デジタル化が加速する現代のビジネスシーンにおいて、契約書や重要書類への署名をオンラインで行う電子サイン（電子署名）の需要が高まっています。
最終更新日: 2024年11月27日
コロナ禍以降、対面での契約締結が困難になったことで、多くの企業が電子サインの導入を検討するようになりました。経費削減や業務効率化の観点からも、電子サインの利用が浸透しています。
本記事では、電子サインの基礎知識から、電子署名ソフトの選び方、さらには人気のサービスまで、実務での活用を見据えて詳しく解説していきます。
電子サインとは
電子サイン(以下、電子署名)とは、紙の書類に手書きで行う従来の署名や押印をデジタル上で実現する仕組みです。2000年に制定された電子署名法により、一定の要件を満たした電子署名は、手書きの署名や押印と同等の法的効力を持つことが定められています。
宅地建物取引業法や労働基準法施⾏規則などの整備により、不動産取引や雇用契約など、さまざまな契約行為にも電子サインが利用できるようになりました。
ただし、遺言書や定款など、一部の重要書類については従来通り紙での署名が必要とされています。
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電子署名ソフトの主な機能
まず、電子署名ソフトで利用できる主な機能を紹介します。利用する電子署名ソフトによって、利用できる機能に違いがあるため、自社に必要な機能を備えているか、確認して導入を進めましょう。
署名作成機能
署名の作成方法には、あらかじめ登録した署名画像を利用する方式と、その場で手書き入力する方式があります。多くの電子署名ソフトでは、署名に加えて認印や角印のデータも作成できるため、書類の性質に応じた使い分けが可能です。
署名の際には本人確認のため、メールアドレスや電話番号による認証が行われます。メールで送られてくるワンタイムパスワードや、スマートフォンのショートメッセージを使った認証など、高度な本人確認の仕組みが取り入れられています。
文書管理機能
締結済みの契約書や重要書類は、クラウド上で一元管理されます。検索機能を使えば必要な書類をすぐに見つけることができ、契約の有効期限や更新時期も自動で管理されます。
紙の契約書と違って保管スペースを取らず、自然災害による紛失や劣化のリスクもありません。担当者の異動や組織変更があっても、権限さえ付与されていれば過去の契約内容を簡単に確認できます。
このように、電子化による文書管理の効率化は、企業の業務改善に大きく貢献します。
ワークフロー機能
大規模な契約では、社内の複数の部署や役職者による承認が必要になります。電子署名ソフトのワークフロー機能を使えば、承認者の順番や期限を設定し、自動で次の担当者に通知を送ることができます。
従来のように押印のために書類を社内で回覧する必要がなく、承認状況もリアルタイムで把握できます。
特定の条件下で自動承認する仕組みを設定したり、承認ルートを柔軟に変更したりすることも可能です。
セキュリティ機能
契約書などの重要文書を扱う電子署名ソフトには、高度なセキュリティ機能が不可欠です。一般的な電子署名ソフトでは、暗号化技術を使ったデータの保護、デジタル証明書による改ざん防止、タイムスタンプによる署名時刻の証明などが実装されています。
二要素認証やシングルサインオンにも対応し、利用者のアクセス権限を細かく設定できます。さらに、定期的なセキュリティ監査やアクセスログの保存により、不正利用の防止と追跡を可能にしています。
電子署名ソフトの選び方
電子署名ソフトを選ぶ際には、自社の業務規模や契約形態に合わせた検討が必要です。まず重要なのは、電子署名法に定められた要件を満たしているかという点です。
特に重要な契約を扱う場合は、タイムスタンプや本人認証の仕組みが十分に整備されているかを確認しましょう。また、導入後の運用を見据えて、契約書のテンプレート機能や他システムとの連携機能の有無も重要な判断材料となります。
シンプルで直感的な操作性
電子署名ソフトの使いやすさは、社内での定着に大きく影響します。画面構成がシンプルで、直感的に操作できることが重要です。
契約書の作成や署名依頼の送信など、頻繁に行う作業は、できるだけ少ない手順で完了できることが望ましいでしょう。
契約の相手方に送信する際の手順も簡潔で分かりやすく、相手方が会員登録なしで署名できるものを選ぶと、スムーズな契約締結が可能になります。
マルチデバイス対応の有無
近年は、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからの利用も増えています。外出先での急な契約締結や承認作業に対応できるよう、マルチデバイス対応は重要な要素となります。
特にスマートフォンでの利用時は、画面サイズに合わせた見やすい表示や、タッチ操作に最適化された入力方法が求められます。また、オフライン時でも署名ができる機能があると、通信環境が不安定な場所でも業務が滞りません。
電子署名法の法的要件への適合
電子署名ソフトを本格的に導入する際は、法的な有効性の確保が最も重要です。電子署名法で定められた「本人性の確認」「改ざん防止」「署名時刻の特定」という三つの要件を満たしているかを確認しましょう。
さらに、業界ごとの規制や、取引先の要求する基準にも適合している必要があります。国際取引を行う場合は、諸外国の電子署名に関する法規制への対応状況も確認が必要です。
作成件数や利用人数と価格のバランス
電子署名ソフトの価格は、利用人数や契約書の作成件数によって大きく変わります。初期費用、月額利用料、契約書の作成単価などを総合的に見て判断する必要があります。多くのでは無料試用期間が設けられているので、実際の業務で使用してみて、費用対効果を見極めることをお勧めします。
支払い方法や契約期間の縛りなども、導入時の重要な検討ポイントとなります。
電子署名おすすめ6選
市場には多くの電子署名ソフトが存在しますが、それぞれに特徴があり、企業規模や業種によって最適な選択肢が変わってきます。国内外の大手企業が提供するサービスは、豊富な導入実績と安定した運用基盤を持っています。
一方、新興企業のサービスは、柔軟な機能追加や手厚いサポートが特徴です。以下では、特に評価の高い電子署名ソフトについて、実際の利用シーンを想定しながら詳しく解説していきます。
DocuSign
DocuSignは、世界180カ国以上で利用される電子サインのグローバルスタンダードです。大手企業での導入実績が豊富で、金融機関や医療機関など、厳格な規制が求められる業界でも広く採用されています。
多言語対応や国際的な法規制への準拠が強みで、海外取引の多い企業に特に適しています。操作画面は日本語に完全対応しており、電子署名の作成から文書の保管まで、直感的な操作で完結できます。
導入時の支援体制も充実しており、専任の担当者による運用サポートを受けられます。
Adobe Sign
Adobe Signは、PDFファイルの作成や編集で定評のあるAdobeが提供する電子署名ソフトです。Adobe製品との連携が強みで、契約書の作成からPDF変換、署名依頼までがシームレスに行えます。
クリエイティブにかかわる業界では、デザインデータに関する契約や、著作権の譲渡契約などでの利用が多く見られます。月額料金は比較的高めですが、Adobe Creative Cloudと併用する企業にとっては、統合的な文書管理が実現できる点で大きなメリットとなっています。
GMOサイン
GMOサインは、国内の電子署名サービスの中でも導入企業数トップクラスを誇ります。日本の商習慣に合わせた機能が充実しており、認印や角印など、従来の押印文化を電子化する際の移行がスムーズです。
特に中小企業向けのプランが充実しており、必要最小限の機能から始められる料金体系が特徴です。
銀行印の登録や印鑑証明書の提出が必要な重要契約にも対応しており、不動産取引や株主総会議事録など、より厳格な本人確認が求められる場面でも利用できます。
クラウドサイン
クラウドサインは、弁護士ドットコムが提供する国産の電子署名ソフトです。法務の専門家が監修した契約書のテンプレートが豊富に用意されており、業種や契約内容に応じた文書をすぐに作成できます。
人材派遣や業務委託など、頻繁に発生する契約に関するテンプレートが充実しています。
相手方が会員登録不要で署名できる仕組みは、取引先への負担が少なく、スムーズな契約締結を実現できます。料金プランも分かりやすく、契約書の作成件数に応じて柔軟に選択できます。
freeeサイン
freeeサインは、会計ソフトで知られるfreeeが提供する電子サインサービスです。会計業務との連携が強みで、見積書や請求書、納品書などの一連の取引書類を一元管理できます。
初期費用が不要で、月額料金も比較的安価に設定されているため、個人事業主や小規模企業での導入がしやすいのが特徴です。
弁護士監修による契約書のテンプレートが用意されており、法的な観点からも安心して利用できます。スマートフォンアプリも充実しており、外出先での契約確認や承認作業もスムーズに行えます。
WAN-Sign
WAN-Signは、文書管理のプロフェッショナルであるＮＸワンビシアーカイブズが提供する電子署名ソフトです。長年の文書管理ノウハウを活かした高度なセキュリティ機能が特徴で、重要文書の長期保存にも対応しています。
内部統制や監査対応を重視する企業での導入が多く、アクセス権限の細かな設定や操作ログの管理機能が充実しています。また、社内のワークフロー管理システムとの連携も容易で、既存の承認プロセスを活かしながら電子化を進められる点も評価されています。
まとめ
電子署名ソフトの選択は、企業のデジタル化を進める上で重要な決断となります。導入に際しては、自社の業務規模や契約形態、セキュリティ要件などを総合的に判断する必要があります。
特に、法的な有効性の確保と使いやすさのバランス、コストパフォーマンスの見極めが重要です。また、導入後の運用体制や社内規程の整備も忘れてはいけません。電子サインの活用は、単なる紙の削減だけでなく、業務プロセス全体の効率化や、取引先との関係強化にもつながります。
慎重な検討と計画的な導入により、確実な効果を得ることができるでしょう。
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