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最終更新日: 2025年11月10日
メール共有システム12選！おすすめのサービスや選び方を解説
「どこまで対応したか把握できず、未対応問い合わせが100件以上たまっている」
「事業拡大により共通メールボックスの把握ができず、重要メールの見落としが発生している」
「個人メーラーの振り分け設定変更や、関係部署への連絡調整に半日かかっている」
こうした課題を解決できるのが、メール共有システムです。複数チャネルの一元管理から対応状況の可視化まで、企業の規模に合わせて活用できます。この記事では、おすすめのメール共有システムを比較し、選び方のポイントを解説します。
メール共有システム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりのサービスを最短1分で自動診断。理想のメール共有システムが見つかります。
メール共有システムとは
メール共有システムとは、複数の担当者が顧客からの問い合わせメールを効率的に管理・対応するシステムです。CCやBCCでの情報共有や個人のメールボックスでの管理が主流でしたが、現在では専用システムによる組織的な対応が可能です。
誰がどのメールに対応中かをステータスで管理できたり、LINEやチャットなど複数チャネルを一元管理できる機能、AIが返信文を生成する機能などがあります。対応漏れや二重対応を防ぐだけでなく、担当者の属人化を解消し、チーム全体の対応品質を標準化します。
メール共有システムの機能
メール共有システムには顧客からの問い合わせ対応のほかにも、業務を効率化する機能が多数搭載されています。
対応状況のステータス管理
問い合わせの対応状況を追跡しステータスで管理して共有する機能です。複数担当者が同じメールアカウントを共有する場合や、顧客からの大量の問い合わせを処理する場合にとくに役立ちます。
定型文のテンプレート管理
顧客からの一般的な質問や問い合わせに対してすばやく返信をおこなう機能です。テンプレートを使用することで時間を節約し、対応品質を均一化できます。
振り分け機能
クレームや注文など、特定の種類のメールを担当者や部署に自動的に振り分ける機能です。たとえば修理に関する問い合わせはアフターサービス部門へ、請求に関する問い合わせは経理部門へ自動的に振り分けることで処理業務を効率化できます。
申し送り用のコメント機能
メール対応に関する追加情報や注意点を記録する機能です。担当が変わり引き継いだときに前回の内容や特定の顧客の要望などをすぐに把握できます。
オムニチャネル対応やCRMツールとの連携機能
メール共有システムにはメール以外にも大手ECサイトと連携したり、電話やSMS、LINEなどの対応を一元管理できる製品があります。
顧客対応をすべて記録できるので、問い合わせがチャネルを横断していても行き違いや取りこぼしが減らせます。
たとえばメールの問い合わせが途中から電話に切り替わったり、別の部署の担当者に引き継がれたりしても履歴からスムーズな対応が可能です。
さらにCRMツールなどの外部システムと連携することで、問い合わせ内容から顧客ニーズをより細かく把握でき経営分析に役立てられます。
メール共有システムの選び方
自動化やワークフロー機能の検証をする
メールの振り分けや自動返信機能、対応の承認を管理するワークフローシステムは業務の効率化やリスクマネジメントの面で重視したいポイントです。
自動化できる内容やワークフローの使いやすさ、運用との相性など可能であれば動作サンプルに触れるか、無料トライアルで検証しましょう。
対応しているチャネルの種類を確認する
サポートや問い合わせの窓口をメール以外にも設定している場合、複数のチャネルに対応しているメール共有システムを選ぶことで問い合わせの一元管理ができます。
LINEやSMS、電話、SNS、チャットツールなどシステムによって対応しているチャネルが異なります。利用したいシステムが対応しているチャネルの中に自社で利用しているチャネルが含まれているか、しっかりと確認しましょう。
外部システムとの連携性を確認する
CRMツールやCTIシステム、EC向けサービス、シングルサインオン、チャットツールなど、さまざまな業務システムと連携が可能です。連携によって格段に業務を効率化でき対応した内容を業務改善に活用できます。
連携できるシステムの種類や既存システムとの相性や連携方法、サポート有無などはシステムによって異なりますので、事前に要件を定義した上で問い合わせ確認しましょう。
自社の運用に適した誤送信対策を選ぶ
メールの誤送信を防ぐ機能はシステムによって異なります。一定時間内は送信をキャンセルできる製品や、宛先と文中の名前を比較して注意を促したり、複数担当者で宛先を確認できるものなどがあります。
必ずしも厳重にチェックする機能がよいとは限らず、たとえばDMなど一斉送信が多い場合は、誤送信対策が厳重すぎると業務に支障が出てしまいます。
一方個別の見積書など社内の規定に沿った承認が必要な場合は、送信を止めて関係者が承認するワークフローシステムと誤送信対策の機能が必要です。
業務が円滑に進むように自社の運用形態に適した誤送信対策を選ぶのがおすすめです。
導入費用や維持費用の算出とプランを検討する
メール共有システムは一般的にIDごとに従量制で料金が加算されます。システムを利用する人数が多くなると月々にかかる維持費も大きくなるため、担当する人数も含めて計算する必要があります。
IDごとに料金が加算される製品やパッケージで一定数のIDをまとめて発行する製品、既存のCRMツールのオプションとして追加する製品などシステムによって異なります。
コールセンターなど利用する人数が多い部署へ導入する場合は、適したプランがあるシステムを選ぶ方がよいでしょう。
また初期費用や既存システムとの連携にかかる費用に注意しましょう。既存システムとの連携はオプションになっている場合もあり、思わぬ費用が発生することがあります。
メール共有システムおすすめ12選
無料トライアルあり
特徴1 メール対応の状況を可視化し、返信漏れを防ぐ楽楽自動応対は、メールの対応状況に応じて「未対応」、「対応中」、「対応完了」と自動でタブを整理します。これにより、着手すべきメールを即座に把握でき、返信漏れの心配がなくなります。また、メールごとに担当者を割り当て、誰が対応すべきかを一覧画面で確認することが可能です。特徴2 顧客対応の標準化によって業務効率を向上顧客からのよくある質問や事務処理方法をまとめることで、新人教育の資料や対応マニュアルとして使用できます。最初にQAを確認し、不明点は質問するというフローを確立することで、教育時間の削減と回答者の負担軽減につながるでしょう。特徴3 応対履歴を活用して顧客とのコミュニケーションを最適化CTIシステムと連携すると、顧客情報がポップアップに表示されます。検索に手間をかける必要なく、過去のやりとりを確認しながらの電話対応が可能です。さらに、応対履歴を残すことができるため、応対後の履歴記入漏れを防げます。これにより、顧客コミュニケーションの最適化に貢献します。特徴4 導入実績9,000社以上！専任スタッフが導入～運用までサポート（※）9,000社以上の導入実績を活かし、課題解決や運用に関する相談、事例を交えた最適な提案をおこないます。（※）充実したサポート体制により、機械操作に不安がある方やメール共有システムの利用がはじめての方でも安心です。※ 株式会社ラクス（2025年10月時点）
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無料トライアルあり
特徴1 メール管理ルールを詳細に設定でき、業務効率化へWEBCAS mailcenterは、グループごとへメールを自動で振りわけたり、メール受信からの経過時間によって色わけ表示ができたり、メールごとに担当者を振りわけたりと、メール管理ルールの詳細な設定が可能。さらに対応ステータスが以下の5つにわかれているので、担当者は未対応のメールにのみ対応すれば良く、とてもわかりやすい設計と言えます。・未対応・編集中・承認中・対応済・ゴミ箱特徴2 ほかのシステムとの同時利用で、双方向のコミュニケーションが円滑にWEBCASは、問い合わせメールの共有システムであるWEBCAS mailcenterだけでなく、メール配信や顧客管理などのシステムも提供しています。そのため、企業と顧客の双方向のコミュニケーションをスムーズにおこなうことが可能です。さらに顧客管理を利用したメール配信システムやアンケートシステムを使うことで、顧客のニーズの把握と対応も簡単に。効果的なコミュニケーションができれば、的確な対応ができ、売上アップにつながります。特徴3 ASP型、SaaS型、導入型の3種類から選べる顧客情報やメールの履歴などの全情報の管理を自社でおこなえる導入型と、すべての管理をクラウドでおこなうクラウド型があります。さらにクラウド型には、ASP型とSaaS型があり、より簡単に導入できるのがASP型です。価格設定もASP＜SaaS＜導入型の順で高くなっていき、ASP型に関しては最短1カ月からの利用が可能です。また外部のシステムとの連携が必要な場合には、SaaS型か導入型を選択することで外部システムに沿ったカスタマイズもできます。
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特徴1 メールや電話だけでなくSNSの投稿にも対応可能Freshdesk Omnichannel Suiteは、TwitterやFacebookなどのSNSへ投稿されたメッセージ、DMに対応可能なメール共有システムです。顧客のニーズにあわせたチャネルでの対応ができます。FAQやチャットボットの設置もできるため、よりカスタマーサービスの品質を向上させられます。特徴2 問い合わせの一元化とともに、内部連携も強化社内で対応状況の共有や履歴管理が可能。複数のチャネルからの問い合わせへ円滑に対応するための、内部コミュニケーションの改善ができます。外出先でも、社内のカスタマーサービスの担当者と連絡を密に取ることができるため、顧客の問題を迅速に解決へ導きます。特徴3 サポートデスクのみの機能は、無料で利用可能Freshdesk Omnichannel Suiteは、サポートデスクやメッセージング、コンタクトセンター、カスタマーサクセスなどの機能を搭載しています。その中でもサポートデスクのみであれば、無料で利用可能です。機能に制限はありますが、どのような問い合わせ対応ができるのか確認するには、十分な機能を備えています。
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特徴1 AIを搭載したボットで業務負担を軽減チャットボットで顧客対応を自動化すれば、サポートチームの生産性向上が期待できます。AI(人工知能)を搭載したボット「Answer Bot」が、あなたのチームと一緒に顧客対応をサポートしてくれます。チャットボットであるAnswer Botならば、一般的な質問には回答できたり、必要に応じてサポート担当者に引き継ぐことも可能です。また、Answer BotWebサイトやチャット、メッセージング、メール、Slackなど様々なチャネルでサポートできるため、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。特徴2 24時間365日どんなチャネルでもサービスを提供Instagram、Facebook Messenger、WhatsAppなど、どのチャネルでも良質なサービスを提供できます。メッセージングで顧客とやり取りして、顧客にパーソナライズされたサポートができるでしょう。メッセージングをそのまま統合でき、顧客のニーズに寄り添って完全にカスタマイズすることも可能です。Answer Botを活用すれば、自動化とAIによりエージェント不在時でも、24時間365日顧客にサポートを提供できます。1つのワークスペース上に顧客についての情報や会話履歴が集約されるので、サポートに必要な情報も確認しやすいです。特徴3 セルフサービス型サポートを導入できるナレッジベースとヘルプセンターソフトウェアを利用すれば、セルフサービス型サポートの導入が簡単に実現可能です。WidgetとモバイルSDKを使用してセルフサービス型サポートを備えたWebサイトを構築し、顧客の状況に適した情報を提供してサポートの品質向上を目指せます。顧客はサポート側にメールを送ったり電話をする前に、問題を自己解決できるようになります。
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特徴1 【6,000社が導入】複数チャネルの問い合わせを一元管理（※）Re:lationは、メールや電話、チャット、SNSなど複数チャネルのやりとりを一つの画面で一元管理できます。対応漏れや二重返信といったトラブルを根本からなくします。また、すべてのメッセージの対応状況が可視化され、担当者の自動割り振りも簡単です。日々の返信業務がRe:lation上で完結するため、業務負荷を大幅に軽減します。特徴2 対応状況を可視化しチームの情報共有を円滑にして属人化を防ぐすべての問い合わせを一つの画面に集約し、対応状況をリアルタイムで可視化します。チームメンバーがお互いの業務状況を把握し、助け合う文化が自然と生まれます。また、業務の属人化を防ぎ、誰が対応しても質の高い一貫した対応ができるようになるため、従業員満足度とチーム全体の生産性を高めます。特徴3 AIが顧客とのやりとりを資産化し活用社内外のやりとりを自動でデータベース化し、チームのノウハウをナレッジとして共有資産化します。蓄積されたコミュニケーションデータは、AIが活用し、返信文案を生成して担当者の作業工数を削減。さらに、FAQやチャットボットの自動応答にも転用され、顧客の自己解決を促進します。属人化しやすい知識をチーム全体で活用し、人手不足の解消と顧客対応品質を向上します。※ 株式会社インゲージ（2025年10月時点）
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特徴1 問い合わせごとのタスク設定で対応漏れ、ミスを防ぐZoho Deskは、メールやフォーム、電話、チャット、SNSでの問い合わせの一元管理ができるメール共有システムです。問い合わせごとにステータスや対応タスクなどの登録が可能。状況把握が簡単になり担当者の急な変更にも対応できます。問い合わせごとのタスクは、途中で不要になったり再開したりと柔軟な対応が必要な場合でも、タスクの詳細から簡単に編集できます。特徴2 顧客管理に載る対応履歴で、より効果的な対応を実現顧客管理では氏名やメールアドレス、電話番号はもちろん、今までの対応履歴が載っています。対応履歴には問い合わせ内容や平均回答時間などの情報もあるため、再度の問い合わせの際に、より効果的なサポートをおこなうことが可能です。さらに購入済みの商品やサービスを紐づけて管理することで、個々人に応じた適切な対応も実現します。特徴3 BtoCもBtoBも対応可能なシステムZoho Deskでは、営業部門に寄せられる問い合わせ管理にも対応しています。チーム内のメンバーへ簡単に情報共有をおこなえるので、サポートできるメンバーを見つけることが可能です。
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formrun（フォームラン）とは、株式会社ベーシックが提供するクラウド型フォーム作成ツールです。主にマーケティングや営業部門向けに活用されています。HTML知識不要のドラッグ＆ドロップUIを採用し、ステータス管理やSlack連携、トリガー設定による自動メール配信といった自動化機能を搭載。平均10分でフォームを公開できる手軽さと、チャット、メール、電話によるサポート体制が高い評価を得ています。特徴1 最短30秒でフォームを作成できるformrunは、既にあるフォーマットやテンプレートを活用すれば、最短30秒でフォームの作成が完了します。作成したフォームはWebサイト上にタグで設置するだけなので、面倒な埋め込み作業なども要りません。特徴2 データ連携機能が豊富なので顧客管理にも役立つ集めた回答データはGoogleスプレッドシートやSalesforceにエクスポートできるので、顧客管理台帳としても役立ちます。グルーピングしながらターゲットを分析していけば、マーケティングの効果も発揮されるのでおすすめです。特徴3 チーム単位で管理することも可能フォームの回答をカンバン方式で管理できるよう工夫されており、チームでの作業に適しています。テレワークなど遠隔で働く同僚とも情報連携できるので、社内情報格差の是正や対応のスピード化につながります。
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特徴1 メールごとに従業員間で相談可能な機能を搭載yaritoriは、対応ステータスやメール履歴だけでなく、メールごとに従業員間でチャットできる機能も搭載したメール共有システムです。メールの転送やほかのツールでの情報共有は不要。チャット履歴もシステム上に残り、トラブルが起こっても対応しやすくなります。テンプレートも作成できるため、よくあるメールへの対応も効率化できます。特徴2 暗号化とバックアップによる強固なセキュリティ対策インターネット上での通信は、データ保存先まで暗号化が保持されているため、情報漏えいの心配はありません。データは日時でバックアップがとられており、データを消去してしまった際は復元できます。データは一定期間で削除されるので、セキュリティ面でも安心です。特徴3 初期費用がかからず、980円/名から利用できる初期費用がかからず、契約期間の縛りもありません。月額料金は1ユーザーごとの料金設定で、980円からプランが用意されています。（※）メールの管理者が少人数のチームや、人数変動が起こりやすいチームでも導入しやすいでしょう。7日間の無料トライアルが用意されているので、実際に機能性を試してみてから検討できます。※ Onebox株式会社（2022年4月時点）
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特徴1 複数人で、どこでもメール対応が可能問いマネは、Webブラウザがあればどこでもメール対応が可能なメール共有システムです。別の担当者でも対応できるよう、メールの履歴の確認をスレッド形式にして見やすさを追求。さらに外出先やリモートでもアクセスできるので、よりスピーディーな対応が可能です。メールを一元管理すれば、対応漏れも防止でき、企業の信用力向上にもつながります。特徴2 メールに一言メモがつけられ、状況把握しやすいほかのメンバーへ申し送りがある場合、メールごとに一言メモをつけ、従業員間の簡単な連絡や注意事項などを共有できます。問い合わせごとの状況把握がしやすくなり、対応時のミスを減らすことが可能です。特徴3 デモサイト、7日間の無料トライアル、さらに低価格デモサイトで全機能を試用可能です。さらに7日間の無料トライアルがあるため、自社サイトでどのように運用するのか、熟考できます。機能がシンプルで圧倒的に低価格なメールシステムです。
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特徴1 高機能でシンプルなデザイン設計を採用mi-Mail（エムアイ・メール）は、簡単操作に徹底的にこだわったシステム設計を採用しているメール共有システムです。直感的に操作が可能なため指導の必要もほとんどなく、人材育成に関わる業務時間を大幅に減らします。特徴2 1,000万件もの保存容量でも、動作は快適1,000万件の保存容量を備え、処理速度を高めたシステム構築で快適な動作を実現します。（※）サーバーの二重化もおこなっているので、障害発生時には瞬時にサーバーが切り替わります。対応が滞ることもなく、安心してシステムの利用が可能です。特徴3 受信だけでなく一斉送信も可能問い合わせ対応のメールシステムでありながら、メール受信とその対応だけではなく、メルマガ配信や多くのユーザーへのメール配信が可能です。本文中へのユーザーの名前や会社名差し込みや、ユーザーの誕生日や新商品の発売日のメール送信などにも対応できます。※ 未創システム株式会社（2025年7月時点）
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特徴1 顧客属性やタグなどの設定で、きめ細かやな対応が実現CX+は長期利用やリピート率などによる、顧客属性を設定できます。これによりロイヤルカスタマーとの案件を可視化しますので、よりきめ細やかな対応が可能。さらに案件ごとに「不具合」「ご意見」「質問」などのタグ振りもできます。タグ振りは自動でも行えますので、業務時間の大幅削減に繋がります。特徴2 案件ごとにアンケートが可能なので、品質向上に貢献問い合わせ対応後のアンケートの集計結果は、もちろん大事なポイントです。しかしそれ以上に、各問い合わせごとにアンケート結果を紐づけることができれば、より品質管理をしやすくなります。そこでCX+では各問い合わせへの対応ごとに、アンケート結果をリアルタイムで確認可能に。これにより、問い合わせごとに具体的なアクションを考えることが可能なので、効果的な品質向上に貢献できます。特徴3 無料で利用可能、グレードアップで必要な機能を必要な時にCX+は「フリーエディション」を提供していますので、期間制限なく無料でも利用できるメール共有システムです。そこからのグレードアップも可能なので、必要な機能を必要な時から使い始めることができます。また有料エディションの無料トライアルもありますので、フリーエディションからグレードアップする際には、無料トライアルでどのエディションにするかの検討も、余裕を持って行えます。
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特徴1 マルチチャネルからの問い合わせを自動で一元管理Freshdesk（フレッシュデスク）は、メールや電話、フォーム、チャット、SNSなど複数のチャネルからの問い合わせを一元的に管理できるヘルプデスクツールです。すべての問い合わせをチケット形式で管理し、担当者の割り当てや進捗状況を可視化することで、チーム全体での効率的な顧客対応を実現します。特徴2 業務工数削減と顧客満足を両立する効率化機能FAQやチャットボット、セルフサービスポータルにより顧客の自己解決を促進し、問い合わせ数を削減します。プロセスの自動化やワークフローの柔軟な設定により、効率的な業務運営が可能です。顧客満足度調査機能で対応品質を高めることができ、効率性と顧客体験の向上を両立させる仕組みが備わっています。特徴3 直感的な操作性と充実したサポート体制シンプルで直感的なインターフェースにより、短時間での導入が可能です。日本語対応やトレーニング資料など、導入から運用まで包括的なサポートが用意されています。クラウドベースのシステムのため、初期投資を抑えつつ、スケーラブルな運用環境を提供します。
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