電子契約システムとは？書面契約との違いや導入メリット・デメリットを解説

企業だけでなく、国や地方自治体にも普及が急速に進む電子契約システム。2024年1月の調査では、約8割の企業が電子契約を利用していると回答し、利用していない企業の約半数が検討しています。

とはいえ「電子契約システムの仕組みがよくわからない」「電子契約システムの導入は大変そう」と、導入に不安な方も少なくありません。本記事では、電子契約システムの導入メリットやデメリットなど基本について徹底解説します。

電子契約システムとは

電子契約システムとは、契約書データの作成から送付、押印・署名して締結までをインターネット上で完結するシステムです。締結した契約書（原本）は、電子帳簿保存法に対応したサーバーに自動で保管される製品もあり、一連の契約業務を効率化します。

紙の契約書で必要な印紙や製本作業、郵送業務は不要となり大幅な費用削減を実現し、契約締結までのリードタイムを短縮。インタネット上で一元管理することで契約書の更新漏れや紛失、情報漏えいリスクを抑え、コンプライアンス強化やBCP対策に寄与します。

電子契約システムを利用した契約締結までの流れ

契約締結までの一般的な流れ（契約書内容を同意後）を解説します。

1. 契約書をシステムにアップロードする
2. 契約書をメールで送信する
3. 契約書に電子署名を行う（受信者）
4. 承諾（契約締結）
5. 契約書の保管

約80％が利用する電子契約

国によるDX支援や新型コロナウイルスによって電子契約システムの普及が広まった2021年。2024年1月時点では、約80％近い企業がインターネット上での電子契約を利用しています。

また企業だけでなく市役所や行政でも電子契約システムを利用した電子契約サービスが始まっています。これからも電子契約の利用が進むと予想され、より便利な電子契約システムが登場することが期待されます。

書面契約と電子契約の違い

書面契約と電子契約の大きな違いは、紙で契約を行うか否かです。電子契約の場合、電子データで契約を行うため、紙は基本発生しません。結果として、以下のような違いが発生します。

契約書作成や送付方法の違い

書面契約であれば契約書を印刷し、郵送や手渡しで送付する必要があります。修正が発生すれば印刷しなおしたり修正箇所を明記したり、進行のやりとりが発生します。

一方電子契約であれば、インターネット上で請求書の作成や送付をおこないますので郵送費がかかりません。修正に関してもオンライン上で修正しリアルタイムで契約内容を確定することができ、確認回数や時間を減らすことができます。

契約の締結（日次）方法や印紙税の違い

書面契約の場合、手書きの署名と捺印が必要になります。さらに契約書に印紙を貼りつけ、割り印をおこないます。印紙は契約内容や金額に応じて印紙税が変わりますが、電子契約においては印紙税は発生しません。署名や捺印も電子署名や電子印鑑を利用して締結することが可能です。

契約締結日に関しても、電子契約であればタイムスタンプ機能により、電子署名の完了日時が自動的に記録され記入は不要です。一方書面契約の場合に見られる、内容確認の遅れにより締結日の見直しが発生しさらなる業務工数がかかってしまう、ことも電子契約では発生はしません。電子データのやりとりがリアルタイムで調整され迅速な締結を実現します。

本人証明方法の違い

書面契約の場合、本人証明は署名や捺印により証明されます。契約内容によっては印鑑証明書が必要なケースもありますが、印鑑の偽造や盗用リスクがゼロではありません。身分証明書を提示して本人確認を求められる場合もあります。

電子契約であれば、認証局（CA：Certification Authority）から発行される電子証明書により、本人であること証明（信頼性と本人性の担保）することができます。

電子契約システムの種類

電子契約システムには、「立会人型（電子サイン）」と「当事者型（電子署名）」と2種類のタイプがあります。各タイプの特徴や詳細を解説します。

立会人型（事業者署名型）

契約当事者間で電子契約を締結します。契約者の一方が電子契約システムを利用している場合、そのシステムを通じて契約書の作成・掲載します。他方が契約書の内容確認し、同意・署名することによって契約が成立します。契約書はシステム内に保管されます。

契約書を受け取った方は、指定された電子契約システムのユーザー登録を事前におこない、ログイン認証とメール認証（受信）により本人確認が成立します。つまりメール受信ができれば利用ができる仕組みです。契約をスピーディに締結することができますが、本人認証の信頼性や法的な有効性の観点では当事者型より劣ります。

立会人型に使われる主な契約書(一例)

• 不動産賃貸借契約書
• 業務委託契約書
• 秘密保持契約書（NDA）
• 雇用契約書
• 請負契約書
• 売買契約書

当事者型（電子署名型）

認証局が発行する電子証明書を利用して電子契約をおこなう方法です。電子証明書による本人認証は信頼性が高く、法的な有効性も期待できます。ただし電子証明書の発行には事前準備が必要となるため時間と手間がかかります。

2024年1月の調査では、立会人型より当事者型の電子契約システムを採用する事業者が多いというデータが出ています。電子証明書を発行する重要性も一定の理解が進んでいるのかもしれません。

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電子契約システムの主な機能

電子契約システムの機能は大きく3つにわけることができます。代表的な機能について解説します。

（1）契約を締結する機能

（2）契約業務を効率化する機能

（3）契約情報を管理する機能

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電子契約システムのメリット

電子契約システムを導入するメリットを解説します。

印紙税や郵送費などの費用を削減する

電子契約システムを導入することによって、大幅な費用を削減することができます。書面契約の場合、契約書の印刷や製本にかかる費用、郵送費や印紙税が発生します。

電子契約システムを利用すれば、インターネット上で契約書の作成や送付、締結させることができます。電子契約であれば印紙が不要のため印紙税も発生しません。

契約に関わる業務を効率化し締結までのリードタイムを短縮する

電子契約システムであれば、テキスト入力するだけで契約書を作成できます。契約書の修正や確認作業もオンライン上でリアルタイムで調整することができるので、契約内容を確定するまでのやりとりも効率化します。

もちろん契約締結もオンラインでおこなうので、契約までのリードタイムを大幅に短縮することができるでしょう。

さらに契約の進捗管理や督促業務もアラート機能やステータス管理により進行の負担を軽減したり、締結した契約書も自動でサーバーに格納されるので管理の負担も軽減されます。契約かかわる一連の業務の効率化が期待できます。

コンプライアンス強化できる

締結した契約書はサーバーに保管されるだけではありません。膨大な数の契約書も検索機能や閲覧機能により、期限管理や契約文書内容の管理も探す手間を省き効率化します。

また契約締結時に発生しやすい、改ざんやなりすましなどの不正行為も電子証明書やタイムスタンプ機能によりリスクを減らし、自然災害や人的災害時にも電子管理することで被害を最小限に抑えます（BCP対策）。

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電子契約システムのデメリット

電子契約システムのデメリットについて解説します。社内で解消できる内容なので製品導入前には整理しておきましょう。

書面契約が義務付けられている契約がある

電子契約システムを導入したからといって、すべての契約書をデジタル化できるわけではありません。「法律によって書面での契約が義務付けられている」場合には、電子契約は不可能です。

書面でのやり取りが求められる文書には、契約書任意後見契約書（任意後見契約書（任意後見契約に関する法律3条）や事業用の定期借地契約（借地借家法23条 ）などがあります。

電子契約が一般的ではない契約をデジタル化したい場合には、電子契約可能であるか監督省庁や弁護士に確認しましょう。

セキュリティ対策が重要となる

電子契約システムは、オンライン上で締結されるという性質上、サイバー攻撃の対象となり少なからず情報漏えいリスクがあります。

不正アクセスに対する強さや複数認証によるセキュリティ面の機能、本人確認や権限別のアクセス制限、操作ログ取得などセキュリティ機能はしっかりと確認しましょう。

取引先への説明や社内の理解が必要となる

電子契約を導入するにあたって自社内への周知だけでなく取引先やパートナー企業へ説明をすることが大切です。一方的に電子契約書を送付しても、取引先の受け入れ体制が整っていなければ契約は締結しません。

取引先にも電子契約を導入する必要があるので、取引先やパートナー企業への連絡は徹底しましょう。

システム利用に導入費や月額費用がかかる

電子契約システムを導入する際、初期費用や月額費用が発生します。契約書の送付数や利用するID数、契約書の量など製品によって料金形態はさまざまです。

また最近みられる課題の1つにシステムの利用拡大による月額費用が想定より増加しているという声もあがっています。関係者へのヒアリングをしっかりおこなって予算を確保しましょう。

一方、無料プランを提供している製品もあります。機能制限や利用人数の制限があるため無料の提供範囲や条件をしっかり確認してください。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムは製品数やプランも多く、悩まれている方も多いことでしょう。製品を1つに絞るのではなく、複数製品を比較して検討することがおすすめです。

電子契約システムの製品や選び方について以下ページで紹介しています。主要製品の比較表も用意しているので、ご確認ください。

代表的な電子契約システム3製品

電子契約システムの導入実績が多い代表的な3製品を紹介します。実績が多い製品であれば取引先も導入していたり、新規取引する企業も導入している可能性が高まり、社内への説明もしやすいでしょう。

電子印鑑GMOサイン

• 350万社以上、累計送信件数2,000万件超の電子契約システム(※)
  
• 送信料は1件110円から安価に送信が可能
  
• 8カ国語に対応し電子帳簿保存法にも準拠しているから安心

電子印鑑GMOサインは、350万社以上に導入された実績を持つ電子契約システムです。立会人型・当事者型の署名タイプに対応し、スマホアプリで簡単に署名ができます。送信料は1件あたり110円〜と安く、印紙税など契約周りの費用削減につながります。電子帳簿保存法に準拠し、法的にも安心して利用が可能です。

また8カ国語に対応しているほか、Salesforceなどの外部システムとの連携も可能。導入支援や電話サポートも充実しており、幅広いニーズに応えられるサービスです。

※GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社(2024年5月時点)

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クラウドサイン

• 導入社数250万社以上、累計送信件数1,000万件超の電子契約サービス(※)
  
• 弁護士監修の電子署名法準拠システムで高い信頼性とセキュリティ
  
• 会計ソフトやSFA・CRMなどさまざまなサービスとの連携が可能

クラウドサインは、250万社以上に導入され、累計送信件数1,000万件超の電子契約サービスです。弁護士監修のもと電子署名法に準拠しており、行政や金融機関も利用するレベルの信頼性とセキュリティ性を持っています。

会計ソフトや人事向けシステム、SFAやCRMなど様々なサービスとの連携が可能で、現在利用中のシステムとスムーズに連携できます。また導入サポートが充実しており、運用フローや利用計画の策定をサポートしてくれます。

※弁護士ドットコム株式会社(2024年5月時点)

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ドキュサイン

• 100万社以上(※)の企業や組織が利用
  
• モバイルアプリで外出中でも書類送信、署名が可能
  
• シヤチハタ株式会社と提携し、電子印鑑機能も提供

ドキュサインは44言語に対応し、180ヶ国・地域で100万社以上・10億人以上(※)が利用している電子契約システムです。ワークフローを自動化して手作業を減らせるため、業務効率化が図れます。契約プロセスの各ステップがシームレスになり、商取引をスムーズに進められるでしょう。

モバイルアプリで外出先でも手軽に契約や合意文書に署名、捺印、送信が可能です。また、SMSを利用して署名の依頼や通知ができるので、電子メールを利用していないユーザーに署名を依頼する際に効果的です。

シヤチハタ株式会社と提携しているため、現在利用中の印鑑の電子化が可能です。慣れ親しんだ押印が電子契約でもできます。日付印や社印などの機能も提供しています。

※ ドキュサイン・ジャパン株式会社(2024年5月時点)

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電子契約に関わる代表的な法律

電子契約を利用にあたり理解しておきたい法律があります。概要について紹介しますので詳細は国から提供されている情報を確認してください。

電子署名法

電子署名法とは、電子署名の法的効力を規定している法律です。正式名称を「電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律102号)」といいます。

電子署名法は、電子署名の法的効力を認め、電子契約の普及を促進することを目的とした法律です。電子署名の真正性を確保するための認証業務の規定や、国の普及促進責務などを定めています。この法律により、日本における電子契約の法的基盤が整備されました。

電子帳簿保存法（電帳法）

電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書などの書類や、電子取引に関する書類の保存を規定している法律です。一定の要件を満たした書類を電子データで保存することを認めています。

電子契約をおこなう際には、電子帳簿保存法に則った方法で契約書を保存する必要があります。なお2024年以降にデータで受け取った書類は、データで保存するように義務付けられています。

IT書面一括法

IT署名一括法とは正式名称を、「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」といい、金融庁・総務省・財務省などの各省庁が、個別に定める法令をまとめたものです。

事業者に対して書面の交付や、手続きを義務付ける法律で、一定の要件を満たせば電子メールや電子ファイルのアップロードなどで文書交付や提出を認めています。

e-文書法

e-文書法とは、電子文書を保存する際の一般的なルールを定めている法律です。「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律で成り立っています。

電子帳簿保存法が財務省や国税庁の絡む書類の保存に関するルールを定めているのに対し、e-文書法は民間企業において保管対象となる議事録や注文書などの書類保存に関するルールを定めています。

印紙税法

印紙税法とは契約書や領収書に課される、印紙税に関する法律です。印紙税法では課税対象を、下記に当てはまる文書に限定しています。

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電子契約システムの最新事例

リログループの導入事例

リログループでは、グループ各社への電子契約の普及を通じて業務効率化・ガバナンス強化・SDGsへの貢献を実現しました。

6000件を超える電子契約締結、約20000枚の紙削減し、CO2削減効果は152kgにつながっています。

現在では不動産賃貸管理、海外赴任支援、リゾート事業など多様な事業で活用が進み、業務効率化や顧客サービス向上に寄与しています。

鹿児島県奄美市の導入事例

市内事業者との電子契約システムを実証実験後、本格導入。令和4年6月～5年2月で全体の約50％が電子契約に移行し、受発注者合計で約250万円の経費削減をしました。

また1件あたり20分程度の業務削減し、関連業務の人件費削減にも効果が見られています。

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電子契約システムの導入までの流れ

電子契約システムを導入には一定の準備と時間が必要です。企業によっては検討から運用開始まで1年以上かかるケースも珍しくありません。導入までの流れを解説します。

1. 自社の契約書管理状況を把握する
2. 電子契約システムを比較検討し予算を確保する
3. 社内規定や契約文書の見直し、従業員への周知をする
4. 取引先への説明と社内の運用体制を整える
5. システム運用後も定期的な見直しをおこなう

まずは自社の契約書に関する管理状況を把握しましょう。契約書の種類・年間の契約件数・契約フローを管理部門を確認し、電子契約システムに求める機能やプランを検討します。取引先にも電子契約システムの利用状況を確認すると製品選定に役立つケースもあるかもしれません。

電子契約システムをスムーズに導入するにあたり、社内規定や契約文書の見直しが発生します。マニュアルの整備やシステム操作の研修など準備も大事です。社内の関係者にしっかりと説明し、理解を深めましょう。

システム運用後、取引先の担当者から操作方法への疑問や手続きの不明点を質問されるかもしれません。営業担当者が取引先への説明やフォローをスムーズにおこなえるように説明資料やサポート体制を整えましょう。

運用していくと追加要望が発生することは多々ありますので、定期的な見直しやアップデートをおこないましょう。

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