Gmailのアーカイブ機能とは？メールの保管場所や戻し方も解説！

「スワイプしたらメールがどこかに行ってしまった」「アーカイブ機能を使ってみたけど、メールが見つからない」このような状況でお困りではないですか。

これはアーカイブという機能によって「受信トレイ」から一時的にメールが移動しただけで、消えたのではありません。メールを削除せずに非表示にできるため、受信トレイの整理や管理に役立ちます。

メールの整理方法や保存場所、戻し方など「アーカイブ機能の使い方」についてわかりやすく解説します。

Gmailのアーカイブ機能とは

Gmailのアーカイブ機能はメールを整理するための機能です。アーカイブしたメールは削除されず「受信トレイ」から「すべてのメール」に移動します。アーカイブ機能を活用すれば、メールが毎日たまっていく受信トレイも見やすくなりますよ。

メールを整理するための機能

アーカイブ機能は「受信トレイ」にたまったメールを整理するための機能です。

自動振り分けなどの設定をしていない限り、受信したメールは「受信トレイ」に蓄積されます。メールがたまると重要なメールが見つけにくくなるうえに、新着で届いたメールも確認しにくくなります。

いらないメールは削除してしまえばよいでしょう。しかし「後から読み返すかもしれない」「既読のものをとりあえず整理したい」などのケースもあります。

アーカイブ機能を使えばメールを「受信トレイ」から非表示にできるうえに、安全に保管しつつ、必要に応じて元に戻すことが可能です。

メールは削除されず「すべてのメール」に移動する

アーカイブされたメールはメイン画面の「受信トレイ」から「すべてのメール」に移動します。削除されるわけではないので安心してください。

パソコンとスマホのいずれの場合でも、左側のメニュー画面から「すべてのメール」を選択すれば、アーカイブしたメールを表示可能です。また検索機能を使って探し出したり、ボタン操作で受信トレイに戻したりすることもできます。

「アーカイブしたメールの検索方法」や「アーカイブしたメールの戻し方」は後ほどくわしく解説します。

アーカイブしたメールは自動的に削除されない

アーカイブしたメールが自動的に削除されることはありません。「削除」の操作を行わない限り「すべてのメール」にメールが残り続けます。

なおメールを削除した場合は30日の保存期間が過ぎてしまうと、自動的に完全削除されてしまいます。削除しても30日以内であれば復元可能ですが「もしかしたら後から読むかもしれない・・・」といった場合は、アーカイブを選択しておくとよいでしょう。

アーカイブの意味は「記録」「保管場所」

アーカイブ(archive)は「保存記録」「書庫(保管庫)」などと訳される言葉です。ここでの記録は、必要なときに備えて保管しておくことを目的とします。

IT分野では「記録」「保管場所」から発展し、専用の保存場所にデータを保存するという意味で使われています。

Gmailのアーカイブ機能も同様で、記録をいつでも取り出せるように保管しておくことが役割なのです。

アーカイブしたメールの検索方法

Gmailでアーカイブされたメールは「すべてのメール」に移動されます。

ここでは「すべてのメール」からアーカイブしたメールを見分ける方法と、アーカイブしたメールだけを抽出する方法を紹介します。

「すべてのメール」から探す

アーカイブしたメールを探す際は、画面左側のメニューにある「すべてのメール」項目を選択しましょう。表示が隠れている場合は「もっと見る」をクリックすれば「すべてのメール」が表示されます。

メールが一覧表示されたら、マウスのカーソルを乗せて右側に出てくるアーカイブアイコンのグレーアウトの有無で見分けることができます。またアーカイブされたメールは、メールタイトルの左側に「受信トレイ」と表示されません。

メールが多い場合はタイトル横に「受信トレイ」の表記があるかないかで見分けると、該当のメールをすぐに見つけられます。

アーカイブしたメールだけを表示する方法

画面上部の検索ボックスに以下のように入力すれば、アーカイブしたメールのみ表示することができます。

「 -in:」を付けると特定のカテゴリーを除外して検索できるという仕組みです。

左から順に、「受信トレイ」「ゴミ箱」「下書き」「迷惑メール」「送信済み」のトレイを除外しています。

多くのメールをアーカイブした場合や、過去にアーカイブしたメールを一括で見返したい場合に便利な機能です。

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【スマホ編】アーカイブ機能の使い方

スマートフォンのGmailアプリでは、メールをスワイプするだけでアーカイブができます。そのため「気づいたらメールをアーカイブしていた・・・」というケースも少なくありません。

メールを左右どちらかにスワイプする

スマートフォンからGmailを操作している場合は、メールを選択して左右のどちらかにスワイプするだけでアーカイブができます。

スワイプするだけで簡単に操作できますが、誤操作には注意しましょう。よくあるケースが「上下にスクロールしてメールを探していたらアーカイブしてしまった」「メールを返信しようと選択したら突然消えてしまった」などのパターンです。

アーカイブ操作の完了後の数秒間は、画面最下部に表示される「メールをアーカイブしました」のウィンドウの右側にある「元に戻す」をタップすれば、元に戻すことができます。

またそのほか、アーカイブしたいメールを開いてからアイコンをタップする方法もあります。複数のメールをアーカイブしたい場合は、送信者のアイコンをタップして選択し、右上のアーカイブアイコンをタップしたら完了です。

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【PC編】アーカイブ機能の使い方

パソコンから操作している場合は、メールを選択してアイコンをクリックすればアーカイブできます。またそのほかにショートカットキーを使った方法もあります。

メールを選択してアイコンをクリックする

「受信トレイ」のメールにカーソルを合わせると表示されるメニューからアーカイブの操作が可能です。

左側のチェックボックスを選択して操作することもできます。メールを選択して上部に出たメニューバーからアイコンをクリックしたらアーカイブ完了です。

アーカイブのショートカットキーは「y」

より簡単にアーカイブ機能を活用したい方には、ショートカットキーを使った操作がおすすめです。メールを選択して「y」を押すだけで、アーカイブができます。

Gmailでショートカットキーを使うには、設定でキーボードショートカットを有効にする必要があります。

【設定の手順】

ショートカットキーを有効にすれば操作が簡単になりますが、うっかり押してしまってアーカイブされる可能性もあります。操作がラクになる分、誤操作も起きやすいのでショートカットキーをONにする際には気を付けましょう。

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アーカイブしたメールを受信トレイに戻す方法

Gmailでアーカイブされたメールは「すべてのメール」に移動されます。「すべてのメール」の中から戻したいメールを選択して「受信トレイに移動」のボタンを押すだけで復元完了です。

戻したいメールを選んで「受信トレイに移動」を選択する

「すべてのメール」から戻したいメールを選択して「受信トレイに移動」のボタンをクリックすれば、アーカイブしたメールを「受信トレイ」に戻せます。

【復元の手順】

このほかに、メールのテキスト画面上部のメニューからも同様の手順で復元可能です。

一括で戻すにはメールを複数選択する

過去にアーカイブしたメールをまとめて「受信トレイ」に戻したい場合は、検索演算でアーカイブしたメールを抽出してから移動させればOKです。

以上の演算でアーカイブしたメールだけに絞り込み、左上のチェックボックスで戻したいメールを全て選択します。選択後に「受信トレイに移動」のアイコンを押せば復元完了です。パソコンとスマホのいずれの場合でも操作の手順は変わりません。

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アーカイブしたメールの削除方法

Gmailでアーカイブしたメールを削除したいときは、メールを選択してからゴミ箱のアイコンをクリックするだけで完了です。「すべてのメール」から「ゴミ箱」にメールが移動し、30日経過後に自動で完全に削除されます。

アーカイブしたメールを一括削除したい場合

過去にアーカイブしたメールを一括削除する場合は、まず以下の検索演算を検索窓に入力してアーカイブしたメールだけを検索します。

検索して表示されたメールはアーカイブされたものです。削除したいメールを複数選択して、削除アイコンをクリックしましょう。まとめて削除したい場合は、左上部分のチェックボックスをクリックすれば1度で選択可能です。

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メール整理に役立つ2つの機能

メールを整理する機能としてアーカイブを紹介してきましたが、他にも2つおすすめの機能を紹介します。

• ミュート
• ラベル

アーカイブの他に以上の2つの機能を活用できれば、より効率的にGmailの管理ができること間違いなしです。

ミュート

ミュートもアーカイブと似ていて、受信トレイからメールを非表示にする機能があります。

ここでアーカイブと違うのが、ミュートしたメールに返信が来ても受信トレイには戻らないという点です。

アーカイブされたメールは受信トレイには非表示になりますが、返信が来たら受信トレイに自動的に戻ってきます。しかし、ミュートにすると返信すらも分からくなるのです。

ミュートにする手順は以下の通りです。

自分と関連が無くなったメールのスレッドをミュートすれば、他の大切なメールに集中できるというメリットがあります。

今後もやり取りが続く可能性があるメールの整理にはアーカイブを使い、必要ではなくなったスレッドはミュートするなどして使い分けてみましょう。

ラベル

「ラベル」とは、メールに1つずつ印を付けることで整理する機能です。複数のラベルを作成することで、ラベルごとでメールを整理して管理することができます。

ラベルを複数作成することができ、工夫次第では色や階級に分けることができる便利な機能なんです。

ラベル作成の手順は以下の通りです。

ラベルの付け方は、メールを選択した後に「ラベル」アイコンをクリックするだけ。メールの用件や種類によって複数のラベルをつけることができます。

各ラベルで一覧表示することができ、ラベルが全て一致していなくても部分的に重複していれば一覧にして整理することが可能です。

ラベル機能を活用してグループ化すれば、毎日たまってしまうメールの処理に追われる時間が節約できますよ。

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アーカイブ機能でGmailをスッキリ整頓

アーカイブ機能を活用すれば、不要なメールを左右にスワイプするだけで受信トレイから非表示にできます。メールが無くなるわけではないので、非表示にした後でも確認が可能です。

受信トレイに再び表示させたい場合は、コマンドで検索した後に「受信トレイに移動」を選択で戻せます。

アーカイブ機能を活用したメールの整理整頓で、Gmailをより便利かつ効率的に使ってみるのはいかがでしょうか。

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