きな特徴は、自社の業務内容に合わせた稟議書を電子上で簡単に再現できるところ。テンプレートの活用や自社フォーマットのインポート機能によって、紙ベースの業務フローから大きな変更を加えずとも電子化へ移行できます。
またワークフローシステムで社内の稟議書を電子化すると、場所を問わず書類の申請・承認作業を進められて効率的です。印鑑要らずで承認できたり、あらかじめ設定した経路に沿ってスマホ上で回覧できたり、意思決定スピードの向上につながります。
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稟議書を電子化するメリット
稟議書を電子化するメリットには「業務フローの効率化」や「社員の負担軽減」「内部統制の強化」があります。ペーパーレス化によるコスト削減も嬉しい点です。
決裁までの業務フローが効率化する
電子稟議書なら出張や在宅など社員の出社状況に関わらず、PCやスマホのボタン1つで申請や承認が完了。決裁までの時間を短縮します。複数拠点のある企業においても、書類を郵送する必要がありません。
社員が稟議書を簡単に作成できる点もポイントです。テンプレートの活用や、規定の稟議書データをインポートしておくことによって、社内の申請フォーマットを統一化。承認ルートもあらかじめ設定されているので、形式ミスや承認漏れによる差し戻しのタイムロスを防げます。
また申請の進捗状況や稟議書に書かれたコメントなどもシステム上で一元的に把握可能です。複数人が関与する稟議の場合も、適切なコミュニケーションを取りながら、スムーズに意思決定を進められるでしょう。
社員の負担を軽減して柔軟な働き方を実現する
稟議書を電子化すると、社員は書類の提出や捺印のために出社する必要がなくなります。稟議書を他の拠点へ郵送したり、受け取ったりする手間も発生しません。
テレワークをしている社員や外回り、出張の多い社員の負担となる出社を減らすことができます。
また記入内容の自動チェック機能を搭載しているワークフローシステムを導入すれば、管理部の確認作業を削減することも可能です。期限ギリギリの稟議書のために残業をするといった事態を防ぎ、働きやすい企業づくりにつながりますよ。
内部統制の強化につながる
ワークフローシステムで電子化した稟議書は、申請のステータスが可視化されます。許可を受けた申請と未許可のものが一目で分かるため、いい加減な承認業務によって不正が行われる心配がありません。
社員ごとに閲覧制限をかけたり、操作ログを残したりといった点でも内部統制が強化されます。申請者や承認者の本人性も担保されるので、自ずと法令を遵守した透明度の高い企業づくりが捗るでしょう。
また過去の稟議書を検索できる機能を搭載しているのも便利です。内部・外部監査の際、データの開示を手間取らずに行えますよ。
ペーパーレス化によるコスト削減を見込める
稟議書を電子化すると、紙の保管コストや管理者の人件費、印紙代などを抑えられます。
「社内の印刷コストが高い」「書類の保管場所がない」と悩んでいる企業にとって、ワークフローシステムは課題解決の大きな一手と言えるでしょう。
稟議書を電子化する際のポイント
稟議書を電子化する際には「無理ない範囲で電子化する」「自社の業務フローに合ったシステムを導入する」といった点を念頭におきましょう。初期設定の簡単さやサポート体制の充実度を確認するのも大切です。
無理ない範囲の電子化から始める
紙の稟議書を全て一気に電子化しようとすると混乱を招く場合があります。運用スタート時につまずいて、社内に浸透しないとなれば本末転倒。利用頻度の多い申請書や、申請業務に追われている部署から優先的に電子化していくのがよいでしょう。
ワークフローシステムの中には、部署ごとやユーザー単位でスモールスタートできる製品があります。無理なく電子化を進めるためにも、臨機応変な対応のできる製品を選ぶのがおすすめです。
自社特有の業務フローに合ったシステムを導入する
自社で採用している申請フローに合ったワークフローシステムを導入しましょう。例えば同時に複数人から承認が必要だったり、扱う金額によって承認ルートが変わったりと、企業によって規定は異なります。
多くのワークフローシステムは複雑な承認経路を想定して設計されていますが、あらかじめ確認しておくと安心です。機能の拡張や開発などを行わず、いち早く業務の効率化を図れますよ。
初期設定が簡単、かつサポートが充実したシステムを選ぶ
申請書のテンプレートを搭載しており、かつ承認経路の設定が簡単に行えるワークフローシステムを選びましょう。ExcelやWordで作成した申請フォーマットをインポートできる製品もおすすめです。
初期設定が簡単に行えることで、電子化への移行が負担なくスムーズに進みます。
また導入時や運用中のサポートが充実している製品を選ぶことも大切です。利用中のトラブルへの対応はもちろん、運用体制を整えるためのコツなど聞きやすい点で安心ですよ。
稟議書の電子化で業務効率化を実現しよう
業務の効率化には欠かせない稟議書の電子化。移動中や在宅ワーク中でも申請業務を可能にし、企業の意思決定スピードを上げてくれます。
ワークフローシステムで稟議書を電子化するなら、自社にあった製品選びが重要です。自社の申請フォーマットや承認経路に対応できるかを確認しておくと、早い段階で社内へ浸透させることができます。
自社にぴったりのワークフローシステムで稟議書を電子化して、効率的な申請業務を実現しましょう。
以下の記事では、おすすめのワークフローシステム各製品を特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
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