無料で使えるメール共有システム9選！選ぶ際のポイントも解説【比較表あり】

初めてのメール共有システム導入には無料のものがおすすめ。まずは使用感を試してから、後に有料版で本格導入するのもよいでしょう。

メール共有システムは1つのアドレスを複数人で共有するのはもちろん、問い合わせの対応状況をメンバー同士で共有して二重対応や対応漏れを防げます。

さらに、システムの中にはメール以外にも、電話やチャット、SNSからの問い合わせにも対応できるものもあります。

複数のチャネルからの問い合わせも一元管理して、より効率的な働き方を実現できます。

本記事では無料で使えるメール共有システム9個を紹介。他にもシステムの選び方や、メール共有システムの導入がおすすめのケースも併せて解説します。

>>有料のメール共有システムをお探しの方はコチラの記事で解説しています

無料で使えるメール共有システム【おすすめ9選を紹介！】

無料で使えるメール共有システムの中から、おすすめの9製品を紹介します。

「Re:lation」10種のチャネルをまとめて管理

Re:lation(リレーション) は株式会社インゲージが提供しているメール共有システム。電話・メール・チャット・SNSなどマルチチャネル管理に対応しており、全ての問い合わせ対応を一つの画面で行えるのが強みです。

各チャネルでの対応状況を「未対応」「対応中」「対応完了」で表示してくれるので、二重返信や対応漏れも防止できます。

また、AIが最適なメールのテンプレートを推薦。お客さんへの対応がよりラクに効率的にできるでしょう。

さらに連携している外部システムも豊富で、IP電話システム、EC向けサービス、CRM/SFAなどさまざま。より迅速で丁寧な対応が可能になります。

フリープランの場合は「登録できるユーザ数は3名まで」、そのうち「送信権限のあるユーザは1名まで」と厳しい制限が設けられています。

まずはメール共有システムを試してみたい場合に使い勝手を確かめる目的で導入するのがおすすめです。

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「Zoho Desk」無料プランでもサポートが受けられる

Zoho Deskは、ゾーホージャパン株式会社が提供しているメール共有システムです。有料プランの他に無料プランが用意されており、担当者3名までなら完全無料で利用できます。

無料プランはメール問い合わせ機能や顧客管理機能、社内用ナレッジベースなどのメール共有システムの基本機能に限定されます。

しかし、サポート窓口を利用できるため、トラブルが起きても速やかに問い合わせられるので安心です。

導入後さらに複雑な機能を利用したい場合や、利用人数を増やしたい場合は、スタンダードプラン・プロフェッショナルプラン・エンタープライズプランの三つの有料プランにアップグレードを検討しましょう。

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「Freshdesk Support Desk」タスクに優先順位をつけて対応業務をより効率化

Freshdesk Support Deskは顧客満足度向上を実現させる、カスタマーサポートツールです。問い合わせの一元管理、FAQシステムやチャットボットの構築をクラウド上で完結できます。

メール以外に電話、チャット、SNSでのサポートも可能で、複数のチャネルからの問い合わせ対応が可能になります。

その分タスクも増加しますが「自動チケット割当」機能により、優先順位を設定して適切な担当者にアサインできるので迅速な対応を実現できるでしょう。

また、タスクのシナリオを設定し、対応タスクにルールを見つけ出すことでサポートの自動化も図れます。

これら機能をクラウド上ですべて使えるので、在宅環境でも質の高い顧客対応を可能にしてくれるでしょう。

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「メールディーラー」専任スタッフによるサポート付きで初めてでも安心！

メールディーラーは、13年連続売上シェアNo.1を獲得している老舗のメール共有システムです。契約前に無料トライアルを利用できるため、機能や操作性に納得してから本格的な導入を決定できます。

複数窓口を一元管理できるだけでなく、対応履歴をアドレスごとで確認できるなど過去のやりとりまで簡単に管理できるんです。

また、スタッフ間のチャット機能があり、そこでコミュニケーションをとりながら業務を進めることでスムーズな対応が可能になるでしょう。

トライアル期間中も専任サポーターが対応し、システム運用や操作の疑問点を解決しながら使えます。無料のメール共有システムから有料システムへの移行を検討している場合にもおすすめです。

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「メールワイズ」専用アプリでスマホからの迅速な対応が可能に

メールワイズは、サイボウズが提供しているメール共有システムです。複数ユーザーによる対応状況の共有やコメント機能など、現場が必要としている機能が充実しています。

各問合せに対してコメントを書き込んだり、未対応の問い合わせのみを絞り込んで一覧表示できたりもします。

また、スマホ用のアプリ「メールワイズ モバイル」を提供していて、自分宛ての通知をスマホから受け取れてより迅速な対応が可能になるでしょう。

Webサイト上の案内に沿って無料の新規アカウントを作成するだけでトライアルを始められます。導入が簡単なので「とりあえず有料のメール共有システムを試してみたい」という人にもおすすめ。

有料版も1ユーザー500円と安価で、コストパフォーマンスが高い点が評価されています。トライアルで使ってみて本格的に運用したい場合でも、コストの負担を少なくできるのもおすすめポイントです。

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「Zendesk for service」AI搭載のボット活用で年中無休の対応が可能に

Zendesk for serviceは、メール共有システムだけでなく、包括的な顧客向けサービスソリューションを備えたCX(カスタマーエクスペリエンス)向上に役立つツールです。

メール・チャット・SNSなどの複数チャネルから届いた問い合わせを一元管理できるほか、自社ならではのヘルプセンター(FAQ)を構築することも可能です。

AI搭載のボットも大きな特徴。24時間体制でサポートができるようになるので、従業員の負担も減らしてくれるでしょう。

また自動化機能の活用で、顧客データと担当者を紐づけることで、問い合わせが来たら自動的に担当者に割り当てることができます。

Zendeskの導入でよりスムーズな対応が可能になり、顧客にとってもより良い体験を提供できるようになるでしょう。

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「yaritori」グループチャットやDMでコミュニケーション活性化も

yaritoriは使いやすさが魅力のクラウド型メールサービスで、複数のテンプレートを登録することでメール対応の属人化も防いでくれるサービスなんです。

直感的に操作できる画面のデザイン、1つの画面内でサクサク進められる操作性など使いやすい設計がされています。

メールの下書きも共有することが可能で、担当者同士でのチェックや上長などの承認確認が行えます。誤送信の防止、対応の質向上に大きく役立つでしょう。

yaritoriを活用すれば、メンバー間でグループチャットやDMも可能です。業務連絡だけでなく日常の雑談もできるので、社内コミュニケーションの活性化にも貢献してくれるでしょう。

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「mi-Mail」メールソフトを基にした設計でパッと見やすい画面

mi-Mail(エムアイ・メール)は業界最大クラスの保存容量で大容量でもサクサク操作でき、セキュリティも強い、安心して使えるメール共有システムです。

メールソフトの画面をベース設計されているシステムなので、初めての導入でもパッと見てわかりやすいデザインになっています。

新人スタッフでも簡単に操作でき、操作指導も最小限で済むので人的負担が大きく軽減できるでしょう。

システムを使うにあたってアプリケーションのインストールは不要。Webブラウザで使えるので始めるまでの時間もかかりません。

また、操作履歴やコメントなど過去の履歴が自動で記録。問題が生じた場合にも「いつ」「誰が」「どんな対応をしたのか」がわかるので、すぐに対応できるでしょう。

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「Grp Mail」タブレットからも使えて外出先からでも効率的に対応

Grp Mail(グループメール)は、1つのメールアドレスを複数のメンバーで共有・管理できるサービスです。担当者不在時に対応できない事態を防止し、業務の標準化を図ります。

Grp Mailならではの機能に「禁止キーワード設定」があります。これは管理者があらかじめ登録したキーワードを含むメールの配信を停止させる機能です。

承認待ちメールとなり、管理者がチェックしてから配信することで思わぬ情報流出が防げるんです。

また、PC以外にタブレットからも対応できるのもポイント。外出先からでも問い合わせ内容の確認や担当者のアサインなど、社内にいなくても業務をスムーズに進めらるでしょう。

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無料メール共有システムの選び方【3つの選定ポイント】

無料で使えるメール共有システムは多くありますが、全てのシステムが自社に適しているとは限りません。次の3点を押さえつつ、自社にぴったりな1つを探していきましょう。

• 無料で使える期間はどのくらいか
• 必要な機能が無料で使えるか
• 無料でサポートが受けられるか

システム導入でどんな課題を解決したいか、初めてでも安心して使えるかを十分に検討することが大切です。

無料で使える期間はどのくらいか【無料プラン・無料トライアル】

無料でメール共有システムを導入するにあたって「無料で使える期間」を核にすることが最も重要です。

無料プランを使うか、無料トライアルでお試しするかによって大きく異なります。無料プランの場合は期間制限なしでずっと無料で使い続けられますが、トライアルだと限られた期間のみ無料です。

メールを複数人で共有するだけであれば無料プランでも充分でしょう。

しかし、将来的に問い合わせに関わる業務まで効率化したい場合は、トライアルで試してから有料版への切り替えを検討してみるのもおすすめです。

必要な機能が無料でも使えるか

メール共有システムにも複数人で同じメールを共有して内容を確認するだけのシンプルなものから、複雑性の高いものまで多種多様なシステムがあります。

システムの導入目的を設定にしたうえで「必要な機能は何か」を明確にし、その機能が無料のメール共有システムでも使えるか確かめましょう。

チャットツールを活用してコミュニケーションをはかる機能や、外部連携によって受注システムや在庫システムなどと連動できる機能を持ったものまでさまざま。

自社に必要な機能をよく検討してから導入を決めることが大切です。

無料版だと機能制限があり、一部機能が使えない場合もあるのでシステムごとで慎重に比較検討を行っていきましょう。

無料でサポートが受けられるか

サポート体制が不十分なシステムでは、システムトラブルが起きたときにメール業務がストップして、社内の重要な業務が滞る恐れがあります。

万が一の場合を備えて、問題が起きてもすぐに対応してくれるサポートを無料で受けられるか確認してみてください。

具体的にはサポート対応の有無や、電話やチャットなどサポートの種類です。可能であれば電話や直接訪問に対応しているシステムを選ぶと、トラブル解決までの流れがスムーズです。

完全無料のシステムは低コストで運用できる点が魅力ですが、サポートも簡素な場合が多いため、事前にサポート内容を十分に確認しておく必要があります。

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無料メール共有システムの導入がおすすめのケース

次のような課題を抱えている企業には、無料のメール共有システムがおすすめです。

• メールの対応速度をアップさせたい
• メールの確認漏れを防止したい
• 顧客満足度を向上させたい
• リモートワークでも効率よく対応したい

メール共有システムではメンバー間で対応状況を共有できるので、自分がすべき対応を一目で確認できる便利なシステムです。

効率的な働き方を可能にし、迅速な対応でお客さんの満足度も向上させられるでしょう。

メールの対応速度をアップさせたい

メール共有システムを導入すると、複数人が一つのメールアドレスから送られてきたメールを同じ受信ボックス上で確認・処理できるようになります。

この機能により、未処理のメールをチームメンバーがいち早く確認できるため、メールの処理効率向上が期待できます。

システムによっては他部門で対応すべきメールを転送によってエスカレーションしたり、メンバー同士のチャット機能でコミュニケーションの活性化をはかったりする機能も。

スムーズなメール処理をサポートするのがメール共有システムの特徴なのです。

メールの確認漏れを防止したい

メール共有システムには、担当者振り分け機能やフラグ機能、優先順位設定機能などが備わっているものも数多くあります。

現在どのメールをどの担当者が処理しているのか、どの程度対応が進んでいるのかなどをひと目で把握できるため、「対応されずに放置されるメール」を生まれにくくすることが可能です。

またフラグ機能や優先順位設定機能を活用することで、至急対応しなければならないメールを見落としにくくなります。

顧客満足度を向上させたい

無料のメール共有システムでは迅速かつ適切なメール対応を可能にしてくれます。それによってクレームも減少し、顧客の満足度も向上させる効果があります。

システムの中にはチャットボットによって24時間のサポート体制を構築できるものや、1対1でリアルタイムで対応できるチャット機能が備わっているのもの。

スピーディーに顧客の状況に応じた対応が可能になるので、より質の高い対応が可能になるのです。

また、過去の問い合わせ履歴を記録できるものもあるので、過去のやり取りを土台にしてより良い対応もできるようになるでしょう。

リモートワークでも効率よく対応したい

メール共有システムを導入すれば、インターネット環境さえあれば問い合わせ対応ができます。

離れた場所にいてもメンバーの対応状況をリアルタイムで確認でき、コメント機能でコミュニケーションをとることで、業務の効率化を図れるんです。

日常のちょっとしたやり取りもシステム上で完結できるので、働く場所関係なく適切な対応が可能になり、メンバー同士とも問題なく連携できるのがポイントです。

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メール共有システムでメール対応を漏れなく効率的に

メール共有システムの導入によって、メールの処理効率が向上するだけでなく、未処理メールの確認漏れを防止することも可能です。

またナレッジの蓄積によって、新入社員や異動で新しいメンバーが入ってきたときの教育がスムーズになる効果も期待できるなど、メール共有システムには多くのメリットが期待できます。

メール共有システムの導入時は、自社に必要な機能を把握するとともに、サポートが充実しているシステムを選ぶことが大切です。

安全性の高い運用を維持するためにも、メール送信取り消し機能や自動暗号化機能など、セキュリティ対策が考慮されているかどうかも十分にチェックしましょう。

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