電子帳簿保存法に適した契約書の保存要件について

電子帳簿保存法は、紙媒体に代わってデジタル形式での帳簿書類の保存を認める法律です。この法律は、税務署への書類提出を電子データで行うことを可能にし、業務効率の向上とペーパーレス化を促進します。

保存対象となるデータには、帳簿書類や電子取引データが含まれ、要件を満たせば正規の帳簿書類として認められます。これにより、企業はデジタル技術を活用して管理業務を効率化することが期待されています。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、主に国税に関連する帳簿書類の電子保存を規定しています。

電子データとしての帳簿保存が法的に認められ、紙の帳簿と同等の効力を持つことが可能となりました。真実性の確保や見読可能性の維持、検索機能の導入などが主要要件として求められています。

電子帳簿保存法の対象となる契約書

電子帳簿保存法の対象となる保存データには、主に国税関係帳簿書類と電子取引データが含まれます。具体的には、仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳、請求書、領収書、その他取引に関連する文書が該当します。

これらのデータは真実性の確保や見読可能性の維持、検索機能の導入などの要件を満たすことで、電子データとして法的に認められる保存方法です。

電子契約書は電子データで作成・締結され、紙の契約書は紙に印刷して手書きの署名・捺印で締結される点が主な違いですが、基本的には法的効力は同等とみなされます。

2022年1月による法改正で大幅に緩和

2022年1月の法改正により、電子帳簿保存法が大幅に緩和されました。この改正では、電子取引に関する書類の電子保存が義務化されるとともに、保存要件の一部が緩和され、企業がより容易にデジタル保存を採用できるようになりました。

具体的には、事前承認制度の廃止とタイムスタンプの付与期限の延長が含まれます。法改正により企業は業務の効率化とペーパーレス化を一層推進できるようになります。

契約書は電子帳簿保存法の対象である

電子契約により締結された契約書は、電子帳簿保存法の対象となります。

この法律は、電子的に作成された文書を法的に有効な帳簿書類として認めており、適切な保存要件を満たすことで紙の文書と同等の法的効力を持ちます。具体的には真実性の確保、見読可能性の維持、検索機能の導入などが求められます。

企業はこれによりデジタル形式で契約書を保存し、業務の効率化とコンプライアンスの強化を図ることができます。

電子契約は電子取引に該当する

電子契約は電子帳簿保存法において「電子取引」に該当します。インターネットを通じて交わされる契約や取引がデジタルデータとして記録・保存されることを指します。

電子取引は、電子帳簿保存法の対象となり適切な保存要件を満たす必要があります。具体的には、認定タイムスタンプの付与や改ざん防止機能、検索機能などが求められ、これらの要件を満たすことで、法的に認められた記録として保存することが可能です。

電子帳簿保存法に対応していない電子契約システムは違反になる

電子帳簿保存法に基づく要件を満たしていない電子契約システムの使用は、法的に違反となる可能性があります。

この法律は、電子取引データの保存に関する厳格な基準を定めており、真実性の確保、見読可能性の維持、検索機能の導入が求められています。

要件に対応していないシステムを利用すると保存されたデータが法的に無効となる可能性があるため、適切なシステムを選択することが重要です。

契約書は電子取引とスキャナ保存が制度に該当する

契約書は、電子帳簿保存法に基づく「電子取引」と「スキャナ保存」の両方の制度に該当します。電子取引では、インターネットを用いて締結された契約書がデジタルデータとして保存され、スキャナ保存では、紙の契約書をスキャナで読み取り電子データとして保存できます。

どちらの場合も法的に有効な保存方法として認められるためには、真実性の確保、見読可能性の維持、検索機能の導入などの要件を満たす必要があります。

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電子帳簿保存法を成立させるための条件

子帳簿保存法に基づく条件には、保存期間、見読性、真実性、検索機能、操作マニュアルの備付けなどが含まれます。これらの要件を満たすことで、電子的に保存された帳簿や書類が法的に有効と認められ、紙の書類と同等の信頼性を持つことができます。

7年間保存

電子帳簿保存法では、電子データとして保存する場合も紙の帳簿と同様に7年間の保存が義務付けられています。税務調査や法的トラブルに備えるためのものであり、適切に保存・管理することで、帳簿の信頼性を確保することができます。

見読性

電子帳簿保存法では、保存された電子データが容易に読み取れる状態でなければなりません。画面で表示しやすく、必要に応じてプリントアウトが可能であることが求められます。

真実性

電子帳簿保存法における真実性の確保には、データの改ざんを防止するための認定タイムスタンプの付与や、訂正・削除ができないシステムの利用が求められます。
契約書の検索

電子帳簿保存法の要件として、保存された契約書を迅速に検索できる機能が必要です。主要な項目で範囲指定検索や組み合わせ検索ができることが求められ、必要な情報を迅速に取り出せる体制が整えられます。

マニュアル

電子帳簿保存法に対応するシステムには、操作マニュアルの備付けが求められます。このマニュアルは、システムの操作方法や保存の手順、検索方法などが明記されています。

スキャナ保存の要件

紙の契約書をスキャナで電子保存する場合、電子帳簿保存法は特定の要件を満たすことを求めます。スキャンした画像に認定タイムスタンプを付与する、画質の良好な保存、改ざん防止機能のあるシステムの使用などが含まれます。

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契約書を電子帳簿保存法に対応する際の注意点

契約書を電子帳簿保存法に対応させるためには、社内規定の確認、契約書の類型の把握、管轄の明確化が必要です。

また、経理部門と法務部門の協力が不可欠であり、それぞれの役割に応じた対応が求められます。以下の各ポイントについて詳しく説明します。

社内の規定を確認する

電子帳簿保存法に対応する際は、まず社内の規定を確認することが重要です。社内ポリシーやルールが電子帳簿保存法に適合しているか、デジタル保存について明確なガイドラインが設定されているかを確認します。法令遵守のための基盤を整え、スムーズな移行を実現します。

契約書の類型

契約書はさまざまな種類があり、それぞれ特定の保存要件が求められます。売買契約書、賃貸借契約書、業務委託契約書など、各契約書の類型に応じた保存方法を把握し、適切に対応することが必要です。

契約書の管理する管轄

契約書の管理は、社内のどの部門が担当するかを明確にする必要があります。一般的には法務部門が契約書の管理を担いますが、場合によっては関連部門との協力が求められることもあります。

■経理：帳簿

経理部門は、帳簿の適切な管理を担います。電子帳簿保存法に従って帳簿をデジタル化し、真実性や見読可能性といった要件を満たすことで、法的要件の遵守が可能です。

契約書に含まれる取引データと帳簿データの整合性を確認する役割も担っています。

■法務：契約書

法務部門は、契約書のデジタル保存に関する全体的な監督と管理を担当します。電子帳簿保存法に基づき、契約書の真実性、見読可能性、検索機能を確保するための必要な手続きを実施。

法務部門が契約書管理を適切におこなうことで、法的リスクの軽減と企業のコンプライアンス強化が図れます。

【参考】自社開発で電子帳簿保存法に対応する際のポイント

自社で電子帳簿保存法に対応する際には、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

上記に記載の通り、社内規定の確認と電子データの保存が法的要件を満たしているかをチェックしましょう。次に各部門（経理・法務など）の役割と責任を明確化し体制を構築します。

さらに自社での運用の場合、保存システムのセキュリティ強化も重要です。データの改ざんや不正アクセスを防ぐために定期的なシステムの更新やバックアップを実施する必要があります。

新しいシステムやプロセスに対する従業員の理解と周知徹底を図るため、研修やマニュアルの整備をおこなうことで、全社で一貫した運用の実現が期待できます。

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電子契約システムなら電子帳簿保存法に対応した契約書管理が可能

電子契約システムを導入すれば、契約書の作成や締結、電子帳簿保存法に対応した保存・管理業務まで対応できる製品が多数あります。

法改正があれば無料でアップデート行い、各社セキュリティ対策にも力を入れています。結果として、大手企業だけでなく国や自治体の導入実績も増えていることから、今後もより充実した機能やサービスが展開されることが期待されます。

自社で運用するよりも電子契約システムと連携しながら、電子帳簿保存法に対応してみてはいかがでしょうか。

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