書面契約を行っているものの、コストや手間を考えると電子契約に移行したいと考える方もいらっしゃるのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年04月09日
本記事では、電子契約の基本や仕組みをわかりやすく解説。書面契約との違いやメリット・デメリットもあわせて紹介します。
電子契約とは
電子契約について、詳しく解説していきます。
電子契約とは、インターネット上の電子文書に電子署名をして締結する契約のことです。
メールや電子契約システムを活用して契約書のやり取りを行い、確認と承認が取り交わされた書類を電子データとして保存しておけば、紙の契約書に印鑑を押したときと同等の法的効力が発生します。
署名から管理までを一括で行えるため、業務効率化やコスト削減の観点から注目を集めている契約形態です。
電子サインと電子署名の2種類が存在
世間に数多ある電子契約は、署名を構成する認証方法(本人の意思確認)や契約を支える技術により「電子サイン」と「電子署名」の2パターンに分類されます。
契約者間の同意が得られる電子契約であれば、どのようなサービスを利用しても、契約として認められます。
電子サイン【導入しやすい】
電子サインはメールやSMSを使用して本人の契約意志確認を行います。使用ツールの登録や、メールアドレスの収集および登録のみで導入前の準備ができるため、導入がしやすいです。
一方で、押印者の本人性への厳格性や契約書の法律的証拠力の観点では、電子署名と比較して劣っています。以上の特徴から、一般的に受領書などに用いられます。
電子署名【法的効力が強い】
電子署名では第三者機関の電子認証局が本人確認した電子証明書を使用し、押印者の本人性を担保します。電子署名法に依拠しており、証拠力が非常に高いのが特徴です。
一方、電子証明書の取得までのプロセスが複雑であるため、電子サインと比べて導入が困難です。
また導入の難しさに比例して、導入コストは電子サインと比較して高いので、求められる要件に応じて電子サインと電子署名を比較検討することをおすすめします。
電子署名について詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
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書面契約と電子契約の違い
書面契約と電子契約との違いについて説明します。
書面契約と電子契約では署名方法はもちろん、締結日次の証明方法や印紙の有無などさまざまな違いがあります。その中でもいちばんの違いは管理コストの有無といってもよいでしょう。
【書面契約】
書面契約は紙面に押印や署名を施すことから、紙の物理的管理が必要になるため管理コストがかかります。また、紙を利用するため、契約締結日時の証明は日次での証明に留まります。
したがって、細かなセキュリティ要件に対応が難しい点が特徴です。また、原本の郵送や対面での契約書の受け渡しを実施しなければいけないため、本人性の担保に対して工数と時間かかります。
【電子契約】
電子契約は電子署名を実施します。サーバー上で仮想的にデータを管理ができるため、コスト削減ができます。
また、第三者機関を使用して、タイムスタンプを契約書に付与し、秒単位の締結日時の証明が可能になり、より細かなセキュリティ要件に対応できます。
加えて、本人性は電子署名により担保されるため、より厳格にセキュリティ要件を満たせると同時に、原本の郵送などにかかっていたコストを削減できます。
電子契約に関わる代表的な法律
電子契約にかかわる法律のうち、代表的なものを紹介します。
電子署名法
電子署名法は契約者が自らの意志で契約したことを担保するため(本人性の担保)に、電子署名の利用が可能であることを定義づけています。
電子署名法2条1項では、電子契約の本人性を担保する電子署名に対して、電子署名法で求める技術的要件を定義づけており、本人性の担保と文書の完全性が要件として定められています。
また、電子署名法第3条では、電子署名により文書の本人性を担保できることを明記しています。つまり、第三者機関から取得した電子証明書を持つ文書であれば、電子契約として認められると明記しています。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は仕分帳や請求書などの書類について、全てまたはその一部を電子上での保存を認める要件を定義づけています。帳簿の電子化条件は以下のとおりです。
| 電子化条件 | 対応方法 |
| 帳簿データの修正、削除履歴の保存、追加入力の履歴保存 |
|
| 帳簿間での値の一致 |
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| システムへの説明書の準備 |
|
| 対象データの即時表示や印刷 |
|
| 検索機能の確保 |
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電子契約で業務効率化の実現を
これまでの書面による契約に代わり、普及が進んでいる電子契約。さまざまな要件を満たす必要はあるものの、コスト削減や業務効率化などさまざまなメリットを得られる契約形態です。
要件をひとつずつ確認するのはなかなか困難ですが、要件対応の電子契約システムを導入すれば移行も簡単に進められます。
電子契約を活用して自社の業務改善の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
電子契約システムについて詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
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