知財管理システム比較おすすめ7選

知財管理システムとは企業や組織が保有する特許、商標、著作権などの知的財産(知財)を一元管理するためのソフトウェアで、特許管理システムとも呼ばれています。知財に関する情報のデータベース化、出願状況の管理、期限管理、権利侵害の監視などができます。知財管理システムを導入することで、知財業務の効率化やリスク管理の強化ができ、知財情報を活用した意思決定、イノベーション促進にも役立てられるでしょう。

知財経営のニーズがより一層高まる

日本国内の特許出願総件数は年々減少傾向にありますが、ビジネス関連発明に限れば2011年以降は増加傾向にあります。国際特許出願数も増加傾向にあり、技術開発と外国出願が国際競争においてますます不可欠になってくると考えられます。増えゆく知財管理業務の負担を抑える方法として、知財管理システムのニーズが現在高まっています。

参考：ビジネス関連発明の最近の動向について | 特許庁

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知財業務を効率的に管理できる

知財情報を一元管理することで断片化や重複を防ぎ、全体像を把握しやすくなります。また、費用管理により予算の見積もりや実績の把握、費用の削減がしやすくなり、経営効率の向上も見込めます。

知的財産権に関するリスク対策をとれる

特許および商標の有効期限や更新期限を過ぎてしまうと知的財産権失効のリスクがあるため、期限の厳守が欠かせません。知財管理システムでは期限管理ができるため、適切なタイミングで必要な手続きをしやすいでしょう。

知財管理システムの中には、異議申し立てや侵害訴訟に関する情報を管理できるものもあり、早期のリスク対策につなげられる可能性もあります。

社内で知財に関する情報を共有できる

知財管理システムにはクラウド型のサービスが多く、社内の複数の関係者がシステムにアクセスし、知財情報を閲覧できます。異なる部署間で情報共有ができ、垣根を越えた知財の活用や戦略立案につながる可能性があります。更新期限のアラートも複数人で受信すれば、対応忘れが起こりにくいでしょう。

連携により知財業務を効率化できる

知財管理システムにはワークフロー機能があり、特許事務所をフローに組み込むことができます。特許事務所と業務の流れやタスクを共有することで、知財業務がどこまで進捗したかが一目瞭然です。

また、知財管理システムの中には特許庁とAPI連携しているものもあり、日本国内の書誌情報や経過情報、書類などが取得可能です。自社の特許管理や他社の特許状況の管理に役立つでしょう。

案件管理

国内外の特許、実用新案、意匠、商標の出願要件を作成します。出願番号や期限などの情報を記載するほか、ほかの案件の閲覧、編集も可能です。法改正があればパッチが配布されるなどの対応がなされます。サービスによっては国外の法改正に対応しているものもあります。

期限管理

優先権主張期限、審査請求期限、中間手続き対応期限、年金納付期限などの期限を自動計算します。期限が近い場合はリマインドメールが届きます。社内独自の期限を追加することも可能です。

書類管理

包袋管理やファイル管理と呼ばれる場合もあります。特許庁書類である出願書類、発送書類、請求書類の管理ができます。ワークフローやタスク管理との連動が可能です。

年金管理

年金の納付期限を過ぎると権利を失うケースがあるため、注意が必要です。年金管理機能があれば、特許年金の納付履歴を確認できます。データ入力とチェックは人力での作業が必要ですが、そのほかは自動で管理可能です。

費用管理

案件ごとにかかる出願費用、中間費用、年金更新費用を登録できます。請求に対する支払い状況の管理も可能です。また、各案件に経費やロイヤリティ収入を登録できます。

ワークフロー

出願番号や期限などの案件データを入れてワークフローを作成し、従業員間で業務の流れを共有します。完了通知や差し戻し、Eメール通知、期限設定などの機能があります。

帳票作成

特許庁に提出する願書など、各種帳票類を作成します。出願番号、期限、印紙代が記された帳票を作成できます。

他社管理や報奨金管理などの機能があるかどうか

他社管理とは、他社特許の経過を監視する機能です。機会があれば排除のために手を打つことができます。他方、報奨金管理は出願人や発明者の持ち分に応じた報奨金を算出する機能です。手作業で計算するよりも管理ミスを減らせるでしょう。

他社管理や報奨金管理などの機能は搭載されているシステムが限られるため、必要な場合は事前に機能をチェックしましょう。

メールや知財分析などの機能があるかどうか

既存のメールソフトで業務報告をおこなうと、知財管理システムと外部ソフトの両方に目を配らないといけません。知財管理システムにメール機能が搭載されていれば、1つのシステムで連絡と知財業務の両方がおこなえ、効率的です。

分析機能は保有権利数の集計などができる機能です。競合分析、中間処理分析、比較データ分析などができ、さまざまな局面で洞察を得るヒントになるでしょう。知財管理システムを効率的に利用したい企業は、メッセージツールや分析機能があるものを選びましょう。

特許庁との連携ができるかどうか

特許庁とのAPI連携機能があれば、出願番号を照合し、特許庁のデータを参照できます。案件データと特許情報標準データの比較をおこない、差分を修正したり、特許情報標準データをもとにした案件作成をしたりできます。また、更新手続きや特許の状況がリアルタイムで把握できるため、権利侵害や競合他社の特許リスクを未然に防ぐのに役立つでしょう。

より積極的な知財管理戦略を進めたい企業には、特許庁と連携できる知財管理システムがおすすめです。

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