「電子契約システムって聞いたことあるけれど、どんなシステムなの？」「紙媒体での契約から移行したいけれど、どんなシステムを選ぶのが最適なのかわからない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年04月25日
本記事では、電子契約システムの主な機能や導入メリット・デメリットを解説します。
電子契約システムとは？
電子契約システムとは、インターネット上で電子ファイルに押印・署名して契約を締結できるシステムのことです。
紙の契約書と同等の効力を発揮できるシステムでありながらも、送付などの手間や時間を省くことができるため、遠く離れた相手でも即座に契約を交わすことができます。
以下は電子契約について詳しく解説した記事です。電子契約について詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
電子契約システムのトレンド
多言語対応などグローバル対応している電子契約システムが増加
グローバル化が進む現在、多言語対応や各国の法規制に準拠した電子契約システムが増加しています。
日本語のみの表記であると、文字の解読に時間がかかる外国人労働者は、文章を理解するために翻訳したり、じっくりと時間をかける必要があります。
しかし、多言語に対応している電子契約システムの場合、そのような手間や時間を削減することができます。
翻訳ミスによるトラブルや、業務の効率性なども考えると、外国人労働者を雇っている企業は、対応言語にも注目してみるとよいでしょう。
ブロックチェーン技術の導入による信頼性の向上
契約の締結後に契約内容を書き換えられるなどのトラブルを防ぐために、ブロックチェーン技術を活用する製品を導入するケースが増えてきています。
契約内容などの電子証明を内蔵したICカードや、従業員のIDとパスワードと本人確認を行ったうえで電子契約を結びます。
そのため、契約書の内容や同意した事実がブロックチェーンに記録され、改ざんがされたときには、それを検知できる仕組みとなるため、高い信頼性をもつことができます。
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電子契約システムの主な機能
電子契約システムの主な機能について説明します。
| 機能 | 概要 |
| 契約書テンプレート機能 | 分野別に様々な契約書のテンプレートが搭載された機能 |
| ワークフロー管理機能 | 申請〜承認までのルートを事前設定する機能 |
| 契約書送信・合意機能 | システム上から契約書を個別・一括送信する機能 |
| ステータス確認機能 | 契約書を送信後、取引先の開封状況を随時確認する機能 |
| リマインド機能 | 契約書を送信した後に、一定の日数を経過しても反応がない場合に、自動でリマインドする機能 |
| 電子署名とタイムスタンプ | 「誰が・何を・いつ」など本人性と非改ざん性を証明する機能 |
| 保管・検索・アラート機能 | クラウド上で契約書を管理。契約書名や受信者側の氏名、会社名、金額などを検索する機能 |
| インポート機能 | 過去の紙の契約書もスキャンし、PDF化して取り込む機能 |
| 外部サービス連携機能 | 他の業務システムで作成した契約書をAPIで自動連携する機能 |
電子契約システムを導入するメリット
電子契約システムを導入するメリットを3つ紹介します。
コストを削減することができる
電子契約を導入することによって、コストや手間を削減することができます。
例えば書面契約の場合、印刷・製本・郵送に関連するコストがかかってしまいます。また、ファイリングや契約書を探す作業に対する人件費が発生します。
電子契約に切り替えると、インターネット上で契約を締結させることができるため、書面契約で掛かっていたコストを大幅に削減することができます。
契約の締結をスピードアップさせることができる
契約書を自動で作成し、ミスなく業務を進めることができるため、書面契約に比べて、圧倒的にスピード感を持って契約を締結できます。
書面で管理すると、必要な情報を即座に探し出すことが難しくなります。システム上で管理することによって、保管する場所や管理する手間を削減することができます。
また、契約書を送付し、相手からのレスポンスを待つ時間を書面よりも減らすことができるため、効率よく業務を進めることが可能となります。
コンプライアンスを強化できる
電子契約システムを導入することによって、コンプライアンスを強化することができます。
書面での契約書では、改ざんやなりすましなどの不正行為、損失や外部に情報が漏洩してしまうリスクがあります。
電子契約システムでは、適切な認証を行うことで、本人以外が契約行為をすることを事前に防ぐことができます。
また、電子スタンプや電子証明によって、契約した時期や内容、そして契約した人が確認可能なため、改ざんができません。
電子契約システムを導入する際の注意点
次に、電子契約システムを導入する際の注意点は以下の3点です。
セキュリティ対策が重要となる
電子契約システムは、クラウドサーバで締結されるという性質上、サイバー攻撃の対象になりやすく、少なからず情報漏えいのリスクがあります。
そのため不正アクセスに対する強さや複数認証によるセキュリティ面の機能、本人確認や権限別のアクセス制限、操作ログ取得などセキュリティ機能の高さが重要です。
取引先への説明や説得が必要となる
電子契約を導入するにあたって、まずは「いつから」「どの契約で」「何のシステムで」取り入れるかを社内外へ周知することが大切です。
一方的に電子契約書を交付しても、取引先の受け入れ体制が整っていなければ契約が結べません。システムによっては取引先にも電子契約を導入してもらわなければ、契約が交わせない場合もあります。
また社内への周知を忘れてしまうと、どの形態で契約書が保管されているのかわからなくなり、後で契約書を探すときに混乱してしまいます。
電子契約を導入する際には、社内外の方に理解してもらったうえで準備を進めていきましょう。
初期費用や月額費用がかかる
電子契約システムを導入するとなると、初期費用や毎月かかる料金が発生します。
初めてシステムを導入する場合、どのようなことに注意したらよいのか、どのシステムが自社に合っているのかわからないという方もいるでしょう。
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無料で使える電子契約システムについて詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
電子契約システムを導入して契約を電子化し、業務を効率化させよう
電子契約システムを導入することによって、これまで時間や手間がかかっていた契約書の作成や管理がミスなく、効率よくできます。
しかし、導入するにあたって、従業員の使いやすさや取引先の理解など、解決しなければならない課題もあります。
「導入したけれど、うまく使いこなせない」「機能と料金が釣り合っていないと感じる」ということがないように、自社に合った電子契約システムを導入しましょう。
電子契約システムの詳しい製品について知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
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