電子契約システムを利用する際、契約を進行する上で重要な機能の1つである「電子署名」。
最終更新日: 2024年07月23日
「電子証明書」「電子印鑑」など似たような単語も多く、正しい理解ができていない方も少なくありません。この記事では、電子署名の基本についてわかりやすく解説します。
電子署名とは？
電子署名とは、電子署名法で定義された、電子文書（パソコンなどで作成された書類データ）に対しておこなわれる署名のことであり、紙文書におけるサインや印鑑に相当します。
電子サインの一種であり、電子証明書を利用することで高い法的な真正性を確保した署名です。本人による電子署名が付与された電子文書は、訴訟時の証拠としても紙と同等の証拠能力を持つとされています。
さらに2005年のe-文書法施行により、国税関係文書や医療関係文書などさまざまな文書の電子保存が可能となり、電子署名の利用が広がっています。
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電子署名は法的効力がある
電子署名法において、電子署名が本人による真正なものであり、改ざんされていないことを確認できる場合、法的に手書きの署名や印鑑と同等の効力を持つと定められています。
電子証明書により署名者の身元が確認でき、タイムスタンプにより署名の時刻が証明されます。これらの技術的措置により電子署名の真正性と完全性が保証され、法的効力が担保されます。
電子署名を付与する主な方法
電子署名の主な方法は、認証局から電子証明書を取得し、署名対象の電子文書のハッシュ値を秘密鍵で暗号化することです。これにより署名者の身元と文書の完全性が保証されます。
電子署名はPDF文書やOffice文書、メールなどに付与でき、電子契約システムを導入することで契約プロセスの効率化が可能です。受信者は署名者の公開鍵を用いて電子署名を検証し、文書の真正性を確認できます。
（1）PDF文書に電子署名する
PDF文書に電子署名するには、Adobe Acrobatなどで文書を開き、秘密鍵で署名を作成します。プログラムが自動で電子署名を生成し、埋め込みます。
（2）Microsoft WordやMicrosoft Excelで電子署名する
Microsoft WordやExcelで電子署名するには、ファイルを開き、「挿入」タブから「署名」を選択し、署名を作成して文書内に配置します。
（3）電子契約システムを導入する
署名プロセスの自動化により、電子署名の付与を容易にします。また複数社での署名や電子証明書の管理、監査証跡の記録など、契約プロセス全体の効率化が図れます。
（4）メールに電子署名を付与する
メールに電子署名を付与するには、メールクライアントに電子証明書と秘密鍵を登録し、送信時に電子署名オプションを選択します。受信者は送信者の公開鍵で電子署名を検証し、メールの真正性を確認できます。
電子署名と似た用語との違い
電子サインとの違い
電子署名と電子サインは、どちらも電子文書にサインをする方法ですが、電子署名の方が法的効力が高いとされています。
電子署名は、電子証明書と秘密鍵を用いて文書の真正性と完全性を保証するのに対し、電子サインは主に本人確認の目的で使用され、法的効力は状況によって異なります。電子署名の方が技術的に高度で、セキュリティレベルが高いのが特徴です。
電子印鑑との違い
電子署名と電子印鑑は、どちらも電子的に文書に印鑑や署名を付与する方法ですが、技術的な仕組みと法的効力が異なります。
電子署名は、電子証明書と秘密鍵を用いて文書の真正性と完全性を保証する署名方式で、法的効力が高いとされています。
一方電子印鑑は印鑑の画像データを文書に貼り付ける方式で、主に社内手続きや確認用途で使用されます。たとえば社内の稟議書や報告書、注文書などに電子印鑑が使用されることがあります。
ただし電子印鑑は法的効力が電子署名ほど高くなく、改ざんのリスクも高いとされているため、重要な契約書などには電子署名を用いることが推奨されています。
デジタル署名との違い
電子署名とデジタル署名は、どちらも電子文書の真正性と完全性を保証する技術で、公開鍵暗号技術を用いています。
電子署名は主に法的な文書や契約書に使用され、法的効力が認められています。一方デジタル署名は主にソフトウェアの配布やデータの送信など、技術的な分野で使用されます。
またデジタル署名は、電子契約で用いられる公開鍵暗号技術のことを指す場合もあります。
電子署名の仕組み
電子署名は、公開鍵暗号技術を用いて文書の同一性と署名者本人の意志を検証します。署名者は秘密鍵で文書のハッシュ値を暗号化し、電子署名を生成。受信者は署名者の公開鍵で電子署名を復号化し、文書のハッシュ値との比較により、文書の改ざんがないことの確認が可能です。
また電子証明書を用いて、署名者の身元を特定し、本人が間違いなくその文書に署名をしたことを証明できます。
- 同一性の確認（その文書が改ざんされていないこと）
- 署名者本人の意志が確認できること（本人が確かにその文書に署名をしたことが確認できること
公開鍵暗号方式
公開鍵暗号方式は、秘密鍵と公開鍵の2つの鍵を使用する暗号技術です。秘密鍵は署名者が秘密に保持し、公開鍵は誰でもアクセス可能な状態で公開されます。
署名者は秘密鍵で文書を暗号化し、受信者は公開鍵で復号化します。秘密鍵を知らない第三者は文書を復号化できず機密性を保つことが可能です。
また公開鍵で復号化できる文書は、秘密鍵を持つ署名者が暗号化したことが証明されるため、改ざん検知にも使用されます。
■秘密鍵
秘密鍵は公開鍵暗号方式において、署名者が秘密に保持する鍵です。文書の暗号化や電子署名の生成に使用されます。
秘密鍵は、署名者本人のみが知っており他人に知られてはいけません。もし秘密鍵が漏洩してしまうと、なりすましや不正な署名が行われる可能性があります。厳重に管理し、パスワードや生体認証などで保護しましょう。
■公開鍵
公開鍵は、公開鍵暗号方式において誰でもアクセス可能な状態で公開される鍵です。暗号化された文書の復号化や電子署名の検証に使用されます。公開鍵は、署名者の秘密鍵と対になっており、秘密鍵で暗号化された文書に対応する公開鍵でのみ復号化が可能です。
また公開鍵は署名者の身元を確認するための電子証明書にも含まれています。誰でも入手できるため鍵の配布や管理が容易という利点があります。
ハッシュ値
ハッシュ値は、任意の長さのデータを固定長の短いデータに変換した値です。ハッシュ関数を用いて元のデータからハッシュ値を計算します。元のデータがわずかでも変更されるとハッシュ値は大きく変化するため、データの完全性を確認するために使用されます。
電子署名では文書のハッシュ値を計算し、秘密鍵で暗号化することで署名が生成されるのです。受信者は公開鍵で署名を復号化し、得られたハッシュ値と文書から計算したハッシュ値を比較することで、文書が改ざんされていないことを確認できます。
タイムスタンプ
タイムスタンプは、ある文書やデータが特定の時刻に存在していたことを証明する技術です。電子署名にタイムスタンプを付与することで、署名が行われた時刻を証明します。契約書などの法的文書において重要な役割を果たします。
信頼できる第三者機関であるタイムスタンプ局がタイムスタンプを発行します。タイムスタンプ局は文書のハッシュ値と現在時刻を組み合わせ、秘密鍵で署名をおこないます。
電子証明書
電子証明書は、インターネット上で個人や組織の身元を証明するために使用される電子的な証明書です。公開鍵暗号方式を用いて、証明書発行機関が発行します。電子証明書には、所有者の情報（名前、組織名など）、所有者の公開鍵、証明書の有効期間、証明書発行機関の署名などが含まれています。
電子署名において、電子証明書は署名者の身元を確認するために使用されます。受信者は電子証明書を検証することで、署名者の公開鍵が信頼できるものであることを確認し、署名の有効性を検証できます。
電子署名の利用シーン
電子署名は、ビジネスにおけるさまざまな場面で利用されています。たとえば見積書や設計図書などの重要文書に電子署名を付与することで、文書の真正性と完全性が保証されます。
また企業が開発中のシステムに電子署名機能を追加することで、承認プロセスの効率化とペーパーレス化を実現可能です。
各種契約書や取締役会議事録などを電子化し電子署名を用いることで、印刷や郵送の手間を省き、費用と時間を大幅に削減できるでしょう。
電子署名のメリット・デメリット
メリット
電子署名を使用することで文書の改ざんを検知できるため、文書の完全性が保証されます。また承認プロセスをデジタル化することで、書類のやり取りや押印の手間が省け、承認業務を大幅に効率化できるでしょう。
さらに書類を電子的に保管することで契約文書の検索性も向上します。ペーパーレス化により印刷や郵送にかかる費用を削減します。
デメリット
電子署名やタイムスタンプには有効期限があるため、長期的な文書の保管には注意しましょう。また電子署名を導入する際は、社内の業務フローを見直し、適切に整備する必要があります。
さらに取引先など相手方の理解や協力が必要であり、すべての契約を電子化できるわけではありません。法律や規制によっては、紙書面での契約が必要な場合もあります。これらの点を考慮し、電子署名の導入を検討することが重要といえるでしょう。
電子署名の導入で業務効率を高めよう
電子署名とは、電子書類の本人性や非改ざん性を証明するものです。電子書類における印鑑の役割を果たし、法律で効力も認められています。
電子契約システムを用いれば、電子署名・タイムスタンプ・電子サインなど、電子契約に必要な技術をまとめて扱えるようになります。
自社の状況に合った機能や費用を見極めて、電子契約システムを導入し、業務の効率化を図りましょう。
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