従来型のやり方で社内稟議を行っていると、非効率に感じることもあるでしょう。課題を解決して効率的に行える方法を取り入れれば、稟議をスムーズに進められるようになります。社内稟議の意味や課題、円滑に進める方法について解説します。
最終更新日: 2024年03月28日
社内稟議の意味や使い方とは
社内稟議とは、業務において承認が必要となる重要事項を、複数の承認者に回覧し承認を得ることです。一般的には、わざわざ会議を開くまでもないケースで行われます。
社内稟議の対象となる主な重要事項には、「備品の購入」「システムやサービスの導入」「外部との契約」「人材採用」「出張の可否」などが挙げられます。
社内稟議での承認者は、上層部など一定の権限を持つ人が務めるのが一般的です。複数の承認者で精査することで、事業における重要事項のより慎重な判断が可能となります。
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決裁との違い
稟議と混同しやすい言葉に決裁があります。複数の役職者に承認をもらうのが稟議であるのに対し、1人の上長に内容を承認してもらうのが決裁です。
社内決裁は1人の承認を得るだけで済むため、比較的重要度の低い案件の申請時に行われます。申請する案件の重要性が増すほど、社内稟議にかけられる可能性が高まるでしょう。
ただし、企業によっては稟議と決裁の区別が明確ではないケースもあります。意思決定のスピードを重視する企業では、稟議を行わず決裁のみを行っていることも少なくありません。
「稟議」という言葉の使い方
社内稟議の対象となるものの中には、稟議と組み合わせた熟語として使われるものがあります。契約稟議・購買稟議・採用稟議が代表的な例です。
稟議の言い回しには、「稟議を通す」「稟議にかける」「稟議が下りる」などが挙げられます。具体的な使い方を例文で確認しましょう。
- 備品購入費が一定額を超える場合、弊社では稟議を通す必要がある
- この内容では少し不安が残るため、稟議にかけてみよう
- なかなか稟議が下りないため、出張の手配ができない
社内稟議で多くの人が抱える課題
社内稟議における課題や問題点について解説します。稟議に通りやすい書類の書き方もチェックしておきましょう。
社内稟議が通る人、通らない人の違い
社内稟議が通る人は、稟議書の意味を理解しています。何を目的に承認を得たいのか、第三者目線でポイントを押さえるのが上手です。数値などを効果的に用いるなど、分かりやすい書き方も意識しています。
承認者となる上長や経営層からの信頼を得ていることも、社内稟議が通る人の特徴です。コミュニケーション能力が高いため、事前の根回しでも効率よく稟議の成功率を高められます。
一方、稟議書が通らない人の多くは、会社の方針や上司の考え方を理解していません。自分の考えを押し通そうとすれば、なかなか承認を得られないでしょう。
稟議書の書き方のポイントをチェック
稟議書でスムーズに承認を得るためには、承認に必要な情報をしっかりと収集する必要があります。目的や目標を明確にしておくことも重要です。
申請目的の背景や理由をきちんと説明できなければ、承認を得られる可能性は低いでしょう。なぜその承認を得たいのか、必要な情報や具体的な根拠を示さなければなりません。
承認後のメリットやリターンも、できる限り盛り込むようにしましょう。会社に利益を生み出すようなメリットやリターンを根拠とともに示せれば、承認確率は大幅に上がります。
社内稟議に潜む問題点
社内稟議では複数の承認者に書類を見てもらう必要があるため、担当者が多忙や不在の場合は流れが止まってしまうことがあります。進捗(しんちょく)状況の把握も難しい場合があるでしょう。
責任の所在が定まりにくい点も、社内稟議に潜む問題点の一つです。トラブルが発生したときのために、承認者の責任は明確にしておかなければなりません。
多くの企業では、稟議書を紙で作成します。稟議の機会が多くなるほど印刷の回数が増え、書類の保管スペースも必要になるため、印刷・保管コストがかかってしまいます。
社内稟議を効率化するには？
社内稟議を効率化させたいなら、文書の電子化を検討しましょう。電子化の概要やメリットについて解説します。
社内稟議のデメリットを改善する方法
社内稟議の課題を解消する方法として、書類の電子化が挙げられます。書類の電子化とは、文書作成ソフトなどで書類を作ったり、紙の書類をPDF化したりすることです。
電子データのやり取りには、メールや共有サーバーなどを利用します。紙の書類をわざわざ承認者のデスクへ届ける必要がありません。
ワークフローシステムを導入すれば、電子書類を使った社内稟議の仕組みを簡単に作れます。全ての承認作業は、パソコンなどを使ってシステム内で完結させることが可能です。
社内稟議を電子化するメリット
稟議書を電子データでやり取りすれば、承認者のもとへ書類がすぐに届くため、時間を短縮することが可能です。
紙の書類と違い、電子書類なら印刷コストがかかりません。データとしてパソコン内に保存しておけば、大量の書類から必要な文書を見つけたい場合も、簡単に検索できます。
誤記入や記入漏れを防げることもメリットです。システムを利用すれば文書チェック機能が使えるため、書き方のミスによる書類の差し戻しを防げます。
次の記事では、稟議書を電子化する方法やメリットについて詳しく解説しています。社内稟議の電子化を検討するなら、ぜひ参考にしてください。
社内稟議の課題を見直して改善を
社内稟議とは、重要事項を複数の承認者に承認してもらうことです。決裁と違い、より重要な内容について承認を得たい場合に行われます。
流れが滞りやすい点や、印刷・保管コストを必要とする点が、社内稟議の主な課題です。稟議の効率化を目指すなら、書類の電子化を検討してみましょう。
以下の記事では社内稟議の電子化ができる、おすすめのワークフローシステム各製品を特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
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