電子文書とは？利用するメリットやデメリットや法制度について解説

リモートワークの普及により、多くの企業や組織で文書の電子化が進められています。コストの削減や検索性の向上など、紙の資料に比べ効率化を図れる点がメリットです。電子文書の意味や導入時の注意点、電子化文書との違いを解説します。

電子文書とは？

電子文書とはどのような文書を指すのでしょうか。言葉の意味や電子化文書との違いなど、まずは基本を理解しましょう。

電子文書の意味

電子文書とは、文書作成が可能なソフトウェアで作成・保存された文書です。Word・Excel・CAD・経理ソフト・DTPソフトなどで作られた文書が該当します。

かつての日本では、契約書や請求書を紙で保存することが義務づけられていました。しかし、2005年に「e-文書法」が施行されてからは、これらの文書を電子データで保存できるようになっています。

契約書や請求書を電子文書として作成・保存するためには、一定の要件を満たさなければなりません。特定のソフトウェアやサービスを利用することで、電子データでの取引や管理を行えます。

電子文書と電子化文書の違いとは

電子文書と似た意味の言葉に電子化文書があります。電子化文書とは、紙文書を電子化して保存したものです。一般的にはスキャンなどを用いて電子化・保存します。

電子文書はテキストデータを保有しているため、文章のコピーや単語での検索が可能です。一方、電子化文書はアナログデータを画像としてコピーしたものに過ぎず、文章をテキストデータとして扱えません。

保存要件や税務署の承認の有無にも違いがあります。電子化文書には電子文書に比べ、より厳しい要件や承認規程を定めている点が特徴です。

電子文書を利用するメリット・デメリット

電子文書にはメリットとデメリットがあります。紙文書と比較してどのような違いがあるのかをチェックしましょう。

電子文書を利用するメリット

書類を電子文書化すれば、保管場所を考えずに済むため保管コストを削減できます。用紙代やインク代などの消耗品費を抑えられることもメリットです。

文章をテキストデータとして扱えるため、必要な資料を検索しやすくなります。大量の紙資料から目的の書類を探すのに比べ、大幅な効率化を期待できるでしょう。

文書の紛失や情報漏えいを防げる点も、電子文書化を導入するメリットの一つです。紙資料の場合は劣化により読みにくくなることもありますが、電子データなら劣化することはありません。

電子文書のデメリット

文書を電子化する場合、業務手順やシステムの大幅な変更を余儀なくされます。最初のうちは業務改革で時間や手間がかかるうえ、文書化に関わる従業員は新しいやり方に慣れなければなりません。

紙文書に比べて見にくくなる恐れがあることも電子文書のデメリットです。複数の資料を並べて見たいケースでは、紙文書のほうが見やすいでしょう。

スマホやタブレットで文章を読む場合は、スクロールしなければ見えない部分もあるため、使いにくさを感じがちです。多くの資料に目を通す必要があるときには、非効率になる恐れもあります。

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電子文書に関する法制度

電子文書に関するルールは、二つの法律で定められています。法律の大まかな内容や保存についてのガイドライン、電子化で注意すべきポイントを確認しましょう。

電子文書と電子化文書のルールは、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」により定められています。

e-文書法は、請求書や領収書など、さまざまな種類の法定文書における電子保存を認める法律です。電子化の申請や認可は必要ありません。

一方、e-文書法の対象外となる国税関係書類の保存については、電子帳簿保存法が適用されます。文書を電子化する場合は、所轄税務署の承認が必要です。

電子帳簿保存法では、国税関係書類の保存要件も規定されています。電子文書の保存には「タイムスタンプの付与」または「適正事務処理規定の整備」のどちらかを必要としますが、電子化文書では両方が保存要件となります。

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