多くの企業や組織で文書の電子化が進められています。コストの削減や検索性の向上など、紙の資料に比べ効率化を図れる点がメリットです。電子文書の意味や導入時の注意点、電子化文書との違いを解説します。
最終更新日: 2024年06月28日
電子文書とは
電子文書とは、文書作成が可能なソフトウェアで作成・保存された文書です。Word・Excel・CAD・経理ソフト・DTPソフトなどで作られた文書が該当します。
かつての日本では、契約書や請求書を紙で保存することが義務づけられていました。しかし、2005年に「e-文書法」が施行されてからは、これらの文書を電子データで保存できるようになっています。
契約書や請求書を電子文書として作成・保存するためには、一定の要件を満たさなければなりません。特定のソフトウェアやサービスを利用することで、電子データでの取引や管理を行えます。
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電子文書と電子化文書の違い
電子文書と似た意味の言葉に電子化文書があります。電子化文書とは、紙文書を電子化して保存したものです。一般的にはスキャンなどを用いて電子化・保存します。
電子文書はテキストデータを保有しているため、文章のコピーや単語での検索が可能です。一方、電子化文書はアナログデータを画像としてコピーしたものに過ぎず、文章をテキストデータとして扱えません。
保存要件や税務署の承認の有無にも違いがあります。電子化文書には電子文書に比べ、より厳しい要件や承認規程を定めている点が特徴です。
電子文書に関する法制度
電子文書に関するルールは、二つの法律で定められています。法律の大まかな内容や保存についてのガイドライン、電子化で注意すべきポイントを確認しましょう。
電子文書と電子化文書のルールは、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」により定められています。
e-文書法は、請求書や領収書など、さまざまな種類の法定文書における電子保存を認める法律です。電子化の申請や認可は必要ありません。
一方、e-文書法の対象外となる国税関係書類の保存については、電子帳簿保存法が適用されます。文書を電子化する場合は、所轄税務署の承認が必要です。
電子帳簿保存法では、国税関係書類の保存要件も規定されています。電子文書の保存には「タイムスタンプの付与」または「適正事務処理規定の整備」のどちらかを必要としますが、電子化文書では両方が保存要件となります。
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