メール共有システム比較おすすめ11選

※ 出典：ITR「ITR Market View：メール／Web／SNSマーケティング市場2024」メール処理市場：業種別売上金額推移およびシェア（2021～2023年度予測）

• 約20年間、シリーズ累計7,000社以上(※1)の販売実績
• 堅牢なセキュリティで大手や官公庁も安心
• すでに利用しているシステムとの連携が簡単にできる

WEBCASシリーズは資生堂やトヨタ、富士フィルムなどの大企業をはじめとする7,000以上の企業に導入されており、信頼性の高いシステムです。メールは強固なセキュリティで守られたサーバー上で管理され、個人の端末にデータが一切残りません。大手企業や官公庁も安心しです。

他社ツール上に存在するデータベースと簡単に連携できます。データを入力したりシステムを構築したりする手間がかかりません。excelなどのファイル形式で存在する顧客データをそのまま引き継げるので、今まで蓄積されたノウハウを活かした顧客対応が可能です。

複数の対応者でグループを作成でき、問い合わせの内容に応じてそれぞれのグループに自動で振り分けられます。手間いらずで担当者を確実に設定できるため、ミスの軽減が可能です。対応者が割り当てられれば、対応者以外は返信が制限されるので、二重対応の防止に繋がります。

おすすめ企業

大人数で利用したい企業、ECサイトを運営している企業

※1 WOW WORLD調べ(2022年4月現在)

• 全世界で導入企業社数50,000社(※1)突破
  
• さまざまな窓口からの問い合わせを一元管理
• FAQの作成でよく来る問い合わせを事前に減らせる
• すべての機能を完全無料で3週間試せる

導入企業50,000社以上と世界的なシェアを誇り、メール対応をはじめとする顧客対応に特化したシステムです。基本的な機能は無料で利用できるうえ、年中無休で24時間利用できるメールサポートを無償で受けられます。

Freshdeskの特徴はさまざまな窓口からの問い合わせに対応している点です。メールや電話、フォームからの問い合わせはもちろん、FreshdeskではさらにLINEやFacebook、チャットなどの問い合わせも一括で管理できます。SNSを利用して通信販売を行っている企業やLINEの公式アカウントを作成している企業などにおすすめです。

よく来る質問をまとめて公開できるため、同一の質問に何度も答える手間を削減できます。FAQ作成を含む全機能は3週間完全無料で試せ、お支払い情報の入力はトライアル期間後なので安心です。

おすすめ企業

問い合わせ数が多い企業、問い合わせ窓口が複数ある企業

※1 Freshworks調べ(2022年4月時点)

• 東京電力やDeNA、官公庁に導入されるほどの信頼性
• 顧客1人1人にコミットした対応ができる
• 豊富な窓口を簡単に管理できる

Zendeskは世界的なカスタマーサポートシステムで、日本でも東京電力、DeNA、イープラスなど多くの大企業が導入しています。日本にも支社があるので、海外製品のサポート面に懸念を感じている方も安心です。

メールでの問い合わせを集約し、チーム全体で管理することができます。さらにLINEやメッセンジャーなどSNSからの問い合わせにも対応しており、顧客がより問い合わせをしやすい環境を構築できるでしょう。すべての窓口から集まった問い合わせは1つの画面に集約され、企業側も簡単に対応できます。

ヘルプセンターを簡単に構築できるので、顧客が個別で問い合わせする前に疑問を自己解決でき、問い合わせを減らせるのが大きな強みです。会話フローを組み込んだボットと連携すれば、顧客それぞれの疑問に自動で対応できます。1人1人の顧客へきめ細やかな返答ができるため、顧客満足度の上昇やリピーターの増加が期待できるでしょう。

おすすめ企業

チームとコミュニケーションをとりながら顧客対応をしたい企業

※1 INGAGE調べ(2022年4月時点)

• メールに期限と担当者が自動付与されるから確認漏れがない
• ナレッジベースをもとに回答を引用できる
• 無料プランがあり、有料プランも月額1,848円～の低価格から利用可能

メールはもちろん、電話やチャットツールからの問い合わせ、取引先とのやりとりなどをすべてまとめ、1つの画面に集約して共有できるシステムです。問い合わせデータを蓄積したナレッジベースを構築することで類似した問い合わせを検索し、回答を引用するといった使い方もできます。

問い合わせ件数が多く、メールの対応者の振り分けが煩わしいという企業におすすめです。メールやチャットが届くとシステム上で担当者と対応期限が自動で設定されるうえ、アラート機能が搭載されているため、手間なく対応漏れを防止できます。顧客と問い合わせ内容を紐づけして登録することで、顧客の分析が簡単にでき、満足度や売り上げの上昇が見込めるでしょう。

カスタマーサポート向けの機能だけでなく、対企業対応向けの機能も充実しています。企業単位で問い合わせ内容を管理でき、1つの企業に対して複数の担当者がいる場合もそれまでのやりとりをすぐに把握し、迅速に対応可能です。企業の用途や実情に合わせ画面や機能をカスタマイズすることで、枠にとらわれない使い方ができます。

無料プランであっても問い合わせメールを複数人で共有できるうえ、他言語への変更も無料で行えるため、多国籍企業や外国籍の顧客が多い企業も便利に扱えるでしょう。注意すべきは無料プランでは利用できる対応者の人数が3人と少数である点です。大人数のグループで共有したい場合は有料プランの導入を検討しましょう。またSNSやチャットからの問い合わせ管理や重複対応の防止機能などは有料プランのみの機能となるので注意が必要です。15日間すべての機能を無料で使えるトライアル期間があるため、しっかりと試してから継続して利用するかを決められます。

おすすめ企業

問い合わせ数が多い企業、コストを抑えて導入したい企業

• ユーザー数10万社突破の信頼性の高いシステム
• 最短30秒で問い合わせフォームを作成できる
• 厳重なセキュリティで個人情報の保護体制も万全
• 無料で自由度の高い問い合わせフォームを作れる
• 何人がフォームへ回答しても無料

問い合わせに便利なフォーム作成に特化したシステムです。SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールと連携することで、問い合わせが来た際すぐに通知が届き、確認や回答の抜け漏れを防止できます。

テンプレートを選び、必要な項目をドラッグ＆ドロップして編集するだけで簡単に好みのフォームが作成可能です。グッドデザイン賞の受賞経験があるほど見やすくわかりやすい画面なので、機械に不慣れな方でもすぐに利用できるでしょう。

お問い合わせフォームには顧客の個人情報が含まれるため、セキュリティが厳重であることは重要なポイントです。formrun(フォームラン)では通信情報は暗号化され、外部からの不正アクセスを防止できます。

また無料プランではメールの送受信はもちろん、製品や企業への問い合わせフォームを無料で作成できます。無料プランでも回答数は無制限なので、どれだけ問い合わせが来ても漏れなく対応可能です。

ただしフォームに対応できる人数は1人だけと制限があるため注意しましょう。また添付ファイルの保存容量は100MBまで、個別メールは月10通までしか送れないなど、細かな制限があります。無料プランではフォームに「formrun」のクレジットが出てしまうので、独自性を重視したい企業は有料プランの導入を検討しましょう。

おすすめ企業

問い合わせプラットフォームを作成したい企業

※1 basic調べ(2022年4月時点)

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• 対応中は他の人がロックされるから二重返信が起こらない
• メールごとにチャットで相談できる
• GmailやLINEのような使いやすさが好評　

yaritoriはメール対応に特化したメール共有システムです。メールの対応状況や対応履歴が簡単にわかるだけでなく、チャット機能やメンション機能で個人間での相談もシステム内でスムーズに行えます。メールの共有にとどまらない使い方ができ、社内間のコミュニケーションも効率化するでしょう。

「対応中」のステータスによって二重対応を防止するシステムは多いですが、yaritoriでは誰かが対応しているメールにロックをかけられる機能も備わっています。そのため強力に二重対応を防止でき安心です。それぞれのメールに関してチャットができるので、対応ミスや引継ぎのミスを減らすことができ、顧客の信用獲得につながります。

シンプルな画面にて、GmailやLINEと同じように簡単に操作できるのが特長です。使い初めに操作に迷う心配はありません。なおSlackと連携すればメールの確認から返信までをSlack上でできるので、普段Slackを利用している企業はより使いやすいでしょう。困ったときは満足度が99%(※1)と高評価のサポートを利用できますよ。

おすすめ企業

少人数で利用したい企業、システム上でコミュニケーションを取りたい企業

※1 Onebox調べ(2022年4月時点)

• 再送いらずでメールを共有できる
• 1人あたり312円(※1)の低価格
• ダブルチェック機能でミスを防止

問いマネは導入企業数が2,500社を超えており、92%の高いリピート率を誇るメール共有システムです。メールや電話、自社サイトからの問い合わせと他社ショップ経由の問い合わせを一元で管理できます。問い合わせ窓口が複数あり、メール管理が混乱しやすい企業でも、対応漏れを防止できるでしょう。

クラウド版のツールなので、場所や端末を選ばずに操作できるため、出張時やテレワーク時に便利です。スレッドで対応履歴を確認したり、メールにメモを添えたりすることで、離れて作業をしていても確実に伝達ができます。

受信したメールだけでなく、送信するメールを管理することも可能です。管理者が承認するまでメールを送信を制限できるため、ミスを未然に防げます。新人や引継ぎしたての社員が対応する場合でも安心です。

利用料金は人数や機能に応じた従量課金制で、10人で3,124円という低価格から利用できます。無償で手厚いメールサポートを受けられるため、導入して使いこなせるか不安な方でも安心です。

おすすめ企業

コストを抑えてメール共有機能のみを使いたい企業、比較的少人数で利用したい企業

※1 2022年4月調べ

• 多彩な機能を分かりやすいデザインで扱える
• 個人情報はサーバーに保存されるから安心
• 容量の多さとスムーズな操作を両立

mi-mailはメールの共有、管理に役立つ機能が多数搭載されたメール共有システムです。同様のシステムを使ったことのない企業でも心配いりません。GmailやYahoo!メールなど、従来のメールソフトを土台としたデザインなので、初めて使う方でも簡単に扱えます。さらにユーザーごとに表示画面を使いやすくカスタマイズできるため、多彩な機能を持て余しません。

メールには顧客の個人情報をはじめとする機密情報が多く含まれているのでセキュリティの堅牢さは非常に重要です。mi-Mailでは情報がすべてクラウドサーバーに保存されるため、個人のデバイスに情報が残らず、情報漏洩を防止できます。サーバーは二重化されており、常にバックアップが取られているので、障害発生時すぐに対応可能です。

メールの最大保存可能数は1,000万件と業界トップクラスながら、処理能力が非常に優れておりサクサク操作できます。大量のメールを扱う大規模なネット通販サイトやコールセンターでも安心して扱えるでしょう。

おすすめ企業

問い合わせメールの数が多い企業、パッケージ型の導入を考えている企業

• メールごとに担当者を決めて2重対応を防げる
• 時系列で案件の管理をできる
• リマインド機能で対応漏れを無くせる

メールごとに担当者を設定でき、担当者がメールを編集している時は第三者がメールを編集できないようにロックがかかります。また案件はタイムライン形式で管理されるため、さかのぼってメールを探し出す必要はありません。メールごとに回答期限を設定すればリマインド機能により返信漏れを防いでくれます。