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メール共有システムとは

メール共有システムとは、問い合わせ窓口やフォームに届くメールを複数人で共有・管理し、返信できるツールです。担当者間でメールを一元管理することで重複対応や確認漏れを防げます。


レポート機能や誤送信防止機能など豊富な機能を活用して、カスタマーサポートやヘルプデスクの業務効率化、対応品質の向上を実現することが可能です。


メール共有システムにはメールでの問い合わせに特化した製品と、電話やLINEなど、さまざまなお問い合わせ経路に対応した製品があります。細かな機能は製品によって異なるため、しっかりと比較して自社にあった製品を導入しましょう。


関連記事:メール管理とは?ポイントや専用のシステムを導入し業務効率化を

メール共有システム比較表

人気のメール共有システムを価格や機能で比較しました。


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以下のボタンを押して簡単な質問に答えるだけで、あなたにピッタリのメール共有システムを無料で診断できます。メール共有システムの料金や機能を比較して、自社の課題解決に役立てましょう。

メール共有システムの比較ポイントと選び方


使いたいチャネルに対応しているか

メールやLINE、SNSなど、さまざまな窓口を通してで顧客からの問い合わせを受け付けている企業も多いでしょう。複数の窓口は顧客に寄り添える反面、メッセージの対応や管理が困難です。


メール共有システムには、メールはもちろん、LINE、ダイレクトメール、各種ECサイトなど、複数のチャネルに届いた問い合わせやメッセージを一元管理できるものがあります。複数のアプリやメールを行き来する必要がなくなり、返信の抜け漏れの防止にも繋がって便利です。


システムによって管理できるチャネルの種類には違いがあります。連携できるECサイトが多いものや各種SNSと連携できるものなどさまざまなので、自社で利用している問い合わせ窓口と連携できるかを確かめてからの導入がおすすめです。


料金体系が自社にマッチしているか

メール共有システムは、使用するアカウント数で料金が変動する製品が多いです。そのため自社のメール対応者やオペレーターの人数を事前に確認しておくとよいでしょう。アカウント数課金では1ユーザーあたり500円~1000円/月が相場です。


またユーザー数にかかわらず月額が決まっている製品もあります。月額課金では30,000円前後/月で契約できる製品が多いです。1ユーザーあたり月額500円の製品と月額30,000円の製品を比較した場合、メール対応者の数が60人未満であれば前者を、60人以上であれば後者を選ぶとお得に使えます。現在の担当者数を控えたうえで、複数社から見積もりをとるとよいでしょう。


またメール共有システムの中には永年無料で利用できるフリープランが用意されている製品があります。まずは少人数で利用したい企業や、最低限の機能を手軽に利用したい企業におすすめです。


しかし、無料製品には人数や機能で制限があるものが多く、メール担当者全員が使えない場合や、求める機能を搭載していない場合があります。そのため無料製品の導入を検討する際は、利用できる人数や無料プランで扱える機能の範囲をしっかりと確認しましょう。


課題を解決できる機能の有無

メール共有システムを導入する際、自社のメール対応業務の課題を解決できる機能を持つ製品を選択する必要があります。課題と機能の例には以下のようなものがあります。


  • 現場で重複対応が発生している場合:担当者以外の返信をロックする機能
  • メール対応に紐づけたコミュニケーションを取りたい場合:コメント機能
  • メール作成の手間を削減したい場合:テンプレートの登録機能


自社の課題を明確化し、欲しい機能が搭載された製品を選びましょう。


現場社員が使いやすいか

メール共有システムには多くの機能があるため、現場で使用する担当者が直感的に使いこなせる製品を選ぶことが大事です。トライアルなどで実際に画面を操作してみて確認すると良いでしょう。


またオフィスにいない時にもお問い合わせ対応をしたい場合は、スマホでも利用できるシステムが役立ちます。スマ上での操作性も確認しておきましょう。


顧客情報を厳重に守れるセキュリティ機能があるか

メール共有システムは顧客情報やお問い合わせ内容などプライバシー性の高い情報を管理します。そのためセキュリティの強固さは重要なポイントです。


外部からのアクセス制限、データの暗号化機能などが備わっているか確認しましょう。また社内においても、データごとに閲覧や編集権限を設定できると情報漏洩の防止に繋がり安心です。


また顧客の個人情報を扱うメール対応において、誤送信は重大な問題になりかねません。メールの送信をキャンセルできる機能や、担当者以外が返信できないようにするロック機能など、誤送信を未然に防ぐ機能が搭載されているかのチェックをしておくと安心です。


チャットツールやCRMと連携できるか       

連携できるシステムやサービスの種類も確認しておきましょう。普段使用しているチャットツールと連携すれば、問い合わせメールがきたことをチャット宛に通知することが可能です。また顧客管理システムとの連携により、顧客の購入履歴と照らし合わせてメールを作成できます。


外部のシステムやサービスとうまく連携することで、業務効率化や対応品質の強化につなげられるでしょう。

無料で利用できるメール共有システム3選

Re:lation
株式会社インゲージ
フリー月 0円~
ライト月 14080円~
スタンダード月 32780円~
プレミアム月 84480円~
株式会社インゲージ
Re:lation
フリー月 0円~
ライト月 14080円~
スタンダード月 32780円~
プレミアム月 84480円~

  • メールやLINE、電話など10種のツール経由の問い合わせを一元管理
  • グッドデザイン賞受賞の使いやすい画面
  • ダッシュボード機能で問い合わせ対応を可視化し改善できる
 
Re:lationはメールや電話など、10種に及ぶ窓口からの問い合わせやクレームを一元管理し、複数人のユーザーで管理できるメール共有システムです。特徴はグッドデザイン賞を受賞した見やすい画面で、未対応や保留中などのステータスごとで表示できます。さらに保留の理由まで一目で管理できるため、迅速で効率的な対応に繋がるでしょう。
 
メールや電話、SNSのメッセージはもちろん、ECサイトを経由した問い合わせも一括で管理できるので、通信販売(EC)を展開している企業に特におすすめです。問い合わせの対応履歴はデータとして蓄積されてダッシュボード化されるため、顧客対応の改善を見込め、顧客満足度の上昇が期待できます。
 
20日間のトライアル期間があり、使用感を実際に確かめてからの運用が可能です。さらに永年無料のフリープランも用意されており、基本的な機能のみを使いたい方は利用してみるといいでしょう。フリープランの場合は3人まで利用可能で、そのうち返信、対応できる人数は1人のみのため、対応すべき問い合わせが多い企業は有料プランへ移行するのがよいでしょう。
 
おすすめ企業
顧客対応・カスタマーセンターを効率化したい企業、システムの操作性を重視している企業、ECサイトを運営している企業


対応チャネルメール、電話、LINE、Yahoo!ショッピング、チャットツールなど10種
連携可能ツールBIZTEL、salesforce、slack、formrun、ec forceなど
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績継続率99.3%(※1)
導入企業ストライプインターナショナル、日本フードデリバリーなど


※1 INGAGE調べ(2022年4月時点)

更新日:2022-09-13
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
Zoho Desk
ゾーホージャパン株式会社
無料ユーザ 0円~
スタンダードユーザ 1848円~
プロフェッショナルユーザ 3036円~
エンタープライズユーザ 5280円~
ゾーホージャパン株式会社
Zoho Desk
無料ユーザ 0円~
スタンダードユーザ 1848円~
プロフェッショナルユーザ 3036円~
エンタープライズユーザ 5280円~

  • メールに期限と担当者が自動付与されるから確認漏れがない
  • ナレッジベースをもとに回答を引用できる
  • 無料プランがあり、有料プランも月額1,848円~の低価格から利用可能


メールはもちろん、電話やチャットツールからの問い合わせ、取引先とのやりとりなどをすべてまとめ、1つの画面に集約して共有できるシステムです。問い合わせデータを蓄積したナレッジベースを構築することで類似した問い合わせを検索し、回答を引用するといった使い方もできます。


問い合わせ件数が多く、メールの対応者の振り分けが煩わしいという企業におすすめです。メールやチャットが届くとシステム上で担当者と対応期限が自動で設定されるうえ、アラート機能が搭載されているため、手間なく対応漏れを防止できます。顧客と問い合わせ内容を紐づけして登録することで、顧客の分析が簡単にでき、満足度や売り上げの上昇が見込めるでしょう。


カスタマーサポート向けの機能だけでなく、対企業対応向けの機能も充実しています。企業単位で問い合わせ内容を管理でき、1つの企業に対して複数の担当者がいる場合もそれまでのやりとりをすぐに把握し、迅速に対応可能です。企業の用途や実情に合わせ画面や機能をカスタマイズすることで、枠にとらわれない使い方ができます。


無料プランであっても問い合わせメールを複数人で共有できるうえ、他言語への変更も無料で行えるため、多国籍企業や外国籍の顧客が多い企業も便利に扱えるでしょう。注意すべきは無料プランでは利用できる対応者の人数が3人と少数である点です。大人数のグループで共有したい場合は有料プランの導入を検討しましょう。またSNSやチャットからの問い合わせ管理や重複対応の防止機能などは有料プランのみの機能となるので注意が必要です。15日間すべての機能を無料で使えるトライアル期間があるため、しっかりと試してから継続して利用するかを決められます。


おすすめ企業

問い合わせ数が多い企業、コストを抑えて導入したい企業


対応チャネルメール、電話、チャットツールなど
連携可能ツール要お問い合わせ
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績
要お問い合わせ
導入企業
株式会社Genius Web、カイト合同会社など
更新日:2022-09-13
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
formrun
株式会社ベーシック
FREE月 0円~
BEGINNER月 4268円~
STARTER月 14278円~
PROFESSIONAL月 28380円~
株式会社ベーシック
formrun
FREE月 0円~
BEGINNER月 4268円~
STARTER月 14278円~
PROFESSIONAL月 28380円~

  • ユーザー数10万社突破の信頼性の高いシステム
  • 最短30秒で問い合わせフォームを作成できる
  • 厳重なセキュリティで個人情報の保護体制も万全
  • 無料で自由度の高い問い合わせフォームを作れる
  • 何人がフォームへ回答しても無料


問い合わせに便利なフォーム作成に特化したシステムです。SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールと連携することで、問い合わせが来た際すぐに通知が届き、確認や回答の抜け漏れを防止できます。


テンプレートを選び、必要な項目をドラッグ&ドロップして編集するだけで簡単に好みのフォームが作成可能です。グッドデザイン賞の受賞経験があるほど見やすくわかりやすい画面なので、機械に不慣れな方でもすぐに利用できるでしょう。


お問い合わせフォームには顧客の個人情報が含まれるため、セキュリティが厳重であることは重要なポイントです。formrunでは通信情報は暗号化され、外部からの不正アクセスを防止できます。


また無料プランではメールの送受信はもちろん、製品や企業への問い合わせフォームを無料で作成できます。無料プランでも回答数は無制限なので、どれだけ問い合わせが来ても漏れなく対応可能です。


ただしフォームに対応できる人数は1人だけと制限があるため注意しましょう。また添付ファイルの保存容量は100MBまで、個別メールは月10通までしか送れないなど、細かな制限があります。無料プランではフォームに「formrun」のクレジットが出てしまうので、独自性を重視したい企業は有料プランの導入を検討しましょう。


おすすめ企業

問い合わせプラットフォームを作成したい企業


対応チャネル自社問い合わせフォーム
連携可能ツールSlack、Chatwork、Teams、LINE WORKS、salesforceなど
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績100,000社以上(※1)
導入企業Chatwork、株式会社BASEなど


※1 basic調べ(2022年4月時点)


関連記事:formrunの評判・口コミを紹介!ユーザーが実際に感じたメリットとデメリット

更新日:2022-09-13
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

対応チャネルが多いメール共有システム4選

  • 13年連続 売上シェアNo.1の実績(※1)
  • 弁護士ドットコムやアイスタイルなど導入社数 7,000社以上(※2)
  • メールの対応状況が一目でわかる
  • 抜群のサポート体制が完全無料


メールディーラーはメールの確認状況を一目で把握できるメール共有管理システムです。メールの担当者や未対応のメールがすぐにわかるため、「顧客や取引先からの問い合わせ・連絡が多く、見落とし・対応遅れが発生している」などの悩みを解消できます。


また多くの機能が備わっており、幅広い用途での利用に合わせてカスタマイズして利用できることから、導入企業数は7,000社を超え、さまざまな業種の企業に人気です。Chatwork、Slack、CRM/SFA、CTI、SSOなど多くのシステムと連携ができるため、さらなる業務効率やセキュリティレベルの向上が見込めます。


利用イメージが湧かない方はまず無料で試してみるといいでしょう。無料期間終了後に自動で課金されることはないため安心して機能を試せます。本格的な導入時にはノウハウに基づき、各企業に適した機能設定を無償で提案してくれるので、メール共有システムを初めて利用する企業でも安心です。



おすすめ企業

システムの操作性を重視している企業、手厚いサポートを受けたい企業


対応チャネルメール、電話、チャット、LINE公式アカウント、楽天市場、Yahoo!ショッピングなどのメッセージツールなど
連携可能ツール

Slack、Chatwork、各CRM/SFA、CTI、シングルサインオンなど

※連携希望ツールがある場合、相談可能

二重対応防止機能
コメント機能
導入実績7,000社以上、13年連続シェアNo.1
導入企業弁護士ドットコム、アイスタイル、ヤッホーブルーイングなど


※1 ITR調べ(2009~2021)

※2 株式会社ラクス調べ(2022年7月現在)

更新日:2022-09-09
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

  • 約20年間、シリーズ累計7,000社以上(※1)の販売実績
  • 堅牢なセキュリティで大手や官公庁も安心
  • すでに利用しているシステムとの連携が簡単にできる


WEBCASシリーズは資生堂やトヨタ、富士フィルムなどの大企業をはじめとする7,000以上の企業に導入されており、信頼性の高いシステムです。メールは強固なセキュリティで守られたサーバー上で管理され、個人の端末にデータが一切残りません。大手企業や官公庁も安心しです。


他社ツール上に存在するデータベースと簡単に連携できます。データを入力したりシステムを構築したりする手間がかかりません。excelなどのファイル形式で存在する顧客データをそのまま引き継げるので、今まで蓄積されたノウハウを活かした顧客対応が可能です。


複数の対応者でグループを作成でき、問い合わせの内容に応じてそれぞれのグループに自動で振り分けられます。手間いらずで担当者を確実に設定できるため、ミスの軽減が可能です。対応者が割り当てられれば、対応者以外は返信が制限されるので、二重対応の防止に繋がります。


おすすめ企業

大人数で利用したい企業、ECサイトを運営している企業


対応チャネルメール、楽天市場、Yahoo!ショッピングなど
連携可能ツール要お問い合わせ
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績シリーズ全体で7,000社以上
導入企業某官公庁、ベルーナ、CCCメディアハウスなど


※1 WOW WORLD調べ(2022年4月現在)

更新日:2022-05-02
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
GROWTH要お問い合わせ
PRO要お問い合わせ
ENTERPRISE要お問い合わせ
GROWTH要お問い合わせ
PRO要お問い合わせ
ENTERPRISE要お問い合わせ

  • 全世界で導入企業社数50,000社(※1)突破
  • さまざまな窓口からの問い合わせを一元管理
  • FAQの作成でよく来る問い合わせを事前に減らせる
  • すべての機能を完全無料で3週間試せる


導入企業50,000社以上と世界的なシェアを誇り、メール対応をはじめとする顧客対応に特化したシステムです。基本的な機能は無料で利用できるうえ、年中無休で24時間利用できるメールサポートを無償で受けられます。


Freshdeskの特徴はさまざまな窓口からの問い合わせに対応している点です。メールや電話、フォームからの問い合わせはもちろん、FreshdeskではさらにLINEやFacebook、チャットなどの問い合わせも一括で管理できます。SNSを利用して通信販売を行っている企業やLINEの公式アカウントを作成している企業などにおすすめです。


よく来る質問をまとめて公開できるため、同一の質問に何度も答える手間を削減できます。FAQ作成を含む全機能は3週間完全無料で試せ、お支払い情報の入力はトライアル期間後なので安心です。


おすすめ企業

問い合わせ数が多い企業、問い合わせ窓口が複数ある企業


対応チャネルメール、電話、LINE、Facebookなど
連携可能ツール要お問い合わせ
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績50,000社以上
導入企業BRIDGESTONE、Hamleys、aramexなど


※1 Freshworks調べ(2022年4月時点)

更新日:2022-07-11
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
Suite Team要お問い合わせ
Suite Growth要お問い合わせ
Suite Professional要お問い合わせ
株式会社Zendesk
Zendesk for service
Suite Team要お問い合わせ
Suite Growth要お問い合わせ
Suite Professional要お問い合わせ

  • 東京電力やDeNA、官公庁に導入されるほどの信頼性
  • 顧客1人1人にコミットした対応ができる
  • 豊富な窓口を簡単に管理できる


Zendeskは世界的なカスタマーサポートシステムで、日本でも東京電力、DeNA、イープラスなど多くの大企業が導入しています。日本にも支社があるので、海外製品のサポート面に懸念を感じている方も安心です。


メールでの問い合わせを集約し、チーム全体で管理することができます。さらにLINEやメッセンジャーなどSNSからの問い合わせにも対応しており、顧客がより問い合わせをしやすい環境を構築できるでしょう。すべての窓口から集まった問い合わせは1つの画面に集約され、企業側も簡単に対応できます。


ヘルプセンターを簡単に構築できるので、顧客が個別で問い合わせする前に疑問を自己解決でき、問い合わせを減らせるのが大きな強みです。会話フローを組み込んだボットと連携すれば、顧客それぞれの疑問に自動で対応できます。1人1人の顧客へきめ細やかな返答ができるため、顧客満足度の上昇やリピーターの増加が期待できるでしょう。


おすすめ企業

チームとコミュニケーションをとりながら顧客対応をしたい企業


対応チャネルメール、電話、メッセンジャー、Instagramなど
連携可能ツール要お問い合わせ
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績要お問い合わせ
導入企業東京電力エナジーパートナー、株式会社DeNAなど
更新日:2022-07-20
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

注目のメール共有システム5選

ライトプランユーザ 980円~
スタンダードプラン要お問い合わせ
ビジネスプラン要お問い合わせ
プロプラン要お問い合わせ
Onebox株式会社
yaritori
ライトプランユーザ 980円~
スタンダードプラン要お問い合わせ
ビジネスプラン要お問い合わせ
プロプラン要お問い合わせ

  • 対応中は他の人がロックされるから二重返信が起こらない
  • メールごとにチャットで相談できる
  • GmailやLINEのような使いやすさが好評 


yaritoriはメール対応に特化したメール共有システムです。メールの対応状況や対応履歴が簡単にわかるだけでなく、チャット機能やメンション機能で個人間での相談もシステム内でスムーズに行えます。メールの共有にとどまらない使い方ができ、社内間のコミュニケーションも効率化するでしょう。


「対応中」のステータスによって二重対応を防止するシステムは多いですが、yaritoriでは誰かが対応しているメールにロックをかけられる機能も備わっています。そのため強力に二重対応を防止でき安心です。それぞれのメールに関してチャットができるので、対応ミスや引継ぎのミスを減らすことができ、顧客の信用獲得につながります。


シンプルな画面にて、GmailやLINEと同じように簡単に操作できるのが特長です。使い初めに操作に迷う心配はありません。なおSlackと連携すればメールの確認から返信までをSlack上でできるので、普段Slackを利用している企業はより使いやすいでしょう。困ったときは満足度が99%(※1)と高評価のサポートを利用できますよ。


おすすめ企業

少人数で利用したい企業、システム上でコミュニケーションを取りたい企業


対応チャネルメール
連携可能ツールSlack
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績200社以上
導入企業株式会社KEE’S、株式会社MINT、株式会社一十八日


※1 Onebox調べ(2022年4月時点)

更新日:2022-04-28
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

  • 再送いらずでメールを共有できる
  • 1人あたり312円(※1)の低価格
  • ダブルチェック機能でミスを防止


問いマネは導入企業数が2,500社を超えており、92%の高いリピート率を誇るメール共有システムです。メールや電話、自社サイトからの問い合わせと他社ショップ経由の問い合わせを一元で管理できます。問い合わせ窓口が複数あり、メール管理が混乱しやすい企業でも、対応漏れを防止できるでしょう。


クラウド版のツールなので、場所や端末を選ばずに操作できるため、出張時やテレワーク時に便利です。スレッドで対応履歴を確認したり、メールにメモを添えたりすることで、離れて作業をしていても確実に伝達ができます。


受信したメールだけでなく、送信するメールを管理することも可能です。管理者が承認するまでメールを送信を制限できるため、ミスを未然に防げます。新人や引継ぎしたての社員が対応する場合でも安心です。


利用料金は人数や機能に応じた従量課金制で、10人で3,124円という低価格から利用できます。無償で手厚いメールサポートを受けられるため、導入して使いこなせるか不安な方でも安心です。


おすすめ企業

コストを抑えてメール共有機能のみを使いたい企業、比較的少人数で利用したい企業


対応チャネルメール
連携可能ツール要お問い合わせ
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績2,500社以上
導入企業早稲田大学グローバルエデュケーションセンターなど


※1 2022年4月調べ

更新日:2022-07-11
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

  • 導入企業が10,000社以上(※1)の実績
  • ステータス機能や対応履歴など15種の充実した機能
  • 1人あたり550円で2ユーザーから利用可能


メールワイズは10,000社以上の企業に導入されており、企業の内訳は通信販売事業から教育業界まで多岐にわたります。1つのメールアプリケーションでメールアカウントを10個まで登録できるので、部署ごとにメールを管理したい企業におすすめです。


企業や顧客ごとに任意の情報を付け加えられ、過去の取引データやDMの配信希望の有無などを一括で管理できます。 プロモーション活動を行いたい企業はどの顧客にアプローチできるかすぐにわかり便利です。顧客と企業のアドレスが混在している場合、分類しての管理ができるので、誤送信を防げます。


低い導入コストも魅力的です。メールワイズでは1人あたり550円という低価格で利用でき、さらに2ユーザーから導入可能なので、無駄なコストを抑えられます。メールアドレスを登録するだけで30日間という長期間でのトライアルが可能です


おすすめ企業

システムの操作性を重視している企業、リーズナブルな価格で導入したい企業


対応チャネルメール
連携可能ツールkintone
サイボウズ Office
Garoon
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績10,000社以上
導入企業星野リゾート、ブックオフオンラインなど


※1 サイボウズ調べ(2022年4月時点)

更新日:2022-07-12
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
mi-Mail
未創システム株式会社
未創システム株式会社
mi-Mail
  • 多彩な機能を分かりやすいデザインで扱える
  • 個人情報はサーバーに保存されるから安心
  • 容量の多さとスムーズな操作を両立


mi-mailはメールの共有、管理に役立つ機能が多数搭載されたメール共有システムです。同様のシステムを使ったことのない企業でも心配いりません。GmailやYahoo!メールなど、従来のメールソフトを土台としたデザインなので、初めて使う方でも簡単に扱えます。さらにユーザーごとに表示画面を使いやすくカスタマイズできるため、多彩な機能を持て余しません


メールには顧客の個人情報をはじめとする機密情報が多く含まれているのでセキュリティの堅牢さは非常に重要です。mi-Mailでは情報がすべてクラウドサーバーに保存されるため、個人のデバイスに情報が残らず、情報漏洩を防止できます。サーバーは二重化されており、常にバックアップが取られているので、障害発生時すぐに対応可能です。


メールの最大保存可能数は1,000万件と業界トップクラスながら、処理能力が非常に優れておりサクサク操作できます。大量のメールを扱う大規模なネット通販サイトやコールセンターでも安心して扱えるでしょう。


おすすめ企業

問い合わせメールの数が多い企業、パッケージ型の導入を考えている企業


対応チャネルメール
連携可能ツール要お問い合わせ
二重対応防止機能
コメント機能
導入実績要お問い合わせ
導入企業株式会社カービュー、慶應義塾大学など
更新日:2022-07-05
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
CX+
株式会社ポンテム
シンプルスタータープランアドレス 10780円~
オールインワンプランアドレス 54780円~
シンプルプランアドレス 21780円~
株式会社ポンテム
CX+
シンプルスタータープランアドレス 10780円~
オールインワンプランアドレス 54780円~
シンプルプランアドレス 21780円~

  • メールごとに担当者を決めて2重対応を防げる
  • 時系列で案件の管理をできる
  • リマインド機能で対応漏れを無くせる


メールごとに担当者を設定でき、担当者がメールを編集している時は第三者がメールを編集できないようにロックがかかります。また案件はタイムライン形式で管理されるため、さかのぼってメールを探し出す必要はありません。メールごとに回答期限を設定すればリマインド機能により返信漏れを防いでくれます。

更新日:2022-09-15
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

メール共有システムの導入メリット

返信漏れや重複対応を防げる

情報共有がうまくいかず、問い合わせへの対応漏れが起こったり、二重対応が起こったりと、複数人でのメール共有にはトラブルがつきものです。防止のためExcelで問い合わせ内容や対応状況を管理しても、記入漏れや報告忘れは避けられず、対応ミスが発生してしまうでしょう。またGmailやOutlookといったフリーメールサービス上で管理する場合、あとから対応履歴を見れなくなってしまう懸念点があります。


メール共有システムでは受信したメールを複数名で一元管理できるため、対応内容を別途報告するなどの手間がかからず、ヒューマンエラーを阻止できます。また各メールの対応状況が一目でわかるので、対応漏れや二重対応の防止が可能です。


対応スピードがアップする

メール共有システムでは担当者の割り振りをシステム上で即座に行えます。また過去の対応履歴を簡単に参照できるため、お客様1人ひとりにあわせた迅速なメール返信が可能です。複数のテンプレートと署名を設定できる機能を使うことで、担当者による対応の差をなくすこともできます。


問い合わせへの対応スピードは顧客満足度に影響します。スピーディに返信することで、顧客満足度が向上し売り上げや継続率に貢献できるのもメリットです。


誤送信トラブルを防止できる

顧客へメール送信をする際、文面間違いや宛先のミスがあってはいけません。もし情報漏洩が起こってしまった場合、クレームだけでは済まされず会社の問題に発展する可能性もあります。


メール共有システムでは送信前に上長が承認するフローを設けることができるので、誤った文章の送信を事前に防ぐことが可能です。また宛先1人ひとりに対しTOで配信できる機能を備えていれば、例えば「一斉配信をCCで行ったところ全員に宛先が見えてしまった」といったメールアドレス流出の事故を防止できます


業務の割り振りを適切に行える

メール共有システムでは対応に要した時間や担当者ごとの送受信数、時期ごとの問い合わせ件数などの集計ができます。負担が偏っている担当者を見つけて配分を変えたり、メール件数が多い時期は担当者を増やしたりと、適切な業務振り分けや人員配置が可能です。


またシステム上に対応履歴が蓄積されていくため対応業務の属人化も防げるでしょう。


サービス改善に活かせる

顧客からの要望や問い合わせ内容は、商品やサービスを改善するためのヒントがたくさん詰まっています。営業部門や開発部門など、意見を必要とする部門に問い合わせ内容を共有すれば、営業方法の改善や商品開発に活かせるでしょう。


内容ごとに自動でラベリングする機能を使用すると、簡単に一覧化することができデータ共有に役立ちます。

メール共有システムの基本機能

メールの送受信        

メール共有システムの最も基本的な機能です。異なる宛先のメールをシステム上で送受信することで、担当者全員が閲覧して返信できます。


ステータス管理        

メール対応状況がわかる機能です。「未対応」「対応中」「対応済み」の3段階でわかる製品が多いです。対応漏れがあった際、アラート機能で通知もできます。


担当者管理        

誰がメール対応するか振り分けできます。権限を付与して、担当者以外は対応不可にすることも可能です。


二重返信防止        

対応者2名が同時に返信してしまうといった重複対応が起きないよう、誰かが処理中であることがわかる機能です。返信作成中の場合はアイコンが表示されるなど、製品によって防止手段は変わります。

        

テンプレート登録        

メール文のテンプレートを複数登録しておける機能です。テンプレートを使用することで簡単にメールが作成できます。


タグ・ラベル設置

タグやラベルを設置してメールをカテゴリ分けできる機能です。カテゴリごとに担当者を割り振りし、閲覧制限をかけることも可能です。


コメント        

メールにコメントをつけることで社内でやり取りできる機能です。


承認フロー構築        

メール送信をする手順の中で、上長など他者の承認を挟むことができる機能です。誤送信防止に役立ちます。


顧客管理

顧客のメールアドレスだけでなく、氏名や会社名、電話番号などを管理できる機能です。別の顧客管理システムと連携することもできます。


レポート・分析        

メールの対応状況を集計、グラフ化できる機能です。メール受信総数や、担当者ごとの返信数について簡単にチェックできます。

平均2分!ミツモアでメール共有システムを相見積もり



お問い合わせメールの対応漏れや対応ミスが発生すると、顧客満足度や企業の信用を下げてしまうリスクがあります。こういったミスを防止するためには、メール共有システムで問い合わせを一元管理するのがおすすめです。


ただしすべてのメール共有システムが自社の課題を解決してくれるわけではありません。メール対応に特化したタイプやメール以外のお問い合わせも管理できるタイプ、大企業向けや外部チャットシステムと連携できる製品まで、メール共有システムによってプランや特徴はさまざまです。


その中から最適なメール共有システムを選ぶためにも、平均2分でできる無料の相見積もりを試してみましょう。事業形態、業種、担当者数、必要な機能などの質問に回答すると、自社に合ったメール共有システムが見つかります。

メール共有システムについて

メール共有システムと従来のメールソフトの違いは何ですか?

「未対応や対応済などのステータスをメールに設定できるか」という点です。メール共有システムを導入することで、メールの対応状況を一目で確認でき、対応漏れや二重対応を防止できます。メールだけでなく、ECサイトや公式LINE経由のメッセージも一元管理できる点も特徴です。

受付システムの比較ポイントは何ですか?

まずは使いたいチャネルに対応しているかを確認しましょう。LINEや各種ECサイト、SNSなど、自社で使っているお問合せチャネルと連携ができるものを選べば、すべての問合せを一元で管理できて便利です。

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