グループウェアのシェア｜上位の製品や選び方も解説

グループウェアは、国内で加速度的に導入が進んでいるツールです。キーマンズネットが2020年に行った調査によると、80%以上の企業が導入しており、ビジネスに必須のツールといえるでしょう。

この記事では、グループウェアのシェアを解説し、上位の製品を紹介します。選び方も解説しているので、自社にあった製品を見つける参考にしてみてください。

グループウェアのシェア

2020年にキーマンズネットが126企業を対象に行った調査によると、グループウェアのシェア1位は「Microsoft 365」であり、次いで「サイボウズ Garoon」「desknet’s NEO」「Google Workspace」となっています。

また企業ごとのシェアでみると「Microsoft」「サイボウズ」「Google」「ネオジャパン」が上位を占めている状況です。

シェア上位のグループウェア5選

シェア上位のグループウェアを5製品紹介します。搭載されている機能や特徴を比較しながら、自社にあった製品を選びましょう。

Microsoft 365

• Office製品を利用可能
• 細かいプランから自社に合わせて選択
• 複数のデバイスを常に同期可能

Microsoft 365は、Microsoft社が提供しているクラウド型のグループウェアです。WordなどのOfficeアプリやOutlook、Teamsなどが提供されています。

一般法人向けや大企業向け、教育機関向けなど規模や用途ごとにプランが細かく分かれており、必要な機能に合わせて選択できます。

また端末やOSに依存せず利用でき、複数のデバイスを常に同期できるため、どこからでも最新の状態で作業可能です。

サイボウズ Garoon

• 複雑な組織構造でも運用しやすい
• 40種類以上の連携機能
• 管理者の作業負担が少ない

サイボウズ Garoonは、サイボウズ社が提供する中堅・大企業向けのグループウェアです。一人ひとりに役割やアクセス権を設定でき、複雑な組織構造でも運用しやすいという特徴があります。

また管理画面やUIが分かりやすく、ITリテラシーがバラバラな企業でも使いやすくなっています。

またサイボウズのkintoneやMicrosoft 365など、40種類以上のツールと連携可能です。そのため、今のシステムを利用したまま、導線や通知を集約できます。

クラウド版とパッケージ版の2種類があります。

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desknet’s NEO

• 直感的なUI
• 日本のワークスタイルに合わせた管理機能
• 充実したセキュリティオプション

desknet’s NEOは、ネオジャパン社が提供するグループウェアです。直感的なインターフェースと操作性の高さに定評があります。

また27種類ものアプリケーションを利用でき、オリジナルの業務アプリも手軽に作成可能です。

日本人のワークスタイルに合わせた設計になっており、個人ユースから大企業まで幅広く活用できます。クラウド版とパッケージ版の2種類が選択でき、ベンダーの丁寧な導入サポートも受けられます。

Google Workspace

• さまざまなGoogle製品を利用可能
• リアルタイムに共同作業
• 高いセキュリティ性能

Google Workspaceは、Google社が提供するクラウド型のソフトウェアです。「Gmail」や「Googleカレンダー」など様々なGoogle製品を利用できます。

また文書作成ソフトや表計算ソフトのリアルタイム共同編集ができ、離れた場所にいる相手とも作業可能です。

基本的にデータはクラウド上に保存されますが、ダウンロードすることでオフライン環境でも使用できます。

他にも、二段階認証や遠隔での端末ロックなどの機能によって、データを安全に管理できるのも特徴です。

サイボウズOffice

• 日本の中小企業向けのグループウェア
• 20種類以上の連携サービス
• 導入後のサポートも充実

サイボウズOfficeは、サイボウズ社が提供する100人以下の中小企業向けのグループウェアです。クラウド版とパッケージ版から選択でき、クラウド版は1人あたり月額500円から利用できます。

また20種類以上の外部サービスと連携できるだけでなく、自社の業務に合わせて、アプリを作ることも可能です。

他にも使い方セミナーや勉強会など、導入後のサポートも充実しています。

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グループウェアの選び方

自社に合ったグループウェアを選択するには、次のポイントを意識することが重要です。他社が導入しているからといった安易な理由で導入するのではなく、自社のビジネス環境や運用体制を把握したうえで、最適なグループウェアは何かを慎重に検討しましょう。

必要な機能が実装されているか？

まず、自社に必要な機能が実装されているかを必ず確認してください。チャット機能やタスク管理機能など、グループウェアとして基本となる機能は実装されている場合がほとんどですが、製品によっては想定している機能が使えなかったり、機能として不十分だったりするケースもあります。

サービスによっては導入後にオプションで機能を追加できる場合もありますが、特にクラウド型は導入後のカスタマイズが難しいため、事前に必要な機能を洗い出しておきましょう。

現場で使いこなせるか？

たとえ機能が豊富に実装されていても、現場で使いこなせなければ意味がありません。インターフェースが理解しづらかったり、動画が遅かったりすると、現場の社員がうまく操作できず、最終的に使われなくなるかもしれません。

現場にしっかりと定着させるために、操作性は必ず本格導入前にチェックするようにしましょう。無料トライアル版を利用できるグループウェアも多いので、まずは使い勝手を確認することが大切です。

セキュリティとサポート体制は十分か？

多くの社員が同時に利用する可能性が高いグループウェアでは、セキュリティ体制を万全にしておかなければいけません。情報漏えいをはじめとした事故を防ぐために、セキュリティ対策が充実している製品やサービスを選択しましょう。

少なくとも、通信の暗号化やアクセス制限機能などが実装されているグループウェアにする必要があります。

また、トラブルが起こった際、速やかに解決できるサポートが提供されているベンダーの製品を選ぶことも重要です。自社のスタッフが解決できない問題が起こった場合、業務が止まってしまう可能性があるので、適切なサポートを必要なタイミングで受けられるかチェックしておきましょう。

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自社に合ったグループウェアを選ぼう

グループウェアのシェアや上位の製品、選び方を解説しました。

グループウェアの導入にあたっては、シェア上位の製品ではなく自社にあった製品を選ぶことが大切です。

そのためには、必要な機能の洗い出しや現場での使い勝手、サポート体制などの確認が必要になります。

自社にあったグループウェアを導入し、コミュニケーションの活性化や業務の効率化を図りましょう。

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