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【2024年】メール共有システム比較12選!導入メリットやおすすめ製品の選び方

メール共有システム比較おすすめ12選

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メール共有システムとは

メール共有システムとは、ひとつのメールアドレスを複数人で共有して、問い合わせメールを一元管理できるシステムのことです。共有メンバーであれば、誰でもメールの閲覧や返信ができます。問い合わせ状況の把握や共有を通じてメール対応の漏れや重複を防ぎ、業務効率化や接客品質の向上につなげられます。


メール共有システムはほかにもメールの対応ステータス表示や担当者割り振り、メンバーへのコメントや配信テンプレートなどの機能を搭載しています。カスタマーサポートや営業事務など、代表アドレスを使った業務に適しています。


関連記事:メール共有とは?メール共有システムのメリットや設定方法を解説|ミツモア



メール共有システム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数や欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想のメール共有システムが見つかります。

メール共有システムの機能

メール共有システムには顧客からの問い合わせ対応のほかにも、業務を効率化する機能が多数搭載されています。


対応状況のステータス管理

問い合わせの対応状況を追跡しステータスで管理して共有する機能です。複数担当者が同じメールアカウントを共有する場合や、顧客からの大量の問い合わせを処理する場合にとくに役立ちます。


定型文のテンプレート管理

顧客からの一般的な質問や問い合わせに対してすばやく返信をおこなう機能です。テンプレートを使用することで時間を節約し、対応品質を均一化できます。


振り分け機能

クレームや注文など、特定の種類のメールを担当者や部署に自動的に振り分ける機能です。たとえば修理に関する問い合わせはアフターサービス部門へ、請求に関する問い合わせは経理部門へ自動的に振り分けることで処理業務を効率化できます。


申し送り用のコメント機能

メール対応に関する追加情報や注意点を記録する機能です。担当が変わり引き継いだときに前回の内容や特定の顧客の要望などをすぐに把握できます。


オムニチャネル対応やCRMツールとの連携機能

メール共有システムにはメール以外にも大手ECサイトと連携したり、電話やSMS、LINEなどの対応を一元管理できる製品があります。


顧客対応をすべて記録できるので、問い合わせがチャネルを横断していても行き違いや取りこぼしが減らせます。


たとえばメールの問い合わせが途中から電話に切り替わったり、別の部署の担当者に引き継がれたりしても履歴からスムーズな対応が可能です。


さらにCRMツールなどの外部システムと連携することで、問い合わせ内容から顧客ニーズをより細かく把握でき経営分析に役立てられます。

メール共有システムの選び方

自動化やワークフロー機能の検証をする

メールの振り分けや自動返信機能、対応の承認を管理するワークフローシステムは業務の効率化やリスクマネジメントの面で重視したいポイントです。


自動化できる内容やワークフローの使いやすさ、運用との相性など可能であれば動作サンプルに触れるか、無料トライアルで検証しましょう。


対応しているチャネルの種類を確認する

サポートや問い合わせの窓口をメール以外にも設定している場合、複数のチャネルに対応しているメール共有システムを選ぶことで問い合わせの一元管理ができます。


LINEやSMS、電話、SNS、チャットツールなどシステムによって対応しているチャネルが異なります。利用したいシステムが対応しているチャネルの中に自社で利用しているチャネルが含まれているか、しっかりと確認しましょう。


外部システムとの連携性を確認する

CRMツールやCTIシステム、EC向けサービス、シングルサインオン、チャットツールなど、さまざまな業務システムと連携が可能です。連携によって格段に業務を効率化でき対応した内容を業務改善に活用できます。


連携できるシステムの種類や既存システムとの相性や連携方法、サポート有無などはシステムによって異なりますので、事前に要件を定義した上で問い合わせ確認しましょう。


自社の運用に適した誤送信対策を選ぶ

メールの誤送信を防ぐ機能はシステムによって異なります。一定時間内は送信をキャンセルできる製品や、宛先と文中の名前を比較して注意を促したり、複数担当者で宛先を確認できるものなどがあります。


必ずしも厳重にチェックする機能がよいとは限らず、たとえばDMなど一斉送信が多い場合は、誤送信対策が厳重すぎると業務に支障が出てしまいます。


一方個別の見積書など社内の規定に沿った承認が必要な場合は、送信を止めて関係者が承認するワークフローシステムと誤送信対策の機能が必要です。


業務が円滑に進むように自社の運用形態に適した誤送信対策を選ぶのがおすすめです。


導入費用や維持費用の算出とプランを検討する

メール共有システムは一般的にIDごとに従量制で料金が加算されます。システムを利用する人数が多くなると月々にかかる維持費も大きくなるため、担当する人数も含めて計算する必要があります。


IDごとに料金が加算される製品やパッケージで一定数のIDをまとめて発行する製品、既存のCRMツールのオプションとして追加する製品などシステムによって異なります。


コールセンターなど利用する人数が多い部署へ導入する場合は、適したプランがあるシステムを選ぶ方がよいでしょう。


また初期費用や既存システムとの連携にかかる費用に注意しましょう。既存システムとの連携はオプションになっている場合もあり、思わぬ費用が発生することがあります。


関連記事:無料で使えるメール共有システム9選!選ぶ際のポイントも解説【比較表あり】|ミツモア

メール共有システムおすすめ12選

Mail Dealer(メールディーラー)

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レビュー数
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円
要お問い合わせ

  • 対応状況管理・担当者振り分け機能
  • 対応履歴確認機能
  • 外部システム連携

メールは未対応・対応中など、ステータスごとのタブに自動で整理されます。担当者は、チームリーダーが内容を確認して設定することも、件名やFromのアドレスから自動で振り分けることも可能です。

顧客ごとに、他の担当者を含むすべてのやりとりを時系列で一覧表示できます。本文一括表示も可能なので、1件1件メールを開かなくても内容を確認できます。

受注管理システムやCRM、CTIシステムと連携できます。他システムの情報とメールを紐づけて管理できるため、検索の手間がなくなります。



対応チャネルメール、電話、チャット、LINE公式アカウント、楽天市場、Yahoo!ショッピングなどのメッセージツールなど
連携可能ツール

Slack、Chatwork、各CRM/SFA、CTI、シングルサインオンなど

※連携希望ツールがある場合、相談可能

二重対応防止機能
コメント機能
導入実績8,000社以上、15年連続シェアNo.1(※)
導入企業弁護士ドットコム、アイスタイル、ヤッホーブルーイングなど

※ 出典:ITR「ITR Market View:メール/Web/SNSマーケティング市場2024」メール処理市場:業種別売上金額推移およびシェア(2021~2023年度予測)

更新日:2024-03-07
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
WEBCAS mailcenter
WEBCAS mailcenter
株式会社WOW WORLD

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5500円~

  • 約20年間、シリーズ累計7,000社以上(※1)の販売実績
  • 堅牢なセキュリティで大手や官公庁も安心
  • すでに利用しているシステムとの連携が簡単にできる


WEBCASシリーズは資生堂やトヨタ、富士フィルムなどの大企業をはじめとする7,000以上の企業に導入されており、信頼性の高いシステムです。メールは強固なセキュリティで守られたサーバー上で管理され、個人の端末にデータが一切残りません。大手企業や官公庁も安心しです。


他社ツール上に存在するデータベースと簡単に連携できます。データを入力したりシステムを構築したりする手間がかかりません。excelなどのファイル形式で存在する顧客データをそのまま引き継げるので、今まで蓄積されたノウハウを活かした顧客対応が可能です。


複数の対応者でグループを作成でき、問い合わせの内容に応じてそれぞれのグループに自動で振り分けられます。手間いらずで担当者を確実に設定できるため、ミスの軽減が可能です。対応者が割り当てられれば、対応者以外は返信が制限されるので、二重対応の防止に繋がります。


おすすめ企業

大人数で利用したい企業、ECサイトを運営している企業


対応チャネルメール、楽天市場、Yahoo!ショッピングなど
連携可能ツール要お問い合わせ
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績シリーズ全体で7,000社以上
導入企業某官公庁、ベルーナ、CCCメディアハウスなど


※1 WOW WORLD調べ(2022年4月現在)

更新日:2023-12-08
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
Freshdesk Omnichannel Suite

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円
ユーザ
要お問い合わせ

  • 全世界で導入企業社数50,000社(※1)突破
  • さまざまな窓口からの問い合わせを一元管理
  • FAQの作成でよく来る問い合わせを事前に減らせる
  • すべての機能を完全無料で3週間試せる


導入企業50,000社以上と世界的なシェアを誇り、メール対応をはじめとする顧客対応に特化したシステムです。基本的な機能は無料で利用できるうえ、年中無休で24時間利用できるメールサポートを無償で受けられます。


Freshdeskの特徴はさまざまな窓口からの問い合わせに対応している点です。メールや電話、フォームからの問い合わせはもちろん、FreshdeskではさらにLINEやFacebook、チャットなどの問い合わせも一括で管理できます。SNSを利用して通信販売を行っている企業やLINEの公式アカウントを作成している企業などにおすすめです。


よく来る質問をまとめて公開できるため、同一の質問に何度も答える手間を削減できます。FAQ作成を含む全機能は3週間完全無料で試せ、お支払い情報の入力はトライアル期間後なので安心です。


おすすめ企業

問い合わせ数が多い企業、問い合わせ窓口が複数ある企業


対応チャネルメール、電話、LINE、Facebookなど
連携可能ツール要お問い合わせ
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績50,000社以上
導入企業BRIDGESTONE、Hamleys、aramexなど


※1 Freshworks調べ(2022年4月時点)

更新日:2023-05-19
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
Zendesk for service
Zendesk for service
株式会社Zendesk

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円
ユーザ/月
5390円~

  • 東京電力やDeNA、官公庁に導入されるほどの信頼性
  • 顧客1人1人にコミットした対応ができる
  • 豊富な窓口を簡単に管理できる


Zendeskは世界的なカスタマーサポートシステムで、日本でも東京電力、DeNA、イープラスなど多くの大企業が導入しています。日本にも支社があるので、海外製品のサポート面に懸念を感じている方も安心です。


メールでの問い合わせを集約し、チーム全体で管理することができます。さらにLINEやメッセンジャーなどSNSからの問い合わせにも対応しており、顧客がより問い合わせをしやすい環境を構築できるでしょう。すべての窓口から集まった問い合わせは1つの画面に集約され、企業側も簡単に対応できます。


ヘルプセンターを簡単に構築できるので、顧客が個別で問い合わせする前に疑問を自己解決でき、問い合わせを減らせるのが大きな強みです。会話フローを組み込んだボットと連携すれば、顧客それぞれの疑問に自動で対応できます。1人1人の顧客へきめ細やかな返答ができるため、顧客満足度の上昇やリピーターの増加が期待できるでしょう。


おすすめ企業

チームとコミュニケーションをとりながら顧客対応をしたい企業


対応チャネルメール、電話、メッセンジャー、Instagramなど
連携可能ツール要お問い合わせ
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績要お問い合わせ
導入企業東京電力エナジーパートナー、株式会社DeNAなど
更新日:2024-01-01
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
Re:lation(リレーション)
Re:lation(リレーション)
株式会社インゲージ

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円
14080円~

  • メールやLINE、電話など10種のツール経由の問い合わせを一元管理
  • グッドデザイン賞受賞の使いやすい画面
  • ダッシュボード機能で問い合わせ対応を可視化し改善できる
 
Re:lationはメールや電話など、10種に及ぶ窓口からの問い合わせやクレームを一元管理し、複数人のユーザーで管理できるメール共有システムです。特徴はグッドデザイン賞を受賞した見やすい画面で、未対応や保留中などのステータスごとで表示できます。さらに保留の理由まで一目で管理できるため、迅速で効率的な対応に繋がるでしょう。
 
メールや電話、SNSのメッセージはもちろん、ECサイトを経由した問い合わせも一括で管理できるので、通信販売(EC)を展開している企業に特におすすめです。問い合わせの対応履歴はデータとして蓄積されてダッシュボード化されるため、顧客対応の改善を見込め、顧客満足度の上昇が期待できます。
 
20日間のトライアル期間があり、使用感を実際に確かめてからの運用が可能です。さらに永年無料のフリープランも用意されており、基本的な機能のみを使いたい方は利用してみるといいでしょう。フリープランの場合は3人まで利用可能で、そのうち返信、対応できる人数は1人のみのため、対応すべき問い合わせが多い企業は有料プランへ移行するのがよいでしょう。
 
おすすめ企業
顧客対応・カスタマーセンターを効率化したい企業、システムの操作性を重視している企業、ECサイトを運営している企業


対応チャネルメール、電話、LINE、Yahoo!ショッピング、チャットツールなど10種
連携可能ツールBIZTEL、salesforce、slack、formrun、ec forceなど
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績継続率99.3%(※1)
導入企業ストライプインターナショナル、日本フードデリバリーなど


※1 INGAGE調べ(2022年4月時点)

更新日:2023-08-31
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
Zoho Desk
Zoho Desk
ゾーホージャパン株式会社

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円
ユーザ
0円~

  • メールに期限と担当者が自動付与されるから確認漏れがない
  • ナレッジベースをもとに回答を引用できる
  • 無料プランがあり、有料プランも月額1,848円~の低価格から利用可能


メールはもちろん、電話やチャットツールからの問い合わせ、取引先とのやりとりなどをすべてまとめ、1つの画面に集約して共有できるシステムです。問い合わせデータを蓄積したナレッジベースを構築することで類似した問い合わせを検索し、回答を引用するといった使い方もできます。


問い合わせ件数が多く、メールの対応者の振り分けが煩わしいという企業におすすめです。メールやチャットが届くとシステム上で担当者と対応期限が自動で設定されるうえ、アラート機能が搭載されているため、手間なく対応漏れを防止できます。顧客と問い合わせ内容を紐づけして登録することで、顧客の分析が簡単にでき、満足度や売り上げの上昇が見込めるでしょう。


カスタマーサポート向けの機能だけでなく、対企業対応向けの機能も充実しています。企業単位で問い合わせ内容を管理でき、1つの企業に対して複数の担当者がいる場合もそれまでのやりとりをすぐに把握し、迅速に対応可能です。企業の用途や実情に合わせ画面や機能をカスタマイズすることで、枠にとらわれない使い方ができます。


無料プランであっても問い合わせメールを複数人で共有できるうえ、他言語への変更も無料で行えるため、多国籍企業や外国籍の顧客が多い企業も便利に扱えるでしょう。注意すべきは無料プランでは利用できる対応者の人数が3人と少数である点です。大人数のグループで共有したい場合は有料プランの導入を検討しましょう。またSNSやチャットからの問い合わせ管理や重複対応の防止機能などは有料プランのみの機能となるので注意が必要です。15日間すべての機能を無料で使えるトライアル期間があるため、しっかりと試してから継続して利用するかを決められます。


おすすめ企業

問い合わせ数が多い企業、コストを抑えて導入したい企業


対応チャネルメール、電話、チャットツールなど
連携可能ツール要お問い合わせ
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績
要お問い合わせ
導入企業
株式会社Genius Web、カイト合同会社など
更新日:2022-09-13
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
formrun(フォームラン)
formrun(フォームラン)
株式会社ベーシック

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円
0円~

  • ユーザー数10万社突破の信頼性の高いシステム
  • 最短30秒で問い合わせフォームを作成できる
  • 厳重なセキュリティで個人情報の保護体制も万全
  • 無料で自由度の高い問い合わせフォームを作れる
  • 何人がフォームへ回答しても無料


問い合わせに便利なフォーム作成に特化したシステムです。SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールと連携することで、問い合わせが来た際すぐに通知が届き、確認や回答の抜け漏れを防止できます。


テンプレートを選び、必要な項目をドラッグ&ドロップして編集するだけで簡単に好みのフォームが作成可能です。グッドデザイン賞の受賞経験があるほど見やすくわかりやすい画面なので、機械に不慣れな方でもすぐに利用できるでしょう。


お問い合わせフォームには顧客の個人情報が含まれるため、セキュリティが厳重であることは重要なポイントです。formrun(フォームラン)では通信情報は暗号化され、外部からの不正アクセスを防止できます。


また無料プランではメールの送受信はもちろん、製品や企業への問い合わせフォームを無料で作成できます。無料プランでも回答数は無制限なので、どれだけ問い合わせが来ても漏れなく対応可能です。


ただしフォームに対応できる人数は1人だけと制限があるため注意しましょう。また添付ファイルの保存容量は100MBまで、個別メールは月10通までしか送れないなど、細かな制限があります。無料プランではフォームに「formrun」のクレジットが出てしまうので、独自性を重視したい企業は有料プランの導入を検討しましょう。


おすすめ企業

問い合わせプラットフォームを作成したい企業


対応チャネル自社問い合わせフォーム
連携可能ツールSlack、Chatwork、Teams、LINE WORKS、salesforceなど
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績100,000社以上(※1)
導入企業Chatwork、株式会社BASEなど


※1 basic調べ(2022年4月時点)


関連記事:formrunの評判・口コミを紹介!ユーザーが実際に感じたメリットとデメリット

更新日:2023-03-10
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
yaritori
yaritori
Onebox株式会社

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円
ユーザ
980円~

  • 対応中は他の人がロックされるから二重返信が起こらない
  • メールごとにチャットで相談できる
  • GmailやLINEのような使いやすさが好評 


yaritoriはメール対応に特化したメール共有システムです。メールの対応状況や対応履歴が簡単にわかるだけでなく、チャット機能やメンション機能で個人間での相談もシステム内でスムーズに行えます。メールの共有にとどまらない使い方ができ、社内間のコミュニケーションも効率化するでしょう。


「対応中」のステータスによって二重対応を防止するシステムは多いですが、yaritoriでは誰かが対応しているメールにロックをかけられる機能も備わっています。そのため強力に二重対応を防止でき安心です。それぞれのメールに関してチャットができるので、対応ミスや引継ぎのミスを減らすことができ、顧客の信用獲得につながります。


シンプルな画面にて、GmailやLINEと同じように簡単に操作できるのが特長です。使い初めに操作に迷う心配はありません。なおSlackと連携すればメールの確認から返信までをSlack上でできるので、普段Slackを利用している企業はより使いやすいでしょう。困ったときは満足度が99%(※1)と高評価のサポートを利用できますよ。


おすすめ企業

少人数で利用したい企業、システム上でコミュニケーションを取りたい企業


対応チャネルメール
連携可能ツールSlack
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績200社以上
導入企業株式会社KEE’S、株式会社MINT、株式会社一十八日


※1 Onebox調べ(2022年4月時点)

更新日:2022-04-28
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
問いマネ
問いマネ
クロスセル株式会社

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円
3124円~

  • 再送いらずでメールを共有できる
  • 1人あたり312円(※1)の低価格
  • ダブルチェック機能でミスを防止


問いマネは導入企業数が2,500社を超えており、92%の高いリピート率を誇るメール共有システムです。メールや電話、自社サイトからの問い合わせと他社ショップ経由の問い合わせを一元で管理できます。問い合わせ窓口が複数あり、メール管理が混乱しやすい企業でも、対応漏れを防止できるでしょう。


クラウド版のツールなので、場所や端末を選ばずに操作できるため、出張時やテレワーク時に便利です。スレッドで対応履歴を確認したり、メールにメモを添えたりすることで、離れて作業をしていても確実に伝達ができます。


受信したメールだけでなく、送信するメールを管理することも可能です。管理者が承認するまでメールを送信を制限できるため、ミスを未然に防げます。新人や引継ぎしたての社員が対応する場合でも安心です。


利用料金は人数や機能に応じた従量課金制で、10人で3,124円という低価格から利用できます。無償で手厚いメールサポートを受けられるため、導入して使いこなせるか不安な方でも安心です。


おすすめ企業

コストを抑えてメール共有機能のみを使いたい企業、比較的少人数で利用したい企業


対応チャネルメール
連携可能ツール要お問い合わせ
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績2,500社以上
導入企業早稲田大学グローバルエデュケーションセンターなど


※1 2022年4月調べ

更新日:2022-07-11
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
Mailwise(メールワイズ)
Mailwise(メールワイズ)
サイボウズ株式会社

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円
ユーザ
550円~

  • 導入企業が10,000社以上(※)の実績
  • ステータス機能や対応履歴など15種の充実した機能
  • 1人あたり550円で2ユーザーから利用可能


メールワイズは10,000社以上の企業に導入されており、企業の内訳は通信販売事業から教育業界まで多岐にわたります。1つのメールアプリケーションでメールアカウントを10個まで登録できるので、部署ごとにメールを管理したい企業におすすめです。


企業や顧客ごとに任意の情報を付け加えられ、過去の取引データやDMの配信希望の有無などを一括で管理できます。 プロモーション活動を行いたい企業はどの顧客にアプローチできるかすぐにわかり便利です。顧客と企業のアドレスが混在している場合、分類しての管理ができるので、誤送信を防げます。


低い導入コストも魅力的です。メールワイズでは1人あたり550円という低価格で利用でき、さらに2ユーザーから導入可能なので、無駄なコストを抑えられます。メールアドレスを登録するだけで30日間という長期間でのトライアルが可能です


おすすめ企業

システムの操作性を重視している企業、リーズナブルな価格で導入したい企業


対応チャネルメール
連携可能ツールkintone
サイボウズ Office
Garoon
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績10,000社以上
導入企業星野リゾート、ブックオフオンラインなど


※ サイボウズ株式会社(2023年3月時点)

更新日:2023-03-17
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
mi-Mail
mi-Mail
未創システム株式会社

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円
10780円~
  • 多彩な機能を分かりやすいデザインで扱える
  • 個人情報はサーバーに保存されるから安心
  • 容量の多さとスムーズな操作を両立


mi-mailはメールの共有、管理に役立つ機能が多数搭載されたメール共有システムです。同様のシステムを使ったことのない企業でも心配いりません。GmailやYahoo!メールなど、従来のメールソフトを土台としたデザインなので、初めて使う方でも簡単に扱えます。さらにユーザーごとに表示画面を使いやすくカスタマイズできるため、多彩な機能を持て余しません


メールには顧客の個人情報をはじめとする機密情報が多く含まれているのでセキュリティの堅牢さは非常に重要です。mi-Mailでは情報がすべてクラウドサーバーに保存されるため、個人のデバイスに情報が残らず、情報漏洩を防止できます。サーバーは二重化されており、常にバックアップが取られているので、障害発生時すぐに対応可能です。


メールの最大保存可能数は1,000万件と業界トップクラスながら、処理能力が非常に優れておりサクサク操作できます。大量のメールを扱う大規模なネット通販サイトやコールセンターでも安心して扱えるでしょう。


おすすめ企業

問い合わせメールの数が多い企業、パッケージ型の導入を考えている企業


対応チャネルメール
連携可能ツール要お問い合わせ
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績要お問い合わせ
導入企業株式会社カービュー、慶應義塾大学など
更新日:2022-07-05
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
CX+
CX+
株式会社サムザップ

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円
アドレス
10780円~

  • メールごとに担当者を決めて2重対応を防げる
  • 時系列で案件の管理をできる
  • リマインド機能で対応漏れを無くせる


メールごとに担当者を設定でき、担当者がメールを編集している時は第三者がメールを編集できないようにロックがかかります。また案件はタイムライン形式で管理されるため、さかのぼってメールを探し出す必要はありません。メールごとに回答期限を設定すればリマインド機能により返信漏れを防いでくれます。

更新日:2023-01-09
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

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メール共有システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのソフトを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。


そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりのメール共有システムが見つかります。


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