メール共有をすることで顧客からのメールの見落としを防いだり、返信対応の負担を軽減したりすることが可能です。問い合わせを一元化し、複数のメール受信者が対応状況を把握できるため、漏れや重複といった手違いが起こりにくくなるでしょう。
最終更新日: 2024年06月28日
この記事ではメール共有とは何か、メール共有システムの仕組み、選び方などについて解説します。
メール共有とは
メール共有とは、1つのメールアドレスを複数人で管理することです。同じメールアドレスでメールの送受信をおこなうため、担当者が多数いれば、その分問い合わせ対応の業務をスムーズに進めることができます。
問い合わせ先を1つにまとめるという点でも、要件を扱いやすくなり便利です。
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メール共有を利用するメリット
共有メールアドレスで問い合わせを一元化できる
共有のメールアドレスを設けることで、受信設定をした各担当者が同じメールボックス内で問い合わせメールを受信できます。
個別に届く問い合わせが多いと対応が限度を超えたり、チェックに時間がかかったりしてしまいます。すぐに対応業務にあたれないことがありますが、共有メールアドレスは対応の滞りを解消できます。
問い合わせが1カ所に集中することで、担当者の負担軽減、業務の効率化、対応の迅速化につながるでしょう。
問い合わせを複数人で管理でき、対応精度アップ
共有メールアドレスに問い合わせを一元化することで、対応すべき用件が散らばり、管理しにくいという状況を改善できます。複数人でメールの送受信ができるため、1人にかかる管理の負担を減らすことも可能です。
また、問い合わせの見落としを防止することにも役立ち、対応漏れといったトラブルにつながりにくくなるでしょう。メールの共同受信者は対応状況が確認できるため、重複の心配もありません。
メール共有をおこなう方法
メール共有はメールサービスなどツールの中で設定する方法と、メール共有システムを使う方法に分けられます。
メールサービスで共有設定
メールサービスの中で設定する方法では、メールアドレスを共有したり共有メールボックスを作成してメール受信者をセッティングしたりするやり方があります。
メールアドレスを共有することで、複数の受信者が内容を確認できるようになります。個人アドレスと共有アドレスのいずれからも返信設定ができる点が特徴です。
メール共有システムで共有
メール共有システムはメールサービスと同じように設定するものの、アドレスをたびたび入力するのではなく、システム上で管理者を一括で設定できます。
それにより、複数人でメールの受信や共同管理が可能になり、届いた問い合わせ内容を確認できるようになります。
メール共有システムとは？
メール共有システムとは、ひとつのメールアドレスを複数人で共有して、問い合わせメールを一元管理できるシステムのことです。共有メンバーであれば、誰でもメールの閲覧や返信ができます。問い合わせ状況の把握や共有を通じてメール対応の漏れや重複を防ぎ、業務効率化や接客品質の向上につなげられます。
メール共有システムはほかにもメールの対応ステータス表示や担当者割り振り、メンバーへのコメントや配信テンプレートなどの機能を搭載しています。カスタマーサポートや営業事務など、代表アドレスを使った業務に適しています。
メール共有システムの特長
メール共有システムには、主に業務の効率化につながる機能が搭載されています。標準機能は対応ミスなどのトラブル防止にも役立つでしょう。
また、問い合わせ対応のステータスが可視化できるだけでなく、対応済みの問い合わせ履歴を簡単に振り返ることも可能です。
メール対応のステータス管理
メールサービスの共有設定では、誰が問い合わせに対応したかわかりにくいのが実情です。また、多数の問い合わせを少数で管理することや、複数人で対応して連携し続けることは大変な作業になります。
そこで、共有システムを用いることで対応状況を可視化しやすくしたり、メールを共有しているメンバー同士が送信者を把握したりできるステータス機能が便利です。
ステータス機能により担当者間の連携がスムーズになり、問い合わせ対応に混乱が生じにくくなるでしょう。
対応履歴の即時チェック
担当者以外の受信者が対応にあたる場合でも、問い合わせの対応履歴をさかのぼることができます。それにより、直接のやり取りができなくても引き継ぎをおこなえます。
特定のメールアドレスと自社の共有アドレスのやり取りを一覧できる管理機能が搭載されているのも、ポイントです。
問い合わせへの対応状況がわかるほか、未対応の案件を可視化させることもできます。
メール共有システムの選び方
搭載されている機能やサービスの内容はシステムによって異なります。そこで導入するシステムの候補を選定するときに、以下の5つのポイントを重点的にチェックしましょう。
- 自動化やワークフロー機能の検証をする
- 対応しているチャネルの種類を確認をする
- 外部システムとの連携性の確認する
- 自社の運用に適した誤送信対策を選ぶ
- 導入費用や維持費用の算出とプランを検討する
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メール共有システムで顧客の満足度アップしよう
メール共有システムは、メールで寄せられた問い合わせに対応する際に有用で、状況や顧客、取引先に応じて必要な対応は多岐にわたります。
対応をいかに自動化できるか、対応を簡略化するにはどのようなシステムがよいかなどに視点を設定することで、メール共有システムの選定に役立ちます。企業にあったソリューションが選択できれば、顧客対応の品質向上にもつながるでしょう。
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