グループウェアは従業員の人数によって最適なサービスが変わります。
最終更新日: 2024年06月28日
中小企業で使うのであれば、より中小企業向けのグループウェアを選んで、最適な料金で過不足なく機能を使いたいですよね。
そこでこの記事では、中小企業におすすめのグループウェアを5つ紹介します。費用や機能などを比較しているので、ぜひ参考にしてみてください。
中小企業におすすめの無料で使えるグループウェアは？
無料トライアル期間を1ヶ月設けている「Microsoft 365」や「サイボウズ Office」などがおすすめです。後ほど詳しく紹介します。
中小企業がグループウェアを比較する際に大切なことは？
「コストが自社に見合っているか」や「サポート体制が充実してるか」などを考慮して選択すると失敗を防げるでしょう。後ほど詳しく解説します。
中小企業におすすめのグループウェア5選
市場にはたくさんのグループウェアが存在します。その中でも中小企業に適したSaaS型の、代表的な5つのサービスについて比較してみましょう。
| 製品名 | Microsoft 365 (Business Basic) | Google Workspace
(Business Starter) |
サイボウズ Office
(クラウド版 スタンダードコース) |
kintone | J-MOTTO |
| 初期費用 | 0円 | 0円 | 0円 | 0円 | 0円 |
| 月額(1アカウント) | 650円 | 680円 | 500円 | 780円 | 165円 |
| 最小ユーザー数 | 1ユーザー | 1ユーザー | 5ユーザー | 5ユーザー | 10ユーザー |
| モバイル対応 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| ストレージ容量 | 1TB | 30GB | 5GB | 5GB | 200MB |
| 権限管理 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| 通信時暗号化 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| IPアドレス制限 | ○ | × | ○ | ○ | ○ |
| 無料トライアル | 1カ月間 | 14日間 | 30日間 | 30日間 | 申し込み月の翌月末まで |
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「Microsoft 365」ExcelやWord、PowerPointとの相性抜群
Microsoft 365はMicrosoft社から提供されているシェア率の高いグループウェア。有名なExcelやWord・PowerPointといったOffice製品も含まれています。
Microsoft 365は使っているユーザー数が多いため、操作等に不明点があった場合でもネット上で簡単に回答が見つけられるでしょう。
一般法人向けと大企業向けのプランがあり、中小企業のように比較的ユーザー数が少ない場合は一般法人向けのプランが適しています。
ExcelやWord・PowerPointなどを使って、注文書や請求書などの資料を作成する業務が多い中小企業におすすめです。またWeb会議システムやグループチャットができるMicrosoft Teamsも含まれるプランがあり、テレワークを推進したい中小企業にも適しています。
「Google Workspace」GmailやGoogle Docsとの相性抜群
Google WorkspaceはGoogle社から提供されているグループウェア。99.9%の稼働率が保証され、高度なセキュリティを備えたクラウドサービスです。
パソコンだけでなくスマホやタブレットにも対応しており、専用アプリをインストールしてログインすれば場所や時間を選ばずに利用できます。
プライベートで利用しているユーザーが多いGmailやGoogle Driveと同様の操作性なので、それらを使い慣れているユーザーにとって使いやすいグループウェアです。そのためプライベートでGmailやGoogle Docsなどを利用する若手社員の多い中小企業におすすめ。
スケジュール管理ができるGoogleカレンダーや大人数が同時に会議に参加できるGoogle Meet、ビジネスチャットツールのGoogle Chatなど、ビジネスシーンで必要な機能が一通りそろっています。
「サイボウズ Office」豊富な機能を手軽な価格で利用できる
サイボウズ Officeはサイボウズ社から提供されている中小企業向けグループウェア。累計7万社以上に導入されており、日本のビジネススタイルに合わせた機能が実装されています。
クラウド型とオンプレミス型の両方が存在し、どちらも導入前に体験可能です。
1ユーザー500円/月で最低5ユーザーから利用でき、ユーザー数の変更や1カ月単位での解約もできるので気軽に開始できます。
社員数が数十名の中小企業で、多くの企業で導入されている機能を手軽に利用したい場合におすすめのグループウェアです。
「kintone」アプリを独自で作成可能
kintoneはサイボウズ社から提供されているグループウェアで、業務アプリケーションを独自に構築できるクラウドサービスです。
ノンプログラミングのマウス操作で簡単にアプリを作成でき、日報やタスク管理・交通費精算などのアプリケーションを構築できます。
同じサイボウズ社から提供されているサイボウズ Officeとの違いは以下の通り。
- サイボウズOffice：グループウェアとして必要な機能が標準で実装されている
- kintone：アプリを独自に作成できる
kintoneでは自社に必要な機能だけを厳選し「案件管理」や「日報管理」などのアプリケーションを独自に作成できます。
もちろんプログラミングの知識がなくても大丈夫。さまざまなパーツをドラッグ&ドロップで直感的に操作し、プログラミングのスキルがない方でも気軽にアプリケーションの作成ができます。
アプリケーションに入力されたデータは複数人で共有可能。目的に応じてデータの集計やグラフ化も簡単にできますよ。
またExcelで管理しているデータをkintoneへ移行すれば、データを複数人で編集したり共有したりといったことも可能。Excelでたくさんの業務データを管理している企業におすすめです。
「J-MOTTO」165円～と安価に利用できる
J-MOTTOはリスモン・ビジネス・ポータル社から提供されているグループウェア。450万ユーザー以上の導入実績があるグループウェア「desknet’sNEO」のASPサービスです。
見やすさと使いやすさを追求した画面デザインになっており、25の機能が標準で実装。例えばスケジュールや掲示板・文書管理・ワークフロー・社内ソーシャルなどがすぐに使えます。
他のグループウェアと比較してコストが安く、安価にグループウェアを導入したい中小企業におすすめ。実際に中小企業からの人気は高く、中小企業を中心とした約4,000社(14万人)が利用しています。
スマホだけでなくフィーチャーフォン(ガラケー)からでも使用できるため、年齢層が高く比較的ガラケーの利用者が多い中小企業にも適合しやすいでしょう。
中小企業向けグループウェアの選び方
市場にはさまざまなグループウェアが存在しており、どのような視点で選べばいいか悩むケースも多いはずです。
グループウェアを導入する目的を達成するためにも、これから紹介する6つのポイントに注意しながら選定しましょう。
SaaS(クラウドサービス型)を採用する
中小企業の場合は、基本的に提供形態がクラウド型のグループウェアがおすすめ。グループウェアにはクラウド型以外にもオンプレミス型がありますが、それを使いこなすのは中小企業にとって難しいです。
というのもオンプレミス型の場合、社内イントラに新しいサーバーを設置して担当のシステム管理者も設けなければいけません。また定期バックアップやセキュリティ対策、災害対策なども必要になります。それらに技術や工数を割くことは、中小企業にとっては現実的ではないケースが多いですよね。
それに対しクラウド型であれば、グループウェアのサービス提供者がメンテナンスを行なってくれます。また障害や災害が発生した際にもサービスが停止しないよう、さまざまな対策がなされています。
セキュリティ対策やバックアップもサービスに含まれていることが多いため、自社にサーバーを構築するよりも安全に運用できるでしょう。
導入コストとランニングコストの試算をしてから決める
クラウド型のグループウェアは、基本的に利用するユーザー数に応じてランニングコスト(月額料金)が変わります。またサービスによっては導入コストが必要な場合も。
選ぶ際は自社のユーザー数を踏まえたうえで、例えば「5年間でコストがどれくらい必要になるか」などを比較対象のサービスごとに試算してみるのがおすすめです。
グループウェアの最低利用人数を確認する
グループウェアの料金は、ユーザー数単位で課金する場合が多いです。
そのため社員数が比較的少ない中小企業の場合は、自社の利用人数が最小ユーザー数を下回っていないかを確認してください。
サポートが十分かどうか
グループウェアを選定する際は、導入前後のサポートが充実しているかどうかを確認しましょう。特に中小企業であれば、各サービスのサポート内容を事前に比較検討するのがおすすめです。
なぜなら中小企業には情報システム部門がなかったり、あったとしても少人数で運用されていたりする場合が多いからです。特にグループウェアの導入前後は使い方やトラブルの対処方法が分からず、困ることもあるでしょう。
電話での問い合わせ対応やチャットボットでの24時間対応など、どのような方法でサポートが提供されているか確認しておいてください。
自社の社員が問題なく使いこなせるかどうか
これは中小企業に限った話ではありませんが、社員がそのグループウェアをうまく使いこなせるかどうかはよく確認しておきましょう。ITが不得意な社員でも問題なく使いこなせるグループウェアを選定するのがおすすめです。
なぜならグループウェアは社員全員が利用することが前提だから。特によく使う機能に関しては、PC操作が苦手な社員でもスムーズに使いこなせるかを確認しておく必要があります。
グループウェアの操作性を事前に確認するには、無料トライアルを使って実際に社員に操作してもらう方法が有効です。ITが得意な社員・得意ではない社員の両者に操作してもらい、意見や感想を聞きましょう。
自社に必要な機能を十分備えているか
グループウェアを選ぶ際は、自社で必要な機能が十分に実装されているかを事前に確認しておきましょう。
現在はさまざまな企業がグループウェアを提供しており、初期費用が無料のグループウェアやランニングコストが格安のものもあります。しかし単純にユーザーあたりの月額コストが安いという理由だけで、グループウェアを決めるのはおすすめしません。
必要な機能が実装されているグループウェアでなければ、導入しても業務が十分に効率化されないリスクがあります。
例えば「タイムカード」「来訪者管理」「設備予約」などは、中小企業の業務で必要になることが多い機能です。
単純なコストの比較ではなく実装されている機能も踏まえて、自社にとってコストパフォーマンスが高いグループウェアを検討してくださいね。
セキュリティ対策は十分か
グループウェアには自社にとって重要な情報を格納することが多いですよね。どのようなセキュリティ対策がどれくらいのレベルで行われているかを事前に把握しましょう。
例えば不正ログイン対策やデータの暗号化、操作履歴の管理を備えているかを導入前に把握しておくのがおすすめです。
特に自社で情報セキュリティポリシーを定めている場合は、導入するグループウェアがそのポリシーを満たしているかもチェックしておきましょう。
また重要な情報をグループウェアに格納する場合は、1つの場所にデータが保管されるサービスではなく、複数拠点に保管できるサービスが良いです。
仮にデータが格納されている所で災害が発生した場合でも、別の場所にバックアップされていれば重要なデータを失うリスクを減らせますよ。
中小企業向けと大企業向けのグループウェアの違い
中小企業と大企業では環境が異なるため、グループウェアに求められる特徴も異なります。
例えばサイボウズが提供している大企業向けのグループウェア「Garoon」と中小企業向けの「サイボウズ Office」では、以下のような違いがあります。
| Garoon
(大企業向け) |
サイボウズ Office (中小企業向け) |
|
| 想定人数 | 10人~数万人 | 100人以下 |
| 管理機能の細かさ | 複雑な組織構造に合わせた細かい権限設定が行える | シンプルで、階層による権限管理などはできない |
| 対応言語 | 英語や東南アジアの言語にも対応 | 日本語のみ |
| 他システムとの連携性 | さまざまなシステムと連携可能 | 一部のシステムと連携可能 |
| 価格 | 比較的高め | 比較的安め |
※Garoonは10人からでも利用できるため、必ずしも大企業でなければ使いこなせないというわけではありません。
このように大企業向けと中小企業向けの製品では、機能が異なります。中小企業の場合、基本的には想定人数の少ない製品を選ぶと機能を過不足なく使えるでしょう。
中小企業がグループウェアを導入するメリット
グループウェアの導入は、情報共有の促進や業務の効率化、コストの削減などにつながります。また多様な働き方への迅速な対応も可能になりますよ。
情報共有が促進する
グループウェアにはメールやチャット、掲示板などのツールが搭載られているため、迅速な情報共有が実現します。
例えばメールやチャットを使って気軽にファイルの共有ができたり、スケジュールを共有しておけばその場でweb会議をすることもできたりします。
また掲示板やチャットでは相手の反応をすぐに確認できるので、個別で連絡を取る必要もありません。
業務の効率化が図れる
グループウェアは搭載されたインターフェースを利用することで、簡単に情報を管理することができ、業務の効率化につながります。
特にホワイトボードなどでのアナログ作業を行っている中小企業であれば、業務効率化をすぐに実感することができるでしょう。
コストの削減につながる
グループウェアの導入は、紙での業務をオンラインに切り替えることができるためペーパーレス化が実現し、最終的なコストの削減につながります。
例えばタイムカードの印刷コストや用紙・インクの費用、文書管理の人件費などを削減できます。
多様な働き方に対応できる
クラウド型のグループウェアを導入すれば、社内外での利用が可能に。そのためリモートワークなどの多様な働き方に対応することができます。
リモートワークでのパソコン業務の実現や、外出先での気軽な情報共有・コミュニケーションの実現につながりますよ。
中小企業がグループウェアの導入を成功させるコツ
グループウェアの導入は、導入目的を明確にし、現場の社員が使いやすいような利用に関するルールを予め定めておくことが大切です。
導入目的を明確にする
グループウェアを導入する際は「なぜグループウェアを導入するのか」「導入することで何を実現させたいのか」を必ず明確にするようにしましょう。
目的が「グループウェアを導入すること」になってしまうと、グループウェアを最大限に活用できず、失敗につながります。導入後の費用の無駄や失敗を防ぐためにも注意が必要です。
利用に関するルールを定める
導入の際には、グループウェアの管理者や利用人数に応じた使い方に関するルールを定めておきましょう。ルールを設けることで、導入後の問題発生を防ぐことができます。
また定めたルールは、社員研修などで定期的に周知しましょう。そうすることでよりグループウェアを社内に定着させることができますよ。
グループウェアを導入してより働きやすい職場に
リモートワークが普及している現代において、情報共有やコミュニケーションに役立つ「グループウェア」の導入は欠かせなくなっています。大企業の導入はもちろん、中小企業でも利用が広がっています。
自社に合ったシステムを選択するには、機能性に加えて、使いやすさやサポート体制の確認も必要です。
「中小企業だから導入しなくてもいいか…」ではなく、無料トライアルや導入相談などを利用しながら、自社に合ったグループウェアをぜひ選択してみてください。
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